T.C.
KONYA
KARATAY BELEDİYE BAŞKANLIĞI
BASIN YAYIN ve HALKLA İLİŞKİLER
MÜDÜRLÜĞÜ KURULUŞ,GÖREV, VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ Kabul Tarihi : 07.08.2012
Kabul Sayısı : 200
BİRİNCİ BÖLÜM
AMAÇ- KAPSAM-YASAL DAYANAK AMAÇ :
MADDE - 1 Bu Yönetmeliğin amacı; Karatay Belediyesi
Basın Yayın ve Halkla İlişkilerMüdürlüğünün Görev, Yetki ve Sorumlulukları ile Çalışma ile Usul ve Esaslarını düzenlemektir.
KAPSAM :
MADDE - 2 Bu yönetmelik, Karatay Belediyesi
Basın Yayın ve Halkla İlişkilerMüdürlüğünün;
görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usulü ve esaslarını kapsar.
YASAL DAYANAK :
MADDE - 3 2709 sayılı 1982 Anayasası’nın 124. maddesi, 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu ile bu kanunlara göre çıkarılan yönetmeliklere göre hazırlanmıştır.
İKİNCİ BÖLÜM İlkeler Kuruluş ve Tanımlar İLKELER :
MADDE – 4 Belediye hizmet ve faaliyetlerinde etkinlik, adalet, hizmette kaliteyi sağlamak, kurumun güçlü ve zayıf yönlerini tespit ederek sorunlara kalıcı ve yerinde çözüm üretmek.
Belediyenin amaçlarını, hedeflerini ve bu hedeflere ulaşmayı mümkün kılacak yöntemleri belirlemek, gerekli planlamaları yapmak.
Belediyenin güçlü ve zayıf yönlerini belirlemek, karşı karşıya olduğu fırsat ve tehditleri analiz etmek, geleceğe dönük stratejiler belirlemek.
Yönetici ve diğer pozisyonlarda görev yapan personelin motivasyonunu sağlamak, performansını artırmak, toplam kalite yönetimine geçmek.
KURULUŞ
MADDE - 5 (1)
Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, Belediye Başkanı’nın ya da görevlendireceği bir Belediye Başkan Yardımcısı’na bağlı olarak;1)
Basın Yayın ve Halkla İlişkilerMüdürü, Ve müdüre bağlı olarak çalışan
a
. Basın Yayın Şefi b. Halkla İlişkiler şefic. Sivil Savunma Uzmanlığı Birimi Birimlerinden oluşur.
(2) Kamu kaynaklarının etkili ve verimli kullanılması, yerel hizmetlerin dengeli
dağılımının temin edilmesi, belediye tarafından sunulan hizmetlerde kalitenin artırılması için
ihtiyaç duyulan nitelik, unvan ve sayıda personel, Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli
İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik hükümlerine uygun olarak istihdam edilir.
TANIMLAR :
MADDE – 6 (1) Bu yönetmeliğin uygulanmasında;
Belediye : Konya Karatay Belediyesini, Başkan : Konya Karatay Belediye Başkanını, Başkanlık : Konya Karatay Belediyesi Başkanlığını, Meclis : Konya Karatay Belediyesi Meclisini, Encümen : Konya Karatay Belediyesi Encümenini, Müdür :
Basın Yayın ve Halkla İlişkilerMüdürünü, Müdürlük :
Basın Yayın ve Halkla İlişkilerMüdürlüğünü,
Şef : İlgili Şefi
Şeflik : İlgili Şefliği
Personel : Müdürlüklerde çalışan, bağlı olduğu birim sorumlusunun verdiği görev ve hizmetleri tam ve noksansız olarak yerine getirmekle yükümlü memur ,işçi ve sözleşmeli personeli,
ifade eder.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
MÜDÜRLÜK GÖREV ,YETKİ ve SORUMLULUKLARI Müdürlüğün görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 7- (1) Müdürlüğün görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır:
a) Belediyenin Basın Yayın ve Halkla İlişkiler faaliyetlerini tüm boyutlarıyla ele alarak, genel amaç ve politikalarına uygun nitelikte bir tanıtım ve halkla ilişkiler stratejisinin belirlenmesinde amiriyle birlikte hareket eder.
