KATALOGLAMA VE SINIFLAMA İŞ AKIŞ ŞEMASI

(1)

İÇİNDEKİLER

KATALOGLAMA VE SINIFLAMA İŞ AKIŞ ŞEMASI ETİKET VE BARKOT İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI ÜYELİK İŞLEMLERİ AKIŞ ŞEMASI

ÖDÜNÇ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI

KÜTÜPHANELERARASI ÖDÜNÇ ALMA İŞ AKIŞ ŞEMASI KÜTÜPHANELERARASI ÖDÜNÇ VERME İŞ AKIŞ ŞEMASI TÜBESS İŞ AKIŞ ŞEMASI

EĞİTİM FAALİYETLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI İLİŞİK KESME İŞ AKIŞ ŞEMASI

GELEN EVRAK İŞ AKIŞ ŞEMASI

GİDEN EVRAK İŞ AKIŞ ŞEMASI

YOLLUK İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI

İHALE İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI (1)

İHALE İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI (2)

İHALE İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI (3)

TAŞINIR İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI (1)

TAŞINIR İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI (2)

TAŞINIR İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI (3)

TAŞINIR İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI (4)

TAŞINIR İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI (5)

TAŞINIR İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI (6)

TAŞINIR İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI (7)

TAŞINIR İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI (8)

MAAŞ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI

ÖDEME İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI

DİĞER ÖDEME İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI

(2)

T.C.

BARTIN ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

Form No Revizyon Tarihi İlk Yayın Tarihi Revizyon No KATALOGLAMA VE SINIFLAMA İŞ AKIŞ ŞEMASI

HAZIRLAYAN ONAYLAYAN

Başla

Kütüphane Otomasyon sisteminden Kataloglama M odülüne Girilir

Bilgisayardan Kayıtların Kontrolü Yapılarak Önceki Kayıtlar İncelenir

Kitaba Ait Tüm Bibliyografik Bilgiler Bilgisayara kaydedilir Yeni Kayıt M odülü Açılır

Kongre Kütüphanesi Sınıflama Sistemine Göre Kitabın Konusu Tespit Edilerek

Numaralandırılır

Kitabın İç Kapağına Tasnif No ve Demirbaş No Yazılır

Kayıt İşlemi Tamamlanır Eksik bilgi

varmı?

Yeni kayıt açılacak mı?

Hayır

Evet

Kitabın dış kapak resmi taranarak kayıtlara eklenir

Evet

Hayır

Bitir Kayıt Çoğaltılır ve

kopya sayısı belirlenir

(3)

T.C.

BARTIN ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

Form No Revizyon Tarihi İlk Yayın Tarihi Revizyon No ETİKET VE BARKOT İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI

HAZIRLAYAN ONAYLAYAN

Kayıtları tamamlanan kitapların barkot ve yer no etiket dökümleri

bilgisayardan alınır

Kitabın iç kapağındaki demirbaş ve tasnif no'ları etiketle karşılaştırılarak

kontrol edilir

Kitabın arka kapağına barkot etiketi ve koruyucu bant yapıştırılır Kitabın sırtına aşağıdan 1 cm boşluk

bırakılarak yer no etiketi yapıştırılır

Etiketin üzerine koruyucu bant yapıştırılır

İşlemi tamamlanan kitaplar Okuyucu Hizmetleri Birimine Teslim Edilir

Hayır

Eve t Başla

Bilgiler doğru mu?

Otomasyon Sisteminden kayıtlar kontrol edilerek gerekli düzeltmeler yapılır

Bitir

Kitabın arka kapağının iç kısmına Ödünç Kitap İade T arih Pusulası

yapıştırılır

Kitabın iç kapağına ve diğer sayfalarına (her 50 veya 100 sayfada

bir) kütüphane kaşesi basılır

(4)

T.C.

BARTIN ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

Form No Revizyon Tarihi İlk Yayın Tarihi Revizyon No ÜYELİK İŞLEMLERİ AKIŞ ŞEMASI

HAZIRLAYAN ONAYLAYAN

Üniversitemiz öğrencisi veya personeli

olup olmadığı sorgulanır

Eve t Hayır

Öğrenciler Kütüphane hesaplarından otomasyon sistemine girerek Şahsi Bilgilerim alanını eksiksik doldurur ve

Üyelik Sözleşmesini onaylar Kullanıcılar kütüphaneye üyelik

başvurusunda bulunur

Üyelik bilgileri kontrol edilerek Kullanıcının üyeliği Kütüphane Otomasyon sisteminde aktif hale

getirilir

Üyelik işlemi tamamlanır Başla

Üye Kaydı Yapılmaz

Bitir

Akademik veya İdari Personel Eve t

Üyelik için uygun mu?

