2014 GÜÇLÜ GİRİŞİMCİLİK MALİ DESTEK PROGRAMI PROJE UYGULAMA EĞİTİMİ. İzleme ve Değerlendirme Birimi

2014 – GÜÇLÜ GİRİŞİMCİLİK

MALİ DESTEK PROGRAMI PROJE UYGULAMA EĞİTİMİ

İzleme ve Değerlendirme Birimi

Eğitimin

Amacı ve İçeriği

u

PROJE UYGULAMA EĞİTİMİ

Eğitimimiz proje yönetimi, uygulama usul ve esasları kapsamında;

• Sözleşme yönetimini,

•Projelerin izleme çerçevesini,

•Satın alma kurallarını,

•Desteğin ödenmesi usul ve esaslarını, içermektedir.

Proje Uygulama Sürecine

Genel Bir Bakış

Resmi Tebligat

10 gün

SÖZLEŞME

15 gün

EĞİTİMLER İlk İzleme

Eş Finansman+ Ön Ödeme

Ara Rapor

Eş Finansmanla Harcamalar

2.Ara Rapor

HAKEDİŞ SÜRECİ

Ara Ödeme

Nihai Rapor

Nihai Ödeme

ya da Tahsilat KAPANIŞ

DÜZENLİ VE ANLIK İZLEME

Dokümanlar

Uygulama Sürecinde Referans Alınacak Temel Dokümanlar;

• Sözleşme ve ekleri,

• Proje Uygulama Rehberi ve ekleri,

• Satın Alma Rehberi ve ekleri,

• Tanıtım ve Görünürlük Rehberi,

• Destek Yönetimi Kılavuzu,

• Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliği,

• Ajans Yönetim Kurulu Kararları

Sözleşme

Yönetimi

Sözleşme ve Ekleri

1. Özel Koşullar

2. EK-I Proje Tanımı 3. EK-II Genel Koşullar 4. EK-III Proje Bütçesi

5. EK-IV Satın Alma/İhale Kuralları 6. EK-V Ödeme Talebi

7. EK-VI Mali Kimlik Formu

8. EK-VII Gerçek veya Tüzel Kişilik Belgesi 9. EK-VIII Yararlanıcı Beyan Raporu

10. EK-IX Ara/Nihai Rapor Formları

11. EK-X Proje Sonrası Değerlendirme Raporu 12. EK-XI Harcama Teyidi Raporu

13. EK-XII Mali Kontrol Taahhütnamesi 14. EK-XIII Teminat Belgesi

Temel İlkeler

•Sözleşmenin bir tarafı Ajans, diğer tarafı ise Yararlanıcıdır.

Sözleşmenin uygulanması hakkındaki yazışmalar ve üçüncü taraflarla görüşmeler, Ajansı bağlamayacaktır.

•Yararlanıcı Ajansın izleme ve denetim ziyaretleri esnasında gerekli bütün destekleri sağlayacaktır.

•Sözleşmenin görünürlük kurallarına ilişkin düzenlemelerine dikkatle uyulacaktır. Projedeki devlet desteğinin görünürlüğü uygun araçlarla (tabela, levha, poster, bayrak), Ajansın internet sitesinde yer alan

görünürlük rehberine uygun olarak sağlanacaktır.

Temel İlkeler

Sözleşmelerde değişiklik yapılmaması esas olmakla birlikte;

Sözleşme değişikliği gerektiği durumlarda, değişiklik taleplerinin; nedenlerinin ve değişiklik gerekçelerinin, en uygun şekilde, detaylı olarak ve belgelendirilerek açıklanması gerekir.

Değişiklik gerekçesi olmayan, yetersiz ya da dayanaksız olan talepleriniz Ajans tarafından reddedilecektir.

Sözleşme değişiklik talepleri temel olarak,

Projenin genel amacını değiştirmemeli ve bu kapsamda diğer başvurulara eşit muamele yapılması ilkesine aykırı düşmemelidir.

Sözleşme Değişiklikleri

Sözleşme, iki farklı yolla değiştirilebilir. Bu iki tür değişiklik için farklı usuller takip edilmelidir.

A. Bildirim mektubu: Küçük değişiklerde, B. Zeyilname: Büyük değişikliklerde.

Her durumda talebinizi Ajansa göndermeden önce projenizin izleme uzmanına danışmanız gereklidir.

