T.C ÇAYIROVA BELEDİYESİ BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

(1)

T.C

ÇAYIROVA BELEDİYESİ

BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER

MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV VE ÇALIŞMA

YÖNETMELİĞİ

(2)

BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ ORGANİZASYON ŞEMASI

BELEDİYE BAŞKANI

BELEDİYE BAŞKAN YARDIMCISI

BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER

MÜDÜRÜ

GRAFİK TASARIMCI

HABER SORUMLUSU

U

ÇOCUK KULÜBÜ PERS.

PERS.

KÜTÜPHANE GÖREVLİSİ

BÜRO ELEMANI

(3)

1 T.C

ÇAYIROVA BELEDİYE BAŞKANLIĞI

BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç:

MADDE 1:

Bu yönetmeliğin amacı, Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün kuruluş ve teşkilat yapısını, hukuki statüsünü, görev, yetki çalışma usul ve esaslarını belirleyerek hizmetlerin daha etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır.

Kapsam:

MADDE 2:

Bu Yönetmelik, Çayırova Belediye Başkanlığı Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünde çalışan personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Hukuki dayanak:

MADDE 3:

Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü yürüttüğü tüm iş ve işlemlerde aşağıdaki mevzuat hükümlerine uymakla yükümlüdür. 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Belediye Kanunu, 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu, 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun, 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu, 5651 sayılı “İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik, İlgili bakanlıkların tebliğ ve genelgeleri ve ilgili diğer mevzuatlar ve tabi olduğu diğer mevzuat hükümlerine uygun olarak düzenlenmiştir. Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü Görev Yetki ve Sorumluluk Yönetmeliği hükümleri çerçevesinde yürütür. Bu yönetmelikte bulunmayan hususlarda başkanlık makamı veya gerekli görülen hallerde belediye meclisi kararları uygulanır.

Tanımlar MADDE 4

Bu yönetmelikte geçen;

Belediye: Çayırova Belediyesi’ni

Büyükşehir: Kocaeli Büyükşehir Belediyesi’ni Başkanlık: Çayırova Belediye Başkanlığı’nı Başkan: Çayırova Belediye Başkanı’nı

Başkan Yardımcısı: Çayırova Belediyesi Başkan Yardımcısı’nı Müdürlük: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nü Müdür: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürünü

(4)

2 Çalışanlar: Müdürlüğe bağlı birimlerde hizmet veren memur, sözleşmeli memur, işçi, taşeron işçi ve diğer personeli

Yönetmelik: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliğini ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM Teşkilat ve Bağlılık Teşkilat

MADDE 5

Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün Personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir.

Müdür Memur

Kadrolu İşçi Büro Elemanı

Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir.

Müdür Memur

Grafik Tasarımcı Haber Sorumlusu

Büro Elemanı Kütüphane Görevlisi Çocuk Kulübü Personeli Bilgi Evleri Personeli

Gençlik Merkezi Personeli Bağlılık

MADDE 6

Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Görev, Yetki ve Sorumluluk Müdürlüğün görevleri

MADDE 7

Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, Çayırova Belediye Başkanlığının amaçları, prensipleri, politikaları doğrultusunda;

Belediye Başkanı ve belediye ile ilgili yazılı ve görsel basında çıkan haber ve yazıların günlük takibini yapmak, başkanlığı ve ilgili birimleri bilgilendirmek ve arşivlemek,

(5)

3 Başkanlık ve belediye faaliyetlerini takip etmek, fotoğraf ve kamera çekimlerini yapmak ve arşivlemek,

Belediyemiz tarafından gerçekleştirilen faaliyetleri basın bülteni hazırlayarak fotoğraf ve görüntü desteğiyle basın kuruluşlarına ulaştırmak, kamuoyuna duyurulmasını sağlamak.

Aylık, yıllık veya başkanlığın uygun gördüğü zamanlarda basın toplantıları organize etmek, basın mensuplarının katılımını sağlamak.