(5)

T.C.

BARTIN ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

Form No Revizyon Tarihi İlk Yayın Tarihi Revizyon No ÖDÜNÇ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI

HAZIRLAYAN ONAYLAYAN

ÖDÜNÇ VERME İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI

ÖDÜNÇ İADE İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Başla

Görevli, kullanıcıdan Üniversitemiz personel veya öğrenci kimliğini ister ve Üyelik bilgilerini

kontrol eder

Kullanıcı ödünç almak istediği kitabı raftan alır ve ödünç verme bankosuna gelir

Personel ya da öğrenci değilse ödünç işlemi

yapılmaz

Görevli ödünç işlemlerini Otomasyon Sistemi üzerinden yaparak kitabı/kitapları kullanıcıya

ödünç verir.

Personel ya da öğrenci ise üyelik işlemleri yapılır.

Karar Üye Değil

Üye Üye Değil

Bitir

Başla

Kullanıcı iade etmek istediği kitabı ödünç verme bankosundaki görevliye verir

Kitap kontrol edilir

Kitap iade alınarak Otomasyon Sisteminden kullanıcının üzerinden düşümü yapılır.

Bitir

Gecikme bedeli alınır Kitap zamanında iade

edilmemiş UD UD

Kitap kaybedilmiş veya kullanılamayacak derecede yıpratılmış

Kitabın bedeli alınır

(6)

T.C.

BARTIN ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

Form No Revizyon Tarihi İlk Yayın Tarihi Revizyon No KÜTÜPHANELERARASI ÖDÜNÇ ALMA İŞ AKIŞ ŞEMASI

HAZIRLAYAN ONAYLAYAN

Başla

T alep edilen yayın ANKOS Web sayfasında bulunan KİT S sistemine Yetkili personel tarafından kaydedilir ve

t alept e bulunulur.

Hayır B.Ü. akademik personel ile yüksek lisans öğrencileri kütüphanemizde olmayan yayınları

diğer üniversite kütüphanelerinden sağlamak amacıyla ILL sorumlusuna başvururlar

T alepte bulunan Üyeye Kütüphanelerarası Ödünç Formunu Kütüphane Web Sayfası

Üzerinden doldurması istenir

T alep edilen yayınlar ILL yetkilisine e-posta olarak gelir.

Evet

Karşı Üniversite Kütüphanesi talep edilen yayını inceler

Hayır

Evet

Yayını kargo ile gönderir

T alep edilen yayın ödünç vermeye uygun değilse

t alep iade edilir.

Ödünç vermeye uygun mu?

Bilgiler doğru mu?

Yayını kütüphaneye ulaştıktansonra talep eden üyeye kitabın geldiği bildirilir

Üye kütüphaneye gelerek kargo ücretini öder ve kitabı teslim alır

Bi ti r

(7)

T.C.

BARTIN ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

Form No Revizyon Tarihi İlk Yayın Tarihi Revizyon No KÜTÜPHANELERARASI ÖDÜNÇ VERME İŞ AKIŞ ŞEMASI

HAZIRLAYAN ONAYLAYAN

Ödünç vermeye uygun mu?

Başla

Diğer üniversitelere mensup akademik personel ve yüksek lisans öğrencileri tarafından kütüphanemizden talep edilen yayınlar KİTS

üzerinden ILL yetkilisine iletilir

Talepler

ILL yetkilisine hem e-posta olarak hem de KİT S üzerinden gelir

Kitaplar kargo ile Talep eden kütüphane gönderilir.

Eve t

Bitir

T alep edilen yayın ödünç vermeye uygun değilse

talep iade edilir.

Hayır

(8)

T.C.

BARTIN ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

Form No Revizyon Tarihi İlk Yayın Tarihi Revizyon No TÜBESS İŞ AKIŞ ŞEMASI

HAZIRLAYAN ONAYLAYAN

Başla

Araştırmacı T ÜBESS T alep Formunu doldurarak Kütüphanedeki (ILL) Belge Sağlama

Görevlisine teslim eder

Yetkili TÜBESS giriş şifresini kullanarak sistem üzerinden talep edilen Tez'e ilişkin formu

doldurur Bilgiler doğru mu?

