İhale Dosyaları

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nda belirtildiği üzere ihale dokümanları; ihale konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinde; isteklilere talimatları da içeren idari şartnameler ile yapılacak olan işin projesini de kapsayan teknik şartnameler, sözleşme tasarısı ve gerekli diğer belge ve bilgilerden meydana gelmektedir.

İşveren tarafından hazırlanan, uygulanacak olan projenin niteliği, yapılacağı yer ve yapım koşullarıyla ilgili bilgi veren ihale dosyalarının en önemli fonksiyonu, ihaleye katılmak isteyen yüklenici inşaat firmalarına, teklifi hazırlama süreçlerinde yeterli bilgilendirmeyi sağlaması ve onların rekabet edebilir bir teklif hazırlayabilmesine olanak vermesidir. Dolayısıyla, ihale dosyalarında, yapılacak olan iş ve işverenin öngördüğü yapım koşulları, eksik ve yanlış bilgilenmeye sebebiyet vermeyecek açıklıkta yer almalıdır. İşveren, ihaleye katılmak isteyen tüm yüklenicilerin ihale dosyalarını inceleyebilmesi için, ihaleye katılmak isteyecek muhtemel yüklenici sayısı kadar ihale dosyası hazırlamalıdır. İhale dosyasında bulunan belgelerin sayısı ve niteliği işin özelliği ve ihalenin usulüne göre farklılık göstermektedir. Örneğin, birim fiyat sözleşmelerde keşif özet cetveli yer alırken, götürü bedel anahtar teslimi sözleşmelerde metraj özet cetveli yer almaktadır (Pancarcı ve Öcal, 2009 ; Pilcher, 1992).

İhale dokümanları ile sözleşme dokümanları arasındaki farkların ortaya konulmasında dikkat edilmesi gereken nokta sözleşmenin imzalanma aşaması yani teklifin kabul edilme aşamasıdır. Bu aşamadan önce dokümanlar teklif almak için hazırlanmış olan ihale dokümanlarıdır. İhale süreci, işverenin gelen tekliflerin hiçbirisini kabul etmemesi sonucu sözleşmenin imzalanmamasıyla ya da tekliflerden birisini kabul etmesi sonucu sözleşmenin imzalanmasıyla sonuçlanabilir. Sözleşmenin imzalanması ile birçok ihale dokümanı sözleşme dokümanı olacaktır. Sözleşme dokümanları ve ihale dokümanları Çizelge 3.1’de özetlenmiştir (Collier, 2001):

Çizelge 3.1 : İhale dokümanları ile sözleşme dokümanlarının karşılaştırılması.

İhale Dokümanları Sözleşme Dokümanları

1 İhale duyurusu / İhale daveti

2 Yüklenici adaylarına bilgiler

3 Teklif formu (taslak) Teklif formu (doldurulmuş)

4 Sözleşme Tasarısı Sözleşme

5 Genel şartnameler Genel şartnameler

6 Özel şartnameler Özel şartnameler

7 Teknik şartnameler Teknik şartnameler

8 Projeler ve çizimler Projeler ve çizimler

9 Geçici teminat*

10 Kesin teminat (taslak)* Kesin teminat (doldurulmuş)*

11 Avans teminatı (taslak)* Avans teminatı (doldurulmuş)*

12 Ekler Ekler

13 Değişiklikler

(* Bu teminatların istenip istenmemesi işverene bağlıdır.)

Sıradan bir inşaat işinin ihale dosyalarında dahi bulunması gerekli belgeler ve bu belgelerle ilgili tanımlamalardan kısaca bahsedilecek olursa;

İhale daveti: Genellikle mektup formunda olan ihale daveti, teklif verecek firmalara gönderilmekte ve ihale sürecinin detaylarını açıklayarak onları teklif vermeye davet etmektedir (Gilbreath, 1992). İhale daveti ya da ihale duyurusunda; projenin adı ve kısa bir tanımlaması, teklif dokümanları bilgisi, tekliflerin iletileceği tarih, proje yeri, teminat miktarları, işveren adı, mimar ve mühendislerin adı, ön yeterlilik gereksinimleri ve iletişim bilgileri gibi bilgiler yer almaktadır (Popescu ve diğ., 2003).

İnşaatın yapılacağı yer ile ilgili bilgiler: Projenin uygulanacağı yerin topografik durumu, ulaşım olanakları ve özelliği olan zeminlerin jeolojik yapısı hakkında yeterli bilgi ihale dosyasında yer almalıdır (Pancarcı ve Öcal, 2009).

