Afişler

Genel olarak tüm kullanıcı gruplarına yönelik olarak hazırlanan afişler, uygun alanlara, duvarlara, bilbordlara, taşıtların içine, üzerine vb. yerlere asılabilir. Günümüz halkla ilişkiler faaliyetlerinde pankartlar, el ilanları ve afişler etkin birer iletişim aracı olarak kullanılmaktadır. Bu araçlarda yazılı mesajlar kısa olduğundan, cümleler çok dikkatli seçilmeli ve anlaşılır olmalıdır (Tengilimoğlu ve Öztürk, 2004: 150).

Anadolu Üniversitesi Merkez Kütüphanesi tarafından “Kullanıcı Hakları”, “Kullanıcı Sorumlulukları”, ve “Kütüphaneciliğin 5 Yasası” başlıklı afişler (http://www.kdm.anadolu.edu.tr), kulacıların ilgi alanı doğrultusunda ve ilgisini çekecek tarzda hazırlanan afişlere örnek olarak gösterilebilir. Bu tür afişlerin ya da pankartların sadece özel gün ve olaylar için değil genel olarak Anadolu Üniversitesi örneğinde olduğu gibi kullanıcıları bilgilendirme, bilinçlendirme ve ilgilerini çekme amaçlı birer halkla ilişkiler aracı olarak kullanımı kütüphanelere oldukça yarar sağlayacaktır.

3.4.1.9. Yüz Yüze İlişki ve Telefonla Görüşme

Kullanıcıları için hizmet üretmek ve onların bilgi-belge gereksinimlerini karşılamak amacıyla, sürekli olarak onlarla iletişim kurması gerektiğinin bilincinde olan kütüphane yöneticileri ve çalışanlarının, her türlü fırsatta kullanıcılarıyla yüz yüze iletişim kurarak ihtiyaç, beklenti ve sıkıntılarını birebir kendilerinden öğrenmeleri ve gerekli önlemleri almaları çok önemlidir. “Genel anlamda en etkili iletişim tarzı sözlü ve yüz yüze iletişim olarak kabul edilmektedir. Bunun sebebi mesajı alanın yalnız duymakla kalmayıp, göndericinin duygu ve niyetini ifade eden beden dilini görebilmesidir” (Uludağ’dan aktaran Selvi, 2008: 44).

Üniversite kütüphaneleri, çok sayıda ve çeşitte kullanıcı kitlesine sahiptir. Her bir kitlenin de farklı özellikleri ve beklentileri vardır. İletişimin daha iyi sağlanması

için hedef kitle iyi tanınmalı, uygun bir üslup belirlenmeli, açık ve anlaşılır olmaya özen gösterilmeli, vurgu ve tonlamalar yerinde kullanılmalı, mümkünse her biri kullanıcıyla göz kontağı kurulmalı ve konuşma sırasında iyi bir dinleyici olunarak kullanıcının/kullanıcıların soruları, ayrılıkları veya önerileri tespit edilmelidir. Bunun sağlanması için kütüphane yönetimi, kullanıcı gruplarının ve beklentilerinin tespiti konusunda, çeşitli gruplarla, belirli aralıklarla görüşmeler yapmalı, yüz yüze iletişim fırsatlarını değerlendirmeli ve edindiği izlenimleri diğer kurum çalışanlarıyla da paylaşarak ortak hareket edilmesi sağlanmalıdır. Özellikle hizmet sunumunda görev alan personelin karşılaştığı çeşitli durumlar ve sorunlar çeşitli toplantılarla değerlendirilmeli, yüz yüze görüşmelerden elde edilen sonuçlarla karşılaştırılmalıdır. Kütüphane yöneticileri eğitimli, bilgili, işinin ehli ve iletişim becerileri yüksek personelini, kullanıcıyla yoğun iletişimin kurulduğu bölgelere yerleştirmeli; işletme yönetiminde geçerli olan “Müşteri daima haklıdır” felsefesinin uygulanmasını sağlamalıdır. Kullanıcı gruplarının farklılığı ve insan doğasının değişkenliği nedeniyle farklı durumlarda farklı tepkiler alınabileceği hesaba katılarak, kullanıcıyla sık iletişim kuran kişilerin daha sakin, anlayışlı ve sabırlı yapıda insanlardan oluşmasına dikkat edilmelidir. Bunun yanında, bu personellerin kıyafet ve üslup açısından hoş bir görünüme sahip olmasının kütüphanenin genel imajını da etkileyen önemli bir unsur olduğu unutulmamalıdır. Ayrıca kullanıcılarla birebir ve odak grup görüşmelerinin yapılması, elde edilen sonuçların mevcut koşullar çerçevesinde hizmet süreçlerine yansıtılması ve kullanıcılara duyurulması gerektiği de unutulmamalıdır.