b) Basın kuruluşlarıyla Belediye ilişkilerinin yürütülmesini sağlar.
c) Basınla ilişkilerin amaç, hedef ve politikalarının belirlenmesi amacıyla çeşitli araştırmalar yapar ve amirinin bilgisine sunar.
d) Karatay Belediyesi tarafından düzenlenen tüm etkinlik ve yürütülen faaliyetlerin tanıtılması için basın yayın organları ile iletişime geçer.
e) Basın yayın organlarında yayınlanmak üzere hazırladığı basın bülteni ve gazete ilanlarını bu kurumlara verir ve takip eder.
f) Yazılı, sözlü, görüntülü basın ve yayın organlarını takip ederek Karatay Belediyesinin leh ve aleyhinde olan gelişmeler ve genel olarak diğer belediyelerle ilgili olarak Belediye Başkanına ve Başkan Yardımcılarına düzenli olarak rapor verir. Yaptığı basın takip çalışmalarıyla ilgili olarak arşiv oluşturur.
g) Belediye Başkanının medya ile gerçekleşecek randevularını Özel Kalem Müdürlüğü ile işbirliği içerisinde ayarlar.
h) Belediye Başkanı ve Başkan Yardımcılarının düzenleyeceği basın toplantılarının organizasyonunu yapar.
ı) Düzenlenen etkinliklerde fotoğraf ve kamera çekimleri yaptırır ve materyalleri ihtiyaç duyan müdürlüğe verir. Arşivlenmeleri ile ilgili çalışmaları yürütür.
i) Karatay Belediyesinin resmi web sitesi için gerekli olan görüntülü ve görüntüsüz haberleri hazırlayıp Bilgi İşlem Müdürlüğüne vererek, sitenin sürekli güncelliğinin korunmasına yardımcı olur.
j) Kurumun düzenlediği etkinliklerde gerekli hazırlıklara yardımcı olarak sinevizyon gösterilerini düzenler.
k) Belediyenin hizmetlerinin alt yapısının, birimlerin etkinliklerinin ve organizasyonların vatandaşlar tarafından bilinmesi için çeşitli tanıtım çalışmalarını yürütür.
l) Belediye yönetiminin izlemekle yükümlü olduğu politikanın halka benimsetilmesi, yapılan çalışmaların halka duyurulması, halkın Belediye yönetimine karşı olumlu hisler beslenmesinin sağlanması, halkın da yönetim hakkındaki düşüncelerinin yönetimden beklentilerinin alınması amaçlı çalışmaları yürütür.
m) Halkın yönetimden bilgi edinme hakkının göz önüne alınarak yürütülen faaliyetler ve işlerle ilgili olarak halkın bilgilendirilmesine ortam hazırlanır ve Başkanın halkı bilgilendirici mahiyetteki toplantıları organize edilir.
n) Tanıtım faaliyetlerinde kullanılan her türlü basılı materyalin kurumsal kimlik kılavuzuna uygun tasarımının yapılmasını, basılmasını sağlar, çalışmaları kontrol eder.
o) Kurumun yürüttüğü faaliyetlerin kültür ve sanat etkinliklerinin sosyal ve kültürel amaçlı faaliyetler ile tanıtım ve duyuru materyallerin basım yayım ve halkla ilişkiler çalışmalarını yürütür.
