ZAMAN YÖNETİMİ EĞİTİMİ
Sibel ÖZPULAT
Eğiticinin Eğitmeni & İK, Kariyer ve Yönetim Danışmanı ISO Kalite Baş Denetçisi & Girişimci Mentoru
Hayatta herkesin eşit olarak sahip olduğu TEK şey
ZAMAN
SİBEL ÖZPULAT
TIME IS MONEY
VAKİT NAKİTTİR DENSE DE
ZAMAN çok daha değerli bir Sermayedir.
SİBEL ÖZPULAT
Şu “Zaman” Dedikleri;
“Kıt Kaynak” tır.
Nicel açıdan herkese eşit dağıtılmıştır.
Durdurulamaz, çoğaltılamaz.
Satın, ödünç ya da borç alınamaz.
Saklanamaz, depolanamaz.
Yeniden değerlendirilemez, TEKRARI yoktur.
SİBEL ÖZPULAT
Zamanı Kontrol Edemezsiniz Amaaaa
KENDİNİZİ
Kontrol Edebilirsiniz!
SİBEL ÖZPULAT
NASIL?
SİBEL ÖZPULAT
SİZCE BEDENİNİZİN ZAMANI VAR MIDIR?
Güneş, Bio-saatimizi 24 Saatlik Ritme Ayarlar.
Hipofiz Beziyle Vücut Ritimlerini Düzende Tutar.
Canlıların Vücutlarındaki Metabolik Etkinlikler,
Günlük Güneş Işığı Miktarına ve Güneş Işığının Alınabilme Saatlerine Göre Belirli Bir Döngüyü İzler.
Herhangi Bir Nedenle Bu Döngüde Düzensizlik Olursa Biyolojik Saat Şaşırır.
Örneğin Jet-Lag Yaşamamızın Sebebi Budur.
SİBEL ÖZPULAT
• Biyolojik Olarak Gün İçindeki Zirve Enerji Zamanlarımızı Bilirsek Hangi İşleri Ne Zaman Yapmamız Gerektiğini
Planlayabilir ve Verimli Bir Gün Geçirebiliriz.
• Böylece Hata Yapma İhtimalimiz Azalır, Başarılı İşler Çıkarma İhtimalimiz Artar.
Yorgunluklarımız Bile En Aza İner.
SİBEL ÖZPULAT
YAŞAMIMIZDAKİ
1 SAATLİK ZAMANIN DEĞERİ
Ortalama bir insan ömrü aşağı yukarı 200.000 planlanabilir saatle sınırlıdır.
İktisadi olarak yapılan araştırmalara göre;
bir insan, toplam iş görebilme gücünün ancak
% 30- 40‘ını kullanabilmektedir.
Peki geriye kalan %60 civarındaki iş görebilme gücü nereye gidiyor?
SİBEL ÖZPULAT
ZAMANIMIZ BİZİM HAYATIMIZDIR
ZAMAN HİÇKİMSEYİ BEKLEMEZ
UNUTMAYALIM
SİBEL ÖZPULAT
ve
ZAMANIN 3 TÜRÜ
1. Gerçek (Objektif) Zaman 2. Psikolojik (Sübjektif) Zaman
3. Biyolojik (İçgüdüsel) Zaman
SİBEL ÖZPULAT
Peki
Bir İş Günümüzü Verimli Geçiriyor Muyuz?
‘Boş Durmayıp Bir İş Yapıyor Olsak Bile,
O Anda Yapılacak Daha Önemli Bir İşimiz Varsa Zamanımızı Boşa Harcıyoruz Demektir.’
Öyleyse;
‘Ne’ Yaptığımız Değil, ‘Ne İçin’ Yaptığımız Önemlidir!
SİBEL ÖZPULAT
İŞ YAŞAMINDA
ZAMANI YÖNETMEK ZORDUR
PEKİ NEDEN?
SİBEL ÖZPULAT
ÖNCELİKLE
‘Çok Meşgulüm Hiç Zamanım Yok’
bahanesinden KURTULMALIYIZ!
