AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ BASIN-YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ

(1)

AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ

BASIN-YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ

AKADEMİK VE İDARİ PERSONEL İŞ AKIŞ SÜREÇLERİ

Şubat 2021

(2)

KISALTMALAR VE AÇIKLAMALARI

AKÜ Afyon Kocatepe Üniversitesi

BYHİM Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü CİMER Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi

EBYS Elektronik Belge Yönetim Sistemi

(3)

İŞ AKIŞ ŞEMALARI

Basın Birimi

 Kamuoyunda üniversitemiz ile ilgili iyi ve doğru bir imajın yerleşmesini sağlamak amacıyla

“basın bültenleri, basın açıklamaları, kamuoyu duyuruları”nın hazırlanması.

 Üniversite etkinliklerinin haberlerini yapmak ve paydaşlarla paylaşmak.

 Kamuoyu ve basınla paylaşılan içeriklerin fotoğraflarının çekilmesi.

 Üniversitenin fotoğraf ve görüntü arşivini oluşturmak ve gerekli durumlarda kullanıma sunmak.

 Medyada çıkan haberlerin takibi, düzenlenmesi ve arşivini yapmak.

 Üniversitenin tanıtım ve halkla ilişkiler faaliyetlerini kapsayan çıktıların ve içeriğin üretilmesi için gerekli bilgi ve belgeleri toplamak ve içeriği hazırlamak.

 Yerel ve ulusal basında üniversitemiz, etkinliklerimiz ve personelimiz hakkında çıkan haberlerin arşivini oluşturmak.

 Üniversite aleyhinde çıkan haberleri yöneticilere ve hukuk birimine iletmek.

 Sosyal medya hesaplarının yönetilmesi ve takibi ile kontrolünü sağlamak.

 Rektörlüğümüzce düzenlenen etkinliklerde protokol düzenini sağlamak.

 Yönetimin belirlediği özel günlerde Rektör ya da rektörlük adına mesaj yayınlamak.

 Akademik ve idari personele SMS ile bilgilendirme yapmak.

 Ana sayfada, birimlerin web sayfalarına link vererek duyuru yapmak.

 Yerel ve ulusal gazetelerin takibinin yapılması.

 Merkez Kütüphanenin arşiv oluşturması için gazetelerin gönderilmesi.

Halkla İlişkiler Birimi

 Aday öğrencilerin üniversite gezileri için gerekli organizasyonu sağlamak.

 E-posta ile akademik ve idari personele çeşitli duyuruların yapılması.

 Müdürlüğün resmi yazışmalarını yapmak.

 Malzeme taleplerini oluşturmak ve ilgili birimlere iletmek.

 Müdürlük çalışanlarının personel işlerinin takibini sağlamak.

 Eğitim kurumlarından gelen taleplere istinaden üniversitemizi tanıtıcı çıktıların gönderilmesini sağlamak.

 Akademik yıl içerisinde düzenlenen eğitim fuarlarına katılmak, çeşitli organizasyonlarda stant açarak üniversitemizi tanıtmak.

 Düzenlenen etkinliklerin davetiyelerinin dağıtmak.

 Afişlerin asımı, dağıtımı ve takibini yapmak.

 Sürekli işçi puantajlarının yapılması.

 Kısmi zamanlı öğrenci puantajlarının yapılması.

 Üniversitenin tanıtım ve halkla ilişkiler faaliyetlerini kapsayan çıktıların ve içeriğin üretilmesi için gerekli bilgi ve belgeleri toplamak ve içeriği hazırlamak.

 Rektörlüğümüzce düzenlenen etkinliklerde protokol düzenini sağlamak.

(4)

Grafik Birimi

 Afyon Kocatepe Üniversitesinin vizyon ve misyonuna yönelik, kurumsal kimliği yansıtan görsel bir dil oluşturmak.

 Üniversitenin tanıtım ve halkla ilişkiler faaliyetlerini kapsayan çıktıların ve içeriğin üretilmesi için gerekli tasarımları yapmak.

 Üniversitenin düzenlediği etkinliklerin duyurulması aşamasında gerekli duyulan afiş, broşür ve davetiye gibi materyalleri hazırlamak.

 Kullanılan her işin arşivini tutmak ve gerekli durumlarda kullanıma sunmak.

Bilgi Edinme Birimi

 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu Kapsamında gerçek ve tüzel kişiler tarafından üniversitemize yapılan başvuruları değerlendirmek suretiyle cevaplandırmak.

 Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun gereğince üniversitemize yapılan başvuruları değerlendirmek suretiyle cevaplandırmak.

 Üniversitemiz “Akademik Yıl Faaliyet Raporu”nu hazırlamak.

 Rektörlüğümüzce düzenlenen etkinliklerde protokol düzenini sağlamak,

(5)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler

Müdürlüğü

İŞİN ADI

Haber Yazımı

KODU TOPLAM SÜRE

1-2 Gün

Başlangıç

Bitiş

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Basın Yayın Personeli

Takip edilecek etkinlik bilgisinin birimlerden, duyurulardan vs. alınması.

Etkinlik akışının / sunucu metninin alınması.

Konuşmaların kaydının alınması, ilgili notların

tutulması.

