Gelen Evrak Kayıt ve Sevk Alt Süreci

5 .1 .1 G e le n E vr a k K ay ıt v e S ev k A lt Sü re ci

Gelen Evrak Kayıt ve Sevk Alt Süreci

Evrak geliş şekli EBYS/KEP

Gelen evrak

Evrak mevzuata uygun mu?

Evet

Evrakın kabul edilmesi

Hayır

Evrakın iade edilmesi

Evrakın fiziki ekleri var mı?

EBYS/KEP ile gelen evrak

Fiziki olarak gelen evrak

Gelen evrakın ekleri var ise (broşür, afiş vs) havale edilen

birime elden teslim edilmesi

Gizli evrak mı?

EBYS'ye girilirek zimmet karşılığı ilgili birime elden teslim edilmesi

Evrakın dosyaya kaldırılması Evet

Evet Hayır

EBYS EBYS üzerinden ilgili

birime havale edilmesi Hayır

EBYS

Hayır

EBYS ye işlenerek tarih, sayı ve barkod alınması

Havale edilen birime elden teslim edilmesi

Evrakın birime gelmesi

5 .1 .2 G id e n Ev ra k K ay ıt ve Sev k A lt Sü rec i

Giden Evrak Kayıt ve Sevk Alt Süreci

EBYS ye işlenerek tarih, sayı ve barkod alınması

Evet

EBYS Giden evrak

EBYS/KEP üzerinden ilgili birime havale edilmesi

Giden evrakın fiziki ekleri var ise (broşür, afiş vs) havale edilen birime

elden teslim edilmesi

EBYS'ye girilirek zimmet karşılığı ilgili birime elden teslim edilmesi

Gizli evrak mı?

Evrakın dosyaya kaldırılması

EBYS Giden Evrak

Hayır Evrakın fiziki

ekleri var mı?

Hayır

Evet

5 .1 .3 Ev ra k Po sta la m a A lt S ü rec i

Evrak Postalama Alt Süreci

Evrak prosedüre uygun mu?

Hayır

Evrakın Posta Ücret Ödeme Makinesi vasıtasıyla posta

ödemesinin yapılması Evet

Ödemesi yapılan zarfların Posta Zimmet Defterine kayıt edilmesi

Evrakın zimmet karşılığı postaneye teslim edilmesi

Evrak birime iade edilmesi Evrakın birimlerden zarf içerisinde

gelmesi

Evrak

5 .1 .4 E vr ak A yı kl am a v e İm h a A lt S ü re ci

Ayıklama ve İmha Komisyonu kurulması

Komisyon kararı ile ayıklama işlemlerinin yapılması

Evrak İmha edilecek mi?

Evrakın imha listesine eklenmesi

Evrakın Arşive kaldırılması

İmha edilecek tüm evrakları kapsayan Evrak İmha Listesi oluşturulması

İmha listesinin Bakanlığın onayına sunulması

İlgili evrakların Devlet Arşivlerine

gönderilmesi Onaylanan evrakların

imhasının sağlanması

Evet

Hayır

Hayır Evrak

İmhası onaylandı

mı?

Evrak Ayıklama ve İmha Alt Süreci

Evet

Her yıl Mart ayında saklama sürelerini

doldurmuş evrakların belirlenmesi

5 .1 .5 Ev ra k A rş iv i O lu ştu rm a A lt Sü rec i

Evrak Arşivi Oluşturma Alt Süreci

Müdürlüğümüze ve bağlı birimlerde koruma yükümlülüğü yerine getirilmiş arşivlerin oluşturulması için bilgilendirme

yapılması

İl Sağlık Müdürlüğümüz bünyesindeki birimlerden Arşive devredilecek evrakların standart dosya planına uygun olup olmadığının

kontrol edilmesi

İlgili birime bilgi verilerek evrakın arşive kaldırılacağının bildirilmesi

Uygun mu?

Evrakların Arşive devredilmesi Evet

Arşivlerin en az yılda bir kez ziyaret edilerek çalışanlara bilgilendirmenin güncellenmesi

Hayır

EBYS

5 .1 .6 Pe rs o ne l D o sy as ı T ak ip İş lem i A lt Sü rec i ^{Dosya mı/} _{Evrak mı?}

Personel Dosyası Takip İşlemi Alt Süreci

Personel özlük dosyası ya da dosya evrakının birimimizden teslim alınması

Birimlerde işlemleri biten evrakların birimimize teslim edilmesi

Birimlerde işlemleri biten evrakların birimimize teslim

edilmesi Birimlerde işlemleri biten özlük

dosyalarının görevli personele teslim edilmesi

Görevli personelin dosya içeriğini kontrol etmesi

Teslim edilen evraka sıra numarası verilerek özlük

dosyasına takılması

Eksik evrak var mı?

Özlük dosyasının arşivdeki yerine kaldırılması Evrak

Hayır

Dosya

Evet

Resmi işlemler için personel özlük dosyasının/evrakın

incelenme ihtiyacının oluşması

5 .1 .7 Pe rs o ne l D o sy as ı H az ır la m a A lt Sü rec i

5.1.7 Personel Dosyası Hazırlama Alt Süreci

Tanıtım bilgilerinin elektronik sisteme (PAGO- Personel Bilgi Yönetim Sistemi) girilmesi ve

özlük dosyalarının numaralandırılması

Tayin geldikleri kurumdan gönderilen özlük dosyaları ve muhtelif evrakları için gerekli resmi yazışmaların yapılması Personel

durumu Giden personel

Personel yeni atama mı?

Gelen personel Personele standart dosya

planına göre 8 bölüm olacak şekilde özlük dosyası

oluşturulması

Tayin giden personel özlük dosyasında evraklar kontrol edilerek 8 bölümden oluşacak

şekilde, dizi pusulası oluşturulması

Evet

Hayır

Tayin geldikleri kurumdan özlük dosyası ve muhtelif evrakları gönderildiği zaman

mevcut özlük dosyası ile birleştirilmesi

Tanıtım bilgilerinin elektronik sisteme (PAGO- Personel Bilgi Yönetim Sistemi) girilmesi ve

özlük dosyalarının numaralandırılması Dosyanın arşive kaldırılması

Tayin giden personelin özlük dosyasının yeni görev yerine gönderilmesi için gerekli resmi

yazışmanın yapılması

Personel dosyasının ilgili kuruma

posta ile gönderilmesi Dosyanın arşive kaldırılması

PAGO

Emekli, İstifa, Müstafi ve Vefat eden personellerin elektronik sistem PAGO üzerinden çalışan modülünden düşülmesi, ayrı bir modüle kayıtlarının yapılması

Dosyanın arşive kaldırılması Ayrılan personel

PAGO

Personelin Müdürlüğümüzde

göreve başlaması

5 .1 .8 A ra ç Ta lep v e K ar şı la m a iş lem i A lt Sü rec i

Araç Talep ve Karşılama işlemi Alt Süreci

Taleplerin değerlendirilmesi

Plana uygun olarak araç ve şoför görevlendirilmesi

Uygun araç ve şoför olması durumunda ulaştırma sağlanması

Haftalık plana dahil mi?

Ulaştırma hizmeti öncesi görevlendiren birim amiri ve aracı sevk eden birim

amirinin imzasının alınması

Hayır Evet

Birimlerin haftalık araç taleplerinin alınması

Taşıt Görev Emri defterinin doldurulması

Görev dönüşü Taşıt Görev Emrinin Ulaştırma Birimine teslim edilmesi

EBYS

5 .1 .9 Lo jm an ta h si si A lt Sü rec i

Lojman tahsisi Alt Süreci

Boş olan dairelerin listesinin çıkartılması

Listenin Müdürlüğümüz resmi Web sitesinde yayınlatılması

Daireye talebi olan personelin dilekçe

hazırlaması

Ek1.Kamu konutları tahsis talep beyannamesi

Ek2.Mal bildirim formu

Ek3. Aile yardımı bildirimi Dilekçenin bağlı

bulunduğu İlçe Sağlık Müdürlüğüne

veya TSM ne verilmesi

Birimlerde müracaatların

toplanması

Başvuruların Müdürlüğümüze

gönderilmesi

Başvuru uygun mu?

Başvuruların listelenmesi

Komisyonun kurulması

Evet Hayır

1

Lojmanlarda boş olan daire tespit edilmesi

EBYS

5 .1 .9 Lo jm an ta h si si A lt Sü rec i

Aynı daireye birden fazla başvuru var mı?

