EVRAK BİLGİ SİSTEMİ, PROGRAM KULLANIM VE VERİ TABANI KURULUM KILAVUZU. Saydam Yazılım

(1)

Saydam Yazılım ve Bilgisayar Faaliyetleri

info@saydamyazilim.com Tel : 0232 369 54 64 – 66 Fax : 0232 369 71 69 Sayfa 1

EVRAK BİLGİ SİSTEMİ, PROGRAM KULLANIM VE

VERİ TABANI KURULUM KILAVUZU

Saydam Yazılım

(2)

İÇERİK Sayfa

EVRAK BİLGİ SİSTEMİ PROGRAMI KULLANIM KILAVUZU

Gelen Evrak 3

- Evrak Kayıt 3

- Birim / Müdürlük Kabul 6

Giden Evrak 8

- Evrak Şube Girişi 8

- Evrak Kayıt 10

Zimmet Çıktısı 12

Rapor 13

Etiket 14

Evrak Arşiv Girişi 15

Special 16

- Tanım Bilgileri 17

* Şube / Birim Bilgileri 17

* Kurum Tanım Bilgileri 17

* Standart Dosya Planı (SDP) Tanım Bilgileri 18

* Yeni Mali Yıl İşlemleri 18

- Kurum Tipi Bilgileri 19

- Geldiği / Gittiği Kurum Bilgileri 19

- Kullanıcı Tanım Bilgileri 20

- Grup Tanım Bilgileri 20

- Log Modülü 21

Yardım 22

- IP / MAC Bilgileri 22

- Takvim 23

- Yedekleme 23

- İnternet Güncelleme 25

POSTGRESQL VERİ TABANI KURULUMU VE AYARLARI

Veri Tabanı Kurulumu 26

Veri Tabanı Ayarları 31

(3)

EVRAK BİLGİ SİSTEMİ PROGRAMI KULLANIM KILAVUZU

GELEN EVRAK

Evrak kayıt kısmında, gelen evrakın ilk geliş anında kuruma kabulü ve şube – müdürlük bazında dağıtımı yapılır. Giden evrakın ise kurumdan çıkış işlemi bu alanda yapılır.

Evrak Kayıt

Evrak kısmından Evrak Kayıt Girişi tıklanır.

Açılan pencerede yeni butonu tıklanır. Açılan pencerede, gelen evrak tıklanır. Şube – Birim kısmından hangi birime gönderileceği seçilir. Evrakın üzerindeki tarih ve sayı “Gelen Evrak tarihi – Gelen Evrak Sayısı” kısmına yazılır. Diğer gerekli alanlar da doldurulduktan sonra kaydedilir. Kaydet tıklandığı anda program, evrak kayıttan giriş tarihi ve numarasını otomatik olarak verir.

(4)

info@saydamyazilim.com Tel : 0232 369 54 64 – 66 Fax : 0232 369 71 69 Sayfa 4 Kaydetme işleminden sonra açılan küçük pencerede ( eğer kullanılıyorsa ) barkod çıktısı alınabilecek pencere açılır. Barcode tıklanarak yazdırılır.

Evrakın üst bilgisi kaydedilip, sayısı alınıp, barkodu çıkarıldıktan sonra belge kısmı tıklanarak evrakın programa eklenmesi işlemi yapılır.

Scanner’den tara işlemi ile evrak taranıp programa kaydedilir. Tarama işlemi programın içinden yapılır. Eğer ekleri çok fazla bir evrak ise, bilgisayarda bir klasöre bütün evraklar taranır ve

programdan Klasörden Yükle seçeneğiyle, klasör bir kerede programa çekilerek zamandan kazanılır.

(5)

info@saydamyazilim.com Tel : 0232 369 54 64 – 66 Fax : 0232 369 71 69 Sayfa 5 Evrak bilgisayarda kayıtlıysa Dosyadan Kaydet seçeneği ile programa alınır. D.Kaydet seçeneği ile program, kendi içindeki evrakı ( içinde kayıtlı kalarak ) bilgisayara gönderebilir. Belge de içine çekildikten sonra artık evrak kayıtta işlem biter, birim – müdürlük kısmında işleme alınmayı bekliyor duruma gelir.

