T.C.
SANCAKTEPE BELEDİYE BAŞKANLIĞI HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç
MADDE 1 –
(1) Bu yönetmeliğin amacı, Halkla İlişkiler Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.
Kapsam MADDE 2 –
(1) Bu Yönetmelik, Halkla İlişkiler Müdürlüğündeki personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.
Dayanak MADDE 3 –
(1) Sancaktepe Belediye Meclisinin 08.05.2015 tarih ve 2015/56 sayılı kararı ile kurulmuş olan Halkla İlişkiler Müdürlüğüne ait bu yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu ve ilgili mevzuat hükümlerine istinaden hazırlanmıştır.
Tanımlar MADDE 4 –
(1) Bu yönetmelikte geçen:
a) Belediye : Sancaktepe Belediyesi’ni,
b) Başkanlık : Sancaktepe Belediye Başkanlığı’nı, c) Büyükşehir : İstanbul Büyükşehir Belediyesi’ni, d) Müdürlük : Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nü, e) Müdür : Halkla İlişkiler Müdürü’nü,
f) Şef : Halkla İlişkiler Şef’i ve Saha Şef’ini
g) Personel : Müdür ve Şef dışındaki birim mensuplarını,
h) Yönetmelik : Halkla İlişkiler Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliğini ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM Teşkilat ve Bağlılık Teşkilat
MADDE 5 –
(1) Halkla İlişkiler Müdürlüğünün Personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir.
a) Müdür b) Şef c) Memurlar d) İşçiler
e) Sözleşmeli memurlar f) Diğer personel
(2) Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir.
a)Müdür
b) Halkla İlişkiler Şefliği b.1 İletişim Birimi b.2 Çağrı Merkezi b.3 Danışma
c) Halkla İlişkiler Saha Şefliği
(3) Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar çerçevesinde birimlerin hizmet alanları, görev ve sorumluluklarına paralel olarak ihtiyaç duyulan nitelik ve sayıda, iş ve işlemlerin daha etkin ve verimli yürütülebilmesi için birim amirinin talebi İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğünün teklifi ve Belediye Başkanının onayı ile kadro karşılığı olmaksızın hizmet gereği “Birim Sorumlusu” ve “ Şef” görevlendirilmesi yapılabilir.
(4) Birimlerin iç organizasyon yapılarının teşkili, söz konusu birimde görev yapmakta olan kadrolu Şefler dâhil olmak üzere birim sorumlusu görev, yetki ve sorumlulukları ilgili birim amirinin teklifi ve bir üst amirin onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenlemeyle geçerlilik kazanır.
Bağlılık MADDE 6 –
(1) Halkla İlişkiler Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Görev, Yetki ve Sorumluluk Müdürlüğün görevleri
MADDE 7
(1) Sancaktepe Belediyesinin hizmetlerinden yararlanan kişi ve kuruluşların istek ve şikâyetleri alınarak Belediyenin hizmetleri hakkında vatandaşa bilgi vermek amacıyla kurulan İletişim Birimi, Çağrı merkezi ve Saha Ekibinin çalışmalarının etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesinin sağlanması.
(2) Sancaktepelilerin belediye hizmetleri ile ilgili görüş ve düşüncelerinin tespit edilmesi, elde edilen sonuçların değerlendirilmesi, bu alanda faaliyetlerin etkinliğini arttıracak önlemlerin alınması için gerektiğinde kamuoyu yoklaması ve anket çalışması yapılması.
(3) Faaliyetlerin onaylanan plan, program ve bütçeye uygun bir şekilde gerçekleştirilmesi için gerekli önlemlerin alınması.
(4) Kurum içi ve dışı bildiri genelge vb. duyuruların, bilgilerin personele iletilmesi ve dosyalanmasının sağlanması, gerektiğinde bu hususta işlem yapılması.