Basın mensuplarının Belediye Başkanı ile söyleşi veya bilgi edinme amaçlı görüşme taleplerine yardımcı olmak,

Kentlilik bilinci ve aidiyet duygusunu güçlendirmek,

Farklı dokulara saygı duyan ve birlikte yaşama kültürünü sahiplenen bir hizmet sunmak,

Dayanışma ve yardımlaşma kültürüne sahip olmak,

Birlik ve beraberlik ruhu güçlü olan bir topluma önem veren hizmet sunmak, Kültür, sanat ve sporu yaşamın vazgeçilmezi haline getirmek,

Kütüphanecilik hizmetlerinin yürütülmesini sağlamak ve gerekli bilgi kaynaklarını temin etmek,

Güzel sanatlar ve meslek edindirmeye yönelik kurslar açmak,

İlçede bulunan öğrencilere ve gençlere eğitime destek amacıyla Kütüphane, internet salonu, satranç salonu ve benzeri eğitim ve kültür amaçlı hizmetleri sunmak,

Kamuoyundan yansıyan şikâyet ve görüşlerin tespit, takip ve değerlendirme çalışmalarını yapmak.

Belediye Başkanının radyo-TV programlarına katılımı ile ilgili bilgi ve doküman hazırlıkları yapmak.

Belediye ile ilgili basında yer alan gerçeklere aykırı haber ve yazılara cevap ve düzeltme metni hazırlamak, gerektiğinde ilgili basın kuruluşuna Hukuk işleri Müdürlüğü ile birlikte tekzip göndermek,

Başkanlık tarafından yapılacak bazı özel gün ve haftalarda, tören ve açılış konuşmalarıyla ilgili açıklama ve mesajlara esas olmak üzere metin yazısı hazırlamak, Resmi ve dini bayramlarla özel gün ve haftalarda ilan metinleri hazırlamak, basın kuruluşlarına göndermek,

Başkanlık tarafından verilecek brifinglerde, seminer ve toplantılarda katılımcılara ve kamuoyuna sağlıklı bilgiler sunulması için görsel ve metinsel dokümanları hazırlamak,

Belediye faaliyetlerini ve hizmetlerini tanıtıcı Belediye Bülteni hazırlamak,

Çayırova’da kent kültürünü ve kentlilik bilincini geliştirmek, ilçenin tarihi, kültürel ve doğal değerlerini tanıtmak, belediyenin kente yönelik vizyonel proje ve yatırımlarını yerel ve ulusal kamuoyuna duyurmak amacıyla şehir dergisi hazırlamak, bastırmak ve dağıtmak,

Çayırova’nın iç ve dış turizm potansiyelinden yararlanmasını sağlamak ve ilçeyi tanıtmak amacıyla, sanatsal fotoğraf ve kamera çekimleri yapmak, yaptırmak, tanıtım filmleri ve CD’leri hazırlamak,

Yerel ve ulusal basın mensuplarına belediye ve kent ile ilgili fotoğraf ve görüntü desteğinde bulunmak,

Belediye faaliyetlerinin halka duyurulması için pankart, broşür, katalog, afiş vb.

dokümanların tasarım ve metin hazırlıklarını yapmak ve yaptırmak. Basın mensuplarına belediye ve kenti ilgilendiren haberlerle ilgili gerekli doküman

(6)

4 yardımında bulunmak, bağlı bulunduğu medya kuruluşuyla iletişimini sağlama konusunda yardımcı olmak,

Belediye meclis toplantıları ile gerekli görüldüğünde Büyükşehir Belediye Toplantılarını izlemek, fotoğraf ve kamera çekimlerini yapmak,

Başkanlık faaliyet raporunu redakte etmek ve düzenlemek, Birimlerle ilgili dokümanların ciltlenmesini gerçekleştirmek, Belediye internet sitesindeki haberleri güncellemek,