ö) Belediye Başkanı tarafından çeşitli sivil toplum örgütleri vb. Belediye yönetiminin belirli dönemlerde bir araya gelerek toplantı yapmalarını, Belediyenin hizmetlerinin müzakere edilmesini sağlayan organizasyonlar düzenler. Ayrıca belirli günlerde düzenlenen halk günlerinde yapılan çalışmaların tanıtımını yapar.
p) Karatay Belediyesinin hizmetlerinden yararlanan kişi ve kuruluşların sms ve mail yoluyla veya doğrudan ilettiği dilek ve şikayetlerini alır ve bu istek ve şikayetleri ilgili birimlere ulaştırarak, birimlerden gelen cevaplar konusunda istek ve şikayet sahiplerinin bilgilenmesini sağlar.
r) Halkla ilişkilerde elde edilen sonuçları değerlendirmek, bu alanda faaliyetlerin etkinliğini arttıracak önlemleri belirlemek üzere anket çalışmaları hazırlar.
s) Kurumun halkla ilişkiler bağlamında sosyal ve kültürel amaçlı faaliyetler organize etmesine yönelik öneriler ve projeler geliştirir.
ş) T.C. Başbakanlık İletişim (BİMER) vasıtasıyla Belediyemize iletilen istek ve şikayetleri ilgili Başkan yardımcına bildirerek yapılan işlemler konusunda istek ve şikayet sahiplerini bilgilendirir.
t) Belediyemizin etkinliklerini vatandaşlarımıza duyurmak amacıyla toplu sms sistemine kayıtlı kişilere mesaj gönderir
u)Mevzuatın öngördüğü kurul ve komisyon toplantılarına katılmak, ilgili kararları uygulamak ve uygulanmasını denetlemek.
Müdürün görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 8 - (1) Müdürün görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır:
a) Başkan ve / veya Başkan Yardımcısı tarafından verilen emir ve talimatları yerine getirmek, Belediye Meclisi, Belediye Encümeni kararlarını uygulamak,
b ) Bu yönetmeliğin 7. maddesinde yazılı görev, yetki ve sorumlulukları bizzat yapmak
yaptırmak, bu görevlerle ilgili konularda, şef ve birimler arası koordineyi sağlamak,
çalışmalarını denetlemek, emir ve talimat vermek,
c) Müdürlüğe gelen evrakları ilgili birimlere havale etmek, takibini yapmak, Müdürlük tarafından yapılan yazışmaları imzalamak,
d) Disiplin amiri olarak ilgililer hakkında disiplin amirliği görevini yürütmek, e) Müdürlük bütçesini hazırlamak, etkin ve verimli olarak kullanmak,
f) Harcama yetkilisi görevini ifa etmek gerektiğinde bu yetkisini makam onayı ile devretmek,
g) İhale yetkilisi olarak Müdürlük bünyesinde yapılan ihalelerde ihale onay belgesini düzenlemek, ihaleleri onaylamak,
ğ) Müdürlük faaliyet raporunu hazırlamak, hazırlattırmak,
h) Müdürlük stratejik plan ve performans programı çalışmalarını yapmak, yaptırmak, ı) Müdürlük arşivini oluşturmak, arşiv çalışmalarını yapmak, yaptırmak,
i) Müdürlüğü ilgilendiren konularda Belediye Meclisi ve Belediye Encümenine teklifte bulunmak,
j) Bilgi edinme başvurularını ilgili müdürlüklere göndermek ve takibini yapmak, k) Faaliyet alanıyla ilgili konularda projeler üretmek, takip etmek ve uygulamak,
l) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler konularında kurum dışındaki özel ve tüzel kişilerle ilişkilerde iletişim bakımından dikkate alınacak hususlar belediyenin imajının istenilen şekilde güçlendirilmesi vb. konularda kurum menfaatini gözetmek yolundaki görüşlerini belirtmekten, alanıyla ilgili işleri icra etmekten, halkı bilgilendirici broşür, bülten vb. çalışmaları yürütmekten, vatandaşlardan gelen şikayet, teklif vb. konuları en kısa zamanda Belediyenin diğer birimleriyle çözüme kavuşturup, ilgililerine bilgi verilmesini sağlamaktan, birimler tarafından yapılan çalışmaların tanıtımını yapmaktan, Belediye Başkanının halkı bilgilendirici çalışmalarını koordine etmekten, Belediyemizce yapılan etkinliklerin koordinesini sağlamaktan, Karatay ve Konya açısından önemli günlerin kutlamaları ile ilgili etkinlikleri düzenlemekten belediyenin tüm tanıtım çalışmalarını yürütmekten sorumludur.
m
) Mevzuatla verilen diğer görevleri yapmak.
