• Sonuç bulunamadı

Iakttagelser och bedömningar

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2021

Share "Iakttagelser och bedömningar "

Copied!
13
0
0

Yükleniyor.... (view fulltext now)

Tam metin

(1)

... -... .

: !

ErikJansen Revisionskonsult EmilEkbom Revisionskonsult Mars 2018

pwc

(2)

Innehåll

1. Inledning ... 2

1.1. Bakgrund ... 2

1.2. Syfte och Revisionsfråga ... 2

i.3. Revisionskriterier ... 2

i.4. Kontrollfrågor ... 2

1.5. Avgränsning ... 3

i.6. Metod ... 3

2. Iakttagelser och bedömningar ... 4

2.1. Ledamöternas kunskap kring styrande dokument ... 4

2.2. Kunskapen om medborgarnas behov ... 5

2.3. Kontakten mellan medborgare och förtroendevalda ... 6

2.4. Avlämnande av verksamhetsrapport ... 6

2.5. Redovisning av uppdrag ... 8

2.6. Ekonomiskt utfall ... 9

3. Sammanfattande bedömning ... 10

3.i. Revisionen bedömning ... 11

3.2. Rekommendationer ... 12

2018-03-13

Marie Lindblad

Certifierad kommunal revisor U ppdragsledare

/

Revisionskon7 lt Projektledare

(3)

1.

Inledning

1.1. Bakgrund

Region Norrbottens beredningar utses av regionfullmäktige. Till antalet finns idag fem beredningar: Allmänna beredningen, Demokratiberedningen, Framtidsberedningen, Häl- soberedningen och Sjukvårdsberedningen.

Regionfullmäktiges fem beredningar har alla uppdraget att föra dialog med medborgarna och förmedla kunskap om medborgarnas behov till regionfullmäktige. Beredningarnas arbete ska syfta till att öka medborgarnas demokratiska inflytande och engagemang. De rapporter som beredningarna upprättar ska även ligga till grund för regionstyrelsens be- redning av regionens strategiska plan.

Allmänna beredningen ska årligen inom sitt område:

Öka kunskapen om medborgarnas behov

Verka för bättre kontakter mellan medborgare och förtroendevalda

Lämna rapport om genomförd verksamhet.

Regionfullmäktige har beslutat att för verksamhetsåret 2017 tilldela allmänna bered- ningen följande uppdrag:

• Vilket behov har civilsamhället av samverkan med Region Norrbotten?

Om fullmäktigeberedningarna inte skulle genomföra sina uppdrag på ett tillfredsställande sätt kan det innebära problem för regionstyrelsen att använda fullmäktigeberedningarnas arbete i den fortsatta beredningen av den strategiska planen. Brister i beredningarnas arbete kan även innebära väsentlig skada för den politiska trovärdigheten.

1.2. Syfte och Revisions.fråga

Granskningen syftar till att bedöma om allmänna beredningen utfört sitt uppdrag på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt med tillräcklig intern kontroll.

1.3. Revisionskriterier

Kommunallag, regionfullmäktiges reglemente för fullmäktigeberedningarna samt bered- ningens uppdragsbeskrivning för år 2017.

1.4. Kontrollfrågor

Har beredningens ledamöter en tillfredsställande självskattad kunskap om de sty- rande dokument som reglerar beredningens verksamhet?

Kan beredningen visa att denne, på ett tillfredsställande sätt, arbetat för att öka kunskapen om medborgarnas behov?

(4)

Kan beredningen visa att denne, på ett tillfredsställande sätt, verkat för bättre kon- takt mellan medborgare och förtroendevalda?

Har beredningen avlämnat en verksamhetsrapport om genomförd verksamhet och överlämnat denna till fullmäktige?

Redovisar beredningens verksamhetsrapport årets uppdrag på ett tillfredsstäl- lande sätt?

Har beredningen bedrivit sitt uppdrag i enlighet med tilldelad ekonomisk ram?

1.5. Avgränsning

Granskningen avser verksamhetsåret 2017. I övrigt, se syfte och revisionsfråga.

1.6. Metod

Dialog med beredningen

Granskningen inleds genom dialogmöte där PwC tillsammans med regionrevisionens ord- förande träffar samtliga fullmäktigeberedningars ordförande.

