İNSAN KAYNAKLARI SELF-SERVİS MODÜLÜ KULLANIM KILAVUZU

(1)

İNSAN KAYNAKLARI SELF-SERVİS

MODÜLÜ

KULLANIM KILAVUZU

(2)

2

İçindekiler

ÖNSÖZ ... 3

A. SELF-SERVİS UYGULAMASINA ERİŞİM ... 4

B. SELF-SERVİS UYGULAMASINA GİRİŞ ... 4

C. SELF-SERVİS ANA EKRAN VE MENÜ BAŞLIKLARI ... 5

1. Çalışan Bilgileri ... 5

a. Personel Kartı ... 5

b. Kimlik Kartı Bilgileri (Nüfus Bilgileri) ... 6

c. Adres Bilgileri ... 7

d. Eş Bilgileri ... 7

f. Eski İşyeri Bilgileri ... 9

g. Yabancı Dil Bilgileri ... 9

h. Tahsil Bilgileri ... 10

i. Kurs ve Seminer Bilgileri ... 10

j. AGİ Formu... 11

2. Bordro (Ücret Pusulası) ... 11

3. İzin Takibi ... 11

a. İzin Talebi ... 12

b. İzin Kartı ... 13

D. ŞİFRE DEĞİŞTİR ... 13

E. SIKÇA SORULAN SORULAR ... 15

(3)

3

ÖNSÖZ

Değerli Yöneticilerimiz ve Çalışma Arkadaşlarımız,

SAYA Ailesi olarak, İnsan Kaynakları Direktörlüğümüzün koordinatörlüğünde tüm grup şirketlerimizin kademeli olarak geçiş yaptığı yeni İnsan Kaynakları uygulaması Poldy.Net “ Self- Servis Modülü ” ile İnsan Kaynakları uygulamalarına ilişkin birçok talebinizi zamandan tasarruf ederek, beklemeden ve bir tıkla gerçekleştirebileceğiniz bir uygulamayı sizlerin hizmetine sunmaktan mutluluk duyuyoruz.

Bu uygulamanın amacına uygun hizmet edebilmesi ve aktif kullanılabilmesi, kullanım esnasında yaşanabilecek muhtemel sistem kaynaklı sorunlara anlık çözüm üretebilmesi amacıyla SAYA İnsan Kaynakları Direktörlüğümüz tarafından hazırlanan kullanım kılavuzu e- kitapçıklarının sizin için faydalı olması ve bu yeni insan kaynakları uygulamasının hepimize hayırlı olmasını dileriz.

Saygılarımızla, Saya

İnsan Kaynakları Direktörlüğü

(4)

4

A. SELF-SERVİS UYGULAMASINA ERİŞİM

Poldy.Net Self Servis uygulamasına aşağıda belirtilen 2 farklı platformdan ulaşabilirsiniz.

- Intractive Portal üzerinde “Uygulamalar” menüsü altında bulunan İK Self Servis ikonuna tıklayarak sistem ara yüzüne ulaşabilirsiniz.

- Şirket cihazları dışında da uygulamamıza https://ik.sayagrup.com.tr internet adresinden ulaşabilir, tüm işlemlerinizi buradan gerçekleştirebilirsiniz.

B. SELF-SERVİS UYGULAMASINA GİRİŞ

Uygulama ara yüzüne ulaştığınızda karşınıza gelecek olan sistem giriş ekranında, sistem tarafından her kullanıcı için ayrı ayrı tanımlanmış kişiye özel olan “Kullanıcı Adı” ve “Şifrenizi”

ilgili alanlara girerek sisteme girişinizi gerçekleştirebilirsiniz.

(Resim; Ekran-001)

(Ekran-001)

*** Sisteme giriş aşamasında karşılaşacağınız sorunlar için, lütfen kullanım kılavuzunun en sonunda bulunan “Self-Servis Modülü Destek Sayfasına” gidiniz.

