İÇİNDEKİLER GELEN EVRAK İŞ AKIŞ ŞEMASI GİDEN EVRAK İŞ AKIŞ ŞEMASI YOLLUK ÖDEMELERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI İHALE İŞLEMLERİ EVRAK İŞ AKIŞ ŞEMASI ÖDEME

(1)

İÇİNDEKİLER

GELEN EVRAK İŞ AKIŞ ŞEMASI GİDEN EVRAK İŞ AKIŞ ŞEMASI YOLLUK ÖDEMELERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI İHALE İŞLEMLERİ EVRAK İŞ AKIŞ ŞEMASI

ÖDEME İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ İADE İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ

İLİŞİK KESMEŞ AKIŞ SÜRECİ ÜYELİK İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ EĞİTİM FAALİYETLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ

MAAŞ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ

KATALOGLAMA VE SINIFLAMA İŞ AKIŞ SÜRECİ ETİKET VE BARKOT İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ

VERİTABANI HİZMETİ İŞ AKIŞ SÜRECİ

(2)

T.C.

BARTIN ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

Form No Revizyon Tarihi İlk Yayın Tarihi Revizyon No GELEN EVRAK İŞ AKIŞ ŞEMASI

HAZIRLAYAN ONAYLAYAN

Fiziki Evrak Elekt ronik ortamda gelen evrak

(EBYS)

Evrak Başkan tarafından görülür

Evrak ilgili memur tarafından taranır ve EBYS'ne aktarılır

Başkanlığı

İlgilendiriyor Evrak İlgili birime iade edilir Evrakla ilgili gerekli işlemlerin

yapılması için Daire Başkanınca Şube Müdürüne havale edilir

Evrak Şube Müdürü tarafından incelenir ve gereği için ilgili birim veya

kişilere havale edilir

Evet Hayır

Havalesi yapılan evrak, ilgili birim veya kişilerce incelenir

Cevap yazılacak mı?

Evet

Hayır

Daire Başkanı / Rektör tarafından onaylanan evrak EBYS üzerinden veya

çıktısı alınarak posta yoluyla ilgili birimlere gönderilir Hazırlanan evrak hiyerarşik sırayla

kontrol edilerek paraflanır Giden Evrak hazırlanır

Bir nüshası fiziki olarak dosyasında

muhafaza edilir

Bit ir Evrak EBYS Sisteminde İşleme alınır

ve burada muhafaza edilir

Başla

(3)

T.C.

BARTIN ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

Form No Revizyon Tarihi İlk Yayın Tarihi Revizyon No GİDEN EVRAK İŞ AKIŞ ŞEMASI

HAZIRLAYAN ONAYLAYAN

EBYS üzerinden hazırlanan yazı, ilgili memur tarafından paraflanıp elektronik

ortamda imza süreci başlatılır

Yazım ya da anlatım hatası varmı?

Evrak imzalanır ve sistem üzerinden giden evrak kayıt numarası verilir

Başla

Bir nüsha dosyalanır

Bitir

Tarih v e say ı v erilir, ekler kontrol edilir

Yazı sırasıyla Şef ve/veya Şube Müdürünün parafına sunulur

Evrak EBYS üzerinden hiyerarşi sırasına göre paraflanır ve onaya

sunulur

Tarih v e say ı v erilir, ekler kontrol edilir

Bir nüsha dosyalanır Evet

Hayır

(4)

T.C.

BARTIN ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

Form No Revizyon Tarihi İlk Yayın Tarihi Revizyon No YOLLUK ÖDEMELERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI

HAZIRLAYAN ONAYLAYAN

Personel geldikten sonra Maaş Mutemeti tarafından HYS'de Kişi ve Onay Bilgisi

Girişi yapılır

Görevlendirilecek Personel İçin Rektörlük Oluru Alınır

Görevlendirme yazısının hazırlanması Başla

Görevlendirilen Personel E-Devlet Üzerinden Elektronik Yolluk Bildirimini

Düzenler ve HYS'ne gönderir

Yolluk Bildirimin Çıktısı Alınır Kontrol Edilir

Hata Var mı?