Utifrån granskningens iakttagelser tas även beslut om avslutande dialog skall genomföras med beredningens ordförande.

Dokumentstudier

I vår granskning har vi begärt in underlag som styrker beredningens arbete och slutrap- portering. Allmänna beredningens verksamhetsrapport utgjorde det huvudsakliga un- derlag vilket våra revisionsiakttagelser och bedömningar baseras på.

Enkät

I granskningen genomförs en webbenkät som skickas ut till samtliga ledamöter i bered- ningen. Enkäten utformas med två huvudområden: En del som syftar till att inhämta granskningsiakttagelser samt en del med kunskapshöjande ansats.

Enkäten berör härigenom frågeområden som reglerar beredningens verksamhet, samti- digt som respektive frågeområde kompletteras med informationstext om lagstiftning, sty- rande dokument och praxis kring hur beredningsverksamhet kan bedrivas ur en kommu- nallagsrättslig synpunkt.

Webbenkäten bidrar således till en kunskapshöjande aktivitet som kan stärka ändamåls- enligheten i beredningens arbete, samt den interna kontrollen.

Sakgranskning

Innan granskningsrapporten fastställs har beredningens ledamöter getts tillfälle att sak- granska rapporten.

(5)

2.

2.1.

2.1.1.

Iakttagelser och bedömningar

Ledamöternas kunskap kring styrande doku- ment

Iakttagelser

Kontrollfråga: Har beredningens ledamöter en tillfredsställande självskattad kunskap om de styrande dokument som reglerar beredningens verksamhet?

Inom ramen för granskningen har vi inhämtat iakttagelser inom området genom den en- kät som sändes ut till beredningens ledamöter. I sammanhanget skall nämnas att 71 pro- cent av beredningens ledamöter svarade på enkäten. Resultatet av enkäten med ledamö- ternas bedömningar över den interna kunskapen kring styrande dokument framgår ne- dan.

Grundläggande förutsiittningar

1. Påstående: Jag känner till de lagar och regler som är av betydelse för beredningens verk- samhet samt i mitt u dra som berednin sledamot

2. Påstående: Jag har tillräcklig kunskap om beredningens uppdrag utifrån styrande doku- ment i form av reglemente och uppdragsbeskrivning för året för att kunna fullgöra mitt upp- dra som berednin sledamot

3. Påstående: Jag har tillräcklig kunskap om beredningens ansvar utifrån lagar och regle- mente för att kunna ta mitt ansvar som berednin sledamot

4. Påstående: Som beredningsledamot är det tydligt för mig vilken återrapportering som fullmäkti e kräver av berednin ens arbete

5. Påstående: Som beredningsledamot är det tydligt för mig när beredningen skall återrappor- tera sitt u drag till fullmäkti e

0% 20% 40% 60% 80% 100%

1 42,86

2 42,86 Instämmer helt

Instämmer till övervägande del

3 42,86 Instämmer till viss del

Instämmer inte

4 28,57 'F'f' Vet ej/ingen uppfattning

5

Som framgår av diagrammet ovan ställer sig respondenterna i allmänhet positivt till på- ståendena som behandlar beredningens grundläggande förutsättningar. Ingen bered- ningsledamot har valt alternativet instämmer inte kring något av påståendena 1-5.

(6)

Till påstående 4 samt 5, som behandlar beredningens återrapporteringskrav från fullmäk- tige, har respondenterna till stor del ställt sig positiva. Samtidigt noteras att knappt 15 % av de svarande valt alternativen instämmer till viss del.

2.1.2. Bedömning

Kontrollfrågan om ledamöternas självskattade kunskap om styrande dokument bedöms till övervägande del vara tillräcklig.

Bedömningen baseras på enkätresultatet som redogörs för enligt ovan. Bedömningen vi gör utifrån den bild som framträder av enkäten är till övervägande del positiv, där de le- damöter som svarat på enkäten anser att de har en relativt god kunskap om styrande do- kument.

I sammanhanget noterar vi även att samtliga ledamöter inte svarat på enkäten. Vår be- dömning av kontrollfrågan omfattar härigenom endast de ledamöter vars svar vi erhållit.

