PROJE YÖNETİMİNDE TEMEL KAVRAMLAR VE PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ

(1)

PROJE YÖNETİMİNDE TEMEL KAVRAMLAR VE PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ

Proje Temel Kavramları / AB Proje Hazırlama Tekniğine Giriş

Proje Kurgusu için Analizler I

Sorun Analizi Paydaş Analizi Grup Çalışması

Proje Kurgusu için Analizler II Hedef Analizi

Strateji Analizi Grup Çalışması

 Finansman Sağlayan Programın İncelenmesi

 Başvuru Dokümanlarının İncelenmesi

PROJE HAZIRLAMAYA BAŞLAMADAN ÖNCE

(2)

Proje Geliştirmede Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı

 Mantıksal Çerçeve Matrisi- proje yapısının tanımlanması, tutarlılığı ve riskleri; ölçülebilir başarı göstergeleri

 Faaliyet planlaması- faaliyetlerin sırası, kapsamı, her bir faaliyetin zamanlaması

 Bütçe ve Kaynak planlaması faaliyetler bazında bütçe ve kaynaklar

 Problem analizi- önemli problemler, sınırlar & fırsatlar; sebep & sonuç ilişkileri

 Paydaş analizi- muhtemel ana paydaşlar, kapasiteler

 Hedef analizi – belirlenen problemlerin çözümleri; sonuca götüren yöntemler ile sonuçlar arasındaki ilişkiler

 Strateji Analizi- çözümler için farklı stratejiler »» en uygun strateji

PLANLAMA AŞAMASI ANALİZ AŞAMASI

(3)

1. Sorun Analizi

2. Paydaş Analizi

3. Hedef Analizi

4. Strateji Analizi

PROJE KURGUSU ANALİZ AŞAMASI

PROJE YÖNETİMİNDE TEMEL KAVRAMLAR VE PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ

Proje Kurgusu için Analizler I

Sorun Analizi

Paydaş Analizi Grup Çalışması

(4)

Sorun, arzulanan durum ile mevcut durum arasındaki farktır.

Sorun

Mevcut Durum

Olmak İstenilen Durum (Hedef) TEMEL KAVRAMLAR

PROJE YÖNETİMİNDE TEMEL KAVRAMLAR VE PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ

Mevcut durum analizi; sorun analizi, paydaş analizi ve GZFT analizini kapsar.

Bir projeye başlamadan önce sorunları tespit etmek için mevcut durumun belirlenmesi gerekir.

Bir projeyi doğrudan veya dolaylı olarak etkileyecek temel unsurları belirlemede kullanılır.

Proje Döngüsü Yönetimi

(5)

Mevcut durum analizi, uygun bir proje tasarımında bulunmak için projenin kapsamı ve yerel halkın çıkar ve ihtiyaçları hakkında olabildiğince bilgi sahibi olma sürecidir.

En iyi bilgilenme/öğrenme, çeşitli paydaş grupları ile yapıldığında olur.

Etkileyici ve daha çok öğrenmeye açık bir durum analizi sorunun niteligi ve etkileri açısından önemlidir.

Proje Döngüsü Yönetimi

Mevcut Durum Analizi Nedir?

Niçin Mevcut Durum Analizi?

• Bir projede sorunların tespit edilmesi, bu sorunun çözümü ile oluşacak olumlu etkilerin teklif çağrısında yer alan öncelikli konularla örtüşmesi,

• Sorunların nedenlerinin belirlenmesi ve bunların iyileştirilmesi amacıyla stratejiler oluşturulması,

• Seçilen stratejilerin gerçekleştirilmesi için faaliyetlerin planlaması ve uygulanması,

• Yapılacak faaliyetler ve elde edilen sonuçların kimleri

ilgilendirdiği, kimlerin faydalanacağı, kimlerin olumlu veya olumsuz tepkiler göstereceği? Sorularına cevap aranır.

• Bir projeye başlamadan önce yapılacak temel ve gerekli

Proje Döngüsü Yönetimi

(6)

• İyi bir literatür taraması

• Proje alanının coğrafi yapısı ve iklim özellikleri

• Çevresel sorunlar ve riskler

• Temel altyapıya ilişkin bilgiler

• İstatistikler

• Hükümet politikaları ve programlar

• Sosyo-kültürel göstergeler

• Ekonomik göstergeler

Proje Döngüsü Yönetimi

Sorunu Nasıl Tespit Ederiz?