SİBEL ÖZPULAT
ZAMANI YÖNETEMEMEMİZİN 4 ANA SEBEBİ
SİBEL ÖZPULAT
4
ANA SEBEP
SİBEL ÖZPULAT
ALIŞKANLIKLAR
1
SİBEL ÖZPULAT
KURUM KÜLTÜRÜ
2
SİBEL ÖZPULAT
İŞ YÜKÜ
3
SİBEL ÖZPULAT
PLANSIZLIK
4
SİBEL ÖZPULAT
Adamın biri ormanda doIaşırken bir ormancıya rastlar.
Ormancı bütün gücüyle henüz yeni kesiImiş olan bir ağaç kütüğünü parçalarına ayırmakla meşguIdür.
Adam ormancıya yaklaşır ve ormancının kanter içinde, kör bir testere ile işini yapmaya çalıştığını görür ve dayanamaz:
“Affedersiniz, testereniz kör ve siz hala kütüğü kesmeye çaIışıyorsunuz.
HİÇ TESTERENİZİ BİLEMEYİ DÜŞÜNDÜNÜZ MÜ?”
Bunun üzerine ormancı sinirlenerek adama döner ve “Bunun için
hiç zamanım yok, bir an önce işimi bitirmek zorundayım, lütfen bana engel olmayın” diye söylenir.
PEKİ SİZ TESTERENİZİ BİLİYOR MUSUNUZ ?
SİBEL ÖZPULAT
KISSADAN HİSSE
ZAMAN HIRSIZLARINA DİKKAT!
1. Plânsızlık
2. Öncelikleri Belirleyememek 3. Ertelemek
4. ‘Hayır’ Diyememek
5. Kendini Gereğinden Fazla İşe Adamak 6. Acelecilik
7. Gereksiz Kırtasiyecilik ve Verimsiz Okuma
SİBEL ÖZPULAT
ZAMAN HIRSIZLARINA DİKKAT!
8. Gereksiz Telefonlar
9. Gündemsiz ve Verimsiz Toplantılar 10.Kararsızlık
11.Yetki Verememek
12.Dağınık Masa ve Düzensizlik 13.Gereksiz Titizlik
14.Gereksiz Molalar ve Dedikodu Kültürü
SİBEL ÖZPULAT
Düşünün!
Günde Kaç Saatinizi
Sosyal Medyada Geçiriyorsunuz?
ÇAĞIMIZIN ZAMAN TUZAKLARI
SİBEL ÖZPULAT
ÇAĞIMIZIN ZAMAN TUZAĞI
VERİMSİZ SOSYAL MEDYA KULLANIMI
SİBEL ÖZPULAT
ÇAĞIMIZIN ZAMAN TUZAĞI
ACİL GERÇEKTEN ACİL Mİ?
SİBEL ÖZPULAT
HER YERDE OLMAYA ÇALIŞAN HİÇBİRYERDE OLAMAZ
‘HAYIR’
DİYEMEZSENİZ İŞ KALİTENİZDEN ve
YAŞAM KALİTENİZDEN ÖDÜN VERİRSİNİZ!
SİBEL ÖZPULAT
İŞİNİZİ ve HAYATINIZI PLANLAYIN
SİBEL ÖZPULAT
PLANSIZLIK İÇİN
HEP BİR BAHANEMİZ VAR
SİBEL ÖZPULAT
1. Plan yapmaya vaktim yok.
2. Neler yapmam gerektiğini zaten biliyorum. Neden plan yapmaya zaman harcayayım.
3. Plan yapmak bana fayda getirmiyor. Günüm çok fazla bölünüyor.
4. Uzun bir iş listem olduğunda kendimi kısıtlanmış hissediyorum.
5. Doğru dürüst plan yapmayı bilmiyorum.
PLAN YAPMAMAK İÇİN 5 YAYGIN BAHANE
SİBEL ÖZPULAT
YÖNETİM PLANLAMA İLE BAŞLAR.