2.2.

2.2.1.

Kunskapen om medborgarnas behov

Iakttagelser

Kontrollfråga: Kan beredningen visa att denne, på ett tillfredsställande sätt, arbetat för att öka kunskapen om medborgarnas behov?

Beredningen har i enlighet med dess uppdrag från fullmäktige avlämnat verksamhetsrap- port för 2017. Av rapporten framgår att beredningen arbetat med en blandning av dialog- metoder som använts tillsammans med fakta om civilsamhället för att sedan mynnat ut i en analys som bemöter fullmäktiges uppdrag. Beredningen har enligt rapporten valt att fokusera på dialoger med föreningar och organisationer som är ideellt drivna och som är av lokal karaktär. Tre frågeställningar har formulerats och varit styrande vid dialogerna.

Av rapporten framgår emellertid inte i vilken utsträckning dessa dialoger genomförts un- der året.

Vidare har beredningen analyserat resultaten av medborgardialogerna i kontext till rele- vant fakta för att sammanställa vilka behov som medborgarna har avseende samverkan med region Norrbotten.

Vår granskning visar härigenom att beredningen har bedrivit ett praktiskt arbete genom att möta medborgarna i dialog, men också att den tillämpade metoden är motiverad uti- från fullmäktiges uppdrag. Vidare kan beredningen sätta dess verksamhet i relation med uppdraget genom analysen i rapporten.

2.2.2. Bedömning

Kontrollfrågan, om beredningen kan visa att denne arbetat för att öka kunskapen om medborgarnas behov, bedöms vara uppfylld.

Bedömningen baseras på att beredningen kan visa att denne genom sin verksamhetsrap- port rent praktiskt genomfört medborgardialoger med anpassning för att nå en represen- tation som bedöms harmonisera med uppdraget som fullmäktige tilldelat beredningen.

(7)

Av våra iakttagelser framgår att beredningen kan motivera urvalet av metod samt vilka resultat som uppnåtts under året.

Däremot kan vi inte se i vilken omfattning arbetet bedrivits. Som utvecklingsområde be- dömer vi därigenom att beredningen framgent förtydligar metodbeskrivningen i det avse- ende att även omfattning framgår av rapporten, t.ex. genom beskrivning av antal intervju- ade respondenter.

Kontakten mellan medborgare ochjörtroende- valda

2.3.1. Iakttagelser

Kontrollfråga: Kan beredningen visa att denne, på ett tillfredsställande sätt, verkat för bättre kontakt mellan medborgare och förtroendevalda?

Som framgår av föregående avsnitt (2.2.i.) motiveras beredningens metod utifrån upp- draget från fullmäktige. Genom beredningens verksamhetsrapport framgår att beredning- en träffat föreningar, organisationer och andra sammanslutningar samt därtill ordnat egna dialogmöten runt om i länet för att samtal om årets uppdrag.

Vi noterar att det inte framgår av rapporten om resultaten av beredningens arbete med dialoger återförts till medborgarna. Av det skriftliga svar som inhämtats från beredningen framgår dock att beredningen under 2018 kommer återkoppla resultat och iakttagelser till medborgarna.

2.3.2. Bedömning

Kontrollfrågan, om beredningen verkat för att skapa bättre kontakt mellan medborgare och förtroendevalda, bedöms vara uppfylld.

Bedömningen baseras på att beredningen genom sin verksamhetsrapport kan visa att denne genomfört medborgardialoger och därigenom praktiskt verkat för att skapa bättre kontakt mellan medborgare och förtroendevalda. Vi noterar därtill att beredningen upp- ges ha påbörjat ett arbete för återkoppling till medborgarna under 2018.

Avlämnande av verksamhetsrapport

Iakttagelser

Kontrollfråga: Har beredningen avlämnat en verksamhetsrapport om genomförd verk- samhet och överlämnat denna till fullmäktige?

Beredningen har avlämnat verksamhetsrapport i enlighet med fullmäktiges uppdrag.

Rapporten behandlades vid regionfullmäktige(§ 99) 2017-11-22 - 2017-11-23.