Proje Döngüsü Yönetimi

(7)

Sorun Analizi

Temel sorunların ne olduğunu tanımlar ve bu sorunlar arasında neden-sonuç ilişkisi kurar.

Sorunların görünen belirtilerini değil aynı zamanda “en temeldeki nedenlerin”

belirlenmesini sağlar.

Proje Döngüsü Yönetimi

Sorun Analizi

Paydaşların önem verdikleri ve aşmak istedikleri engelleri tanımlamayı amaçlar.

Proje Döngüsü Yönetimi

(8)

Sorun Analizi

Sorun analizi birçok bakımdan daha sonra izleyen analiz ve karar alma süreçlerini yönlendireceği için, proje döngüsünün en kritik aşamasıdır.

Proje Döngüsü Yönetimi

Sorun analizi, sorunların esas “nedenlerini” bulmak, sorunun köküne inmek anlamını taşır.

Bizim sorun olarak gördüğümüz ve birbirinden bağımsız olarak düşündüğümüz bir çok “sorun” aslında bir tek “ana

sorunun” uzantıları olabilir.

Örnek

Oto boyacılığı ve gazaltı kaynağı yapan nitelikli eleman olmaması.

Hükümlüler ve ailelerinin toplumda dışlanması ve iş bulamamaları

Sorun Analizi

(9)

SORUN ANALİZİ - NİÇİN YAPILIR?

Ana Sorun ve buna neden olan sorunlar ile sebep olduğu sonuçların tarafların üzerinde uzlaşabileceği

bir netlikte ortaya çıkarılması için yapılır.

Sorun Analizi - Aşamalar

1. Paydaşlar için öncelikli sorunları beyin fırtınası yöntemi ile tartışın.

2. Tartışma sonucu belirlenen sorunlardan birini başlangıç sorunu olarak ele alın.

3. Başlangıç sorunu ile ilgili diğer sorunları araştırın.

4. “Buna neden olan ne?” sorusu ile tüm sorunları hiyerarşik sırayla düzenleyin.

(10)

Sorun Analizi – Aşamalar

5. Oklar aracılığıyla sorunları birbirlerine bağlayın ve ilişkileri net bir şekilde gösterin.

6. Diyagramı gözden geçirin: eksik sorunlar var mı?

Varsa ekleyin.

7. Diyagramı çoğaltarak paydaşlara dağıtın.

Sorun Ağacı

ANA PROBLEM

ALT PROBLEM 1

NEDEN SONUÇ

ALT PROBLEM 2

KÖK PROBLEMLER

(11)

Sorun Ağacı

KADINLARA YÖNELİK İŞ OLANAKLARININ AZLIĞI

Kalifiye Eleman Eksikliği

Eğitimde Altyapı Eksikliği

Resmi makamların

eğitim mekanlarını sağlayamaması Öğretmenlere

destek sağlayacak kaynakların eksikliği

Alanda çalışma ortamının kadına

uygunsuzluğu Eğitim

Ortamında Donanım

Eksikliği

Kadınların Toplumsal Cesaretinin Azlığı Kadınların toplumdaki

statüsünün yüksek olmaması

Alan öğretmenlerinin yeni teknolojiye ve sektöre ayak uyduramaması

Mesleki Alanda Bilgi yetersizliği

Seminer ve Bilgilendirme toplantılarının eksikliği Reklam Grafiği alanında

Eğitim verecek Mekanizmaların Eksikliği

Grafik ve Fotoğraf alanında 240 Genç Kadının İş Bulamaması

Öğrencilerin ilgi ve yeteneklerine göre yönlendirilmemeleri

Kadının bireysel Girişimciliğinin

Eksik olması

DİKKAT!

• Şemada yer alan sorunların hepsinin gerçek olmasına ve gelecekte ortaya çıkması beklenen sorunların belirtilmesine dikkat edin

• Sorun ağacı içerisindeki genel sorunları, sorun ağacından ayıklayın

(Bu tür genel sorunları, sonraki aşamalarda varsayım ya da önkoşul olarak kullanabilirsiniz.)