T alep edilen Tez www.tubess.gov.trüzerinden YÖK T ez Merkezinden istenir

YÖK T ez Merkezinden

gelen karar

T ezi talep eden kullanıcının bilgilendirilerek kütüphaneye yönlendirilmesi

T ezin basılı çıktısı alınarak araştırmacıya teslim edilir. Çıktı ücreti ayrıca tahsil edilir.

İşlemi biten tezlerin elektronik kopyaları silinir

Sağlanamadı

Bitir Sağlandı

Hayır

Eve t

Sürecin sonlandırılır ve

talepte bulunan

kullanıcıya bilgi verilir.

(9)

T.C.

BARTIN ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

Form No Revizyon Tarihi İlk Yayın Tarihi Revizyon No EĞİTİM FAALİYETLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI

HAZIRLAYAN ONAYLAYAN

Başla

Eğitimi verecek konuk veya birim personeli ile eğitim planlaması yapılır Veri tabanı veya benzerlik

programlarının kullanımı ile ilgili akademik birimlerden gelen eğitim

talepleri

Yeni eğitim öğretim döneminde düzenlenen kütüphane tanıtımı ve

oryantasyon eğitimleri

Veri tabanı firmalarından gelen eğitim verme talepleri

Eğitimci kendi planlamasını yaparak eğitim faaliyetini gerçekleştirir

Sağlık Kültür ve Spor Dairesine ihtiyaçlar için talep yazısı yazılır ve

salon tahsisi istenir Eğiitm talepleri Başkanlık tarafından

değerlendirilir

Hayır

Evet

Hayır Evet

Katılımcılar için imza listesi düzenlenir ve Eğitim

Dosyasına konur

Eğitimin karşılanamama nedeni gerekçeleri ile talep eden birim veya

kişiye bildirilir Eğitim talebi

karşılanabilir mi ?

Konferans salonuna ihtiyaç

duyuluyor mu?

Bitir

(10)

T.C.

BARTIN ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

Form No Revizyon Tarihi İlk Yayın Tarihi Revizyon No İLİŞİK KESME İŞ AKIŞ ŞEMASI

HAZIRLAYAN ONAYLAYAN

Kütüphane otomasyon sisteminden kullanıcının üzerinde ödünç aldığı bir materyal olup olmadığı kontrol edilir

Bartın Üniversitesi personeli veya öğrencisi ilişik kesme talebinde

bulunur

Hayır

Eve t

Kişiden, üzerindeki materyalin iadesi ve varsa gecikme bedelini ödemesi

istenir

Kütüphane otomasyon sisteminden kişinin üyelik kaydı pasif konuma getirilir ve ayrılış nedeni işaretlenir

Başla

Bitir İlişik kesmeye

uygun mu?

Üzerinde bulunan materyal iade alınır varsa gecikme bedeli tahsil edilir

İlişik kesme formu imzalanır

(11)

T.C.

BARTIN ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

Form No Revizyon Tarihi İlk Yayın Tarihi Revizyon No GELEN EVRAK İŞ AKIŞ ŞEMASI

HAZIRLAYAN ONAYLAYAN

Fiziki Evrak Elektronik ortamda gelen evrak

(EBYS)

Evrak Başkan tarafından görülür

Evrak ilgili memur tarafından taranır ve EBYS'ne aktarılır

Başkanlığı

İlgilendiriyor Evrak İlgili birime iade edilir Evrakla ilgili gerekli işlemlerin

yapılması için Daire Başkanınca Şube Müdürüne havale edilir

Evrak Şube Müdürü tarafından incelenir ve gereği için ilgili birim veya

kişilere havale edilir

Havalesi yapılan evrak, ilgili birim veya kişilerce incelenir

Cevap yazılacak mı?

Eve t

Hayır

Daire Başkanı / Rektör tarafından onaylanan evrak EBYS üzerinden ilgili

birimlere gönderilir Hazırlanan evrak hiyerarşik sırayla

kontrol edilerek paraflanır Giden Evrak hazırlanır

EBYS de muhafaza edilir

Bitir Evrak EBYS Sisteminde İşleme alınır

ve burada muhafaza edilir

Başla

(12)

T.C.

BARTIN ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

Form No Revizyon Tarihi İlk Yayın Tarihi Revizyon No GİDEN EVRAK İŞ AKIŞ ŞEMASI

HAZIRLAYAN ONAYLAYAN

EBYS üzerinden hazırlanan yazı, ilgili memur tarafından paraflanıp elektronik

ortamda imza süreci başlatılır

Yazım ya da anlatım hatası

Daire Başkanı / Rektör tarafından onaylanan evrak EBYS üzerinden ilgili

birimlere gönderilir Başla

Bitir

Yazı sırasıyla Şef ve/veya Şube Müdürünün parafına sunulur

Evrak EBYS üzerinden hiyerarşi sırasına göre paraflanır ve onaya

sunulur

Eve t

Hayır

EBYS de muhafaza edilir

(13)

T.C.