Ödeme emri belgesi ekleriyle birlikte Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına

ödenmek üzere gönderilir Maaş Mutemedi tarafından Ödeme Emri

Belgesi Oluşturulur ve çıktısı alınarak varsa konaklama giderbelgesi, uçak bileti

eklenerek gerçekleştirme görevlisine ve harcama yetkilisine imzaya sunulur Yolluk Bildirimi görevlendirilen personel ve Harcama Yetkilisi tarafından İmzalanır

Bit ir

Bir nüshası saklanmak üzere

arşive kaldırılır Evet

Hayır

(5)

T.C.

BARTIN ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Kütüphane ve Dokümantasyon

Daire Başkanlığı

Form No Revizyon Tarihi İlk Yayın Tarihi Revizyon No İHALE İŞLEMLERİ EVRAK İŞ AKIŞ ŞEMASI

Görevli komisyon tarafından yaklaşık maliyet tespit çalışmaları yapılır ve İhale Kanunu hükümlerine göre ihalenin şekline karar

verilir

Ödenek durumu, ihale ilanının süresi, yayınlanacağı yerler, avans ve fiyat farkı verilip verilmeyeceği vb. hususlar dikkate

alınarak ihale onay belgesi düzenlenir

Onay belgesinde yer alan; işin nev'i, niteliği, varsa proje numarası, miktarı, kullanılabilir ödeneği ve tertibi, alımda uygulanacak usulü, avans ve fiyat farkı verilecekse şartları vb.

bilgiler Gerçekleştirme Görevlisi tarafından kontrol edilerek imzalandıktan sonra Harcama Yetkilisince de imzalanır

KİK'den ihale kayıt numarası alınır, ihale dökümanını oluşturacak idari ve teknik şartname, sözleşme tasarısı, ilan

metni ve varsa diğer dokümanlar da ilgili mevzuata uygun olarak hazırlanır ve ihale onay belgesine eklenir.

İhale yetkilisi tarafından, ilgili mevzuatına uygun olarak ilan gereken ihalelerde ilanın yayınlandığı tarihten sonra İhale Komisyonu asıl ve yedek üyelerle birlikte görevlendirilir gerekli

incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla ihale işlem dosyasının birer örneği, ilân veya daveti izleyen üç gün içinde

ihale komisyonu üyelerine verilir

İhale dökümanı idarede ve EKAP ta bedelsiz olarak görülebilir, ancak ihaleye katılmak isteyen istekliler e-imza/m-imza ile dokümanı indirmek veya bedeli karşılığı elden / posta yoluyla

satın almak zorundadır

İhale tarihinde idare görevlisi tarafından ihaleye katılacak olan isteklilere ait teklif zarfları geliş sırasına göre sıra numarası verilerek teslim alınır ve tutanak karşılığı ihale komisyonuna

teslim edilir

Tespit edilen yaklaşık maliyete göre ihale ilanının süresi ve yayın yeri/yerleri belirlenir ve yayınlanması sağlanır veya

katılımcılara davet mektupları gönderilir İhtiyaca göre ihtiyaç talep formu veya yazı ile varsa teknik

şartname ve maliyeti etkileyecek diğer unsurların belgeleri düzenlenerek satınalma birimine gönderilir

İhale işlemleri EKAP üzerinde yapılarak gerekli

aşamalar kaydedilir ve IKN alınır

Yaklaşık maliyete göre ilan, EKAP'ta ve yerel gazetede yayımlanır

Zarflar görevli tarafından alınış sırasına göre EKAP'a kaydedilir Başla

2

(6)

İhale komisyonu tarafından, Kanunun 36, 37 ve 38 inci maddelerine göre teklifler açılır ve değerlendirilir. Yapılan değerlendirmede ihale, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren isteklide bırakılır. İhale komisyonunun gerekçeli kararı Kanun ve ilgili mevzuata göre düzenlenir ve komisyon üyeleri tarafından imzalanır. Daha sonra ihale üzerinde kalan isteklinin Kanunun 40 ıncı maddesine göre yasaklı olup olmadığı teyit

ettirilerek buna ilişkin KİK belgesi karara eklenir ve İhale Yetkilisinin onayına sunulur

İhale yetkilisi, ihale komisyonu kararının tarihini izleyen en geç beş işgünü içinde ihale kararını onaylar veya gerekçesini açıkça

belirtmek suretiyle iptal eder

İhale dökümanında belirtilen yer ve saatte ihale gerçekleştirilir.

Kanunun 41 inci maddesine göre kesinleşen ihale kararı, onay tarihini izleyen en geç üç gün içinde ihaleye teklif veren bütün

isteklilere EKAP üzerinden tebliğ edilir

İhalenin Toplam Bedeli mal ve hizmet alımları için belirlenen parasal limitleri aşıyormu?

