Genel sistem kuramı

Halkla ilişkiler modellerini temelden destekleyen sistem kuramı örgütleri açık ve kapalı sistem diye ikiye ayırmıştır. L'Etang ve Pieczka (2002).

Açık Sistem: Eğer sistem ile sistemin faaliyette bulunduğu çevre arasında enerji, bilgi ve materyal alışverişi varsa, bu tür sistemler açık sistemdir.

Şekil 2.9: Açık Sistem

Kapalı Sistem: Eğer sistem ile sistemin faaliyette bulunduğu çevre arasında enerji, bilgi ve materyal alışverişi yoksa kapalı sistem olarak adlandırılır. Eğer bir organizasyon incelendiğinde, sadece bu organizasyonun yapı ve fonksiyonlarından söz ediliyor ise, bu dışa kapalı bir sistem demektir. Kapalı sistemler, bünyelerinde mevcut olan entropi nedeniyle bir süre sonra faaliyetlerine son vermek zorunda kalırlar.

Girdi = Çıktı AÇIK SİSTEM

ÇEVRE

Minimum Enerji, Maksimum entropi Şekil 2.10: Kapalı Sistem

Kapalı sistemde olasılıklar arttıkça sistem giderek daha gelişigüzel, belirsiz ve düzensiz bir durum alır.

Şekil 2.11: Kapalı Sistem Bu olası hallerin düzensiz niceliğinin ölçüsüne entropi denir.

Şekil 2.12: Entropi

Sistem kuramına İKY açısından bakıldığında örgütsel etkinlik ve etkililiği geliştirebilmek için İKY çeşitli araştırma faaliyetlerinde bulunur. İKY’de yapılan araştırmalarda genel sistem kuramının gelişmesinden önce analitik yöntem uygulanmıştır. Analitik bakış açısı üç bölümlü bir süreçten oluşur. Bunlar;

Sistem

dengesi

Artış

oranı

+

a. Sistemi parçalarına ayırmak,

b. Her bir parçayı ayrı ayrı incelemek,

c. Parçaların anlaşılmasından sonra sistemin anlaşılması için bütünleştirme yapma. İKY, olayları parçalara ayırarak analiz etme ve daha sonra senteze ulaşma yerine genel sistem yaklaşımı içinde bütüncül bakış açısıyla incelemeye çalışmalıdır. Ancak, insan kaynakları açısından bakıldığında, insan kaynakları işçiler ve yöneticiler şeklinde katı sınırlarla ayrıldığında insanların bütüne, işletme sistemine katkıları da sınırlandırılmaktadır. Parçalardan (alt sistemlerden) biri üzerinde yapılacak değişiklik diğer alt sistemleri ve dolayısıyla sistemin tümünü etkileyecektir. Aynı durum, sistemin çevresiyle ilişkilerinde de söz konusudur. Çevresel değişiklik meydana geldiğinde sistem kendini yeni şartlara uydurmak zorundadır. Çevresel uyumun en önemli anahtarı da yenilik ve yaratıcılık yoluyla büyümeye yönelmedir. Bunun doğal sonucu eski denge durumunun üstünde ya da altında yeni dengelerin oluşmasıdır. Görülüyor ki, açık sistem yaklaşımı örgüt ile çevresi arasındaki ilişkilere ışık tutmaktadır. En açık ifade ile sistem, belli bir amacı gerçekleştirmek için birlikte çalışan ve birbirlerini etkileyen parçalardan oluşan bir bütündür. Bu tanıma dayalı olarak sistemin iki temel özelliğini şöyle açıklayabiliriz. 1.Bir amacı olmak: Her sistemin gerçekleştirmek istediği belli bir amacı ya da amaçları vardır. Herhangi bir amacı olmayan bütünü sistem olarak adlandırmak olası değildir. Başka bir anlatımla bir sistemin var olmasının nedeni bir amacının bulunmasıdır.

