DİCLE ÜNİVERSİTESİ YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ TOPLANTI TUTANAĞI

(1)

KGK-FRM-029/02 1

TOPLANTI NO: 1 TARİH: 06.08.2020 SAAT: 10:00

GÜNDEM

Yönetimin Kalite Sistemini Gözden Geçirmesi aşağıdaki hususlar dikkate alınarak planlanmakta ve toplantının gündemini oluşturmaktadır.

a) Önceki yönetimin gözden geçirme toplantılarında karar alınan faaliyetlerinin durumu, b) Kalite yönetim sistemi ile ilgili iç ve dış hususlardaki değişiklikler,

c) Kalite yönetim sisteminin performansı ve etkinliği ile ilgili bilgi, d) Müşteri memnuniyeti ve ilgili taraflardan gelen geri bildirimler, e) Kalite hedeflerine erişme derecesi,

f) Proses performansı ile ürün ve hizmetlerin uygunluğu, g) Uygunsuzluklar ve düzeltici faaliyetler,

h) İzleme ve ölçme sonuçları, i) Tetkik sonuçları,

j) Dış tedarikçilerin performansı, k) Kaynakların varlığı,

l) Risk ve fırsatların belirleme faaliyetleri için gerçekleştirilen faaliyetlerin etkinliği, m) İyileştirme için fırsatlar.

(2)

GÖRÜŞÜLEN KONULAR SIRA

NO AÇIKLAMALAR

a

YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ (YGG)

AÇIKLAMALAR İLGİLİ BİRİM/KİŞİ DURUMU

a1) Üniversitemiz Kalite Komisyonu Eğitim Öğretim Çalışma Grubunca Çalışan memnuniyet anketi; akademik ve idari personel çalışan memnuniyet anketi olarak hazırlanıp soruları revize edilip sistemde dokümante hale getirilmesi ayrıca anket uygulamasının online olarak yapılması için çalışmaların başlatılması kararlaştırıldı.

a2) Bilgi İşlem Daire Başkanlığına yazı yazılıp Kablosuz ağ kapsamının genişletilmesi hususunda gerekli çalışmaların takip edilmesi ve devamlılığının sağlanması kararlaştırıldı.

Kalite Geliştirme Koordinatörlüğü/Öğrenci

İşleri Daire Başkanlığı/

İlgili Birimler

a1) Üniversitemiz Kalite Komisyonu Eğitim Öğretim Çalışma Grubunca Çalışan memnuniyet anketi;

akademik ve idari personel çalışan memnuniyet anketi olarak hazırlanıp soruları revize edilip sistemde

dokümante hale

getirilmiştir ayrıca anketler online olarak uygulanmaktadır.

a2) Gerekli yazışmalar yapılmıştır.

(3)

KGK-FRM-029/02 3

b) Kalite Geliştirme Koordinatörlüğü; Üniversite Kalite Komisyonu ve Birim Kalite Komisyonu üyeleri arasında etkin koordinasyonu sağlamış, Kalite Komisyonu Çalışma Gruplarınca 2020 yılı stratejik planları hazırlanarak

yürürlüğe girmiştir.

Üniversitemiz birimlerine ait komisyonların, Kalite Komisyonu Çalışma Gruplarına etkin şekilde katkı sağlaması kararlaştırıldı.

İlgili Birimler

b) Kalite Komisyonu ve Çalışma Grupları arasında etkin bir iletişim sağlandı. Toplantı sayısı artırılarak bilgi akışı hızlandırıldı.

c1)Üniversitemiz Personel Daire Başkanlığı Eğitim Şubesi ile yazışma yapılarak KYS’de risk esaslı proses yaklaşımı eğitimi Birim Kalite Komisyonu Üyelerine verilmiştir. Gerek duyulması halinde bu eğitimlerin tekrar edilmesi kararlaştırılmıştır.

