Örgütlerde Performans ve Performans Ölçümü

Performans genel anlamda belirli bir amaca yönelik olarak yapılan planlar doğrultusunda ulaşılan noktayı, başka bir deyişle elde edilenleri kalite ve kantite yönleriyle belirleyen bir kavramdır. Performans, önceden belirlenmiş olan hedeflere ne düzeyde ulaşıldığının ölçümüdür. Bir işletmenin performansı, belirli bir dönem sonundaki çıktısı ya da faaliyetlerinin sonucudur. Bu sonuç işletmenin belirlediği hedeflere ulaşma derecesi olarak yorumlanabilir. Bu durumda performans, işletme amaçlarının gerçekleştirilmesi için harcanan çabaların yorumlanması olarak da tanımlanabilir (Songur, 1995).

Performans ölçümünün yapılıp yapılmamasına veya nasıl yapılacağına karar verirken, bu ölçümlerin hangi amaçla kullanılacağının kararlaştırılmış olması gerekmektedir. Çünkü, performans ölçümü önemli maliyet ve çabayı gerektirmektedir. Uygun performans standartlarını geliştirmek, veri toplamak, bu verileri işlemek, tahlil

etmek ve toplanan bilgiyi hazırlanan standartlar içerisine yerleştirmek, ölçüm raporlarını hazırlayıp ilgili yerlere göndermek ve bu raporları okuyup yorumlamak hep bu maliyeti artırıcı aşamalardır (Songur, 1995).

Performans ölçümüne yapılan harcamaların karşılığını bulabilmesi ve teknik olarak daha etkili sonuç alınabilmesi için kilit konumdaki performans veri kullanıcılarının raporların yorumlanmasına hakim olmaları gerekir. Değişik kullanıcıların, değişik amaçları ve dolayısı ile kurumların değişik yönlerini ilgilendiren bilgiye talepleri vardır. Bu nedenle, verilerin rapor edilmesinde esneklik, performans ölçümü ve rapor edilme sistemine önemli nitelik katacaktır. Orta düzey idareciler ve personel genellikle kendi çalışma alanlarında daha detaylı ve basite indirgenmiş bilgiye ihtiyaç duyarlar. Daha üst düzey yöneticiler ise, kurumun müşterilerine hizmette etkenlik ve etkinlik bilgilerini içeren daha geniş ve teknik bilgilere ihtiyaç duyarlar (Songur, 1995).

Geleneksel olarak, performans ölçümünde kârlılık, bilanço büyüklüğü, satışlar, maliyetler, üretim vb. ölçütler kullanmaktadır. Çoğunu işletmelerin mali tabloları ya da yönetim muhasebesi sistemi aracılığıyla takip edebildiğimiz bu performans ölçüm kriterleri, gerçekte geçmişteki performansı göstermektedir. Sadece bu finansal verilerden yola çıkarak analiz yapmak firmanın gelecekteki pozisyonu hakkında pek fazla fikir vermeyebilir. Çünkü bu veriler geçmişteki performansın sonuçlarıdır (Yavuz, 2000).

Yıllık, dönemsel ya da aylık bütçelere göre yapılan performans değerlendirmelerinde, dönem sonuna yaklaşıldığında, iki tip hareket gözlemlenir. Yıl sonu hedefini gerçekleştiremeyeceğini anlayanlar; nasıl olsa hedefin gerisinde kalacağı düşünceyle, marjinal bir iyileştirme çabası yerine, niye başarısız olunduğuna dair bahane senaryoları yazmaya daha çok vakit ayırmaktadırlar. Yıl sonu hedefini aşacağını anlayanlar; gerek verilen hedeflere ulaşmış olmanın rahatlığı, gerekse gelecek yılın bütçe hedeflerinin daha da yüksek olmasını engelleme düşüncesiyle, performanslarını sınırlamakta ve yapacaklarını bir sonraki döneme ertelemektedirler. Kısacası, finansal hedeflere göre yönetim, karlılığı maksimize etmek için dizayn edilmiş olsa da, paradoksal bir durum yaratarak performansı düşürücü sonuçlar doğurabilmektedir(Yavuz, 2000).

Ölçüm yapılırken bazı soruların açıklığa kavuşturulması gerekmektedir. Ölçüm ile ilgili sorulardan biri, ölçümün kimin için yapılacak olmasıyla ilgilidir. Yönetim açısından bakıldığında ölçüm hem bir kontrol aracı ve hem de planlanmış amaçlar, geçmiş politikalar ve alınmış kararların bir değerlendirmesidir. Sahip ve hissedarları açısından bakıldığında ise ölçüm, yatırılan sermayeyi firmada tutmaya devam edip etmeme kararına hizmet

dağılımına ilişkin kararlar almada ve bazı standartlara bakarak geçmiş performansın etkinliğini değerlendirmede temel teşkil etmesidir (Amey, 1969).

