Kurum İçi ve Kurum Dışı Giden Evrak Süreci
Evrakı oluşturan kullanıcı Resmi Yazışma kuralları çerçevesinde ilgili alanları doldurduktan sonra Paraf/İmza sürecine sunar. Evrak bu aşamadan sonra sırasıyla parafçı seçilen kullanıcıların kategorik görevlerine, son parafçı evrakı parafladıktan sonra imzalanmak üzere seçilen kullanıcının kategorik görevlerine düşer. Bu aşamalarda paraf ve imza reddi gerçekleşirse, evrak oluşturan kullanıcıya düzeltme yapmak üzere geri düşer ve ret işleminden önce evrakı paraflayan kullanıcılara düzeltme bilgisi gönderilir. Oluşturan kullanıcı gerekli düzeltmeyi yaparak süreci yeniden başlatır.
Kurum içi giden evrakın imza işlemi tamamlandıktan sonra, oluşturulma aşamasında belirlenen makamın idari amirine iletilir.
Kurum dışı giden evrakın imza işlemi tamamlandıktan sonra evrak oluşturan kullanıcıya düşer.
Evrakı oluşturan kullanıcı KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) vasıtasıyla veya evrakın çıktısını alarak posta/kargo aracılığı ile ilgili adrese gönderir.
Kurum Dışı Gelen Evrak Süreci
Kurum dışından Üniversitemiz birimlerine gelen evrak, taranarak sisteme dâhil edilir. Örnek olarak fakülteye gelen kurum dışı evrak süreci aşağıda anlatılmıştır.
- Fakülte evrak kayıtta görevli kullanıcı gelen evrakı varsa ekleri ile birlikte taradıktan sonra ilgili alanları doldurarak kayıt işlemini tamamlar. Kaydı gerçekleşen evrak dekanın kategorik görevlerine düşer. Bundan sonra evrak sevk süreci devam eder.
Evrak Sevk Süreci
İlgili birime gönderilen evrak, o birimin idari amirinin kategorik görevlerinde yer alır. Örnek olarak fakülte evrak sevk süreci aşağıda anlatılmıştır.
- Dekan gelen evrakı konusu gereği ilgili dekan yardımcısı ve fakülte sekreterine sevk eder.
- Dekan yardımcısı konu ile ilgili bölüm başkanlıkları veya anabilim dalı başkanlıklarına, Başkanlar ise evrakın gereğini yapmak üzere alt birimlerine sevk eder. Gereği yapılan evrak sonlandırılır veya cevap yazılarak ilgili birime gönderimi sağlanır.
- Fakülte sekreteri gelen evrakı konu ile ilgili alt birimlerine sevk eder. Gereği yapılan evrak sonlandırılır veya cevap yazılarak ilgili birime gönderimi sağlanır.
Kullanıcı Oluşturma ve Yetkilendirme Süreci
EBYS de yeni kullanıcı oluşturma işlemi için kişinin, anadolu.edu.tr uzantılı kurumsal e-posta adresine sahip olması gerekmektedir. Birim yöneticileri tarafından EBYS üzerinden gönderilen kullanıcı düzenleme formu dahilinde yeni kullanıcı oluşturma talepleri işleme alınır. Yeni Kullanıcı menüsüne girilerek, adı soyadı, birimi, unvanı, e-posta adresi, amirinin birim ve unvanı gibi alanlar doldurularak yetkilendirme menüsüne geçilir. Yetkilendirme menüsünde , “Kendi Oluşturduğu Yetki Grubu”, “Tüm Görevle Gelen Yetki Grubu” ve “Normal Kullanıcı Rolü” her kullanıcıya standart olarak açılmaktadır.
Kullanıcının idari görevi olması durumunda “Sevk Etme Yetki Grubu” açılarak evrakı sevk işlemleri sağlanmaktadır.
Yukarıdaki işlemler tamamlandıktan sonra “Kaydet” butonuna basılarak kullanıcı oluşturma ve yetkilendirme süreci tamamlanmış olmaktadır.
E-İmza Kurulum Süreci
E-imzanın kullanımım için öncelikli olarak bilgisayarda Java yazılımının yüklü ve güncel olması gerekmektedir. Daha sonra www.kamusm.gov.tr adresinden “Sürücü Yükleme” menüsüne girilerek sayfadaki adımlar sırası ile yapılır. Bilgisayarda yüklü olan işletim sistemi seçilir, kart okuyucu marka ve model seçilir ve Akis Akıllı Kart seçilerek sürücüleri göster butonuna basılır. Sürücülerin bilgisayara indirilerek kurulumu sağlandıktan sonra kullanıcının e-imzasının usb girişine takılarak kontrolü sağlanmaktadır.
