Kamu sektöründe performans ölçümü ve yönetimi ile ilgili çalışmalar, kâr amacı taşıyan işletmelere kıyasla daha yakın geçmişte başlamıştır. Kamu sektöründe performans ölçümünü başlatan temel nedenler, söz konusu kurumların taşıdığı hesap verme yükümlülüğü nedeniyle paydaşlardan gelen baskılara cevap verme zorunluluğu ve sonuçlara odaklanarak kurumsal performansı iyileştirme çabaları şeklinde sıralanabilir (Poister, 2003). Performans yönetimi, paydaşlar arasında kurumun misyonu, amaçları ve stratejileri hakkında kabul edilebilir bir uzlaşma sağlanmasına; performans ölçümü ile ilgili kararların alınmasına; gerçekleştirilen faaliyetlerde etkinliğin ve etkililiğinin ne şekilde sağlanacağına karar verilmesine; hesap verme sorumluluğunun güçlendirmesine ve karar verme sürecinin desteklenmesine katkı sağlamaktadır (Wholey,1999).
Bu kapsamda performans ölçümü, özel sektör uygulamalarında olduğu gibi kamu sektöründe de kritik başarı faktörlerinin ortaya çıkarılması, faaliyetlerin bu alanlara odaklanmasına yardımcı olması, kaynakların etkin dağılımını sağlaması ve karar alma sürecine sağladığı katkı ile gündeme gelmektedir. Performans ölçümü hesap verme sorumluluğuna ve kamu sektörünün imajına sağladığı katkı nedeni ile kamu kurumları açısından kritik öneme sahiptir (Plantz ve diğerleri, 1997).
Performans ölçümünün stratejik yönetim ile olan bağlantısı beraber ele alındığında sistem yönetimi, veri, analiz ve eylem bileşenlerinden oluşan bir süreç aracılığı ile gerçekleştirildiği ifade edilebilir. Performans ölçüm sistemi olarak adlandırılan bu sürecin kamu sektöründe uygulanması beraberinde pek çok faydayı getirmekte ancak zorlukları da barındırmaktadır. Performans ölçümü ile ilgili çalışmaları süreç tamamlanmadan terk eden ya da performans ölçümünden beklenen faydaları elde edemeyen kurumlar olduğu bilinmektedir. Bu duruma neden olan başlıca faktörler arasında, performans ölçüm sisteminin yöneticilerin beklentilerine cevap verememesi, gereksinim duyulan zaman ve kaynaklar, çalışanlar ve yöneticiler arasında sisteme karşı geliştirilen direnç ve performans ölçümünün sağlayacağı faydaların anlaşılmaması sayılabilir.
Kamu sektöründe performans ölçümü ve yönetimi ile ilgili yapılan çalışmalarda göz önünde bulundurulması gereken pek çok faktör vardır. Poister (2003, s.257-273) ve Hammer (2007) tarafından sayılan kritik başarı faktörleri izleyen alt bölümlerde ele alınacaktır.
2.3.1 Liderlik ve Paydaşların Katılımı
Kamu sektörünün niteliği gereği, performans sonuçları paydaşlar tarafından yakından takip edilmektedir. Kamu sektörü açısından ele alındığında paydaş kavramı çalışanlardan siyasetçilere, bürokratlardan kamuoyuna kadar uzanan geniş bir yelpazeyi kapsamakta ve bahsedilen gruplar çoğu zaman farklı beklentilere sahip olabilmektedir.
Paydaşların performans ölçümü ile ilgili çalışmalarda temsili asıl olmakla birlikte, kamu sektöründe paydaşların bu derece çeşitli olması performans ölçümü ile ilgili süreçlere tüm paydaşların katılımının sağlanmasını olanaksız kılmaktadır. Ancak bahsedilen grupların en azından bir bölümünün performans ölçüm sisteminin dizaynı ile ilgili çalışmalarda yer alması, sistemin daha sağlıklı kurulmasına ve farklı gruplar tarafından sahiplenilerek desteklenmesine yardımcı olacaktır. Performans ölçüm sistemi ile ilgili çalışmaları yürütecek çalışma grubunda üst düzey yöneticilerin, orta kademede çalışan personelin ve kurum içerisinde paydaşları temsil eden
yönetim kurulu üyelerinin yanında işgücünün sendikalı olduğu durumlarda sendika temsilcilerinin bulunması faydalı olabilecektir. Bilişim teknolojilerinin kritik öneme sahip olması nedeni ile mevcut kapasitenin ve gereksinim duyulan teknoloji yatırımlarının ne olduğu hakkında teknik bilgi sağlamak üzere bilişim elemanlarının sürece katılımı, ileride karşılaşılabilecek sorunların bertaraf edilmesine yardımcı olabilecektir.