(12)

Güllühisar İstanbul’un bir semtidir

•İşsizlik,

•Eğitim düzeyi düşük

•Altyapı yetersiz,

•Belediyenin öncelikleri farklı

•Kanalizasyon şehrin içinden açıkta akıyor ve içme suyu kaynaklarına karışıyor

•Lastik Fabrikasının arıtma tesisi yok ve atıklar içme suyuna karışıyor

•Hijyenik içme suyu yok,

•Salgın hastalık var,

•Gelir düzeyi düşük,

•Annelerin çocukları beslenme konusundaki bilgisizliği (anneler bilinçsiz),

•Bebek ve çocukların yetersiz beslenmesi,

•Sağlık ocağı ve klinikler yetersiz,

•Sağlık hizmetlerine sınırlı erişim,

•Çocuklara gerekli ve yeterli aşılar yapılamıyor,

•Kayıtlara göre 0-5 yaş grubundaki bebek ve çocuk ölümleri son bir yıl içinde %10 oranında artmış,

•Bebek ve çocuklarda görülen enfeksiyon oranları yüksek,

Sorun Analizi

SONUÇ

NEDEN Yüksek Oranlı

Bebek ve Çocuk Ölümleri Bebek ve

çocuklarda görülen enfeksiyon oranları yüksek

Bebekler ve Çocuklar yetersiz besleniyor

Çocuklara gerekli ve yeterli aşılar yapılamıyor

Salgın Hastalıklar

Hijyenik içme suyu yok

Anneler Beslenme Konusunda Bilgisiz

Belediyenin Altyapı yetersiz Sağlık ocağı

ve klinikler yetersiz

Sağlık Hizmetlerine Sınırlı Erişim

Lastik Fabrikasının arıtma tesisi yok ve atıklar içme suyuna karışıyor Kanalizasyon şehrin

içinden açıkta akıyor ve içme suyu kaynaklarına karışıyor Gelir düzeyi

düşük

İşsizlik Eğitim düzeyi düşük

Sorun Analizi

(13)

SORUN ANALİZİ

GRUP ÇALIŞMASI

PROJE YÖNETİMİNDE TEMEL KAVRAMLAR VE PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ

Proje Kurgusu için Analizler I

Sorun Analizi

Paydaş Analizi

Grup Çalışması

(14)

PAYDAŞ ANALİZİ

Paydaş Katılımı

• Projenin toplumsal, ekonomik ve siyasal gerçekliklere uygun hale getirilmesine izin verir.

• Projenin geçerliliğini, uygunluğunu ve sürdürülebilirliğini artırır.

• Yerel kapasiteleri güçlendirir.

• Sivil toplumu ve demokratik süreçleri

güçlendirir.

(15)

Kimler Paydaştır?

Gerçekleştirmek istediğiniz toplumsal

dönüşümden doğrudan ya da dolaylı olarak etkilenecek ve bu süreci etkileyebilecek olan herkestir.

Bireyler, gruplar, topluluklar veya kurumlar paydaş olabilirler.

Paydaşları belirlemek için aşağıdaki soruları sorabilirsiniz:

• Bu sorun kimin sorunu?

• Bu sorunun çözümünden en çok (olumlu ya da olumsuz) kim etkilenecek?

• Bu çözüme en çok kim katkıda bulunabilir,

kim karşı çıkabilir?

(16)

BİRİNCİL PAYDAŞLAR

Projeden doğrudan olumlu ya da olumsuz etkilenecek olanlardır.

Projenin temel yararlanıcıları;

hedef gruplar ve nihai yararlanıcılar olarak bu gurupta yer alır.

PAYDAŞ ANALİZİ

YARARLANICILAR Hedef Gruplar:

Projenin doğrudan ve olumlu bir biçimde etkilediği grup ya da varlıklardır

Nihai Yararlanıcılar:

Proje hedefine ulaşılması ile gerçekleştirilen etkiden uzun dönemde yararlananlar

İkincil Paydaşlar: Birincil paydaşlara hizmet sağlamada aracılık edecek olanlardır. (Örn: fon kuruluşları, uygulama, izleme ve destekçi kuruluşlar vb.)