Komisyondan karar

çıkartılması Puanlama yapılması

Komisyondan karar çıkartılması

Kiracının formlarının hazırlanması

Kiracının bağlı olduğu birime gönderilmesi

Kararın personele tebliğ edilmesi

Lojmanın personele tutanakla teslim

edilmesi

Personelin su, elektrik vb.

abonelikleri üzerine alması

Hayır Evet

1

2

5 .1 .9 Lo jm an ta h si si A lt Sü rec i

Kamu konutları teslim tutanağı ve

giriş tutanağının birimce hazırlanması

Personelin lojmana taşınması

Evrakların Müdürlüğümüze

gönderilmesi

Personelin bağlı olduğu mutemetliğe

kesinti için bilgi verilmesi

İl Milli Emlak Müdürlüğüne bildirilmesi İlçe Milli Emlak Şefliğine bildirilmesi 2

EBYS

Lojman Tahliyesi Alt Süreci

Elektrik, su vb. aboneliklerin kapatılması

Personelin lojmanı boşaltması

Kamu konutları teslim tutanağının doldurulması

Kamu konutları geri alma tutanağının doldurulması

Borcu yoktur yazılarının alınması

İlçe Sağlık Müdürlüğünce tutanak ve borcu yoktur yazılarının Müdürlüğümüze gönderilmesi

Gelen evraklar uygun mu?

Maaş birimine kira kesintisinin durdurulması için yazı gönderilmesi

Yeşilırmak Milli Emlak Müdürlüğüne bilgi verilmesi

İlçe Milli Emlak Şefliğine bilgi verilmesi

Lojman kayıtlarının tekrar düzenlenmesi Evet

Hayır

EBYS

EBYS

EBYS

EBYS

5 .1 .9 Lo jm an T ah liy esi A lt S ü rec i

5 .1 .1 1 T aş ın m az T ah si si A lt Sü rec i

Taşınmaz Tahsisi Alt Süreci

Arşive kaldırılması

Tahsisi yapılan taşınmaz ÇKYS ye işlenmesi

Bakanlıktan tahsis oluru alınan taşınmaz için Milli Emlak Müdürlüğüne talep formu

gönderilmesi

Tahsis için Bakanlık oluru alınması

EBYS EBYS

ÇKYS

5 .1 .1 2 T aşı n m az T ah si si K al d ır m a İşl em ler i A lt Sü re ci

Taşınmaz Tahsisi Kaldırma İşlemleri Alt Süreci

Arşive kaldırılması

Tahsisi kaldırılan taşınmaz ÇKYS den silinmesi

Bakanlıktan tahsis kaldırma oluru alınan taşınmaz Milli Emlak Müdürlüğüne teslim edilmesi Tahsis kaldırma için Bakanlık oluru

alınması

Atıl olan taşınmazların tespit edilmesi

Uygun mu?

Evet Hayır

EBYS

EBYS

ÇKYS

5 .1 .1 3 T aşı n m az la rı n B ak ım O n ar ım la rı A lt Sü rec i

Taşınmazların Bakım Onarımları Alt Süreci

Teknik eleman görevlendirmesinin

yapılması

AMP Programı

Bütçede parası var mı?

Yerinde incelemenin yapılması

Teknik elemanlarca rapor hazırlanması

Onarıma ait yaklaşık maliyetin hazırlanması

Satın alma birimine gönderilmesi

Bakanlıktan ödenek talep edilmesi

Ödenek geldi mi?

Talep reddedilmesi

Satın alma birimine gönderilmesi Evet

Hayır

Evet

Hayır

EBYS

5 .1 .1 4 Y atı rı m la r A lt Sü re ci

Yatırımlar Alt Süreci

Yatırım ihtiyacının belirlenmesi

Yatırım planlamasının

yapılması

Planlanan yatırım teklifinin Bakanlığa

sunulması

Yatırım için arsa tahsisinin sağlanması

Arsaya ait evrakların temin edilmesi

Arsanın ve evrakların Bakanlığa

sunulması Onaylandı mı?

Evet

Hayır

Bakanlığımız ekipleri ile yükleniciye yer tesliminin yapılması

İzlem formlarının düzenlenmesi

Valiliğe sunulması Bakanlığa sunulması

EBYS EBYS

5 .1 .1 5 T ic ar i A la n la r A lt Sü rec i

Ticari Alanlar Alt Süreci

TDMS programına girişlerinin yapılması

Yeni yerleşme, yer değişikliği durumunda ve mevcut sözleşmenin bitiminde kira sözleşmesi hazırlanması

Kira tahsilat listesine elektrik, su, yakacak

ve demirbaş bedellerinin girilmesi Kira tahsilat

listesinin oluşturulması TDMS

TDMS

Geriye dönük kira tahsilat bedellerinin

girilmesi

Kira kıymet takdir formunun hazırlanması

Taşınmaza ait teminat bedelinin

alınması

Sözleşmenin imzalanması

Onaylandı mı?

Taşınmaz kiracıya teslim edilmesi Evet

Hayır

Yeni ar-ge, inovasyon ve sosyal proje fikirlerinin başvuruların incelenmesi, değerlendirilmesi,

Proje başvuru evraklarının yönetime sunulması,

Proje yürütücüsü tarafından düzenlenen sonuç raporlarının yönetime sunulması

Sonuç raporlarının arşivlenmesi Ar-Ge, İnovasyon ve Proje Çalışmaları Alt Süreci

Hayır

Hibe desteği gereken projeler için hibe programı araştırılması ve proje sistem girişlerinin gerçekleştirilmesi

Projenin yaygınlaştırma faaliyetlerinin planlanması

Yönetim tarafından onaylanan projenin proje süreci ile ilgili danışmanlık yapılması Evet

Uygun mu?

5. 1. 16 Ar -Ge , İ n ov as yon v e P ro je Ç al ış m al ar ı A lt S ür ec i

KAYS, WEBGATE,TURNA,

ARBİS,...

5. 1. 17 Ar -G e ve B ili m se l A ra şt ır m a Ç al ış m al ar ı A lt S ür e ci

Evrak kontrolü yapılması

Ön incelemesi yapılan bilimsel araştırmaların Bilimsel Araştırma Değerlendirme Komisyonuna sunulması.

Onaylandı mı?

Araştırmacı ile İl Sağlık Müdürlüğümüz arasında protokol imzalanması.

Resmi yazı ile kurumlara ve araştırmacıya sonucun bildirilmesi.

Evet

EBYS

Ar-Ge ve Bilimsel Araştırma Çalışmaları Alt Süreci

Bilimsel Araştırma Değerlendirme Komisyonu kararlarının tutanak altına alınması.

Hayır

Resmi yazı ile araştırmacıya ve başvuru üst yazısının geldiği kuruma sonucun bildirilmesi.

Arşivlendirilmesi

Hayır Araştırmacıya düzeltme kararının bildirilmesi

Bilimsel Araştırma Başvuru Formlarının EBYS üzerinden ve ıslak imzalı hallerinin elden AR-GE Birimine teslim

edilmesi

Ön inceleme için Bilimsel Araştırma Değerlendirme Komisyonu üyelerine Sunulması

EBYS

EBYS

EBYS

5 .2 .1 Dö n er S er m ay e Y ıl B ü tç esi H az ır la m ası A lt Sü rec i

Bütçe taslağı ile gerekçe raporu oluşturulması

Hazırlanan bütçe taslağı Analitik Bütçe Sistemine girişinin sağlanması

Kabul edilen Bütçe onaylanmak üzere Sağlık Müdürlüğüne gönderilmesi

Kesinleşmiş bütçenin bir sureti uygulanmak üzere Müdürlüğümüze gelmesi

Analitik Bütçe Sistemi

Döner Sermaye Yıl Bütçesi Hazırlaması Alt Süreci

Bütçe taslağı çıktıları fiziki olarak Müdürlükçe imzalanması

Bütçe taslağı çıktıları fiziki olarak Müdürlükçe imzalanması

Analitik Bütçe Sistemi

Analitik Bütçe Sistemi EBYS

EBYS

Bütçe yılı başında Döner Sermaye Saymanlığına bütçenin bir suretinin gönderilmesi Sağlık Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığı nın

Bütçe Çağrısında Bulunması EBYS

Onaylandı mı?

Hayır

Evet

EBYS

İmza için Bakanlığa sunulması

Yıl giderleri onaylanmış Bütçe limitleri kapsamında gerçekleştirilmesi.

5 .2 .2 El ek tr ik , Su , D o ğa lg az v e Tel ef o n Fa tu ra la rı n ın V er i T ab an ın a K ay d ed ilm esi v e T ak ib i A lt Sü rec i

Elektrik, Su, Doğalgaz ve Telefon Faturalarının Veri Tabanına Kaydedilmesi ve Takibi Alt Süreci

EBYS

EBYS Fatura kontrol edilerek veri tabanına

işlenmesi.

Daha önceki faturalarla karşılaştırılarak ödeme tutarları kıyaslanması.

Fatura ödemeyi gerçekleştirecek personele teslim edilmesi.

Ödeme gerçekleştirdikten sonra

ödeme bilgileri

veri tabanına kaydedilmesi.