İlgili Birimler

c1) Eğitim tekrarı yapılmamıştır.

i) DÜBAP’a sunulacak proje için hazırlıklar devam etmekte olup 2020 yılı içerisinde tamamlanması kararlaştırılmıştır.

Kalite Geliştirme Koordinatörlüğü/Kalite

Komisyonu

DÜBAP a proje sunuldu.

l) KYS kapsamında verilen ve verilecek tüm eğitimlere ait bilgilerin KGK sayfasında paylaşılması kararlaştırıldı.

İlgili Birimler

l) Eğitim duyuruları web sayfasında duyuruldu.

(4)

KGK-FRM-029/02 4

m1) Dilek ve öneri verilerinin dijital ortamda alınmasına yönelik çalışmalar başlatılmıştır.

m2) DÜ Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği ve Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik

gereğince birimlerin

bilgilendirilmesi ve gerekli çalışmaların yapılması kararlaştırılmıştır.

İlgili Birimler

m1) Dilek ve önerilerin online alınabileceği bir program çalışması başlatıldığından fiziki dilek ve öneri projesinden vazgeçildi.

m2)Birimler bilgilendirilmiştir.

c

a

KYS kapsamında birimlerden gelen Kalite Hedefleri ile Hedef Eylem Planları, Kalite Risk Tanımları ve Analiz Formları değerlendirilmiş ve birimlerin hedef ve riskleri belirleme konusunda revizyon yapmaları gerektiği kararlaştırılmıştır.

İlgili Birimler

KYS otomasyonu

kurulduktan sonra birimlerden sisteme yüklemeleri gereken konularda ihtiyaç duyulan revizyonların yapılması ve sisteme yüklemeleri istenmiştir

f

b

Proses performans faaliyeti ile ilgili verilerin toplanması konusunda değişiklik yapılması kararlaştırıldı.

İlgili Birimler

KYS otomasyonu

kurulmuş ve birimlerden verilerin yüklenmesi istenmiştir.

i

İç tetkik sürecinde

görevlendirilecek tetkikçi sayısının artırılması yönünde çalışma yapılması kararı alınmıştır. Üniversitemiz iç tetkikçi sayısının artırılması ve gerekli eğitimlerin düzenlenmesi için DÜBAP’a sunulmak üzere bir proje hazırlanmaktadır.

Proje hazırlanıp DÜBAP’a sunuldu.

(5)

KGK-FRM-029/02 5

m

m1) Birimler, riskleri ile ilgili iyileştirme faaliyetlerini Düzeltici Faaliyet Prosedürüne göre yürütmektedir. Fırsatlar ise Stratejik Plana uygun olarak Üniversitenin yetkili kurumlarında ele alınarak değerlendirildiğinden karar alma gereği duyulmamıştır.

m2) Dilek ve öneri kutularının dizayn şekli konusu ele alınmıştır.

2020 Yılı içerisinde dijital olarak dilek ve önerilerin online alınabileceği bir program

çalışması başlatılmıştır. Kalite Geliştirme Koordinatörlüğü / Eğitim

Şube Müdürlüğü

Dilek ve önerilerin online alınabileceği bir program çalışması

başlatıldığından fiziki dilek ve öneri projesinden vazgeçildi.

b

Üniversitemizde 28-29.07.2020 tarihleri arasında TSE 1. Gözetim Tetkiki gerçekleştirilmiştir. Dış hususlarda herhangi bir değişiklik yaşanmamıştır. Üniversitemiz senatosunun 04.06.2020 Tarih 10.

oturumunda Kurumsal Kimlik Kılavuzu’nun kabul edilmesi ve değişikliklerin KYS dokümanlarında Logo ve gerekli görülen içeriklerde revizyon yapılması görüşülmüştür.

c

KYS kapsamında KYS otomasyonu sistemine geçilmiş dokümanlar online olarak sisteme yüklenmeye başlanmıştır. KYS kapsamında birimlerden gelen Proses/Faaliyet İzleme Formları, Kalite Hedefleri ile Hedef Eylem Planları, Kalite Risk Tanımları ve Analiz Formları ile söz konusu birimlerden risk raporlarına ait değerlendirmeler yapılmıştır.