(5) Kurumun halkla ilişkiler faaliyetlerinin yürütülmesinde sosyal, sosyal farkındalık ve kültürel amaçlı faaliyetleri organize etmesine yönelik öneriler projeler geliştirmesi ve uygulanması.
(6) Gerektiğinde çeşitli sivil toplum kuruluşları, muhtarlar vb. ile Belediye yönetiminin
(7) Belediyenin yürüttüğü proje ve faaliyetlerden vatandaşların haberdar olmalarının sağlaması ve hangi faaliyetten nasıl yararlanabileceklerinin bilgisinin verilmesi.
(8) Halkın bilinçlendirilmesi, istek ve şikâyetlerinin alınarak ilgili müdürlüklere yönlendirilmesi amacıyla halk meclislerinin oluşturulması ve koordinasyonunun sağlanması.
(9) Belediyeye gelen vatandaşların başvurularının günlük, haftalık, aylık ve yıllık olarak raporlarını hazırlayarak gerekli bilgilendirilmelerin sağlanması.
(10) Müdürlük olarak, Başkan ve Başkan Yardımcılarının katılacağı halk günleri organizasyonunun yapılması. Yapılan bu faaliyetlerin gerek görülmesi halinde dijital platformlara taşıması.
(11) Halkla ilişkiler alanında yapılması gereken görevlerin yerine getirilmesi, diğer birimlerle bu konuda koordineli biçimde çalışmaların yürütülmesi.
(12) Belediyemize yapılan istek ve şikâyetlerin yasal mevzuatlar çerçevesinde kayıt altına alınması ve şikâyete konu olan işlerin ilgili müdürlükler ile koordinasyonunu sağlayarak en kısa sürede çözüme kavuşturulmasının sağlanması.
(13) Şahsen, telefonla veya internet üzerinden yapılan istek ve şikâyetlerin alınması ve süresi içerisinde sonuçlandırılmasının sağlanması.
(14) Çağrı Mekezine gelen telefonların doğru iletişim dili ile yanıtlanması ve en hızlı şekilde çözüme kavuşturulmasının sağlanması.
(15) Belediye sınırları içinde kent halkının yönetime katılımının sağlanması, halkın inisiyatifinin arttırılması, yerel yönetimler ve yerel demokrasiyi güçlendirerek, sorunların çözümünün sağlanması.
(16) Halkla ilişkilerle ilgili konularda gerçek ve tüzel kişiler nezdinde olumlu bir kurum imajı ve kurumsal temelde sağlıklı bir halkla ilişkiler ortamı oluşturmak üzere faaliyetlerin yürütülmesi.
(17) Belediye yönetiminin izlediği politikaları halka benimsetilmesi, doğru iletişim ile aktarılması, halkın yönetime karşı olumlu hisler beslemesinin sağlanması.
(18) Vatandaşlardan gelen talep ve şikâyetlerin (Telefon, e-mail, faks, şahsen ya da basın yolu ile başvurular) ilgili birimlere yönlendirilmesi, başvuru sonuçları hakkında başvuru sahiplerinin en hızlı şekilde bilgilendirilmesinin sağlanması.
(19) Halkla ilişkiler müdürlüğünün 7/24 vatandaşa hizmet edecek şekilde tasarlanması ve bu bağlamda üretilen teknolojik araçları kullanması.
(20) Müdürlüğe bağlı olarak çalışmakta olan personelin iş, bilgi ve verimliliklerini arttırabilmek için gerekli eğitim çalışmalarının yürütülmesi.
(21) Yürürlükteki mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesinin sağlanması.
(22) Belediye hizmet stratejisi doğrultusunda Halka İlişkiler müdürlüğünün hizmet stratejisi üretmesi. Üretilen stratejinin planlanması, uygulanması ve denetlenmesini sağlanması.