2.3.2. Süreçlerin Net Bir Şekilde Tanımlanması
Performans ölçüm sisteminin dizaynından ve uygulanmasından sorumlu komite, üst yönetimin taahhüdünü sağladıktan sonra gerek faaliyetlerin hangi süreçlerde gerçekleştirildiği gerekse performans ölçüm sisteminin tanımlanması konusunda çalışmalıdır. Sistem parametrelerinin ve amaçlarının netleştirilmesi, sonuçların ve diğer performans kriterlerinin belirlenmesi, göstergelerin tanımlanması, değerlendirilmesi ve seçilmesi, veri toplama prosedürlerinin belirlenmesi performans ölçümü ile ilgili çalışmalarda kritik öneme sahiptir. Raporlamaların hangi sıklıkla ve hangi kanaldan yapılması gerektiği, raporlama formatı, yazılımların geliştirilmesi ve sistemin bakım ve desteğini yürütme sorumlularının belirlenmesi de bu kapsamda karar alınması gereken konulardandır.
Performans ölçümü ile ilgili çalışmaların projenin kapsamına göre pilot bir kurumda ya da birimde başlatılması ve karşılaşılan sorunların, sistem uygulanmaya başlamadan çözülmesi önerilen bir yaklaşımdır. Uygulamanın tüm birimlerde başlamasından sonra ise sistemin kullanılması, değerlendirilmesi ve gerekli değişikliklerin yapılması devamlılık arz eden bir süreç olarak algılanmalıdır.
2.3.3. Proje Yönetimi Yaklaşımı
Performans ölçüm sisteminin dizaynı ve uygulamasının süreklilik arz eden bir yapıda değerlendirilmesi, çalışmaları yürüten gruba, proje yönetimi yaklaşımını kullanma imkanı verecektir. Sistemin dizaynına ilişkin süreç kapsamına bağlı olarak, iki seneden dört seneye kadar değişebilmektedir. Çalışma grubunun, projenin amacı ve kapsamının belirlenmesi, performans
göstergelerinin tanımlanması, göstergelerin sistemin içerisinde ne şekilde yer alacağının tespiti, veri kaynaklarının ve veri toplama prosedürlerinin belirlenmesi, dokümantasyon, verilerin kalitesini ve bütünselliğini sağlamaya yardımcı olacak prosedürlerin belirlenmesi, farklı gruplar için raporlar hazırlanması ve raporlama sıklıklarının belirlenmesi, sistemi destekleyecek donanım ve yazılım gereksinimlerinin tespiti, verilerin toplanması, işlenmesi, raporlanması, sistemin bakımı gibi pek çok konuda çalışma yapması ve sorumluları tespit etmesi gerekmektedir.
Bir diğer ifade ile proje yönetimi yaklaşımı, çalışma komitesinin bahsedilen konularla ilgili detaylı bir plan hazırlamasını gerektirmektedir. Bu tip sistematik bir çalışma sonucu sorumlulukların dağıtılması, çalışmaların organize edilmesi ve sürecin izlenmesi çok daha kolay olacaktır (Poister, 2003, s.257-273). Kamu sektöründe bahsedilen uygulamaların yapılması sırasında politik ve siyasi faktörlerin süreç üzerinde ciddi etkisi olabileceği dikkate alınmalıdır (De Lancer Julnes ve Holzer, 2001).
2.3.4. Kurum Kültürü
Performans ölçümünün sistematik şekilde kullanımını destekleyen bir kurum kültürü istenilen sonuçların elde edilme olasılığını artıran bir faktördür. Performans ölçümünün potansiyel bir tehdit olarak algılandığı, performans ölçüm sonuçlarının, performansın iyileştirilmesine yönelik çabalar yerine birimlerin birbirlerini ya da kontrol dışı faktörleri suçlamakla cevaplandığı örgüt kültürlerinde, performans ölçümünden beklenilen faydanın elde edilmesi son derece güç olmaktadır. Bu tip bir kurum kültürünün varlığı, performans yönetim sisteminin önündeki en temel engellerdendir ve yöneticilerin kurum kültürünü arzu edilen yönde şekillendirmeleri de kolay bir süreç değildir. Yöneticilerin performans ölçüm sonuçlarını tüm çalışanlarla paylaşmaları, ödül ve teşvik sistemlerinin performans ölçüm sonuçları dikkate alınarak yapılması ve üst yönetimin konuya verdiği desteği ve önemi açık bir şekilde göstermesi, çalışanlara yetki devredilerek gerekli esnekliğin sağlanması performans odaklı bir kurum kültürünün şekillenmesine yardımcı olabilecektir (Hammer, 2007; Poister, 2003, s.257-273).