Küçük Değişiklikler İçin Bildirim Mektubu

Sözleşme kapsamındaki küçük değişiklikleri uygulamadan önce Projenizin izleme uzmanına danışmak kaydıyla Ajansın ön onayı olmadan uygulayabilirsiniz.

Ancak bu değişiklikleri 10 gün içinde , Proje Uygulama Rehberi- (EK-1) ’i kullanarak Ajansa iletmelisiniz.

Bildirim mektubunda yapılan değişiklik ve gerekçesi ayrıntılı bir şekilde belirtilmelidir.

Hangi Hallerde Bildirim Mektubu Sunulabilir ?

Projenin temel amacını etkilemeyen;

Değişikliğin mali etkisinin aynı bütçe başlığı altındaki kalemler arasındaki transferle sınırlı olduğu değişiklikler,

 Ana bütçe başlıkları arasındaki transferlerin, her bir bütçe başlığının başlangıçtaki (ya da zeyilname ile düzenlenmiş halindeki) uygun maliyetlerinin yüzde 15’i veya altında olduğu değişiklikler (bu yöntem, idari maliyetler ile ilgili kalemlerde değişiklik yapmak için kullanılmaz).

Hangi Hallerde Bildirim Mektubu Sunulabilir ?

Proje koordinatörü ile uzman veya eğiticilerin değişikliği,

 Adres değişikliği ve telefon numarası değişikliği,

 Belirli bir bütçe kalemine ayrılan tutarı değiştirmeyen ekipman sayısındaki artış,

 Ekipman modelinin yeni teknolojiler paralelinde değiştirilmesi (aynı amaca hizmet etmek koşuluyla),

 Proje denetçisi değişikliği,

gibi durumlarda başvurulabilirsiniz.

Sözleşme için Zeyilname

Projenizde, zeyilname talebi gerektirecek

büyüklükte değişiklikler yapmamanız önerilir.

Zeyilname gerektirecek sözleşme değişiklikleri Ajansın ön onayına tabidir.

 Sözleşmedeki temel değişiklikler, zeyilnamenin Ajans ve Yararlanıcı tarafından imzalanmasından önce uygulanamaz.

 Zeyilname geriye dönük gerçekleşen faaliyetleri kapsayamaz.

Zeyilname hazırlanmasını gerektiren durumlar:

Mali desteğin verilmesine ilişkin kararın sorgulanmasına neden olmayacak ya da başvuru sahiplerine eşit muamele ilkesine aykırı düşmeyecek şekilde;

 Faaliyetlerdeki önemli değişiklikler,

 Ana bütçe başlıkları arasında, her bir bütçe başlığının başlangıçtaki (ya da zeyilname ile düzenlenen) uygun maliyetlerinin yüzde 15’ini aşan değişiklikler,

Zeyilname hazırlanmasını gerektiren durumlar:

Bütçeye yeni bir kaleminin eklenmesi ya da mevcut kalemin çıkarılması,

 Yararlanıcının isim ya da hukuki statüsünün değişmesi,

 Proje ortakları ve ya iştirakçilerin çekilmesi ya da eklenmesi,

ZEYİLNAME gerektirir.

Zeyilname Sunarken Dikkat Edilecek Hususlar;

•Zeyilname gerektiren büyük değişikliklerin olması durumunda, değişikliğin yürürlüğe

girmesini talep ettiğiniz tarihten en az 20 gün önce zeyilname talebinizi yazılı olarak Ajansa sunmanız gerekir.

• Projenin bitim tarihinden en az 30 gün önce Ajansa zeyilname sunulabilir.

•Zeyilname talebi, bildirim mektubunda olduğu gibi; gerekçeli, detaylı ve belgeli bir şekilde sunularak açıklanmalıdır.

Zeyilname Sunarken Dikkat Edilecek Hususlar;

Projenizden sorumlu izleme uzmanı, zeyilname talebinizin uygunluğu hakkında teknik destek sağlayacaktır.

 Ajans zeyilname talebini inceler ve gerekçesi olmayan veya yetersiz olan talepleri reddeder.

 Projeye yeni bir faaliyet ya da bütçe kaleminin eklenmesi durumunda, bunun proje amaçlarını gerçekleştirmek için gerekli olduğu, belgelerle desteklenerek gerekçelendirilmelidir.

 Bütçede kullanılmayan ya da tasarruf edilen kaynakların bulunması yeni faaliyetlerin proje bütçesine eklenmesi için yeterli neden değildir.