(23) Belediye çalışanlarının kurum kültürüne uygun hareket etmesinin sağlanması, kurum kültürünün korunması, geliştirilmesi ve güçlendirilmesi yönünde çalışmalar yapılması
(24) Halkla ilişkiler faaliyetlerinde CRM ve diğer uygun görülen programları kullanarak, vatandaşa üstün hizmet değeri ve deneyimi sunulması.
Müdürlük yetkisi MADDE 8 -
(1) Halkla İlişkiler Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.
Müdürlüğün sorumluluğu MADDE 9 –
(1) Halkla İlişkiler Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur.
Müdürün görev, yetki ve sorumluluğu MADDE 10 -
(1) Halkla İlişkiler Müdürlüğünü Başkanlık Makamına karşı temsil eder.
(2) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişidir.
(3) “Müdürlüğün Görevleri” kısmında tanımlanmış tüm işleri koordine eder, etkili ve verimli bir şekilde sonuçlanmasını sağlar.
(4) Halkla İlişkiler Müdürlüğünün Tahakkuk Amiri, Harcama Yetkilisi ve Müdürlük personelinin disiplin amiridir.
(5) Halkla İlişkiler Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.
(6) Müdürlüğün yıllık Performans Programını ve buna bağlı olarak yıllık Bütçesini hazırlar.
(7) Performans Hedefleri, İş kapasitesi ve Faaliyet alanlarını dikkate alarak günlük, haftalık, aylık ve yıllık çalışma planları hazırlar ve bu planların uygulanmasını sağlar.
(8) Performans Hedefleri ve Bütçesine göre bir yıl boyunca kullandığı kaynakları ve yaptığı faaliyetleri gösteren “Yıllık Faaliyet Raporu”nu hazırlar.
(9) Vatandaşa yönelik hizmetlerle ilgili “hizmet standartları” belirleyerek daha hızlı ve etkin hizmet vermek için tedbirler alır, süreç iyileştirmesi yapar.
(10) Faaliyet alanıyla ilgili vatandaş memnuniyeti ölçümleri yapar.
(11) Müdürlüğünde Kamu İç Kontrol Sisteminin ve Kalite Yönetim Sisteminin kurulmasından birinci derecede sorumludur. Bu konuda Strateji Geliştirme Müdürlüğü ile koordineli çalışır.
(12) Müdürlüğün geçmiş döneme ait bilgilerinin, dosyalarının, raporlarının kurumsal bir formatta Standart Dosya Planına göre arşivlenmesini sağlar. Bu konuda Yazı İşleri Müdürlüğü ile koordineli çalışır.
(13) İş süreçlerinin iyileştirilmesine yönelik çalışmalar yapar.
(14) Personelin eğitim ihtiyaçlarını belirleyerek, İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü aracılığıyla eğitim almalarını sağlar.
(15) Mesai saatlerinin etkin / verimli kullanılması ve birim personelinin uyum içinde çalışmasını sağlar.
(16) Birimi ile ilgili faaliyet raporlarının periyodik olarak hazırlanması ve Başkanlığa sunulmasını sağlar.
(17) İş güvenliğini sağlar ve çalışma ortamını sürekli geliştirme çabası içinde olur.
(18) Birim personelinin görev, yetki ve sorumluluklarını belirler, görevli personelin disiplin amiri olarak görev ve sorumluluklarını yerine getirir.
(19) Yasalarla verilen her türlü ek görevi yapar.
Halkla İlişkiler Şefliğinin Görev, Yetki ve Sorumluluğu
MADDE 11 - Şef, Müdürlük bünyesinde yapılan görev dağılımı çerçevesinde kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık Genelgeleri ve Bildirileri çerçevesinde, üst amirlerinin emirleri doğrultusunda işlerin mevzuata uygun, gecikmesiz ve eksiksiz olarak yürütülmesinde Müdürlük Makamına karşı tam yetkili ve sorumlu kişidir.