BARTIN ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

Form No Revizyon Tarihi İlk Yayın Tarihi Revizyon No YOLLUK İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI

HAZIRLAYAN ONAYLAYAN

Personel geldikten sonra Maaş Mutemeti tarafından HYS'de Kişi ve Onay Bilgisi

Girişi yapılır

Görevlendirilecek Personel İçin Rektörlük Oluru Alınır

Görevlendirme yazısının hazırlanması Başla

Görevlendirilen Personel E-Devlet Üzerinden Elektronik Yolluk Bildirimini

Düzenler ve HYS'ne gönderir

Yolluk Bildirimin Çıktısı Alınır Kontrol Edilir

Hata Var mı?

Ödeme emri belgesi ekleriyle birlikte Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına

ödenmek üzere gönderilir Maaş Mutemedi tarafından Ödeme Emri

Belgesi Oluşturulur ve çıktısı alınarak varsa konaklama giderbelgesi, uçak bileti

eklenerek gerçekleştirme görevlisine ve harcama yetkilisine imzaya sunulur Yolluk Bildirimi görevlendirilen personel ve Harcama Yetkilisi tarafından İmzalanır

Bitir

Bir nüshası saklanmak üzere

arşive kaldırılır Evet

Hayır

(14)

T.C.

BARTIN ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

Form No Revizyon Tarihi İlk Yayın Tarihi Revizyon No İHALE İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI (1)

HAZIRLAYAN ONAYLAYAN

Görevli komisyon tarafından yaklaşık maliyet tespit çalışmaları yapılır ve İhale Kanunu hükümlerine göre ihalenin şekline karar

verilir

Ödenek durumu, ihale ilanının süresi, yayınlanacağı yerler, avans ve fiyat farkı verilip verilmeyeceği vb. hususlar dikkate

alınarak ihale onay belgesi düzenlenir

Onay belgesinde yer alan; işin nev'i, niteliği, varsa proje numarası, miktarı, kullanılabilir ödeneği ve tertibi, alımda uygulanacak usulü, avans ve fiyat farkı verilecekse şartları vb.

bilgiler Gerçekleştirme Görevlisi tarafından kontrol edilerek imzalandıktan sonra Harcama Yetkilisince de imzalanır

KİK'den ihale kayıt numarası alınır, ihale dökümanını oluşturacak idari ve teknik şartname, sözleşme tasarısı, ilan

metni ve varsa diğer dokümanlar da ilgili mevzuata uygun olarak hazırlanır ve ihale onay belgesine eklenir.

İhale yetkilisi tarafından, ilgili mevzuatına uygun olarak ilan gereken ihalelerde ilanın yayınlandığı tarihten sonra İhale Komisyonu asıl ve yedek üyelerle birlikte görevlendirilir gerekli

incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla ihale işlem dosyasının birer örneği, ilân veya daveti izleyen üç gün içinde

ihale komisyonu üyelerine verilir

İhale dökümanı idarede ve EKAP ta bedelsiz olarak görülebilir, ancak ihaleye katılmak isteyen istekliler e-imza/m-imza ile dokümanı indirmek veya bedeli karşılığı elden / posta yoluyla

satın almak zorundadır

İhale tarihinde idare görevlisi tarafından ihaleye katılacak olan isteklilere ait teklif zarfları geliş sırasına göre sıra numarası verilerek teslim alınır ve tutanak karşılığı ihale komisyonuna

teslim edilir

Tespit edilen yaklaşık maliyete göre ihale ilanının süresi ve yayın yeri/yerleri belirlenir ve yayınlanması sağlanır veya

katılımcılara davet mektupları gönderilir İhtiyaca göre ihtiyaç talep formu veya yazı ile varsa teknik

şartname ve maliyeti etkileyecek diğer unsurların belgeleri düzenlenerek satınalma birimine gönderilir

İhale işlemleri EKAP üzerinde yapılarak gerekli

aşamalar kaydedilir ve IKN alınır

Yaklaşık maliyete göre ilan, EKAP'ta ve yerel gazetede yayımlanır

Zarflar görevli tarafından alınış sırasına göre EKAP'a kaydedilir Başla

2

(15)

T.C.