Belediyenin düzenlendiği etkinlikler ve programlar için bilgilendirme mesajı göndermek,

Belediye bünyesindeki led ekrana tanıtım veri girişlerini yapmak,

Belediyenin sosyal medya kanallarını yönetmek ve içerik paylaşımı yapmak,

Vatandaşların sivil toplum kuruluşları ile kamu kuruluşlarının uygun görülen fotoğraf, görüntü ve doküman taleplerini karşılamak,

Yapılan etkinlikler için bastırılan davetiyeleri bastırmak, dağıtmak ve alan süslemesini yapmak,

Başkanlık adına gönderilecek olan bütün telgraf, taziye ve posta işlemlerini takip etmek,

Resmi kurumlardan gelen ilan taleplerini yerine getirmek ve yazışmalarını yapmak, Vatandaşın bilgi edinme taleplerini karşılamak,

Bilgi edinme ile gelen e-mailleri ilgili müdürlüklere bildirerek takibini yapmak, Başkanlığın talimatı üzerine ilçemizde bulunan kurum, kuruluş ve sivil toplum örgütlerinde çalışanlara ait özel gün ve haftalarda Belediye Başkanına ait mesajlar göndermek ve etkinlikler düzenlemesini yapmak,

Başkanlığın talimatı üzerine halk toplantısı veya diğer kişi veya kurumlarla toplantılar düzenlemek,

Servis hizmetleri ile ilgili ihaleleri hazırlamak ve sonuçlandırmak.

Başkanlığın talimatı üzerine gerektiğinde Belediye ile alakalı duyuru ve kutlamalar için afiş, billboard, pankart v.s. yaptırıp astırılmasını sağlamak.

Müdürlüğe ait demirbaş eşyanın kayıtlarını tutarak, Yasa ve yönetmeliklere göre ilgililere zimmetlemek, demirbaş eşyanın giriş ve çıkışlarını listesine göre düzenli olarak kontrol etmek.

Müdürlük yıllık bütçesini hazırlamak,

Müdürlüğe ait ihale ve ayniyat işlemlerini yapmak,

Mesleki konularda birim içi ve birim dışı eğitim çalışmalarını yapmak, Başkanlıkça verilen diğer işleri yerine getirmektir.

Müdürlük yetkisi MADDE 8

Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, 5393 sayılı Belediye Kanunu ve diğer yasal mevzuat hükümlerine dayanılarak, Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.

(7)

5 Müdürlüğün sorumluluğu

MADDE 9

Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, Belediye Başkan veya Yardımcısınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle, kendisine verilen görevleri yürütürken, işlemlerini kanun, tüzük, yönetmelik, kararname, genelge ve tebliğlere uygun olarak yapmak ve neticelendirmekten sorumludur.

Müdürün görev, yetki ve sorumluluğu MADDE 10

Ajanslarla ve gazetelerle iletişimi sağlar.

İlçedeki vatandaşların belediyeye bildirdiği şikâyet istek ve önerilerin birimlere düzenli olarak aktarımının yapılmasını ve birimlerin süreleri zarfında geri dönüş yapmalarını takip eder,

Birime verilen cevapların vatandaşa dönüşünün, etkin, hızlı ve güler yüzlü yapılmasını sağlar.

Belediyeye gelen ihtiyaç sahiplerinin dinlenip, değerlendirilmesi ve diğer kurumlara yönlendirilmesini sağlar.