Halkla İlişkiler Şefliğine Bağlı Birimler 1- İletişim Birimi
2- Çağrı Merkezi 3- Danışma 1- İletişim Birimi
İletişim Birimimiz Çağrı merkezimiz ve Saha ekibimiz ile koordineli çalışır. Çağrı Merkezi ve saha ekibimizin aracılığıyla ve Belediyemiz tüm müdürlüklerine gelen dilek, talep ve şikâyetleri muhatap ve sorumluluk yönünden inceler. İlgili müdürlüklerin konular ile ilgili gereklerinin yapılarak cevap verilmesi hususunda koordinasyonunu sağlar. Yüz yüze iletişim uygulaması ile vatandaşların dilek ve sorunlarını yerinde dinleyerek daha hızlı çözüme ulaşmayı ve vatandaş memnuniyetini hedefler.
Yapılan iş ve işlemler ile alakalı olarak; Birimlerin işi gerçekleştirme performansı, işi gerçekleştiren birim personelinin performansının, Raporlama, Vatandaş memnuniyetinin ölçülmesi amaçlanır.
İletişim birimi İç İşleri Bakanlığının Açık Kapı uygulamasına gelen talepleri çıktıları alınarak ilgili müdürlüklere yönlendirir. Verilen cevapları sisteme girerek işi sonlandırır.
2- Çağrı Merkezi
Çağrı Merkezi veya Belediye’nin diğer birimlerine gelen vatandaş istek önerilerinin Doküman Yönetim Sistemi Yazılımı üzerinden kayda alınarak ilgili müdürlük havale edildikten sonra bilgilendirme sms’ i atılarak takibin yapılması kolaylaştırılır.
Çağrı merkezimize gelen telefonlara kurum kimliğine uygun olarak ve ilgililerine santral vasıtasıyla aktarımını sağlar, beyaz masaya gelen e-mailler alınır incelenir muhatap müdürlüğüne göre havalesi yapılarak takibi yapılır, gelen çağrılar güvenlik ve kalite yönetim gereğince kayıt altına alınıp arşivlenir.
Belediyemizin sunduğu hizmetlerle ilgili talepleri karşılamak veya şikâyetleri çözümlemek amacıyla kurulmuş telefonla hizmet veren bir bölümdür. Çağrı merkezinin öncelikli amacı günün her saati hizmet vermektir. Çağrı Merkezi Temsilcileri; Mesleki bilgi ve becerilerle donanmış, doğru bilgiyi doğru şekilde veren, ideal zaman diliminde uygun çözümler üreten, etkili konuşan, güven veren, önemli olduğunu hissettiren çalışanlardır. Çağrı merkezi işleyişinde ise; alınan talep ve şikâyetler konu başlıklarına göre ilgili müdürlüklere iletilir ve müdürlüklerden gelen cevaplar telefon veya e-mail sistemiyle isme hitaben ilgilisine en kısa sürede geri dönüş yapılır.
3- Danışma
Belediyemize gelen misafirlerimiz danışma tarafından güler yüzle karşılanıp, birimler hakkında bilgi vererek yönlendirmesini yaparlar. Engelli ve yaşlı vatandaşlarımıza ayrıca çocuklarla yakından ilgilenerek, ikramlarda bulunup iş ve işlemlerinde yardımcı olarak refakat edilir.
Halkla İlişkiler Şefi ve Bağlı Birimlerinin Görevleri
(1) Görevi gereği Müdürlükçe kendilerine verilen işlerin yasalar ve yönetmelik esaslarına göre yapılması ve bağlı personelleri vasıtasıyla yaptırılması.
(2) Halkla İlişkiler Şefliğinin işlerini plan ve programa bağlayarak bunların iyi bir şekilde yapılmasını ve zamanında bitirilmesinin sağlanması
(3) Şeflikte bulunan personellere iş dağılımı yapılarak, sonuçların kontrol ve denetiminin yapılmasının sağlanması.
(4) Müdürlüğe gelen giden evrakların, dosyaların diğer belgelerin kayıt havale dosyalama işlemlerinin yürütülmesi.