Scanner’dan Tara

Klasörden Yükle

(6)

info@saydamyazilim.com Tel : 0232 369 54 64 – 66 Fax : 0232 369 71 69 Sayfa 6 Birim / Müdürlük Kabul :

Evrak kısmından Evrak Şube Girişi tıklanır. Hangi Birim – Müdürlük adına giriş yapılacağı seçilir.

Gelen pencereden ara butonu tıklanır. Açılan sayfada sol taraftaki alan, arama kriterleridir. O bölümden istediğiniz seçeneği - seçenekleri kullanarak, birim – müdürlük adına yollanan veya arşive atılmış evraklara rahatlıkla ulaşabilirsiniz. Kabul bekleyen evraklara ulaşmak için, Evrak Durumu kısmından Kabul Bekliyor ( Şube ) yi seçip sorgula dediğinizde, birim – müdürlük adına yollanmış ancak daha işlem yapılmamış evraklara ulaşabilirsiniz.

(7)

info@saydamyazilim.com Tel : 0232 369 54 64 – 66 Fax : 0232 369 71 69 Sayfa 7 Sağ tarafta listelenen evraklardan hangisi üstünde işlem yapmak istiyorsanız, o evrak üzerini çift tıklayarak ya da bir kez tıklayıp seç diyerek evrakı işlem penceresi üzerine getirebilirsiniz.

Evrak kısmından evrakın üst bilgilerini, belgeler kısmından da evrakın kendisini kontrol ederek doğru yere gönderilip gönderilmediğini kontrol edebilirsiniz. Eğer evrak birim – müdürlüğe yanlış

gönderilmişse, ret et tıklanır. Açılan pencereye ret gerekçesi yazılır. Evrak, Evrak Kayıt’a geri gönderilir.

(8)

info@saydamyazilim.com Tel : 0232 369 54 64 – 66 Fax : 0232 369 71 69 Sayfa 8 Eğer evrak doğru yönlendirilmiş ise, S.D.P kodu’nu tıklayarak Uygun Standart Dosya Planı Uygulaması kodunu seçebilirsiniz. Klasör, dizin, raf no gibi alanları doldurduğunuzda, daha sonra arşivinizde bu evraka ulaşmak istediğinizde, buradan yerine bakıp arşivde çok rahatlıkla bulabilirsiniz. Gerekli alanları doldurduktan sonra kabul et butonuna tıklayarak evrakı kabul etmiş olursunuz ve program şube kabul tarih ve sayısını yine otomatik olarak verir. Daha sonra dosya tıklanarak evrakımızın dijital arşiv’e gönderilmesi sağlanır.

GİDEN EVRAK : Evrak Şube Girişi :

Evrak Şube Girişi tıklanarak hangi birim adına evrak gönderileceği seçilir. Yeni tıklanarak işleme başlanır.

(9)

info@saydamyazilim.com Tel : 0232 369 54 64 – 66 Fax : 0232 369 71 69 Sayfa 9 Konu yazıldıktan sonra gittiği yer yazılır. Bunu manuel olarak giriş yapabileceğiniz gibi, Gittiği/Geldiği Yer yazısı tıklanarak otomatik olarak da seçebilirsiniz. Kurum İçi yazışma ise Birim/Şube, başka bir kuruma ya da kurumlara gönderilen yazı ise Kurum kısmından gideceği yer seçilir. Birden fazla yere evrak gönderilebilir, hem kurum içi hem başka kuruma yazı gönderimi yapılabilir.

Diğer alanlardaki bilgiler de girildikten sonra kaydet butonuna tıklanır. Evrakın üst bilgisi bu şekilde kaydedildikten sonra, Belge kısmından evrak programa çekilir.

(10)

info@saydamyazilim.com Tel : 0232 369 54 64 – 66 Fax : 0232 369 71 69 Sayfa 10 Evrak da programa eklendikten sonra, Gönder tıklanarak evrak Evrak Kayıt’ a yollanır. Böylece birim – müdürlük içindeki sayı ve tarih otomatik olarak belirlenmiş olur. Evrak, Evrak Kayıt’ta kabul bekliyor durumuna gelir.

