İhale dokümanları olarak da adlandırılan belgeler arasındaki öncelik sıralaması aşağıdaki gibidir:
1- Yapım işleri genel şartnamesi 2- İdari şartname
3- Sözleşme tasarısı
4- Birim fiyat tarifleri ve cetveli 5- Mahal listesi
6- Özel teknik şartname 7- Genel teknik şartname 8- Ön / kesin projeler 9- Açıklamalar (varsa) 10- Diğer ekler.
82 Sözleşme ve ekli belgeler, inşaat projesinin gelişiminde ve karar süreçlerinde önemli rol oynar. Bu belgeler, yüklenicinin işin hangi koşullar altında yerine getireceği, müşterinin bu iş karşılığında hangi koşullarda ödeme yapacağı, dolayısıyla inşaat işletmesinin kazanacağı paranın ne kadar olacağını belirler. Sözleşmeler, inşaat maliyet planlamasında en önemli bilgi ve yönetim alanlarından biridir (Hao, Shen, Neelamkavil ve Thomas, 2008). Sözleşme, ihale dokümanı ve ekindeki diğer belgelerle bir bütündür, idareyi ve yükleniciyi bağlar. İşverenin yapılmasını tasarladığı yapının kavramsal görüntüsü ile gerçekleşen yapı arasında bir köprü oluşturur (Uğur, 2014, s. 375). Ayrıca sözleşmenin nasıl fiyatlandırıldığı, risk bölüşümünü ve projenin organizasyon yapısını belirleyerek, her iki taraf açısından maliyet, süre ve kalite beklentilerini etkiler (Özçekiç, 2007, s. 24).
3.4.3.1 İnşaat taahhüt sözleşmesi
“İnşaat sözleşmesi, bir varlığın veya birbiriyle ilişkili bir grup varlığın inşası için özel olarak müzakere edilen bir sözleşmedir.” (IAS, 1995, par. 3). Yapılacak inşaat işini tanımlayan ve bu işin yapılması sırasında yüklenici ile müşteri arasındaki ilişkileri ve iki tarafın sorumluluk ve yükümlülüklerini düzenleyen, tarafların çekincesiz kabul ettiği, yürürlükteki yasalara uygun olan ve iki tarafı belirli kurallar içinde bağlayan anlaşma metnidir (Galipoğulları, 2016, s. 167). İş sahibinin ödemeyi borçlandığı bir bedel karşılığında müteahhidin bir yapı eseri meydana getirip, bunu teslim etmeyi borçlandığı sözleşmedir (Köksal, 2009, s.62).
İnşaat sözleşmesi, Türk Borçlar Kanunu 355. Maddesinde düzenlenen istisna (eser) sözleşmesinin en çok uygulanan biçimi olarak gösterilir (Eren, 2001, s. 50) ve sözleşmenin kurulabilmesi için işveren, müteahhit ve edim olmak üzere üç unsura sahip olması gerekir (Köksal, 2009, s. 61). İşveren işi yapan kişi açısından müşteri iken, işi ifa etmekle yükümlü kişi müteahhit olarak tanımlanır (TKİK, 2002, s. 4). İnşaat sözleşmesinin en tipik unsuru, bir inşa eseri meydana getirme unsurudur. İnşaat sözleşmesinin konusunu oluşturan inşa eseri, genellikle taşınmaz eser niteliğindedir (Eren, 2001, s. 53).
83 3.4.3.2 Yapım teknik şartnamesi
Bir inşaat sözleşmesinin kapsamında projenin genelini ilgilendiren genel şartlar ve projenin özgünlüğüne uymak için gerekli olan özel şartlar yer alır. Teknik şartname projenin tekniğine uygun olarak uygulanabilmesi için gerekli tüm sistematik ve bilimsel verileri içermektedir. Yapılan tanımlamalar ve belirlenen teknik ölçütler, verimliliği ve fonksiyonelliği, ulusal ve/veya uluslararası teknik standartlara uygunluğu ve bütün istekliler için fırsat eşitliğini sağlamaya yönelik olarak hazırlanır (TKİK, 2002, s. 12). İmalat ve uygulamaya yönelik olan, çizili belgelerde bulunmayan bilgilerin tümü şartnamelerde yer almaktadır. Kısaca, teknik şartnameler, projelerde tasarlanan tüm imalat ve malzemelerin üretim şekli, özellikleri, imalata sokuluş koşulları, imalatlarında ve montajlarında dikkat edilmesi gereken hususları, işçiliklerin tarifi, ölçüm ve deney şekli, söz konusu imalatın diğer imalatlarla birleşme- ayrılma biçimleri, taşıma, yükleme, tasnif, istifleme gibi koşulları belirleyen yazılı belgelerdir.