Onaylı Bütçe Tertibi Bakiyesinin Yetersiz Durumunun olması

Döner Sermaye Bütçesi Tertipleri Arası Aktarım İşlemleri Alt Süreci

Aktarma talebinin onay durumu Sistemi üzerinden takip edilmesi

5 .2 .3

Analitik Bütçe Sistemi Yeterli bakiyeye sahip diğer bütçe tertibinden

aktarım teklifi kararı alınması

Aktarım teklifi onaylandı mı?

Evet Hayır

Talebinin onaylanmasıyla giderin gerçekleştirilmesi

5 .2 .4

Yıl İçerisinde Gerçekleştirilmesi Zorunlu Gider İçin Onaylı Bütçe Tertibi Bakiyesinin Yetersiz Duruma Gelmesi.

Diğer bütçe tertibinden aktarım teklifi kararı alınması. Analitik Bütçe Sistemi Döner Sermaye Yıl Bütçesi Tertipleri Arası Aktarım İşlemleri Alt Süreci

Analitik Bütçe Sistemi Aktarma talebinin Bakanlıkça onay durumu

Analitik Bütçe Sistemi üzerinden takip edilmesi.

Giderin gerçekleştirilmesi.

Evet Onaylandı mı?

Hayır

TDMS Programlar Üzerinden Günlük Gelir Ve Giderlerin Takibinin Yapılarak, Bankalarda Bulunan Vadeli Ve Vadesiz Hesapların Günlük Kontrolünün Sağlanması Alt Süreci

T DM S P ro g ra m la r Ü ze ri n d en G ü n lü k G e lir V e G id er le ri n T a ki b in in Y ap ıla ra k, B an ka la rd a B u lu n an V ad e li V e V ad esi z H esa p la rı n G ü n lü k K o n tr o lü n ü n S ağ la n m ası A lt Sü rec i

Hareketlerin takibinin yapılması

İnternet Bankacılığı Hesap hareketlerin tespitinin

yapılması

Yapılan ödemeler ve harcamaları kontrol edilmesi

5 .2 .6 TD M S Ü zer in d en M u h as eb e İş lem Fi şi H az ırl an ara k M u h as eb eye B ild iri lmes i ve TD M S Ü zer in d en Ö d eme ler in T ak ip E d ilmes i A lt S ü re c i

TDMS Üzerinden Muhasebe İşlem Fişi Hazırlanarak Muhasebeye Bildirilmesi ve TDMS Üzerinden Ödemelerin Takip Edilmesi Alt Süreci

TDMS

Gelen kutucukta kurum bilgilerinin doldurularak kaydedilemesin

Faturaların taratılması

Taranan belgelerin eklenilmesi

Kontrole gönder tuşuna tıklanarak gönderilmesi MİF

İmzadan gelen MİF muhasebeye gönderilmesi MİF butonuna tıklanması

Vergi numarası girilerek arama yapılması

Muhasebe İşlem Fişleri (MİF) düzenlenerek ıslak imzaya gönderilmesi

Elimizde kalan nüshası ile teslim fişi eklenerek dosyaya

kaldırılması

Ödenek Kontrolü İşlemi Alt Süreci

5 .2 .7 Ö d en ek K on tr o lü İşl em i A lt Sü rec i

Analitik Bütçe Sistemi

İlgili yılın Döner Sermaye ve Genel Bütçe üzerinden yapılan ödeme belgelerinin muhasebe

biriminden önce ödenek kontrolü işlemlerinin yapılması

Gerçekleştirilmesi öngörülen ve gerçekleşecek giderlerin ödenek durumunun analitik bütçe

üzerinden kontrolü yapılması.

Yetersiz ödenek olması durumunda aktarma işlemi yapılarak ödenek yeterli hale getirilmesi

Genel bütçe için ihtiyacın yada fatura tutarının belli olması üzerine sistem üzerinden talep

edilmesi

Analitik Bütçe Sistemi

5.2.8 Yemek Yardımının Yemekhane Hesaplarına Aktarılması Alt Süreci

Yemek Yardımının Yemekhane Hesaplarına Aktarılması Alt Süreci

MYS

Ödeme emri belgesi düzenlenerek

Müdürlüğümüz yemekhane hesaplarına alınması sağlanması.

Ödenek Kontrolü yapılarak ödeneğin gelip gelmediğinin kontrol edilmesi.

Ödenek ilgili tertip hesaplarına geçtiği tespit edildikten sonra MYS üzerinden ödeme belgesi düzenlenmesi.

Yemek yardımının olur yazısı yazılarak müdürlüğümüz yemekhane hesabına aktarılması için yazı hazırlanması.

MYS

MYS

EBYS

Defterdarlık Muhasebe birimine iletilerek hesaplara geçirilmesinin sağlanması.

Ödeme Emri Belgesi

5 .2 .9 M ü d ü rl ü ğü mü z ve B ağ lı Sa ğl ık T es is ler in in D o ğru d an T emi n L imi ti n in K o n tro l E d ilmes i A lt S ü re ci

Müdürlüğümüz ve Bağlı Sağlık Tesislerinin Doğrudan Temin Limitinin Kontrol Edilmesi Alt Süreci

İlgili mevzuat gereği ödeneklerinin %10'unun tespirt edilmesi

Harcamaların parasal limitler dahilinde yapılıp yapılmadığının kontrol edilmesi

Limite uymayan İdarelerin tespit edilmesi

Kamu İhale Kurulundan uygun görüş alınması Formu (Ek-0.2)

KİK ilgili maddeleri kapsamında gerekli belge ve bilgilerin incelemesi işlemlerinin yapılması.

Analitik Bütçe Sistemi

Müdürlüğümüz Vergi

Beyannamelerinin Verilmesi Alt Süreci

TDMS

TDMS sistemi üzerinden aylık mizan kontrolleri yapılması.

GİB beyanname düzenleme programına bildirimlerin yapılması

Yapılan bildirimlerin çıktıları alınıp üst yazı ile

birlikte Döner Sermaye Saymanlığına gönderilmesi

GİB

5 .2 .1 0 M ü dü rl ü ğü mü z V erg i B eya nn amel eri n in V eri lmes i A lt S ü rec i

Satın alınacak mal veya hizmet için harcama talimatı onayının verilmesi Alt Süreci

Harcama ihtiyacının ortaya çıktığı ilgili birimce bildirilmesi.

Harcamayı yapacak birimce olurlar alınması

Harcamanın yapılacağı bütçe tertibi belirlenerek yaklaşık maliyet tutarı kadar onay verilmesi ile Harcama Yetkilisi

onayına sunulması.

İlgili birimce alımın gerçekleştirilmesi sonucu harcama onayı tahakkuka bağlanması.

Sonuçlanan harcama kayıtlara işlenmesiyle ilgili tertibinden düşülmesi.

5 .2 .1 1 S atı n al ın ac ak m al v ey a h iz m et iç in h ar ca m a ta lim atı o n ay ın ın v er ilm esi A lt Sü rec i

Günlük düzenli olarak Sağlık Bakanlığı web sitesinden duyuruların takip edilmesi ve bağlı tesis, kurumlara bildirilmesi Alt Süreci

Günlük Resmi Gazetedeki mevzuat değişikliklerinin takip edilmesi

Sağlık Bakanlığı web sitesi üzerinden mevzuat değişiklikleri ve yayımlanan Genelge ve Yönetmelikler takip edilmesi

Strateji Geliştirme Başkanlığı, Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü ve Sağlık Bakanlığına bağlı diğer veb siteleri kontrol edilmesi ile mevzuat ve yeniliklerin takip edilmesi.

Değişen ve gelişen sağlık sitemi içerisinde müdürlüğümüzün güncel ve hep ileride olmasını sağlamak ve örnek

uygulamalar yapılmasının sağlanması.

5 .2 .12 G ün lü k d üz en li o la ra k Sa ğl ık B ak an lığ ı w eb s it es in den d uy u ru la rı n t ak ip ed ilmes i ve ba ğl ı t es is , k u ru ml ara b ild iri lmes i A lt S ürec i

Mahkeme ve İcra Ödemeleri Alt Süreci

EBYS

Mahkeme kararı ve avukatlık ödemelerinde İcra Ödemelerinde

5 .2 .13 M a h ke me ve İc ra Ö d eme le ri A lt S ü re ci

Hukuk ve Muhakemat Biriminden Mahkeme kararı ödenmesi için üst yazı ile gelmesi

Yazı ve ekleri incelenilmesi

Avukata ilişkin bilgi ve belgeler kontrol edilmesi

Kullanılabilir ödenek ve onay numarası alınarak Harcama talimatı hazırlanması.