Basın Yayın Şefinin görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 9 – (1) Görevi gereği Müdürlükçe kendilerine verilen işleri yasalar ve yönetmelik esaslarına göre yapar ve memurları vasıtasıyla yaptırır.
(2) Şef işlerini plan ve programa bağlayarak bunların iyi bir şekilde yapılmasını ve zamanında bitirilmesini sağlar.
(3) Şefliğindeki personele iş dağıtımı yaparak sonuçlarını izler. Kontrol eder ve personelini denetler.
(4) Şef olarak basınla ilişkiler web sitesinin düzenlenmesine yardımcı olma, tanıtım malzemelerinin yayımı, ve bunların arşivlenmesinden sorumludur.
(5) Basın Yayın Şefliği medyada belediye ile ilgili çıkan her türlü haber, yayın ve bilgiyi günlük olarak takip eder.
(6) Basın Yayın Şefliği, müdürlüklerle gerekli koordinasyonu kurarak bültenleri içindeki bilgileri inceler, cevap verilmesi gereken hususlarda taslak hazırlayarak Başkanlık Makamına sunulmak üzere Müdürüne sunar. Gerekiyorsa Başkanlık onayı ile basın bildirisi ile yayınlar.
(7) Basın toplantısı düzenler.
(8)Amirin görevle ilgili istediği diğer işleri yapar..
(9) Kendisine bağlı olarak çalışmakta olan personelin iş, bilgi, ve verimliliklerini arttırabilmek için eğitilmeleri yolunda çalışmalar yürütür.
(10) Kendisine direkt bağlı bulunan memurlar ile verilen görevleri yerine getirir.
(11)Şef, Müdür ve Başkan yardımcılarına karşı sorumludur.
Halkla İlişkiler Şefinin görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 10 - (1) Görevi gereği Müdürlükçe kendilerine verilen işleri yasalar ve yönetmelik esaslarına göre yapar ve memurları vasıtasıyla yaptırırlar.
(2) Şef işlerini plan ve programa bağlayarak bunların iyi bir şekilde yapılmasını ve zamanında bitirilmesini sağlar.
(3) Şefliğindeki personele iş dağıtımı yaparak sonuçlarını izler. Kontrol eder ve personelini denetler.
(4) Müdürlüğe gelen giden evrakların, dosyaların diğer belgelerin kayıt havale dosyalama işlemlerini yürütür.
(5) Müdürlüğe ait genelge yönetmelik ve kararları deftere işleyerek incelemeye hazır hale getirir.
(6) Müdürlüğün işlerinin yürütülebilmesi için gerekli olan bütçenin hazırlanması personelin özlük hakları yazışmaları, tahakkuk işleri, demirbaşındaki malzemelerin kayıtlarını tutar. Yıl sonunda döküm hazırlar.
(7) Belediyenin genel amaç ve politikalarına uygun nitelikte Basın Yayın ve Halkla İlişkiler stratejisinin belirlenmesinde amire öneriler getirir.
(8) Kurum içi ve dışı bildiri genelge vb. duyuruların, bilgilerin tüm personele iletilmesi ve dosyalanmasını sağlar, gerektiğinde bu hususta işlem yapar.
(9) Memurlar şefliğin her işinden sorumludur.
(10) Müdürlüğe gelen telefonlara kurum kimliğine uygun olarak ve ilgililere aktarır.