Belediyece yapılan ayni ve nakdi yardımların kararının verildiği sosyal yardım komisyonunda yer alır,

Belediye adına Büyükşehir ve diğer kurumlarla aylık düzenlenen toplantılara iştirak eder,

Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü personelince yapılan tüm işlemlerin zamanında ve doğru olarak yapılmasını sağlar.. ve kontrol eder,

İlçe içerisinde zaman zaman STK’larla işbirliği ve iletişim halinde olur, Diğer müdürlüklerle koordineli bir şekilde çalışma içerisinde bulunur,

Müdürlük içi çalışmalar ile ilgili plan ve programları hazırlar ve başkan yardımcısına raporlar,

Müdürlük bütçesini ve faaliyet raporlarını hazırlar ve başkan yardımcısına raporlar, Harcama yetkilisi olarak müdürlük giderlerinin tahakkukunu gerçekleştirir; müdürlük ihtiyacının belirlenmesi ve karşılanması işlemlerini yürütür,

İhalelere hazırlık süreci ile diğer alımları takip etmek ve onay vermek.

Müdürlük tarafından gerçekleştirilen kültür gezilerinin aksamaması ve işlevselliği açısından organizasyonları baştan sona takip eder; Gidilecek gezilere onay verir, İlçe halkının belediye çalışmaları ve aktivitelerinden haberdar olması için belediye başkanı tarafından yetkilendirildiği mesaj hususlarında nihai kararı verir ve onaylandırır.

Belediye veya kurumlarla ortaklaşa gerçekleştirilen tüm ulusal ve uluslar arası sportif organizasyonların düzenlenmesini baştan sona organize eder,

Çıkarılacak gazete, dergi, kitap, kitapçık, el broşürü, clp, bilboard ve daha birçok görselin yazılarının yazılması ve grafik tasarım çalışmalarına onay verilmesi işlerini yerine getirir,

Bölgedeki tüm sportif gelişmeleri takip eder ve gerektiğinde ilgili yerlere üst makamların bilgisi dâhilinde destek sağlar.

Vatandaşlarla belediye başkanını bir araya getirecek (kahve toplantıları, mahalle toplantıları) çalışmalara imza atar,

(8)

6 Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünü başkanlık makamına karşı temsil eder, Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişidir. Müdürlüğün her türlü çalışmalarını denetler,

Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün Harcama Yetkilisi ve Müdürlük personelinin Sicil ve Disiplin Amiridir,

Yasalarla verilen her türlü ek görevi yapar,

Müdürlüğün her türlü idari işlerinin kanun, talimat, bildiri ve genelgeler çerçevesinde en iyi şekilde sevk ve idare edilmesini sağlar.

Çalışan personeller arasında görev bölümü yaparak yetki ve sorumluluk vermek suretiyle işlerin daha randımanlı yürütülmesini sağlar.

Tahakkuku yapılan faturaları kontrol eder ve onaylar,

Başkanlık tarafından istenen her türlü rapor ve bilgileri hazırlamak veya hazırlatmak, Belediye Meclis ve Belediye Encümeninin 5393 sayılı Belediye Kanununa uygun olarak Müdürlük çalışmaları ile ilgili aldığı kararları uygulamak,

Birim müdürleri toplantısına katılır.

Birim içi haftanın değerlendirme toplantısını yürütmek, Müdürlük personelinin devam/devamsızlığını kontrol eder,

Müdürlük bütçesini ve faaliyet raporlarını hazırlayarak veya hazırlatarak başkanlığa sunar,

Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirir, Bağlı olduğu Başkan Yardımcısına karşı sorumludur,

Müdürlük içi çalışmalar ile ilgili plan ve programları hazırlar,

Müdürlüğe ait araç ekipman ve personelin sevk ve idaresini birim amiri sıfatıyla yürütür,

Gelen dilekçelerin havalesinin yapılmasını ve cevaplanacaklara cevap verilmesini sağlar.

Müdürlüğünü ilgilendiren Stratejik plan ve performans programı çalışmalarının yapılmasını sağlar.

Müdürlüğü ile ilgili çalışmaları izler ve denetler,

Belediyenin diğer tüm müdürlükleri ile Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü arasındaki diyalogları sağlar.

Başkanlık Makamının veya müdürlüklerin çözemedikleri, tereddüde düştükleri müdürlüğünün sahasına giren konular hakkında, ilgililere gerekli bilgilerin verilmesini sağlar.

