Bulut Bilişim Ve Muhasebe

Bulut teknolojisinin muhasebe faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi için kullanılmasıyla bulut muhasebesi kavramı ortaya çıkmıştır. Bulut muhasebesinin literatürde tam olarak bir açıklaması olmamakla birlikte, konu daha çok işletmelere ve muhasebe mensuplarına sağladığı avantajlar doğrultusunda ele alınmaktadır. Bulut muhasebesi

140

aracılığıyla işletmelerin muhasebe departmanlarında gün geçtikçe karmaşıklaşan ve sayısı artan işlemler için ihtiyaç duyulan personel sayısı azalmaktadır (Dimitriu ve Matei, 2014: 842).

Şekil 33: Bulut Muhasebesinde İletişim

Kaynak: Phillips B.A, “How cloud computing will change accounting forever”,

http://accountantsone.com/jobseekers/CloudComputing.pdf, 5-6

Pyke (2009: 47), bulut bilişimini internete bağlanabilen bir cihaz aracılığıyla her yerden ve her zaman erişim imkanı olan soyut hizmetler bütünü olarak tanımlamıştır. İşletmelerin faaliyetlerine daha iyi odaklanmalarına ve işletmelerin performanslarını arttırmalarına yardımcı olan bulut bilişim teknolojileri genellikle dış kaynaklar aracılığıyla kullanılması tercih edilmektedir.

Bulut bilişim teknolojisinin dış kaynak alımı yoluyla kullanmak, maliyetleri azaltmaktadır. Bu sebeple işletmeler bulut teknolojisine geçerek ağ yönetimi, donanım ve yazılım kaynaklarından kaynaklanan maliyetleri düşürmektedir. Muhasebe faaliyetlerinin de bulut bilişim teknolojisine geçmeleri maliyet tasarrufu sağlamaktadır (Christauskas ve Miseviciene, 2012: 16).

Geleneksel muhasebe yazılımları ile bulut muhasebesinin karşılaştırılması Tablo 13’te özet olarak gösterilmiştir.

141

Tablo 13

Geleneksel Muhasebe ile Bulut Tabanlı Muhasebe Karşılaştırması

Geleneksel Muhasebe Yazılımlar Bulut Tabanlı Muhasebe Sistemleri

Yazılımın sahibi şirketin kendisidir Şirket yazılımın kiracısıdır Sistemin bulunacağı yere şirket karar

verir

Sistem bulut içindedir

Donanım ve yazılımları şirket karşılar Donanım ve yazılımlar bulut sistemi içerisindedir

Bakım maliyetleri şirket tarafından karşılanır

Bakım maliyeti bulut hizmeti sağlayıcıları tarafından karşılanır

Kullanıcı sayısı lisansla kısıtlıdır Kullanıcı sayısı sınırsızdır Veriler el ile girilir Veriler otomatik girilir

Sisteme uzaktan erişim imkanı yoktur Sisteme uzaktan erişim imkanı vardır Kurulum ve güncelleme el ile gerçekleşir Kurulum ve güncelleme uzaktan erişim ile

gerçekleşir

İş yeri dışında bağımsız olarak çalışılmaz İş yeri dışında bağımsız olarak çalışılabilir Yedekleme yerel terminalde gerçekleşir Yedekleme bulut bilişim sisteminde ve

yerel terminalde gerçekleşir Mevzuat değişiklikleri bireysel olarak

takip edilir

Mevzuat değişiklikleri bulut bilişim sisteminden takip edilir

Beyannameler elle doldurulur ve gönderilir

Beyannameler otomatik olarak doldurulur ve gönderilir

İşlemlerde zaman kayıpları yaşanır İşlemlerde zaman tasarrufu sağlar Faturaların ve diğer resmi belgeler elle

doldurulur ve gönderilir

Faturalar ve diğer resmi belgeler otomatik ve web tabanlı olarak doldurulur ve gönderilir

İşletme yöneticilerinin finansal verilere istedikleri an uzaktan erişimi mümkün değildir

İşletme yöneticilerinin finansal verilere istedikleri an uzaktan erişimi mümkündür Mali müşavirlerde müşteri işletmeler ile

sürekli bir iletişim yoktur

Mali müşavirlerde müşteri işletmeler ile sürekli web tabanlı iletişim vardır

Kaynak: Elitaş, C. ve Özdemir, S. (2014), “Bulut Bilişim ve Muhasebede Kullanımı”,

Muhasebe Bilim Dünyası Dergisi (MÖDAV), Cilt: 16, Sayı: 2, ss. 100.

Muhasebenin bulut teknolojisine doğru ilerlemesinin durdurulamayacağı kabul edilirken, muhasebecilerin yeni teknolojiye geçmekte zorluk yaşadığı ve yavaş olduğu belirtilmektedir. Her yeni teknolojide olduğu gibi, insanları yeni trendlere yatırım yapmaktan kaçınmalarına neden olan pek çok endişe vardır. Muhasebe meslek mensuplarının bulut bilişim hakkındaki görüşlerini araştırmak için Wolters Kluwer firması, 1.018 küçük işletme sahibi ve 212 muhasebeciyle bulut muhasebesi üzerine bir anket gerçekleştirdi.

142

Tablo 14’te, anket sonuçları doğrultusunda muhasebecilerin bulut bilişimini neden benimsemedikleri konusundaki en önemli endişeleri ortaya koymaktadır (Flaherty, 2018: 8).