Bütün evraklar taranması ve dosya olarak kaydedilmesi

MYS yada TDMS siteminde Ödeme Emri Fişi oluşturulması

Belge elektronik ortamda onaylandıktan sonra ekleri eklenerek ödemeye gönderilmesi

Dekont alınarak gerekli birimlere üst yazıyla dekont da eklenip bilgi verilmesi

İcra Dairesinden dosyanın kapandığına dair yazı alınarak gerekli birimlere üst yazıyla beraber dosya kapanma yazısı da eklenip bilgi

verilmesi

İcra Dairesinden Dosya numarasından dosyanın en son miktarını gösteren yazı

alınılması

EBYS üzerinden Hukuk ve Muhakemat Biriminden Mahkeme kararı ödenmesi için üst

yazı ile gelmesi

Doğrudan temin ve ihale ile alımı yapılan mal ve hizmet alımlarına ait ödeme işlemleri Alt Süreci

TDMS/MYS Analitik Bütçe

Sistemi

5 .2 .14 D o ğru da n tem in ve ih al e ile a lımı y ap ıla n ma l ve hi zmet a lıml arı na a it ö d eme iş leml er i A lt S ü rec i

Bütçede ödeneği olup olmadığı kontrol edilmesi

TDMS / MYS sistemine ödeme emri belgesi girişi yapılması

İlgili evraklar taranarak döner sermaye saymanlığına / defterdarlığa

kontrole gönderilmesi

Onaylanan ödeme emri fişinin çıktılarının ıslak imzaları tamamlatıldıktan sonra ilgili ödeme

birimine gönderilmesi

Taahhütlü ödeme işlemleri Alt Süreci

5 .2 .15 Ta ah ü tl ü ö deme iş leml eri A lt S ürec i

Analitik Bütçe Sistemi

MYS

TDMS

Fatura veya hakkedişlere göre analitik bütçe ödenek talep sisteminden ödenek taleplerinin

yapılması.

Ödenek tahsis edildikten sonra MYS sistemi üzerinden harcama talimatı oluşturulması.

Taahüt yetmediği durumlarda bazen TDMS üzerinden ödeme yapılması

Ödeme emri belgesi hazırlanılması

Onaylanan ödeme emri imzaya sunulması

Muhasebe Müdürlüğüne gönderilmesi

Ödeme Emri

Düzenli ve rutin hale gelmiş ihaleli ödeme işlemleri Alt Süreci

Analitik bütçe sisteminden ödenek talepleri yapılması

Hak ediş raporu , muayene ve kabul komisyon raporu hazırlanması

Firma ve komisyon üyelerine imzalatılması

Fiyat farkı ödemesi hesabı ve ödeme takibi hazırlanılması

Ödenekler onaylandıktan sonra Merkezi Yönetim Sisteminden ödeme

emri belgesi oluşturulması

Gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi onayına sunulması

5. 2. 16 D ü ze n li ve r u ti n h al e ge lm iş ih al el i öd em e iş le m le ri A lt S ü re ci

Analitik Bütçe Sistemi

Muhasebe Müdürlüğüne gönderilmesi

Hizmet Binası Kiralanması İşlemleri Alt Süreci

(112 Acil Sağlık Hizmetleri İstasyonları, Sağlıklı Yaşam Merkezleri v.b. için Hizmet Binası Kiralanması)

5 .2 .17 H iz m et B in as ı K ira la n m as ı İş lem ler i A lt S ü re ci (112 A ci l S ağ lık H iz met leri İs ta sy on la rı , S ağ lık lı Ya şa m M erk ez leri v .b . i çi n H iz met B in as ı K ira la nma sı )

EBYS

EBYS

EBYS

Hizmet Binası Kiralaması ihtiyaç talebi

Müdürlüğümüze bildirilmesi

İhtiyacının olduğu bölgede hazineye ait, ihtiyacı giderecek hizmet binasının bulunup bulunmadığı Milli

Emlak Müdürlüğüne yazılı olarak sorulması

Hazineye ait ihtiyacı giderecek bina bulunamaması halinde ise İl Sağlık Müdürünün başkanlığında

Kiralama Komisyonu oluşturulması

Kiralama Komisyonu tarafından rapor hazırlanması ve bu rapor birim amiri tarafından onaylaması

Kiralama Komisyonu değer tespitini yapacak ve öngörülen kiralama süresini ve kira rayiç bedelini tespit

edilmesi.

Kiralama komisyonu yıllık kira bedelini ve öngörülen kiralama süresini belirleyip komisyon kararını

oluşturulması

Kira sözleşmeleri ilgili mevzuatlar çerçevesinde hazırlanılması

Taşınmaz malikine Yıllık Kira Bedeli ödenmesi

Kira Sözleşmesi

P

rotokol Gereği Müşterek Gider Ödemesi Alt Süreci

5 .2 .18 P ro to ko l G er eğ i Mü şt er ek G id er Ö d em es i İş lem ler i A lt S ü re ci

TDMS / MYS EBYS

Karşı Kurum tarafından ödenip, ödenen fatura bedelinden Kurumuza düşen miktar hesaplanarak, Resmi

yazı ile Müdürlüğümüze bildirilmesi

Protokolde belirtilen oran nispetinde Müdürlüğümüzün ödemesi gereken miktar kontrol edilmesi

Döner Sermaye Bütçesinden ve Genel Bütçeden ödenek olup, olmadığına bakılması

ödeme emri fişi girişi yapılır ve ödemeye ilişkin faturalar taranarak sisteme yüklenmesi

İlgili Muhasebe Birimi tarafından sistem üzerinden onaylanan ödeme emri fişleri Harcama Yetkilisine imzaya

gönderilmesi

İlgili Muhasebe birimine gönderilir ve Muhasebe Birimi tarafından alacaklı Kuruma gerekli ödeme yapılması

İlgili Muhasebe birimine gönderilir

Alacaklı Kuruma gerekli ödeme yapılması

Basın İlan Kurumu Ödemeleri Alt Süreci

TDMS

Saymanlık kontrolüne gönderilmesi

Onaylanan ödeme emri fişinin çıktılarının ıslak imzaları tamamlatıldıktan sonra döner sermaye saymanlığına

gönderilmesi

TDMS sistemine ödeme emri belgesi girişi yapılması Gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisine

imzalatılması

Ödeneği kontrol edilerek harcama talimatı onayı hazırlanması

Ödeme Emri

Tutuklu ve yükümlü ödemeleri, Öğrenci Ödemeleri ve Geçici görev yollukları için ödenek talebi işlemler Alt Süreci

5 .2 .20 Tu tu kl u ve yü kü ml ü ö d eme ler i, Ö ğre n ci Ö d eme ler i ve G eç ic i g ö re v yo llu kl arı iç in ö d en ek ta leb i i şl eml er i A lt S ü re ci

Analitik Bütçe Sistemi EBYS ve Sağlık

Bakanlığı e-posta

Sağlık Bakanlığı e- posta

Ödenek listelerinin Müdürlüğümüze teslim edilmesi

Standartlara uygun olarak listelerin birleştirilmesi ve hazırlanması

Ödenek talep edilmesi

Avans açma ve kapama işlemleri Alt Süreci

5 .2 .21 A va n s aç ma ve ka p ama iş leml er i A lt S ü re ci

TDMS

TDMS

Harcama talimatı ve Muhasebe İşlem Fişi hazırlanması

Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından imzalanarak Döner Sermaye Saymanlığına

gönderilmesi

İlgili kurumdan fatura geldikten sonra avans kapaması için Ödeme Emri Belgesi hazırlanması

Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından imzalanarak Döner Sermaye Saymanlığına gönderilmesi

Ödeme Emri MİF

Tıbbi Kötü Uygulamaya İlişkin Zorunluk Mali Sorumluluk Sigorta Poliçesi Ödemesi Alt Süreci

5 .2 .22 Tı b b i K ö tü U yg u la ma ya İl iş ki n Z o ru n lu M al i S o ru ml u lu k Si go rt a P o liç es i Ö d eme si İş leml er i A lt S ü re ci

TDMS Tabip tarafından dilekçe ile Sigorta

Poliçesi Müdürlüğümüze teslim edilmesi

Evrakların incelenmesi

Bütçesinden ödenek kontrolü yapılarak onay numarası alınması

Ödeme Emri Fişi oluşturulur ve Döner Sermaye Saymanlığına gönderilmesi

Onaylanan ödeme emri fişi imzaya gönderilmesi

İmzalanan evraklar Saymanlığına gönderilmesi

Ödeme yapılması

Dilekçe

Resmi Mühür Alımı ve Ödemesi Alt Süreci

5 .2 .23 R es mi M ü h ü r A lımı ve Ö d eme si A lt S ü re ci

EBYS

EBYS

Müdürlüğümüz ve Müdürlüğümüze bağlı kuruluşlardan ihtiyaca binaen resmi mühür yapılması

için talep yazısının gelmesi

Talep Müdürlüğümüzce değerlendirilmesi.

