Bilgi değişik bağlamlarda değişik amaçlar için farklı biçimlerde kullanılmaktadır. Bunlardan veri (data) ve bilgi (information) kavramları sık sık karıştırılmakta ve kimi zaman bu kavramlar birbirlerinin yerine kullanılmaktadır48.
Bu iki kavrama ek olarak üçüncü bir bilgi kavramı (üst bilgi-knowledge) daha bulunmaktadır ki ilk bakışta bu kavram da diğer iki kavramın yüklendiği anlamı çağrıştırmaktadır. Ancak bu üç terim anlam bakımından birbirlerinden farklıdır. Her biri bilgi işleme sürecinin farklı aşamalarında çıktı olarak ortaya çıkmaktadır.
Literatür ayrıntılı olarak incelendiğinde, bilginin tanımında bir uzlaşma olmamasına karşın her tanımda enformasyonun öne çıkan ortak bir unsur olduğu söylenebilir.
Bu açıdan bakıldığında veri, bu sürecin temel hammaddesi olarak, ham, işlenmeye hazır gerçek ya da figürlerdir49. Bilgi ise verilerin karar alma sürecine
destek sunacak şekilde anlamlı ve kullanılır bir şekilde işlenmesi ile ulaşılan bir sonucu ifade eder50.
Veri ile bilgi arasındaki farkı anlamak iki nedenle önem taşımaktadır.
48 Pamela S.Lewis, S.Stephan, H. Goodman, Patricia M. Fqndt Challenges., Management In The 21 Century, West Publishing Company, St. Paul, 1995, s. 54.
Birincisi yöneticilerin bilgi gereksinimleri ile veri temelli gereksinimlere göre tasarımlayabilme; ikincisi ise karar verme düzeyindeki kişilere veri yerine bilgi sağlama gerekliliği olmaktadır51.
Veri gerçekleşen olaylara ilişkin temel gözlemler; enformasyon,bir amaç ve ilgiye ait verilerin bu amaç doğrultusunda düzenlenmesi ve nihayetinde bilgi insanın fikirlerini, sentezlerini, kavramları içeren ve düşüncesinden kaynaklanan bir amaç doğrultusunda işlenmiş enformasyon olarak tanımlanabilir52.
Enformasyon bilginin bütününden bir parçadır. Bir kişinin bilgisi bir başka kişinin enformasyonu olabilir. Anlaşılamayan ve uygulanmayan enformasyon yalnızca enformasyon olarak kalır. Anlaşılan ve deneyimler ışığında yorumlanan enformasyon ise yeni bir bilgiye dönüşmektedir.
Bilgi yorumlanmış veridir; enformasyon parçaları arasında kurulan yararlı ilişkidir.Deneyim ışığında, anlaşılan, değerlendirilen ve bilinen entelektüel anlayışın kapsamına alınan enformasyondur. Yeni deneyimler ve enformasyonun değerlendirilmesi ve bir araya getirilmesi için gerekli koşulları ve çerçeveyi sağlayan ; bir düzen içerisindeki deneyimlerin, değerlerin, yapısal enformasyonun, uzmanlık görüşünün ve bir temele dayalı sezgilerin esnek bir bileşimidir. En basit şekliyle, eyleme temel oluşturan enformasyon (doğru yerde, doğru zamanda, doğru şartlarda, doğru yolla edinilebilen; herkesin her an verilen kararlarını dayandırdığı ilgili enformasyondan) dur. Üst bilgi akılcı karar verme, tahmin, tasarım, planlama, tanı koyma, analiz, değerlendirme ve sezgisel yargının anahtar kaynağıdır. Bireysel ve müşterek akılda oluşturulur ve paylaşılır. Veri tabanlarında oluşmaz, zaman içerisinde deneyim, başarı, başarısızlıklar ve öğrenme ile gelişir53.
50 Pamela S. Lewıs, v.d., s. 26.
51 Larry Long, Management Information Systems, Prentice-Hall Ltd, New Jersey, 1989, p. 10. 52 G. Özer, R. Yücel, “Yeni Ekonomide Bilgi Dönüşümleri ve Bilgi Şirketlerinin Artan Önemi”, Bilgi Teknolojileri Kongresi, Toplum, Ekonomi, Sanayi, Organizasyon, Tıp ve Eğitim Uygulamaları,
Pamukkale Üniversitesi, Denizli, 6-8 Mayıs 2002.
53 Bengü Çapar, “Bilgi Yönetimi: Nasıl Bir İnsangücü?”, http://www.bilgiyonetimi.org/cm/pages/mkl_gos.php?nt=257
Geniş anlamda bilgi her türlü insan faaliyetlerinin en temel girdisini ifade etmektedir. Amerikan 1992 Katılım Sözlüğü’ne göre bilgi, deneyimlerden veya çalışanlardan ne öğrenildiğidir54.
Bilgi doğruluğu ispatlanmış inançlardır55.