E-imza sürücülerinin kurulumu yapıldıktan sonra aktivasyon işlemi yapılması gerekmektedir.
www.kamusm.gov.tr adresinden “Online İşlemler” menüsünden “Nitelikli Elektronik Sertifika İşlemleri” seçilerek karşılaşılan adımlar sırası ile yapılır. Şifreli Giriş butonu basılarak açılan penceredeki T.C. Kimlik No, güvenlik resmi ve güvenlik sözcüğü alanları doldurularak giriş butonuna basılır. Kişinin belirlemiş olduğu güvenlik sözcüğünü unutması durumunda sıfırlama işlemi için ilgili butona basarak kullanıcının mail adresine bir link gönderilir. Kullanıcı bu linki kullanarak güvenlik sözcüğünü yeniden oluşturabilir. Aktivasyon işleminin devamında kullanıcının belirtmiş olduğu cep telefonuna sms onay kodu gönderilir ve gelen kod ilgili alana girilerek PIN / PUK Bilgisine ulaşılır.
KAYSİS (Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi) Birim Açma Kapatma ve Değişiklik Süreci
Üniversitemiz EBYS birim ağacında yer alan birimlerin sisteme dâhil edilme sürecinde;
Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı YÖK Yürütme Kurulu tarafından kararı alınan Fakülte, Bölüm, Anabilim Dalı vb. birimlerin açılması, isim değişikliği, kapatılması gibi süreçler, Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı tarafından bir üst yazı ile Rektörlüğümüze bildirilir. Gelen yazı, yetkili Üniversitemiz yöneticisi tarafından ilgili birim/birimlere ve EBYS sistem yöneticilerine sevk edilmektedir. Sistem Yöneticileri gelen bu yazı doğrultusunda EBYS birim ağacında gerekli düzeltmeyi (açma, kapama, isim güncellemesi) yaparak yeni hali ile aktif hale getirmektedir.
Ayrıca, Yükseköğretim Kurulu Kararı gerektirmeyen ve Üniversitemiz Senato veya Yönetim Kurulu Kararı veya Eğitim Öğretim Birimi Yönetim Kurulu Kararı ile açılan alt birimlerin Rektörlük Makamına arz edilmesi ve onaylanması sonucunda İlgili birim tarafından Rektörlük Makamına birim kimlik kodu alınması talep yazısı yazılır.
Yukarıda belirtilen süreçlerin her ikisinde de KAYSİS (Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi) kurum yetkilisi tarafından kendisine verilen şifreyle ilgili sayfada birim kimlik kodu almak, isim değişikliği güncellemesi ve birim kapatılması işlemini yapmak üzere başvuru işlemleri yapılır. KAYSİS
(Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi) yetkilileri tarafından verilen bilgiler çerçevesinde ya gerekli düzeltme için ret cevabı verilir veya başvuru onaylanarak süreç tamamlanır.
Onaylanan başvuru, verilen karar çerçevesinde ilgili birimimize ve EBYS Sistem Yöneticilerine Rektörlükçe imzalanan Resmi Yazı ile bildirilerek, EBYS Birim Ağacında gerekli işlem (ekleme, çıkartma, isim değişikliği) yapılır.
1. Elektronik İmza Alım Süreçleri
a. Kurumumuz tarafından akademik unvanı Araş. Gör., Öğr. Gör., Okutman, Uzman, Yrd.
Doç., Doç., Prof. olan personel ile idari görevi bulunan ünvanlı 657 sayılı Devlet memuru personele e-imza alınmaktadır.
b. E-imza alınacak personel için bağlı bulunduğu birim tarafından (Fakülte, Enstitü, Daire Başkanlığı vb.) resmi yazı ile Rektörlüğe başvuruda bulunulması gerekmektedir.
c. Başvuru ilk olarak Genel Sekreterlik tarafından ilgili Rektör Yardımcısına sevk edilir.
Rektör Yardımcısı başvuruyu değerlendirip onay vermesi durumunda Personel Daire Başkanlığı’na evrakı sevk eder. Personel Daire Başkanlığında görevli Akademik ya da İdari Personel biriminde görevli personel tarafından TÜBİTAK Kamu Sertifikasyon Merkezi’nin oluşturduğu Nitelikli Elektronik Sertifika Başvuru Listesi formu doldurulur.