Valilik Onayı alındıktan sonra Makam Onayı alınması Talep uygun bulunduğu takdirde Valilik Onayı

alınması

Mühür tutarı talepte bulunan kurum tarafından Darphane ve Damga Matbaası Genel Müdürlüğü

hesabına yatırılması

Damga Matbaası Genel Müdürlüğüne resmi yazı yazılması

Darphane ve Damga Matbaası Genel Müdürlüğü tarafından mühürler beratları, teslim alma belgesi ve

faturalarıyla birlikte Müdürlüğümüze gönderilmesi

Mühürler Müdürlüğümüze ulaştığında demirbaş girişi yapılması

İlgili ambar tarafından resmi mühürler beratlarıyla birlikte teslim alma belgesi düzenlenerek talepte

bulunan Kuruluşa teslim edilmesi

Boş Aile Hekimliği Gider Ödemesi Alt Süreci

5 .2 .24 B o ş A ile H e ki m liğ i G id e r Ö d e m e si A lt S ü re ci

EBYS

TDMS

Boş Aile Hekimliğine ait giderler Karar defterine işlenerek fatura ile beraber Müdürlüğümüze

gelmesi

Karar Defteri ve faturalar incelenerek gider kontrol edilmesi

Ödenek kontrolü yapılarak bütçeden onay alınması

Ödeme Emri Fişi oluşturulur ve taranan belgeler sisteme yüklenerek onay için Döner

Sermaye Saymanlığına gönderilmesi

Onaylanan ödeme emri fişi ekleriyle beraber Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisine

imzaya gönderilmesi

İmzalanan evraklardan Döner Sermaye Saymanlığına gönderilmesi ve Saymanlık tarafından İlgili tabibe gerekli ödeme yapılması

Ödeme Emri

Personele % 20 Ek Puan Verilmesi İşlemleri Alt Süreci

5 .2 .2 5 P e rso n e le % 2 0 E k P u an V e ri lm esi İş lem ler i A lt S ü rec i

EBYS

EVRAK

Müdürlüğümüz ve bağlı birimlerinden %20 Ek Puan verilmesini talep ettikleri personelin listesinin Birimimize

bildirilmesi.

Gelen Listeler konsolide edilmesiyle Döner Sermaye Komisyonuna sunulması

Komisyonca değerlendirilen ve onaylanan kesin liste Döner Sermaye Komisyonu Kararına işlenerek üyeler

tarafından imzalatılması

İmzalanan kararın bir sureti karar defterine işlenmesi

Kararın bir sureti personele ödeme yapılması için Maaş Mutemetliğine gönderilmesi.

Komisyon Kararı

5. 2. 26 S at ın A lm a (İ h al e) A lt S ü re ci

Satın Alma (İhale) Alt Süreci

İhtiyaç listesinin ve teknik şartnamelerin satın alma birimine gelmesi EVRAK

EBYS

İhtiyaç konusu işe ait teknik şartnamenin uygunluğunun kontrol edilmesi

Teknik Şartname uygunsa, ihtiyaç konusu ürünlerin fiyat araştırmalarının yapılabilmesi için

piyasa araştırma komisyonun kurulması Tedarikçilere, özel ve kamu kurumlarına

fiyat araştırması yazısının gönderilmesi Yaklaşık Maliyet hesap cetvelinin

hazırlanması

İhale dokümanları hazırlama komisyonun kurulması

Elektronik Kamu Alımları Platformunda ihtiyaç raporunun oluşturulması alanında ihtiyaç raporu bilgilerinin, işe ilişkin

bilgilerin ve özet bilgilerin girilmesi İhtiyacın oluşması

Uygun mu?

Evet

Hayır

EVRAK

EBYS

EKAP

İşin ilgili olduğu OKAS branşlarının seçilmesi

Ekap sisteminde ihale kaydının oluşturulması alanında ihale kapsamının, tür ve usulün, yaklaşık maliyetin, ihale bilgilerinin, özet ve kayıt işlemlerinin girilmesi

Ekap sisteminde ihale kayıt numarasının alınması

İhtiyaç raporu ile ihalenin Ekap sisteminde eşleştirilmesinin yapılması

EKAP

EKAP

EKAP

1

5. 2. 26 S at ın A lm a (İ h al e) A lt S ü re ci

İhale için ön ilan yapılacaksa ön ilanın hazırlanması, ilanın kaydedilip KİK'e gönderilmesi, KİK tarafından ilanın onaylanması, sevk işlem formunun

hazırlanması ve gönderilmesi, KİK tarafından ilanın yayınlanması

Ön ilan yapılmaması durumunda işe ait teknik şartnamenin EKAP sistemine yüklenmesi

Teknik şartname 40 MB'nin üzerinde ise teknik şartname sisteme yüklenmez. Altında ise teknik şartnamenin yüklenmesi

ve onaylanması

2

EKAP

EKAP 1

Ön yeterlilik değerlendirmesi yapılacaksa ön yeterlilik şartnamesi hazırlanması ve onaylanması

Ön yeterlilik değerlendirmesi yapılmayacaksa idari şartnamenin hazırlanması ve onaylanması

Sözleşme tasarının hazırlanması ve onaylanması

İhale dokümanlarının kontrol edilmesi ve onaylanması

İhale onayının alınması

İlanın hazırlanması

İlanın ihale süresi yönünden 13 (b) maddesi doğrultusunda değerlendirilmesi ve ilan süresinin belirlenmesi

EKAP

EKAP

EKAP

EKAP

EKAP

5. 2. 26 S at ın A lm a (İ h al e) A lt S ü re ci

İlanın KİK'e gönderilmesi

İlanın KİK tarafından kabul edilmesi

Uygun olmayan ilanların KİK tarafından geri iadesi

İlanın düzeltilerek KİK'e tekrar gönderilmesi

İlanın KİK tarafından kabul edilmesi

İlanın ödeme pusulası çıktısı ile birlikte tahakkuk birimine verilmesi ve ilan

bedelinin ödenmesi

Yerel gazetede yayınlanacak ilanlar için Basın İlan Kurumuna ilanın sistem

üzerinden gönderilmesi

iLAN 2

3

EKAP

YEREL GAZETE

BANKA

5. 2. 26 S at ın A lm a (İ h al e) A lt S ü re ci

Kamu ihale bülteninde ilanın yayınlanması için tahakkuk birimince yapılan ödemenin KİK hesaplarına geçmesi

EKAP üzerinden sevk işlem formunun gönderilmesi

İlanın yayınlandığı tarihi izleyen 3 gün içinde ihale komisyonun kurulması

İlana yönelik itirazların kabul edilmesi

İtirazın haklı bulunması halinde düzeltme ilanının EKAP üzerinden girilmesi

İlanın kaydedilerek, KİK'e gönderilmesi

KİK tarafından düzeltme ilanın onaylanması

Düzeltme ilanı sevk işlem formunun gönderilmesi

3

4

EKAP

EBYS

EVRAK

EKAP

EKAP

EKAP

EKAP EKAP

Düzeltme ilanının yayınlanması

İlan ve dokümanlara yönelik itirazların olup olmadığının kontrol edilmesi

Gelen itirazların kabul edilmesi ve değerlendirilmesi

İtirazların haklı bulunması halinde zeyilname ile ihale dokümanlarının değiştirilmesi

EKAP

5. 2. 26 S at ın A lm a (İ h al e) A lt S ü re ci

Zeyilname yapılma tarihine kadar doküman satın alan isteklilere yapılan değişikliklerin bildirilmesi

İhale teklif verme son tarih ve saatine kadar teklif zarflarının kabul edilmesi

İhale dokümanını satın alanların listelenmesi

EKAP

EKAP 4

5

Teklif zarfların uygunluklarının kontrol edilmesi

İhale dokümanını satın alıp almadıklarının kontrol edilmesi

Teklif zarflarının açılması

Geçici teminat ve teklif mektuplarının kontrol edilmesi

Geçici teminat ve teklif mektupları uygun olmayan isteklilerin tespit edilmesi

İhale dokümanı ile istenen belgelerin olup olmadığının kontrol edilmesi

İhale dokümanı ile istenen belgeleri olmayan isteklilerin tespit edilmesi

Uygun mu?