BARTIN ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

Form No Revizyon Tarihi İlk Yayın Tarihi Revizyon No İHALE İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI (2)

HAZIRLAYAN ONAYLAYAN

İhale komisyonu tarafından, Kanunun 36, 37 ve 38 inci maddelerine göre teklifler açılır ve değerlendirilir. Yapılan değerlendirmede ihale, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren isteklide bırakılır. İhale komisyonunun gerekçeli kararı Kanun ve ilgili mevzuata göre düzenlenir ve komisyon üyeleri tarafından imzalanır. Daha sonra ihale üzerinde kalan isteklinin Kanunun 40 ıncı maddesine göre yasaklı olup olmadığı teyit

ettirilerek buna ilişkin KİK belgesi karara eklenir ve İhale Yetkilisinin onayına sunulur

İhale yetkilisi, ihale komisyonu kararının tarihini izleyen en geç beş işgünü içinde ihale kararını onaylar veya gerekçesini açıkça

belirtmek suretiyle iptal eder

İhale dökümanında belirtilen yer ve saatte ihale gerçekleştirilir.

Kanunun 41 inci maddesine göre kesinleşen ihale kararı, onay tarihini izleyen en geç üç gün içinde ihaleye teklif veren bütün

isteklilere EKAP üzerinden tebliğ edilir

İhalenin Toplam Bedeli mal ve hizmet alımları için belirlenen parasal limitleri aşıyormu?

Hayır

Evet

Sözleşme imzalanmadan önce ihalenin toplam bedelinin, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslarda ve Bartın

Üniversitesi Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslarda belirtilen parasal limitleri aşıp aşmadığına bakılır

İşlemler eş zamanlı olarak EKAP üzerinde de yapılır

4734 sayılı Kanunun 42.

maddesi

Ön mali kontrole tabi taahhüt evrakı ve sözleşme tasarısı ile bunlara ilişkin tüm bilgi ve belgelerden oluşturulan bir asıl, bir

onaylı suret olmak üzere iki nüsha işlem dosyası dizi pusulası düzenlenerek Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Ön Mali Kontrol Şube Müdürlüğüne gönderilir. İşlem dosyası Ön Mali

Kontrol Şube Müdürlüğünce en geç on işgünü içinde kontrol edilir. Bu süre gerektiğinde Üst Yönetici onayıyla bir katına

kadar artırılabilir 2

3

(16)

T.C.

BARTIN ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

Form No Revizyon Tarihi İlk Yayın Tarihi Revizyon No İHALE İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI (3)

HAZIRLAYAN ONAYLAYAN

Görevli personel tarafından, M YHBY' nin ilgili maddelerinde belirtilen tüm belgelerle birlikte ödeme emri belgesi

düzenlenerek gerçekleştirme görevlisine gönderilir Harcama yetkilisince;

Kanunun 42.maddesine göre ihale üzerinde kalan istekli sözleşmeye davet edilir. Kesin teminatı yatıran istekli ile, binde

7,5 sözleşme damga vergisi, varsa onbinde beş KİK payı ve taahhüt edilen belgeleri getirmek kaydıyla sözleşme imzalanır

ve geçici teminatı iade edilir

İhale üzerinde kalan isteklinin kesin teminatı yatırmayıp sözleşmeyi imzalamaması durumunda herhangi bir işlem yapmaksızın geçici teminatı gelir kaydedilir. Bu durumda ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif fiyatının ihale yetkilisince uygun görülmesi kaydıyla ve belirtilen süreler

içinde gerekli tebligatlar yapılmak suretiyle bu istekliyle sözleşme yapılabilir. Ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif

sahibinin de sözleşmeyi imzalamaması durumunda ise, bu isteklinin de geçici teminatı gelir kaydedilerek ihale iptal edilir

İhale sonuçları, Kanunun 47.mad. çerçevesinde en geç onbeş gün içinde kamu ihale bülteninde ilan edilir

İhale konusu mal veya hizmet alımı ile yapım işinin muayenesi ve kabulü, ilgili mevzuat hükümleri çerçevesinde oluşturulan

Muayene ve Kabul Komisyonu tarafından gerçekleştirilir Evet

Hayır M ali karar ve işlem mevzuata uygun

mudur?

Mal alımlarında ilgili mevzuata göre taşınır kayıt işlemleri yapılarak taşınır işlem fişi düzenlenir

Uygunluk yazısı yazılarak asıl işlem dosyası ile birlikte harcama birimine gönderilir.