‘ÖLÇEMEZSENİZ YÖNETEMEZSİNİZ’
Peter Drucker
SİBEL ÖZPULAT
ZAMAN YÖNETİMİNDE 3 ŞAHANE TEKNİK
1) EiSENHOWER Tekniği 2) ABC Tekniği
3) POMODORO Tekniği
SİBEL ÖZPULAT
En ETKİLİ
3 Teknik
SİBEL ÖZPULAT
1. EiSENHOWER MATRİSİ
SİBEL ÖZPULAT
SİBEL ÖZPULAT
2. ABC TEKNİĞİ
Öncelikleri Değer Analizine Göre Sınıflama Prensibine Dayanır:
• A grubundaki işleri çok önemli
• B grubundaki işleri önemli
• C grubundaki işleri daha az önemli, rutin vb. olarak sınıflandırabiliriz .
SİBEL ÖZPULAT
ZAMAN KULLANIMINDA DEĞER ANALİZİ
% 15 %20 %65
FAALİYETİN DEĞERİ
% 65 % 20 % 15
A- ÇOK ÖNEMLİ İŞLER B- ÖNEMLİ İŞLER C- AZ ÖNEMLİ (RUTİN) İŞLER
GERÇEK ZAMAN KULLANIMI
SİBEL ÖZPULAT
Görüldüğü gibi zamanın büyük bölümü C grubundaki işleri halletmekle geçiyor.
A- Bu Gruptaki işler en önemli işlerdir. Bunlar yalnızca o işin sahibi sorumlu kişi ya da grup tarafından yapılır, bir başka kişi ya da gruba devredilemez.
B- Bu Gruptaki işlerin önemi orta ya da vasat düzeydedir. Bir başka elemana devredilebilir.
C- En az değere sahip işler bu grupta bulunmaktadır. (Rutin işler, okumak, telefon, haberleşme, günlük idari işler, önemsiz toplantılar, ani ziyaretler vb.)
SİBEL ÖZPULAT
• ABC analizi yalnızca A şıkkındaki işlerin halledilmesini ve C şıkkındaki işlerin de bir kenara bırakılmasını öngörmüyor.
• Aksine tüm bu işleri taşıdıkları öneme göre belirli bir öncelik sırasına koyarak bir işgünü içinde en verimli şekilde halledilmeleri için gerekli
ortamı hazırlamayı öngörüyor.
SİBEL ÖZPULAT
A grubu işlerinden yalnızca bir veya ikisini planımıza alabiliriz. Örneğin;
ortalama 3 saat süre için.
B grubu işlerinden 2 ya da 3’ünü ortalama 1 saat süre ile günlük planımızda öngörebiliriz.
C grubu işler içinde ortalama 45 dakika ya da 1 saat süre ayırabiliriz.
PEKİ BU İŞLERİ GÜNLÜK PLANA NASIL OTURTABİLİRİZ?
SİBEL ÖZPULAT
Bulunduğunuz görev ve pozisyon gereği A grubuna giren işlerinizi yazınız.
...
Bulunduğunuz görev ve pozisyon gereği B grubuna giren işlerinizi yazınız.
...
Bulunduğunuz görev ve pozisyon gereği C grubuna giren işlerinizi yazınız.
...
ABC TEKNİĞİ UYGULAMA (ATÖLYE ÇALIŞMASI)
SİBEL ÖZPULAT
Özellikle Ders Çalışırken,
Sınavlara Hazırlanırken Uygulayacağınız Harika Bir Zaman Yönetimi Tekniği
POMODORO TEKNİĞİ
SİBEL ÖZPULAT
SİBEL ÖZPULAT
25 Dakika Çalışmanın Ardından, 5 Dakika Ara Verme Periyotları Şeklinde Gerçekleştirilen Bir Çalışma
Tekniğidir.
*Toplamda da 4 Pomodoro'yu tamamladığınızda, yani 2 saat sonunda 15-30 dakikalık uzun bir mola veriyorsunuz.
3. POMODORO TEKNİĞİ
SİBEL ÖZPULAT
SİBEL ÖZPULAT
POMODORO TEKNİĞİ İLE ÇALIŞIRKEN ŞU 6 ADIMI İZLEYECEĞİZ:
1. E-posta Bildirimlerini Kapatıyoruz.
2. Whatsapp ve Diğer Sms Bildirimlerini/Uygulamaları Kapatıyoruz.
3. Telefonu Sessize Alıp Masan Uzakta Bir Yere Bırakıyoruz.
4. Üzerinde Çalışacağımız Görevi/Ödevi/Çalışmayı Belirliyoruz.