Evrak Kayıt :

Evrak Kayıt penceresinden ara butonu tıklanır.

(11)

info@saydamyazilim.com Tel : 0232 369 54 64 – 66 Fax : 0232 369 71 69 Sayfa 11 Evrak Durumu kısmından Kabul Bekliyor ( Evrak Kayıt ) seçilir. Sorgu tıklanarak kabul beklenen

belgelerin listesi alınır. Hangi evrak üzerinde çalışılacak ise o çift tıklanır ya da seçilip seç butonu tıklanır.

Evrak çalışma ekranı üzerine düştüğünde gerekli kontrolleri yapılır. Sorun yoksa kabul et tıklanır.

Gönder tıklandığında Evrak Kayıttan tarih ve sayısı otomatik olarak gelir ve arşive gönderilmiş olur.

Kullanılıyorsa Barcode tıklanarak barkod çıktısı alıp evraka yapıştırabilir.

(12)

info@saydamyazilim.com Tel : 0232 369 54 64 – 66 Fax : 0232 369 71 69 Sayfa 12 ZİMMET ÇIKTISI

Kurum dışına giden evraklarınızda zimmet defteri yerine kullanabileceğiniz Zimmet çıktısı alarak işlemlerinizi rahatlıkla halledebilirsiniz.

Evrak menüsünden Zimmet çıktısı tıklanır. Açılan pencerede istenilen tarih aralığı ile gittiği yer seçilip sorgulanır.

Çıktı tıklanarak rapor alınır.

(13)

info@saydamyazilim.com Tel : 0232 369 54 64 – 66 Fax : 0232 369 71 69 Sayfa 13 RAPOR

Dijital arşivde toplanan evraklar klasörlerine kaldırılır. Yoğunluklarına göre günlük, haftalık ve aylık olarak da raporları çıkarılır. Rapor çıkarma işlemi, Rapor kısmından Rapor1 den yapılır. Açılan pencere de sol taraftaki bölümler arama kriterlerinin tanımlandığı bölümlerdir. Bu kısımdan istediğiniz özellik ve kriterlerdeki evrakları sorgulatarak programa buldurur ve listelerinin çıktısını alabilirsiniz. Örneğin ; 01.11.2011 – 30.11.2011 tarihleri arasında Yazı İşleri Müdürlüğü adına Encümen Kararları ile ilgili hangi evraklar arşivlenmiş diye sorgulatıp liste halinde dökülür.

Çıktı tıklanarak listenin dökümü istenilen şekilde alınabilir. İstenirse bizim hazırlamış olduğumuz rapor kullanılır, istenilirse excel tablosu haline dökülüp istenilen düzeltmeler yapılarak çıktı alınabilir.

(14)

info@saydamyazilim.com Tel : 0232 369 54 64 – 66 Fax : 0232 369 71 69 Sayfa 14 ETİKET

Evrak klasörlerinizin istenilen formatta etiketlendirilmesini, Rapor – SDP Dosya Başlığı Düzenleme kısmından yapabilirsiniz. Bir A4 kağıdına 5 adet etiket yazdırılabilir. S.D.P. Kodu kısmından hangi kod için etiket hazırlanacak ise o seçilir. Şube – Birim kısmından hangi birim – müdürlük adına etiket hazırlanıyor, o seçilir. Evrak Arşiv Girişi kısmından geriye dönük yılların dijital arşivlemesi yapılmışsa, yıl kısmından eski yıl yazılarak onların da etiketleri hazırlanabilir. Veya az olan evraklara çoklu yıllı etiket çıkartılabilir.

(15)

info@saydamyazilim.com Tel : 0232 369 54 64 – 66 Fax : 0232 369 71 69 Sayfa 15 EVRAK ARŞİV GİRİŞİ

Standart Dosya Planı uygulaması bilindiği üzere, 2005 yılından beri uygulanan bir sistem. Sizler de geriye dönük evraklarınızı dijital arşivinize taşımak isterseniz, Evrak Arşiv Girişi kısmından bunu gerçekleştirebilirsiniz.