Sözleşme imza tarihinden itibaren en geç 15 gün içinde ihale sonucu ilan

edilir

Taşınır Mal Yön. Md 15'e göre KBS Sistemine

kaydedilir

Gerçekleştirme görevlisi tarafından, ödeme emri belgesi ve eki belgeler kontrol edildikten sonra "Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür." şerhi düşülerek imzalanır ve harcama yetkilisine gönderilir. Harcama yetkilisi tarafından da imzalandıktan sonra

Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına gönderilir

Bitir Uygun görülmeme nedenlerini

belirten görüş yazısı yazılarak işlem dosyası ile birlikte harcama yetkilisine gönderilir.

3

(17)

T.C.

BARTIN ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

Form No Revizyon Tarihi İlk Yayın Tarihi Revizyon No TAŞINIR İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI (1)

HAZIRLAYAN ONAYLAYAN

SATINALMA YOLU İLE MALZEME GİRİŞİ

Başla

Bitişi

Malzemeler İlgili Firmalar Tarafından Fatura İle T eslim Edilir

Satın Alma Onaylı Sipariş Fişi İle Sayılarak T eslim Alınır.

Muayene Kabul Komisyonu, Malzemelerin T eknik Şartnameye Uygunluğunu Kontrol Eder.

Düzenlenen T.İ.F ’ler İlgili Birimlere Gönderilir.

* 1 Adet Nüsha Birimde Kalır

* 2 Adeti Satın Alma Birimine Gönderilir

Malzemelerin Şartnameye Uygun Olmaması Durumunda

Gerekçesi İle Satın Alma Birimine Gönderilerek Firmaya

İade Edilmesi İstenir.

Malzemelerin Şartnameye Uygun Olması Halinde Satın Alma Giriş T aşınır İşlem Fişi

Düzenlenir. (3 Nüsha) Evet

Hayır Malzemeler

Şartnameye Uygun Mu?

(18)

T.C.

BARTIN ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

Form No Revizyon Tarihi İlk Yayın Tarihi Revizyon No TAŞINIR İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI (2)

HAZIRLAYAN ONAYLAYAN

DEVİR YOLU İLE MALZEME GİRİŞİ

Birim T aşınır İstek Belgesi Düzenler. İlgili Harcama Yetkilisi Onayı İle Talep Eder.

Devir Eden Birim T aşınır Devir Çıkış İşlem Fişi Düzenler. T aşınır İstek Belgesine İstinaden 3

Nüsha Düzenler.

Mevcut Stoklardaki Malzemeler Kontrol Edilir, İsteği Karşılamıyorsa İlgili Birime İade

Edilir.

Başla

Düzenlenen T.I.F’ler İlgili Birimlere Gönderilir.

* 1Adedi Çıkış Yapan Birime Gönderilir.

*1 Adedi Birimde Kalır.

T eslim Alan Birim Taşınır Devir Giriş İşlem Fişi Düzenler.

*2 Nüsha Düzenlenir.

* 1 Adedi Çıkış Yapan Birimine Gönderilir.

Malzemeler Gruplarına Göre Kaydedilir.

Bitir İstek Kabul Edildi

Mi?

(19)

T.C.

BARTIN ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

Form No Revizyon Tarihi İlk Yayın Tarihi Revizyon No TAŞINIR İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI (3)

HAZIRLAYAN ONAYLAYAN

DEVİR ÇIKIŞI

Başla

Devir Eden Birim T aşınır Devir Çıkış İşlem Fişi Düzenler. T aşınır İstek Belgesine İstinaden 3

Nüsha Düzenler.

T alep Edilen Malın İlgili Birimce Uygun Görülmemesi

Halinde İstek Belgesi İade Edilir.

T eslim Alan Birim Taşınır Devir Giriş İşlem Fişi Düzenler.

2 Nüsha Düzenlenir.

* 1 Adet Çıkış Yapan Birime Gönderilir

* 1 Adet Biriminde Kalır.

Düzenlenen T.İ.F ’ler İlgili Birimlere Gönderilir. * 1 Nüsha Birimde Kalır

* 1 Adet Giriş Yapan Birime Gönderilir

* 1 Adet Muhasebeye Gönderilir

Malzemeler Gruplarına Göre Kaydedilir.

İhtiyacı Olan Birim Taşınır İstek Belgesi Düzenler.

İstek Kabul Edildi Mi?

Hayır

Eve t

Bitir

(20)

T.C.