Bu form excel dosya formatında olup içeriğinde başvuru sahibinin T.C. Kimlik Numarası, Adı, Soyadı, Kurumsal E-posta Adresi, Çalıştığı Birim, Başvuru Türü, Akıllı Kart Okuyucu Türü vb. alanları yer almaktadır. Doldurulan form Personel Daire Başkanlığının e-posta adresinden ebys@anadolu.edu.tr e-posta adresine gönderilir.
d. TÜBİTAK Kamu Sertifikasyon Merkezi’ne kurumumuz adına Nitelikli Elektronik Sertifika Başvuru Listesi formu gönderimi yetkilisi olarak bildirilen personel tarafından Nitelikli Elektronik Sertifika Başvuru Listesi formu TÜBİTAK’ ın geliştirdiği İmzager programı vasıtasıyla E-İmza ile imzalanır.
e. Dijital ortamda yer alan Nitelikli Elektronik Sertifika Başvuru Listesi formu ile bu formun dijital imzalı dosyası kurumumuz E-İmza yetkilisi tarafından bilgi@kamusm.gov.tr adresine e-posta ile gönderilir.
f. Başvurunun TÜBİTAK Kamu Sertifikasyon Merkezi tarafından incelenmesi sonrasında başvuru sahibinin kurumsal e-posta adresine Başvuru Formu Erişim Parolası ve başvuru linki gönderilmektedir.
g. E-İmza başvurusunda bulanan personel http://kamusm.gov.tr/ adresinde yer alan Başvuru Formları / Nitelikli Elektronik Sertifika Formu sekmesinden KAMUSM’ nin istemiş olduğu kimlik ve iletişim bilgileri doldurulur. Doldurulan bu bilgiler 2 nüsha çıktısı alınarak ıslak imza ile imzalanıp Personel Daire Başkanlığına teslim edilir.
h. Personel Daire Başkanlığına teslim edilen Başvuru Formaları bir üst yazı ile Genel Sekreterliğe gönderilir.
i. Başvuru Formları Genel Sekreterlik Yazı İşleri birimi tarafından bir üst yazı ile TÜBİTAK KAMUSM’ ye gönderilir.
j. TÜBİTAK KAMUSM, gelen Nitelikli Elektronik Sertifika Başvuru Formalarında beyan edilen bilgiler doğrultusunda Nitelikli Elektronik Sertifika üretimini gerçekleştirir ve başvuru sahibinin bildirdiği iletişim adresine kurye ile gönderir.
k. Nitelikli Elektronik Sertifikalar 3 yıl süreyle geçerli olduğundan süre bitimine 3 ay kala aktif görevde bulunan Elektronik İmza Alım Süreçlerinin a maddesinde belirtilen şartlara uygun personele toplu şekilde başvuruda bulunularak alım aşaması tekrarlanır.
2. Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Temin Süreci
a. Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) alım aşamasında ilk olarak Rektör imzalı; Kurumun tebligat çıkarma yetkisine sahip olup olmadığının, tebligat çıkarma yetkisi var ise yetkinin hangi kanun kapsamında verildiğini belirten, KEP hesap adresi başvurusunda bulunulacak birimin adının açık ve eksiksiz biçimde yazıldığı, söz konusu KEP hesap adresi için hangi personelin “İşlem Yetkilisi” olacağının (Adı Soyadı ve TC Kimlik No belirtilerek) ve kurum adına başvuru yapacak personelin (Adı Soyadı ve TC Kimlik No belirtilerek) belirtildiği resmî yazı yazılır.
b. Başvuru yapanın kimlik tespiti için Nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi gibi fotoğraflı ve kimlik yerine geçen geçerli resmî belge yazı ekine eklenir. Örnek yazı aşağıdaki gibidir. Kurumumuz 7201 sayılı Tebligat Kanunu kapsamında tebligat çıkarmaya yetkili mercidir. ……. Bakanlığı, ………. Dairesi/Genel Müdürlüğü …….. Şube Müdürlüğü unvanı ile Kurumumuz adına açılacak olan Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) hesabına; …adı… …soyadı.. (T.C. Kimlik No: ….xx…….), …adı… …soyadı.. (T.C. Kimlik No:
….xx…….) , ………….….. …adı… …soyadı.. (T.C. Kimlik No: ….xx…….)’ın Kurumumuz nam ve hesabına KEP ve Elektronik Tebligat ile ilgili işlemleri yapmak üzere işlem yetkilisi olarak atanması, Kurumumuz adına açılacak söz konusu KEP hesabına ilişkin gerekli bilgi/belgelerin elden teslimi ve başvurunun tamamlanması işlemlerinin …adı…
…soyadı.. (T.C. Kimlik No: ….xx…….) tarafından yapılması hususunda…..”
c. Resmi Yazı ile birlikte “KAYITLI ELEKTRONİK POSTA HESABI KAMU KURUMLARI VE TEBLİGAT ÇIKARAN MERCİLER İÇİN ÖN BAŞVURU FORMU” ekine eklenir. Bu formda Kurum Bilgileri, Kurum Adres Bilgileri, Kurum İletişim Bilgileri ve Kurum KEP Hesabı bilgileri alanları doldurulur.
d. Aynı Formda Kurum Ana İşlem Yetkilisi bilgileri doldurulur. KEP gönderimi gerçekleştirecek kurum personeli için ayrı ayrı Kurum İşlem Yetkilisi Bilgileri doldurulur.