PAYDAŞ ANALİZİ

(17)

PAYDAŞ ANALİZİ

İlgili Tüm Paydaşların Belirlenmesi

mevcut sorundan etkilenebilecek olan veya projeyi etkileyebilecek olan paydaşların tümünün belirlenmesi:

hedef gruplar,

ilgili resmi kuruluşlar,

bireyler,

çıkar grupları,

sivil toplum kuruluşları,

diğer projeler

Paydaş Analizi Aşamaları

PAYDAŞ ANALİZİ

(18)

Adım 1: Paydaşların belirlenmesi

Adım 2: Paydaşların rollerine göre ayrıştırılması Adım 3: Sosyal, ekonomik ve örgütsel özellikleri Adım 4: Beklenti ve ilişkilerin tanımlanması

Adım 5: Potansiyeller, kaynaklar ve kapasitelerin belirlenmesi Adım 6: Sonuçların çıkarılması

Paydaş Analizi Aşamaları

PAYDAŞ ANALİZİ

Paydaşların sınıflandırılması

Paydaşlar projenin kapsamına bağlı olarak aşağıdaki gibi sınıflandırılır.

• Genel (birincil, ikincil)

• Yararlanıcılar (Doğrudan, Dolaylı)

• Etkilenen (Olumlu, Olumsuz) Paydaş Analizi Aşamaları

PAYDAŞ ANALİZİ

(19)

Paydaşlar

Birincil Paydaşlar Anneler, Çocuklar, Babalar, Çevre

Sakinleri vb.

Projeden Olumsuz Etkilenenler

Projeden Olumlu

Etkilenenler

İkincil Paydaşlar STK’lar, Belediye, İl

Sağlık Müdürlüğü, Üniversite vb.

Potansiyel Karşıtlar Babalar, Sanayi Kuruluşları, Belediye,

Kamu Kuruluşları vb.

Paydaşları analiz etmenin bir yolu

Paydaşların bireysel özellikleri ve bunların projeye etkileri (direniş veya destek gibi) belirlenir

Paydaş Analiz Tablosu

PAYDAŞ ANALİZİ

1. Birincil ve ikincil paydaşların hepsi listede yer aldı mı?

2. Projenin potansiyel destekçileri ve karşıtları belirlendi mi?

3. Birincil paydaşlar meslek ya da gelir gruplarına ayrıldı mı?

4. Birincil paydaşların çıkarları ve beklentileri belirlendi mi ?

Kontrol Listesi

(20)

PAYDAŞ ANALİZİ

GRUP ÇALIŞMASI

PROJE YÖNETİMİNDE TEMEL KAVRAMLAR VE PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ

Proje Temel Kavramları / AB Proje Hazırlama Tekniğine Giriş Proje Kurgusu için Analizler I

Proje Kurgusu için Analizler II Hedef Analizi

(21)

HEDEF ANALİZİ

En basit biçimiyle, hedef analizi

sorun analizinin aynısı

Ancak olumsuz sorun

tanımlamaları olumlu hedef tanımlamalarına dönüştürülür.

Gelecekte olması istenen durumun gerçekleştirilmesi için potansiyel çözümlerin analiz edilmesidir

Nasıl Yapılır ?

– Problem ağacındaki problemler pozitif olarak yeniden ifade edilir

– Problem ağacıyla karşılaştırılır ve yapılması gerekenler veya başarılması gerekenler yeniden ifade edilir

– Gerçekçi bir şekilde revize edilmesi gereken ve/veya ekleme/çıkarma yapılması gereken hususlar tamamlanır – Bağlantıların tutarlı olmasına dikkat edilerek Hedef Ağacı

oluşturulur

HEDEF ANALİZİ

(22)

Gelecekte olması istenen durumun gerçekleştirilmesi için potansiyel çözümlerin

analiz edilmesi

Belirtilen problemler ortadan kalktığında, gelecekteki durumun nasıl olacağını tanımlanır

HEDEF ANALİZİ

HEDEF AĞACI

HEDEF ANALİZİ

(23)

Sorun ağacı, sorunlar arasındaki neden-sonuç ilişkisini gösterirken;

Hedef ağacı, hedefler arasındaki araç-etki ilişkisini gösterir.