Açılan pencerede yeni tıklanarak işleme başlanır. İstenilen kısımlar tıklanarak ya da bilgileri doldurularak kaydedilir. Belge kısmından evrak programa çekilir. Dosya tıklanarak evrak arşive yollanır.

(16)

info@saydamyazilim.com Tel : 0232 369 54 64 – 66 Fax : 0232 369 71 69 Sayfa 16 SPECIAL

Her programda olduğu gibi bizim programımız da ilk kurulduğu anda tanımlanması gereken sabit bilgileri ister. Bu bilgilerin girişleri Special menüsünden yapabilirsiniz.

Special menüsünü tıkladığınızda alt menüler açılır.

(17)

info@saydamyazilim.com Tel : 0232 369 54 64 – 66 Fax : 0232 369 71 69 Sayfa 17 Tanım Bilgileri :

• Şube / Birim Bilgileri :

Alt menülerden tanım bilgilerine geldiğinizde yine açılacak olan menüden Şube / Birim Tanımlaması tıklanır. Açılan pencerede, programı hangi birim/müdürlükler tarafından kullanacaksa onların isimleri bu alanda tanımlanır. Yeni tıklanır. Alt kısımda Şube Birim Adı – Yazışma Kodu kısmına bilgi girişi yapılabilecek duruma gelir. Bu bölümden birim ya da müdürlüğün adı ile yazışma kodu yazılarak kaydedilir. Bütün birim/müdürlükler tanımlanana kadar işleme devam edilir.

• Kurum Tanım Bilgileri :

Kurumumuza ait bilgiler bu pencereden tanımlanır. Kurumun logosunu da programa bu alandan çekilir. Buradan program içine alınan logo klasörler için oluşturulacak etiketler de yer alır.

İl ve ilçe Tanım Bilgileri, Bakanlık Tanım Bilgileri, Ülke Tanım Bilgileri gibi bilgileri de yine Tanım Bilgileri Menüsü içinde yer almaktadır.

(18)

• Standart Dosya Planı Tanım Bilgileri :

Standart Dosya Planı Tanım Bilgileri kısmında, arşiv oluşturulurken kullanılacak kodlar bulunmaktadır.

• Yeni Mali Yıl İşlemleri :

Programın gelen - giden evraklara otomatik verdiği sayıları yeni yıl itibariyle 1’den başlatmak isterseniz, bu pencereden numaraları sıfırlayabilir ve yeni yıl itibariyle 1’den başlatılır.

(19)

info@saydamyazilim.com Tel : 0232 369 54 64 – 66 Fax : 0232 369 71 69 Sayfa 19 Kurum Tipi Bilgileri :

Çalışılan kurum tipleri bu pencereden tanımlanır. Yeni tıklanır, aşağıda yer alan Kurum Tipi alanına giriş yapılıp Kaydet tıklanır. Tüm tanımlamalar yapılana kadar işleme devam edilir.

Geldiği / Gittiği Kurum Bilgileri :

Evrak girişi yapılırken nereden geldiği ya da nereye gittiği tanımlanır. Ancak çok sık evrak alış verişi yapılan kurum isimleri bu alanda bir kez tanımlanarak hızlı bir şekilde erişilebilir. Yeni tıklanıp aşağıdaki alanlar doldurulur (Kurum Adı, Kurum Tipi tanımlandıktan sonra diğer bilgileri tanımlamak sizin inisiyatifimizdedir.).

(20)

info@saydamyazilim.com Tel : 0232 369 54 64 – 66 Fax : 0232 369 71 69 Sayfa 20 Kullanıcı Tanım Bilgileri :

Modül 4 pencereden oluşmaktadır. İlk pencerede kullanıcıya ait bilgiler yer almaktadır. IP penceresinde, kullanıcı kurum içi ya da dışından sadece belirlenmiş IP’ lerle programı açması için IP tanımlama kısmıdır. Mac penceresi, kullanıcının sadece belirli makinelerden bağlanılması isteniyorsa ilgili makinelerin mac adresleri tanımlanması içindir. Hak Grupları penceresi, kısıtlı kullanıcıların hangi hak grupları ile programı kullanacaklarını belirlemek içindir.