(5)

5

C. SELF-SERVİS ANA EKRAN VE MENÜ BAŞLIKLARI

Kullanıcı adı ve şifreniz ile giriş yaptıktan sonra yönlendirileceğiniz ana sayfada size özel bildirimler ve sayfanın solunda Self-Servis menüleri bulunmaktadır. (Resim; Ekran-002)

(Ekran-002)

Self-Servis Modül içerisinde bulunan Çalışan Kartı, Bordro, İzin Takibi uygulama menüleri altındaki alt adımlara ulaşmak için başlıkları tıkladığınızda menü aşağı doğru otomatik olarak açılacaktır. Yapmak istediğiniz işlem başlığına tıkladığınızda ilgili menü ekranına yönlendirileceksiniz. (Resim; Ekran-003)

(Ekran-003)

1. Çalışan Bilgileri

Bu menü başlığı altında ulaşacağınız bilgiler şirket kayıtlarındaki personel sicil kartına ilişkin bazı detay ve bilgileri içermektedir. Çalışan Bilgileri menü başlığının altındaki tüm alt başlıkları aşağıda inceleyebilir ve ne gibi işlemleri gerçekleştirebileceğinizi görebilirsiniz.

a. Personel Kartı

(6)

6

Şirket organizasyonunda bulunduğunuz unvan-görev, işe giriş, yönetici bilgileri gibi ayrıntıları görüntüleyebileceğiniz alandır. Bu alanda herhangi bir değişiklik yapılmamaktadır. Bu alanlara bilgi girişleri yalnızca İnsan Kaynakları Müdürlüğü tarafından yapılmaktadır. (Resim; Ekran-003-a)

(Ekran-003-a)

b. Kimlik Kartı Bilgileri (Nüfus Bilgileri)

Bu alan nüfus cüzdanınızda bulunan tüm kişisel bilgilerinizi içermektedir. Güncel olmadığını veya hatalı olduğunu düşündüğünüz kimlik bilgilerinizi mevcut nüfus cüzdanınıza göre güncelleyebilirsiniz. Yapmış olduğunuz güncelleme sonrasından girilen bilgilerin doğruluğunun kontrol ve teyit edilmesi için nüfus cüzdanınızın fotokopisini e-mail ya da posta yolu ile bağlı bulunduğunuz İnsan Kaynakları Bölümüne ulaştırmanız gerekmektedir. İlgili birime ulaşan nüfus cüzdanı fotokopisi üzerinden sisteme giriş yapmış olduğunuz bilgiler kontrol edilir ve hatalı/eksik bir bilgi yok ise onay işlemi gerçekleştirilerek “Kimlik Kartı Bilgileriniz” otomatik olarak güncellenir. Ek olarak erkek çalışanların askerlik bilgileri de yine bu ekranda yer almaktadır. (Resim; Ekran-003-b)

(Ekran-003-b)

(7)

7

c. Adres Bilgileri

İşe başlarken veya ikametgâh değişiklikleri olduğunda bağlı bulunduğunuz İnsan Kaynakları Bölümüne yazılı olarak beyan ettiğiniz adres bilgilerinizin bulunduğu kişiye özel bir alandır. Bu alanda eski adres bilgilerinizi güncelleyebilir ya da değişiklik yapabilirsiniz. Adres değişikliklerinde adres belgenizi e-mail ya da posta yolu ile bağlı bulunduğunuz İnsan Kaynakları Bölümüne ulaştırmanız gerekmektedir. İlgili birim tarafından yapılan kontrol sonrasında teyit onayı verilir ve adres bilgileriniz otomatik olarak güncellenir. Ayrıca telefon, e-mail, kişisel e-posta ve çalışan yakın bilgileri de bu ekranda yer almakta olup, yine aynı ekrandan güncellenebilmektedir.