Teklif formu: Teklif formu işveren tarafından tasarlanmakta ve yüklenici firma tarafından gerekli bilgiler doldurularak tamamlanmaktadır. Bu form tamamlandığında ve yüklenici firma tarafından teslim edildiğinde, firmanın işi gerçekleştirme isteğini ve projeyi yapacağı fiyatı belirtir. Diğer bir deyişle, teklif

formu yüklenici firmanın, belirtilen işi teklifte önerdiği fiyat karşılığında tamamlamak için sözleşmeyi imzalamak konusundaki kararlılığını resmileştirir. İşveren teklifi inceledikten sonra işi o firmaya vermeyi kabul ederse sözleşme imzalanır ve taraflar arasında hukuksal bir ilişki kurulmuş olur. Ayrıca, bu dokümanla, işveren ve yüklenici arasındaki anlaşmanın bir nevi kontrol listesi oluşturulmuş olur. Bu belirli format, işverene teklifleri daha rahat ve etkin biçimde değerlendirme fırsatı sunmaktadır (Gilbreath, 1992 ; Halpin ve Woodhead, 1998 ; Popescu ve diğ., 2003).

Sözleşme tasarısı: İşveren ve yüklenici arasında kurulacak olan, inşaat süresince görev ve yetki dağılımıyla ilgili olarak işverenin öngörülerini yansıtan belgelerdir. Diğer bir deyişle işverenin koşullarını ortaya koyan belgelerdir. Yüklenicinin teklifini gerçekçi hesaplayabilmesi için yeteri kadar detaylı şekilde düzenlenmelidir. Tasarı denilmesinin sebebi, henüz taraflarca imzalanıp resmiyet kazanmamasıdır (Pancarcı ve Öcal, 2009).

Keşif özet cetveli veya metraj özet cetveli: Birim fiyat usulü sözleşmelerle çıkılan ihalelerde keşif özet cetveli verilirken, anahtar teslimi ve maliyet + kar usulü sözleşmeler ile çıkılan ihalelerde metraj özet cetvelinin verilmesi yeterli olacaktır. Bu belgeler gerçekleştirilecek inşaat projesinin cinsi, miktarı, birimi ve birim fiyatı (birim fiyat sözleşmelerde) hakkında bilgi vermektedirler (Pancarcı ve Öcal, 2009). Genel şartnameler: Tüm inşaat sözleşmelerinde var olan prosedürleri kapsayan genel şartnamelerde, sözleşmenin tarafları arasındaki temel ilişkiler ve genel proje kuralları gibi bilgiler yer almaktadır (Gilbreath, 1992).

Özel şartnameler: Genel şartnamelerde bulunmayan bilgilerin yer aldığı, projenin kendine özgü durumu ve şartları ile ilgili prosedürleri kapsayan özel şartnamelerde; işin kapsamı, malzeme ve servisler, yüklenici firmanın sorumluluklarının sınırları gibi bilgiler yer almaktadır (Gilbreath, 1992).

Teknik şartnameler: Projenin uygulanmasında kullanılacak olan her türlü malzeme, makine, cihaz, işçilik ve yapım teknolojisiyle ilgili nitelik tanımları, sınıflandırmalar ve kalite bilgileri teknik şartnamelerde verilmektedir (Gilbreath, 1992 ; Pilcher, 1992).

Projeler ve çizimler: İhale dosyalarında mimari, statik, tesisat projeleri ve gerekiyorsa diğer projeler tüm ayrıntılarıyla hazırlanmış olarak bulunmalıdır

(Pancarcı ve Öcal, 2009). Proje ve çizimlerin yeterli detay seviyesinde verilmesi, yüklenici firmaların doğru bir teklif hazırlayabilmesinde oldukça önemlidir.

Ayrıca ülkemizdeki kamu ihalelerinde yüklenici adaylarına verilen ihale dokümanlarını inceleyecek olursak; 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamındaki idarelerin, bu Kanuna göre gerçekleştirecekleri yapım işleri ihalelerinde uygulayacakları usul ve esasları düzenlemek amacıyla hazırlanmış olan “Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği”nde anahtar teslimi götürü bedel olarak ihale edilecek projelerde, ihale dokümanını oluşturan belgeler ve aralarındaki öncelik sıralaması aşağıdaki gibidir:

1. Yapım İşleri Genel Şartnamesi 2. İdari Şartname,

3. Sözleşme Tasarısı, 4. Uygulama Projesi, 5. Mahal Listesi,

6. Özel Teknik Şartname, 7. Genel Teknik Şartname, 8. Açıklamalar (varsa), 9. Diğer Ekler

Birim fiyat yöntemi ile ihale edilecek projelerin ihale dokümanları arasında bulunması gereken belgelerde ise anahtar teslimi projelerden farklı olarak uygulama projeleri yer almazken, bunun yerine ön veya kesin projeler ve birim fiyat tarifleri yer almaktadır.