İş Zekasının Getirdiği Yenilikler

İş zekası , organizasyonlarda çeşitli amaçlarla kullanılır. İhtiyaçlara göre kapsamı geniş ya da sınırlı olabilir. Kullanıcı sayısı ve kullanıldığı bölümler farklılık gösterebilir. Bütün bunlara rağmen, iş zekasının hızla yaygınlaşması getirdiği yeniliklerle yakından ilişkilidir.

İşletmeler için sahip olunan veriler ve bunların işlenmesiyle ortaya çıkan bilgiler, işin durumunu, performansını ve işletmenin geleceğini anlamak, müşterileri ve çözüm ortaklarıyla ilişkilerini güçlendirmek, operasyonlarını iyileştirmek açısından büyük önem taşır. İşletmenin içinde ve dışında dağınık halde pek çok veri bulunur ve her bir işlemde yeni veriler ortaya çıkar. Bu veriler, farklı bölümlerde farklı sistemlerce tutulup yönetilir. İş zekası, bütün sistemlere dağılmış büyük miktardaki veriyi bir araya getirip bütünü görmeyi sağlayan en etkin çözümdür. İşletmenin içinde ve dışında ortaya çıkan bütün verileri tek bir depoda toplar. Bütün bölümler aynı depodan veriyi kullanır ve veriyi güncelledikten sonra aynı yere yazarlar. Bölümler arasındaki bilgi tutarsızlıkları da bu sayede önlenir. İş zekası , verinin bütünleştirilmesi ve yönetilmesinde böylece etkin rol oynar.

İş zekasının bir diğer özelliği, işe ait bilginin yaratılabilmesi için veriyi analiz edip yorumlamasıdır. Bunun için sorgulama, raporlama ve çok boyutlu analiz gibi karar destek araçlarından yararlanır. İş zekasıyla ortaya çıkarılan bilgiler, detaylı ya da özet raporlarla kullanıcılara sunulur. İş zekası, kullanıcılara tek bir veri tabanını ve mimariyi kullanarak, istedikleri biçimde raporlar hazırlama şansı verir. Kullanıcılar, iş zekası sistemlerince tanımlanmış standart raporların dışında kendi raporlama ortamlarını da yaratabilirler. Böylelikle sadece kişisel olarak ihtiyaç duydukları bilgileri içeren raporları, teknik uzmanların yardımı olmaksızın hazırlayabilirler. İş zekasının sunduğu

46 rapor formatları, hücrelerden grafiklere, tablolardan haritalara kadar çok çeşitlidir (http://www.sap.com/platform/netweaver/index.epx, Ekim 2007).

İş zekasıyla ortaya çıkarılan bilgiler, internet üzerinden içteki ve dıştaki bütün yöneticilere, iş ortaklarına, bilgi kullanıcılarına da güvenli bir şekilde aktarılabilir. Kullanıcıların analizlerini ve edinimlerini paylaşmaları böylece mümkün olur. Bu da işletme içinde ve dışında iletişimi güçlendirir, sürekli gelişmeye ışık tutar. İşletmenin kendi içi kadar pazarın dinamiklerini de anlamasını sağlar.

İş zekasıyla gelen analiz ve veri modelleme araçları , işletme yöneticilerine dönem sonu raporlarını beklemeden herhangi bir anda işletmenin performansını sorgulama şansı verir. Yönetici, istediği bir kritere göre işletmenin performansını görüntüleyebilir. Satışları, bütçeyi, stokları izleyebilir. Problem gördüğü durumlarda, anında müdahale edebilir. Örneğin; herhangi bir birimin belirlenen bütçe limitlerini aştığını saptarsa, seyahat masraflarını azaltmak ya da mesai ücretlerini düşürmek suretiyle hemen o birimin harcamalarına müdahale edebilir (Howson, 2008 ; 3). Planlama, bütçeleme ve tahminleme de destek alabilir (Utley , 2008 ; 7). Yönetici, işletmedeki gidişatın kendi planları dahilinde olup olmadığını sorgularken, aynı zamanda rakip firmalarla kıyaslamalar da yapabilir.

