EBYS’de Bağlantılı Sistemlerden Kaynaklanan Aksaklıklar ve Çözüm Önerileri

5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ile birlikte hayatımıza giren ve hukuki olarak elle atılan ıslak imza ile aynı sonucu doğuran güvenli elektronik imzanın idarelerce kullanımı yaygınlaşmış olmakla birlikte günümüzde elektronik imza oluşturma araçlarının çeşitlendirilmesi ve ofis ortamları dışında da belgelerin imzalanmasına ilişkin mobil imza gibi uygulamaların yaygınlaştırılması önem arz etmektedir. 2015 yılında yayımlanan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’te ve 2017/21 sayılı Mülga Başbakanlık Genelgesi’nde değinilen elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda şifreleme sertifikalarının kullanımı ile idarelerce kullanılacak elektronik mühre ilişkin uygulamalar yine elektronik imza kavramı ile ilişkili çalışmalar arasında yer almaktadır.

Elektronik ortamda üretilen belgelerin yine elektronik ortamda muhataplarına iletilmesine ilişkin bir uygulama olan Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), geçmiş dönemlerde idarelerce fazla kullanılmadığı için gelişime yönelik talepler yoğun olarak yer almazken günümüzde elektronik belgelerin elektronik olarak aktarılması sürecinin özümsenmesi ile birlikte hem KEP kullanım oranı artmış hem de KEP’e yönelik bazı iyileştirmelere ihtiyaç duyulmaya başlanmıştır. Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS), Mülga Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığınca uygulamaya alınan ve günümüzde her idare ile bu idarelere ait birimleri tanımlamak amacıyla kod verilen bir yapıdır. EBYS uygulamaları başta olmak üzere birçok uygulama için Devlet Teşkilatına ait bilgilerin yer aldığı DETSİS’in idarelerin görüşleri ile geliştirilmesi, yazışmaların hızlı bir şekilde doğru muhataplara iletim açısından önem arz etmektedir.

4.1. Güvenli Elektronik İmzanın Kullanımı ve Mobil İmzanın Geliştirilmesi Bakanlıklarla gerçekleştirilen toplantıda güvenli elektronik imza oluşturmak için idarelerin genellikle imza oluşturma araçlarından token cihazını tercih ettikleri anlaşılmıştır. Söz konusu cihazların kullanımında anlık teknik aksaklıklar haricinde herhangi bir aksamayla karşılaşılmadığı belirtilmiştir. Bir diğer imza oluşturma aracı olan T.C. Kimlik Kartları ve bunların okuyucuları da Cumhurbaşkanlığında yöneticilerimiz tarafından kullanılmakta ve diğer idarelere de yaygınlaştırılması planlanmaktadır.

Güvenli elektronik imza ile belgenin imzalanmasından ziyade imzalandıktan sonraki süreçte belgelerin delil niteliğini kuvvetlendirmek ve hukuki olarak sağlamlaştırmak adına EBYS programlarının uzun süreli doğrulamayı sağlayan “Arşiv İmzası” gereksinimlerini sağlaması gerekmektedir. EBYS’lerin “Arşiv İmzası” gereksinimlerini taşıyıp taşımadığına dair incelenmesi işlemi, 2006/13 sayılı Mülga Başbakanlık Genelgesi ile kamu kurum ve kuruluşlarının güvenli elektronik imza temininde tek elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı olan TÜBİTAK Kamu SM tarafından yıllık düzeyde gerçekleştirilebilmektedir.

EBYS’lerin idarelere sağlamış olduğu en önemli kazanımlardan birisi de mobil uygulamalar ile birlikte ofise bağımlı olmadan çalışabilmektir. Bu süreçte kurum yöneticileri için en önemli husus mobil EBYS uygulamalarında paraf veya imza işlemlerini mobil iletişim araçları aracılığıyla gerçekleştirebilmeleridir. Mevcut yapı incelendiğinde, mobil imza oluşturmak için 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ile bu Kanun’un uygulanmasını ilişkin usul ve esasların belirtildiği yönetmelik dışında ayrıca bir düzenleme yapılmadığı, aslında bu alanda hukuki bir düzenlemeye de ihtiyaç olmadığı anlaşılmıştır.

Mobil imza süreçlerinin uygulanmasına ilişkin uluslararası standartların takip edildiği ve bu standartlara göre işlem yapıldığı ilgili kurum ve kuruluşlarca belirtilmekle birlikte idarelerin mobil imza oluşturmak için uzun süre harcamalarının gerekçesi olarak doğrulama amaçlı uygulamalar ile bazı EBYS’lerin elektronik belgenin fiziksel ortamda olduğu gibi iki nüsha olarak üretilmesi gösterilmektedir. Yeni teknolojiye uyarlanacak süreçler ile mobil imza oluşturma süresinin kısaltılması ve birden fazla elektronik belge için aynı anda mobil imza oluşturulabilmesi için ilgili kurum, kuruluş ve GSM operatörleri ile gerekli çalışmalar başlatılmıştır.