>> Düzenlemeye izin verilen tüm alanlarda gerekli veri girişi ve güncellemeleri yaparak “Kaydet”

butonuna tıkladığınızda süreç bağlı bulunduğunuz İnsan Kaynakları onayına düşmektedir. Resmi bilgi ve belge içeren bilgilerin teyidi için gerekli evrak ve bilgilerin en kısa sürede bağlı bulunduğunuz İnsan Kaynakları Bölümüne ve ya birimlerine iletmeniz gerekmektedir. (Resim; Ekran-004)

(Ekran-004)

d. Eş Bilgileri

Evli çalışanların eşine ait bilgileri, çalışma durumunu ve vergi indirimine dahil olup olmadığını bu ekrandan güncelleyebilmektedir. Güncelleme sonrasında “AGİ Formu(Aile Geçim indirim Formu)”

doldurulması yasal bir zorunluluktur. Güncelleme ya da ek bir bilgi girilmesi durumundan AGİ Formu doldurularak e-mail ya da posta yolu ile İnsan Kaynakları Bölümüne ulaştırmanız gerekmektedir. İlgili birim tarafından yapılan kontrol sonrasında teyit onayı verilir ve eş durum bilgileriniz otomatik olarak güncellenir.

>> Düzenlemeye izin verilen tüm alanlarda gerekli veri girişi ve güncellemeleri yaparken “Kaydet” “Sil”

işlemlerini gerçekleştirebilirsiniz. “Onayla” butonuna tıkladığınızda süreç bağlı bulunduğunuz İnsan Kaynakları onayına düşmektedir. Resmi bilgi ve belge içeren bilgilerin teyidi için gerekli evrak ve bilgilerin en kısa sürede bağlı bulunduğunuz İnsan Kaynakları Bölümüne ve ya birimlerine iletmeniz gerekmektedir. (Resim; Ekran-005)

(8)

8

(Ekran-005)

e. Çocuk Bilgileri

Çalışanlar çocuklarına ait bilgileri, tahsil durumunu ve vergi indirimine dahil olup olmadığını bu ekrandan güncelleyebilmektedir. Güncelleme sonrasında “AGİ Formu(Aile Geçim indirim Formu)”

doldurulması yasal bir zorunluluktur. Güncelleme ya da ek bir bilgi girilmesi durumundan AGİ Formu doldurularak e-mail ya da posta yolu ile İnsan Kaynakları Bölümüne ulaştırmanız gerekmektedir.

Kontrol sonrasında teyit onayı verilir ve çocuk durum bilgileriniz otomatik olarak güncellenir.

(Ekran-006)

(9)

9

f. Eski İşyeri Bilgileri

Bir önceki işyerinize ait genel bilgilerin yer aldığı ekrandır. Eski işyerinize ait bilgileri bu ekrandan girebilir mevcut olan bilgilerinizi güncelleyebilirsiniz. Bildiriminiz sonrasında teyit onayı verilmesinin ardından bu alandaki bilgileriniz otomatik olarak güncellenir.

(Ekran-007)

g. Yabancı Dil Bilgileri

Yabancı Dil Bilgilerinizi bu alanda görüntüleyebilir, yeni bilgi girebilir ve seviye durumunu belirtebilirsiniz. Mevcut yabancı dil bilgisini de yine bu alandan güncelleyebilirsiniz.

(Ekran-008)

(10)

10

h. Tahsil Bilgileri

Öğrenim gördüğünüz ve görmekte olduğunuz okul/tahsil bilgilerini bu alanda görüntüleyebilir, yeni bilgi ekleyebilir ve mevcut bilgileri yine bu alandan güncelleyebilirsiniz.

“Düzelt” işlemlerini gerçekleştirebilirsiniz. “Onayla” butonuna tıkladığınızda süreç bağlı bulunduğunuz İnsan Kaynakları onayına düşmektedir. Resmi bilgi ve belge içeren bilgilerin teyidi için gerekli evrak ve bilgilerin en kısa sürede bağlı bulunduğunuz İnsan Kaynakları Bölümüne ve ya birimlerine iletmeniz gerekmektedir. (Resim; Ekran-009)

(Ekran-009)

i. Kurs ve Seminer Bilgileri

Katılım sağladığınız tüm kurs ve seminer bilgilerini bu alanda görüntüleyebilir, yeni bilgi ekleyebilir, mevcut kur bilgilerinizi güncelleyebilirsiniz.

