Bilginin Kullanılabilir Hale Getirilmesi ve Saklanması

Bilgi yönetiminin temel süreçlerinden biri, bilginin kullanım amacına ve kurum hedeflerine uygun biçimde tasnif edilmesi ve çalışanların her an erişimine sunulacak biçimde saklanmasıdır (Zaim, 2005a: 214). Bilginin tasnifi, kurumsal bilginin değerini arttırmak açısından vazgeçilmez bir adımdır. Tasnif işlemi ile kişiye özgü bilgi, kurumsal bilgiye dönüşme imkânına kavuşur. Tasnif işlemi, bilgiyi paylaşılabilir, depolanabilir, birleştirilebilir ve yönlendirilebilir biçimlerde yansıtır ya da bilginin bu biçimlerde yerleşmesini sağlar. Ancak buradaki güçlük, bilginin tasnifini yaparken onu farklı kılan özelliklerine dokunmamak, bilgi kadar hızla değişebilecek esnek sınıflama biçimleri geliştirmektir (Davenport ve Prusak, 2001: 129).

Bilginin tasnifi, kurumun bilgi potansiyelini güvenilir bir bilgi kaynağına dönüştürmeyi amaçlayan önemli bir süreçtir. Tasnif süreci aynı zamanda kurumun bilgi kaynakları envanterinin çıkarılmasına ve mevcut bilgi potansiyelinin ortaya konulmasına yardımcı olmaktadır. Ayrıca kurumsal bilgi tabanlarını en son bilgi ile desteklemek ve güncelliğini yitirmiş bilgiyi dışarıya atmak, bilgi tabanlarını gözden geçirmek, test etmek ve geçerli hale getirmek için büyük önem taşımaktadır (Celep ve Çetin, 2003: 44).

Bilginin tasnif edilmesi süreci, bilginin elde edilmesi, işe yarar bir biçime dönüştürülmesi, kolay ve çabuk ulaşılabilecek şekilde sınıflandırılması olmak üzere üç aşamada gerçekleşir. Bilginin kurum açısından değer ifade edebilmesi ve kullanılabilecek duruma gelmesi ancak onun tasnif edilmesi, belli bir şekle sokulması ve saklanması ile mümkün olmaktadır. Bir kurumun sahip olduğu bilgi birikiminin türüne, kullanım amacına ve kurum hedeflerine uygun olarak tasnif edilmesi ve çalışanların günümüzde ve gelecekte bu bilgiye en kolay ve en kısa sürede erişim imkânının sağlanarak saklanması bilgi yönetiminin temel amaçlarından birini oluşturmaktadır (İpçioğlu ve Erdoğan, 2004: 634; Zaim, 2005b: 184-185).

Bir kurumun bilgi üretmesi ve bu bilgiyi etkili biçimde kullanarak ondan değer elde etmesi ancak geçmişten gelen kurumsal bilgi ve birikimle mümkün olabilmektedir. Bu bakımdan kurumların sahip oldukları bilgiyi yeniden kullanabilecek biçimde saklamaları gerekmektedir. Bir kurumda bilgi iki şekilde saklanabilir (Zaim, 2005b: 193-196):

a. Kişilerin zihinlerinde saklı olan örtük bilgi ve yazılı biçimde tasnif edilmiş olarak dosyalarda, bilgisayarlarda veya çeşitli veritabanlarında saklanan açık bilgidir.

b. Saklanması daha kolay olan açık bilgi, örtülü bilginin aksine bireye değil büyük ölçüde kuruma ait bir nitelik taşımaktadır. Açık bilginin saklanmasında dikkat edilmesi gerekenler, öncelikle açık bilgi saklanırken kurumun öncelikleri ve temel yetenekleri göz önüne alınmalı ve kullanıcıların önceliklerine ve ihtiyaçlarına cevap verebilecek şekilde organize edilmelidir.

Bilginin saklanmasındaki en büyük güçlük, kurum geneline dağılmış veya saklı halde bulunan örtük bilgiyi ortaya çıkartmak ve değerini kaybettirmeden yeniden kullanılabilecek biçimde saklamaktır (Davenport ve Prusak, 2001: 110). Örtülü bilgi iki biçimde saklanabilir. İlki örtülü bilginin açık bilgiye dönüştürülmesi, ikincisi bilgi ve birikimi diğer çalışanlara aktararak bilgiyi kuruma mal etmek biçiminde gerçekleşmektedir (Zaim, 2005b: 197).

1.3.2.1. Bilginin Türüne Göre Kullanılabilir Hale Getirilmesi

Kurumlardaki bilgi, kişilerin beyinlerinde yer alan ve kısmen ya da bütünüyle dile getirilemeyen karmaşık, birikime dayanan uzmanlıklar olabileceği gibi çok daha biçimsel ve açıkça ifade edilebilir bilgiler de olabilmektedir. Açık bilgi, kolaylıkla tasnif olurken örtük bilginin tasnif edilmesi oldukça güç olmaktadır. Sahibi tarafından uzun bir süre içinde geliştirilen ve içselleştirilen bilginin bir belge ya da veri tabanında tekrarlanması hemen hemen imkânsızdır. Bu tür bilgi, o kadar fazla birikmiş ve yerleşmiş öğrenmelerden oluşur ki kurallarını sahibinin davranış tarzından ayırmak olanaksız olabilmektedir (Davenport ve Prusak, 2001: 107-108).