(6)

d

1) Öğrenci memnuniyet anketi online olarak 19.179 öğrenciye uygulanmıştır.

2) Uygulanan anketler değerlendirilerek sonuçları sistem performans raporunda yer almaktadır. Anket sonuçlarında öne çıkan önemli hususlar YGG toplantısında ele alınmıştır.

2019 yılı öğrenci memnuniyet anketi genel memnuniyet oranı %60 olarak hesaplanmıştı. 2020 yılında öğrencilere uygulanan memnuniyet anketi sonuçları değerlendirildiğinde 2019 yılına kıyasla

%1 oranında bir memnuniyet artışı olduğu gözlemlenmiştir. Bu bağlamda 2020 yılı öğrenci memnuniyet anketi genel memnuniyet oranı %61 olarak gerçekleşmiştir.

2020 yılında yapılan Öğrenci memnuniyet anketinde; “Üniversite tarafından sizlere sunulan kültürel, sportif ve sanatsal olanaklar” sorusu %67 memnuniyet oranı ile öğrenciler tarafından en yüksek düzeyde memnun olunan soru olarak ön plana çıkmaktadır.

2020 yılında yapılan Öğrenci memnuniyet anketinde %53 oranla en az düzeydeki memnuniyet ise;

“Öğretim elemanlarının alanındaki yenilikleri ve gelişmeleri sizlerle paylaşmaları” sorusu olmuştur.

e

Üniversitemiz birimlerine ait hedeflerin takip periyotları yıllık olduğundan bir sonraki YGG toplantısında değerlendirilecektir.

f

Üniversitemizin sunmuş olduğu hizmetler için oluşturulan 9 adet Proses’in performansı ile faaliyet kriterleri 2020 yılı ilk yarısına ait Sistem Performans Raporunda yer almaktadır.

g

Bu tetkik döneminde 27 adet uygunsuzluk tespit edilmiş, bu uygunsuzluklardan 6 adedi takip tetkikleriyle giderilmiştir. Geri kalan uygunsuzluklar süresi içerisinde takip tetkikleri ile giderilecektir.

h

Proses faaliyetleri, birimler tarafından uygun tarihlerde gerçekleştirilmektedir ve sistem performans raporlarında anlamlı proses performans değerlendirmeleri yapılmaktadır. Ayrıca 2020 yılında prosesi olmayan birimlerin (Kütüphane Hizmetleri, Personel Faaliyetleri, Hizmet İçi Eğitim Faaliyetleri, Bilgilendirme Faaliyetleri, Yapı İşleri Faaliyetleri, Basın ve Halkla İlişkiler Faaliyetleri, Proje Koordinasyon Uyg. Arş. Merkezi Faaliyetleri, Dış İlişkiler Ofisi Faaliyetleri, Farabi Koordinatörlüğü Faaliyetleri, Bilgi İşlem Faaliyetleri, Güvenlik Hizmetleri, Hukuk Faaliyetleri, Dil Öğretimi Uygulama ve Araştırma Merkezi Faaliyetleri, Evrak Hizmetleri, Kültür ve Kongre Merkezi Müdürlüğü Faaliyetleri, Arşiv Hizmetleri ve Temizlik Hizmetleri) de faaliyetleri izlenmiş olup İzleme/Ölçme sonuçları YGG toplantısında ele alınmıştır.

i

2020 yılı İç Tetkik Planı çerçevesinde 17-25.06.2020 tarihleri arasında 1. iç tetkikler yapılmıştır.

