Bilişim Teknolojileri ve Örgütsel Yapı 15

Örgüt, çevresinden kaynak alımı yaparak yine çevreye çıktı vermek üzere bunları işleyen düzenli, biçimsel ve sosyal bir yapı şeklinde tanımlanabilir. En teknik haliyle bu şekilde ifade edilse de bu tanım örgütü tam anlamıyla ifade etmek için yetersizdir. Davranışsal açıdan bakılırsa örgüt için, belli bir zaman zarfında yaşanan çatışmalar ve bu çatışmaların çözümleri ile dengesini yakalamış haklar, ödevler, ayrıcalıklar ve sorumlulukların toplamı olduğunu söylemek mümkündür. Davranışsal yaklaşımla ele alınan bu tanımda, örgütlerde görev yapan insanların alıştıkları bir çalışma tarzlarının olduğundan, var olan ilişkilerine bağlılıklarının bulunduğundan ve işgörenlerin işlerini nasıl yapacaklarının, hangi şartlar altında ne kadar işin yapılacağının yöneticileriyle ve astlarıyla karşılıklı olarak düzenledikleri bir sistemin varlığından söz etmek mümkündür.

Bu tanım, Şekil 2.1.3.1.1’de ayrıntılı olarak incelenebilir (Laudon ve Laudon, 2014):

Şekil 2.1.3.1.1. Davranışsal Yaklaşıma Göre Örgüt

Çevresel Çıktılar   Yapı Hiyerarşi İş bölümü Kurallar, prosedürler İş süreçleri Kültür Süreç Haklar / Yükümlülükler Ayrıcalıklar / Sorumluluklar Değerler Normlar İnsanlar Çevresel Kaynaklar

Mintzberg’e (1979) göre 5 tip örgüt yapısı bulunmaktadır ve Tablo 2.1.3.1.1’de bu yapılar ve özellikleri açıklanmıştır:

Tablo 2.1.3.1.1

Mintzberg Tarafından Ortaya Koyulan Örgüt Yapısı Modelleri

Örgüt Yapısı Tipi Açıklama Örnekler

Girişimci Yapı Hızlı değişen çevrede basit yapıya sahip _{ve bir girişimci tarafından yönetilen yapı} Başlangıç Şirketleri

Makine Bürokrasisi

Yavaş değişim gösteren çevrede belli bir standarda sahip ürünler üreten ve

merkezileşmiş yönetimi takımı olan yapı

Orta ölçekli üretime yönelik işletmeler

Bölümlere Ayrılmış Bürokrasi

Birim bazında üretim yapılan ancak tek merkeze bağlı birden çok makine bürokrasisinin birleşmesiyle oluşan yapı

Fortune 500 şirketleri

Profesyonel Bürokrasi

Merkezi otoritenin zayıf olduğu, üretimin işgörenlerin uzmanlık bilgisine dayalı olduğu bilgi temelli yapı

Okullar, hastaneler

Adhokrasi

Hızlı değişiklik gösteren durumlara yönelik farklı alanlardan proje ekibine benzer takımlardan oluşan zayıf merkezi yönetimin olduğu yapı

Danışmanlık işletmeleri

Hızla gelişen teknoloji ile birlikte günümüz örgütlerini, bilgi üretmede uzman işgörenlerin işbirliği içinde çalıştıkları ve bilgiyi paylaşarak örgüt amaçlarını gerçekleştirdikleri kuruluşlar olarak tanımlayabiliriz (Erkan, 1998). Buradan hareketle denilebilir ki, sanayi ötesi toplumda örgütlerin başarıları fizikî donanımlarından daha çok zihinsel ve sistemsel kapasitelerine dayanmaktadır (Quinn, Andersen, Finkelstein, 1998). Ancak Öncü’ye (1976) göre örgütlerin yapısını belirleyen tek etmen teknoloji olmamakla beraber örgütün tarihsel gelişimi, büyüklüğü, dış çevre ile etkileşimi de örgütün yapısını belirleyen faktörlerdir. Hitt, Middlemist ve Mathis (1985) örgüt yapısını belirleyen unsurlara “strateji” başlığını da ekleyerek aşağıdaki şekildeki gibi ifade etmişlerdir:

Şekil 2.1.3.1.2. Hitt, Middlemist ve Mathis’e göre Örgüt Yapısını Belirleyen Faktörler

Bilişim sistemleri açısından bakıldığında ise ortak olan görüş, teknoloji ile örgüt yapısı arasında karşılıklı bir etkileşimin olduğudur (Öğüt, 2012; Kalay, 2010). Bilişim sistemleri kapsamında yönetim süreçlerinde kullanılan teknoloji, örgüt yapısı ve bu yapının dönüşümü üzerinde etkili olduğu gibi, mevcut örgüt yapısı da teknoloji üretim ve transferini de etkilemektedir (Öğüt, 2012). Bilişim sistemlerinin örgüt yapısına olan etkisinin açık bir ifadesini Laudon ve Laudon (2014) şu şekilde özetlemişlerdir:

Esasen bilgisayar çağından önce kurulmuş olan büyük bürokratik örgütler, yeni oluşturulan örgütlere göre genellikle verimsiz, değişime karşı yavaş tepki veren ve daha az rekabetçi bir yapıdadırlar. Bu büyük örgütlerden bazıları çalışanlarının sayısını ve örgütsel hiyerarşilerindeki seviyelerin sayısını azaltarak küçülmeye gitmiştir… Artık yöneticiler zamanında çok daha net enformasyonlar alabildikleri için karar almada çok daha hızlı hâle gelirler; bu yüzden de daha az yöneticiye ihtiyaç duyulur. Yönetim maliyetleri, gelirler yüzdesi olarak azalır ve hiyerarşi çok daha verimli hâle gelir (s. 91).

Özetle Laudon ve Laudon’a (2014) göre bilişim teknolojileri ile şekillenen örgütsel yapı daha basit bir hal alır ve özellikle karar mekanizması daha hızlı işler. Ekonominin yanı sıra endüstri devrimi sonrası toplumsal ve tarihsel kuramlar da incelendiğinde bilişim teknolojilerinin örgüt hiyerarşilerini basitleştirdiği görülecektir. Bu örgütlerde otorite, formal konumlar yerine bilgi ve beceriye dayanmakta olup bu bilgi ve beceriye sahip uzmanlar kendi kendini yönetme eğilimindedir. Böyle bir ortamda enformasyon

Organizasyon 

Yapısı

ve bilgi kurum içinde yaygınlaştıkça karar almada daha fazla âdemi-merkezî bir anlayış göze çarpar (Drucker, 1988).

Markus ve Robey’e (1988) göre bilişim teknolojileri ile örgütsel yapı arasında üç farklı ilişki bulunmaktadır:

1. Teknolojik 2. Örgütsel 3. Etkileşimci

Teknolojik ilişki, teknolojinin örgütün yapısını belirlemede kesin role sahip olduğu tezini savunur (Woodward, 1980). Örgütsel ilişki, teknolojik ilişkideki yaklaşımın aksine değişimin nedeni olarak teknolojiyi görmez. Yönetici, örgütsel ihtiyaçlardan dolayı bir değişim girişiminde bulunur, bu değişim ise örgütün teknolojik anlamda değişikliklerini de kapsar. Yönetici örgütsel değişim yapmak için girişimde bulunur ancak teknolojinin izin verdiği ölçüde bir değişimle sınırlıdır. Bu durumda teknoloji ve örgütün ihtiyaçları arasında karmaşık bir etkileşim söz konusudur. Yazarlara göre bu durum ise bilişim teknolojileri ve örgütsel yapı arasındaki etkileşimci ilişkiyi ortaya koymaktadır. Crowston ve Malone’e (1994) göre bilişim teknolojileri çoğu zaman örgütte değişimi meydana getiren bir etmen olarak düşünülebilir fakat bu değişimler istenirse meydana gelebilir.

Crowston ve Malone (1994) yukarıdakileri özetle Şekil 2.1.3.1.3’te ifade etmişlerdir:

Şekil 2.1.3.1.3. Bilişim Teknolojileri ve Örgütsel Yapı Arasındaki İlişki

Bilişim Teknolojisi Örgütsel Değişim

Örgütsel İhtiyaçlar Bilişim Teknolojisi Örgütsel Değişim Bilişim Teknolojisi Örgütsel İhtiyaçlar Örgütsel Değişim Teknolojik İlişki Örgütsel İlişki Etkileşimci İlişki

Buraya kadar anlatılanların üzerine denilebilir ki örgütlerde bilişim teknolojilerinin varlığı veya olası varlığı örgütlerin yapısı üzerinde etkilere sahiptir. O halde bu noktada sorulması gereken soru, bu teknolojinin örgütlerin yapısı hangi açılardan etkilediği olacaktır. Tekin, Güleş ve Öğüt’e (2003) göre teknoloji örgüt yapısını merkezîleştirmekte ya da yerelleştirmektedir. Bensghir (1996) bu konuyu daha detaylı bir şekilde alarak bilişim teknolojilerinin örgütsel yapıya olan etkilerini otorite ve kontrol yapısına etkiler, denetim alanına etkiler, örgütsel kademe sayısına etkiler ve departman sayısına etkiler olmak üzere dört başlıkta incelemiştir. Bunun yanı sıra genel olarak alanyazındaki çalışmalar incelendiğinde bilişim teknolojilerinin örgütsel yapıya olan etkileri sekiz başlık altında toplanabilir (Kalay, 2010):

1. Merkezileşme ve Yerelleşme 2. Otorite ve Kontrol

3. Denetim alanı

4. Örgütsel düzey sayısı 5. Departman yapısı 6. Karar alma süreci 7. İletişim süreci 8. İşin örgütlenmesi