2.Birbirleriyle etkileşimde bulunan parçalardan oluşmak: Sistemi, bir bütün olarak oluşturan parçalar amacı gerçekleştirmek için birlikte çalışırlar ve çalışma sırasında birbirleriyle etkileşimde bulunurlar. Bu etkileşim, sistemin önemli bir özelliğidir ve sistemi bir ''parçalar yığını'' olmaktan kurtarır. Parçalardan birinde oluşan bir değişme sistemin işleyişini etkiler. Örnek olarak insan vücudu buna bir örnek olarak verilebilir. Vücutta meydana gelen bir hastalık tüm vücudu etkilemektedir. Bir sistemin işleyişini aşağıdaki şekilde görebiliriz.

Çevre Girdi İşleme Çıktı Çevre

Feed-Back

Hiyerarşik sistem düzeni içinde bir bütün olan her sistem kendisini çevreleyen ve işleyişini sınırlayan diğer sistemlerle yani çevresi ile ilişkide bulunmak zorundadır. Bazı sistemler ürettikleri çıktının bir kısmını kendileri için tekrar bir girdi olarak kullanırlar. Sistemler çıktılarına ilişkin olarak elde edecekleri bilgilere göre kendi işleyişlerindeki hataları düzelterek (self-correction), istikrarlı bir gelişme dengesi (homeostasis) sağlarlar ki, bu tür bilgi akımına geri besleme (feed-back) denir. Sistemler yaklaşımı vasıtasıyla insan örgütlerini anlamak için uygulanabilen üç model vardır. Bunlar; mekaniksel, organizmacı ve sosyal sistem modelleridir. Buckley (1967) sosyal sistemi, sosyolojik gelenek bağlamında tartışır ve üç modele ayırır.

a. Denge Modeli

b. Dengeleşim (Homeostatik) Model

c. Süreç veya Uyarlayıcı (Adaptive) Sistem Modeli. L’Etang ve Pieczka (2002). a. Denge Modeli

"Denge Modeli" sistemleri; denge noktasına doğru ilerlerken umumiyetle örgütü kaybeden ve daha sonra nispeten az kargaşayla söz konusu asgari düzeyi tutmayı yeğleyen sistem olarak açıklar (Buckley, 1967). Denge modelinin kökeni 17 ve 18. yüzyıllarda mekanik ve matematik sahalarında gerçekleştirilen gelişmelere dayanır. Bu çerçevede dünya, saat yönünde çalışan bir mekanizma olarak, insanoğlu ise hareketleri aynı mekaniksel ilkeye göre açıklanabilen karmaşık bir makina olarak görülmektedir. L’Etang ve Pieczka (2002).

Sosyal mekanikte toplum, öğeleri karşılıklı çekim ile birbirine bağlanan veya geri itme ile ayrılan insanlardan oluşan ''astronomik bir sistem'' olarak ve toplumlar grubu veya devletler ise dengeli muhalefet sistemleri olarak görülmektedirler. Bireyin, gruplar ile karşılıklı ilişkileri, kainatın geri kalanıyla bölünmez bir devamlılık oluşturur. L’Etang ve Pieczka (2002).

Sosyal entropi (düzensizliğin bir ölçümü), güç sahaları, sosyal denge (mükemmel dengenin ifadesi) ve sosyal koordinatlar gibi kavramlar bu model ile üretilmeye başlanmıştır. İtalyan bir ekonomist ve sosyolog olan Vilfredo Pareto, daha önce toplumun mekaniksel görünümünü; genelde dengeyi sağlamaya eğilimli, sınırı olan ve birbirlerine bağlı parçalardan oluşan bir sistem olarak açıklamıştır (Buckley, 1967). Böyle bir tanımın çıkarsaması, toplumun üzerinde işleyen güçler tarafından

belirlenmesinden kaynaklanmaktadır. Bu güçlerin dinamiği, dengenin mil noktası etrafında döner; böylelikle dengeden uzak yere eğilen güçler olduğunda, karşı tarafta yapılan değişiklerle denge yeniden kurulur. Denge kavramını, Mayo, Homans ve en çok da Parsons gibi birçok sosyal bilimcinin çalışmalarında görmek mümkündür. b. Dengeleşim (Homeostatik) Modeli