EKAP

Teklif zarfının reddedilmesi

Evet Hayır

5.2.26 Satın Alma (İhale) Alt Süreci

EKAP sistemi üzerinden isteklilerin sisteme kayıt edilmesi

İsteklilerin teklif tutarlarının sisteme işlenmesi

Teklif tutarlarının okunması

1. Oturumun kapatılması

ihaleye katılan tüm isteklilerin EKAP sistemi üzerinden yasaklılık teyit işlemlerin tamamlanması

İhale komisyonu 2.nci oturumunun başlatılması

Geçici teminat, teklif mektubu, belge eksikliği ve yasaklı olduğu tespit edilen isteklilerin ihale dışı bırakılmasına

karar verilmesi

5

6 EKAP

EKAP

Geçici teminatı uygun , teklif mektubu uygun, belge eksikliği olmayan ve yasaklı olmadığı tespit edilen isteklilerin belgelerinin

usulüne uygun olup olmadıklarının kontrol edilmesi

Belgeleri uygun olmayan isteklilerin tespit edilmesi ve uygun olmayanların tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması Uygun olduğu belirlenen isteklilerin tekliflerinin birinci ve ikinci en

avantajlı teklif olarak belirlenmesi

Birinci ve ikinci teklif sahibi isteklilerin yasaklılık teyitlerinin alınması

İhale komisyon kararının alınması

Komisyon kararının ihale yetkilisinin onayına sunulması

Uygun mu?

EKAP Evet

Hayır

Onaylandı mı?

Evet Hayır

5.2.26 Satın Alma (İhale) Alt Süreci

Kesinleşen ihale kararının tüm isteklilere gönderilmesi

İhale kararına yapılabilecek itirazların kabulü

İtirazların değerlendirilmesi ve sonuçlandırılması

Uygun görülen itiraz var ise komisyon kararının değiştirilmesi

10 günlük KİK itiraz bekleme süresinin beklenilmesi

En avantajlı birinci isteklinin sözleşmeye davet edilmesi

6

EKAP

EVRAK

7

KİK tarafından itiraz reddedilirse en avantajlı birinci isteklinin sözleşmeye davet edilmesi

KİK tarafından itiraz kabul edilirse, KİK tarafından alınan kararın uygulanması

En avantajlı birinci isteklinin sözleşmeye davet edilmesi

Sözleşmeye davet edilen isteklinin sözleşme öncesi yasaklılık teyidinin alınması

EKAP

EKAP

EKAP

Sözleşmeye davet edilen isteklinin SGK ve vergi

borcu sorgulamasının yapılması

İtiraz var mı?

İtiraz var mı?

Evet Hayır

Hayır Evet

5.2.26 Satın Alma (İhale) Alt Süreci

Kanunun 53-j maddesine göre sözleşme bedelinin tutarı doğrultusunda, sözleşme bedelinin onbinde beşi oranında EKAP

sistemi üzerinden tahsilat bilgilerinin girilmesi

İsteklinin sözleşme yapmak için, süresi içerisinde İdareye gelmesi

Yüklenicinin ihale tarihi itibariyle 4734 sayılı kanunun 10'uncu maddesinin 4'üncü fıkrasının a,b,c,d,e ve g bentlerinde belirtilen

durumlarda olmadığına dair evraklarının alınması ve kontrol edilmesi.

Uygunsa sözleşme imzalatılır uygun değilse, sözleşme imzalanmaz, sözleşmeye davet yazısının kendilerine ulaştığı günü takip eden 10 günlük sözleşme yapma süreci içerisinde

belgelerin tamamlamasının beklenilmesi.

Sözleşme yüklenici tarafından imzalanır ve onay için ihale yetkilisinin imzasına sunulur.

Kesin teminatın ilgili saymanlık müdürlüğüne gönderilimesi

7

EVRAK

Menkul kıymetler alındısının satın alma birimine gelmesi

Yapım ve hizmet işlerinin SGK 'ya bildirilmesi

İhale işlem dosyasının hazırlanması ve ilgili sağlık tesislerine gönderilmesi

EVRAK

EBYS

EBYS

8

5. 2. 27 D e vl et M al ze m e O fi si A lım S ü re ci

Devlet Malzeme Ofisi Alım Süreci

İhtiyaç talep yazısı ve eki DMO kodlu ihtiyaç listesi gelmesi

EVRAK EBYS

Alım konusu malın fiyat araştırmasının yapılması için piyasa araştırma komisyon olurunun alınması

Komisyon üyelerine görevlendirmenin yapılması

Piyasa araştırma belgesinin hazırlanması ve ilgili firmalara, özel ve kamu kuruluşlarına gönderilmesi

Yaklaşık maliyet cetvelinin hazırlanması

Bütçe biriminden ilgili ihtiyaca ilişkin ödeneğin olup olmadığının sorgulanması

Bütçe ödeneğinin olmaması durumunda Bütçe biriminden ödenek talep edilmesi EBYS

EVRAK

EVRAK

Harcama Onay belgesinin düzenlenmesi

Onay verilmemesi durumunda teklif mektubu hazırlanarak ihtiyaç konusu malların piyasadan temin edilmesi

Devlet Malzeme Ofisine ihtiyaç yazısının gönderilmesi

Bütçe var mı?

Hayır

Evet

1

5. 2. 27 D e vl et M al ze m e O fi si A lım S ü re ci

Devlet Malzeme Ofisi tarafından hazırlanan faturanın gelmesi

Faturanın Bütçe Birimine gönderilmesi ve ödemenin yapılması

İhtiyaç konusu malların Satın Alma Birimine ve/veya ihtiyaç konusu malın istem yerine teslim edilmesi

Görevlendirmenin gönderilmesi EBYS

KARGO

1

Fatura

Komisyon tarafından malların uygunluğunun kontrol edilmesi

Muayene ve Kabul Tutanağının düzenlenmesi Uygun olması durumunda

Taşınır İşlem Fişinin kesilmesi Uygun olmaması durumunda

malların geri gönderilmesi

Mallar ilgili birimlere teslim edilir

Uygun mu?

Evet

Evet Hayır

2

5. 2. 28 D o ğr ud an T em in A lım S ü re ci

Doğrudan Temin Alım Süreci

İhtiyaç listesinin ve teknik şartnamelerin satın alma birimine gelmesi EVRAK

EBYS

İhtiyaç konusu işe ait teknik şartnamenin uygunluğunun kontrol edilmesi

Teknik şartname uygun değilse tespit edilen eksikliklerin düzeltilmesi için geri

gönderilmesi

Teknik Şartname uygunsa, ihtiyaç konusu ürünlerin fiyat araştırmalarının yapılabilmesi için piyasa araştırma

komisyonun kurulması

Piyasa araştırma belgesinin hazırlanması

Tedarikçilere, özel ve kamu kurumlarına fiyat araştırması yazısının gönderilmesi

Fiyat tekliflerinin gelmesi

Alıma ilişkin son alım fiyatlarının belirlenmesi

İhtiyacın Oluşması

EBYS

EVRAK

EBYS

MKYS fiyatlarının araştırılması ve ortalama fiyatlarının belirlenmesi Yaklaşık Maliyet hesap cetvelinin

hazırlanması

Alıma ait toplam fiyatına göre alım yöntemine karar verilmesi

İhale onay belgesinin hazırlanması

Teklif mektubunun hazırlanması EVRAK

EVRAK

EVRAK

1

1

2

5. 2. 28 D o ğr ud an T em in A lım S ü re ci

İsteklilere teklif mektubunun gönderilmesi

Tekliflerin belirlenen tarih ve saatte satın alma birimine gönderilmesi ve kabul edilmesi

Fiyat tekliflerine ait hesap cetvelinin hazırlanması EVRAK E-posta

En düşük fiyat teklifinin belirlenmesi ve istekliye ait yasaklılık sorgusunun yapılması

Yüklenicinin sözleşmeye davet edilmesi

Sözleşmenin hazırlanması

Doğrudan temin bilgilerinin EKAP'a yüklenmesi

Doğrudan temin bilgilerinin bütçe sistemine işlenmesi

Yüklenicinin damga vergisini yatırması ve SGK ile vergi borcu belgelerini vermesi

Yüklenicinin ve ihale yetkilisinin sözleşmeyi imzalaması

İhale işlem dosyasının hazırlanması ve ilgili birimlere gönderilmesi

EKAP EVRAK

EVRAK

MEDULA

EKAP

5. 2. 29 2 8 86 S ay ılı D ev le t İh al e Ka n u n un u n 45 . m ad d es i A çı k Te kl if U su lü ka ps am ın da y ap ıla n T ic ar i A la n K ir al am a sü re ci

Kiraya verilmesi istenen ticari alan bilgisinin ve teknik şartnamesinin ilgili

sağlık tesisinden birimimize gelmesi

EVRAK EBYS

1

Kıymet takdir bedelinin belirlenmesi için piyasa araştırma komisyonunun

belirlenmesi

Piyasa araştırmasının yapılarak rayiç bedellerin tespit edilmesi

Kıymet takdir formuna esas rayiç bedelin belirlenerek piyasa araştırma

belgesi düzenlenmesi

Kıymet takdir formunun hazırlanması

Kira sözleşmesinin hazırlanması

Kira genel şartnamesinin hazırlanması

İhale onay belgesinin hazırlanması ve ihale yetkilisinin oluruna sunulması

2886 Sayılı Devlet İhale Kanununun 45. maddesi Açık Teklif Usulü kapsamında yapılan Ticari Alan Kiralama İşlemleri Alt Süreci

