Kıyaslama Yaklaşımı

Kıyaslama yaklaşımı kamusal performansın iyileştirilmesi amacıyla kullanılan temel tekniklerden birisi olup Freytag ve Hollensen (2001) tarafından “kurumların stratejilerini ve performanslarını gerek kurum içerisinde gerekse kurum dışındaki en başarılı sonuçlarla karşılaştırarak ölçmelerine yarayan bir yönetim tekniği” olarak tanımlanmaktadır.

Kıyaslama yaklaşımının en basit uygulaması performans göstergelerinin mevcut değerlerinin geçmişte elde edilen sonuçlar ile kıyaslanmasını kapsamaktadır. Bu yaklaşımda performans hedefleri belirlenirken önceki yıla ait performans hedefi makul ölçüde artırılmakta ve elde edilen performans sonuçları bu hedefler baz alınarak değerlendirilmektedir. Bu yaklaşımın kullanılması mevcut performansın ne olması gerektiği sorusuna cevap verilmesinde ve olası iyileştirme imkanlarının değerlendirilmesinde kısıtlayıcı bir yapı arz edebilmektedir.

Kıyaslama tekniğinin türleri ile ilgili olarak literatürde farklı sınıflamalar olmakla beraber, kamu sektöründe kıyaslama tekniğinin kullanımı ile ilgili çalışmalarda süreçlerin kıyaslanması ve sonuçların kıyaslanması olmak üzere ikili bir ayrımdan hareket edildiği ve bahsedilen tekniklerin birbirinin tamamlayıcısı olarak ele alındığı görülmektedir. Karar alıcıların süreçler, çıktılar ve sonuçlar arasındaki nedensellik ilişkileri arasında bilgi sahibi oldukları durumlarda tekniğin kullanımı maksimum düzeyde faydayı vermektedir.

Kıyaslama tekniğinin kamu sektöründe kullanımı ile mevcut performansın objektif olarak değerlendirilmesi, kurumsal performansın iyileştirilmesi için özel sektörde rekabet ve piyasa dinamiklerinin oluşturduğu baskının yaratılması, performansın düşük olduğu alanların ortaya çıkartılarak nedenlerinin ortaya konulması, süreçler ile sonuçlar arasındaki ilişkilere odaklanılarak süreçlerin ve dolayısıyla sonuçların iyileştirilmesi amaçlanmaktadır (Helgason, 1997).

Performans göstergelerinin kıyaslama tekniği ile analiz edilmesi şu aşamalarda gerçekleştirilmektedir (Trosa ve Williams, 1996).

a) Mevcut süreçlerin değerlendirilmesi: Performansta iyileştirme sağlamanın en temel yolu mevcut performansı ortaya çıkaran faktörler hakkında bilgi sahibi olunmasıdır. Pek çok kurum, halen kullanmakta oldukları süreçler hakkında tam bilgiye sahip olduklarını düşünmemektedir. Süreçlerin değerlendirilmesi ile ilgili yapılacak çalışmalar sırasında fark edilmeyen sorunların ortaya çıkartılması ve iyileştirme olanaklarının ortaya konması mümkün olabilmektedir.

b) Performans göstergelerinin seçimi: İkinci olarak kıyaslamanın hangi performans göstergeleri baz alınarak yapılacağı ve bu göstergelerin kurumsal performansı ifade etmek üzere ne şekilde kullanılabileceği ile ilgili çalışma yapılması gerekmektedir.

Çalışmanın önceki bölümlerinde de değinildiği gibi performans ölçümünden beklenilen faydaların elde edilebilmesi için performansı tüm yönleri ile yansıtacak dengeli ve kapsamlı bir performans gösterge setinin kullanılması gerekmektedir. Ancak kurumsal performansın ya da yürütülmekte olan programların performansının değerlendirilmesinde söz konusu göstergelerin ne şekilde toplulaştırılacağı sorun olarak karşımıza çıkmaktadır. Performans endeksleri bu amaçla kullanılan temel araçlardandır. Söz konusu endeksler performansın farklı boyutlarını içeren verilere farklı ağırlıklar verilerek tek bir rakam halinde toplulaştırılmasına dayanmaktadır. Endekslerin hesaplanmasında kullanılacak ağırlıkların seçimi, bu alanda uzman kişiler tarafından, ulaşılmak istenilen sonuçlar ve

kritik başarı faktörleri dikkate alınarak yapılmalı ve çevresel faktörlerin performans üzerindeki etkisi dikkate alınmalıdır (Trosa ve Williams, 1996).

Performans göstergelerinin ne derece kıyaslanabilir olduğu, kıyaslama tekniğinin kullanıldığı en basit uygulamalarda bile sorgulanan bir husustur. Özellikle kurum dışı kıyaslamaların yapıldığı durumlarda amaçlardaki ya da muhasebe tekniklerindeki farklılıklar, performans göstergesinin anlamını yitirmesine neden olabilmektedir. Kamu sektörü açısından bakıldığında kurumun kontrolünde olmayan pek çok ekonomik ve sosyal faktörün elde edilen sonuçları şekillendirebilmesi nedeniyle sonuçlarla ilgili kıyaslamalar zorlaşabilmektedir (Helgason, 1997).