BARTIN ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

Form No Revizyon Tarihi İlk Yayın Tarihi Revizyon No TAŞINIR İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI (4)

HAZIRLAYAN ONAYLAYAN

ZİMMET VERME

Başla

Zimmet Fişi Düzenlenir. (2 Nüsha) Zimmet Kaydı Yapılmaz.

Yönetici Onayı Yoksa İstek Reddedilir.

T aşınır Kayıt Yetkilisi Tarafından Sicil Numaraları İle İlgili Deftere Çıkış Kaydı

Yapılır.

Bir Kodlama Yapılır, Demirbaş Oda Listesi Hazırlanıp Teslim Edilir.

Birim Personeli Adına Taşınır İstek Belgesi Düzenler. Birim Yöneticisine Sunar.

İstek T aşınır Kayıt Yetkilisine Gönderilir

Başla

(21)

T.C.

BARTIN ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

Form No Revizyon Tarihi İlk Yayın Tarihi Revizyon No TAŞINIR İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI (5)

HAZIRLAYAN ONAYLAYAN

ZİMMET DÜŞME

Başla

Değer T espit Komisyonu Tarafından Rayiç Bedeli T espit Edilir.

Zimmet Fişi (Düşme) Düzenlenir.

Kamu Zararının T ahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik Esasları

Uygulanır.

Kişinin Zimmetindeki Malzemeler Kontrol Edilir

T aşınır Kayıt Yetkilisi Malzemeyi Sayarak ve Kontrol Ederek Teslim Alır.

Malzeme Eksik Mi?

Bitir Hayır

Eve t

(22)

T.C.

BARTIN ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

Form No Revizyon Tarihi İlk Yayın Tarihi Revizyon No TAŞINIR İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI (6)

HAZIRLAYAN ONAYLAYAN

TÜKETİM ÇIKIŞI

Başla

T aşınır İşlem Fişi (Tüketim Çıkış) Düzenlenir.

Yönetici Onayı Yoksa İstek Ret Edilir. Malzemeler

Verilmez.

T üketim Malzemeleri Çıkış Raporu Düzenlenir.

3 Aylık Dönemler Halinde.

T aşınır İşlem Fişi (Tüketim Çıkış) Verme.

T aşınır İstek Belgesi Düzenlenir

T aşınır Kayıt Yetkilisi Tarafından Çıkış Kaydı Yapılır.

Bitir Hayır

Eve t

(23)

T.C.

BARTIN ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

Form No Revizyon Tarihi İlk Yayın Tarihi Revizyon No TAŞINIR İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI (7)

HAZIRLAYAN ONAYLAYAN

SAYIM VE DEVİR İŞLEMLERİ

Başla

Kamu Zararının T ahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik Esasları

Uygulanır.

T utanaklar Komisyon T arafından İmzalanır.

İlgili Komisyon Tarafından T utanakla Tespit Edilir. Sayım

Fazlası Olarak Kayıtlara Alınır.

Taşınırların Sayım İşlemleri:

1.Yıl Sonunda Yapılır.

2.Harcama Yetkilisinin İstediği Zamanlarda Yapılır.

3.T aşınır Kayıt Yetkililerinin Değişmesinde Yapılır.

4.Sayıştay, Maliye, YÖK, İç Denetim Birimi T arafından Yapılır.

İlgili Birime Gönderilir.

T aşınır İşlem Sayım Fazlası Fişi Düzenlenir.

Sayım İle Ambar Sonuçları T utuyor Mu?

Bitir Eve t

Hayır

T utmuyorsa nedeni

Faz la Eksik

(24)

T.C.

BARTIN ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

Form No Revizyon Tarihi İlk Yayın Tarihi Revizyon No TAŞINIR İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI (8)

HAZIRLAYAN ONAYLAYAN

YILSONU İŞLEMLERİ

Başla

İlgili Birime (Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına) Taşınır Yönetim Hesap Cetveli

T eslim Edilir.

T aşınır Hesap Cetvelleri Hazırlanır.

1.Yıl Sonu Sayım T utanağı 2.T aşınır Sayım ve Döküm Cetvelleri 3.Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesap Cetveli

4.Yıl Sonu İtibariyle Düzenlenen Es Son TİF Numarası

Muhasebe Kayıtları Uygun Olduktan Sonra Muhasebe Yetkilisi Tarafından İmzalanıp

Konsolide Görevlisine Verilir.

Yıl Sonu Hesapları Kapatılır.

Say 2000 Hesapları İle Karşılaştırılıp Uygunluğu

Sağlanır.

