Bilgi toplumu eğitim kurumlarında bilgi yönetimi başlıklı bu kısım; eğitim kurumlarında eğitim yönetimi ve bilgi yönetimi, eğitim kurumlarında bilgi yönetimi boyutları, okullarda bilgi yönetiminin yararları, okullarda bilgi yönetimi uygulaması süreç yapıları ve okullarda bilgi yönetimi fırsatları başlıkları altında incelenecektir.
2.2.1. Eğitim Kurumlarında Eğitim Yönetimi ve Bilgi Yönetimi
Eğitim yönetimi, yönetim biliminin bir alt dalı olarak örgütlerde ortak bir amacın
gerçeklestirilmesi için eldeki insan ve madde kaynaklarının etkili bir biçimde kullanılması yönetimi olarak tanımlanmaktadır (Aydın, 2000: 69). Eğitim yönetimi, mevcut kaynakların etkili şekilde kullanılmasıyla eğitim sisteminin önceden belirlenen temel amaçlarına ulaşmasını sağlayan etkinlikler olarak tanımlanabilir. Eğitimde ve yönetimde meydana gelen gelişmeler okullardaki pek çok geleneksel uygulamaların sona ermesine yol açmıştır. Meydana gelen gelişmeler, yeni sistemlerin ortaya konulmasını sağlamaktadır. (Erdoğan, 2000: 87).
Türkiye’de eğitim sistemi merkezi olarak Milli Eğitim Bakanlığına bağlı olarak
yürütülmektedir. Bakanlığın aldığı kararlar her bölgedeki eğitim kurumlarını etkilemektedir. Eğitim politikalarının uygulanmasından sorumlu olarak okul yöneticileri, eğitim sürecinin ülke çıkarları doğrultusunda ve çağdaş eğitim
anlayışına uygun olarak yürütülmesine gerekli katkıyı sağlamak için başarılı yönetimsel eylemlerde bulunmak zorundadır. Bunun için ise okul yöneticisinin bazı yeteneklere, niteliklere ve yönetim kuram süreçleri konusunda temel bilgilere sahip olması gerekmektedir (Kaya, 1993: 132).
Bilgi, yöneticinin karar almasında, politikalar geliştirmesinde, değerlendirme
yapmasında, sorunları belirlemesinde ve daha birçok etkinlikte başvurabileceği en temel kaynaktır. Yöneticinin yaptığı her iş için bir bilgi temeline ihtiyacı olur. Yöneticinin gerektiği zaman gerekli bilgiye ulaşabilmesini, yaptığı işi etkinleştirir. Günümüzde bilgi çok değişik yollardan elde edilebilir. Öyle ki, bir bilgi bombardımanı ile karşı karşıya kalma söz konusudur. Bu durumda, bilginin yönetilmesi gerekmektedir (Erdoğan, 2000: 190).
2.2.2. Eğitim Kurumlarında Bilgi Yönetimi Boyutları
Eğitim kurumlarında bilgi yönetimi on boyuttan oluşmaktadır. Bunlar; önderlik,
kültürel yapı, süreçler, açık bilgi, üstü örtülü bilgi, bilgi etkinlik merkezi, pazar dengeleme, ölçümler, insanlar/beceriler ve teknolojik altyapıdır. Eğitim kurumlarında bilgi yönetimi boyutlarını şu şekilde incelemek mümkündür;
a. Önderlik : Tüm örgüt tarafından bilgiden ne şekilde yararlanıldığının
değerlendirilmesi, bilginin önemli dokümanlar, toplantılar stratejik planlar ve yönetsel toplantılarda ne dereceye kadar kullanıldığı ile ilgilidir. Önderlik tüm kademelerde gerekmektedir. Fakat bilgiyle ilgili planlanan etkinlikler genellikle bir ya da daha fazla sayıda kendini bu konuya adamış kişiler tarafından gerçekleştirilir. Bu etkinliklerin odak noktası, genellikle bir “bilgi takımı”dır. Bu aşamada bilgi önderliği ortaya çıkar. Bilgi önderliği; bilgiye ilişkin son derece net bir vizyona sahip olma, bilginin iş sürecine katkısını sağlama, bilgiyi dile getirme ve iletişim sürecine katma anlamına gelmektedir (Celep ve Çetin, 2003:177).