HEDEF ANALİZİ

ETKİ

ARAÇ Ç

Ü N K Ü

İ Ç

İ N

HEDEF ANALİZİ

(24)

ETKİ

ARAÇ Ç

Ü N K Ü

İ Ç

İ N SİLAJ YAPIMI YETERLİ DÜZEYE GETİRİLDİ

ÜRETİCİLERE SİLAJ YAPIMI ÖĞRETİLDİ

HEDEF ANALİZİ

Bebek ve Çocuk Ölümleri Azaltıldı Bebek ve Çocuklarda

Görülen Yüksek Enfeksiyon Oranı Azaltıldı

Salgın Hastalıklar Azaldı

Bebeklerin Beslenme

Durumu İyileştirildi Aşılanmış Bebek ve

Çocuk Sayısı Arttı İçme Suyu Temizlendi

Sağlık Hizmetlerine Erişim Arttı

AMAÇ

ARAÇLAR

Annelerin Beslenme

Konusundaki Bilinçlendi Sağlık Kurumları İyileştirildi

Kanalizasyon Sistemi Düzeltidi Ailelerin Gelir Düzeyi Arttı

Problem Hedef

Yüksek Oranlı Bebek ve Çocuk Ölümleri

Bebek ve Çocuklarda Bebek ve Çocuklarda

Bebek ve Çocuk Ölümleri Azaltıldı

HEDEF ANALİZİ

(25)

GRUP ÇALIŞMASI

PROJE YÖNETİMİNDE TEMEL KAVRAMLAR VE PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ

Proje Temel Kavramları / AB Proje Hazırlama Tekniğine Giriş Proje Kurgusu için Analizler I

Proje Kurgusu için Analizler II

Hedef Analizi

Strateji Analizi

Grup Çalışması

(26)

Sorun ve hedef analizinde temel ve alt sorunlar, bu sorunların çözüm yolları ve elde edilecek

sonuçlar belirlenir.

Temel ve alt sorunların çözülmesinde birden fazla yol bulunur.

STRATEJİ ANALİZİ

Strateji analizinin amacı; değişik yollardan bir yada birkaçını seçmek için yapılan çalışmadır.

Yapılacak projede hangi hedeflerin dikkate alınacağına ve hangilerinin dışarıda

bırakılacağına karar verilir.

STRATEJİ ANALİZİ

(27)

Strateji analizi, arzu edilen hedeflere ulaşmak için kullanılacak yöntemdir.

STRATEJİ ANALİZİ

Hedef ağacındaki aynı türden hedef kümelerine stratejiler denir.

Nasıl yapılır?

– Hedef ağacındaki arzu edilmeyen amaçlar elenir – Bir proje oluşturacak olası alternatif stratejiler ortaya

konur

– Bir veya birden fazla strateji seçilir

– Belirlenen kriterlere (maliyet, aciliyet, politik durum vb.) göre optimum stratejinin hangisi olduğunu konusunda değerlendirme yapılır

– Projeyi oluşturacak stratejiye karar verilir

STRATEJİ ANALİZİ

(28)

• Bu aşama, kendi kapasitemizi tanıdığımız ve tanımladığımız aşamadır

• Yeteneklerimizi, gücümüzü, güçsüz yanlarımızı ortaya koymamız gerek

ir

STRATEJİ ANALİZİ

• Maliyetler

• Farklı Paydaşların Bakış Açıları

• Mevcut Kaynaklar

• Mevcut Potansiyel ve Kapasiteler

• Politik Yapılabilirlik

Strateji Seçiminde Dikkate Alınacak Kriterler

• Verimlilik ve Etkinlik

• Sosyal Kabul Edilebilirlik

• Eşitsizliklerin (Kadın- Erkek) Giderilmesine Katkısı

• Diğer Projeleri Tamamlayıcılık

• Aciliyet

STRATEJİ ANALİZİ

(29)

• En az risk

• Sürdürülebilirlik

• Kurumsal kapasite gelişimi

• Cinsiyet eşitliği

• Dezavantajlı gruplar

• Çevre koruma

STRATEJİ ANALİZİ

SEÇİLEN YOL

DIŞARDA BIRAKILAN

STRATEJİ ANALİZİ

(30)

Bebek ve Çocuk Ölümleri Azaltıldı Bebek ve Çocuklarda

Görülen Yüksek Enfeksiyon Oranı

Azaltıldı Salgın Hastalıklar

Azaldı

Bebeklerin Beslenme

Durumu İyileştirildi Aşılanmış Bebek ve

Çocuk Sayısı Arttı İçme Suyu Temizlendi

Sağlık Hizmetlerine Erişim Arttı

Anneler Beslenme

Konusundaki Bilinçlendi Sağlık Kurumları

İyileştirildi Kanalizasyon Sistemi

Düzeltidi Ailelilerin Gelir Düzeyi

Arttı

STRATEJİ ANALİZİ

GRUP ÇALIŞMASI

(31)