(11)Halkla ilişlilerde elde edilen sonuçları değerlendirmek ve bu alandaki faaliyetlerin etkinliğini arttıracak önlemleri belirlemek üzere anket çalışmalarını yürütür.
(12) Şefliğe mail, sms, telefon veya şahsen iletilen şikayet talep ve isteklerin kısa zamanda çözüme kavuşturulması için çalışır, belediye ve halk arasında köprü vazifesi yürütür.
(13) Hizmet masası memurları tarafından gönderilen evraklar, talep ve şikayetler bilgisayar ortamında kayda alınarak işlemleri takip edilir.
(15) Şefliğine gelen vatandaş başvurularının günlük, haftalık, aylık ve yıllık olarak hedefler bazında raporlar hazırlayarak amirini sürekli bilgilendirir.
(16) Halkla ilişkiler faaliyetlerinde bulunduğu konum itibarıyla elinden gelen desteği verir.
(17)Başkanlığa elektronik posta yoluyla gelen talepleri Başkanın havale ettiği ilgili müdürlere iletip, müdürlüklerden gelen cevaplar neticesinde vatandaşları bilgilendirir.
(18) Doğrudan Başbakanlık İletişim (BİMER) vasıtasıyla Belediyemize iletilen talep, istek ve şikayetleri ilgili Başkan yardımcısına bildirerek, verilen cevapları yazılı olarak başvuru sahiplerine iletir.
(19)Şef, Başkan, Başkan Yardımcısı veya Müdürün katılacağı halk günlerinin organizasyonunu yapar.
(20)Halkın bilinçlendirilmesi amaçlı halk meclislerinin oluşturulması ve koordinasyonunu sağlar.
(21) Kendisine direkt bağlı bulunan memurları ile verilen görevleri yerine getirir.
(22) Görev unvanına uygun olan ve amirin istediği diğer işleri yapar.
(23) Kendisine bağlı olarak çalışmakta olan personelin iş, bilgi, ve verimliliklerini arttırabilmek için eğitilmeleri yolunda çalışmalar yürütür.
(24) Şef, Müdür ve Başkan yardımcılarına karşı sorumludur.
(25) Başkanlıkça verilecek diğer görevleri yerine getirir
Sivil Savunma Uzmanlığı Biriminin görev , yetki ve sorumlulukları
MADDE 11 - a) Sivil savunma planlarını hazırlamak ve bu planları güncellemek, b) Kamu kurum ve kuruluşlarının tahliyeye ilişkin planlamasını koordine etmek,
c) Sivil savunma servislerinin kuruluşunu sağlamak ve eğitimlerini yaptırmak,
ç) Afet, sivil savunma ve acil durum hizmetleri için gerekli olan araç, gereç ve malzemenin tedarik ve teminini ilgili birimlerle koordine ederek planlamak, mevcutların bakım ve korunmalarının takibini yapmak,
d) Afet, sivil savunma, acil durum ve seferberlik hizmetleri için gerekli ödeneği ilgili birimlerle koordine ederek belirlemek ve bütçeye konulmasını sağlamak,
e) Afet ve acil durum hallerinde müdahaleyi koordine etmek ve üst yöneticileri bilgilendirmek, f) Hizmetlerle ilgili mevzuat, yayın ve direktifleri izlemek, incelemek ve bunların gereklerini yerine getirmek,
g) Bu Yönetmelikte belirtilen görevlerin yerine getirilmesi amacıyla; Kurumu ile Afet ve Acil Durum Yönetimi Başkanlığı, İl Afet ve Acil Durum Müdürlüğü ve diğer kamu kurum ve kuruluşları arasında işbirliği ve koordinasyonu sağlamak,
ğ) Kimyasal, biyolojik, radyolojik ve nükleer savunma ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek, h) 27/11/2007 tarihli ve 2007/12937 sayılı Bakanlar Kurulu Kararıyla yürürlüğe konulan Binaların Yangından Korunması Hakkında Yönetmelik hükümlerinin kurumunda
uygulanmasını takip etmek ve yangın önleme tedbirlerini denetlemek,
ı) Kurum içerisinde ikaz ve alarm haberlerinin alınıp verilmesi ve siren sisteminin işletilmesine ilişkin işlemleri yürütmek,