2.3.5. Bilişim Alt Yapısı
Performans ölçümünün doğru şekilde yapılması ancak uygun bilişim alt yapısı ile desteklenmesi ile mümkündür. Bilişim teknolojileri ürünleri, servisleri ve dağıtım süreçleri performans ölçüm sisteminin önemli kaynaklarındandır. Yöneticilerin performans ölçümü ve yönetimi için sağlıklı bir bilişim alt yapısının kurulmasına özen göstermeleri gerekmektedir. Bir diğer ifade ile bilişim teknolojileri ile kurumun gereksinimleri arasında tam bir uyumun olması beklenmektedir. Bilişim sistemlerinin kurumsal ihtiyaçlara cevap vermesini teminen öncelikle amaçların netleştirilmesi ve bu amaçların gerçekleştirilmesini sağlayacak bilişim alt yapısının oluşturulması gerekmektedir.
Performans yönetiminde, bilişim teknolojilerinin etkili şekilde kullanılmasına olanak verecek uygulamaları tespit etmek üzere yapılan çalışmalarda, tespit edilen ilk husus bilişim teknolojileri sonuçlarının bir süreç yaklaşımı ile ele alınması gerektiğidir. Bir diğer ifade ile yöneticiler ilk olarak amaçları, daha sonra kullanılması gereken performans göstergelerini tespit etmeli ve bu göstergelerin temin edilmesine yardımcı olacak bilişim alt yapısı kurulmalıdır. Bu nedenle bilişim teknolojileri ile ilgili oluşturulacak amaçlar, hedefler ve göstergeler direkt olarak kurumun amaçları ile bağlantılı olmalı ve ne derecede etkili olarak kullanıldığı uygulama sürecinde takip edilmelidir.
Performans raporlarında yer alacak hedeflerin, göstergelerin ve hesap verme sorumluluğunun, karar verme sürecinin farklı düzeylerinde değerlendirilmesi ve bu değerlendirmelere olanak verecek farklı raporlama formatlarının sisteme eklenmesi gerekmektedir. Veri toplama ve analiz kapasitesine sahip kapsamlı bir bilişim alt yapısı performans ölçümü ile ilgili olarak yapılacak çalışmaların bel kemiğini oluşturmaktadır. Verilerin toplanması ile ilgili harcanacak zaman ve emeğin bilişim teknolojileri yardımı ile büyük ölçüde ortadan kaldırılması beklenmektedir. Söz konusu işlevleri yerine getirebilmesi için kurumun bilişim alt yapısının ve süreçlerinin sürekli olarak geliştirilmesi gerekmektedir (Caudle, 1997).
2.3.6. Eğitim Faaliyetleri
Bilişim alt yapısının hazırlanması performans ölçümü ile ilgili çalışmalarda kritik öneme sahip olmakla birlikte, sistemden beklenen yararların elde edilmesi için kendi başına yeterli değildir. Çalışanlara sistemi kullanabilmeleri için gerekli olan bilgi ve becerinin kazandırılması gerekmektedir. Kurumların eğitim programları yardımı ile gerek bilişim alt teknolojilerinden ne şekilde yararlanılabileceği gerekse performans ölçümünün amacı, yararları ve yöntemleri konusunda çalışanları eğitmeleri gerekmektedir. Önceki bölümlerde bahsedildiği gibi performans bilgisinin analiz edilmesi ve karar sürecine dahil edilmesi kompleks bir süreçtir. Çalışanlara eğitim programları ile sağlanacak destek, çalışanların bilgi düzeylerini, kapasitelerini ve bu süreçte kendilerine olan güvenlerini artırarak performans ölçüm sürecinde başarı olasılığını artırmaktadır.
Eğitim faaliyetlerinin performans ölçümü alanında deneyime sahip olan kişilerce yürütülmesi eğitim programlarının başarısını artıran önemli bir değişkendir. Performans ölçümü ile ilgili eğitimlere başlanmadan önce yapılması gerekenlerden birisi, çalışanlara kurumun misyonu, amaçları, hedefleri ve mevcut performans göstergeleri hakkında ön eğitim verilmesidir (Broom ve Jackson, 1997).
Sonuç olarak, performans ölçümünün kamu sektöründe sonuçların yönetilmesi açısından gerekli bir yaklaşım olduğu ifade edilebilir. İyi düzenlenmiş bir performans ölçüm sistemi geçerli, güvenilir ve zamanlı performans verisi sağlama yetisine sahiptir. Söz konusu verilerin stratejik planlama, stratejik yönetim, operasyonel planlama, bütçeleme, performans yönetimi ve kalite verimlilik iyileştirme çalışmalarında kullanılması ile kamusal mal ve hizmetlerin sunumunda etkinlik ve etkililik arayışlarına cevap verilmesi mümkün olabilecektir (Poister, 2003, s.257-273).