Selman SOLHAN
5. EBYS’de Kullanıcı Uygulamalarından Kaynaklanan Aksaklıklar ve Çözüm Önerileri
EBYS’nin idarelerce uygulanmasında genel itibarıyla programın temin edildiği firmanın yönetiminin söz konusu olduğu ve firmalarca idarelerin fiziksel ortamdaki alışkanlıklarından doğan taleplerinin olabildiğince programlara yansıtılmaya çalışıldığı gözlemlenmektedir.
Günümüzde her ne kadar EBYS’nin kamu çalışanları ve yöneticileri tarafından özümsendiğini ifade etmiş olsak da gerçekleştirilen toplantılarda hâlâ fiziksel alışkanlıklardan kaynaklanan bazı uygulamaların devam ettiği görülmektedir. Bu uygulamalar genel olarak;
Elektronik belgenin çıktısını alarak fiziksel olarak dosyalama
KEP ile iletilen belgenin gönderici tarafından fiziksel olarak da gönderilmesi
Elektronik belgenin üstveri bilgilerinin dikkate alınmaması Gizlilik derecelerinin yanlış uygulanması
Uygun olmayan formatların belgeye ek olarak eklenmesi olarak görülmektedir.
EBYS programlarının dosya bütünlüğünü sağlayacak süreçleri desteklemesi ve kullanıcıların bilgilendirilmesi ile elektronik belgelerin çıktısını alarak dosyalamaya ihtiyaç duyulmayacağı düşünülmektedir. KEP’in yaygınlaşması ve EBYS’nin özümsenme oranının artmasıyla birlikte KEP ile iletilen belgelerin bir de fiziksel olarak gönderiminin biteceği öngörülmektedir. KEP üzerinden iletilen belgelerde belge görüntüsü üzerine yazdırılamayan sayı ve tarih bilgilerinin üstveride yer alıyor olması, belgenin sayı ve tarihe sahip olmadığı anlamına gelmemektedir. Elektronik belgelere ilişkin düzenlenecek işlemlerde, belgenin görüntüsü kadar belgeye ait üstveri bilgileri de belgeye ilişkin bilgileri barındırmaktadır. Dolayısıyla kullanıcılar belgenin görüntüsü kadar üstveri bilgilerini de değerlendirmeli, EBYS programları da üstveride yer alan bilgileri kullanıcının daha rahat erişebileceği kullanıcı dostu seçenekleri geliştirmelidir.
Gizlilik derecelerinin yanlış kullanılması belgenin hatalı işlemlere maruz kalmasına, EBYS üzerinden üretilebilecek bir belgenin fiziksel oluşturulmasına sebep olabilmektedir. İdarelerce oluşturulacak belgelerin gizlilik derecelerinin tayininde belgeyi oluşturanın tek başına karar almaması, muhakkak yöneticisinin görüşünü alması uygun olacaktır.
Elektronik belgelere eklenen eklerin formatlarının uluslararası standartlarca kabul görmüş olması, belgenin günümüzde ve gelecekte erişilebilirliği
açısından önem arz etmektedir. Elektronik belgelere eklenen formatların muhatap tarafından teslim alınamaması veya teslim alındıktan sonra açılamaması gibi unsurlar yine kullanıcıdan kaynaklanan aksamalar olarak değerlendirilmektedir.
6. Sonuç
İlk dönemlerinden günümüze kadarki süreci hakkında kısaca bilgi verdiğimiz EBYS’nin artık tanımlanması veya fiziksel ortam ile farkları gibi konulardan ziyade, EBYS’nin geliştirilmesine yönelik konuların çoğunlukla konuşulduğunu ifade etmemiz uygun olacaktır.
Kamu’da farklı birimler arasında dağılımı yapılan Tablo-4’te yer alan bilgi ve belge yönetimi iş ve işlemleri, Cumhurbaşkanlığında Bilgi ve Belge Yönetimi Daire Başkanlığınca tek çatı altında yönetilerek EBYS başta olmak üzere bilgi ve belge yönetimine ilişkin süreçlerde hızlı çözümler üretilmesi, standart uygulamaların yaygınlaşması ve cari belgelerden idarenin yararlanabileceği anlamlı veriler elde edilmesi sağlanmaktadır.