Başla

(25)

T.C.

BARTIN ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

Form No Revizyon Tarihi İlk Yayın Tarihi Revizyon No MAAŞ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI

HAZIRLAYAN ONAYLAYAN

İlgili aya ait, personelin derece, kademe, kıdem v.b. terfi

değişiklikleri, yabancı dil puanı, aile yardımı için eşin çalışıp çalışmadığı, çocuk yardımı için yaş bilgileri v.b değişiklikler güncellenir. Nakil giden veya ücretsiz izne ayrılanların da Kamu

Personel Harcamaları Yönetim Sistemi (KPHYS) sisteminden çıkışı yapılarak güncelleme işlemi tamamlanır. Kesintiler (icra,

sendika, emekli borçlanması, eczane, kira, kefalet, zam ve tazminat ödemelerinde 657 sayılı Kanunun 152.maddesine göre 7

günü aşan hastalık izin süreleri v.b) girilerek hesaplama işlemi gerçekleştirilir

Başla

Harcama yetkilisi tarafından imzalanan ödeme emri belgesi ve eki belgeler her ayın 13'üne kadar Strateji Geliştirme Daire

Başkanlığına gönderilir

Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 9. ve 10.

maddelerinde sayılan gerekli belgeler eklenerek gerçekleştirme görevlisi tarafından imzalanır

Gerçekleştirme görevlisi tarafından yapılan kontrol sonucunda ödeme emri belgesine "Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür."

şerhi düşülerek imzalanır ve eki belgelerle birlikte harcama yetkilisine gönderilir.

HARCAMA BİRİMİ

Hayır Evet

Kontrol Evraklarda eksik veya hata var

mı?

Kamu Personel Harcamaları Yönetim Sisteminden (KPHYS) özet bordro dökümü ile ödeme emri belgesi ve diğer belgeler alınır

Bitir

(26)

T.C.

BARTIN ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

Form No Revizyon Tarihi İlk Yayın Tarihi Revizyon No ÖDEME İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI

HAZIRLAYAN ONAYLAYAN

Başla

Yükleniciden teslim ettiği mal veya hizmet için hakedişini almak üzere fatura kesmesi ve istenen diğer belgeleri hazırlayarak İdareye teslim etmesi

istenir

Gelen dokümanlar ve fatura kontrol edilir, kaşe ve imza niteliklerine ve fatura rakamlarının tam ve

doğru olup olmadığına bakılır

Belgelerdeki veya faturadaki eksiklikler düzeltilmesi için

Yükleniciye iade edilir

HYS'ne ödeme emri belgesi girişi yapılır ve çıktı alınarak gerçekleştirme görevlisi tarafından ödeme

emri ve eki belgeler kontrol edilir

T espit edilen eksiklikler düzeltilmesi için görevliye iade

edilir

Harcama Yetkilisince imzalanan ödeme emri, bir dosya halinde teslim tutanağı ekine bağlanır ve Strateji Geliştirme Dairesine elden teslim edilir.

Birimde kalacak nüshası ise dosyasına kaldırılır MYHBY ne göre ödeme emrine bağlanması gereken belgeler en az 2 şer nüsha olacak şekilde oluşturulur, çıktıları alınarak süreçteki görevliler

tarafından imzalanır Fatura ve diğer belgeler de eksik veya hata var mı?

Ödeme emri ve eki belgelerde eksik veya hata var mı?

Ödeme emri belgesi, Gerçekleştirme Görevlisi tarafından "kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür"

şerhi ile imzalanır ve imza için Harcama Yetkilisine sunulur

Bitir Kayıt

Hayır

T aşınır Kayıt Yetkilisi ilgili belgeler doğrultusunda T KYS üzerinden taşınır giriş işlemlerini yapar HYS

gönderir

Eve t

Hayır Eve t

(27)

T.C.

BARTIN ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

Form No Revizyon Tarihi İlk Yayın Tarihi Revizyon No DİĞER ÖDEME İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI

HAZIRLAYAN ONAYLAYAN

Ödeme emri belgesi hazırlanır, Ödemeye ilişkin belgeler tamamlanır ve gerçekleştirme görevlisine

havale edilir.

Evrakta eksik veya

hata var mı? Belgesi eksik veya hatalı olan evrak, düzeltilmesi için iade edilir.

Gerçekleştirme görevlisi belgeleri tekrar kontrol ettikten sonra "Kontrol edilmiş ve uygun

görülmüştür." şerhi düşerek imzalar ve harcama