Halkla İlişkilerde Sistem Kuramı

Sistem yaklaşımı, örgütü bütün yönleriyle ve içinde bulunduğu çevreyle devamlı ilişki içinde bulunan tüm bir yapı olarak ele almaktadır. Böylece sistem, meydana getiren bütün ile bütünü oluşturan parçalar arasında karşılıklı ilişkinin ve etkileşimin bulunduğu bağımlı bir değişkendir. Sistem kuramında örgütün amaç ve gereksinimleri ile örgüt üyelerinin amaç ve gereksinimleri arasında tam bir paralelliğin sağlanması ve örgütün amaçları ile örgüt üyelerinin amaçlarının aynı zamanda gerçekleştirilebilmesi öngörülmektedir.

Örgüt amaçlarının üyelere benimsetilmesi etkin bir halkla ilişkiler çalışmasıyla mümkündür44_{. Üyeler ancak örgütte serbest, açık ve çok yönlü}

ve etken bir iletişim sisteminin varlığı halinde örgütte olup bitenden haberdar olabilirler ve böylece örgütün birer parçası, onun ayrılmaz unsurları olduklarına ve kişisel gereksinimlerinin büyük ölçüde örgütün amaçlarının

44 _{Muharrem Çetin, “Örgüt Kuramları Perspektifinden Halkla İlişkilerin Gelişimi”,} http://www.ilet.gazi.edu.tr/iletisim_dergi/18/CETIN.pdf+kuramlar.tr, (04.05.2008)

gerçekleşmesiyle giderilebileceğine inanabilirler.

Sistem yaklaşımı ile bakıldığında, halkla ilişkiler mesleğinin fonksiyonunun, bir örgüt ile çevresi arasında karşılıklı bağımlı ve etkileşimli ilişkiler kurarak bunu sürdürmek ve çevreden gele etkilere ve baskılara karşı direnç göstermek suretiyle yaşamını devam ettirerek kendini yeni durumlara, gereklere ve tehlikelere adapte etmek veya çevreyi kendi maçları doğrultusunda ikna edip değiştirerek amaçlarına ulaşmak olduğu söylenebilir. Halkla ilişkiler danışmanının görevi, örgütsel sistem ile onun çevresi arasında bir “arabulucu rolü” oynayarak, örgütün amaçlarını, hedeflerini ve icraatlarını örgüt dışı gruplara iletmek; bu grupların örgütsel sistemden taleplerini ve ona yönelttikleri eleştirileri de örgütsel sisteme geri bildirmektir45.

Bu yaklaşımda örgütsel yapı içerisinde halkla ilişkilerin belirleyicilerinin ortaya çıkarılması, bir örgütün amacı, işlevi ve örgütsel yapısı kadar, otorite, karar verme ve iletişim dizgesi ile örgütsel kültürün niteliği, etkileşimde bulunduğu grupların özelliği de kuramın belirlediği çerçeve içinde birbiriyle ilişkilendirilmektedir.

Halkla ilişkiler açısından sistem teorisi ile konulara yaklaşmanın kolaylığı konuları bir bütün olarak görebilirken, alt alanlarını da rahatlıkla gözlemleyebilmektedir. Ayrıca kurumlara da çevrelerini de mutlaka göz önünde bulundurmaları gerektiğini de hatırlatmaktadır. İletişimsel boyutta, kitle iletişim araçları ve bu araçları kullanan halkla ilişkiler uzmanları ürettikleri iletilerin anlamlar, değerleriyle sistemin ideolojisine uygunluk sergilemektedirler46. Böylece sistem yaklaşımıyla birlikte örgüt çevresinden izole edilmiş bir varlık olmaktan çıkarılarak, çevresiyle bir bütün içinde, sıkı ilişkileri olan dinamik bir yapı konumuna yükseltilmiştir.

Sistem yaklaşımının en önemli özelliklerinden birisi olan çevre ile sistem arasında var olan etkileşim, çevrenin örgüt için önem kazanması ile

45 _{Oktay, a.g.e., s. 18}

beraber halkla ilişkilerin aynı ölçüde önemli bir etkinlik olarak ele alınıp algılanmasına ve geliştirilmesine zemin hazırlanmıştır. Çevreden örgüte örgütten de çevreye doğru bilgi akışının örgütü yok olmaktan kurtarabilecek bir nitelik taşıdığının vurgulandığı, ayrıca örgütü oluşturan parçaların bir bütünlük arz edebilmesi için kendi içlerinde ve üst sistemle de bilgi alış verişinde bulunmaları gerektiğinin ileri sürüldüğü bu yaklaşımda, bilgi akışının ne denli önemli olduğu görülmektedir.

Örgüt, çevresini yani kamusunu tanıma ve kendisini de çevresine tanıtmak durumundadır. Tanıtma faaliyetiyle örgüt, kamuda kendisine karşı iyi niyet oluşturmayı ve kamunun desteğini sağlamayı, dolayısıyla kendisini kamuya benimsetmeyi ve onda iyi bir imaj oluşturmaya çalışmalıdır. Tanıma faaliyetiyle ise, kamunun kendisine karşı tutum, düşünce, davranış ve beklentilerini öğrenerek izlediği stratejiyi ve elde ettiği çıktıları (örgütün amaçları ile kamunun beklentileri arasında bir fark var ise) yeniden değerlendirmeye tabi tutmak durumundadır. Bir örgütün çevresini faaliyet gösterdiği toplum, bölge ya da ilişkide bulunduğu diğer sistemlerin yanı sıra üyeleri de oluşturur47. Bir örgütün çevresi belirlenirken, o örgütte alınan kararlar üzerinde herhangi bir etkisi olabilen örgütün içindeki ve dışındaki özel ve tüzel kişilikler o örgütün çevresini oluştururlar.

Genel olarak sistem kavramından özele doğru gidildiğinde, başka bir deyişle örneği yerel yönetim örgütlerini “toplumsal sistem örneği” olarak ele aldığımızda, daha somut unsurlardan söz etmek mümkündür. Bir toplumsal sistem örneği olarak örgütler; birey, biçimsel örgüt, doğal örgüt, rol ve statüler ve fiziksel ortam olarak beş elemandan oluşur48.

Birey; Bireyin örgüte getirdiği kişilik yapısı ve bireyin kendisi sistemin birinci temel öğesidir.

Biçimsel örgüt; görevlerin karşılıklı ilişkilerin bir modelidir ki bununla

47 _{Mehmet Küçükkurt, Halkla ilişkilerde Araştırma Yöntemleri ve Değerlendirme, Halkla} İlişkiler Sempozyumu 87, Ankara, TODAİE- A.Ü. BYYO, 1988, s. 160

örgütün ekonomi ve verimlilik amaçlarına ya da uğraşlarına hizmet edecek bir yapı amaçlanır.

Doğal Örgüt; bir örgütte iş durumu içindeki bireylerin doğal gruplanışıdır.

Fiziksel Ortam; işin yapıldığı ortamdır. Birtakım teknik yeterlilik ya da verimlilik durumlarını içerir.

Statü ve Rol Düzenleri; örgütlerde her pozisyondaki bireyden o pozisyonun gereği olarak beklenen davranışlara rol denir. Örgüt yapısında statü ve roller hiyerarşik bir sıralama ile birbirlerine bağlanmışlardır.