İnsan Kaynakları Planlaması

İnsan kaynağının planlanlanması (İKP) , kurumdaki insan gücünün kurum içi ve kurum dışında meydana gelen gelişmelere uygun ve etkin biçimde kullanılabilmesi amacıyla gözden geçirilmesi, yeniden yapılandırılmasına ilişkin, bütün hazırlık çalışmalarını içerir. Diğer bir ifade ile insan kaynaklarının planlanması, değişen politik, ekonomik, akademik alandaki toplumsal ve ticari gelişmelere cevap verebilecek insan

gücünün sağlanmasına, yetiştirilmesine ve geliştirilmesine yönelik stratejilerin oluşturulmasına ve gerkli uygulamalarının yapılmasına yöneliktir. 31

Bununla birlikte, insan kaynakları planlaması, işletmeler açısından verimliliği, dolayısıyla karlılığı etkileyen temel ögelerden sayılır. Bu planlama süreci yalnızca personel sayısından tasarrufu gerçekleştirecek gider düşürücü bir rol oynamaz, aynı zamanda işin niteliğine uygun işgören seçimini ve istihdamını sağlayarak üretim sürecinin etkinleştirilmesini de gerçekleştirir.32

1.4.1.1. İnsan Kaynakları Planlamasının Tanımı, Amacı ve Kapsamı

İnsan kaynakları yönetiminde başarının ilk ve en önemli koşulu işletme için gerekli ve yeterli işgören gereksinmesinin ve ondan nasıl yararlanılacağının önceden düzenli ve bilinçli olarak saptanmasıdır. Bu süreçte İKP devreye girecektir. İKP’yi, bir organizasyonun personel ihtiyacının tahmini ve bu ihtiyacın giderilmesi için gerekli faaliyetlerin basamaklandırılmasıdır olarak tanımlayabiliriz.33

İKP, bir organizasyon için aşağıdaki işlevleri üstlenmelidir;

• İnsan kaynağının etkinliğini arttırmak

• Personel faaliyetleri ile organizasyonel amaçlar arasındaki uyumu etkinleştirmek • Yeni personel istihdamında ekonomikliği sağlamak

• İnsan kaynakları yönetimi bilgi sisteminin personel faaliyetleri ve diğer organizasyonel birimleri beslemesini sağlamak

• İşgören bulma ve seçme, kariyer planlaması gibi diğer İKY faaliyetlerinin koordinasyonuna yardımcı olmak

İKP’de güdülen amaçlar da şöyle sıralanabilir;

• İnsan kaynaklarındaki iç değişiklikler ve kısıtlamalar • İşgörenlerin eğitim ve gelişimini sağlamak

• Boş kadroları doldurmak

31_{İlhami Fındıkçı, (1999): İnsan Kaynakları Yönetimi, Alfa Yayınları, Üçüncü Baskı, İstanbul: s.128.} 32_{Kaynak, a.g.e., s.83.}

• Yeni işgören bulmak ve işe almak

• Toplumda hızlı değişen koşullara uyum sağlamak

• Teknolojik yeniliklere ve piyasa koşullarına uyum sağlamak • Yasal düzenlemelere ve değişimlere uygun hareket etmek

1.4.1.2. İnsan Kaynakları Planlamasında Analiz Yöntemleri

İnsan Kaynakları Planlamasını oluşturmka için analiz çalışmaları yapılmalıdır. Bu bilgi oluşturma süreci, geçmiş yıllarda verilerin kaydedilmesi ve değerlemesiyle başlar, mevcut dönem koşullarının analiziyle devam eder ve geleceğe ilişkin tahminlerin yapılmasıyla son bulur.34

Analiz aşamasında kullanılan yöntemleri şöyle sıralayabiliriz; • Organizasyon şeması ve iş tanımları

• İşgücü genel envanteri • İşgücü beceri envanteri • Personel Değişim oranı • Devamsızlık oranı

• Yeniden yerleştirme şemaları Bunlardan kısaca bahsetmek gerekirse;

Organizasyon Şeması ve İş Tanımları: İşgücü planlamasına hazırlık aşamasında

yapılması gereken bir önemli çalışma şimdiki durumu yansıtan bir örgüt şemasının çıkarılmasıdır. Bu şema üzerinde çalışanların pozisyonları, yetki ve sorumlulukları kolaylıkla izlenebilir. Buna bağlı olarak iş analiz ve tanımları da çıkarılırsa işlem yapısına uygun elemanların çalışıp çalışmadığı ya da bu elemanların ne gibi nitelikler taşıması gerektiği kolaylıkla saptanır.

İşgücü Genel Envanteri: Belirli bir dönemde işletmede çalışan işgörenlerin

özelliklerini toplu olarak yansıtan bir çalışmadır.