Beredningens reglemente § 7 tydliggör att beredningen i fråga om sammanträden, be- slutsförfarande, jäv, beslutsförhet, protokoll och justering av protokoll skall tillämpa det som föreskrivs om nämnder i kommunallagen. Vår granskning visar att beredningens överlämnande av verksamhetsrapport till regionfullmäktige föregicks av beslut 2017-10- 02. I vår granskning har inget framkommit som tyder på att beslutsförfarandet och be- slutsprocessen i övrigt står i strid med kommunallagens krav.

(8)

Nedan redogörs för beredningsledamöternas uppfattning om måluppfyllelsen och den interna kontrollen. Enkätsvaren skall ställas mot måluppfyllelsen i övrigt. Svaren skall även läsas med vetskap om att 71 % av ledamöterna svarat på enkäten. Nedan redovisade svar representerar således inte samtliga ledamöter i beredningen.

Verksamhetens miil

1. Påstående: Det finns formulerat u dra för berednin ens verksamhet.

2. Påstående: Beredningen har en god måluppfyllelse utifrån det uppdrag som fullmäktige fastställt för beredningens verksamhet.

0% 20% 40% 60% 80% 100%

1 Instämmer helt

28,57 Instämmer till övervägande del 2

Instämmer till viss del

•M•t•il!IJ@~·M• Instämmer inte - - - - - Vet e'/in en u fattnin

Intern kontroll

1. Påstående: Som beredningsledamot vet jag var jag kan eftersöka de dokument som styr berednin ens verksamhet.

2. Påstående: Beredningen analyserar och identifierar risker som kan påverka beredningens möjlighet att fullfölja sitt uppdrag (t.ex. analys över möjligheterna att inom tid, med tillgäng- li a resurser nå sina sitt mål u dra .

3. Påstående: I de fall som beredningen identifierar bristande möjlighet att nå uppsatta mål u dra vidtas åt ärder för att stärka målu llelsen.

4. Påstående: Som beredningsledamot anser jag att jag har tillräcklig kunskap om beredning- ens ansvar för den interna kontrollen.

0% 20% 40% 60% 80% 100%

1 2 3 4

- - - . Instämmer helt

Instämmer till övervägande del

Instämmer till viss del

4,29 Instämmer inte

Vet ej/ingen uppfattning 14,29

•+•1

11

1··-·

Beredningens arhetssföt och samarbetsformer

1. Påstående: Som beredningsledamot anser jag att roll- och ansvarsfördelningen mellan be- redningen och dess tiänstemän är tydlig.

2. Påstående: Som beredningsledamot anser jag att beredningen har ett gott diskussionskli- mat vid sina sammanträden.

3. Påstående: Jag anser att jag får den information och utbildning jag behöver för att fullgöra mitt unndrag som beredningsledamot.

4. Påstående: Som beredningsledamot upplever jag att beredningens ledamöter tar ett ge- mensamt ansvar för att fullgöra beredningens uppdrag.

(9)

0% 20% 40%

1 2

60% 80% 100%

28,57

Instämmer helt

Instämmer till övervägande del

Instämmer till viss del 3 )T",'~~~~~;.tf~::::;:~if":~:-7:N~~ra::1!W"~14,29 Instämmer inte

Vet ej/ingen uppfattning

4 28,57 42.86

Vår enkätundersökning visar att beredningen i allmänhet ställer sig positiv till att bered- ningens uppdrag är tydligt. Ledamöterna framför även att måluppfyllelsen till stor del är god. Beredningens ledamöter instämmer vidare till största del positivt vad gäller bered- ningens arbete med den interna kontrollen. Såväl roll- och ansvarsfördelningen, diskuss- ionsklimat och kunskap vad gäller arbetet för att fullgöra uppdraget anses gott.

Däremot framträder en bild där beredningens ledamöter inte bedömer att det tas ett ge- mensamt ansvar för att fullgöra beredningens uppdrag.

Bedömning

Kontrollfrågan, om beredningen har avlämnat en verksamhetsrapport om genomförd verksamhet och överlämnat denna till fullmäktige, bedöms vara uppfylld.

Bedömningen baseras på att beredningen har avlämnat verksamhetsrapport i enlighet med fullmäktiges uppdrag. överlämnandet har även föregåtts av följsamhet till reglemen- tets§ 7.