Kurumsal bilgi kaynaklarının bir haritasının çıkarılması, bilginin tasnif sürecinin önemli bir parçasıdır (Davenport ve Prusak, 2001: 107). Bilgi haritaları, kurumsal bilgi kaynağı olarak örtük bilginin düzenlenmesini ve kaynağının yerinin gösterilmesini sağlayan önemli bir araç (Özdemirci ve Aydın, 2008: 73) olarak bilginin kendisini değil yerini ve kaynağını göstererek, aranan bilgiye veya bu bilgiye sahip kişiye nasıl ulaşılacağı konusunda yardımcı olmaktadırlar (Zaim, 2005b: 190).

Bilgi haritaları çeşitli metinler, rakamlar, şekiller ve semboller kullanılarak hazırlanan ve haritayı hazırlayan ile kullanan arasındaki iletişimi kolaylaştıran sistemlerdir. Bilgi haritaları genellikle kurum içerisinde dağınık halde bulunan bilgiye nasıl ulaşılacağını ortaya koymak, bilgi birikimini değerlendirmek, yararlanılabilecek güçlü yönleri ve giderilmesi gereken boşlukları açığa çıkarmak gibi amaçlar için hazırlamaktadır (Davenport ve Prusak, 2001: 89, 110).

Bilginin, bilgi yönetimi sisteminin yardımıyla ve sistematik şekilde haritalara aktarılması, sınıflandırılması, markalanması ve bilgiye uyarlanması sadece bu bilgilere erişebilmeyi kolaylaştırmakla kalmaz aynı zamanda bilgi yönetimine öncelik ve odaklanma özelliklerini de kazandırır. Böylece bilgi haritası, kurumun rakiplerine göre nerede olduğunu anında tespit edebilmesine olanak tanıyacaktır (Tiwana, 2003: 180- 182).

Bilgiye ihtiyaç duyulduğunda bu bilgilerin en doğru, en hızlı ve en etkili biçimde nereden sağlanacağını gösteren araçlar (Özdemirci ve Aydın, 2008: 78) olan bilgi haritaları, bir yandan bilginin bulunmasını kolaylaştırırken diğer yandan kurumsal bilginin tek bir grubun ya da bireyin tekelinde olmadığı, kurumun tümüne ait olduğu düşüncesini yaymaktadır (Davenport ve Prusak, 2001: 115).

1.3.2.2. Bilginin Dönüştürülmesi

Bilgi, kurumlar içerisinde düzenli olarak oluşturulmaktadır. Açık bilgi, çalışanların sistematik olarak sahip olduğu, kurum genelinde görülebilen bilgidir. Ancak kurumsal bilginin çoğu örtük bir biçimde, insanların zihninde bulunmaktadır. Bu

nedenle kurumlar, örtük ve açık bilginin transferine yardımcı olacak belirli süreçleri ve uygulamaları izlemek durumundadırlar (Celep ve Çetin, 2003: 179). Örtük ve açık bilgi birbirinden kesin hatlarla ayrılan iki farklı bilgi türü olarak görülmemelidir. Bilginin ne ölçüde örtük ve açık bir nitelik taşıdığının belirlenmesi her zaman mümkün olamamakta hatta çoğu zaman bu bilgiler iç içe girmiş durumda bulunmaktadır. Dolayısıyla her bilgi, hem örtük hem de açık unsurlar ihtiva edebilmektedir (Zaim, 2005b: 76).

Bilginin dönüştürülmesinde ilk akla gelen açık ve örtülü bilginin birbirine dönüştürülmesidir. Örtülü bilginin açık bilgiye dönüştürülmesi hususu bilginin kontrolü ve mülkiyeti açısından da büyük önem taşımaktadır. Şüphesiz örtülü bilgi, kişiye özeldir ve kurum açısından oldukça riskli bir bilgi kaynağıdır. Örtülü bilginin açık bilgiye dönüştürülmesiyle söz konusu bilgi, kuruma (somut bilgi varlığına) dâhil edilmiş olmaktadır (Zaim, 2005b: 192-193).

Bu iki bilgi türü arasındaki bilgi dönüşümü dört şekilde gerçekleşir. Bunlar, içselleştirme, dışsallaştırma, sosyalleşme ve bunların birleşimidir (Nonaka, 1999: 35):

a. Örtük Bilgiden Örtük Bilgiye (Sosyalleştirme): Örtük bilginin bir başkasına örtük bir biçimde aktarılması biçiminde olup, bilgi aktarımı gözlem yoluyla sağlanmaktadır. Kişisel bilgilerin deneyimler yoluyla karşılıklı değişimidir.

b. Açık Bilgiden Açık Bilgiye (Birleştirme): Kayıtlı herhangi bir bilginin başka bir biçimde kaydedilmesidir. Bu model, birçok farklı kaynaktan sağlanan enformasyonun sentezini yapmaktadır.

c. Örtük Bilgiden Açık Bilgiye (Dışsallaştırma): Örtük bilginin açıklanması, ifade edilmesi ve kaydedilmesidir. Örtük bilgi, açık bilgi haline gelmektedir.

d. Açık Bilgiden Örtük Bilgiye (İçselleştirme): Açık bilgi kurumun bütünü içinde paylaşıldıkça, çalışanlar tarafından içselleştirilmeye başlanır.

Örtük bilginin kesin bilgiye dönüşmesi için bilginin dışsallaştırılmasına ihtiyaç vardır. Bilginin dışsallaştırılması, mevcut bilgileri birleştirmede ve içselleştirmede önemli rol oynamaktadır. Birleştirme, farklı ama kesin bilgi gruplarının bir araya getirilmesidir. İçselleştirme ise bilginin sözelleştirme yolu ile belgelere ve hikâyelere aktarılmasını kapsar. Zengin bir bilgi yönetimi için örtük bilgi ve ilişkili insani yönlerinin daha kesin tanımlanmasına ihtiyaç vardır (Celep ve Çetin, 2003: 18-19).