Telefon, bir halkla ilişkiler aracı olarak oldukça önemli bir araçtır. Telefonla kütüphaneye ulaşan kullanıcıların sağladıkları fayda doğrultusunda edindikleri izlenim oldukça önemlidir. Günümüz kütüphanelerinde her birime ve personele ulaşım için telefon numaraları broşürler, rehberler, web sayfaları vb. ortamlarda verilmektedir. Burada dikkat edilmesi gereken her birim personelinin yaptı işe ve ürettiği hizmete hâkim olması, soruları net olarak yanıtlayarak kullanıcının beklentisini karşılayabilmesidir. Kütüphane çalışanları da çeşitli amaçlarla kullanıcılarıyla telefonla iletişim kurma yoluna gitmektedir. Özellikle öğretim elemanlarının ilettikleri çeşitli taleplerin karşılanmasının ardından veya belirli işlem ve hizmetlerle ilgili düşüncelerine başvurulması gerektiği durumlarda da telefon

sıklıkla kullanılmaktadır. “Kullanıcılar, kütüphane çalışanlarıyla gerektiğinde yüz yüze ya da telefonla görüşebilmeli ve aradıkları sorulara cevap bulabilmeli” diyen Çağlar ve Yılmaz (2007: 11), kütüphanede zaman zaman personel ve kullanıcılara yönelik olarak kütüphane kullanımı, veri tabanlarından yararlanma gibi çeşitli konularda tanıtımların yapılması gerektiğini ve kullanımla ilgili sorunların telefonla da halledilebilmesinin kullanıcı memnuniyeti açısından oldukça önemli olduğunu dile getirmiştir.

Hangi birimde, hizmette görevli olursa olsun kütüphaneciler ve diğer kütüphane personeli, yüz yüze veya telefonla görüşmede ilk anda kütüphaneyi temsil etmektedirler. Özellikle kullanıcıyla bire bir çalışan kişiler ses tonu, tavrı ve görünüşü ile güven veren ve karşı tarafın sorusunu, kütüphane kaynak ve hizmetlerine göre yeniden yorumlayıp ona uzmanlık düzeyinde yardımcı olabilecek kişiler olmalıdır (Yenikurtuluş, 2003: 313). Yılmaz (1996: 15), üniversite ve çeşitli yerel yönetimlerin yöneticileriyle birlikte çeşitli medya yöneticileri ve ilgili kişileri de çeşitli vesilelerle kütüphaneye davet etmek veya yılbaşı, bayram, yıldönümü gibi özel günlerde kart atmak veya telefonla kutlamalarda bulunmanın dostluğa zemin hazırlayan medeni davranışlar olduğunu dile getirmiştir. Bir kütüphane yöneticisinin, gazetelerin editörleriyle değişik yollarla bağlantı kurabileceğini söyleyen Sherman’a göre; "Özel günlerde mektup atmak, telgraf çekmek ya da telefon etmek çok tercih edilen yöntemlerdir. Bunun yanı sıra iş ziyaretleri sağlanarak kişisel görüşmeler yapmak hala en etkili yöntemdir" (aktaran Yılmaz, 1996: 22).

İlerleyen teknoloji sayesinde, cep telefonlarına çeşitli bilgilendirme (kullanıcının üzerinde bulunan yayınları iade tarihinden önce bildirme), kutlama (doğum günü), davet (sergi, fuar açılışları), duyuru (toplantı, seminer) vb. amaçlarla mesaj gönderilebilmektedir. Bu hizmet hem kullanıcıyı memnun edecek hem de kütüphanenin kullanıcılarının ve çevresindeki insanların güzünde daha iyi bir imaja kavuşmasına yardımcı olacaktır.

3.4.1.10. Konferans, Seminer, Sempozyum ve Paneller

Üniversite kütüphaneleri personeliyle, çeşitli kullanıcı gruplarıyla, benzer kuruluşlarla ve o kuruluşların çalışanlarıyla iletişim kurmak, bilgi paylaşımında

bulunmak, bilimsel çalışmalara katkıda bulunmak için çeşitli toplantılar düzenleyebilir, destekleyebilir veya katılımcı olarak yer alabilir. Bu toplantılarla elde edilmesi amaçlanan genellikle kurum imajının kuvvetlendirilmesidir. Bunun yanında bir de üniversite kütüphanesinin temel kullanıcı gruplarını oluşturan üniversite mensupları yani üniversite öğretim elemanları, öğrencileri ve idari personeli için özel tanıtım ve bilgilendirme toplantıları düzenlenebilir. Özellikle son yıllarda kaynak türünde ve teknolojide yaşanan gelişmeler ve kütüphanelerin bu gelişmeleri yakından izlemesi, kullanıcılarının daha iyi hizmet alabilmelerini sağlamak için onları daha sık ve daha ayrıntılı bir biçimde bilgilendirme mecburiyetini doğurmuştur ve toplantılar bu açıdan oldukça önemlidir.