(Ekran-010)

(11)

11

j. AGİ Formu

Asgari Geçim İndirim Formunun güncel haline bu alandan ulaşabilir, eş ve çocuk bilgilerinde yaptığınız değişiklikleri bu formun dökümünü alarak ilgili alanların doldurulmasının ardından imzalayarak İnsan Kaynakları Bölümüne iletebilirsiniz.

*** Çalışma Bilgileri menü adımında karşılaşacağınız sorunlar için, lütfen kullanım kılavuzunun en sonunda bulunan “Self-Servis Modülü Destek Sayfasına” gidiniz.

2. Bordro (Ücret Pusulası)

Bu uygulama aracılığı ile artık bordrolarınızı sistem üzerinden görüntüleyebilir dilediğiniz zaman

“Yazdır” butonunu kullanarak baskı/döküm alabilirsiniz.

>> Bordro menüsü altında bulunan “Ücret Pusulası” adımına tıklayarak karşımıza gelen ekranda ay ve yıl bilgisini seçerek o ayın ücret bordrosunu görüntüleyebilirsiniz. (Not: Ocak 2017 ve sonrası için

geçerlidir.)(Resim; Ekran-011)

(Ekran-011)

*** Bordro menü adımında karşılaşacağınız sorunlar için, lütfen kullanım kılavuzunun en sonunda bulunan “Self-Servis Modülü Destek Sayfasına” gidiniz.

3. İzin Takibi

İzin modülü, personelin izin hakedişlerini, kullanılan ve bakiye izinlerini otomatik olarak hesaplamaktadır. Poldy.Net Self-Servis “İzin Takibi” menü başlığı altındaki adımlarda çalışanların izin talebinde bulunabileceği “İzin Talep”, mevcut izinlerini görüntüleyebileceği “İzin Kartı” alanları bulunmaktadır.

İzin Onayı veren yöneticilerin, personeli tarafından talep edilen izinleri görüntülemesi ve onaylaması işlemleri de yine bu menü başlığı altında gerçekleştirilmektedir.

(12)

12

a. İzin Talebi

Yasal olarak ve şirketimiz tarafından tanımlanmış tüm izin türlerinden talebinize uygun olanı seçip, (yıllık ücretli izin, mazeret, görevli, vefat, doğum izni vb. gibi) izin tarih aralığı bilgisi girerek sistem üzerinden otomatik olarak yöneticinizin onayına gönderebilirsiniz. İzin Talep, Onay ve Ret işlemlerine ilişkin tüm bilgilendirmeler otomatik olarak e-mail üzerinden gerçekleşmektedir. (Resim; Ekran-012)

(Ekran-012)

>> (1) Talep edilecek izin türü seçildikten sonra, (2)izin tarih aralığını belirlemek için olan alana tıklanarak “izin başlangıç tarihi” ve izin sonrası “işe başlama tarih” aralığı seçilir. Tarih seçimini bitirdiğinizde sistem otomatik olarak gün hesaplamasını gerçekleştirir. İzin talebinize ilişkin belirtmek istediğiniz özel bir husus var ise bunu “Not” kısmına yazabilirsiniz.

(3)“Gönder” butonuna basarak Yönetici onayına gönderilen izin talebi detaylarının bulunduğu bir mail hem talep yapan personele hem de yöneticisine sistem tarafından otomatik olarak gönderilir.

Yöneticinizin iş planları dâhilinde yapacağı değerlendirme sonrasında izin talebinize ilişkin onay veya ret cevapları e-mail olarak Microsoft Outlook üzerinden ilgili kişinin sisteme kayıtlı şirket mailine otomatik gönderilerek izin onayı süreci tamamlanır.