5. 25 Dakika’yı Başlatıp Çalışmaya Başlıyoruz.
6. 25 Dakika Boyunca Sadece Tek 1 Görev Üzerinde Çalışıyoruz.
• Sabah Masamıza Oturup 2, 3, 4 veya 5 Saat Hiç Kalkmadan/Ara Vermeden Çalıştığımızda Çok Etkili ve Verimli Bir Çalışma Gerçekleştirmiş Olmuyoruz.
• Günün Sonunda Kaç Saat Kesintisiz Çalıştığımızdan Çok Kaç Tane Önemli Görevi, Ödevi Modülü Bitirdiğimiz Belirler Verimli Çalışmamızı.
UZMANLAR DİYOR Kİ:
SİBEL ÖZPULAT
• Dikkat-1: Her ne olursa olsun, dışarıdan gelen uyarıcılara cevap vermemek ve 25 dakika boyunca 1 dakikalığına bile olsa herhangi başka bir şeyle ilgilenmemek çok çok önemlidir. Bu 25 dakika boyunca gelen mesaj ve aramalara moladaki 5 dakika içerisinde cevap verebilirsiniz.
• Dikkat-2: Eğer 25 dakika içerisinde herhangi bir şekilde göreve ara vermemiz gerekirse (Örneğin; mutlaka açmak zorunda olduğunuz çok çok acil bir telefon gelirse) zamanı durdurup, telefona cevap verip, daha sonra kaldığınız yerden çalışmaya devam ediyorsunuz.
BU TEKNİKTE ŞUNLARA DİKKAT
SİBEL ÖZPULAT
YENİ NESİL
EN BÜYÜK ZAMAN TUZAĞIMIZ
TOPLANTILAR
SİBEL ÖZPULAT
TOPLANTILARIN VERİMLİ OLABİLMESİ İÇİN ve
ZAMAN TUZAĞI OLMAKTAN ÇIKABİLMESİ İÇİN
TOPLANTI HANGİ NEDENLERLE YAPILIR, BİLMELİYİZ!
SİBEL ÖZPULAT
TOPLANTI NE ZAMAN YAPILIR?
I. Kriz Çözmek İçin
II. Koordinasyon Sağlamak İçin
III. Önemli Bir Bilgiyi Paylaşmak İçin
SİBEL ÖZPULAT
PEKİ ZAMANI YÖNEYEBİLMEK İÇİN NE YAPMALIYIZ?
TOPLANTI YÖNETİMİNİ MUTLAKA ÖĞRENMELİYİZ!
SİBEL ÖZPULAT
Zamanı İyi Yönetebilmek Bize Ne Kazandırır?
1. Kariyer Planlaması 2. İş’te Verimlilik
3. Yüksek Duygusal Zekâ (EQ) 4. Etkili ve Yeterli İletişim
5. Dinlenme/Kendini Yenileme 6. Etkili Düşünme/Yaratıcılık
SİBEL ÖZPULAT
6’da 6
ÖZET
SİBEL ÖZPULAT
1. Sorumlulukları, Öncelikleri ve Amaçları Belirleyin.
2. Gereksiz ve Uygun Olmayan Faaliyetleri Eleyin 3. Mümkün Olduğunca Görev Dağıtımı Yapın.
4. Günlük ve Haftalık Zaman Kullanımınızı Planlayın.
5. En Yüksek Biyo-Enerji Zamanınızı Keşfedin ve Optimum Kullanın 6. Planlamada Beklenmedik Olaylar İçin Zaman Bırakın.
7. Engellerin Çoğunu Mümkün Olduğunca Eleyin veya Azaltın.
ZAMANINIZI İYİ YÖNETEBİLMENİZ İÇİN
SİBEL ÖZPULAT
TRUVA AKADEMİ
ZAMAN YÖNETİMİ EĞİTİMİ
Sibel ÖZPULAT
Eğiticinin Eğitmeni & İK, Kariyer ve Yönetim Danışmanı ISO Kalite Baş Denetçisi & Girişimci Mentoru
