Bağımsız Otellerde SatıĢ – Pazarlama Örgütlenme Yapısı

Bağımsız otellerde satıĢ – pazarlama departmanının tüm otel örgütlenme yapısı içindeki yeri ile departmanın kendi iç örgütlenme Ģekli otellere göre farklılıklar göstermektedir. Ancak genel hatlarıyla tüm otellerde görülen örgüt yapısı ġekil 3.1‟de görülmektedir.

SatıĢ – Pazarlama Direktörü/Müdürü pozisyonundaki yöneticiler doğrudan Genel Müdüre bağlı olarak çalıĢırlar. Ancak gerek yönetim kurulu toplantıları, aylık toplantılar gibi periyodik resmi iletiĢim ortamları, gerekse gayri resmi iletiĢim ortamlarında Genel Müdür ile birlikte hazır bulunurlar. Bazı durumlarda Yönetim Kurulundan doğrudan direktif alabilirler ya da doğrudan onlara rapor verebilirler.

YYönetim Kurulu Otel Genel Müdürü SatıĢ - Pazarlama Direktörü / Müdürü Sejour Sa tıĢ Müdürü / Sorumlusu Grup Sa tıĢ Müdürü / Sorumlusu SatıĢ Operasyon Sorumlusu Depa rtma n Müdürü

(Ön Büro, Kat Hizmetleri vb.)

Departman Müdürü

(Teknik, Muhasebe, Yiyecek-Ġçecek vb.)

ġekil 3.1 Bağımsız Otellerde SatıĢ – Pazarlama Departmanı Örgütlenme Yapısı

Bağımsız otellerde örgüt yapısı, hemen hemen tüm otellerde iĢlevsel yapı olarak görülmektedir. ġekil 3.1‟deki görünüm de bunu teyit etmektedir. Bununla beraber, oda ve yatak kapasitesi yükseldikçe aynı iĢlevsel yapı içinde orta düzey yönetimde pazar/müĢteri yönetimi örgütlenme modeli de görülebilmektedir.

SatıĢ – Pazarlama Direktörü poziyonunda çalıĢan yöneticinin altında Sejour ve/veya Grup SatıĢ Müdürü pozisyonunda yöneticiler bulunmaktadır. Sejour satıĢ yöneticileri, otellere tatil için gelen misafirlerle ilgili satıĢ – pazarlama planlama ve uygulamalarını yürütürken, grup satıĢ yöneticileri otellerde önemli bir gelir kalemi olan ve oldukça detaylı bir operasyon yapısına sahip toplantı, kongre, seminer, banket organizasyonlarının satıĢ planlama ve operasyonlarının sorumluluklarını taĢımaktadırlar. 500 odadan fazla ve yaklaĢık 1.500 yatak kapasitesine sahip tesislerde, bu yöneticilerin altında ayrıca 1 – 2 kiĢi sorumlu pozisyonunda çalıĢabilmektedir. Daha küçük otellerde ise SatıĢ – Pazarlama Müdürü altında 2 – 3 SatıĢ Sorumlusu ile satıĢ – pazarlama faaliyetleri yürütülmektedir.

Bazı satıĢ – pazarlama üst yöneticileri özellikle sejour satıĢ operasyonlarına bakan yöneticisini kendisine yardımcı olarak atayabilir. Bu durumda bu kiĢi, departmanda sorumlu ikinci yönetici konumunda, üst konumda SatıĢ – Pazarlama Direktörü varsa SatıĢ – Pazarlama Müdürü, üst konumda SatıĢ – Pazarlama Müdürü varsa Müdür Yardımcısı ünvanıyla, diğer satıĢ – pazarlama çalıĢanlarının bir üst pozisyonunda çalıĢır. Yine belirtilen oda ve yatak kapasiteleri üzerindeki tesisler sejour satıĢ yönetici ya da sorumlularını pazar/müĢteri (ülke) bölümlerine göre ayrı ayrı istihdam edebilirler. Bu durumda genel uygulama, Bağımsız Devletler Topluluğu ülkelerinden sorumlu 1 kiĢi ile Doğu – Batı – Kuzey Avrupa ülkelerinden sorumlu 1 kiĢi olarak gerçekleĢmektedir. Türkiye ise bazı otellerde sejour (müĢteri/pazar yönetimi örgütlenmesi varsa Avrupa), bazı otellerde ise grup satıĢ çalıĢanları sorumluluğuna girmektedir. Golf, futbol, tenis gibi spor alanlarına sahip ya da yakın tesislerin bazıları, sadece bu ürünü tercih ederek gelen hedef kitleye yönelik satıĢ – pazarlama faaliyetlerini yürütmek üzere ayrı bir SatıĢ Sorumlusu istihdam edebilmektedirler; bazı otellerde ise bu sorumluluk Sejour SatıĢ Müdürü/Sorumlusuna verilmiĢtir.

ġekil 3.1‟de yer alan pozisyonların sorumluluk alanına giren iĢler, genel olarak Tablo 3.5‟te görülmektedir.

