E-Dönüşümün Muhasebe Etkisi

Örgüt içinde ve örgütler arasında gerçekleşen işlemlerde bilgi ve iletişim teknolojilerinin kullanım alanının her geçen gün artması sonucunda, dijital muhasebe terimi muhasebenin güncel konularından biri haline gelmiştir.

Muhasebecilerin rolü de bilgi teknolojisindeki gelişmeler sonucunda değişmiştir. Muhasebeciler bugün muhasebe kayıtlarının kaynaklarıyla yani muhasebe kayıtlarının dayandığı işlemlerle (muhasebe rakamlarının bir işletmenin finansal durumu, performansı ve nakit akışı üzerindeki etkileri, makul karşılaştırmalar yapmak için yerel

21

ve uluslararası veri tabanı kaynaklarına erişim vb.) daha fazla ilgilenmeye başlamıştır. Yatırımcı ve kreditör gibi karar vericiler de bilinçli yatırım ve borç verme kararları verebilmek için anlık ve güncel muhasebe bilgilerine ulaşmak isterler. Bütün bu gelişmeler, güvenilir ve hızlı bilgi işlemeyi gerektirmektedir.

Elektronik muhasebe sistemi, muhasebe operasyonları için yararlı bilgi işlem yetenekleri sağlayan önemli teknolojilerden biridir. Elektronik muhasebenin en önemli avantajları arasında hız ve güvenilirlik seviyesinin yüksek olması yer alır. Hesapların yapılması, verilerin saklanması, gerekli raporların hazırlanması ve denetlenmesini hızlandırma yeteneği sayesinde, elektronik muhasebe sistemleri dünya çapında birçok kuruluş tarafından (devlet veya özel olarak) benimsenmiştir.

Bilgi teknolojilerindeki gelişmeler, iş operasyonlarına yeni yaklaşımlar getirmiş, bu gelişmeler kurumların muhasebe uygulamalarını da etkilemiştir.

Elektronik Muhasebe terimi, bilgisayardaki geleneksel muhasebe görevlerini internet üzerinden veya dijital araçlarla bir uygulama aracılığıyla gerçekleştirmeyi ifade eder. Elektronik muhasebede bilgisayar tarafından kayıt, postalama, mizan ve manuel olarak hazırlanan finansal tablolar gibi tüm faaliyetler mekanik olarak gerçekleştirilir. Elektronik muhasebede geleneksel kağıt bazlı defterleri tutmaya gerek yoktur, çünkü geleneksel kağıt bazlı tutulan muhasebe işlemleri artık elektronik olarak tutulur.

1.7.1. Elektronik Muhasebenin Avantajları

1. Muhasebe verilerinin işlenme, kaydedilme ve gönderilme hızı: Bilgisayarlar veriyi çok hızlı bir şekilde işleyerek saniyede bir milyonun üzerinde matematiksel veya mantıksal işlem gerçekleştirebilirler.

2. Doğruluk: Bilgisayarların herhangi bir stres olmadan veri işlemede uzun süre sürekli çalışabileceği, bilgisayarlara girilen talimatların ve verilerin doğru ve uygun olması kaydıyla, herhangi bir sayıda hata veya değişiklik olmadan işlemi tekrarlayabileceği bilinmektedir. Başka bir deyişle, bilgisayar doğru şekilde programlanmışsa, verileri hatasız bir şekilde işleyecektir.

3. Bütçe tahminlerinin hazırlanmasının daha hızlı yapılabilirliği: Bilgisayar, yıllık bütçeyi daha hızlı hazırlamaya yardımcı olur. Bütçeyi hazırlamak için

22

gerekli olan tüm raporları ve muhasebe verilerini temin eder (Alhubaity ve Alsaqah, 2003: 47).

4. Kayıtlardaki değişikliği kolaylaştırması: Bir hata veya verilerde ani bir değişiklik olması durumunda olayları kolayca fark etmeyi ve kontrol etmeyi sağlar.

5. Mevcut bilançoyu hızlı bir şekilde belirleme: Elektronik muhasebe, bağlı hesapların bakiyeleri dahil olmak üzere tüm hesap bakiyelerini hızlı bir şekilde almanıza yardımcı olur. Bir muhasebeci veya yönetici; bir kuruluşun varlıkları, yükümlülükleri, gelirleri, giderleri ve maliyetleri hakkında her an bilgi edinebilir.