(5) Müdürlüğe ait genelge yönetmelik ve kararların deftere işlenerek incelemeye hazır hale getirilmesi.
(6) Müdürlüğün işlerinin yürütülebilmesi için gerekli olan bütçenin hazırlanması, personelin özlük hakları yazışmaları, tahakkuk işleri, kayıtlarının tutulması ve yılsonunda döküm hazırlanması.
(7) Kurum içi ve dışı bildiri genelge vb. duyuruların, bilgilerin tüm müdürlük personeline iletilmesi ve dosyalanmasının sağlanması, gerektiğinde bu hususta işlem yapılması.
(8) Başkan, Başkan Yardımcısı veya Müdürün katılacağı halk günlerinin organizasyonunu yapılması, gelen vatandaşların kayıtlarının yapılması ve yönlendirilmelerin sağlanması.
(9) Halkın bilinçlendirilmesi amaçlı halk meclislerinin oluşturulması ve koordinasyonunun sağlanması.
(10) Belediyenin genel amaç ve politikalarına uygun nitelikte halkla ilişkiler Şefliğinin stratejisinin belirlenmesinde öneriler sunulması.
(11) Çağrı Merkezimize gelen telefonlara kurum kimliğine uygun olarak ve ilgililerine santral vasıtasıyla aktarımının sağlanması.
(12) Çağrı Merkezi veya Belediye’nin diğer birimlerine gelen vatandaş istek önerilerinin Doküman Yönetim Sistemi Yazılımı üzerinden kayda alarak ilgili müdürlük veya kişiye ileterek bilgilendirme sms’i atılarak koordinasyonun sağlanması.
(13) Çağrı merkezi ve Santrale gelen telefonların ve e-maillerin karşılanması, arayan kişinin bilgileri güncellenerek ilgili programa kayıt edilmesi ve ilgili müdürlüğe havale edilmesi, takibinin yapılması.
(14) Çağrı Merkezine gelen çağrıların güvenlik ve kalite yönetim gereğince kayıt altına alınarak arşivlenmesinin sağlanması.
(15) Danışmaya gelen vatandaşları güler yüzlü bir şekilde karşılayıp, ikramda bulunarak kurum içi ve kurum dışı yönlendirmeleri sağlanarak refakat edilir.
(16) Halkla ilişkilerde elde edilen sonuçları değerlendirmek ve bu alandaki faaliyetlerin etkinliğini arttıracak önlemleri belirlemek üzere anket çalışmalarını yürütür.
(17) Görev unvanlarına uygun olan ve Müdürünün istediği diğer işleri yapar.
(18) Halkla ilişkiler faaliyetlerinde bulunduğu konum itibarıyla elinden gelen desteği verir.
Saha Şefliğinin Görev, Yetki ve Sorumluluğu
MADDE 12 – Şef, Müdürlük bünyesinde yapılan görev dağılımı çerçevesinde kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık Genelgeleri ve Bildirileri çerçevesinde, üst amirlerinin emirleri doğrultusunda işlerin mevzuata uygun, gecikmesiz ve eksiksiz olarak yürütülmesinde Müdürlük Makamına karşı tam yetkili ve sorumlu kişidir.
1- Görev Yetki ve Sorumluluğu
(1) Görevleri gereği Müdürlükçe kendilerine verilen işleri yasalar ve yönetmelik esaslarına göre yaparlar.
(2) Saha Şefliğinin, işlerini plan ve programa bağlayarak işlerin zamanında bitirilmesini sağlarlar.
(3) Şeflikte bulunan personellere iş dağılımı yapılarak, sonuçların kontrol ve denetiminin yapılması sağlanır.
(4) Kurum adına vatandaşlar ile birebir iletişim sağlar.
(5) Önceden belirlenmiş yıllık programlar ve gündeme göre oluşabilecek aylık ve haftalık programlar dâhilinde saha ve tanıtım çalışmalarını yürütür.