Hayır

Evet

Sözleşme imzalanmadan önce ihalenin toplam bedelinin, İç Kontrol ve Ön M ali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslarda ve Bartın

Üniversitesi Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslarda belirtilen parasal limitleri aşıp aşmadığına bakılır

İşlemler eş zamanlı olarak EKAP üzerinde de yapılır

4734 sayılı Kanunun 42.

maddesi

Ön mali kontrole tabi taahhüt evrakı ve sözleşme tasarısı ile bunlara ilişkin tüm bilgi ve belgelerden oluşturulan bir asıl, bir

onaylı suret olmak üzere iki nüsha işlem dosyası dizi pusulası düzenlenerek Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Ön Mali Kontrol Şube M üdürlüğüne gönderilir. İşlem dosyası Ön M ali

Kontrol Şube M üdürlüğünce en geç on işgünü içinde kontrol edilir. Bu süre gerektiğinde Üst Yönetici onayıyla bir katına

kadar artırılabilir 2

3

(7)

HAZIRLAYAN ONAYLAYAN

Görevli personel tarafından, M YHBY' nin ilgili maddelerinde belirtilen tüm belgelerle birlikte ödeme emri belgesi

düzenlenerek gerçekleştirme görevlisine gönderilir Harcama yetkilisince;

Kanunun 42.maddesine göre ihale üzerinde kalan istekli sözleşmeye davet edilir. Kesin teminatı yatıran istekli ile, binde

7,5 sözleşme damga vergisi, varsa onbinde beş KİK payı ve taahhüt edilen belgeleri getirmek kaydıyla sözleşme imzalanır

ve geçici teminatı iade edilir

İhale üzerinde kalan isteklinin kesin teminatı yatırmayıp sözleşmeyi imzalamaması durumunda herhangi bir işlem yapmaksızın geçici teminatı gelir kaydedilir. Bu durumda ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif fiyatının ihale yetkilisince uygun görülmesi kaydıyla ve belirtilen süreler

içinde gerekli tebligatlar yapılmak suretiyle bu istekliyle sözleşme yapılabilir. Ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif

sahibinin de sözleşmeyi imzalamaması durumunda ise, bu isteklinin de geçici teminatı gelir kaydedilerek ihale iptal edilir

İhale sonuçları, Kanunun 47.mad. çerçevesinde en geç onbeş gün içinde kamu ihale bülteninde ilan edilir

İhale konusu mal veya hizmet alımı ile yapım işinin muayenesi ve kabulü, ilgili mevzuat hükümleri çerçevesinde oluşturulan

M uayene ve Kabul Komisyonu tarafından gerçekleştirilir Evet

Hayır M ali karar ve işlem mevzuata uygun

mudur?

M al alımlarında ilgili mevzuata göre taşınır kayıt işlemleri yapılarak taşınır işlem fişi düzenlenir

Uygunluk yazısı yazılarak asıl işlem dosyası ile birlikte harcama birimine gönderilir.

Sözleşme imza tarihinden itibaren en geç 15 gün içinde ihale sonucu ilan

edilir

Taşınır M al Yön. M d 15'e göre KBS Sistemine

kaydedilir

Gerçekleştirme görevlisi tarafından, ödeme emri belgesi ve eki belgeler kontrol edildikten sonra "Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür." şerhi düşülerek imzalanır ve harcama yetkilisine gönderilir. Harcama yetkilisi tarafından da imzalandıktan sonra

Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına gönderilir

Bitir Uygun görülmeme nedenlerini

belirten görüş yazısı yazılarak işlem dosyası ile birlikte harcama yetkilisine gönderilir.

3

(8)

T.C.