Etkinlik bitiminde deşifrelerin yapılması.

Haber metninin oluşturulması.

Haber metninin ve görsel malzemesinin redaktesinin ve kontrolünün yapılması ile onayının alınması.

Haberin haber.aku.edu.tr adresinden yayımlanması.

Haberin ve ilgili linklerin sosyal medya hesaplarından paylaşılması.

Müdürlük Makamı Basın Yayın Personeli

3 Saat

1 Saat

3 Saat

1 Saat Birimlerden gelen haber

unsurlarının e-posta vs.

aracılığıyla toplanması.

Haber fotoğraflarının ve görsel malzemenin seçilmesi ve değerlendirilmesi.

1 Saat

(6)

Afyon Kocatepe Üniversitesi

Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü

İŞİN ADI

Grafik Tasarım İşleri

KODU TOPLAM SÜRE

1 -7 Gün

Başlangıç

Bitiş

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Grafik İşleri Personeli Üst yönetim ya da birimler tarafından istenen tasarım talebi grafik birimine iletilir.

Tasarımı yapacak personel belirlenir.

Tasarımda kullanılacak program belirlenir.

Tasarımda kullanılacak görsel malzeme ve bilgi toplanır.

Onaya sunulur.

Gerekli değişiklikler yapılır.

İlgili birime iletilir.

Gerekiyorsa web sayfasında yayımlanır. Sosyal medyada paylaşılır.

Müdürlük Makamı

Grafik İşleri Personeli

Müdürlük Makamı

Grafik İşleri Personeli Grafik İşleri Personeli

1 Saat

1 Saat Tasarım yapılır.

Çalışma arşivlenir.

3 Saat

(7)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler

Müdürlüğü

İŞİN ADI

Fotoğraf Çekimi

KODU TOPLAM SÜRE

1-2 Gün

Başlangıç

Bitiş

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Takip edilecek etkinlik bilgisinin birimlerden,

duyurulardan vs.

alınması.

İstenilen görüntülerin alınması.

Görsel malzemenin kontrolünün yapılması ve onayının alınması.

Fotoğrafların işlenmesi.

İlgili medyada görsellerin kullanılması, paylaşılması.

Fotoğraf İşleri Personeli

Fotoğraf İşleri Personeli Fotoğraf İşleri Personeli

3 Saat

1 Saat

1 Saat Üniversite yayınlarında

kullanılmak üzere stok fotoğraf konusunun

belirlenmesi.

Fotoğraflarının ve görsel malzemenin seçilmesi ve değerlendirilmesi.

Fotoğraf İşleri Personeli

1 Saat

1 Görsel malzemenin arşivlenmesi Saat

(8)

Afyon Kocatepe Üniversitesi

Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü

İŞİN ADI

Tebliğ Yazıları ve Duyurular

KODU TOPLAM SÜRE

1 Gün

Başlangıç

Bitiş

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Duyurular haberleşme grubunda paylaşılır ya da e-posta atılır.

Gerekliyse tebliğ-tebellüğ belgesi ile personele gerekli bilgilendirme yapılır.

Tebliğ-tebellüğ belgesi dosyasına kaldırılır.

Halkla İlişkiler Personeli

Öğrenci İşleri

1 Gün

(9)

Afyon Kocatepe Üniversitesi

Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü

İŞİN ADI

Sürekli İşçi Puantajı

KODU TOPLAM SÜRE

1 Gün

Başlangıç

Bitiş

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Sürekli işçi 4/d puantajı doldurularak her ayın engeç 10 una kadar [email protected] adresine gönderilir.

Her ayın 15 i itibariyle EBYS üzerinden İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı na gönderilir.

Halkla İlişkiler Personeli

1 Gün

(10)

Afyon Kocatepe Üniversitesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler

Müdürlüğü

İŞİN ADI

Faaliyet Raporunun Hazırlanması

KODU TOPLAM SÜRE

4 Ay

Başlangıç

Bitiş

Sorumlular İş Süreçleri Süreler

Bilgi edinme personeli Verinin toplanması için akademik ve idari birimlere EBYS üzerinden resmi yazı yazılır.

Faaliyet Raporunun duyurusunun www.aku.edu.tr adresinden yapılır. Gerekli formlar yayımlanır.

EBYS üzerinden gelen cevabi nitelik taşıyan yazılar toplanır.

Resmi yazıda ve web duyurusunda yer alan e-posta adresine gelen cevaplar toplanır.

Toplanan cevapların kontrolü yapılır.

Toparlanan verinin işlenmesi ve raporlaştırılması yapılır.

Raporun kontrolü yapılır.

Raporun basımı ve çoğaltılması yapılır.

Rapor ilgili birim ve kurumlara dağıtılır.

Bilgi edinme personeli

Üst yönetici (Rektör Yatdımcısı)

Toplanan cevaplarda eksik ya da hatalı veri var mı?

Tamamlanması ya da düzeltilmesi için birim

amirlerine iletilir.

Verinin son kontrolü yapılır.

EVET HAYIR

Bilgi edinme personeli Grafik işleri personeli

Halkla ilişkiler personeli

1 Ay

7 Gün

1 Gün

1 Ay

7 Gün

1 Ay

7 Gün

1 Gün