Müdürlük içi çalışmalar ile ilgili planları ve programları hazırlamak, Müdürlük personelinin çalışmalarını düzenleyip, işbirliğini sağlar.

Müdürlük iç ve dış yazışmalarının yürütülmesini sağlar.

Belediye Meclis ve Encümenine çalışmaları ile ilgili teklif hazırlatır ve onaya sunar, Konusu ile ilgili araştırma, planlama koordinasyon geliştirme ve program ve hizmetlerini yürütür,

5216 sayılı Büyükşehir Belediyeleri Kanunu ile İlçe Belediyelerine verilen görev ve yetkilerden kendisini ilgilendiren konuları takip ederek yapmak veya yaptırmak, Haftalık faaliyet raporu hazırlanmasını sağlatmak,

Dosya kontrolünü yapmak.

Stratejik plan çerçevesinde birim amiri sıfatıyla birimin tüm faaliyetlerinden birinci derece sorumludur.

(9)

7 Müdürlüğünün kullanımındaki her türlü araç ve demirbaşın takip işlemlerini Taşınır Kayıt ve Kontrol yetkilisi marifetiyle takip ettirir,

Ekonomik ömürlerini dolduran her türlü araç ve demirbaşın terkin işlemlerini yasalar çerçevesinde sonuçlandırılmasını sağlar.

Faaliyet alanıyla ilgili konularda projeler üretir, takip eder ve uygular.

GÖREV ÜNVANI : Grafik Tasarımcı MADDE 11

Belediye bünyesinde çıkarılan gazetenin tasarımını yapar.

Belediye tarafından gazetelere geçilen bültenlerinin tasarımını yapar.

Kampanyaların tasarımını yapar.

Belediye tarafından verilecek belgelerin tasarımını yapar.

Broşürlerin, davetiyelerin, clp, billboard, flama gibi tüm görsel reklamlarının tasarımını yapar.

Kaymakamlık, müftülük, milli eğitim, emniyet müdürlüğü gibi kurumlardan gelen tasarım taleplerini başkanlık onayıyla gerçekleştirir,

Basın toplantıları için hazırlanan sunum ve slâytlara destek verir, İnternet sitesinin kontrolü ve genel düzenlemesini yapar.

Günlük gazetelerin taranması işlemini yapar.

Müdürlüğü tarafından verilen diğer görevleri yapar.

Müdürün tayin edeceği konularda yönetime yardımcı olur, önerilerde bulunur,

Tüm işleri usulüne uygun olarak tam ve zamanında yapılmasını, verilen görevlerin gereğine uygun olarak yerine getirilmesi için çaba harcar,

Birim yazışmalarında paraf ve müdürce uygun görülen imza yetkisini kullanır.

Müdürlük tarafından verilen diğer yetkileri kullanır.

Müdürlüğün hizmet alanına giren çalışmaları zamanında tamamlar.

Üstlerinden aldığı emirleri görev tanımları içerisinde yerine getirir.

Kanun, tüzük, yönetmelik ve yönergelerle müdürlüğüne verilen görevlerden kendilerine verilen diğer iş ve işlemleri yapar.

Müdürünün isteği ile Görev alanlarıyla ilgili araştırma, inceleme ve etüt yapar ve bunları raporlar,

Amirleri tarafından verilen benzeri görevleri yapar.

Amirlerinden habersiz işini işyerini terk etmez,

Müdürü tarafından kendisine verilen görevleri mevzuata, plan ve programlara uygun olarak zamanında ve eksiksiz yerine getirir,

Tüm işleri usulüne uygun olarak tam ve zamanında yapılmasını, verilen görevlerin gereğine uygun olarak yerine getirilmesini sağlar.

Diğer müdürlüklerle koordineli bir şekilde çalışır.