Kurumsal performansın ifade edilmesinde ve kıyaslamaların yapılmasında parametrik modellerden ya da parametrik olmayan modellerden yararlanılabilmektedir. Parametrik modeller üretim fonksiyonlarının tanımlanmasını gerektirmekte olup üretim fonksiyonun ardında analitik bir modelin varlığını öngörmektedir. Veri zarflama analizi, etkin çalışma uygulamalarının belirlenmesi, hedeflerin belirlenmesi, etkin stratejilerin belirlenmesi, süreç içerisinde etkinlikteki değişimlerin gözlenmesi ve kaynak tahsis kararlarının yapılması amacıyla kullanılmaktadır (Baysal, 1999).

Banker (1992) veri zarflama analizini “ürettikleri mal veya hizmetler açısından birbirlerine benzer ekonomik karar verme birimlerinin göreli etkinliklerinin ölçülmesi amacıyla kullanılan parametresiz bir etkinlik yöntemi olarak” tanımlamaktadır. Söz konusu tanımda yer alan göreli etkinlik kavramı karar birimlerinin belirli bir zaman diliminde hedeflenen sonuçları gerçekleştirmedeki başarılarını ya da bir karar biriminin zaman içinde hedeflenen sonuçları gerçekleştirmedeki başarısının kıyaslanmasını ifade etmektedir (Kasnakoğlu, 1980). Bu yöntemin en önemli özelliklerinden birisi, birden fazla girdi kullanılarak birden fazla çıktının elde edildiği ortamlarda ölçümleme yapılmasına olanak vermesidir (Banker, 1992). Yöntem, diğer etkinlik ölçüm yöntemlerinin çok sayıda girdi ve çıktının karşılaştırılmasını zorlaştıran yetersizliklerinin aşılmasına yardımcı olarak karar birimlerinin, farklı üretim fonksiyonlarına sahip olabileceğini dikkate almakta, karar

birimleri ile ilgili etkinlik değerlendirmelerine olanak vermekte ve etkin olmayan birimlerin girdi çıktı bileşimlerinde ne şekilde bir değişiklik yapılması gerektiğine dair yöneticilere yol göstermektedir (Charnes ve diğerleri, 1978).

Veri zarflama analizine konu olan karar birimlerinin seçiminde, her karar biriminin kullandığı kaynaklardan ve ürettiği çıktılardan sorumlu birimler olarak tanımlanmış olması ve etkinlik sınırının tanımlanmasını teminen yeterli sayıda karar birimi bulunması gerekmektedir (Ahn, 1987). Aynı zamanda seçilen karar birimlerinin aynı girdi ve çıktı bileşimine sahip olmaları, kullandıkları üretim teknolojisinin benzer olması, aynı pazar şartlarında çalışmaları ve verimliliklerini etkileyen etmenlerin aynı olması gerekmektedir (Bozdağ ve diğerleri, 2001; Bowlin, 1998; Yolalan, 1993).

Veri zarflama analizi, karar birimleri arasında minimum girdi kullanarak maksimum çıktı elde edebilen bir diğer ifade ile etkinlik sınırını oluşturan birimleri özet olarak vermesi, belirlenen etkinlik sınırı baz alınarak etkin olmayan birimlerin belirlenmesine olanak vermesi ve soyut istatistiksel modellerin analizinde yaşanan güçlükleri ortadan kaldırmaya yardımcı olması nedeniyle sıkça uygulama olanağı bulmaktadır (Bakırcı, 2006).

c) Kıyaslama partnerinin seçilmesi: Kıyaslama yapılacak kurum ya da birimin seçimi ile ilgili kararları içeren bu aşamada karar alıcıların dikkate alması gereken husus, kendi içerisinde barındırdığı zorluklara rağmen diğer kurumlar ile yapılacak kıyaslamaların performansın değerlendirilmesi ve iyileştirilmelerin yapılması ile ilgili daha fazla bilgi sağlama kapasitesine sahip olduğudur. Özellikle birden fazla bölümden oluşan büyük organizasyonların kıyaslama ile ilgili çalışmalarında kurum içi kıyaslamaların yapılması yoluna gidilebilir. Ancak söz konusu yaklaşımın kıyaslama tekniğinin kullanımı ile ilgili başlangıç aşaması olarak görülmesi ve zaman içerisinde kurum dışı kıyaslamalar yolu ile de bilgi edinilmesi önerilen bir yaklaşımdır (Helgason, 1997).