b. Kültürel Yapı : Bilgi yönetiminin başarıya ulaşmasında ya da bunun tam tersi
yönünde bir gelişme göstermesinde anahtar etmen kültürdür. İnsanların bilgiyi paylaşmalarının ne şekilde sağlanacağı en yaygın şikayet noktasıdır. Paylaşım
kültürü, doğru tutumlar ve davranışların yaratılması ile oluşturulabilir. Bilgiyi zenginleştiren bir eğitim kurumu kültürünün varlığı şu etmenlerin varlığına bağlıdır; açıklık kavramının olduğu bir örgütsel iklim, yetki verilmiş bireyler, işgörenlerin kendi eylemlerinin sonuçlarından sağlanan etkin öğrenme, gelişme ve yenileşme için sürekli araştırma, yoğun, açık ve yaygın iletişim, örgütün yenileşmeye yönelik belirli ortamı sağlaması, denemeler yapma, bunları yansıtma ve bunların sonunda yeni şeyler öğrenmeye zaman ayırma, işgörenlerin sadece kurallara uymasını sağlamaktan çok, onları işle ilgili yeni denemeler yapmaya özendirme, bölümler, takımlar ve bireyler arasında uzmanlık düzeyinde hedefler belirleme ve edim ölçümleri sağlama, farklı gruplarla ve meslektaşlar arasında bilgiyi geniş ölçüde paylaşmaya istekli olmadır (Celep ve Çetin, 2003:178).
c. Süreçler : Bilgi, örgütler içerisinde düzenli olarak yaratılmaktadır. Açık bilgi
ya da enformasyon, işgörenlerin bu bilgiye sistematik olarak sahip olduğu, geniş çapta yayılım gösterdiği bilgidir. Diğer yandan örgütsel bilginin çoğu üstü örtülü bir biçimdedir ve insanların kafasının içinde bulunmaktadır. Bu yüzden, örgütler, hem üstü örtülü, hem de açık bilginin transferine yardımcı olacak bir dizi süreçleri incelemek zorundadır. Bu da bir bilgi envanteri ya da enformasyon denetimi ile mümkündür (Celep ve Çetin, 2003:179).
ç. Açık Bilgi : Açık bilgi, en iyi bir biçimde, enformasyon kaynakları
yönetiminin en temel ilkelerinin uygulamaya sokulması ile yönetilir. Buna ilişkin en yaygın bir biçimde kullanılan model Nick Willard tarafından geliştirilen modeldir. Bu modelde; eldeki mevcut enformasyon tanımlanır, enformasyonun sahibi belirlenir, bilgi satın alınacaksa maliyet ve değeri belirlenir, enformasyonun gelişimi belirlenir, enformasyonun kullanımı önemlidir, bu kapsamda her bir doküman düzenli olarak doğruluk ve güvenilirlik açısından gözden geçirilebilir (Celep ve Çetin, 2003:180).
d. Üstü Örtülü Bilgi : Doğasından ötürü, üstü örtülü bilgi, değerlendirilmesi zor
bir bilgidir. Çünkü bu tür bilgi insanların akıllarında ve kafalarında bulunmaktadır. Üstü örtülü bilgiyi yönetmede iki genel yaklaşım bulunmaktadır. Üstü örtülü bilginin
bir kısmını ortaya çıkararak ve bu bilgiyi dile getirerek onu açık bir şekle dönüştürme, gereksinim duyulduğunda meydana gelebilecek informal bilgi değişimleri için mekanizmalar yaratmadır. Böylelikle onlar yenilikçi bireyler haline gelirler ve bilgilerini paylaşmaya istekli olurlar (Celep ve Çetin, 2003:181).