i) Kurumun sığınaklarla ilgili hizmetlerini düzenlemek ve yürütmek,
j) Afet, sivil savunma, acil durum, kimyasal, biyolojik, radyolojik ve nükleer tehdit ve tehlikeler, koruyucu güvenlik ve ilk yardım konularında kurum personeli ile kurumun denetimine tabi özel kuruluş personeline eğitim vermek,
k) Afet, sivil savunma, acil durum ve seferberlikle ilgili düzenlenen tatbikatlarda kurumu adına
sekretarya hizmetlerini yapmak, bu konularla ilgili kurumda tatbikatlar düzenlenmesini ve
yürütülmesini sağlamak,
l) Kurumun denetimine tabi kamu kurum ve kuruluşlarında yürütülen afet, sivil savunma, acil durum, seferberlik ve koruyucu güvenlik hizmetlerini denetlemek,
m) Seferberlik ve savaş hali hazırlıkları ile ilgili iş ve işlemlerini yapmak ve yaptırılmasını sağlamak,
n) Kurumun Afet ve Acil Durum Yönetim Merkezinin sekretarya hizmetini yapmak, İl Afet ve Acil Durum Yönetim Merkezi ile koordinasyonu sağlamak,
o) Koruyucu güvenlik hizmetlerinin koordinasyonunu sağlamak, kamu kurum ve kuruluşlarının üst amiri adına hizmetin takip ve denetimini yapmak,
ö) İlgili mevzuat uyarınca kurumun üst yöneticisi tarafından verilen görevleri yapmak.
Personelin görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 12-(1) Personelin görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır:
a) Müdür veya şef tarafından verilen emir ve talimatları yerine getirmek, bütün çalışmalarını mevzuat hükümlerine uygun olarak yürütmek,
b) Müdürlük ile ilgili yazışmaları yapmak, kayıtları tutmak, arşivlemek, gelen ve giden evrakların takibini yapmak ve her türlü büro işlerini yürütmek.
c) Mesaiye riayet etmek, çalışma saatlerini etkin ve verimli kullanmak, çalışma arkadaşlarıyla uyumlu olmak, kılık ve kıyafet yönetmeliğine uymak,
ç) Büro malzemeleri ile kendisine teslim edilen diğer malzemeleri korumak, itinalı, etkin ve verimli şekilde kullanmak,
d) Kendisine verilen görevleri titizlikle ve eksiksiz olarak yerine getirmek. Görevleriyle ilgili konularda Daire Başkanı ve Müdürü sürekli bilgilendirmek,
e) Bilgi edinme başvurularını cevaplayarak, müracaat sahibine zamanında iletmek ve sonucunu ilgili makama bildirmek,
f) Mahkemelerden ve icra dairelerinden gelen yazıların gereğini gecikmeksizin yerine getirmek ve cevap vermek,
g) Süreli, günlü, acele ve ivedi yazıların gereğini süresinde yerine getirmek,
ğ) Görev verilmesi halinde, seminer, kurs, konferans ve diğer hizmet içi eğitimlere katılmak, mesleki bilgisini geliştirmek.
ALTINCI BÖLÜM
Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme Gelen giden evrakla ilgili yapılacak işlem
MADDE 13 - (1) Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür tarafından ilgili personele havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.
(2) Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt defterlerine sayılarına göre işlenir, dış müdürlük evrakları yine zimmetle ilgili Müdürlüğe teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılabilir.
Arşivleme ve dosyalama
MADDE 14 - (1) Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek ilgili klasörlerde saklanır.
(2) İşlemi biten evraklar yasal süresi içerisinde saklanmak kaydıyla arşive kaldırılır.
(3)Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından şefler sorumludur.
