Hugo Boss İzmir’de İş Zekasına Geçiş Sürec

Hugo Boss İzmir fabrikasında, veri yönetimi Bilgi Teknolojileri bölümünce yürütülmektedir. İşletmenin 3 ayrı fabrikasında seri üretim olduğundan, hatlardaki ürün akışları, tedarikçilerle iletişim, hataların üretimi durduracak boyutlara varmadan farkedilip düzeltilmesi, fabrikalar arası bilgi akışlarının sağlanması ve yöneticilerin işin gidişatından zamanında ve tam olarak haberdar edilmesi mühimdir.

Hugo Boss İzmir’in Bilgi Teknolojileri Bölümü 16 kişiden oluşmaktadır. Bu kadroda, 1 proje lideri, 1 sistem yöneticisi, 6 kişilik teknik destek ve kullanıcı destek ekibi, 7 kişilik yazılım ekibi mevcuttur. Bu sayıya departman müdürü de eklenince bölümün çalışan sayısı 16 olmaktadır.

138 3.4.1. İş Zekasından Önceki Durum

İşletmede iş zekasına geçmeden önce uzunca bir süre dağınık sistemler kullanılmıştır. Farklı departmanlar verilerini kendi içlerinde oluşturdukları ortamlarda saklamıştır. Raporlar, Oracle Reports ile hazırlanmış, üst yönetime sunumlarda, Power Point ve Excel gibi Microsoft Office araçlarıyla düzenlenen özel raporlar kullanılmıştır.

Power Point ve Excel’de hazırlanmış raporlar, zaman içinde veriler arttıkça geçmişle mevcut durumu kıyaslamak açısından kullanıcılara yardımcı olamamaya başlamıştır. Oracle Reports ise görsellik ve kullanım kolaylığı açısından yöneticileri tatmin edememiştir. Özellikle karar verme süreçlerinde pek çok veri kaynağından alınan verilerin harmanlanmış haline ihtiyaç duyulmuştur. Teknoloji hızla ilerlerken, verilere ve raporlara internet üzerinden kolayca erişebilmenin işletmeye esneklik ve hız kazandıracağı düşünülmüş, internet arayüzlü bir raporlama aracı arayışına girişilmiştir. Raporlamada üstün özelliklere ihtiyaç olduğu görülünce, sıradan bir raporlama aracı yerine iş zekası sisteminin kurulmasına karar verilmiştir.

3.4.2. İş Zekası Çözümünün Belirlenmesi

İşletme istediği raporlama aracını bulmak için bazı kriterler belirlemiştir. Buna göre seçilecek araçta şu özellikler aranmıştır :

- Kullanımı kolay bir arayüzü olmalı, - Değişik veri kaynaklarına erişebilmeli,

- Her türlü pivot tablo, filtreleme, sıralama, rapor değişkenlerini kolayca seçebilmeli,

- Grafik isteklerini kolayca karşılayabilmeli ve birden çok grafiği aynı sayfaya koyabilmeli,

- Grafikler arası geçişleri kolayca yapabilmeli, - İnternet tabanlı olmalı,

139 İşletmenin istediği özellikleri sunan çözüm sağlayıcıyı bulması 3 ay sürmüştür. Bu sürede piyasada bulunan bilindik çözümler incelenip, çözümü sağlayacak firmalarla görüşmeler yapılmıştır. Uzun süren incelemelerin sonunda Oracle destekli Hyperion’un HB İzmir’in yapısına en uygun çözüm olduğuna karar verilmiştir. İşletmenin iş zekasına geçişteki en büyük amacı raporlamalarda etkinliği artırmak olduğundan, Hyperion’un raporlama konusundaki liderliği ve tecrübesi HB İzmir’in bu kararında etkili olmuştur. İşletmede üretimsel anlık raporlar için Hyperion SQR, yönetimsel raporlar ve gösterge araçları olarak da Hyperion Intelligence tercih edilmiştir. Bu seçimle birlikte Oracle Hyperion’un Türkiye’deki en büyük tedarikçilerinden G Teknoloji, HB İzmir’in çözüm ortağı olmuştur. Tedarikçi olarak G Teknoloji’de karar kılınmasındaki etkenlerse, G Teknoloji’nin uzman teknik kadrosu ve bugüne kadar birlikte iş zekası projeleri gerçekleştirdiği referanslardır.(Hyperion ile ilgili detaylı bilgiler Ek-5’te verilmektedir.) 3.4.3. Proje Süreci

HB İzmir bünyesinde iş zekası projesine 2005 yılında başlanmıştır. Çözüm sağlayıcı firmadan bir danışmanla, bilgi teknolojileri ve üretimdeki çalışanlardan seçilmiş üç kişiden toplam 4 kişilik bir proje takımı oluşturulmuştur.