GÖREV ÜNVANI : Haber Sorumlusu MADDE 12

Belediye etkinlikleri ve toplantılar sırasında etkinliğin, başkanın ve davetlilerin fotoğraflarını çeker,

Belediye faaliyetleri ile ilgili haber içerikli konuları yazarak basın kuruluşlarına fotoğraflarla birlikte servis eder,

(10)

8 TV kanallarında yayınlanabilecek düzeydeki haberleri capture ederek, haber metni ile

birlikte Müdürünün onayından sonra TV’lere servis eder,

Belediye çalışmaları ve aktivitelerini mesaj yolu ile halka duyurmak,

Belediye başkanı ile birlikte vatandaşların çekildiği fotoğrafları tab ederek, adresini veya iletişim bilgilerini aldığı kişilere ulaştırmak veya anında teslim etmek,

Fotoğraf çekiminin yanı sıra kamera çekimini de yerine getirebilmek, Belediye başkanını sürekli takip ederek gereken noktalarda fotoğraf almak,

Belediye faaliyetlerinin tamamını takip etmek ve fotoğraf arşivini dinamik tutmak, Tüm slâyt çalışmalarını yapmak ve bilgileri güncellemek,

Yerel ve ulusal yayınları takip etmek,

Grafik tasarımcıların istediği fotoğrafları teslim eder veya yeniden alarak temin edilmesinin sağlar.

Belediyenin faaliyetlerini simgeleyen tüm fotoğraf ve kamera çekimlerini yedekleri ile birlikte arşivler,

Müdürlüğü tarafından verilen diğer görevleri yapar,

Müdürlük tarafından verilen diğer yetkileri kullanmak,

Müdürlüğün hizmet alanına giren çalışmaları zamanında tamamlar, Üstlerinden aldığı emirleri görev tanımları içerisinde yerine getirmek,

Kanun, tüzük, yönetmelik ve yönergelerle müdürlüğüne verilen görevlerden kendilerine verilen diğer iş ve işlemleri yapmak,

Müdürünün isteği ile Görev alanlarıyla ilgili araştırma, inceleme ve etüt yapmak ve bunları raporlamak,

Amirleri tarafından verilen benzeri görevleri yapmak, Amirlerinden habersiz işini işyerini terk etmez,

Müdürü tarafından kendisine verilen görevleri mevzuata, plan ve programlara uygun olarak zamanında ve eksiksiz yerine getirmek,

Tüm işleri usulüne uygun olarak tam ve zamanında yapılmasını, verilen görevlerin gereğine uygun olarak yerine getirilmesini sağlamak.

GÖREV ÜNVANI : Kütüphane Görevlisi MADDE 13

Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü bünyesinde bulunan kütüphanenin her türlü kayıtlarının tutulmasından ve yürütülmesinden sorumludur,

Bilgisayar odasında öğrencilerin ödev araştırmalarını yapmasına yardımcı olur,

Öğrencilerin bilgi kaynaklarından yararlanmasını ve sessiz bir ortamda çalışmasını sağlar.

Okuyucuların kitap temin etmesini sağlar.

Kitap bağışlarını kabul eder, Gelen-giden kitap kayıtlarını tutar,

Öğrencilere kütüphanedeki bilgisayarda temel bilgisayar ve internet araştırması eğitimi verir,

(11)

9 Kitap fazlasını ihtiyacı olan okullara ve cezaevlerine gönderir.

Yaz dönemlerinde yaz okulları spor kayıtları, sünnet kayıtları, kıyafet dağıtımı, çocukların katılım sertifikası ve hediyelerinin dağıtımını yapar,

Kütüphanenin kitap düzenini korur,

Yapılan çalışmalar ile ilgili haftalık, aylık, yıllık faaliyet raporu hazırlar,

Kütüphanenin kullanımındaki her türlü araç ve demirbaşlardan sorumlu olup, demirbaşların düzenli kullanılmasını sağlar; ve takip işlemlerini yapar. Herhangi bir eksiklik veya yer değişikliğinde Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün Taşınır Kayıt ve Kontrol yetkilisini ve Müdürünü bilgilendirir.