* Yıllık İzin Bakiyenizin eksi bakiye olması durumunda; "Avans İzin Dilekçesini" kendi el yazınız ile düzenleyerek İnsan Kaynaklarına iletmeniz gerekmektedir. Dilekçe örneğine Şirket Portalı üzerinden Doküman Kütüphanesi adımında ulaşabilirsiniz.

** İzin türleri ve izin süreleri hakkında detaylı bilgi için, “İnsan Kaynakları Uygulamaları El Kitabı” na ya da Şirket Portalı Doküman Kütüphanesi adımından “İzin Yönetmeliği” ne bakabilirsiniz.

(13)

13

b. İzin Kartı

Bu ekranda İzin Taleplerinizi, İzin Bakiyenizi, Yönetici Onayında Bekleyen İzin Taleplerinizi ve Reddedilen İzin Taleplerinizi görüntüleyebilirsiniz. İlgili ekranda herhangi bir düzenleme ve bilgi girişi yapılmamaktadır. (Resim; Ekran-012-a)

*** İzin Takibi menü adımında karşılaşacağınız sorunlar için, lütfen kullanım kılavuzunun en sonunda bulunan “Self-Servis Modülü Destek Sayfasına” gidiniz.

(Ekran-012-a)

D. ŞİFRE DEĞİŞTİR

Sisteme giriş esnasında kullandığınız şifrenizi bu ekrandan değiştirebilirsiniz.

Not: Tarafınıza gönderilen kişiye özel şifrenizle sisteme ilk giriş yapacak olmanız durumunda sistem sizi otomatik olarak “Şifre Değiştir” ekranına yönlendirecek ve sizden şifrenizi değiştirmenizi isteyecektir.

Yeni oluşturacağınız şifre tamamen sizin sorumluluğunuzda olup, hiç kimse ile paylaşılmaması gerektiğini tekrar hatırlatmak isteriz. (Ekran-013)

(14)

14

(Ekran-013)

(15)

15

E. SIKÇA SORULAN SORULAR

Destek sayfasında yer almadığını düşündüğünüz soru ve sorunlarınız için bağlı bulunduğunuz İnsan Kaynakları Müdürlüğü ile iletişime geçebilirsiniz.

Soru 01: Belirtmiş olduğunuz erişim şekillerinden hiç birisi ile Self-Servis modülüne ulaşamıyorum?

Cevap 01: Herhangi bir sistem uyarısı alıyorsanız ekran görüntüsü ile birlikte bağlı bulunduğunuz İnsan Kaynakları Müdürlüğü ile sorununuzla ilgili iletişime geçebilirsiniz.

Soru 02: Çalışan Bilgileri menüsü altında bulunan alan/sayfalarda yaptığım veri girişi ya da bilgi güncellemelerinde sistem üzerinde bilgilerimde hemen güncelleniyor mu?

Cevap 02: Kimlik Kartı, Adres, Eş, Çocuk, Tahsil Bilgileri gibi resmi kurumlarla da paylaşım yapılabilen bu alanlara ilişkin evrak asıllarının ya da fotokopilerinin İnsan Kaynakları Bölümüne ulaşmasının ardından gerekli kontroller yapılarak veri girişi ya da güncelleme onaylarınız gerçekleştirilmektedir. Bu gibi işlemlerde teyit için İnsan Kaynakları Müdürlüğünün ilave evrak isteme hakkı saklıdır.

Soru 03: Çalışan Bilgileri menüsü altında bulunan alan/sayfalarda yaptığım veri girişi ya da bilgi güncellemelerinde her hangi bir evrak beyan etmem gerekiyor mu?

Cevap 03: Kimlik Kartı, Adres, Eş, Çocuk, Tahsil Bilgileri gibi resmi kurumlarda da paylaşım yapılabilecek olan bu bilgileriniz için ilgili evrakın fotokopisi ya da aslını bağlı bulunduğunuz İnsan Kaynakları Bölümüne ulaştırmanız gerekmektedir. Bu gibi işlemlerde teyit için İnsan Kaynakları Müdürlüğünün ilave evrak isteme hakkı saklıdır.

