İş Zekası Sistemlerinde Standartlaşma

İş zekası uygulamaları, işletmedeki çalışanlara, yöneticilere, iş ortaklarına ve tedarikçilere farklı sistemlerde dağınık halde duran verileri toplama, analiz etme ve görüntüleme imkanı vermektedir.

Son on yılda hayata geçirilen iş zekası projelerinin çoğu, merkezi bir yapıdan uzak, bölümler bazında kalmıştır. Her bölüm kendi ihtiyaçlarına cevap verecek en iyi çözümü alıp uygulamaya başlamıştır. “Türlerin en iyisi- Best-of-breed” adı verilen bu yöntemde, piyasadaki en iyi araçların bir araya getirilmesiyle başarı sağlanmaya çalışılmıştır (Raden, 2004; 7). İlk başlarda iyi sonuçlar verse de, zaman içinde bu yöntemin olumsuz etkileri farkedilmiştir.

Her bölümün kendine uygun tercihler yapması sonucunda, zaman içinde aynı işletme bünyesinde farklı sağlayıcılardan alınan, farklı tip iş zekası araçları kullanılmaya başlanmıştır. Bu araçların bir kısmı birbirinin çalışma alanlarına müdahale edebilecek duruma gelmiştir. Dahası, her bir iş zekası uygulamasını genişletmek ve yeni özellikler eklemek büyük zorluklar getirmiştir. Farklı iş zekası araçları; farklı mimariler, farklı arayüzler, farklı güvenlik yöntemleri, farklı raporlama ve üst veri teknikleri ve farklı yönetim sistemleri benimsemektedir. Her aracın kendi yapısında çalışması, bir süre sonra sistemde tutarsız verilerin dolaşmaya başlamasına neden olmuştur. Üstelik, birbirinden farklı yapılardaki araçların bakımı, güncellenmesi ve kullanıcıların bunlar için ayrı ayrı eğitilmesi sırasında harcanan maliyetler yüksek değerlere ulaşmıştır. Sonunda da, farklı araçları bütünleştirmeye ve tutarsız verileri düzeltmeye çalışmaktan, iş zekasından gerektiği kadar yararlanılamamıştır. HP-Business Objects’in 2001 yılında yaptığı bir araştırmaya göre; iş zekası kullanan firmaların sadece %19’u, bütün kararlarında ihtiyaç duydukları verilere ulaşabildiklerini söylemektedirler (Elliott, 2004; 3). Farklı araçların kullanılmasından doğan verimsizlikler, projelerin başarısız olmasına da neden olmuştur. Gartner’ın 2002 yılında 200 uluslararası şirket arasında yaptığı

120 araştırma sonucuna göre; 2004 yılına kadar bu şirketlerin yarısının iş zekasını gerektiği gibi kullanamadıkları için, pazar paylarını kaybetme riskleri vardır (Elliott, 2004; 4).

Farklı sağlayıcılardan alınan farklı araçların zamanla birbirlerinin çalışma alanlarına müdahale etmesi aşağıdaki şekilde görülmektedir :

Şekil 30 : Birbiriyle Kesişen Farklı Araçlardan Standartlaşmaya Geçiş (Kaynak : Elliott, 2005; 4)

Bölümler bazında farklı çözümlerin kullanılmasıyla karşılaşılan, yukarıda sayılan problemlerden kurtulmak için çeşitli fikirler ortaya atılmıştır. Sonunda, bütün işletme içinde ortak olacak tek bir iş zekası çözümünün kullanılmasına karar verilmiştir. Böylece kullanıcılara raporlama, analiz ve görüntüleme ihtiyaçlarını karşılayacak standart ortamlar hazırlanması hedeflenmiştir. Üst düzey yöneticiler de bu yöntemle iş zekasının bütün avantajlarını kullanmayı planlamaktadır. Sistemden işletme içindeki sınırlı sayıda kullanıcının yarar sağlaması yerine, bu yararın bütün kullanıcılara eşit

121 düzeyde, maliyetleri artırmadan ve ilerde sistemin genişletilmesine de olanak tanıyacak şekilde yayılması amaçlanmaktadır.

Günümüzün en fazla çalışılan iş zekası konularından biri, bu standartlaştırma işlemidir. Tek bir altyapı kullanılarak, ortak bir arayüz aracılığıyla bütün kullanıcıların verilere erişebilmesi, iş zekası uygulamalarını daha etkin hale getirecektir. Aynı verilere farklı ortamlardan tekrar tekrar erişim böylece engellenmiş olacaktır. Bu da, verilerin kontrolünü kolaylaştırdığı gibi, işlemlerin cevap verme sürelerini de kısaltıp performansı artıracaktır.

Standartlaştırma sırasında dikkat edilmesi gereken en önemli nokta, farklı araçlarla sağlanan özelliklerin ve uygulamaların, tek bir sistemle de tam olarak desteklenebilmesidir. Standartlaştırmanın, fonksiyonellikten ödün vermemesi şarttır. Kullanıcılar, önceki araçlarla yapabildiklerini yeni sistemle yapamaz hale gelirlerse, yeni sistemi reddedeceklerdir.