Ölçüm ile ilgili sorulardan bir diğeri ise ne tür standart kullanılacağının belirlenmesidir. Bir etkinlik endeksi olarak yatırılan sermayenin getiri oranı (karlılık) tek başına yetersiz kalmakta ve bazı karşılaştırma standartları ile eşleştirilmesi ve ilişkilendirilmesi gerekmektedir. Benzer şekilde, ekonomik etkinliği yaklaşık olarak ölçen ölçüm araçları kullanmaktan da kaçınılmalıdır. Bu tür ölçüler yanıltıcı olabilmektedir. Aynı firmanın önceki dönem ölçüleri ile karşılaştırma yapılması yaygın olarak kullanılan bir yöntemdir. Ama ekonomik etkinliği ölçmede sadece iç standartlar kullanarak karşılaştırma yapmak da yetersiz kalmaktadır. Aynı sektörde veya aynı işi yapan işletmelerle, diğer bir ifadeyle harici standartlarla performans karşılaştırması yapma, isabetli kararlar alınmasında önemli olmaktadır. Harici standartlarla karşılaştırma yapılırken birçok zorluklarla karşılaşıldığından bazı hususların dikkate alınması gerekli olmaktadır (Amey, 1969).

Harici karşılaştırma, sektör karşılaştırması olarak düşünüldüğünde, karşılaştırmada yer alan işletmeler sektörün tamamı olması yerine iyi sınıflandırılmış bir grup olmasını gerekli kılmaktadır. Çünkü firmalar farklı girdiler, farklı teknolojiler, farklı sermaye miktarları ve farklı pazarlarda üretim ve satış gerçekleştirmektedirler. Çok az sayıda firma, eğer varsa, bir sektörün tüm ürün yelpazesini üretmektedir. Bunun dışında, harici karşılaştırmada, işletmelerin sıklıkla sektör sınırlarını aştıkları görülmektedir (Amey, 1969).

Dikkate alınması gereken bir diğer unsur da, farklı bölgelerde faaliyet gösteren işletmelerin farklı faktör fiyatlarına tabi olmaları ve bunun da karşılaştırmayı zorlaştırmasıdır. Benzer ürün veya hizmet üreten firmalar genelde coğrafik olarak ayrı yerlerde veya aynı coğrafyada fakat farklı pazar payıyla satış yapmaktadırlar. Bu da maliyetler ile gelirlerin karşılaştırmasını zorlaştırmaktadır. Benzer şekilde, işletmelerin büyüklüklerindeki farklılıklar da karşılaştırmayı güçleştirmektedir. Çünkü, büyük ölçekli işletmelerin küçük ölçekli firmalardan birçok üstünlükleri bulunmakta ve kârlar dahil ölçülen çok sayıda değişken ise büyüklükle ilişkili olmaktadır. İşletmelerin sezonluk farklılıklarının olabilmesi de ayrıca karşılaştırmayı zorlaştırmaktadır. Yukarıdakilerin hepsi sağlansa bile monopolun, riskin ve diğer ilave faktörlerin karlara olan etkisi göz ardı edilmemelidir (Amey, 1969).

Tablo 1. 3 Performans Ölçüm Yolları

Farklı Performans Ölçüm Kriterleri

1. Maliyet, maliyet olmayan

2. Kalite, hız, bağımlılık, esneklik, maliyet, yaratıcılık 3. Veri kaynağı, veri türü, referans, sürece odaklanma 4. Sonuçlar, belirleyiciler

5. Karar türü, yığılma düzeyi, ölçüm birimi

6. Çıkar gruplarının bakış açıları: Müşteri, personel, hissedar tedarikçi, toplum 7. Farklı hiyerarşik düzeyler

Yaygın Verimlilik Ölçüleri

Geleneksel

1. Kısmi verimlilik (işgücü, sermaye, materyal, enerji)

2. Toplam faktör verimliliği 3. Toplam verimlilik

Yeni Yaklaşımlar:

1. Zamana dayalı verimlilik 2. Bütün olarak ekipman etkililiği 3. Manüel birleştirme etkinliği

Yaygın Karlılık Ölçüleri

Geleneksel

1. Varlıkların getirişi 2. Kar marjı

3. Öz sermayenin getirişi

Yeni Yaklaşımlar:

1. Aktivite temelli maliyet ölçüleri

Performans Ölçüm Sistemleri Sınıflandırması

1. Hiyerarşik, balanced scorecard, piramit, dahili harici, değer zinciri 2. Dikey, dengeli, yatay

Kavramsal Performans Ölçüm Modelleri

1. Amerikan Ulusal Muhasebeciler Birliği performans ölçüleri - (1986)

2. Altı boyutlu performans modeli - (Joseph H. Boyett ve Henry P . Conn, 1988) 3. Sink ve Tuttle Modeli - (1989)

4. Performans Ölçüm Matrisi - (Keegan ve ark.,1989) 5. Performans Ölçüm Anketi - (Dixon ve ark.,1990) 6. Sınırlılıklar Teorisi - (Goldratt, e., 1990)

7. Balanced Scorecard - (David P. Norton ve Robert S. Kaplan, 1992) 8. Performans Piramidi - (Richard L. Lynch ve Kelvin F. Cross, 1992)

9. Etkili Gelişme ve Performans (EP2M) Modeli - (Christopher A. ve Peter R., 1993) 10. Entelektüel Sermaye yaklaşımı - (Edvinsson, L. ve ark, 1997)

11. TOPP Performans Modeli - (Rolstadas, A., 1998) 12. Performans Prizması - (Neely ve ark., 2001)

Performans Ölçüsü Tasarlama Süreçleri

1. Wisner ve Fawcett’in Dokuz Aşaması 2. Thor'un 10 Kuralı

3. Sink veTutle'ın Kılavuzu

4. Medori ve Steeple'ın Denetim Yaklaşımı

Kaynak: Tangen, S. (2004). Evaluation and Revision of Performance Measurement Systems. Doktora Tezi, WoxénCentrum, Department of Production Engineering, Royal Institute of Technology, Stockholm, Sweden, uyarlanmıştır.

Amey, (1969) ekonomik etkinliğin, en iyi, bütçede planlanan ile gerçekleştirilenin karşılaştırılması şeklinde yapılabileceğini ileri sürmektedir. Yazar, ölçüleri sadece geçmiş dönemlerle karşılaştırma yerine bu karşılaştırmanın firmanın geçmiş ve gelecek dönemleriyle birlikte yapılmalısı gerektiğini savunmaktadır.

Performans ölçümünün kritik boyutlarına ilişkin Hudson ve ark. (2001) yürüttükleri bir çalışmada performans ölçütlerini; finansal (nakit akışı, pazar payı, genel giderlerin azaltılması, envanter performansı, maliyet kontrolü, satışlar, karlılık, etkinlik, ürün maliyetlerinin azaltılması) ölçülerin yanı sıra kalite (ürün performansı, dağıtım güvenirliliği, atık güvenirlilik, yenilik), süre (tedarik süresi, dağıtım güvenirliliği, süreç süresi, verimlilik, çevrim süresi, teslim hızı, iş gücü etkinliği, kaynak kullanımı), esneklik (üretim etkenliği, kaynak kullanımı, hacim esnekliği, yeni ürün tanıtımı, bilgisayar sistemleri, maliyet, gelecekteki büyüme, ürün yenilikleri), müşteri tatmini (pazar payı, hizmet, imaj, müşteri ile bütünleşme, rekabetçilik, yenilik, dağıtım güvenirliliği) ve insan kaynakları (çalışanlar arasındaki ilişkiler, çalışanların katılımı, çalışanların becerileri, öğrenme, iş gücü etkinliği, iş yaşamının kalitesi, kaynak kullanımı, verimlilik) olarak altı farklı kategoride gruplandırmışlardır.

Ölçümlerde elde edilen bilgiler başta üst düzey yöneticiler olmak üzere her seviyedeki çalışanların karar ve davranışlarını yönlendiren hatta belirleyen araçlardır. Elbette bir kurumda başarının artırılmasında performans ölçümü dışında da birtakım araçlar (yeni teknoloji, eğitim vb.) vardır. Ama performans ölçümü tüm bu araçların sonuçlarını belirlemenin temel yoludur. Bu yolla elde edilen bilgilerin kullanımı ile nihai hedef olan optimum performans seviyesine ulaşmak mümkündür. Tablo 1.3’te performans ölçüm yolları toplu olarak yer almaktadır.

Bir işletmede performans ölçüm ve denetimlerinin, sonuç olarak; örgütün varlığını sürdürebilmeleri için örgüt içinde performans ve verimlilik anlayışı oluşturup devam ettirmek; performans yönetiminde kontrolü geliştirmek; yönetimin planlama yeteneğini artırmak; örgütlerin mevcut ve muhtemel sonuçlarını önceden tespit ederek gerekli tedbirleri almak; gerçekleştirilen faaliyetlerin sonuçlarını değerlendirmek ve elde edilen bilgilerin her seviyeye iletilmesini sağlamak; yöneticileri ve çalışanları amaçlara motive etmek şeklinde sıralayabileceğimiz rolleri yerine getirmesi beklenmektedir.