e. Bilgiye İlişkin Etkinlik Merkezleri ve Alanları : Pek çok örgüt bilgiyle ilgili
etkinlik merkezi olarak bilgi merkezleri yaratmaktadır. Bu yönde bir merkez bilgiyi yoğun bir hale getirir. Karşıtı durumda, bilgi dağılır ve büyük ölçüde kayba uğrayabilir. Tipik bir bilgi merkezi şunları içerisinde barındırır; hem örgütün içerisinde, hem de dışında bilginin nerede bulunacağını bilir, her türdeki bilgi değerini, bilginin etkili olarak yeniden bulunması ve kullanılmasına yardım etmek için katalog haline getir ve bununla ilgili olarak indeksler oluşturur, çok yönlü bilgi gereksinimleri için bir tür kaynaklık rolü görür, bireylere birbirleri ile iletişim, etkileşimde bulunmaları konusunda yardımcı olur, bilgi yönetimi uygulamalarında öğüt verir ve yeterlikler önerir. Bu merkezler, fiziksel, görsel, merkezi ya da birbirlerinden ayrı olabilirler (Celep ve Çetin, 2003:182).
f. Pazar Dengeleme : Pek çok bilgi girişimleri örgütsel yararlar elde etme
üzerine odaklanmış iken, bilgiyi dışsal olarak kullanmanın yollarını arayarak kayda değer pek çok yararlar da elde edilebilir. Bu durum, gelişmiş ürünler ve hizmetler biçiminde ya da bilgiye dayanan ürünler şeklinde olabilir. Söz konusu gelişmiş ürünler ve hizmetler ya da bilgiye dayanan ürünler elde etmek için anahtar yollar aşağıdaki etmenleri içinde barındırmaktadır; müşteriye odaklı mal/hizmet sağlama, örgüt içi dokümanları ve süreçleri yayımlar hale getirme, örgüt içi veri tabanlarını oluşturma ve kullanıcılar tarafından ulaşılabilir hale gelmelerini sağlama, işgörenlerin uzmanlık alanları ile ilgili olarak ürettikleri mal ve hizmetlerin çoğaltılmasını sağlamaktır. Pazarı dengeleme kavramı ile ilgili bir başka yön ise içsel ve dışsal iletişimde bilgi iletilerinin kullanılmasıdır (Celep ve Çetin, 2003:183).
g. Ölçümler : Bu kavram, bilgi yönetimi girişimlerinin genellikle en zor kısmını
içermektedir. Çoğu örgüt ayrıntılı parasal ölçümler ve raporlar hazırlarken, çok az bir kısım örgüt ise, onlar için son derece değerli olan zihni ve bilgi değerleri için aynı
şeyi yapmaktadırlar. Özünde, bilgi soyuttur ve değerlidir ve finansal hesaplara ilişkin basit kuralları takip etmemektedir. Ölçümü yapılan bilgi yönetebilen bilgidir. Bu yüzden örgütler kendi bilgilerini ve diğer şekillerdeki zihinsel sermayelerini sınıflamak ve ölçmek zorundadırlar (Celep ve Çetin, 2003:183).
ğ. İnsanlar / Beceriler : Örgüt için insan kaynaklarının işlevi önemli anahtar bir
role sahiptir. Örneğin ödüllendirme politikaları aracılığı ile herhangi bir örgüt bireyin yıllık değerlendirmesinin bir parçası olarak o bireyin bilgiyi paylaşma, yaratma sürecindeki etkinliklere katılım oranını kullanabilir. Örgüt işgörenleri aynı zamanda, örgütün yeterliliklerini şekillendirme ve uzmanlıklarını geliştirme sürecine de dahil olmalıdırlar (Celep ve Çetin, 2003:183).
h. Teknolojik Altyapı : Enformasyon ve iletişim teknolojileri, gözle görülür bir
biçimde, bilgiyle ilgili etkinlikleri çoğaltabilir. Bu noktada en önemli konu insanların enformasyon ve diğer insanlara bağlantısını sağlayan tüm iletişim ve enformasyon ağlarıdır. Böylesi bir altyapıda en yaygın bir biçimde bulunan araçlar doküman yönetim sistemleri, donanımlar ve işbirliği sağlayan yapılardır (Celep ve Çetin, 2003:184).