Yapılan tetkikler sonucunda uygunsuzluklarda azalmanın olduğu, sistemde iyileşmelerin gözlemlendiği tespit edilmiştir.

j Üniversitemiz birimlerinin, Satın Alma Prosesi Performans Kriterleri uyarınca gerçekleştirilmekte,

(7)

KGK-FRM-029/02 7

hizmet veya mal alımlarında Tedarikçi Bilgi Formu ile değerlendirme yapılmaktadır. Satın Alma Prosesinin performansı yüksek değerlerde gerçekleşmiştir.

k

1) Üniversitemizde kaynaklar, mevzuat ve planlamalar gereğince uygun alanlarda kullanılmaktadır.

Birimler tarafından altyapı ve çalışma ortamıyla ilgili ihtiyaçların bildirilmesi durumunda mevzuatlar çerçevesinde söz konusu ihtiyaçlar Rektörlüğümüzün ilgili birimlerince karşılanarak gerekli iyileştirme çalışmaları yapılmaktadır.

2) İnsan kaynakları ihtiyacı, İnsan Kaynakları Prosedürü kapsamında ve mevzuatlar çerçevesinde personel alımı yapılarak karşılanmaktadır.

l

Üniversitemiz Birimleri, her yılın ekim ayında risk ve fırsatlarını gözden geçirerek güncelleme yapmaktadır. Sunulan hizmet, proses, kaynak vb. konularda değişiklik olması halinde ilgili riskler, birim risk sorumluları tarafından yeniden değerlendirilerek sonuçlar Kalite Geliştirme Koordinatörlüğü’ne ulaştırılır. Bu nedenle bir sonraki YGG toplantısına sunulmak üzere birimlerden gelen Risk Tanımlama ve Analiz formları birleştirilerek risk havuzu oluşturulmuştur.

m

1-Birimler, riskleri ile ilgili iyileştirme faaliyetlerini Düzeltici Faaliyet Prosedürüne göre yürütmektedir. Fırsatlar ise Stratejik Plana uygun olarak Üniversitenin yetkili kurumlarında ele alınarak değerlendirilmektedir.

2- DÜ Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği ve Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik gereğince birimlerin bilgilendirilmesi ve gereğinin yapılması hususunda yazı yazılmıştır. Dijital Arşivleme ile ilgili gerekli alt yapı çalışmalarının başlatılması ile ilgili değerlendirmeler yapılmıştır.

ALINAN KARARLAR SIRA

NO AÇIKLAMALAR İLGİLİ BİRİM/KİŞİ GERÇEKLEŞTİRME

ZAMANI

a

1) Bilgi İşlem Daire Başkanlığına yazı yazılıp Kablosuz ağ kapsamının genişletilmesi hususunda gerekli çalışmaların takip edilmesi ve devamlılığının sağlanması kararlaştırıldı.

Kalite Geliştirme Koordinatörlüğü/Bilgi İşlem Daire Başkanlığı

İlgili Birimler

6 Ay

2) Kalite Geliştirme Koordinatörlüğü; Üniversite Kalite Komisyonu ve Birim Kalite Komisyonu üyeleri arasında etkin koordinasyonu sağlamış, Kalite Komisyonu Çalışma Gruplarınca 2020 yılı

Kalite Geliştirme Koordinatörlüğü/

İlgili Birimler

6 Ay

(8)

stratejik planları hazırlanarak yürürlüğe girmiştir. Üniversitemiz birimlerine ait komisyonların, Kalite Komisyonu Çalışma Gruplarına etkin şekilde katkı sağlaması kararlaştırıldı.

3) Üniversitemiz Personel Daire Başkanlığı Eğitim Şubesi ile yazışma yapılarak KYS Temel Eğitimlerin personeller tarafından alınmasının sağlanması kararlaştırılmıştır.

Kalite Geliştirme Koordinatörlüğü/Personel

Daire Başkanlığı Eğitim Şubesi/

İlgili Birimler

6 Ay

4) KYS kapsamında verilen ve verilecek tüm eğitimlere ait bilgilerin sürekli olarak KGK sayfasında paylaşılması kararlaştırılmıştır.