Som relation till måluppfyllelsen att beredningen avlämnat en enkät till fullmäktige note- rar vi genom den ställda enkäten viss utvecklingspotential kring exempelvis intern kon- troll och samarbetsformer i beredningens arbete.

2.5.

2.5.1.

Redovisning av uppdrag

I akttagel er

I

Redovisar beredningens verksamhetsrapport årets uppdrag på ett tillfredsställande sätt?

Som tidigare nämnts i avsnitt 2.2.1. framgår att beredningen redogjort för årets uppdrag genom att analysera resultaten av genomförda medborgardialoger i kontext till relevanta fakta.

Av analysen framgår vilka behov civilsamhället, i egenskap av urvalsgruppen, har av sam- verkan med Region Norrbotten. Här beskrivs exempelvis att föreningarna är i behov av extern :finansiering för att kunna bedriva dess verksamhet och att regionen lyssnar till dess erfarenheter och tillvaratar dessa i utveckling av regionens verksamhet. Därtill efter- frågas regionen som en aktör för att knyta samman föreningarna, vilket skulle kunna leda till förenklad ansökan om bidrag samt extern informationsspridning till potentiella med- lemsrekryteringar.

(10)

2.5.2. Bedömning

Kontrollfrågan, om beredningens verksamhetsrapport redovisar årets uppdrag på ett till- fredsställande sätt, bedöms vara uppfylld.

Bedömningen baseras på att beredningen genom sin verksamhetsrapport redovisat resul- taten av medborgardialogerna i relation till det uppdrag beredningen fått från fullmäktige.

2.6.

2.6.1.

Ekonomiskt utfall

Iakttagelser

Kontrollfråga: Har beredningen bedrivit sitt uppdrag i enlighet med tilldelad ekonomisk ram?

Beredningen har tilldelats en budget om 1164 849 kr för år 2017. Justerat utfall för år 2017 är 647 510 kr, vilket genererar en positiv avvikelse med 517 339 kr.

Då inte hela utrymmet för arvoden och ersättningar förbrukats lämnas överskott.

2.6.2. Bedömning

Kontrollfrågan, om beredningen har bedrivit sitt uppdrag i enlighet med tilldelad ekono- misk ram, bedöms vara uppfylld.

Vår bedömning baseras på att beredningen för verksamhetsåret 2017 bedrivit sin verksamhet inom tilldelad ekonomisk ram genom den positiva avvikelsen.

I sammanhanget vill vi dock uppmärksamma att vår sammanfattande revisionella be- dömningen avseende ekonomisk tillfredsställelse skall bedömas genom att det ekono- miska utfallet ställas mot måluppfyllelsen i övrigt.

(11)

3. Sammanfattande bedömning

Revisionell bedömning sker utifrån följande skala/ gradering:

..

6o

Inte (<>--20) I lwgränsad utsträckning/ Till Öl'f'ni'igandeckl Ja (So-) Bristande (20-49) (5J-"i9)

I vår granskning har följande bedömningar gjorts kopplade mot granskningens kontrollfrågor.

Kontrollfrågor

Har beredningens ledamöter en tillfredsställande självskattad kunskap om de styrande doku- ment som reglerar beredningens verksamhet?

Kan beredningen visa att denne, på ett tillfredsställande sätt, arbe- tat för att öka kunskapen om medborgarnas behov?

Kan beredningen visa att denne, på ett tillfredsställande sätt, ver- kat för bättre kontakt mellan medborgare och förtroendevalda?

Har beredningen avlämnat en verksamhetsrapport om genom- förd verksamhet och överlämnat denna till fullmäktige?

Redovisar beredningens verk- samhetsrapport årets uppdrag på ett tillfredsställande sätt?

Har beredningen bedrivit sitt uppdrag i enlighet med tilldelad ekonomisk ram?

Bedömning

Till övervägande del

Vh enkät visar att de beredningsledamöter som svarat pA enk!ten till övervägande del uppger sig ha en

tillfredsställade självskattad bmabp om de styrande dokument som reglerar beredningens verksamhet.