Ekonomik ömürlerini dolduran her türlü araç ve demirbaşın terkin işlemleri için Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, nün Taşınır Kayıt ve Kontrol yetkilisini ve Müdürünü bilgilendirir,

Müdürlük tarafından verilen diğer yetkileri kullanmak.

GÖREV ÜNVANI : Çocuk Kulübü Personeli MADDE 14

Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü bünyesinde bulunan Çocuk Kulübü ile ilgili her türlü kayıtlarının tutulmasından ve yürütülmesinden sorumludur,

Çayırova ilçesinde ikamet eden 3 -6 yaş arası çocukları gruplar halinde haftada 3 gün 75 dakika süre ile eğitime almalarını sağlar.

Eğitim sonunda 15 dakika çeşitli oyunlar oynatır,

Çocuklar eğitim alırken ayrı bir yerde annelere psikolog eşliğinde çeşitli eğitimler ve el sanatları eğitimleri verilir,

Eğitim için gelen çocuklara 75 dakika eğitim verilir, Eğitim sonunda çocuklara 15 dakika oyun süresi verilir,

Gerekli görüldüğü takdirde psikolog eşliğinde görüşmeler yapılır, Ailelere çeşitli konularda eğitimler verir.

Yapılan çalışmalar ile ilgili haftalık, aylık, yıllık faaliyet raporu hazırlar,

(12)

10 Çocuk Kulübünün kullanımındaki her türlü araç ve demirbaşlardan sorumlu olup, demirbaşların düzenli kullanılmasını sağlar; ve takip işlemlerini yapar. Herhangi bir eksiklik veya yer değişikliğinde Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün Taşınır Kayıt ve Kontrol yetkilisini ve Müdürünü bilgilendirir,

Ekonomik ömürlerini dolduran her türlü araç ve demirbaşın terkin işlemleri için Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün Taşınır Kayıt ve Kontrol yetkilisini ve Müdürünü bilgilendirir,

Birim yazışmalarında paraf ve müdürce uygun görülen imza yetkisini kullanır, Müdürlük tarafından verilen diğer yetkileri kullanmak,

GÖREV ÜNVANI : Büro Elemanı MADDE 15

Tüm işleri usulüne uygun olarak tam ve zamanında yapılmasını, verilen görevlerin gereğine uygun olarak yerine getirilmesini temin etmek,

Birim yazışmalarında paraf ve müdürce uygun görülen imza yetkisini kullanmak, Müdürü tarafından kendisine verilen adli ve bürokratik işlemlerle ilgili çalışmaları yapar, dosya ve belgelerle ilgili işlemleri tamamlar,

Basın yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü bünyesindeki her türlü evrakın kayıtlarını tutar, kontrollerini yapar ve ilgili birime aktarır,

Müdürlüğü ile ilgili kişi ve kuruluş ve kurumlarla ilgili yazışmaların yapılmasını sağlar.

Havale olan tüm yazışmaları takip eder,

Dilekçeler aracılığıyla gelen talep ve şikayetleri inceler, gerekli çalışmaları yapar, Biriminin diğer birimleri ve diğer kurum ve kuruluşlarla olan evrak akışını sağlar.

Amiri tarafından kendisine yazılmak üzere verilen iç ve dış birimlere gönderilecek yazıları; resmi yazışma kuralları genelgesine uygun olarak yazar,

Müdürlüğün tebliğ ve yazışma evraklarının postaya verilmesini sağlar.