İlgili Birimler

6 Ay

b KYS dokümanlarında Logo ve gerekli görülen içeriklerde revizyon yapılması kararlaştırılmıştır.

Kalite Geliştirme

Koordinatörlüğü 4 Ay

c

KYS kapsamında birimlerden gelen Kalite Hedefleri ile Hedef Eylem Planları, Kalite Risk Tanımları ve Analiz Formları değerlendirilmiş ve birimlerin hedef ve riskleri Stratejik Plana uygun olarak hazırlamaları ve ilgili dökümanlarda revizyon yapmaları konusunda bilgilendirilmeleri kararlaştırılmıştır.

İlgili Birimler

6 Ay

d

Müşteri memnuniyet anketleri değerlendirilmiş.

Üniversitemiz Kalite Komisyonunca mevcut halleri ile kullanılması kararlaştırılmıştır.

e

Kalite hedeflerinin erişme derecesinin değerlendirilmesinin bir sonraki YGG toplantısında yapılması kararlaştırılmıştır.

İlgili Birimler

6 Ay

f

Proses performansı ile ürün ve hizmetlerin uygunluğunun değerlendirilmesinde aynı yöntemler ile devam edilmesi kararlaştırılmıştır.

g

Tespit edilen uygunsuzlukların takip tetkikleri ile giderilmesi sürecinde KGK gerekli izlemeleri yapacaktır.

İlgili Birimler

6 Ay

h

Üniversitemiz birimlerinde proseslerin, KYS standartlarına göre gerçekleştirilmesi devam etmekte olup sürekliliğinin ve etkinliğinin KGK tarafından izlenmesi kararlaştırılmıştır.

Kalite Geliştirme

Koordinatörlüğü 6 Ay

i

İç tetkik sürecinde görevlendirilecek tetkikçilere tetkik öncesi toplantı yapılarak; tetkikler konusunda detaylı bilgi verilerek tetkiklerin daha etkin hale getirilmesi kararlaştırılmıştır.

Kalite Geliştirme Koordinatörlüğü / Eğitim

Şube Müdürlüğü/ İlgili Birimler

6 Ay

j

Üniversitemiz birimlerinde satın alma işlemleri KİK belirttiği şekilde KYS standartlarına göre yapılmaya devam etmesi kararlaştırılmıştır.

k Kaynakların etkin kullanımına devam edilmesi karalaştırılmıştır.

(9)

KGK-FRM-029/02 9

EK 1: İmzaya Yetkili listesi ve Katılım listesi l

Üniversitemizin birimleri, risk ve fırsatlarını gözden geçirerek ölçülebilir ve birim hedeflerine uygun şekilde KYS sistemi otomasyonuna yüklemeleri için gerekli sürenin verilmesi, sisteme yeniden yüklemeleri ve KGK tarafından izlenmesi kararlaştırılmıştır.

İlgili Birimler 6 Ay

m

1-Uzaktan Eğitim Uygulama ve Araştırma Merkezimizin (DUZEM) daha önceden kurulmuş olması Pandemi sürecinde eğitimlerin aksaklık yaşanmadan yapılmasına olanak sağlamıştır. İhtiyaç durumunda On-line olarak yapılacak derslerde Üniversitemiz Kalite Komisyonu Eğitim-Öğretim Çalışma grubunun DUZEM ile işbirliği halinde çalışması kararlaştırılmıştır.

2- DÜ Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği ve Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik gereğince birimlerin bilgilendirilmesi ve gereğinin yapılması hususunda yazı yazılmıştır.

Dijital Arşivleme ile ilgili yetkili birimler tarafından gerekli alt yapı çalışmalarının başlatılması ve birimlerin bilgilendirilmesi kararlaştırılmıştır.

DUZEM/ Kalite Geliştirme Koordinatörlüğü

DÜ Genel Sekreterlik/

Kalite Geliştirme Koordinatörlüğü/ İlgili

Birimler

12 Ay

6 Ay