Zeyilname Sunarken Dikkat Edilecek Hususlar;

• Zeyilnamenin gerekliliği hakkında Ajansta, izleme uzmanına danışmanız önemlidir.

• Taslak zeyilname talebini Standart Formu (PUR-EK 2) kullanarak hazırlamak gerekir.

• Talep edilen değişikliği uygulamak için Ajansın zeyilname ile ilgili kararının beklenmesi gerekmektedir. Ajans sözleşmeye ilişkin zeyilnameyi onayladıktan sonra, düzenleyecek ve sizi imza için Ajansa davet edecektir.

İzleme ve Destek

Faaliyetleri

İzleme Araçları

İzleme ve destek faaliyetleri 7 temel araca ihtiyaç duyar. Bunlar:

1. İzleme ziyaretleri,

2. Yararlanıcıların beyan raporları (PUR-EK 4.3), 3. Ara (PUR-EK 4.1) ve Nihai (PUR-EK 4.2) raporlar, 4. Bildirim mektupları (PUR-EK 1),

5. Zeyilname talepleri (PUR-EK 2),

6. Proje sonrası değerlendirme raporu (PUR-EK 4.5)

7. Yararlanıcı tarafından tutulacak olan dokümantasyon ve arşivlemedir.

İzleme Ziyareti Kapsamı

 Satın alma kurallarına uygunluk,

 Maliyetlerin uygunluğu,

 Görünürlük ve tanıtım kurallarına uygunluk,

 Dokümantasyon ve arşivleme,

 Raporlama yükümlülükleri,

 Sözleşme değişiklikleri,

gibi proje uygulaması esnasında doğabilecek sorunların tespit edilmesi ve yararlanıcılara bu problemlere ilişkin sürekli destek sağlanmasıdır.

İzleme Ziyaretlerinin Amacı

İzleme ziyaretleri; yararlanıcılara ait beyanların doğrulanması, proje faaliyetlerinin kontrolü, ihtiyaçların tespiti ve projelerin yerinde izlenmesi amacıyla gerçekleştirilir.

Her bir projeye, Ajans tarafından en az 3 izleme ziyareti gerçekleştirilecektir.

İlk izleme ziyareti ve düzenli izleme ziyaretleri dışında; Ajans tarafından anlık izleme ziyaretleri de yapılabilecektir.

Düzenli İzleme

Ziyaretleri

Düzenli İzleme Ziyaretleri

Projelerin uygulama aşamasında faaliyetlerin projeye ve sözleşmelere uygun olarak yürütülüp yürütülmediği, yararlanıcının karşılaştığı sorunlara çözüm bulunması ve projelerin uygulanabilirliğinin sağlanması amacıyla izleme uzmanları tarafından düzenli izleme ziyaretleri gerçekleştirilir.

İzleme uzmanı, düzenli izleme ziyaretlerinde;

 Planlanan ve gerçekleşen faaliyetler ile harcamalar arasındaki tutarlılığı,

 Satın alınan mal veya ekipmanın fiziksel mevcudiyetini,

 Satın alma usullerine uygunluk durumunu,

 Görünürlük kurallarına uygunluk durumunu ve

 Düzenli bir kayıt ve arşivleme sisteminin varlığını kontrol eder,

Düzenli İzleme Ziyaretleri

 Performans göstergelerindeki ilerlemeyi değerlendirir,

 Projenin karşılaştığı sorunları ve darboğazları tespit eder,

 Eğer gerekli ise düzeltici tedbirler konusunda tavsiyelerde bulunur,

 Önceden kararlaştırılmış düzeltici faaliyet varsa uygulanma durumunu kontrol eder,

 İlerlemeler doğrultusunda sözleşmede bir değişikliğe ihtiyaç olup olmadığını analiz eder,

 Altyüklenici hizmetlerini, ürünlerini ve performansını kontrol eder.