(12)

Revisionell bedömning

Denna granskning har syftat till att bedöma om:

Beredningen för verksamhetsåret 2017 utfört sitt uppdrag på ett ändamålsenligt sätt.

Beredningen för verksamhetsåret 2017, utfört sitt uppdrag på ett ekonomiskt till- fredsställande sätt.

Beredningen har en tillräcklig intern kontroll.

Enligt god revisionssed i kommunal verksamhet anges att verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt (god ekonomisk hus- hållning) genom att:

Verksamheten lever upp till fullmäktiges mål, beslut och riktlinjer samt gällande lagstiftning och andra föreskrifter som gäller för verksamheten,

Verksamheten klarar att genomföra sitt uppdrag med tillgängliga resurser,

Det finns en styrning och uppföljning mot mål och beslut.

Vidare anges att den interna kontrollen är tillräcklig då:

Kontrollen är aktiv och ändamålsenlig, dvs. att den förebygger, upptäcker och åt- gärdar,

Arbetet med den interna kontrollen är strukturerat samt integrerat i organisation, system och det löpande arbetet.

Vår sammanfattande revisionella bedömning är att:

Beredningen bedrivit sin verksamhet på ett ändamålsenligt sätt.

Beredningen bedrivit sin verksamhet på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt.

Vår bedömning är vidare att den interna kontrollen i sammanhanget är tillräcklig.

Vår bedömning av ändamålsenligheten i beredningens arbete baseras på att beredningen i allt väsentligt levt upp till fullmäktiges mål och riktlinjer.

Vår bedömning av den ekonomiska tillfredställelsen skall ställas mot måluppfyllelsen i övrigt. Beredningen har för verksamhetsåret 2017 bedrivit sitt arbete inom tilldelad eko- nomisk ram. Då måluppfyllelsen i övrigt bedöms som hög bedömer vi även att den eko- nomiska tillfredsställelsen är god.

Vår bedömning av beredningens interna kontroll baseras på att vår enkät visar att bered-

(13)

ment som reglerar beredningens verksamhet. Verksamhetsrapport har därtill avlämnats i enlighet med fullmäktiges uppdrag. Vår revisionella bedömning är att beredningens in- terna kontroll är tillräcklig.

Rekommendationer

I syfte att stärka beredningens arbete lämnas följande rekommendation:

För att beredningen ytterligare skall kunna påvisa hur denne arbetat för att möta de uppdrag som fullmäktige lämnat rekommenderas beredningen att utveckla verksamhetsrapportens metodbeskrivning så att denna framgent än tydligare re- dogör för omfattningen av de sätt som beredningens verksamhet bedrivits.

I syfte att stärka dialog och återrapportering till beredningens uppdragsgivare fullmäktige rekommenderas beredningen att framgent tidigt initiera en dialog med fullmäktiges presidium för att planera och löpande återrapportera målupp- fyllelsen i beredningens arbete.

Referanslar

Benzer Belgeler

18p Man behöver inte ha fullgod synförmåga för att kunna läsa en tidning eller bok.. Den som har en

 du vara upplagd med rätt behörighet och HSAID i Menuett, detta kan göras av behörig person i din kommun eller

Minska administrativ tid i vården Inget nytt att redovisa, arbete pågår med tidigare redovisade åtgärder till regionsstyrelsen. Översyn

Ledningsgruppen för samarbetet mellan SKR och regionerna för att uppnå en vård oberoende av inhyrd personal föreslår att:.. att RD-nätverket den 25 september tar ett

 Ta ledarskapet för att i samverkan med andra aktörer på den regionala arenan ta fram en plan för hur laddinfrastrukturen för elbilar i länet skyndsamt ska byggas ut. Luleå den

-Varför har den politiska ledningen i Region Norrbotten avstått från att lyfta frågan om avveckling av Vårdnära service till den politiska nivån där beslut om Vårdnära

Vi har uppdaterat larmplanen för Mobilräddarna så om du finns i närheten av ett hjärtstopp larmas du idag på följande sätt: Om din mobiltelefon positionerats

Om kallelse till samordnad individuell planering inte skickas från den fasta vårdkontakten i öppenvården till berörda enheter senast tre dagar efter det att underrättelse har