BUSINESS
MEETINGS
Toplantıya Katılacak Kişileri Belirlemek Ve Katılımcıları Toplantıya Davet Etmek
Toplantıya kimlerin katılacağına karar vermek, toplantıda hangi konuları sonuca bağlamak
istediğinizle doğrudan ilişkilidir. Sizin ve katılımcıların zamanının boşa geçmemesi adına, bu konuları toplantı öncesinde dikkatle belirlemelisiniz.
Etkin bir toplantı yönetimi için toplantıya sadece konuyla ilgili kişilerin katıldığından emin
olmalısınız. Gerekiyorsa çalışma arkadaşlarınızdan toplantı katılması gereken kişiler konusunda yardım alabilirsiniz.
Mümkünse toplantıya katılmasını uygun bulduğunuz her katılımcıyı telefonla haberdar etmeli,
toplantının konusunu söylemeli, neden toplantıya katılmaları gerektiği ve hazırlayacakları materyal olup olmadığı konusunda bilgi vermelisiniz.
Telefonla haber verdiğiniz katılımcılara toplantının yerini, zamanını, amacını ve diğer katılımcıların listesini içeren bir e-posta göndermeli ve toplantıya katılıp katılamayacakları hakkında bilgi
almalısınız.
MEETING INVITATION
Hello Marc,
I hope you have been well.
I would like to invite you to attend our general annual meeting on Friday, 3 January 2020, at 11 am.
The meeting will be held in our office.
Please find the meeting agenda as attached.
Please let me know if you will be able to attend the meeting by tomorrow.
Best Regards
Merhaba Marc,
Umarım iyisinizdir.
Sizi 3 Ocak 2020 Cuma günü saat 11’de düzenleyeceğimiz genel yıllık toplantımıza davet etmek isterim.
Toplantı ofisimizde yapılacak.
Toplantı ajandasını ekte görebilirsiniz.
Saygılarımla.
Toplantıya Başlarken ve Toplantı Esnasında Dikkat Etmeniz Gerekenler
Toplantılara her zaman vaktinde başlamak iş hayatında uyulması gereken nezaket kurallarının başında gelir. Toplantı vaktinden önce belirlenen yerde olmanız ve toplantıyla ilgili hazırlıklarınızı yapmış olmanız beklenir.
Toplantılarda zaman yönetimi çok önemlidir. Eğer toplantı için bir süre belirlediyseniz bu süreye sadık kalmalısınız.
Toplantı boyunca bahsedeceğiniz konuyu alt başlıklara ayırarak açıklamalısınız. Aksi takdirde, katılımcılar açısından toplantı akışını takip etmek güç olabilir.
Toplantı birkaç saat veya gün boyu devam edecek uzunluktaysa her saat başında 5-10
dakikanızı o saat dilimi boyunca anlattıklarınızı özetlemeye ve katılımcıların dikkatini
toplamaya ayırmalısınız.
Açılış
Good morning/afternoon, everyone. (Herkes günaydın/tünaydın.)
If we are all here, let’s get started/start the meeting/start.
(Eğer herkes buradaysa toplantıya başlayalım.)
Selamlaşmak ve Tanışmak:
Please join me in welcoming Jane. (Lütfen Jane’i karşılamak için bana katılın).
I would like to introduce Jane. She is our sales manager. (Size Jane’le tanıştırmak isterim. Kendisi bizim satış müdürümüzdür.)
I don’t think you have met with Jack. (Jack’le muhtemelen
tanışmamışsınızdır.)
Toplantının Amacıyla İlgili Bilgi Vermek
We are here today to evaluate our yearly sales performance.
(Yıllık satış performansımızı değerlendirmek için buradayız.)
Our aim is to determine our sales strategy for next year.
(Amacımız önümüzdeki yıl için satış stratejimizi belirlemektir.)
I’ve conducted this meeting in order to find our weaknesses.
(Bu toplantıyı zayıf yönlerimizi bulmak için düzenledim.)
Toplantı Esnasında Söz Kesmek
May I have word? (Söz alabilir miyim?)
If I may, I think this is not the right thing to do.
(Müsade ederseniz bunun doğru bir şey olmadığını düşünüyorum.)
Excuse me for interrupting. (Böldüğüm için özür dilerim.)
Toplantı Esnasında Fikir Bildirmek/Fikir Sormak
In my opinion we need to find new markets. (Bence yeni pazarlar bulmamız gerekiyor.)
I feel that it cannot be done. (Bunun yapılamayacağını hissediyorum.)
How do you feel about this issue? (Bu mesele hakkında ne hissediyorsunuz?)
Do you think that they will send the goods on time? (Malları
zamanında göndereceklerini düşünüyor musunuz?)
Toplantıda Fikirlerle İlgili Olumlu Veya Olumsuz Yorum Yapmak
Good point! (İyi bir noktaya parmak bastınız!)
I get your point. (Demek istediğinizi anladım.)
Exactly! (Kesinlikle!)
I agree with you. (Sizinle aynı fikirdeyim.)
I’m afraid, I don’t agree. (Maalesef sizinle aynı fikirde değilim.)
Toplantılarda Önerilerde Bulunmak
Why don’t you solve this issue with marketing department? (Bu meseleyi neden pazarlama departmanıyla çözmüyorsunuz?)
We should restructure the sales team. (Satış ekibini yeniden yapılandırmalıyız.)
What about hiring new employees? (Yeni çalışanlar almaya ne dersiniz?)
I recommend that we should work with agencies. (Acentelerle çalışmamızı
tavsiye ederim.)
Toplantılarda Açıklama İstemek
I’m afraid I don’ t understand what you are trying to explain. (Maalesef ne açıklamaya çalıştığınızı anlamadım).
Could you explain it briefly? (Kısaca açıklayabilir misiniz?)
Could I have more details about the subject? (Konuyla ilgili daha fazla detay alabilir miyim?)
I’m sorry. I missed what you said. Could you repeat it, please? (Kusura bakmayın. Ne söylediğinizi kaçırdım. Tekrar edebilir misiniz lütfen?)
What do you think about our next move? (Bir sonraki hamlemiz hakkında ne düşünüyorsunuz?)
Would you like to add anything to the subject? (Bu konuya dair bir şeyler eklemek ister misiniz?)
Are there any comments? (Bir yorum var mı?)
Toplantıyı bitirmeden önce ve bitirdikten sonra dikkat etmeniz gerekenler
Toplantıyı vaktinde bitirebilmek için bir katılımcıdan toplantı süresini takip etmesini rica edebilirsiniz.
Kısa süre içerisinde tekrarlayan toplantılar düzenleyecekseniz (günlük, haftalık vb.) katılımcılara bir sonraki toplantı için hazırlanmaları gereken dokümanları
belirtmelisiniz.
Toplantıyı bitirmeden önce anlattığınız konuyu özetlemeli, toplantıya katılan kişilerin varsa sorularını yanıtlamalısınız.
Toplantı esnasında bir katılımcıdan toplantıda karara bağlanan konuları not almasını ve toplantı sonrasında diğer katılımcılarla paylaşmasını isteyebilirsiniz.