4.2. Kayıtlı Elektronik Postanın Kullanımı ve Geliştirilmesi

2017/21 sayılı Mülga Başbakanlık Genelgesi’nin yayımlanması, idarelerin EBYS programlarını kullanımlarını artırmış ve bu artış ile birlikte KEP kullanımı da önceki yıllara göre devasa denilebilecek boyutlarda artış göstermeye başlamıştır. KEP kullanımında yaşanan artış, idarelerin KEP gönderim süreçlerinde bazı aksaklıklarla karşılaşmalarını ve KEP’e yönelik olarak birçok geliştirmeye ihtiyaç olduğunu ortaya çıkarmaktadır.

İdareler ile gerçekleştirilen toplantılarda, idarelerin KEP süreçlerinde yaşamış oldukları ve aksaklık olduğunu düşündükleri birçok sürecin KEP iş ve işlemlerini düzenleyen mevzuatta yer aldığı ve aksama denilemeyecek süreçler olduğu anlaşılmıştır. KEP kullanımında idarelerin talep etmiş oldukları geliştirmelere bakıldığında;

 KEP Hizmet Sağlayıcılarının (KEPHS) Web Servislerinin Standart Olması

 KEP Rehberinin Oluşturulması

 KEP İletilerine Ait Detay İçeriklerinin Anlamlı ve Anlaşılır Olması  KEP İletilerinde e-İmza yerine Kurumsal Mührün Kullanılması

gibi genellikle kullanımın yoğunlaşmasıyla birlikte ortaya çıkan istekler olduğu görülmektedir. KEP kullanımının iyileştirilmesine yönelik ön plana çıkan bu talepler, EBYS ile bağlantılı sistemlerin de günümüzde geliştirme evresinde olduğunu yansıtmaktadır. Yukarıda bir kısmını bahsettiğimiz KEP’e ilişkin talepler üzerine mevzuatın yetkili kıldığı kurum ile Kamu’nun yaygın olarak tercih ettiği KEPHS ile görüşmeler yapılmış ve KEP iş ve işlemlerinde standardın sağlanmasına ve idarelerin taleplerini karşılayacak düzenlemelere yönelik çalışmalar gerçekleştirilmeye başlanmıştır.

4.3. Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sisteminin Kullanımı ve Geliştirilmesi Elektronik kamu bilgi yönetim sisteminin alt kolu olan DETSİS, idarelerin ihtiyaç duyduğu ve EBYS programları başta olmak üzere birçok sistemde kullanılan bir uygulamadır. DETSİS hem KEP işlemlerinde muhatabın elektronik adresinin erişildiği bir adres defteri hem de idarelerin yazışma süreçlerinde yazışma yapılacak idare bilgisinin standart olarak alınabileceği bir yapıdır.

Bürokrasi içerisinde mevzuat ve teamüller ile çeşitlilik kazanan Devlet Teşkilatı ile idarelerin iç teşkilatlanması, resmi yazışmaların yürütülmesinde standardın sağlanması noktasında bazı aksamaları beraberinde getirmiştir. Örneğin, aynı mülki idare içerisinde bulunan ve mülki amire bağlı (a) il müdürlüğünün (b) il müdürlüğü ile EBYS üzerinden yaptığı yazışmada belge, (a)’nın bağlı olduğu bakanlıktan İçişleri Bakanlığına yazılmış gibi işlem görmektedir. Oysaki söz konusu (a) il müdürlüğünün yazısını bağlı olduğu valilik üzerinden veya direk ilgili (b) il müdürlüğüne göndermesi gerekmektedir. DETSİS yapısının Devlet Teşkilatı’nı bir bütün olarak alması ve yapının yazışmaya yönelik olmaması, söz konusu işlem fazlalıklarını artırmaktadır. Söz konusu örnekteki gibi bazı aksaklıklar yaşansa da DETSİS’in yazışmalarda muhatap idare seçiminde doğru olana yönlendirme çalışmaları bulunmakta fakat idarelerce uygulama noktasında yanlış işlem yapılabilmektedir.

İdarelerin ve birimlerinin kapatılması ve yeni idare veya birimlerin açılması noktasında DETSİS üzerinde anlık güncellemeler yapılmış olsa dahi bu bilgilerin verisinin idarelerce çekilemediği görülmüştür. EBYS’nin 2017 sonrası yoğun kullanımıyla birlikte DETSİS’te yer alan verilerin idarelerce EBYS’ye dâhil edilmesinde aksamalar olduğu anlaşılmıştır. Bu kapsamda hem DETSİS verisinin günlük idarelerle paylaşılabilmesi hem de DETSİS yapısının resmi yazışma yapısına uygun olacak şekilde Devlet Teşkilatı yapısı oluşturmasına ilişkin çalışmalara başlanmıştır.

DETSİS kaynaklı olarak yaşandığı düşünülen birçok aksaklığın idarelerce kullanılan EBYS programlarındaki verilerin güncel olmaması veya programların yapısından kaynaklandığı anlaşılmıştır.

5. EBYS’de Kullanıcı Uygulamalarından Kaynaklanan Aksaklıklar ve