verksamhetens informationssystem -VIS

REGIONENS REVISORER 22 mars 2017 Region Norrbotten

För kännedom Regionfullmäktige

Regionstyrelsen

Särskild skrivelse gällande verksamhetens informationssystem - VIS

Under revisionsåret 2016 har vi i ett flertal av våra revisionsgranskningar särskilt uppmärksammat brister inom den sök- och samarbetsplattform som ska täcka Region Norrbottens dokumenthanterings- och informationsbehov, VIS (verksamhetens informationssystem).

Från Region Norrbotten framhålls att användandet av VIS ska bidra till att nå regionens uppsatta mål: ökad säkerhet, ökad tillgänglighet, ökad evidensbasering, effektivare arbete och ökad kvalitativ likvärdighet. Målbilden med VIS uppges vara alla anställda ska kunna arbeta i samma plattform. Detta uppges ska resultera i ordning och reda bland information, pålitlig och kvalitetssäkrad information samt bättre arbetsmiljö och tidsbesparing för verksamheterna. Region Norrbotten framför att VIS är patientsäkert eftersom det finns en tydlig versionshantering samt arkivering med spårbarhet. Avslutningsvis framförs att regionens mål är att alla gemensamma dokument ska vara dokumenterade och sökbara i VIS. VIS utgör härigenom en viktig del i Region Norrbottens styr- och kontrollsystem.

Vi har i våra granskningar, i dialog med vårdverksamhetema, iakttagit upplevda brister med VIS. Vi bedömer att dessa brister inte lämnar tillräckliga förutsättningar för Region Norrbotten att nå de uppsatta målen om ökad säkerhet, ökad tillgänglighet, effektiverare arbete och ökad kvalitativ likvärdighet.

I våra granskningar uppmärksammas vi återkommande på att verksamheterna

beskriver svårigheter att hitta rätt styrdokument vid eftersökning i VIS. Detta har även påverkat verksamhetens syn på informationens pålitlighet. I flertalet granskningar har det framkommit att brister inom VIS inte inneburit tidsbesparing för verksamheterna.

Ytterst har vi i vissa granskningar fått händelser beskrivna för oss som tyder på att bristerna inom VIS riskerar påverka patientsäkerheten.

Våra iakttagelser är i huvudsak följande:

• I vår granskning av Fal/händelser i landstingets vårdlokaler (september 2016) framkom att vissa verksamheter, utifrån en beskriven problembild kopplat till systemets användning, aktivt valt att inte lägga in alla sina lokala rutindokument gällande fall och avvikelser i VIS. Vid flera intervjuer gavs det återkommande svaret att verksamheterna bedömde VIS som så svåranvänt att

Regionens revisorer• Besöksadress: Smedjegatan 3, 972 33 Luleå • Telefon: 0920-28 40 00 E-post: regionnorrbotten@norrbotten.se • www.norrbotten.se

SIDA 1 (3)

systemets brister upplevdes kunna innebära en fara för patientsäkerheten. Vi besökte även vårdverksamheter där verksamheten uppgav att vårdskador uppstått då rätt rutindokument inte gått att få fram ur VIS när det funnits brådskande behov att hitta rätt dokument.

• I vår granskning av Lokalvård inom länets sjukhus (september 2016) uppmärksammades att all dokumentation inte fanns upplagd och samlad på gemensam plats, samtidigt som all lokalvårdspersonal inte alltid uppgavs ha tillgång till, eller kunskap om användandet av, VIS. Även om dokumenterade rutiner fanns upprättade, kunde således inte all personal inom länet, med enkelhet, nå informationen med samma förutsättningar.

• I vår granskning av Placerade barn och unga, samverkan avseende hälso- och sjukvård (december 2016) framkom i flertalet intervjuer svårigheter för vårdpersonal att hitta aktuella rutiner i landstingets verksamhetssystem VIS.

• Avslutningsvis framförde företrädare ur vård verksamheterna i vår granskning av Intern kontroll inom division Folktandvård (januari 2017) att VIS

uppfattades som svårt att använda vid eftersökande av styrande dokument och rutiner. Vissa verksamheter beskrev att en direkt effekt av systemets upplevda brister var att verksamheterna skapat lokala kataloger i mappar på datorer, samt i vissa fall återgått till att förvara styrande dokument utskrivet i pärmar på kontoren. I granskningen bedömde vi att detta fick påverkan på

internkontrollmiljön inom divisionen.

Med denna skrivelse vill vi, av fullmäktige i Region Norrbottens utsedda revisorer, särskilt framföra att de brister vi identifierat kring VIS inte bedöms baseras på någon ovilja från verksamheterna att använda systemet. Den bild vi får till oss i våra granskningar är att VIS, som system, inte lämnar fullgoda förutsättningar för verksamheterna att använda systemet på ett ändamålsenligt sätt.

Med anledning härav rekommenderar vi regionstyrelsen att snarast vidta åtgärder som säkerställer en ändamålsenlig styrning och tillräcklig intern kontroll av VIS. Detta, menar vi, är av största vikt för att regionstyrelsen framgent skall kunna säkerställa att Region Norrbottens styr- och kontrollsystem ges möjlighet att fullt ut, i alla delar, fungera ändamålsenligt.

SID 2 (3)

Revisorerna överlämnar härmed denna särski Ida skrivelse för kännedom och yttrande.

Yttrande från regionstyrelsen önskas senast den 14 juni 2017.

~

~~

Anders Åknert

~A___

· Eva Alriksson Vice ordförande

~~

~~X~7

Bilaga

Revisionsrapporter (tidigare översända till regionfullmäktige och till regionstyrelsen):

• Granskning av fallhändelser i landstingets vårdlokaler, september 2016

• Granskning av lokalvård inom norrbottens läns sjukhus - viktigt ur patientsäkerheten, september 2016

• Placerade barn och unga, samverkan avseende hälso- och sjukvård, december 2016

• Granskning av intern kontroll inom division Folktandvård, januari 2017

SID 3 (3)