EBYS

EVRAK

İlanın hazırlanması

İlanın Samsun Basın İlan Kurumuna gönderilmesi

2886 sayılı Devlet İhale Kanununun 17.1. maddesi (a) bendine göre ihalenin yapılacağı yerde çıkan günlük gazetelerde en az birgün aralıkla yayınlanmak suretiyle iki

defa duyurulur ve ihale komisyonu kurulması

İhale tarih ve saatine kadar isteklilere ihale dokümanlarının satılması

İhale teklif verme son saatine kadar tekliflerin kabul edilmesi

Tekliflerin açılması ve yeterli görülenlerin tespit edilmesi

İhalede yeterlilik kriterlerini taşıyan istekliler arasında 10 tur üzerinde açık

arttırma yapılması EVRAK

EBYS

EBYS

EVRAK

1

2

EVRAK

5. 2. 29 2 8 86 S ay ılı D ev le t İh al e Ka n u n un u n 45 . m ad d es i A çı k Te kl if U su lü ka ps am ın da y ap ıla n T ic ar i A la n K ir al am a sü re ci

10 tur üzerinden açık arttırma sonuçlanmaz ise 11. turda kapalı zarf

ile fiyat teklifi alınarak ihale sonuçlandırılır.

İhaleye istinaden 5 gün içerisinde ihale komisyon kararı alınır.

Üzerine ihale gerçekleştirilen isteklinin 15 gün içerisinde evraklarını hazırlayarak sözleşme imzalamaya gelmesi için davet gönderilmesi

Sözleşmenin hazırlanması

Yüklenicinin İdareye sunduğu Kesin Teminat bedelinin, damga vergisi tutarının, karar pulu bedelinin,ilk üç aylık kira bedelinin yatırıldığına dair

dekontların kontrol edilmesi

İsteklinin kesinleşmiş prim borcu ve vergi borcunun olmadığına dair

belgelerini kontrol edilmesi

Süresi içerisinde isteklinin gelmemesi durumunda tutanak hazırlanır ve geçici teminat gelir kaydedilir, ihale

iptal edilir

3 EVRAK

EVRAK

EVRAK

EVRAK

2

5. 2. 29 2 8 86 S ay ılı D ev le t İh al e Ka n u n un u n 45 . m ad d es i A çı k Te kl if U su lü ka ps am ın da y ap ıla n T ic ar i A la n K ir al am a sü re ci

5. 2. 29 2 8 86 S ay ılı D ev le t İh al e Ka n u n un u n 45 . m ad d es i A çı k Te kl if U su lü ka ps am ın da y ap ıla n T ic ar i A la n K ir al am a sü re ci

15 günlük sözleşme yapma süresi içerisinde olmak kaydıyla, isteklinin İdareye sunduğu belgelerde herhangi bir eksiklik varsa geri iade edilerek düzeltilmesi için süre sonu beklenmesi

Sözleşmenin İdare huzurunda imzalanması ve ihale yetkilisine

sunulması

İhale yetkilisinin sözleşmeyi imzalaması

İstekliden alınan kesin teminatın saymanlığa gönderilmesi

Sözleşmenin Milli Emlak Müdürlüğüne, Sosyal Güvenlik Kurumuna ve ilgili sağlık tesisine

bildirilmesi EVRAK

EVRAK

EVRAK

EVRAK

EBYS

EVRAK

EBYS

3

4

Halk Sağlığı Laboratuvarından analiz raporlarının gönderilmesi

Raporların firma ve kurum bazında tasnif edilmesi

LBYS sistemine T.C. Kimlik numarası ve şifre ile giriş yapılması

(Laboratuvar Bilgi Yönetim Sistemi) LBYS sistemine giriş yapıldıktan sonra listeleme butonuna tıklanması

Açılan sayfa üzerinden analiz raporlarında yazılı tarih aralığı seçilmesi, kurum adı kısmına faturası oluşturulacak kurum

veya firma adı girilmesi

Sistem üzerinden listele butonu tıklanarak ilgili kurumun veya firmanın faturasının ekranda görüntülenmesi

Sistem üzerinde açılan sayfada kaydet butonuna tıklanarak fatura kes bölümünden fatura oluşturulur çıktı alınarak

imzaya gönderilmesi

LBYS

TDMS LBYS

5 .2 .3 0 F atu ra la m a İş le m le ri A lt S ü re ci

Faturalandırma İşlemleri Alt Süreci

TDMS sitemine T.C. Kimlik numarası ve şifre ile giriş yapılması

İmzadan gelen fatura tarayıcıdan geçirilerek Tek Düzen Muhasebe Sistemi (TDMS)' ne giriş yapılmak üzere

hazırlanması

Açılan TDMS sisteminde sağ tarafta Samsun Sağlık Müdürlüğü İşletme Birimi tıklanarak açılan sayfada üstte yer

alan Muhasebe İşlemleri seçilmesi

TDMS sistemi üzerinden açılan sayfada sol tarafta yer alan Muhasebe İşlem Fişi tıklanması açılan boş muhasebe işlem

fişine ilgili kurum veya firmanın vergi numarası girilerek enter tuşuna basılması

Açılan sayfaya tarih ve fatura numarasını içeren açıklama girişi yapıldıktan sonra yapılan analizin cinsine göre kod numaraları girilerek parasal değerler yazılır ve F10 kısayolu

tuşlanarak kaydedilmesi

1 Analiz raporları

Fatura

Tarayıcıdan geçirilen PDF formatındaki fatura, TDMS sistemi üzerinden açılan sayfada sol üst köşede Dosya seç tıklanarak

seçilmesi

Dosya ekle' den eklenir, Dosyayı kontrole gönder butonu tıklanarak Muhasebe İşlem Fişi onaylanmak üzere

saymanlığa gönderilmesi

TDMS sistemi üzerinden onaylanan Muhasebe İşlem Fişi/

Fişleri 2(iki) adet çıktı alınarak ekleri eklenip imzalanmak üzere Destek Hizmetleri Başkan Yardımcısı ve İl sağlık

Müdürüne gönderilmesi

İmzadan gelen Muhasebe işlem Fişlerinin fatura ekli olan nüshası zimmet yapılarak saymanlığa gönderilmesi

Her ayın ilk günü Aile Hekimliği Laboratuvarı ve 112 Acil Sağlık Hizmetleri Ambulans Hizmet Bedellerine ait

dokümanların birimimize gelmesi

Dokümanların İl Sağlık Müdürlüğü, Sosyal Güvenlik Kurumu ve İl Göç İdaresi' ne ait faturaların hazırlanarak, TDMS sistemi üzerinden Muhasebe İşlem Fişlerinin saymanlığa

gönderilmesi

İmzadan gelen Muhasebe işlem Fişlerinin fatura ekli olan nüshası zimmet yapılarak saymanlığa gönderilmesi

LBYS üzerinden hazırlanan faturalar destek hizmetleri başkan yardımcısına imzalatıldıktan sonra EBYS sistemi üzerinden ilgili kurum veya firmaya fatura bildirim yazısı

yazılarak ödenmek üzere gönderilmesi

Fatura ödemelerinin takibi günlük olarak Halk Bankası internet sitesi üzerinden gelen havale EFT' lerin incelenmesi

Halk Bankası internet sitesinden alınan günlük listelerden kurumların ödemeleri LBYS sistemi üzerinden Alacak Takip

butonu tıklanarak Kurum adı aratılıp ödemesi yapılan faturanın kapatma işlemi yapılması

TDMS

TDMS TDMS

Arşive Kaldırılması

5 .2 .3 0 F atu ra la m a İş lem ler i A lt S ü rec i

1

2

5 .2 .3 1 V e ri H az ır la m a A lt Sü re ci

Veri Hazırlama Alt Süreci

İstenilen veriler ile ilgili inceleme ve araştırma yapılması

İstenilen verilerle ilgili Müdürlük tablolarının hazırlanması

Başkanlıklardan ve diğer birimlerden yüklenen formların kontrolünün yapılarak onaylanması

istenilen verilerin tespitinin yapılması

Birimce mi hazırlanacak?

Gerekçesi ile ilgili birime bildirim yapılması

Hazırlanan verilerin Üst Makama onaya gönderilmesi

Portala ve Web sayfası İç Kontrol Sekmesine Veri Giriş Sürecinin yapılması.

Hazırlanan verilerin İlgili Döneme ait klasörde dosyalanması

PROLOG

PROLOG Başkanlıklarla ve diğer birimlere PROLOGdan

eylem tanımlanması yapılması

Onaylandı mı?