3.4.3.3 Birim fiyat tarifleri ve birim fiyat cetveli
Birim fiyat tarifleri ve birim fiyat cetveli, tüm imalatlara ait metrajların, uygulama projesinden hareketle belirlenerek poz tariflerinde belirtilen ölçü esas alınarak oluşturulmuş listelerdir (Bayraktar ve Bayraktar, 2016).
Yapım maliyetini olabildiğince gerçeğe yakın olarak tahmin edilebilmek amacıyla genellikle kamu kurumlarına ait veri tabanlarında yer alan birim fiyatlar kullanılır. Bu veri tabanları özellikle şu konularda eleştirilmektedir (Bayram, Öcal, Oral ve Atı̇ş, 2016, s. 176):
Teknolojik yeniliklere açık olmaması,
Birim fiyatların imalatın yapılacağı yer vb. faktörler gözetilmeden hazırlanmış olması,
Bazı yapım işlerinin poz numarasının ilgili veri tabanı kapsamında yer almaması,
84 Bu eksiklikler, başta maliyet ve süre aşımı olmak üzere problemlere neden olabilmektedir. Bu nedenle büyük taahhüt firmaları kendi veri tabanlarını oluşturmaktadır. Piyasa fiyatları, altyüklenici teklifleri, daha önce benzer işlerden elde ettikleri deneyimler, en iyi uygulamalar bu veri tabanlarına işlenerek, güncellenmektedir.
3.4.3.4 Ön / kesin projeler
Bir yapının ön projesi, vaziyet planı, kesit, görünüş ve detay listesini kapsayan 1/200 ölçeğinde düzenlenen tasarımıdır. Yapının kesin projesi, tüm yapı elemanlarının ölçülendirilip boyutlandırıldığı, inşaat sistem ve gereçlerinin ve teknik özelliklerinin belirtildiği 1/100 ölçekte düzenlenen tasarımdır. Konsept planlar: onaylanmış kesin tasarıma göre 1/50 ölçeğinde düzenlenen, inşaatın her aşamasında kullanılabilecek özellikte, mimari elemanları içerecek şekilde, ölçü, konum, odak noktaları, yükseklik değişimleri gibi yapının her türlü ayrıntısını gösteren tasarımdır.
3.4.3.5 Yer görme raporları ve teklif programı
Pozların malzeme, makine, iş gücü ve personel ihtiyacı ve bu ihtiyaçların birim fiyatları, tedarik ve ödeme koşullarını gösteren ihtiyaç raporları teklif hazırlama programı ile belirlenir. Teklif programı hazırlayabilmek için öncelikle yer görme raporunun hazırlanmış olması gerekir. Zemin koşulları, erozyon ve trafik önlemlerine ait koşullar, hava koşulları gibi farklı etkenlere bağlı risklere ait bilgiler, teknik şartnameler, zemin etüt raporları ve yer görme gezisi raporlarından elde edilir. Bir yol projesinde güzergâhının topoğrafı ve jeolojik yapısı göz önüne alınarak kati veya uygulama projelerinden kazı ve dolgu için değişkenlerin tanımlanması ve teklif bütçesi parametrelerinin geliştirilmesi için bu raporlarda yer alan bilgilere ihtiyaç vardır.
Tasarımı bitmiş olan projenin uygulama aşamasına geçmeden önce, metrajların çıkarılması ve keşfin yapılması gerekir. Metraj uygulamada kullanılacak toplam malzeme miktarının bulunması, keşif ise maliyetin hesaplanması olarak tanımlanabilir. Daha geniş anlamda metraj, projede bulunan imalat miktarını m, m2
85 m3, kg, adet vb. cinsinden hesaplamaktır. Keşif, ise hesaplanan metrajların her bir iş kalemi için birim fiyat cetvellerinden temin edilen birim fiyatlarla ayrı ayrı çarpılması ile elde edilmektedir. Daha sonra her iş kalemi için bulunan maliyetler toplanarak projenin keşif özeti çıkarılır.
3.4.3.6 Ek bilgiler ve açıklamalar
Kamu kurum ve kuruluşları tarafından yayınlanmış olan birim fiyat kitaplarında poz tarifi bulunmayan imalatların ilgili idare tarafından hazırlanmış olan listesi ve bunların mevzuatta belirtilen usullere uygun olarak özel fiyatlarının belirlenmelidir. Ayrıca birim fiyat farkı uygulanıp uygulanmayacağı bilinmelidir. Eğer uygulanacaksa birim fiyat farkına esas katsayıların bilinmesi gerekir. Uygulanmayacaksa hesaplamalarda bu şart dikkate alınmalıdır. Fiyat farkı ödenecek işlerde, yaklaşık maliyetin tespit edildiği tarihteki fiyatların, fiyat farkı ödenmeyecek işlerde ise, işin yapım süreci içinde meydana gelebilecek fiyat değişiklikleri dikkate alınarak fiyatlar belirlenmelidir.