Üniversite kütüphaneleri, farklı kullanıcı gruplarına yönelik olarak çalışanları veya kurum dışından davetli uzmanların sunumuyla, görsel ve uygulamalı olarak da desteklenen konferans, seminer, çalıştay tarzı toplantılar düzenlemeli; iyi bir organizasyon ve tanıtımla katılım oranını yüksek tutmaya çalışmalıdır. Bu tarz toplantılar özel kullanıcı gruplarını bir araya getirerek karşılıklı beklenti ve algılamalarında dile getirilmesi açısından önemlidir. Ayrıca geniş katılımlı toplantılar gündemde yer alarak, potansiyel kullanıcılara ulaşma açısından da önem taşır.

Tüm toplantı türleri konusu, kapsamı, amacı, yeri, zamanı ve hitap ettiği kullanıcı kitlesi açısından farklılıklar içerebilir. Üniversite kütüphaneleri bu tarz toplantıları kendileri düzenleyebileceği gibi geniş katılımlı toplantılarda bir sunum gerçekleştirme, stant açma, sponsor olma veya en azından yönetici ve/veya çalışanlar nezdinde katılımcı olma yoluyla kurumsal olarak yarar sağlayabilir. Yılmaz (1996: 31), Kütüphane Haftası gibi belirli dönemlerde halkla ilişkilerle ilgili açıkoturum, sempozyum, konferans vb. faaliyetlerin düzenlenmesi, bu toplantılara halkla ilişkiler konusundaki uzman kişilerin katılımlarının sağlanmasının kurumsal açıdan oldukça yararlı olduğunu belirtmiştir.

Üniversite tanıtım haftaları, sosyal etkinlikler, özel ve genel toplantılar vb. durumlarda da kütüphane tanıtım standı açmalı; bu stantlarda kütüphane web sayfasına bağlantı, kütüphane broşürleri, kütüphane markalı kırtasiye malzemeleri olmalı ve özellikle uzman kütüphaneci bulundurulmalıdır. Bilgisayarlarda kütüphane kaynak ve hizmetlerini gösteren çarpıcı örneklerle sunumlar yapılabileceği gibi

kütüphaneyi görsel ve kaynakları yönünden tanıtan CD-ROM tarzı görsel-işitsel malzemeler de dağıtılabilir (Yenikurtuluş, 2003: 313).

Üniversite veya ilgili kurum ve kuruluşların düzenlediği açılış, konser, resepsiyon vb. organizasyonlarda kütüphane müdürü veya yetkililerinin konuk olarak yer alması da tanıtım açısından önemli bir halkla ilişkiler faaliyetidir (Marshall, 2001: 118).

3.4.1.11. Basın Toplantıları

Basın toplantısı, yazılı ve sözlü basın mensuplarına açık olan ve kitle iletişim araçlarıyla önemli haberler aktarılmak istendiğinde kullanılan bir halkla ilişkiler yöntemidir (Çamdereli, 2000: 104). Yeni bir kütüphane binasının ya da kütüphanede önemli bir serginin açılışında ve genellikle resmi açılıştan birkaç gün önce düzenlenir. Amacı, binanın ya da serginin tamamını göstermek, ilgililere daha fazla soru sormaları için fırsat vermek ve açılış öncesinde basın aracılığıyla hedef kitlenin dikkatini çekebilmektir (Yılmaz, 1996: 23).

3.4.1.12. Radyo ve Televizyon

Halkla ilişkiler açısından radyo ve televizyon çok sayıda insana kısa sürede ulaşabilme imkânı sunan kitle iletişim araçlarıdır. Yazılı basın kadar kalıcı ya da saklanabilir bir belge özelliği taşımasalar da haber iletisini en hızlı ve etkili bir şekilde iletmeleri, kalıcı bir etki bırakmaları bakımından günümüzde son derece önemli iletişim araçlarıdır (Sabuncuoğlu, 1998: 147–148).

Üniversite kütüphaneleri, halkla ilişkiler amacıyla radyo ve televizyondan yararlanmayı düşünülüyorsa, çok çeşitli programlarla bunu sağlamak mümkündür diyen Yılmaz (1996: 5) haber, kültür-sanat, eğlence, tartışma, yarışma, gezi vb. çok sayıda programda kütüphane, personeli veya hizmetleri ile ilgili her türlü haber değeri taşıyan olayın yer alabileceğine değinmiştir.