PDF Dosyalarının istenmesi

Onaylandı mı?

Hayır Evet

Evet Hayır

Evet Hayır

5 .2 .32 M al zeme ta lep leri n in d eğ erl en di ri lmes i, ih ti ya cı n s at ın a lma ya b ild iri lmes i v e amb ara ma lz eme gi ri şi A lt S ü rec i

Malzeme Talep Formunun Birimimize gelmesi

Talebin değerlendirilmesi

Malzeme taleplerinin değerlendirilmesi, ihtiyacın satın almaya bildirilmesi ve ambara malzeme girişi Alt Süreci

Malzeme Talep Formu

Talep uygun mu?

MKYS

Talebin stokta olup olmadığının kontrol edilmesi

Hayır

Talebin zimmet fişinin ve TİF in kesilmesi Evet

MKYS (TİF)

Eksik malzemelerin satın almaya bildirilmesi

Talep ve şartnamelerin Stok Takip ve Analiz programına

girilmesi Program

Eklenecek veya çıkarılacak malzeme işleminin yapılması

Var mı?

Hayır

İhtiyaç tespit raporunu çıkararak komisyon üyelerinin

onayına sunulması Program

Evet

Onaylandı mı?

Hayır

Malzeme taleplerinin sistem üzerinden ve yazı ile satın

alma birimine gönderilmesi Program

Talep Formu

Evet

1

1

2

Malzeme istekleri, şartnameler ve ihtiyaç tespit raporunun çıktısının alınması

Muayene kabul komisyonun toplanması

Teslim edilen malzemelerin sayısı, miktarı ve niteliği yönünden incelenerek, tutanak ile karşılaştırılması

Malzemelerin eksiksiz ve tam olarak teslim alınması Uygun mu?

Hayır

Evet

Alınan malzemelerin TİF girişi yapılması

Girişi yapılan malzemelerin 7 (yedi) iş günü içersinde ilgili muhasebe birimine bildirilmesi

MKYS Form

Program

EBYS

5 .2 .33 Tü ket im ra po rl arı n ın b ild iri lmes i A lt S ürec i

MKYS sistemi üzerinden 1 aylık tüketim çıkış raporu alınması

Alınan rapor ön muhasebe işlemleri ve muhasebe işlem fişi düzenlenmesi

Hazırlanan raporun takip eden ayın 6'sına kadar ilgili muhasebe birimine bildirilmesi.

Tüketim raporlarının bildirilmesi Alt Süreci

MKYS

İlgili mevzuat gereğince komisyon oluşturularak Harcama Yetkilisinin onayına sunulur.

Komisyonunca, hurdaya ayırılacak malzemeler belirlenerek tutanak oluşturlur.

Uygun mu?

Harcama Yetkilisi onayına istinaden sistem üzerinden hurda çıkışı için Taşınır İşlem Fişi düzenlenir.

Arşive kaldırılması Evet

Hurda İşlemleri Alt Süreci Ekonomik ömrünü

tamamlamış taşınırların tespit

edilmesi

Uygun mu?

Hayır

Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı Evet

Hayır

Hurdaya ayrılacak malzemeler Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi tarafından imha edilmek üzere Taşınır İşlem Fişi karşılığında satışı yapılmak üzere Satın alma

Birimine teslim edilir.

TİF in bir nüshası ilgili saymanlığa gönderilerek kayıtlarımızdan düşülmesi sağlanır.

Tutanak Harcama Yetkilisinin onayına sunulur

5 .2 .3 4 H u rd a İş lem ler i A lt Sü re ci

Sayım Komisyonu oluşturmak için yazı yönetici onayına sunularak Sayım komisyonu oluşturulur.

Depoda bulunan tüm taşınırlar Sayım Komisyonunca sayılarak Sayım Tutanağı düzenlenir.

Uygun mu?

Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli Evet

Taşınırların Kontrolü ve Yılsonu İşlemlerinin Yapılması Alt Süreci Her Yılın Aralık

Ayının Gelmesi

Uygun mu?

Hayır

Kayıtlarda tutarsızlık varsa tekrar incelenerek noksanlık veya fazlalıklar işlenir.

Hayır

Sayım Tutanağı

Tutanaklar Taşınır Sayım Döküm Cetveli ile karşılaştırılır.

Sistem üzerinden oluşan Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli, Saymanlık Taşınır Hesap

Cetvelleri ile karşılaştırılır.

Hesaplar arasında tutarsızlık yoksa Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli 4 nüsha olarak hazırlanır ve Harcama Yetkilisinin onayına

sunulur.

5 .2 .3 5 T aşı n ır la rı n K o n tr o lü v e Y ıl so n u İş le m le ri n in Y a p ıl m as ı

Evet

1

Arşive kaldırılması

Sistem üzerinden oluşan Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli, Saymanlık Taşınır Hesap

Cetvelleri ile karşılaştırılır.

Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli Saymanlık Müdürlüğünde Müdürlüğümüz adına

kayıtlı Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli karşılaştırılır.

Hesaplarda farklılık varsa giriş ve çıkış fişleri tekrar gözden geçirilerek karşılıklı olarak

hesapların düzeltilmesi sağlanır.

Cetvel onaylanmak üzere Saymanlık Müdürlüğüne gönderilir.

Cetvelin bir nüshası Saymanlık Müdürlüğüne, bir Defterdarlık Muhasebe Müdürlüğüne bir

nüshası da birimde arşivlenir.

1

2

5 .2 .3 5 T aşı n ır la rı n K o n tr o lü v e Y ıl so n u İş le m le ri n in Y a p ıl m as ı

5 .2 .3 6 H ar ca m a bi ri m , b ütç e , M KY S ve TD M S uy um u A lt Sü rec i

Tüm harcama birimleri döner sermaye bütçesi MKYS ve TDMS uyumunun her ay sağlanması

Tüm harcama birimleri genel bütçe MKYS ve KBS uyumunun üç ayda bir sağlanması Harcama birim, bütçe, MKYS ve TDMS uyumu Alt Süreci

Uygun mu?

Yıl sonunda tüm harcama birimlerinin döner sermaye ve genel bütçe taşınır hesaplarının

konsolide edilerek Bakanlığa sunulması.

Uyuma ait mutabakat formları kontrol edilerek teyidinin sağlanması

Evet MKYS

TDMS

MKYS TDMS

hAYIR

5 .2 .37 Ye tk ile n d eri me iş le ml e ri A lt S ü re ci

Yetkilendirilme işlemleri Alt Süreci

Harcama birimlerinin depolarında görevlendirilecek personel için ilgili kurumdan görevlendirme onayının

gelmesi.

Görevlendirme ve yetkilendirme işlemlemlerinin ÇKYS üzerinden yapılması.

Depolarda görevli Taşınır Kayıt Yetkililerinin depo tanımlama işlemlerinin yapılması.

Değişiklik yapılan Taşınır Kayıt Yetkililerinin yetkilendirme işlemlerinin yapılması ve değişiklik yapılan personelin isimlerinin Bakanlığa ve Sayıştay Başkanlığına bildirilmesi.

ÇKYS EBYS

5 .2 .38 E ği ti m ve D en e ti m Fa al iyet le ri İş le ml eri A lt S ü re ci

Gelen eğitim talep sayıları değerlendirilir

Taşınır Kayıt Yetkilileri İl Sağlık Müdürlüğüne çağılarak eğitimleri verilir

Uygun mu?

Eğitim evrakları istenildiğinde sunulmak üzere arşivlenir.

Arşive kaldırılması Evet

Eğitim ve Denetim Faaliyetleri İşlemleri Alt Süreci

Uygun mu?

Hayır

Eğitim Tutanağı ve imza sirküsü Evet

Hayır Yıl içerisinde

denetim programı ve denetim ekibi

oluşturulur

Her yıl Haziran ayında tüm Sağlık Tesislerine gidilerek depolarda denetim

yapılır

Uygun mu?

Denetim raporları

Denetime ait tutanaklar Bakanlığa sunulmak üzere arşivlenir

Evet

Uygun mu?

Hayır

Evet Hayır

Evet

Arşive kaldırılması

Göreve yeni başlayan Taşınır Kayıt Yetkililerinin bilgilerin birime gelmesi

5 .2 .39 Ta lep leri n P ro gra ma İş len mes i ve Ta ki p Ed ilmes i A lt S ürec i

Talebin Demirbaş ya da sarf malzemesi olup olmadığı incelenir

Stok takip programı üzerinden talep oluşturulur

Uygun mu?

Satınalınması uygun görülen malzemeler Stok takip programı üzerinden satınalma birimine bildirlir.

Arşive kaldırılması Evet

Taleplerin Programa İşlenmesi ve Takip Edilmesi Alt Süreci

Malzeme Talep Formunun Gelmesi

Uygun mu?

Hayır

Satınalma Talep Formu Evet

Hayır