BARTIN ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

Form No Revizyon Tarihi İlk Yayın Tarihi Revizyon No ÖDEME İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ

HAZIRLAYAN ONAYLAYAN

Başla

Yükleniciden teslim ettiği mal veya hizmet için hakedişini almak üzere fatura kesmesi ve

istenen diğer belgeleri hazırlayarak İdareye teslim etmesi istenir

Gelen dokümanlar ve fatura kontrol edilir, kaşe ve imza niteliklerine ve fatura rakamlarının tam ve doğru olup olmadığına

bakılır

Belgelerdeki vey a faturadaki eksiklikler düzeltilmesi için

Yükleniciye iade edilir

KBS sistemine ödeme emri belgesi girişi yapılır ve çıktı alınarak gerçekleştirme görevlisi tarafından ödeme emri ve eki

belgeler kontrol edilir

Tesp it edilen eksiklikler düzeltilmesi için görevliye

iade edilir

Harcama Yetkilisince imzalanan ödeme emri, bir dosya halinde teslim tutanağı ekine bağlanır ve Strateji Geliştirme Dairesine elden

teslim edilir. Birimde kalacak nüshası ise dosyasına kaldırılır

M YHBY ne göre ödeme emrine bağlanması gereken belgeler en az 2 şer nüsha olacak şekilde oluşturulur, çıktıları alınarak süreçteki

görevliler tarafından imzalanır Fatura ve diğer belgeler de eksik veya hata var mı?

Ödeme emri ve eki belgelerde eksik veya hata var mı?

Ödeme emri belgesi, Gerçekleştirme Görevlisi tarafından "kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür" şerhi ile imzalanır ve imza için

Harcama Yetkilisine sunulur

Bitir Kayıt

Evet

Hayır

Evet

Hayır

(9)

T.C.

BARTIN ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

Form No Revizyon Tarihi İlk Yayın Tarihi Revizyon No İADE İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ

HAZIRLAYAN ONAYLAYAN

Kullanıcı ödünç aldığı kitabı

ödünç verme birimine getirir.

Kitap iade alınarak kullanıcının üzerinden düşümü yapılır

Kitap kullanıcıya iade edilerek yenisini alması istenir Gecikme bedeli alınır

İade süresi geçmiş Yırtılmış veya sayfaları

eksilmiş Başla

Bitir

Kontrol

(10)

T.C.

BARTIN ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

Form No Revizyon Tarihi İlk Yayın Tarihi Revizyon No İLİŞİK KESMEŞ AKIŞ SÜRECİ

HAZIRLAYAN ONAYLAYAN

Kütüphane otomasyon sisteminden kullanıcının üzerinde ödünç aldığı bir materyal olup olmadığı kontrol

edilir

Bartın Üniversitesi personeli veya öğrencisi ilişik kesme talebinde

bulunur

Hayır

Evet

Kişiden, üzerindeki materyalin iadesi ve varsa gecikme bedelini

ödemesi istenir

Kütüphane otomasyon sisteminden kişinin üyelik kaydı pasif konuma

getirilir ve ayrılış nedeni işaretlenir

Başla

Bitir İlişik kesmeye

uy gun mu?

Üzerinde bulunan materyal iade alınır varsa gecikme bedeli tahsil

edilir

İlişik kesme formu imzalanır

(11)

T.C.

BARTIN ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

Form No Revizyon Tarihi İlk Yayın Tarihi Revizyon No ÜYELİK İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ

HAZIRLAYAN ONAYLAYAN

Üniversitemiz öğrencisi veya

personeli olup olmadığı sorgulanır

Karar

U UD

Öğrenciler Üye Kayıt Formunu doldurur

Kullanıcılar kütüphaneye üyelik başvurusunda bulunur

Üyelik bilgileri kontrol edilerek bilgisayar ortamındaki üye kayıt

modülüne aktarır

Kullanıcının üyeliği Kütüphane Otomasyon sisteminde aktif

hale getirilir

Üyelik işlemi tamamlanır Üye Kayıt Formu

dosyada saklanır

Başla

Üye Kaydı Yapılmaz

Bitir

Akademik veya İdari

Personel

U

(12)

T.C.

BARTIN ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

Form No Revizyon Tarihi İlk Yayın Tarihi Revizyon No EĞİTİM FAALİYETLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ

HAZIRLAYAN ONAYLAYAN

Başla

Eğitimi verecek konuk veya birim personeli ile eğitim planlaması

yapılır Veri tabanı kullanımı veya

benzerlik programlarının kullanımı ile ilgili akademik birimlerden

gelen eğitim talepleri

Eğitim talebi karşılanabilir

mi ?

Yeni eğitim öğretim döneminde düzenlenen kütüphane tanıtımı ve

oryantasyon eğitimleri

Veri tabanı firmalarından gelen eğitim verme talepleri

Eğitimci kendi planlamasını yaparak eğitim faaliyetini

gerçekleştirir

Sağlık Kültür ve Spor Dairesine ihtiyaçlar için talep yazısı yazılır

ve salon tahsisi istenir Konferans

salonuna ihtiyaç duyuluyor

mu?