İş zekası uygulamaları, işletmeye en fazla kazanç sağlayan alanların bulunmasını da kolaylaştırır. Bu sayede işletme önceliklerini belirler. Kaynaklarını ve çalışmalarını bu alanlara yöneltir.

İş zekasıyla gelen diğer önemli özellikler, esas sebebi bulma analizleri ve uyarı sistemleridir. Kullanıcılar günlük raporlara bakarken farkettikleri problemlerin nedenlerini öğrenmek isteyebilirler. Bu gibi durumlarda detaylı incelemeler yapmak için iş zekası geniş olanaklar sunar. Kullanımı kolay arayüzlerle veriler arasında gezinmek, veri tabanlarına inmek ve veriye farklı açılardan bakmayı sağlayacak sorgulamalar

47 yapmak mümkündür. Bu, iş zekasında raporlama ve analiz sistemlerinin en ileri biçimde bütünleşmiş olmasıyla sağlanır.

Sistemde herhangi bir anda meydana gelen değişimler için de kullanıcıları ve üst yöneticileri uyaran mekanizmalar oluşturulabilir. Dinamiklerde meydana gelen bir değişim , anında ilgili kişilere yönlendirilebilir. Örneğin; üretim hatlarının standart çalışma şeklinde meydana gelen bir arıza, uyarı amaçlı elektronik mektuplarla ilgili kişilere otomatik olarak bildirilebilir (MicroStrategy, 2007 ; 4).

İş zekasının bu kadar hızlı yaygınlaşmasındaki en önemli sebeplerden biri de , anlaşılması ve kullanılması kolay , görsel arayüzleridir. Internet, Microsoft Office uygulamaları, elektronik mektuplar, sürükle-bırak uygulamaları, tablolar, grafikler veriyi sunan araçlardır. Bu arayüzler sayesinde kullanıcılar , raporlar üzerinde istedikleri düzenlemeleri de yapabilirler : Görünümü ve yerleşimi değiştirebilir, çerçeve ekleyip çıkarabilir, arka plan rengini , yazı tipini, büyüklüğünü değiştirebilir, yeni etiketler ve hesaplamalar ekleyebilirler. Pek çok iş zekası ürünü bu düzenlemeleri yaparken Windows mantığıyla çalışır. Raporların değiştirilmesi kadar istendiğinde değişikliklerin geri alınması, araçlar menüsünden eklemeler yapılması büyük esneklik sağlar. Aynı zamanda raporların hazırlanma sürelerini de kısaltır. Böylelikle kullanıcıların rapor hazırlamada, bilgi teknolojilerinin desteğine ihtiyacı da kalmaz (MicroStrategy, 2007 ; 6-13).

İş zekası sistemleri , eldeki büyük miktarda veriyi analiz ederken tahminleme algoritmalarından da yararlanır. Böylece işletmenin anlık görüntüsünü vermek dışında gelecekle ilgili planlar yapmasına da yardımcı olur.

Yukarıda anlatılan iş zekasının getirdiği bütün özellikler, iş dünyasında etkili olmuştur. Bugün büyük firmalardan küçük ve orta büyüklükteki işletmelere (KOBİ) kadar bir çok işletme hızla sistemlerini iş zekasına taşımaktadır. Yazılım firmaları yatırımlarını bu alanda yoğunlaştırmaktadır. Her geçen gün zorlaşan bilginin kontrolü ve

48 yönetilmesi, iş zekası ile en verimli şekilde yapılmaktadır. Herkese görmek istediği bilgiyi anında sunan bu sistemler, analiz yetenekleri dışında iyi de birer karar vericidir. Farklı sistemlerle de uyum içinde çalışabilmeleri, esnekliklerini artırmaktadır. İş zekasının bu yetenekleriyle asıl amacı ise, işletmenin tamamını tek bir vücut haline getirebilmek , aynı depoda aynı formatta tutulan verilerin en tutarlı biçimde bilgiye dönüştürülerek işletme içinde paylaşılmasını ve karar verme süreçlerinde kullanılmasını sağlamaktır.