Bilgi, önceden belirlenen bir dizi sistematik kural ve prosedüre uygun bir biçimde işlenmiş enformasyondur. Bilgi, sosyal varlık olan insanlar arasındaki iletişim sırasında paylaşılan, aktarılan ve yeniden şekillendirilen tecrübe ve enformasyonlardır. Bilgi, belirli bir durum, sorun, ilişki, teori veya kurala ait veri ve enformasyondan oluşan anlayışlardır. Bilgi içinde yaşadığımız dünyayı ve olayları yorumlamak ve yönetmek için uyguladığımız bir dizi anlayış, kavrayış ve genellemeler ile bize güçlü bir kavrayış ve bakış açısı kazandıran her türlü zihni faaliyettir. Bilgi, sosyal olaylarda karşımıza çıkan eylem ve olayları anlamamıza yardım eden işaret ve kodlamalardır. Bilgi, insanların ve organizasyonların etkin bir biçimde eylem gerçekleştirmeleri için sahip olmaları gereken kapasitedir56.
Bilginin tanımı ile ilgili şu genellemeler yapılabilir57: Bilginin temelini veri ve enformasyon oluşturur.
Enformasyonun rasyonel bir biçimde akıl süzgecinden geçmesi ve yorumlanması ile ortaya çıkar.
Karar verme, planlama, karşılaştırma, değerlendirme, analiz, tahmin, tanı vb. yaşamın her alanına dayanak oluşturacak eylemlerin temelini teşkil eder. Yukarıda belirtilen unsurlar kurumsal açıdan bakıldığında yönetimin ve verimliliğin de temelini oluşturmaktadır. Bilgi yönetimi ise, bilgi bir kurum, organizasyon veya
54 Famil Şamiloğlu, Entelektüel Sermaye,Gazi Kitabevi, Ankara, 2002, s. 13.
55 I. Nonaka, H. Takeuchi, The Knowledge Creating Company:How Japanese Companies Create The Dynamics of Innovation, Oxford University Press, Newyork, 1995, p. 58.
56 Coşkun Can Aktan ve İstiklal Yaşar Vural, Bilgi Çağı Bilgi Yönetimi ve Bilgi Sistemleri, Çizgi
Kitabevi, http://www.canaktan.org/yeni-trendler/bilgi-yonetimi/bilgi-nedir.htm, 2005. 57 Çapar, 250..
firma açısından verimlilik, gelişme ve yararlılık bağlamında irdelendiğinde perspektife girmektedir.
Bilginin en önemli özelliklerinden bir tanesi bilginin kaliteli olmasıdır. Bilginin kullanılabilir olması için yüksek kaliteye sahip olması gerekmektedir. Kalitenin de kendi içinde çeşitli unsurları vardır. Buna göre kaliteli bilginin doğru ve geçerli bilgi olması gerekir. Bilginin içerdiği ayrıntılar mevcut durumu doğru bir şekilde yansıtmazsa alınacak kararlar olumsuz etkilenebilecektir. Bilginin açık ve anlaşılır olması kaliteli bilginin diğer bir özelliğidir. Kullanılacak olan bilginin karar alıcı için açık ve anlamlı olması , iyi bir şekilde düzenlenmesi ve karar alıcıya yardımcı olacak nitelikleri taşıması gerekir. Ayrıca hangi bilginin karar alıcıya iletileceği bakımından bilginin sunulabilirliği de önem arz eder. Faydalı bilginin diğer bir özelliği ise zamanlılığıdır58.
Bilginin sermaye değil zenginliğin yeni temeli olduğu fikrini ortaya atan ve bilginin sadece emek, para ve toprak gibi bir üretim faktörü olmadığını, günümüzün tek anlamlı kavramı olduğunu savunan Peter Drucker ‘bilgi işçisi’ kavramını ilk kez kullanan kişidir.
Örgütlerin entelektüel sermayesinde önemli rol üstlenen bilgi işçisinin verimliliğini belirleyen altı temel faktör bulunmaktadır59.
Bilgi işçisinin verimliliği ‘görev nedir?’ sorusunun sorulmasını ister.
Bilgi işçisinin verimliliği kendi verimliliğinin sorumluluğunun kendi üzerine yüklenmesini ister.
Bilgi işçileri kendi kendilerini yönetmek, özerk bir ortamda çalışmak zorundadırlar.
Sürekli yenilik, bilgi işçisinin görevinin ve sorumluluğunun bir parçasıdır.
58 Rıfat İraz, Bilişim Teknolojisi ve Örgütsel Değişim, Yayınlanmamış Doktora Tezi, Konya, 1999,
s. 22.
59 Peter Drucker, 21. Yüzyıl İçin Yönetim Tartışmaları, Epsilon Yayıncılık, İstanbul, 1999, ss. 157-
Bilgi işi, bilgi işçisi tarafından sürekli öğrenmeyi, ama aynı derecede sürekli öğretmeyi de gerektirir.
Bilgi işçisinin verimliliği sadece çıktı miktarı ile ilgilenmez. Kalite de en az o kadar önemlidir.
Bilgi işçisinin verimliliğinin sağlanmasında bilgi işçisine ‘maliyet’ten ziyade ‘varlık’ olarak bakılması ve davranılması gerekmektedir. Böylece bilgi işçisi kurum için çalışmayı diğer fırsatlara tercih etmektedir.