Belirlenen göstergelerin etkin şekilde izlenmesi amacı ile gösterge kartları ha-zırlanmalıdır. Gösterge kartlarında asgari aşağıdaki bilgiler yer almalıdır:
» Göstergenin kısa tanımı » İzlenme gerekçesi » İlişkili Olduğu Süreç
» Hesaplama Yöntemi/Formülü » Alt Gösterge
» Hedef Değer » Veri Kaynağı
» Veri Toplama Periyodu » Veri Analiz Periyodu
» Göstergeye ilişkin verilerin toplanması, izlenmesi, değerlendirilmesi ve ana-lizinden sorumlu kişiler
» Göstergeye ilişkin dikkat edilecek özel durumlar
Sonuç
Laboratuvar süreçlerinin değerlendirilmesine yönelik ölçülebilecek göstergeler için örnekler Tablo 9’de verilmiştir. Laboratuvar sorumluları bu örnekleri kul-lanabilir ya da yukarıda belirtilen hususlar çerçevesinde daha farklı göstergeler de belirleyebilirler. Örneklerde verilen alt göstergeler de laboratuvar tarafından geliştirilerek kullanılabilir. Ayrıca kullanıcıların yararlanabileceği örnek göster-ge kartları Ek-2’de verilmiştir.
Özetle performans ölçümü ve kalite iyileştirme faaliyetleri için kritik hususlar şunlardır:
» Veri kalitesi bu sistemin en önemli parametrelerinden biridir. Elde edilen veriler doğru değil ise, yapılacak olan analiz ve değerlendirmeler yanlış ka-rarların alınmasına bile yol açabilir. Laboratuvarlarda veri kalitesinin sağ-lanmasına yönelik sistem kurulmalı, yeterli ve doğru kayıt için personelin uyumu artırılmalı, bu amaçla çalışanlara mutlaka eğitimler verilmelidir.
» Ölçme ve değerlendirme sürecinde bilgi yönetim sisteminden azami dere-cede faydalanılmalıdır. Elektronik bilgi sisteminin aktif olarak kullanılması veri toplamayı kolaylaştıracak ve gerçekçi bilgiler elde etmeyi sağlayacaktır.
» Sonuçların ve tüm sürecin ilgili sağlık çalışanları ile paylaşılması gerekir.
Gerektiğinde sonuçlar çalışanlarla birlikte analiz edilerek çözüm noktaları araştırılmalı ve çalışanların sürece dâhil olması sağlanmalıdır. Bu tutum, hem hatalar ya da güvenliği tehdit eden olaylara ilişikin bildirim kültürünün oluşması hem de sorunlara yönelik uygulanabilir, akılcı çözümlerin ortaya konulabilmesi adına çok önemlidir.
» Gösterge sonuçları, laboratuvar yönetimi ve çalışanlarına bazı konularda ipucu verir, fikir verir veya kararlarını destekler. Veri kalitesi yeterli ise ger-çeğe yakın bilgi verebilir. Ancak her zaman gerçek resmi göstermeyebilece-ği, sonucun başka bilgi ve verilerle birlikte değerlendirilmesi gerektiği unu-tulmamalıdır.
» Ölçülen göstergelerin yönetilebilir sayıda olmasına dikkat edilmelidir. Esas olan göstergelerin süreçleri iyileştirme noktasında fayda sağlamasıdır.
Sağlıkta Kalite ve Akreditasyon Daire Başkanlığı
62
Klinik Mikrobiyoloji Laboratuvarları Kalite Yönetimi Rehberi
Kalite çalışmasında gelişimin sağlanması kadar gelişimin sürdürülebilir-liğinin sağlanması da önemlidir. Hedefe ulaşma noktasında yapılan çalış-malara ara vermenin o sürece yönelik çalışmaları sekteye uğratacağı unu-tulmamalıdır. Bu nedenle veri toplama, analiz ve iyileştirme çalışmalarının süreklilik arz etmesi gereklidir.