2.2.3. Okullarda Bilgi Yönetiminin Yararları
Bilgi yönetimi herhangi bir okulun enformasyon kaynağını genişletme ve
zenginleştirme açısından fırsatlar yaratmaktadır ve direk bir bilgi toplumunda okulun daha etkili olarak işlev görmesini sağlamaktadır. Bilgi yönetimi, öğrenmenin etkililiği için daha güçlü bir kaynak zemini sağlamakta ve okulun öğrenmeye ilişkin amaçlarının yerine getirildiği fikrini güçlendirmektedir. Bilgiye daha kolay ve geniş ölçüde ulaşma; bilgiyi kullanmaya güdülenmiş bilgili insanlar, enformasyonun daha etkili bir biçimde yeniden kullanımı, kaynak yaratmada daha düşük işlem maliyetleri, artan bir bilgi paylaşımı ve yaratımı, daha hızlı kararlar, daha hızlı yanıtlar, gelişen ilişkiler ile bilginin daha etkili olarak yenilenmesi ya da çıkarılması, gereksinimlerin daha net olarak algılanması, daha etkili kişisel gelişim programları, amaçlar ve hedeflerin daha hızlı bir biçimde gerçekleştirilmesine bağlıdır.
Etkili bir eylem için en uygun olan enformasyon öğretmenlerin sahip olduğu
enformasyondur. Ancak, buradaki enformasyondan kasıt iş görenlerin bilgisi, deneyimleri, uzmanlık, yetenek, yeterlilikleri ve önerileridir. Enformasyona sahip olanı bilmeme ya da ona nasıl ulaşacağını bilememe, yapılacak eylemi sınırlandırır. Bu insan bilgisine ulaşma ve paylaşma için düzenekler sağlama insanların bilgiyi yaratması ve etkili bir öğrenme sağlaması için daha zengin bir güdüleme sağlar (Celep ve Çetin, 2003:160).
Okullarda uygulanan bilgi yönetimi; öğrencinin öğrenme başarısı konusunda
öğretmenin daha geniş çapta bir bilgiye sahip olmasını, öğrenme ve değerlendirme deneyimlerinin bir arada toplanmasını, öğrencilerin kendilerini geliştirmeye gereksinim duyduğu alanlara ilişkin daha net bir odaklanmayı, daha gelişmiş bir niteliğe sahip olunan bir müfredat ve bu müfredatın uygulamaya sokulması ve öğrenme deneyimlerinin daha gelişmiş nitelikte devamını, öğrencinin öğrenme başarısını izlemek için yaygın bir yapının kullanımı aracılığı ile daha gelişmiş bir örgüt geçerliliğini, okul gelişim planını desteklemek, okul ve sistem geçerliliğini geliştirmek için sınıftan itibaren öğrenci çıktılarını gözlemlemeyi sağlamaktadır (Celep ve Çetin, 2003:161).
2.2.4. Okullarda Bilgi Yönetimi Uygulaması Süreç Yapıları
Bilgi yönetim alanı çok sayıda uygulama modelleri sunmaktadır. Wiig, bilgi
yönetiminin sistematik, dışsal, ani bilgi yapılandırması, yenilemesi ve uygulanması üzerinde odaklanma ve bu süreci anlama olduğu fikrini tartışmaktadır Ayrıca bu sürecin dört parçasını tanımlamaktadır. Bilgi ile ilgili olan etkinlikleri izlemek ve çoğaltmak, güncel hale getirilmiş bir bilgi altyapısı kurmak, bilgi değerleri yaratmak, yenilemek, yapılandırmak ve örgütlemek, bilgi değerlerini etkili olarak dağıtmak ve uygulamaktır.