Tek bir altyapıya sahip , çoğunlukla tek bir çözüm sağlayıcıdan alınan işletme genelinde kullanılacak iş zekası çözümünde aşağıdaki uygulamaların desteklenmesi beklenmektedir (MicroStrategy, 2007 ; 21) :

- Karneler (Scorecards) ve gösterge panelleri (Dashboards), - Rapor hazırlama ve dağıtma teknolojisi,

- OLAP analiz teknolojisi,

- Gelişmiş ve tahminleyici analiz teknolojisi, - Uyarı teknolojisi.

Bölüm bazlı çözümlerden işletme geneline uygulanan ortak çözümlere geçiş aşağıdaki şekilde özetlenmektedir :

122

Şekil 31 : İş Zekasında Standartlaşmaya Geçiş (Kaynak : MicroStrategy, 2007 ; 20)

İlk aşamada birbirinden tamamen bağımsız çalışan uygulamalar, ikinci aşamada birbirleriyle kesişmeye başlamış, buna çözüm olarak da üçüncü aşamada ortak bir altyapıya geçilmiştir.

Standartlaşmanın işletmeye yararları aşağıdaki gibi sıralanabilir (Elliot, 2005, 5- 8) :

• Maliyetleri Azaltmak : İş zekası uygulamalarında seçim süreci oldukça

uzun ve pahalı bir süreçtir. Farklı ürünler kullanıldığı durumda, seçimden kaynaklanan maliyetler yükselmektedir. Seçimden sonraki lisanslama ücretlerine bakıldığında da, her ürün için ayrı lisanslama ücreti ödemek işletmeye yük getirmektedir. Yine farklı araçlar için gereken eğitim ve bakım ücretleri de fazladır. Bunlar yerine, tek bir sağlayıcı firmadan bütün işletmeye uygun tek bir çözüm almak, bütün bu maliyetleri ciddi miktarda azaltmaktadır. Farklı çözümler kullanıldığı durumda maliyetlerin %50 kadar artabildiği görülmektedir.

123

Şekil 32 : Standartlaşmanın Maliyetlere Etkisi (Kaynak : Elliott, 2005; 5)

• Kullanıcı Memnuniyetini ve İşin Değerini Artırmak : Kullanıcılar için

iş zekası, verilere daha kolay ulaşabildikleri ve işlerini daha kolay yapabildikleri sürece anlamlıdır. İstedikleri verilere ulaşamayan ya da sistemin performansından mutlu olmayan kullanıcılar, bir süre sonra bu durumdan şikayet etmeye başlarlar. İş zekası çözümlerindeki standartlaşma, işletme içindeki bilgi akışını optimize eder. Kullanıcı isteklerinin daha hızlı cevaplanmasını, bölümler arası veri tutarsızlıklarının önlenmesini ve aynı işin farklı kullanıcılar tarafından tekrar tekrar yapılmasının engellenmesini sağlar.

• Kontrolü Artırmak, Riskleri Azaltmak : Standartlaşma, bilgi ve

bilginin kullanımındaki kontrolü artırır. Farklı araçlar kullanarak veriye erişim, kontrolü zorlaştıran bir etkendir. Ortak bir arayüzle erişimse, denetim şansını yükseltir. Bunun dışında tek bir çözüm sağlayıcı ile çalışmak, riski de azaltmaktadır. Piyasada bulunan sayılı firmalardan, en bilindik ve tecrübeli olanları seçmek, işletmeyi çözüm sağlayıcıdan kaynaklanabilecek problemlerden korur. Tek noktadan veriye erişim,

124 bölümler arası veri tutarsızlıklarını da engeller. “X ürünü için kar nedir?” sorusuna farklı araçlar kullanan bir sistemde, farklı cevaplar almak mümkündür. Çünkü her aracın hesaplama yöntemi ve kullandığı veriler birbirinden farklı olabilmektedir. Oysa, tek çözümün kullanıldığı durumlarda, herkesin elde edeceği değerler birbiriyle aynı olacaktır.

• Yatırımın Geri Dönüşünde Avantaj Sağlamak : Standartlaşma,

yatırımın geri dönüş değerine de etki eder. Proje maliyetlerinin, teknik altyapı için yapılan harcamaların azalması ve çözüm sağlayan firmalarla olan iletişimin güçlenmesi direk etki eden faktörlerdir. Yatırımın geri dönüşüne standartlaşmanın sağladığı dolaylı etkilerse, daha yüksek oranda son kullanıcı katılımı sağlaması, bilgi teknolojilerinin sonuçtan daha memnun olması ve iş zekasından daha yüksek oranlarda yarar sağlanmasıdır.

Standartlaşma, işletmelere bütün bu sayılan yararlarıyla rekabet avantajı da getirir. İş zekasının teoride sıralanan bütün avantajlarının açığa çıkmasına ve işletmeye değer katmasına yardım eder. Bu nedenle, son bir kaç yılda üzerinde en fazla çalışılan konulardan biri olmuştur. İşletmeler, standart çözümlere geçebilmek için uğraşırken, iş zekası çözümü sunan firmalar da bölüm bazlı çözümlerini tek bir çatı halinde bütünleştirmek için çaba harcamakta ve bu yönde yatırım yapmaktadır.