İşgücü Beceri Envanteri: Mevcut personelin yetenek, beceri, eğitim ve deneyim

gibi kişisel özelliklerini yansıtan bir çalışmadır. Burada bir bakıma işgören profili çıkarılır. İşgücü beceri envanteri, çalışanlara ilişkin performans sonuçları, eğitim geçmişi, sahip olduğu temel yetenekler gibi bilgileri özet olarak içermektedir.

Personel Değişim Oranı: İşgücü dönüşüm oranı ya da turnover olarak da

isimlendirilmektedir. Bu hesaplama yönteminden yukarıda da bahsettiğimiz üzere, analiz yöntemlerinden biri olarak yer almaktadır. Personel hareketliliğinin yakın takibe alınmasıdır.

Devamsızlık Oranı: Personelin devamsızlığı üretimi ve verimliliği olumsuz yönde

etkilemekte, tekrarlanışındaki sıklık ve süre durumuna göre sanıldığından çok daha yüksek maliyete yol açmaktadır. Kısaca tanımlamak gerekirse; izin ve yıllık tatiller dışında, işe gelmesi programlanmış olan işgörenin işe gelmeme durumudur. Şu şekilde hesaplanmaktadır;

Devamsızlık Oranı = % Kaybedilen işgücü saati toplamı / Planlanan işgücü saati toplamı

Devamsızlık nedenlerini özet olarak şöyle sıralayabiliriz; • Hastalık

• Ulaşım güçlükleri • Düşük ücret

• Ağır çalışma koşulları

• Kadın personelin çocuklarına bakımı • İşin monoton olması

• Düşük moral ve iş doyumsuzluğu • Dışarıda yapılması gereken işler • İşe uyumsuzluk ve ilgisizlik

• Yöneticiler ve iş arkadaşlarıyla kötü ilişkiler • Aşırı iş yükü

Yapılan bazı araştırmalara göre, genç elemanların yaşlılara, erkeklerin kadınlara göre işlerine daha bağımlı oldukları saptanmıştır.

Yeniden Yerleştirme Şemaları: Mevcut pozisyonlarda halihazırda çalışan ve

gelecekte bu pozisyonlarda çalışmaya aday personelin bir listesinin ya da şemasının çıkarılmasıdır.

1.4.1.3. İnsan Kaynakları Planlamasında Kullanılan Sayısal Teknikler

Organizasyonun büyüklüğüne, tipine, yayılımına, farklılaşma derecesine, planlama dönemine ve kullanılan bilgilerin niteliğine göre basit veya kompleks, yargısal ya da matematiksel birçok yöntem kullanılmaktadır.35

Burada kısaca ve özetle yer vereceğimiz bu yöntemler şunlardır;

Matematiksel Model: Toplam insan kaynağı ihtiyacını etkileyen değişkenlerin

seçilerek matematiksel bir formüle aktarılması temeline dayanmaktadır.

Doğrusal Regresyon Analizi: Gelecekteki belirli bir tarihte ortaya çıkacak personel

ihtiyacının belirlenmesine dayanır. Bu yöntemde satış tutarları, çıktı miktarı ya da para cinsinden ifadesi , yerine getirilecek hizmetler ve bunların gerektireceği personel sayısı arasındaki ilişkilerden yola çıkılarak tahmin yapılır.

Bilgisayar Destekli Bilgi Sistemi: Organizasyondaki personel hareketliliğini

izleyen bir bilgi sisteminin bilgisayar programlarıyla kurulması ve tüm birimlerce kullanılabilir hale getirilmesi personel ihtiyacının tahmininde önemli bir veri kaynağını oluşturmaktadır.

Trend Analizleri: İşletmedeki istihdam seviyesinin geçmiş beş yıl verilerine

bakılarak tahmin edilmesi esasına dayanır. Bu veriler gelecekteki ihtiyacı tahmin etmede yardımcı olabilir ancak personel ihtiyacındaki değişim ile zaman arasındaki ilişki çok ender olarak doğrusal ve kesintisiz yürür. Çünkü üretim ve satış hacmindeki değişimler daha önemli etkenlerdir. Yapılacak projeksiyonlar için bu verilerin de göz önünde tutulması gerekmektedir.

Rasyo Analizleri: Personel sayısı üzerinde belirleyici olan nedensel faktörler ile

gerektirdikleri personel sayısı arasındaki oranlara dayanan bir yöntemdir.

Dağılım Alanları Analizi: Yöntemde iki faktör tanımlanarak birbiri ile

ilişkilendirilir. İşletmedeki temel faaliyetler ya da bunların göstergeleri ile çalışan personel sayısı arasındaki ilişkiler belirlenerek tahminler yapılır.