Karşılaştırılabilir kurumların hangileri olduğu ve bu kurumlar arasında performansı en yüksek olanın nasıl seçileceğine ilişkin kararlar son derece önemlidir ve çoğu zaman pek çok zorluğu da beraberinde getirmektedir.

Kıyaslama partnerinin performans ölçümünün yapıldığı alanların tümünde en iyi sonuçlara sahip olmasını beklemek ya da bu tip bir arayış içerisinde olmak gerçekçi değildir. Bu nedenle kurumsal performansı ve kritik başarı faktörlerindeki performansı yüksek olan kurumların kıyaslama partneri olarak seçilmesi anlamlı olacaktır. Kıyaslama partnerinin seçimi ile ilgili olarak bahsedilen engellerin aşılması durumunda bile bilgilerin gizliliği nedeni ile süreç içerisinde zorluklarla karşılaşılabileceği de göz önünde bulundurulması gereken bir faktördür.

Kıyaslama tekniğinin kullanımını kısıtlayan en önemli unsurlardan birisi kıyaslama partnerinin benzer bir organizasyon olması gerektiği konusundaki anlayıştır. İşlevsel kıyaslamalar misyonları çok farklı olan kurumların kıyaslanmasına olanak vermektedir. Benzer işlevlere ya da süreçlere olan sahip kurumların misyonlarındaki farklılığa rağmen kıyaslama partneri olarak seçilebilecekleri dikkate alınmalıdır. Bu husus özellikle kendine has işlevleri olan kamu kurumları açısından önem arz etmektedir.

Kıyaslama partnerinin seçimi ile ilgili olarak değinilmesi gereken son husus, kıyaslamaların uluslararası düzeyde de yapılabileceğidir. Globalleşme ve sonucunda artan bağımlılıklar, uluslararası kıyaslama konusuna olan ilginin artmasına neden olmuştur. Gerçekleştirilen faaliyetler ve kurumun niteliği gereği, ülke içerisinde karşılaştırma yapılabilecek benzer kurumların olmadığı durumlarda; ülkeler arasında hizmetlerin sunumu ile ilgili olarak makro düzeyde yapılacak değerlendirmelerde; kamu sektörünün genel performansının değerlendirilmesinde ve hizmetlerin sunumu ile ilgili alternatif ve yenilikçi yolların kazanılmasında uluslararası kıyaslamalar faydalı olabilmektedir.

Uluslararası kıyaslamalar ülke içerisindeki kıyaslamalara göre daha karmaşık bir yapı arz etmektedir. Performans göstergelerinin karşılaştırılabilirliği konusu farklı maliyetler, farklı fiyatlandırma politikaları, farklı sosyal sistemler, farklı koşullar ve beklentiler sonucu karmaşık bir yapıya bürünebilmekte ve yüksek maliyetler doğurabilmektedir. Bu nedenle yapılacak çalışmalarda fayda maliyet analizlerinin yapılması gerekmektedir (Helgason, 1997).

d) Süreçler ve sonuçlarla ilgili kıyaslamaların bir arada ele alınması: Performans göstergelerinin analizi kapsamında yapılacak kıyaslamalarda süreç kıyaslamalarının ve sonuç kıyaslamalarının birbirinden bağımsız olarak düşünülmemesi gerekmektedir. Süreçlerle ilgili yapılacak iyileştirmelerin çıktıların performansını yükselteceği ve çıktı performansında sağlanan iyileşmenin sonuçlara katkı sağlayacağı dikkate alınmalıdır. Farklı kurumların kullandıkları süreçlerin ve bu süreçler sonucunda elde edilen sonuçların analiz edilmesi performansın kıyaslama yapılan kuruma göre farklı gerçekleşmesinin nedenleri ile ilgili bilgi sağlama kapasitesine sahiptir. Bu kapsamda süreçlerle ilgili kıyaslamalar ve sonuçlarla ilgili kıyaslamaların birbirinin tamamlayıcısı olarak görülmesi gerekmektedir.

Özetlemek gerekirse performans göstergeleri ancak standartlarla ya da farklı birimlerin ve kurumların performans sonuçları ile kıyaslandıkları zaman anlam kazanmakta ve karar süreçlerinde kullanılabilir hale gelmektedir. Yapılacak değerlendirmeler dikkatli bir analiz sürecini ve göstergeler üzerinde etkisi olan faktörler ile ilgili yeterli bilgiye sahip olunmasını gerektirir. Performans ölçümü ile ilgili deneyimler, performans göstergelerinin tanımlanmasında netliğe gösterilen özene rağmen sonuçların farklı kişiler tarafından farklı yorumlanabildiğini göstermektedir. Özellikle yürürlükte olan programların devamı ile ilgili kararların performans ölçüm sonuçlarına bağlı olduğu durumlarda, verilerin daha iyimser bir bakış açısı ile değerlendirilebileceği ve analiz sonuçlarının anlamını yitirebileceği göz ardı edilmemesi gereken faktörlerdir (Diamond, 2005).