(6) Saha ve tanıtım çalışmaları sırasında izleme, kayıt tutma, değerlendirme, raporlarını hazırlar.
(7) Vatandaşlardan gelen talep ve geri dönüşlerin raporlarını tutar ve müdüre yazılı olarak bildirir.
(8) Belediye projeleri ve etkinliklerinden bilgi sahibi olmak ve vatandaşları bilgilendirmek.
(9) Mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile üstleri tarafından verilen görevleri yapmakla sorumludur.
(10) Halkla ilişkiler faaliyetlerinde bulunduğu konum itibarıyla elinden gelen desteği verir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Görev ve Hizmetlerin İcrası Görevin alınması
MADDE 13 -
(1) Kalem memurları dışında kalan Müdürlüğün tüm elemanlarına verilen belgeler, dosyalar ve tüm işler zimmet defterine kaydedilerek ilgilisine verilir.
Görevin planlanması MADDE 14 -
(1) Halkla İlişkiler Müdürlüğündeki iş ve işlemler Müdür tarafından düzenlenen plan dahilinde yürütülür.
Görevin yürütülmesi MADDE 15 –
(1) Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.
BEŞİNCİ BÖLÜM İşbirliği ve Koordinasyon Müdürlük birimleri arasında işbirliği
MADDE 16 –
(1) Müdürlük dâhilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır.
(2) Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre iletilir.
(3) Müdür, evrakları gereği için ilgili personele tevzi eder.
(4) Bu Yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye
devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.
(5) Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.
Diğer kurum ve kuruluşlarla koordinasyon MADDE 17 –
(1) Müdürlükler arası yazışmalar Müdür’ ün imzası ile yürütülür.
(2) Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.
ALTINCI BÖLÜM
Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme Gelen giden evrakla ilgili yapılacak işlem
MADDE 18 –
(1) Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür tarafından ilgili personele havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.
(2) Evraklar ilgili personele zimmetle ve imza karşılığı dağıtılır. Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt defterlerine sayılarına göre işlenir, dış müdürlük evrakları yine zimmetle ilgili Müdürlüğe teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılır.
Arşivleme ve dosyalama MADDE 19 –
(1) Müdürlük tarafından yapılan tüm yazışmaların birer paraflı nüshası konusuna göre Standart Dosya Planı’na uygun olarak muhafaza edilir.
(2) Müdürlükte üretilen ve müdürlüğe gelen tüm evrak ve belgeler Standart Dosya Planı’na göre sınıflandırılır ve dosyalama yapılır.
(3) İşlemi biten evraklar “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik”e uygun olarak arşive kaldırılır.
(4) Arşivdeki evrakların saklama süreleri ve imha temrinleri için planlama yapılarak süresi gelen evraklar mevzuata uygun olarak imha edilir.
(5) Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur.
YEDİNCİ BÖLÜM Denetim Denetim ve disiplin hükümleri
MADDE 20 –
(1) Halkla İlişkiler Müdürü tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir.
(2) Halkla İlişkiler Müdürü 1. Disiplin Amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusunda işlemleri yürütür.
(3) Halkla İlişkiler Müdürlüğünde çalışan tüm personelin izin, rapor, derece ve kademe ilerlemesi, ödüllendirme ve cezalandırma vb. işlemlere ilişkin belgeleri kapsayan gölge dosya tutulur.
SEKİZİNCİ BÖLÜM Çeşitli ve Son Hükümler Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller
MADDE 21 –
(1) İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.
Yürürlük MADDE 22 –
(1) Bu yönetmelik Belediye Meclisinin kabulü tarihinde yürürlüğe girer. Bu yönetmeliğin kabulünden itibaren bir önceki Halkla İlişkiler Müdürlüğü yönetmeliği yürürlüğünü kaybeder.
Yürütme MADDE 23 –
(1) Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.