Tablo 14

Muhasebecilerin Bulut Bilişimi Benimsememe Nedenleri

Çalışan bir sisteme sahip olmak % 37

Güvenlik endişesi % 31

İncelemek için yeterli vakte sahip olmamak % 29

Mevcut olana aşina olmamak % 25

Fikir sahibi olmamak % 16

Müşterilerinin bulut bilişim hakkındaki endişesi % 12 Katlanılan maliyete değmeyeceği düşüncesi % 12

Fayda görmemek % 6

Diğerleri % 5

Kaynak: Cloud Computing: A Matter of Survival for the Accounting Industry. (2013,

April). Retrieved October 23, 2017, from https://www.cch.com.au/DocLibrary/CCH-Research-2013-Cloud-computing-a-matter-of-survival-for-the-accounting-industry.pdf

3.5.1. Bulut Tabanlı Muhasebe Yazılımlarının Avantajları

Bulut tabanlı muhasebe yazılımlarının avantajlarını şu şekilde sıralanabilir (Ionescu vd., 2013: 427):

1. Güvenlik: Bulut bilişim teknolojisi aracılığıyla güvenlik seviyesi bulut sistemi

sağlayıcısının verdiği teminatla daha da artacaktır. Servis sağlayıcısı aracılığıyla temin edilen güvenlik, işletmeler için muhasebe uygulamalarının güvenliği amacıyla harcanan zaman ve maliyetleri azaltmaktadır. Bulut bilişim teknolojisi kullanılarak verilerin başka bir alt yapıda yedeklenmesi, işletmenin karşılaşacağı doğal afet gibi olumsuz olaylar karşısında verilerin kaybolmasının önüne geçilmektedir.

2. Adaptasyon: Bulut bilişlim teknolojisinde güncelleme işlemleri işletmeler için

basit ve sık sık olmaktadır. Bu sayede işletmelerin gelişmelere olan adaptasyonunu kolaylaştırmaktadır. Muhasebe ve iç kontrol standartlarına uyumu kolaylaştırmaktadır.

3. Yönetim Kolaylığı: Muhasebe faaliyetlerinin gerçekleştirildiği işletim sistemi

ve yazılımlarının bulut sistemine entegre edilmesi faaliyetlerin yönetilmesini kolaylaştırmakta ve hızlandırmaktadır.

143

4. Erişim Kolaylığı: Muhasebe uygulamalarının bulut bilişim aracılığıyla

gerçekleştirilmesi muhasebe bilgilerine herhangi bir yerden ve herhangi bir zamanda müdahale edilmesini ve ulaşılmasını sağlamaktadır.

5. Deneme Süresi: Bulut bilişim teknolojisinin muhasebe uygulamalarına

sağladığı deneme fırsatı ile işletmeler uygulamayı test edebilmekte ve kendi işletmeleri için uygunluğunu kontrol edebilmektedirler.

6. Kişiselleştirme: Bulut bilişim sisteminde gerçekleştirilen işlemler için

uygulama işletmelerin ihtiyaçları doğrultusunda değiştirilebilmektedir.

7. Paylaşım ve İşbirliği: Bulut bilişim, işletmeler arasındaki işbirliğini ve bilgi

paylaşım seviyesini arttırmaktadır.

8. Düşük Maliyet: Bulut bilişimin muhasebe uygulamalarında kullanılması

işletme maliyetlerini düşürmektedir.

9. Esneklik ve Verimlilik: Bulut bilişim sistemi kullanıcıların talepleri

doğrultusunda kapasite değişikliği yapılmasına imkan vermektedir ve verimlilik artışı sağlamaktadır.

10. Sabit Yatırım Maliyetinin Olmaması: Bulut bilişim sistemi kullanımı kadar

ödeme imkanı ve ne kadar ödeneceğinin belli olmasıyla sabit yatırım maliyetlerini azaltır, bu sayede küçük işletmelerin rekabet avantajı elde etmelerini sağlar.

11. Raporlama: Finansal raporlama standartlarına uyumlu alt yapı sunması

sayesinde kolayca raporlama yapılmasını sağlamaktadır. Bulut muhasebesi gerçek zamanlı bilgi üretimi ve paylaşımı yönüyle anlık raporlamaya imkan vermektedir.

3.5.2. Bulut Tabanlı Muhasebe Yazılımlarının Dezavantajları

Bulut tabanlı muhasebe yazılımlarının riskleri şu şekilde sıralanabilir (Ionescu vd., 2013: 76):

• Bulut bilişim teknolojisinde verilerin güvenliği ve gizliliği konusunda sorunlar ortaya çıkabilmektedir.

• Bulut bilişim sistemine erişebilmek için internet bağlantısı gerekmektedir. Bu durum muhasebe işlemlerinin gerçekleştirilmesi, yönetilmesi ve yedeklenebilmesi için internete olan bağımlılığı arttırmaktadır.

144

• Bulut bilişim hizmet sağlayıcılarının veri merkezlerinin farklı ülkelerde olması hizmet sunarken farklı yasal düzenlemelere uyum sağlamalarını gerektirdiğinden ve bu konuda bir standart olmadığından dolayı sorunlara neden olmaktadır.

• Sistemin maruz kalacağı siber saldırıların sonucu verilere erişememe veya verileri kaybetme gibi riskler barındırmaktadır.

• Bulut bilişim kullanıcısı ile servis sunucusu arasında imzalanan sözleşmeden doğan sorumlulukların servis sunucusu tarafından yerine getirilmemesi durumunda ne yapılacağı konusunda yasal boşluklar bulunmaktadır.