"Dengeleşim Modelleri" her ne kadar halen örgütsel seviyeleri azalmaya yönelik eğilimleri taşısa da genelde bir örgütü yüksek düzeyde muhafaza etme eğiliminde olan örgütler için kullanılır. Yaşayan bir organizma ile toplum arasında benzeşim kurma (analoji) daha eski bir geçmişe sahip olmasına rağmen 19. yüzyılın sonunda Auguste Compte'un çalışmalarında pozitivizm ile sosyolojide yeni bir buluş olarak ortaya çıktı. Daha sonra ise Herbert Spencer'in çalışmalarında ''Sosyal Darwinizm'' olarak tanımlandı. Spencer ve arkadaşları, toplumun belirli işlevlerini yerine getiren birçok parçadan oluştuğunu ve bu yolda tüm organizmanın, toplumun varlığına katkıda bulunduğuna inanmaktadırlar. Bu bakış açısı, ''bileşiği meydana getiren birlik, karşılıklı dayanışma ve ilişkilerin düzenli doğası'' temelini kabul eder. Burell ve Morgan (1979).

c. Süreç veya Uyarlayıcı (Adaptive) Sistem Modeli

Bu model, kendi örgütünü, çevredeki kargaşalar ve değişimlere bağlı olarak işletme ve geliştirme kabiliyetine sahip sistem olarak görür. Uyarlayıcı sistem modeli, geleneksel mekaniksel ve organizmacı modellerin eleştirisi olarak 1967'de Buckley tarafından önerilmiştir. Buckley yapısal açıklama sürecini (morphogenisis) açıklamaya çalışır. Bunu yaparken de geleneksel modellerin değinemediği çatışma, çarpıtma ve sosyal kontrol gibi konuları ele alır. Kuramsal olarak işlevselci paradigmanın tüm alanını sentezle birleştirmeye çalışır. Bunu yaparken de etkileşimcilikten sosyal sistemler teorisine kadar işlevselci paradigmaları ele alır ve Marx'a göndermede bulunur.

Uyarlayıcı modeli, çoğunlukla organizmacı benzeşim kurmalardan ayrı tutulamayan, amaca odaklı davranışın açıklamalarındaki ereksel/teolojik meyili önlemek için sibernetiği analojisi (benzeşim kurma yöntemi) olarak kullanır. Böylece sosyo- kültürel sistem ilgili bu model, aynı zamanda sistemin dinamiğindeki bilginin rolüne odaklanmaya yardımcı olur. Taraflar için taşıdığı anlam doğrultusunda bilginin seçici bir şekilde algılandığı ve yorumlandığı bireyler arasında, karşılıklı etkileşimden

oluşan bir şebekeden meydan gelir. Burell ve Morgan (1979). Bu modelde çatışma, kabul edilir ama toplumsal sistemin birliğini sürdürmesi asıl olandır. Bunu yapacak olanlarda yöneticilerdir. Çünkü çatışmaların sistem içerisinden çıkmasını sağlayacak olanlar yine yöneticilerdir. Bu şekilde, toplumda sosyal bir armoni sağlanabilir. Şilili iki bilim adamı olan Humberto Maturana ve Francisko Varela, örgütlerin bağlamlarıyla sürekli etkileşim içinde varlığını sürdürmek için gerekli koşulları yaratmanın bir aracı olarak girdileri çıktılara dönüştüren açık bir sistem gibi ele alınmasına karşı çıkarak, bütün canlı sistemleri sadece kendilerini başvuru kaynağı sayan, örgütsel bakımdan, kapalı ve özerk etkileşim sistemleri Otopoyiyez Kuramı olarak kabul eder.

Buckley (1867), genel sistem teorisini şu özelliklerle açıklar; a. Birçok davranış disiplinini birleştiren ortak bir sözlük, b. Büyük ve karmaşık örgütleri yönetmek için bir teknik,

c. Pratikte tanımlanabilen, objektif, amaca yönelik sistem davranışı, sembolik bilişsel süreçlerdir.

2.3.3.5 James E. Grunig ve T. Hunt’un Dört halkla ilişkiler örgüt kuramı