Soru 04: Şirket bünyesinde almış olduğumuz kurs ve seminerler sistemde görüntülenmiyor.

Neden?

Cevap 04: Şirket bünyesinde katılım sağlanan eğitim, kurs ve seminerler peyderpey sisteme girilmektedir. Bu nedenle katılım sağlanan eğitim, kurs veya seminerler sonrası kayıtların eşzamanlı ekranda görüntülenmesi mümkün olmamaktadır.

Soru 05: 2017 yılı öncesi ücret bordrolarımı görüntüleyemiyorum. Neden?

Cevap 05: 2017 yılı itibariyle sistem geçişimiz tamamlanan Poldy.Net Self-Servis Modülünde bordro bilgileriniz Ocak 2017 itibariyle görüntülenebilmektedir. Önceki dönemlere ait bordro taleplerinizi bağlı bulunduğunuz İnsan Kaynakları Müdürlüğünden talep edebilirsiniz.

Soru 06: Bulunduğumuz aya ait bordromu görüntüleyemiyorum. Neden?

Cevap 06: İlgili bordro dönemine ilişkin çalışmalar henüz tamamlanmadığından bordronuzu sistem üzerinden görüntüleyememektesiniz.

Soru 07: Sisteme giriş yaptım fakat sol tarafta bulunan menü başlıklarını tıkladığımda alt başlıkları görüntüleyemiyorum. Neden?

Cevap 07: Anlık bir sorun olmasına karşın sistemden çıkış yaparak tekrar giriş yapınız. Sorununuzun devam etmesi durumunda ilgili soruna ait ekran görüntüsü veya detayları içerir bir mail ile bağlı bulunduğunuz İnsan Kaynakları Müdürlüğü adresine iletebilirsiniz.

(16)

16

Soru 08: Yarım gün Mazeret iznimi kullanmak istiyorum. Sistem üzerinden nasıl talep edebilirim?

Cevap 08: Sabahtan öğleye kadar kullanmak istediğinizde mazeret izinleri için 1 gün öncesinden talepte bulunmanız gerekmektedir. Aynı gün öğleden sonrası için mazeret izni kullanacaksanız, “İzin Türü” alanından “Mazeret İzni” seçilerek en sağda bulunan Yarım Gün Hesaplansın seçimini tıkladığınızda sistem otomatik olarak hesaplayacaktır. Akabinde “Gönder” butonuna basarak yöneticinize onaya gönderebilirsiniz. (Resim;“Destek-002”)

(Destek-002)

Soru 9: Geçmiş dönemlere ait izin taleplerim sistemde görünmüyor fakat izin bakiyem doğru, bu bir sorun oluşturur mu?

Cevap 9: Bu durum herhangi bir sorun teşkil etmemektedir. Dilerseniz detaylı bilgi için bağlı bulunduğunuz İnsan Kaynakları Bölümüne mail göndererek iletişime geçebilirsiniz.

Soru 10: Yıllık İzin Talebi girişi yaptım ve onaya gönderdim. Fakat farklı bir tarih aralığı için yine Yıllık İzin Talebi yapmam gerekiyor ama giriş yapamıyorum. Neden?

Cevap 10: Bir önceki yapmış olduğunuz Yıllık İzin Talebiniz yönetici onayında beklediğinden aynı tür izin talebinde bulunamazsınız. Bu duruma ilişkin İzin talep ekranının altında şu uyarı görüntülenmektedir. (Resim;“Destek-004”)

(Destek-004)

Soru 11: Şifremi unuttum ne yapmalıyım?

Soru 11: Şifrenizi unutmanız durumunda sisteme ilk giriş ekranında bulunan “Şifremi Unuttum”

linkinden kullanıcı adı ve TC Kimlik numaranızı girerek “Gönder” butonuna bastığınızda şirket mailinize otomatik olarak gönderilecek olan Sistem Şifresi başlıklı mailden şifrenizi öğrenebilirsiniz.