DÜZENLİ İZLEME ZİYARETLERİ

Yararlanıcı düzenli izleme ziyaretlerinde yükümlülükleri

• Ziyaret tarihinde kendisinin uygun olmaması durumunda izleme görevlisini bilgilendirmek

• Proje kilit personelini ve gerekli dokümanları ziyaret esnasında hazır bulundurmak

• Projenin ihtiyaçları ve problemleri hakkında izleme ekibini bilgilendirmek

• İzleme ziyareti raporunu inceleyerek, itirazları ile (eğer varsa) beraber imzalamak

Anlık İzleme

Ziyaretleri

ANLIK İZLEME ZİYARETLERİ

Anlık ziyaretler, proje uygulamalarında ve izleme faaliyetlerinde hedeflenen kalitenin sağlanması için yapılacaktır. Bu ziyaretler;

 Sorunlu olan ve/veya hakkında erken uyarı raporu düzenlenmiş projeler öncelikli olmak üzere tüm projelere ve yararlanıcıya ön bildirim yapmadan gerçekleştirilecektir.

 Ziyarette yararlanıcı tarafından gerçek ve güncel bilgiler destekleyici belgelerle birlikte sağlanacak,

ANLIK İZLEME ZİYARETLERİ

Şüphe ya da tespit edilen herhangi bir usulsüzlük veya erken uyarı durumu Genel Sekreter’e raporlanacak,

 Genel Sekreterlikçe erken uyarı ve usulsüzlüklere ilişkin gerekli tedbirler alınacak,

 Erken uyarılara ilişkin düzeltici tedbir önerileri yazılı olarak yararlanıcıya gönderilecek ve

 Yararlanıcı tarafından gerekli tedbirlerin alınmaması halinde sözleşmenin feshine kadar gidilebilecektir.

Uygulamada Risk

Değerlendirmesi

Risk Nedir?

Risk, sözleşme yükümlülüklerini yerine getirmedeki herhangi bir başarısızlığın meydana gelme ihtimali olarak tanımlanabilir.

Projeler kararlaştırılan bütçe ve zaman içinde tamamlanması konusunda riske sahiptirler.

Destek programı kapsamında finanse edilen projelere yönelik beş tür risk puanı belirlenecektir:

1. Ön Ödeme Risk Puanı 2. Başlangıç Risk Puanı 3. İlerleme Risk Puanı 4. Nitel Risk Puanı

5. Genel Risk Puanı

Ön Ödeme Risk Puanı

• Başlangıç riski, sözleşme imzalamasından hemen sonra projenin uygulama süresinin ilk 45 günü içerisinde Ajans tarafından belirlenecektir.

• Ön ödeme risk puanının belirlenmesinin amacı, ön ödeme yapılmadan önce yararlanıcının mali desteği kullanma kapasitesini ölçerek, mali kaynağın etkin kullanımını sağlamaktır.

• Ön finansman ödemesi bu risk değerlendirmesinin sonucuna göre belirlenebilir.

Ön Ödeme Risk Puanı

Ön ödeme, çok yüksek riskli projelere yapılmayacaktır.

Yararlanıcılar risk değerlendirmesi ve sonucu hakkında bilgilendirilecek ve yararlanıcılara risk düzeyinin düşürülebilmesi için bir aya kadar süre tanınacaktır.

!!! Bu sürenin sonunda, risk durumunun devam etmesi ve yararlanıcının sözleşme yükümlülüklerini yerine getirmede gerekli önlemleri almaması halinde, sözleşme hükümleri gereğince sözleşme feshedilebilir.

Uygulamada

Yararlanıcıların

Yükümlülükleri

Yararlanıcıların Yükümlülükleri

DAKA programlarında, yararlanıcıların bir takım sorumlulukları vardır. Bunlar;

 Sözleşme kurallarına, mevzuata, rehbere uygunluk,

 Satın alma kurallarına uygunluk,

 Raporlama yükümlülüklerini yerine getirme,

 Dokümantasyon ve Arşivleme,

 Görünürlük – tanınırlık faaliyetleri,

Bunlar temel olarak proje yöneticisinin/proje

koordinatörünün görevleri olarak da tanımlanabilir.

Raporlama

Ara ve Nihai Raporlar

Ara ve nihai teknik rapor standart formları kullanılmalıdır.

(EK 4.1 ve EK 4.2)

!!!Raporlarınızı Ajansa göndermeden önce raporların hazırlanması konusunda Ajansa danışmanız önerilir.

!!! Raporların son halini, iki kopya halinde hazırlayarak Ajansa sunmalısınız.

!!! Raporların sunulmasının gecikmesi durumunda Ajansa

yazılı bir açıklama sunmak zorunludur.

Ara ve Nihai Raporlar

Raporlar mali ve teknik olmak üzere iki bölümden oluşur.

Projenize ilişkin ARA RAPOR, sözleşmede belirtilen raporlama döneminin bitimini müteakip yedi gün içinde Ajansa sunulmalıdır.