Tablo 3.5 Bağımsız Otellerde SatıĢ – Pazarlama Departmanı ÇalıĢanları Görev Dağılımları Tablosu

SatıĢ – Pazarlama Direktörü / Müdürü

Yeni ürün, ürün ve konsept geliĢtirme, coğrafi pazarlar, pazarlama stratejileri konularında Genel Müdür ve Yönetim Kuruluna gerekli bilgilendirme, tavsiyeleri yapmak, bu çalıĢmalarda hazır bulunmak

Yıllık odalama, gelir bütçelerinin ve pazarlama giderleri bütçesinin son halini oluĢturmak, yıllık satıĢ planını hazırlamak, pazarlama planı ile ilgili

faaliyetleri onaylamak

SatıĢ sözleĢmelerini gerçekleĢtirmek, yıllık fiyatlandırma ve satıĢ kanalları belirleme çalıĢmalarını planlamak ve yürütmek

Fuarlara katılmak, üst düzey tur operatörü ve diğer çözüm ortakları

yöneticileri ile birebir iliĢkiler kurarak ve geliĢtirerek satıĢ – pazarlama plan ve uygulamalarını desteklemek, rekabet koĢulları, pazardaki eğilim ve değiĢimler hakkında bilgiler alarak, bunları Genel Müdür ve Yönetim Kurulu ile

paylaĢmak

Kurumsal kimlik, imaj, reklam, tanıtım iĢlerini, gerektiğinde Genel Müdür ve Yönetim Kurulu fikrini de alarak, onaylamak

Mali iĢler – muhasebe departmanları tarafından takip edilen satıĢ tahsilatları konusunda sıkıntı yaĢandığında ikili iliĢkilerini kullanarak sorunların çözümüne destek olmak

Farklı sorumluluk alanlarına sahip alt kadrosu arasındaki eĢ güdümü sağlamak, düzenli ve açık iletiĢim ortamları yaratmak, yıllık satıĢ operasyonlarını takip ederek alınacak taktikler konusunda destek sağlamak ve onay vermek Ġkinci yönetici olarak SatıĢ – Pazarlama Müdürü ya da Müdür Yardımcısı olan kiĢiler, bu sorumlulukları üst yöneticisi ile paylaĢır.

Sejour satıĢ sorumlusu

Yıllık satıĢ geceleme, gelir planlamalarını yapmak SatıĢ sözleĢmelerini yapmak

Fuarlara katılmak, acente ziyaretleri yapmak ve seminer – turne (roadshow) organizasyonlarını planlamak ve katılmak

SatıĢ sözleĢmelerinde belirtilen veya sonradan gündeme gelen tutundurma faaliyetlerini planlamak ve takip etmek

Otellere gelen acente ve satıĢ temsilcilerine eĢlik etmek, otelin en iyi ve doğru Ģekilde tanıtılması için gerekli bilgileri ve malzemeleri sağlamak

SatıĢ operasyonlarının ve bütçesinin takibini yaparak gerektiğinde taktikler planlamak ve yürütmek

Grup satıĢ sorumlusu

Yıllık satıĢ geceleme, gelir planlamalarını yapmak Grup satıĢ ve operasyon sözleĢmelerini yapmak Acente ziyaretleri yapmak

Otellere gelen acente ve satıĢ temsilcilerine eĢlik etmek, otelin en iyi ve doğru Ģekilde tanıtılması için gerekli bilgileri ve malzemeleri sağlamak

Grupların otelde konaklamaları sırasında genel operasyonu takip etmek ve gerektiğinde (özellikle sözleĢme maddeleri ile ilgili çıkabilecek sorunlarda) destek olmak

SatıĢ operasyonlarının ve bütçesinin takibini yaparak gerektiğinde taktikler planlamak ve yürütmek

SatıĢ operasyon sorumlusu

SatıĢ – pazarlama raporlarını hazırlamak, derlemek ve gerektiğinde onaylatmak, bu raporları tüm ilgililerle paylaĢmak

Otellerden ya da diğer departmanlardan satıĢ – pazarlama departmanına gelen raporları incelemek, gerekli ve önemli noktaları yöneticisi ve diğer satıĢ – pazarlama çalıĢanları ile paylaĢmak

SatıĢ yönetici ve sorumluları tarafından anlaĢması yapılan tutundurma faaliyetlerini takip etmek

SatıĢ – pazarlama departmanının tanıtım malzemeleri, fuar katılım organizasyonları hazırlıkları vb. arka plan iĢlerini yürütmek

Bazı durumlarda web üzerinden yapılacak reklam – tanıtım faaliyetlerini takip etmek

Bazı otellerde Genel Müdürden sonra Genel Müdür Yardımcısı pozisyonu yer alsa da, bu kiĢiler doğrudan operasyondan sorumlu departman müdürlerinin üstünde yer alırlar; SatıĢ – Pazarlama Direktörü/Müdürü doğrudan Genel Müdüre bağlı olarak çalıĢır. Genel Müdür Yardımcısı pozisyonu olmayan otellerde ise, SatıĢ – Pazarlama Direktörü/Müdürü diğer yöneticilerle fonksiyonel olarak aynı düzeyde bulunsa da, Genel Müdürden sonraki ikinci yönetici olarak algılanmakta ve Genel Müdür olmadığı zamanda ona vekalet ederek otel yönetiminden sorumlu olmaktadır. Bunun nedeni, hem sahip oldukları yabancı dil, iletiĢim gibi teknik özellikler, hem de açık görüĢlü ve bütünleĢik çalıĢabilmelerini sağlayan yöneticilik anlayıĢlarıdır.