6. Rapor hazırlama sürecini hızlandırması: Bilgi işlem kapasitesi ile elektronik muhasebe sisteminden mali tablolar da dahil olmak üzere her türlü muhasebe raporunu almak çok kolaydır. Bu kapasite, yönetim kararlarını daha hızlı ve daha doğru hale getirmektedir.

1.7.2. Elektronik Muhasebenin Dezavantajları

1. Sistemin hedeflerine ulaşılmasını sağlamak ve olası bir asgari maliyetle güvenilir bilgi işlem kapasitesini güvence altına almak için elektronik sistemin oluşturulması durumunda donanım, yazılım ve diğer alt sistemlerin optimal kombinasyona sahip olmak gerekmektedir. Bu alt yapıyı temin etmek her zaman kolay olmamakta ve maliyetli olabilmektedir.

2. Elektronik muhasebe; yazılım kullanımını, diğer bir deyişle muhasebe programlarının kullanımını gerektirir. Çok basit hesapların yanı sıra çok karmaşık muhasebe yazılımları vardır. İşletme faaliyetleri çerçevesinde en uygun yazılımı seçmek çok önemlidir. Muhasebe yazılımı seçiminde en önemli kriter örgütsel yapıya ve faaliyet alanına uygunluk durumudur. Yanlış bir yazılım seçmek daha yüksek maliyetlere veya yetersiz kapasiteye yol açabilir.

3. Bilgisayar sisteminde birden fazla yazılım kullanılması durumunda birden fazla derleyiciye ihtiyaç duyulacaktır bu da muhasebe sistemini daha karmaşık hale getirecektir.

23

4. Kurumlar ve tesisler için uygun bir bilgisayar enerji sistemi seçiminde yaşanan zorluklar.

5. Yerel elektronik muhasebe sistemleri ve programcıları üzerinde çalışan bireyler arasındaki uyum sağlamanın zorluğu, sistem tasarımının ve işleyişinin tüm aşamalarına yansıtılır.

6. Kontrol sorunları, denetim mesleğine gerçek bir meydan okuma olan elektronik muhasebe sisteminde; bilgisayar dillerinin ve programlarının dış gözlemcilerin bilgi eksikliği olarak özetlenebilir.

7. Bilgisayarların varlığının ana gerekçesi, karar verme sürecinin idari performansını iyileştirmektir. Ancak en önemli sorun, elektronik muhasebe sisteminin tasarımında ve işlevlerinde yöneticilerin bilgi eksikliğidir. Bazen yöneticiler, elektronik muhasebe sistemlerinin bilgi işlemeye katkısını anlayamaz ve takdir edemez. Yöneticiler gerekli bilgiye sahip değilse, manuel sistemden elektronik sisteme geçişe direnirler.

8. Bilgisayarlar; yangın, doğal afet, hırsızlık veya bilgi kaybı, düşük veya değişken voltaj gibi güç sorunları, fiziksel hasar gibi birçok riske maruz kalabilmektedir.

9. Bilgisayar virüsü, bir bilgisayarla sınırlı değildir, sorun tüm bilgisayarlara bulaşabilir ve bu da elektronik muhasebe sisteminin çalışmasını engeller (Alhubaity ve Alsaqah, 2003: 61).

Dijitalleşme ve yeni nesil teknolojilerle muhasebe mesleği kayıt tutma fonksiyonunu; raporlama, denetim ve danışmanlık fonksiyonlarına doğru ilerlemektedir. Bu doğrultuda muhasebecilerden beklenenlerde değişmektedir. Muhasebeciler günümüz konjonktüründe piyasalardaki karmaşık verileri finansal tablo okuyucularına etkili ve hızlı bir şekilde sunabilmelidir (Balsarı vd., 2018: 118).

Muhasebe mesleği yaşanan değişim ve teknolojik gelişmeler içinde yeni meslek alanları ile karşılaşmaktadır. Dijitalleşme ile muhasebe literatüründeki bu yeni mesleklerden biri olan veri yönetimi kavramı; finansal verilerin, yazılımlar aracılığıyla saklanması, işlenmesi, finansal raporlarda kullanılması süreci ve yönetimidir. Dijitalleşme ve e-dönüşüm çağında yetişen muhasebeciler teorik altyapı kadar finansal veri yönetimi

24

alanında da yetkin olması işletmeler tarafından beklenmektedir. Bu sebeple finansal veri yönetimi, çağdaş muhasebecide bulunması gereken bilgi, beceri ve yetkinliklerin varlığını gerekmektedir (Balsarı vd., 2018: 118).