Keane, bilgi yönetim sürecinin anahtar boyutlarını şu şekilde sıralamaktadır,
öğrenme, edinme, elde etme, geliştirme-yerleştirme, yeniden kullanma. Tanner'a göre, bilgi yönetimini okullarda uygulamaya sokma güçlü bir topluluk duygusu,
demokratik yönetim, yüksek düzeyli bir katılım, açık iletişim, güven iklimi gibi kavramların okullarda var olduğu fikrini varsaymaktadır.
Bilgi yönetimi uygulamalarının merkezinde, bu niteliklerin kabul edildiği bir
kültür ve iklim yaratma gerçeği bulunmaktadır. Bu yüzden bu konuda heyecan duyan ve kendini az da olsa bu konuya adamış, bu niteliklerin gösterildiği bir tabanda çalışıyor olmak bir adım önde olmak anlamına gelir. Bu durum şu kavramları da içerisine almaktadır; değer verme, işbirliği yapma, bilgi değerlerini tanımlama, bilgi değerlerini haritalar haline getirme, bilgi değerlerini aktarma, zamanla bilgi değerleri yapılandırma ve devam ettirme, bilgi değerlerinden yararlanma (Celep ve Çetin, 2003:163).
2.2.5. Okullarda Bilgi Yönetimi Fırsatları
Bilgi yönetimi uygulamasının bir parçası olarak entegre edilebilecek uygulama
alanları, bilgi türlerini tanımlanabilir. Birinci aşamada öğrenilen derslerin dokümantasyonu ve tanımlanması, yeterlilik ve yeteneklerin envanteri ve iş görenler için kaynak havuzları bulunmaktadır. Bu durum, bazı kaçınılmaz, belli soruları ortaya çıkarır. Bu sorular şunlar olabilir; “hangi özgün bilgi?” “kimin bilgisi?” ve “nereden başlayalım?”.
Bilgi yönetiminin etkin hale gelmesi için, öncelikle iş görenlerin bu amaçlara
adanmışlığı sağlanmalı ve daha sonra iş göreni amaçları gerçekleştirmeye güdüleyecek bir yapının oluşturulması gereklidir. Bilgi yönetimi anlayış ve kültürüne adanan iş görenlerin amacı gerçekleştirme sürecine güdülenmiş olsa bile, bu çabalarının karşılığı olarak bir değer biçilmelidir. Çabasının karşılığı olan değeri elde edemeyen iş gören, zamanla istenilen çabayı göstermekten vazgeçebilir. Bundan sonra, dikkatli ve gerçekçi bir planlamaya dayanan küçük başlangıçlar, bu kavramın yaşama geçirilmesi için uygundur.
Bu kavramın yaşama geçirilmesinde etkin rol oynayacak bazı öneriler
bulunmaktadır. Bunlar; kaynakların yoğun bir biçimde kullanımını gerektiren gerçek ya da görsel olan ilan tahtası kaynakları, okulda, sınıfların yeniden düzenlenmesi,
müfredat, öğrencileri değerlendirmeye ait yaklaşımlarla ilgili önemli değişiklikler yapılmasına karar verilen tartışma forumu, okulda geniş çaptaki bilgilendirme, karar süreçleri ve yapılarını gösteren bazı akış şemalarının yaratıldığı karar yapılarının okuldaki haritası, etkili öğretme ve öğrenme etkinlikleri ve stratejilerine ilişkin bir en iyi uygulamaların veri tabanları, bilgi yönetim projeleri için iş görenlere ait sarı sayfalar, okulun web sitesi, öğretmenlerin meslekleri ile ilgili ağlar iletişim kanallarına ait haritalar ya da velilerin uzmanlık alanlarına ilişkin oluşturulan topluluk haritalarını içeren ağ haritaları, öğretmenlerin sahip olduğu enformasyon kaynakları ile bağlantılı olan büyük bir bilgi bankası oluşturmayı içeren kaynak ağları (Celep ve Çetin, 2003: 166).
2.3. HALKLA İLİŞKİLER FAALİYETLERİ OLARAK BİLGİ TOPLUMU