EBYS ile Bağlantılı Süreçlerin Yönetimi
Belge Yönetimi İş ve İşlemleri
(Elektronik-Fiziksel) Bilgi Yönetimi İş ve İşlemleri
KEP e-Tebligat e-İmza - Mobil İmza DETSİS Yönetimi ve Kontrolleri
Gelen-Giden Belge İşlemleri Belge Yönetimine İlişkin İş
Akışları Oluşturulması Kurumsal SDP Çalışmaları Kullanıcı Rol ve Yetki
Tanımlamaları
EBYS ve Belge Yönetimi Eğitimleri
Kurumsal Form ve Şablon Tasarımları ve Uygulamaları
EBYS Verilerinin İstatiksel Olarak Yorumlanması ve Belge Yönetim Süreçlerinde Gerekli Düzenlemelerin Yapılması
Gelen Belgelerin Analizi ve Raporlanması
Yabancı Dilde Gelen Belgelerin Tercümesi
Tablo 4: Bilgi ve Belge Yönetimi Daire Başkanlığı İş ve İşlemleri
EBYS uygulamalarında geldiğimiz noktayı belgelerde yer alan bilginin yorumlanması ile istatistiki verilerin elde edilmesi veya içerik analizlerinin gerçekleştirilmesi olarak tanımlamamız mümkündür. Günümüzde EBYS’nin işleyişinde aksaklıklar her ne kadar azalmış olsa da 1 sayılı Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi’nin 6. Maddesinde yer alan “kamu kurum ve kuruluşları arasında koordinasyonu sağlamak ve Devlet teşkilatının etkin ve düzenli işlemesini temin etmek” hükümlerine istinaden bakanlıklardan yola çıkarak Kamu’da bu alandaki sorunların tespitine ilişkin çalışmalar gerçekleştirilmiştir.
Bu çalışmamızda değindiğimiz aksaklıkların çözümüne ilişkin paydaş kurum ve kuruluşlar ile çalışmalar gerçekleştirilmiş ve birçok aksaklığın giderilmesine ilişkin somut çözümler gerçekleşmiştir.
Sonuç olarak, Bilgi ve Belge Yönetimi Daire Başkanlığınca Kamu’da bilgi ve belgenin yönetilebilmesi ve yorumlanabilmesi amacıyla çalışmaların planlanması, belge yönetimine ilişkin mevzuatın ihtiyaçlar doğrultusunda yenilenmesi ve idarelerin sorunlarının dikkate alınarak çözümlenmesi hedeflenmektedir.
Kaynakça
Elektronik İmza Kanunu. (2004). T.C. Resmi Gazete, 25355. 23 Ocak 2014.
Cumhurbaşkanlığı (2018). 1 Sayılı Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi. T.C. Resmi Gazete, 30474. 10 Temmuz 2018.
Cumhurbaşkanlığı (2019). 2019/23 Sayılı Genelge. T.C. Resmi Gazete, 30922. 18
Ekim 2019. Erişim
Adresi:https://www.mevzuat.gov.tr/MevzuatMetin/CumhurbaskanligiGenelgeler i/20191018-23.pdf
Mülga Başbakanlık. (1964) 6/3048 Sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile Yürürlüğe Konulan Gizlilik Dereceli Evrak ve Gerecin Güvenliği Hakkında Esaslar. Mülga Başbakanlık. (2005). 2005/7 Sayılı Genelge. T.C. Resmi Gazete. Erişim
Adresi: https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2005/03/20050325-10.htm Mülga Başbakanlık. (2006). 2006/13 Sayılı Genelge. T.C. Resmi Gazete. Erişim
Adresi: https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2006/04/20060419-5.htm Mülga Başbakanlık. (2015). Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar
Hakkında Yönetmelik. T.C. Resmi Gazete, 29255. 02 Şubat 2015.
Mülga Başbakanlık. (2017). 2017/21 Sayılı Genelge. T.C. Resmi Gazete. Erişim Adresi: https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2017/10/20171014-11.pdf