Projenin ilk uyarlaması 3 ay kadar sürmüştür. Projenin ilk aşamasında kullanıcı gereksinimlerini belirlemek için yöneticilerle gözden geçirme toplantıları yapılmış, daha sonra departmanlarda bulunan ve iş zekası sisteminin kullanıcısı olacak çalışanlarla görüşülüp onların ihtiyaç duyacakları raporlar belirlenmiştir. Böylelikle planlama aşaması tamamlanmıştır.

Sonraki adımda belirlenen raporlar için arayüzler tasarlanmıştır. Hali hazırda kullanılan sistemde farklı operasyonel sistemlerden gelen veriler, birbirinden bağımsız tablolarda tutulduğu için, iş zekası sistemine geçişte bu tabloları birleştirecek ara tabloların da – eşleme tabloları – tasarlanması gerekmiştir.

140 Tasarım süreci bittikten sonra raporların hazırlanmasına geçilmiştir. Bilgi teknolojileri bölümü bu aşamada iş zekası hakkında G Teknoloji bünyesinde çalışan danışmanlardan ve eğitimcilerden eğitimler almıştır. Böylelikle yeni teknolojiden kaynaklanabilecek olası risklere karşı da önlem alınmıştır.

Gerçekleştirimi tamamlanan sistem ilk önce test ortamında kullanıma açılmıştır. Test amaçlı raporlar hazırlanarak, eksik ya da hatalı olan kısımlarda iyileştirmelere gidilmiştir. Raporlara son hali verildikten sonra, son kullanıcı eğitimleri de tamamlanıp, sistem genel kullanıma açılmıştır.

Sistemin testi kullanım sırasında da devam etmiş, kullanıcıların değerlendirme ve istekleri doğrultusunda yeni raporlar eklenerek ya da düzenlemeler yapılarak sistem geliştirilmiştir.

İş zekası sisteminde raporların ihtiyaç duyduğu anahtar performans kriterlerini (KPI’ları) belirlemek, HB İzmir’deki iş zekası projesinde pek de zor olmamıştır. İş zekasına geçmeden önce kullanılan sistemlerde hali hazırda izlenen ve raporlanan kriterler olduğundan, bu kriterler için yapılan sadece her birini iş zekası sistemine taşımak olmuştur.

141 Projenin yukarıda anlatılan işleyişine bakılarak, HB İzmir bünyesinde gerçekleştirilen iş zekası projesinde yinelemeli yaklaşımın tercih edildiği söylenebilir. Projenin başlayıp bitmesi gibi bir durum yoktur. Her bir sürümde yeni özelliklerin eklendiği ve kapsamın arttığı bir döngü oluşmaktadır. Şekil 34’te bu durum özetlenmektedir.

3.4.4. Proje Sürecindeki Zorluklar ve Riskler

Projenin planlama, tasarım ve gerçekleştirme sürecinde, özet raporları hayal etmek ve bunları iş zekası ortamına aktarmak biraz zaman almıştır. Değişik veri kaynaklarından verilerin toparlanıp harmanlanması için ihtiyaç duyulan eşleme tablolarının oluşturulması da proje ekibini zorlamıştır. Ekipteki bazı üyelerin zaman zaman başka projelere kaydırılması ya da işten ayrılması proje süreçlerinde aksamalara neden olmuştur. Böyle durumlarda projenin zamanında tamamlanması konusunda beliren riskler, diğer projelerde çalışan yazılım ekiplerinden destek alınarak azaltılmıştır.

Test aşamasında, operatörlerin iş yoğunluğundan dolayı yeni sistemi test etme isteksizlikleriyle karşılaşılmıştır.

Projenin uygulamaya alınması sürecinde ise, ilk zamanlarda veri toplamada kullanılan kablosuz araçlarla ilgili bağlantı sorunları olmuştur. Bu araçlar kablosuz iletişimi kullandıkları için büyük boyutlardaki verilerin iletilmesinde kayıplara ve hızla ilgili problemlere yol açmıştır. Kablosuz araçlar yurt dışından tedarik edildiği için, yeni oluşan ihtiyaçları karşılamada da zaman zaman problemler yaşanmıştır. Uygulama sürecinde zaman ilerledikçe ve sistem oturdukça bu tip problemler de azalmıştır.

Projenin bütün süreçlerinde yeni bir teknoloji ve yeni bir sistem getirilmesinden kaynaklanabilecek teknik risklere karşı da, işletme genelinde tek bir çözüm sağlayıcıya ait çözümler kullanılmıştır. Firma tarafından atanan danışmanların desteği ve proje ekibine ve kullanıcılara verilen eğitimler de riski azaltmaya yardımcı olmuştur.

142 Geçiş sürecinin tamamlanmasıyla HB İzmir’de iş zekası dönemi başlamıştır.