Tablo 9. Gösterge Örnekleri
Klinik Mikrobiyoloji Laboratuvarlarında Kullanılabilecek Göstergeler Klinik Laboratuvar Testlerinde Hatalı istem Oranı
• Bölüm/Servis Bazında Hatalı İstem oranı
• Doktor Bazında Hatalı istem oranı
• Test Bazında Hatalı İstem Oranı
Klinik Laboratuvar Testlerinde Reddedilen Numune Oranı
• Hatalı Etiketlenen Numune Oranı
• Hatalı Numune Kabı Kullanılma Oranı
• Yetersiz Numune Oranı
• Hemolizli Numune Oranı
• Pıhtılı Numune Oranı
• Belirlenen Maksimum Transfer Süresini Aşan Numune Oranı Klinik Laboratuvar Testlerinde Hatalı Kimliklendirilmiş Numune Oranı
• Numune Çalışmadan Önce Farkedilen Hatalı Kimliklendirilmiş Numune Oranı
• Numune Çalışıldıktan Sonra Farkedilen Hatalı Kimliklendirilmiş Numune Oranı Kaybolan Numune Oranı
Tekrar Alınan Numune Oranı
Laboratuvara Teslim Edilmeyen Numunelerin Oranı
Yatan Hastada Antibiyotik Verilmeden Önce İlk Kültür Numunesinin Alınma Oranı Kan Kültürlerinde Kontaminasyon Oranı
Kan Kültürlerinde Kabul Edilmiş Protokollere Uygun Numune Alım Oranı İdrar Kültürlerinde Kontaminasyon Oranı
Dış Kalite Kontrol Çalışmalarında Uygunsuzluk Sayısı/Oranı İç Kalite Kontrol Çalışmalarında Uygunsuzluk Oranı Kit Verimlilik Oranı
Kan Kültürlerinde Direk Gram Boyama ve Son İdentifikasyon Uyum Oranı Kan Kültürlerinde Üreme Sinyalinden Sonra 1 Saat İçerisinde Gram Boyamanın Değerlendirilip Sonucunun Bildirilmesi
Panik Değer Bildirim Oranı
Zamanında Verilmeyen Sonuç Oranı
• Toplam Test Süresi (Test Bazında Ortalama Süre Alınır)
• İstemden Raporlamaya Kadar Geçen Ortalama Süre
• Numunenin Alınmasından Raporlamaya Kadar Geçen Ortalama Süre
• Laboratuvara Kabulden Raporlamaya Kadar Geçen Ortalama Süre
• Otomasyonun Arızalı Gün Sayısı
• Cihaz Bazında Arızalı Olduğu Gün Sayısı
• Zamanında Verilmeyen Sonuçlarda Analitik Süreç ile ilgili Gecikmelerin Oranı Klinik Laboratuvar Testlerinde Hatalı Raporlama Oranı
Klinik Laboratuvar Testlerinde Sonuç Raporları ile ilgili Klinisyen Memnuniyet Oranı
Öz Değerlendirme
Klinik laboratuvarlarda gerçekleştirilen kalite çalışmalarında; mevcut durumu, elde edilen sonuçları ve gelinen düzeyi tespit etmek amacı ile yapılan öz değer-lendirme faaliyeti; laboratuvarın ve laboratuvarda gerçekleştirilen çalışmaların Sağlıkta Kalite Standartları esas alınarak kapsamlı, sistematik ve düzenli olarak gözden geçirilmesidir.
Öz Değerlendirme Süreci;
• SKS uygulama düzeylerini gösteren bir araçtır.
• Yapılan çalışmalara tutulan bir aynadır.
• Üçüncü bir gözdür.
• Personeli sürece dâhil etme yöntemidir.
Sağlıkta Kalite Standartlarında; öz değerlendirme ile ilgili düzenlemeler Kurum-sal Hizmet Yönetimi boyutunda Yönetim Hizmetleri bölümünün 4.’cü standar-dında yer almaktadır. İlgili standart gereği SKS’de yer alan tüm bölümlerde her dönem en az bir defa öz değerlendirme yapılması öngörülmektedir. Bu kap-samda; “Sağlık Hizmeti Yönetimi Boyutu Mikrobiyoloji Laboratuvar Hizmetleri Bölümü”nde de öz değerlendirme yapılması gerekmektedir. Öz değerlendirme yapılırken SKS’de yer alan “Mikrobiyoloji Laboratuvar Hizmetleri” bölümünde yer alan standartlar ile birlikte Mikrobiyoloji Laboratuvarını ilgilendiren diğer boyut/bölümlerdeki standartlarda (Tablo 11) ele alınarak yapılmalıdır.
Öz Değerlendirme Neden Yapılır?
• İyileştirmelerin planlanması
• Üst yönetim ve çalışanlarda farkındalık yaratılması
• Uygulamaları gözden geçirme fırsatı elde etmek
Sağlıkta Kalite ve Akreditasyon Daire Başkanlığı
66
Klinik Mikrobiyoloji Laboratuvarları Kalite Yönetimi Rehberi
Öz değerlendirme sıklığı, her dönem için en az bir defa olarak belirlenmiş olsa da, imkânlar dâhilinde daha sık periyotlarda yapılması tavsiye edilmektedir. Et-kin ve yeterli sayıda yapılan öz değerlendirme çalışmaları kalite çalışmalarında başarının en önemli anahtarlarındandır.