Müdürlüğe ait doğrudan temin evrakları ve ödeme emirlerini hazırlar,

(13)

11 Birim tüm gider faturalarının doğruluğunu tetkik edip; Faturaların ödeme emrini ve diğer evrakları hazırlar, yapılan faturalara ait dosya oluşturur, faturalara ve hak edişlere ait irsaliyelerin fotokopilerini çeker; Ödeme emri hazırlanan faturaların imza takip işlemini yapar,

Müdürlük tarafından verilen diğer yetkileri kullanır,

Birimin hizmet alanına giren çalışmaları zamanında tamamlar,

Vatandaşın şikayet ve taleplerinin takibini ve yerinde incelenmesini sağlar.

Malzeme ve demirbaşları teslim almak , teslim etmek ve kontrollerini yapar,

Müdürlük ihtiyaç ve harcamaları ile ilgili mali kayıtları tutmak, avans almak ve mahsuplarını yapmak,

Belediyenin faaliyet alanına giren konularla ilgili olarak yapılan yasa ve yönetmelik değişikliklerini, Belediye Encümeni ve Belediye Meclisi kararlarını takip etmek müdür ve personelin bilgisine sunmak,

Meclis ve Encümen toplantılarının gündemlerini takip etmek ve müdürlüğün bu gündeme alınması gereken evraklarının hazırlanmasını sağlamak.

Birim tüm gider faturalarının doğruluğunu tetkik etmek, Müdürlük tarafından verilen diğer yetkileri kullanmak,

Sorumlu personellere müdürün emir, talimat ve isteklerini aktarır, Amirlerinden habersiz işini işyerini terk etmez,

Üstlerinden aldığı emirleri görev tanımları içerisinde yerine getirmek,

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Görev ve Hizmetlerin İcrası Görevin planlanması

MADDE 16

Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğündeki iş ve işlemler Müdür tarafından düzenlenen plan dâhilinde yürütülür.

Görevin yürütülmesi MADDE 17

Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.

(14)

12 BEŞİNCİ BÖLÜM

İşbirliği ve Koordinasyon

Müdürlük birimleri arasında işbirliği MADDE 18

Müdürlük dâhilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır.

Bu Yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.

Diğer kurum ve kuruluşlarla koordinasyon MADDE 19

Müdürlükler arası yazışmalar ilgili başkan yardımcısının imzası ile yürütülür.

Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

ALTINCI BÖLÜM

Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme

Gelen giden evrakla ilgili yapılacak işlem MADDE 20

Müdürlüğe gelen evraklar elektronik ortamda incelenerek Müdür tarafından ilgili personele havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.

Evraklar ilgili personele sistem üzerinden kullanıcı hesaplarına gönderilir. Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt sayılarına göre işlem görür ve diğer müdürlüklere ait evraklar yine zimmetle ilgili Müdürlüğe teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılır.

Arşivleme ve dosyalama MADDE 21

Müdürlükler arasında yapılan tüm yazışmalar elektronik ortamda yapıldığı için arşivleme sistemi içinde otomatik olarak yapılmaktadır.

Daha önceki yıllara ait olan ve basılı olarak hazırlanan evrak ve dokümanlar birim ve kurum arşivinde muhafaza edilir.

(15)

13 YEDİNCİ BÖLÜM

Denetim

Denetim, personel sicil ve disiplin hükümleri MADDE 22

Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir.

Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü 1. Disiplin Amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusunda işlemleri yürütür.

Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünde çalışan tüm personelin izin, rapor, derece ve kademe ilerlemesi, ödüllendirme ve cezalandırma vb. işlemlere ilişkin belgeleri kapsayan gölge dosya tutulur.

SEKİZİNCİ BÖLÜM Çeşitli ve Son Hükümler.

Yürürlükten kaldırılan yönetmelik MADDE 23

Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle birlikte, önce yürürlükte olan Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü Görev ve çalışma Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.

Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller MADDE 24

İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

Yürürlük MADDE 25

Bu yönetmelik Belediye Meclisinin Kararının kesinleştiği tarihte yürürlüğe girer.

Yürütme MADDE 26

Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.

(16)