Ajans, ara rapora ilişkin incelemelerini 10 gün içerisinde

tamamlar ve varsa düzeltme taleplerini ileterek yedi gün

içerisinde eksikliklerin giderilmesini ister.

Ara ve Nihai Raporlar

NİHAİ RAPOR ise, proje uygulama süresinin bitimini müteakip en geç otuz gün içinde Ajansa sunulmalıdır.

Ajans nihai rapor incelemesini 30 gün içinde tamamlar ve

yararlanıcıdan raporla ilgili; düzeltme, ek bilgi ve veri

talebinde bulunabilir. Yararlanıcı, talep edilenleri 7 gün

içerisinde Ajansa iletmekle yükümlüdür.

Ara ve Nihai Raporlar

Teknik bölüm: Proje faaliyetleri, proje yönetimi, ortakların katılımı, paydaşlarla ilişkiler, görünürlük, performans göstergelerindeki ilerlemeler, projenin genel değerlendirmesi ve varsa küçük sözleşme değişiklikleri hakkındaki bildirimler ve sözleşme değişikliklerine ilişkin bilgiler yer alır.

Mali bölüm: Raporun ait olduğu dönemde yapılan masrafların her öğesini ayrıntılarıyla anlatan ve yapılan masrafların her başlığını, miktarını, projenin ilgili bütçe kalemini gösteren bir liste hazırlanır ve destekleyici belgeler bu listeye eklenir.

Rapor Formatı Proje Uygulama Rehberi ekinde yer almaktadır.

Yararlanıcı Beyan Raporu

Projenizdeki ilerlemelere ve harcamalara ilişkin güncel bilgileri sunmak için kullanacağınız formu içerir (PUR EK 4.3).

“Özel koşullarda” belirtilen tarihlerde internet aracılığıyla sunulması gerekir. (e-posta aracılığıyla)

Bu raporlar her iki ayda bir aynı kesim tarihine sahip olacaktır.

Örneğin, Ağustos-Eylül dönemi için yararlanıcılar Ekim ayının ilk haftası içinde raporlama yapmalıdırlar.

Denetim Raporu

Mali destek miktarı 200.000 TL’nin üzerinde olan ve Ajansın talep ettiği projelerde bakiye ödeme talebi ile birlikte denetim raporu (Sözleşme Ek-XI-Harcama Teyidi) sunulmalıdır!!!

Proje Sonrası Değerlendirme Raporu

Projenin sonuçlarının başarısı, etkilerinin sürdürülebilirliği, hedeflerin gerçekleştirilme düzeyinin proje tamamlandıktan sonra değerlendirilmesini, izlenimleri, sorunları ve önerileri içerir.

PUR EK 4.5’ e göre hazırlanır

Projenin tamamlanmasından üç ay sonra Ajansa sunulur.

Tanıtım ve

Görünürlük

TANITIM ve GÖRÜNÜRLÜK

Yararlanıcılar ve ortakları; projelerinin Ajans tarafından desteklendiğinin ve Kalkınma Ajanslarının ulusal düzeyde Kalkınma Bakanlığı’nın tarafından koordine edildiğinin görünürlüğünü sağlamak için gerekli yöntemleri kullanmalıdır.

Bu yöntemler, Ajans internet sitesinde yayınlanan Tanıtım ve Görünürlük Rehberi’nde belirtilen kurallar ile uyumlu olmalıdır. (www.daka.org.tr )

Görünürlüğe dair faaliyetler hem uygulama aşamasında, hem proje uygulamalarının tamamlanmasının ardından, Ajans tarafından denetlenir.

TANITIM ve GÖRÜNÜRLÜK

Destek yararlanıcının ajans desteğini görünür kılma yükümlülüğü, proje nihai ödemesi yapıldıktan sonraki üç yıl boyunca devam eder.

Yararlanıcı, Ajansın ve Kalkınma Bakanlığı’nın logosunu projeyi ilgilendiren tüm ürünlerde görünürlük rehberinde belirtilen şekilde kullanmalıdır.

Ajans, projelerin gerek uygulama aşamasında, gerekse proje uygulamalarının tamamlanmasının ardından, yararlanıcılar tarafından görünürlük rehberinde belirtilen hususların yerine getirilmesinin denetiminden sorumludur.

Teşekkürler

www.daka.org.tr