e. Yukarıdaki belgeler ile birlikte kurum adına başvuru yapacak personel PTT Merkez Şubeye giderek KEP hesabı açılış işlemlerini tamamlar.
f. KEP gönderim işlemi E-imza ile gerçekleştirildiğinden gönderimi gerçekleştirecek personeli için TÜBİTAK Kamu Sertifikasyon Merkezine başvuruda bulunulur ve bu personele E-İmza temin edilir.
g. Her bir KEP gönderiminde KEP İletişim Ücreti ödenmektedir (Normal İleti: 1,5 TL, E- Yazışma İletisi: 0,35 TL). Açılan KEP hesabına belli bir miktar TL kontör yüklemesi gerçekleştirilir. Bu kontörler her KEP gönderiminde harcanır.
3. Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) İletisi Gönderimi Süreci
a. KEP ile gönderilecek evrakları yazacak kullanıcılara Gönderim Türü Görebilme yetkisi verilir.
b. KEP ile gönderilmek üzere hazırlanmış evrakların gönderimini gerçekleştirecek kullanıcılara KEP Giden Evrak yetkisi verilir.
c. KEP ile kurumumuza gelen evrakların EBYS üzerinden içeriye aktarılabilmesi için bu konuda görevlendirilmiş personele KEP Gelen Evrak yetkisi verilir.
d. Kurum Dışı KEP ile gönderilecek evrakı hazırlayan kullanıcı Evrak Gönderim Türü alanından Kayıtlı E-Posta seçimini yapar. Evrakın Gittiği Yer olarak Kamu Kuruluşu seçimini yaptığında seçtiği kuruluşun KEP adresi mevcut ise bu evrak KEP ile gönderim ön koşulunu gerçekleştirmiş olur. Paraflama ve E-İmzalama aşamaları tamamlandıktan
sonra bu evrak KEP Gönderimi yetkisi bulunan personelin EBYS ekranına otomatik iletilir. Gönderimi gerçekleştirecek personel Evrakı seçip Gönder butonuna bastığında E-imza PIN kodu girişi ekranı ile karşılaşır. E-İmzasına ait PIN kodu girildikten sonra KEP gönderimi gerçekleştirilmiş olur. KEP iletisinin karşı kuruma gidip gitmediği hakkında delil belgeleri oluşmaktadır. EBYS delil belgelerini ilerleyen zaman içerisinde gönderdiği evrakın İlgili Evrak alanında text olarak otomatik eklenir.
e. Kurumumuza KEP ile gelen evraklar yetkili personel tarafından EBYS üzerinden KEP Gönderim Listeleri ekranından kontrol edilir. Yetkili kullanıcı bu ekrana girip KEP Sağlayıcısından Yenile butonuna basarak KEP ile gelen iletileri sorgular. Yeni bir KEP iletisi geldiğinde bu iletiyi seçip İçeri Al butonu vasıtasıyla EBYS’ye dâhil eder. İçeri alınan evrak kontrol edilerek eksik meta alanları mevcut ise doldurup Genel Sekreterliğe sevk eder.
4. Dış Kaynaklı Yazılımlar İle Entegrasyon Süreci
a. Dış kaynaklı yazılımların EBYS ile entegrasyonunu bir örnekle açıklamak gerekirse Açıköğretim Öğrenci Otomasyonundan öğrenci için üretilen evraklar EBYS’ de dijital imzalanarak öğrencilere verilmektedir. Bu entegrasyonun sağlanabilmesi için öncelikle EBYS’ de Öğrenci Belgesi adında yeni bir Evrak tanımı yapılmıştır.
b. Bu evrak tanımında ihtiyaç duyulan meta alanları belirlenir. (Örnek olarak Evrakın gittiği Yer, Dosya Kodu, Konu, Öğrenci Numarası, T.C. Kimlik Numarası, Adı Soyadı vb.) c. EBYS web servisleri ile veri alış verişi sağlayacak yazılımda kullanılmak üzere web servis adresleri, entegrasyon için XML verisi örneği, kapalı zarf ile bağlantı için kullanıcı ID ve şifre yetkili personele verilir.
d. Bu web servis ile evrakın meta alanlarına ihtiyaç duyulan bilginin girilmesi işlemi Açıköğretim Öğrenci Otomasyonu tarafından otomatik gerçekleştirildikten sonra evrakı imzalayacak kullanıcının EBYS’ sine otomatik yönlendirilmektedir. Evrak, imzacı tarafından E-İmzası ile imzaladıktan sonra evrakı hazırlayan kullanıcının EBYS’ sine otomatik yönlendirilir. Evrakı hazırlayan kullanıcı evrakın çıktısını alarak öğrenciye teslim eder.
e. Kurum dışına gönderilen tüm evrakların gerçekten dijital olarak imzalandığının kontrolü belgedogrulama@anadolu.edu.tr adresinden yapılır.