Grup Tanım Bilgileri :

Bu ekranda, kullanıcı yetki kısıtlaması yapabilmek için, kullanıcı grup tanımlamaları ve bu grupların sahip olacağı hakları belirtilir. Bu ekranda yapılan girişler Kullanıcı Tanım Bilgileri ekranında kullanılmaktadır. Bu ekran iki adet pencere içerir. Grup penceresinde kullanıcı grubu tanımlanır. Haklar penceresinde ise bu gruba verilecek haklar ayarlanır. Butonlar işlemler diğer ekranlarla aynı şekilde çalışır.

(21)

info@saydamyazilim.com Tel : 0232 369 54 64 – 66 Fax : 0232 369 71 69 Sayfa 21 Log Modülü :

Programdaki tüm kullanıcı hareket ve işlemleri loglanmaktadır. Kullanıcının programa ya da modüllere ne zaman ve hangi makineden girdiğinin yanında, bu giriş sırasında hangi modülleri gezdiği ve nerede ne kadar süre kaldığı da log bilgilerinden öğrenilebilir. Hatta herhangi bir modüle belirli bir tarih aralığında kimlerin girdiği ve ne tür işlemler yaptığı da yine log modülü bilgilerinden öğrenilebilir. Bu bilgiler Excel olarak da alınabilir. Ancak log modülüne sadece sistem yöneticisi hakkına sahip kullanıcılar girebilir.

Modülde tarih ve saat aralığı, kayıt şekli vs. ekranda görüldüğü üzere çok çeşitli şekilde şartlarla filtrelenebilir. Şartlar belirlendikten sonra Sorgula tıklanır.

(22)

info@saydamyazilim.com Tel : 0232 369 54 64 – 66 Fax : 0232 369 71 69 Sayfa 22 YARDIM

İp, Mac Bilgileri :

Bilgisayarın ip,mac ve host adı gibi bilgilerin alınmasını sağlar.

(23)

info@saydamyazilim.com Tel : 0232 369 54 64 – 66 Fax : 0232 369 71 69 Sayfa 23 Takvim :

Sistem yılına göre bir yıllık takvim gösterilir.

Yedekleme :

Veri tabanın yedeğini almak (Backup) için kullanılır. Herhangi bir problem, arıza vs.

gibi durumlar için düzenli olarak yedek alınması tavsiye edilir. Eğer yoğun veri girişi oluyorsa günlük yedek alınması da tavsiye edilir.

(24)

info@saydamyazilim.com Tel : 0232 369 54 64 – 66 Fax : 0232 369 71 69 Sayfa 24 Ekran ilk kez açılmış ise Yedekleme Programı boş, sürücü ise C olarak gelir.

Yedekleme işlemi Postgresql kurulmuş olan makinede yapılmalıdır. Yedekleme Programı yazısı tıklanır.

Varsayılan klasöre kurulum yapıldı ise, C:\Program

Files\PostgreSQL\8.4\bin\pg_dump.exe dosyası bulunarak seçilir ve aç tıklanır. Ya da pg_dump.exe çift tıklanır.

Eğer bilgisayarda ikinci bir bölüm var ise bu sürücü harfinin seçilmesi tavsiye edilir.

Yok ise c sürücüsüne de yedek alınabilir. Yedel Al tıklandığında yedekleme programı otomotik olarak çalışır ve veri tabanının bir yedeğini çıkarır.Yedek işlemi bitene kadar beklenmesi tavsiye edilir. Yedekleme işlemi bitince ana ekrana dönülür. Yedek dosyaları ise, seçilen sürücüde saydamBackup dizini içine atılır. Ancak oluşabilecek herhangi kötü bir duruma karşılık mutlaka yedekler cd yada dvd gibi farklı ortamlarda da saklanmalıdır. Cd

(25)

info@saydamyazilim.com Tel : 0232 369 54 64 – 66 Fax : 0232 369 71 69 Sayfa 25 yada dvd lere yazılırken eğer kapatılmazsa aynı cd yada dvd deki boş alanlar tekrar kullanılabilir.

İnternet Güncelleme :

Programın güncellenmesi internet üzerinden bu ekrandan yapılır. Kullanıcıya güncelleme için bir Güncelleme Şifresi verilir. Programda değişiklik olduğu zaman ana ekranın başlığında güncelleme olduğu yazar. Güncelleme yapmak için bu ekran açılır.