Yılmaz (2002: 22), kütüphanelerde halkla ilişkiler çalışmalarında yararlanılan kitle iletişim araçları konusunda yaptığı araştırma sonunda, kütüphane yöneticilerinin büyük çoğunluğunun, halkla ilişkiler çalışmalarında televizyonun son derece etkili, radyo ve gazetenin ise normal düzeyde etkili olduğu düşüncesinde olduğunu belirtmiş; uygun şartlarda yararlanıldığı takdirde her üç aracın da halkla ilişkilerde

son derece etkili olduğunu, fakat bu etkinin sağlanabilmesi için söz konusu araçları iyi tanımak ve nerede, nasıl, ne amaçla kullanılabileceğini iyi bilmek gerektiğini eklemiştir.

Yılmaz (1999: 419), halkla ilişkiler amaçlı olarak televizyondan yararlanmak isteyen kütüphane yöneticilerinin önünde üç temel seçenek bulunduğunu dile getirmiştir:

1 - Televizyon yetkililerini, yasal zorunluluklarını da kullanarak, bu tür programlara ikna etmek. Bunun için ülkemizde radyo ve televizyonların kuruluş ve yayınları hakkındaki 3984 sayılı kanun (Resmi Gazete, sayı: 21911, tarih: 20.04.1994) ve özel radyo ve televizyonları kapsayan ilgili yönetmelik (Resmi Gazete, sayı: 22275, tarih: 02.05.1995) uyarınca özel radyo ve televizyonlar, haftalık yayın sürelerinin %5’inden az olmamak üzere kültür, yine %5’inden az olmamak üzere de eğitim programlarına yer vermek zorundadırlar hükmünden yararlanabilirler. Devlet televizyonu ise, zaten uzun zaman dilimlerinde bu tür programlara yer vermektedir.

2 - Kütüphane kendi olanaklarıyla program hazırlayabilir. Bu durum maddi olarak imkânı olan veya bünyelerinde İletişim Fakültesi bulunan üniversitelerin kütüphaneleri için çok daha olası bir durumdur.

3 - Sponsorlar aracılığıyla programlarını yayınlatma veya bir programa sponsor olarak ekranda görünme şansını yakalama şeklinde olabilir.

Bu seçeneklere ek olarak günümüzde çok daha modern yapılara ve olanaklara sahip olan üniversite kütüphaneleri, mekânsal olarak çeşitli programlarda kullanılabileceği gibi bir sinema ve/veya reklam filmlerinde de kullanılabilir. Diğer seçeneklerin olduğu gibi bu seçeneğinde uygulanabilmesi için televizyon kanallarının temsilcileri, yönetmenler vb. kanal çalışanlarıyla iyi diyalogların kurularak görsel verilerin ve istatistiklerin sunulması ve gerekli şartların sağlanması gerekir.

3.4.1.13.Filmler ve Sinevizyon Gösterileri

Halkla ilişkiler alanında, radyo ve televizyon kadar olmasa da, son zamanlarda sıklıkla kullanılan iletişim araçlarından biri de filmler ve sinevizyon gösterileridir. Halkla ilişkiler filmleri, aktüel filmlerin içinde kısa bir görüntü olarak

yer alabileceği gibi tanıtım filmleri, teknik süreç filmleri, belgesel filmler, reklam filmleri vb. şekillerde de olabilmektedir. Halkla ilişkiler çalışmalarında sıklıkla kullanılan kısa metrajlı filmlerin, kütüphane için de hazırlanması konusunda gerekli çalışmalar yürütülebilir. Örneğin İletişim Fakültesine sahip üniversitelerden yardım istenebilir veya bu konuda bir bütçe ayrılması için üst yönetimden talepte bulunulabilir.

Kuruluşun yapısı, işleyişi, ürünleri, hizmetleri vb. ile ilgili olarak özel zamanlarda veya kuruluşun web sayfasında devamlı olarak gösterilen sinevizyon gösterileri de diğer görsel işitsel araçlar kadar geniş bir kitleye hitap etmese de müzikler, görüntüler ve sunuş açısından iyi hazırlanmış bir sinevizyon gösterisi izleyicileri üzerinde derin etkiler oluşturabilir. Hazırlanan film ve sinevizyon gösterilerinin kalitesi kadar sunum yeri, zamanı ve biçiminin de önemli olduğu unutulmamalıdır.

Yılmaz (2005a: 177), kütüphanelerin özellikle potansiyel kullanıcılarını kütüphaneye çekebilmek için kütüphane içerisinde film günleri düzenlenmesi gerektiğine değinmiştir. Üniversite kütüphaneleri eğitsel, kültürel, sanatsal ve tanıtım amaçlarına yönelik çeşitli filmleri kütüphanenin uygun bir yerinde önceden duyurularını yaparak ve uygun ortamı hazırlayarak sunabilir. Bu etkinlikle hem kütüphanenin farklı değer ve fonksiyonları kullanıcıya gösterilir hem de kullanıcı gözünde kütüphanenin değeri ve saygınlığı arttırabilir.