Bitir Eğiitm talepleri Başkanlık

tarafından değerlendirilir

Hayır

Evet

Hayır

Evet

Katılımcılar için imza listesi düzenlenir ve Eğitim Dosyasına konur

Eğitimin karşılanamama nedeni gerekçeleri ile talep eden birim

veya kişiye bildirilir

(13)

T.C.

BARTIN ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

Form No Revizyon Tarihi İlk Yayın Tarihi Revizyon No MAAŞ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ

HAZIRLAYAN ONAYLAYAN

İlgili aya ait, personelin derece, kademe, kıdem v.b. terfi

değişiklikleri, yabancı dil puanı, aile yardımı için eşin çalışıp çalışmadığı, çocuk yardımı için yaş bilgileri v.b değişiklikler güncellenir. Nakil giden veya ücretsiz izne ayrılanların da Kamu Personel Harcamaları Yönetim Sistemi (KPHYS) sisteminden çıkışı yapılarak güncelleme

işlemi tamamlanır. Kesintiler (icra, sendika, emekli borçlanması, eczane, kira, kefalet, zam ve tazminat ödemelerinde 657 sayılı Kanunun 152.maddesine göre 7

günü aşan hastalık izin süreleri v.b) girilerek hesaplama işlemi gerçekleştirilir

Başla

Harcama yetkilisi tarafından imzalanan ödeme emri belgesi ve eki belgeler her ayın 13'üne kadar Strateji

Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir

M erkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 9. ve 10. maddelerinde say ılan gerekli belgeler eklenerek

gerçekleştirme görevlisi tarafından imzalanır

Gerçekleştirme görevlisi tarafından yapılan kontrol sonucunda ödeme emri belgesine "Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür." şerhi düşülerek imzalanır ve eki

belgelerle birlikte harcama yetkilisine gönderilir.

HARCAM A BİRİM İ

Hayır Evet

Kontrol Evraklarda eksik vey a hata var

mı?

Kamu Personel Harcamaları Yönetim Sisteminden (KPHYS) özet bordro dökümü ile ödeme emri belgesi ve

diğer belgeler alınır

Bitir

(14)

T.C.

BARTIN ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

Form No Revizyon Tarihi İlk Yayın Tarihi Revizyon No KATALOGLAMA VE SINIFLAMA İŞ AKIŞ SÜRECİ

HAZIRLAYAN ONAYLAYAN

Başla

Kütüphane Otomasyon sisteminden Kataloglama M odülüne Girilir

Bilgisayardan Kayıtların Kontrolü Yapılarak Önceki Kayıtlar İncelenir

Kitaba Ait Tüm Bibliyografik Bilgiler Bilgisay ara kay dedilir Yeni Kayıt M odülü Açılır

Kongre Kütüphanesi Sınıflama Sistemine Göre Kitabın Konusu Tespit Edilerek

Kitabın İç Kapağına Tasnif No ve Demirbaş No Yazılır

Kayıt İşlemi Tamamlanır Eksik bilgi

varmı?

Yeni kayıt açılacak mı?

Hayır

Evet

Kitabın dış kapak resmi taranarak kayıtlara eklenir

Evet

Hayır

Bitir Kayıt Çoğaltılır ve

kopya sayısı belirlenir

(15)

T.C.

BARTIN ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

Form No Revizyon Tarihi İlk Yayın Tarihi Revizyon No ETİKET VE BARKOT İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ

HAZIRLAYAN ONAYLAYAN

Kayıtları tamamlanan kitapların barkot ve yer no etiket dökümleri

Kitabın iç kapağındaki demirbaş ve tasnif no'ları etiketle karşılaştırılarak kontrol edilir

Kitabın arka kapağına barkot etiketi ve koruyucu bant Kitabın sırtına aşağıdan 1 cm boşluk bırakılarak yer no etiketi

yapıştırılır

Etiketin üzerine koruyucu bant yapıştırılır

İşlemi tamamlanan kitaplar Okuyucu Hizmetleri Birimine

Hayır

Evet Başla

Bilgiler doğru mu?

Otomasyon Sisteminden kayıtlar kontrol edilerek

gerekli düzeltmeler yapılır

Bitir

Kitabın arka kapağının iç kısmına

Ödünç Kitap İade Tarih Pusulası

(16)