Güncelleme şifresi kısmına kullanıcı, verilen şifreyi yazıp tamam tuşuna basar. Program kendini otomatik olarak günceller. Güncelleme bittiğinde tamamlandı yazısı gelir.

Onayladığınızda program kendini kapatır. Yeniden açıldığında güncel hali kullanıma hazır olur.

(26)

POSTGRESQL VERİ TABANI KURULUMU VE AYARLARI

VERİ TABANI KURULUMU

Programın kurulum penceresinden Veri Tabanı Kur tıklanır.

Kurulumun ilk ekranıdır. Next tıklanarak devam edilir.

(27)

info@saydamyazilim.com Tel : 0232 369 54 64 – 66 Fax : 0232 369 71 69 Sayfa 27 Programın kurulacağı sürücü ve klasör giriş ekranı :

Varsayılan kurulum klasörü yeterlidir. Farklı bir sürücü ya da klasöre kurulum yapılması isteniyorsa, Klasör ikonu tıklanır. Sonraki ekran için Next tıklanır.

Data dosyalarının bulunacağı klasör giriş ekranı :

Varsayılan klasör yeterlidir. Değiştirilmek istenirse klasör iconu tıklanır. Sonraki ekran için Next tıklanır.

(28)

info@saydamyazilim.com Tel : 0232 369 54 64 – 66 Fax : 0232 369 71 69 Sayfa 28 Veri tabanı erişimi için varsayılan Postgresql kullanıcısı için şifre giriş ekranı :

Bu şifre unutulmamalıdır. Evrak Bilgi Sistemi programı ilk kez kurulduğun bu çalışması için bu şifrenin de girilmesi gerekecektir.

Veritabanı erişimi için port giriş ekranı :

Postgresql erişimi için varsayılan port numarası yeterlidir. Değiştirilmek istenirse yeni bir port numarası girilmesi yeterlidir. Bu port numarası da Evrak Bilgi Sistemi ilk kurulduğunda girilecektir.

(29)

info@saydamyazilim.com Tel : 0232 369 54 64 – 66 Fax : 0232 369 71 69 Sayfa 29 Veri tabanında sorgu, indeks gibi işlemlerde kullanılacak dil seçeneği giriş ekranı :

Resimde görüldüğü şekilde Turkish, Turkey seçilmelidir. İşletim sistemlerine göre bu tanımın değişme ihtimali olabilir. Eğer bu konuda bir sıkıntı olursa firmamızdan yardım isteyiniz.

Gerekli bilgiler alındıktan sonra, kurulama geçileceğini belirten son ekran :

Next Tıklanarak devam edilir. Kurulumun tüm ekranda eğer kurulumdan vazgeçilmek istenirse Cancel tıklanır.

(30)

info@saydamyazilim.com Tel : 0232 369 54 64 – 66 Fax : 0232 369 71 69 Sayfa 30 Kurulum ekranı :

Kurulumun bittiğini belirten erkan :

Ek kurulum yapılmayacağı için çek kutucuğu boşaltılır. Ve Finish tıklanır.

(31)

info@saydamyazilim.com Tel : 0232 369 54 64 – 66 Fax : 0232 369 71 69 Sayfa 31 VERİ TABANI AYARLARI

Şuana kadar yapılan kurulumda sadece standart ayarlar yüklenmiştir. Ve bu ayarlarla ağdan veritabananına ulaşılması imkansızdır. Data dizini iç içerisinde pg_hba.conf dosyası içinde ise ağdan ulaşılması için birkaç değişiklik yapılması gereklidir.

pg_hba.conf dosyası herhangi bi editörle açılır.

(32)

(33)

info@saydamyazilim.com Tel : 0232 369 54 64 – 66 Fax : 0232 369 71 69 Sayfa 33 Ve burada yazan 127.0.0.0/32 yazan yer yukarıdaki şekilde 0.0.0.0/0 şeklinde değiştirilir ve kaydedilir. Değişikliklerin geçerli olması ve sistemin bu değerlerle açılması için bilgisayar resetlenir.