EBH215_BÜRO YÖNETİMİ
Öğr. Gör. Nimet Özgül ÜNSAL KÖSE
ANKARA ÜNİVERSİTESİ
Elmadağ MYO
İçerik
• Örgütleme
• Örgütleme Süreci
Örgütleme
• Örgütleme, belirlenen amaçlara nasıl
ulaşılabileceğini kararlaştırmak ve bunun için gerekli insan gücünü, araçları,
olanakları uygun miktarda ve nitelikte bir araya getirmektir.
Öğr. Gör. Nimet Özgül KÖSE ÜNSAL
Örgütleme
•Örgütlenme sürekli bir faaliyettir. Belirlenen hedeflere ulaşılmaz ise yönetim, yeniden örgütlemeye karar verebilir. Örgüt dinamiktir ve yeni durumlara göre, reorganize edilmesi (yeniden
düzenlenmesi) gerekmektedir. Kurulmuş ve çalışmakta bulunan bir örgütün değişmesine içerden ve dışardan bazı faktörler etki yapar.
Bunlar iç ve dış etkenler olarak sınıflandırılabilir:
- İç etkenler; amacın değişmesi, yöneticilerin ve/veya yönetim politikasının değişmesi, örgütün yerleşme durumunda ya da iş yükünde değişiklik, mali kaynakların azalması/çoğalması olabilir.
- Dış etkenler; teknolojinin gelişmesi, iletişim ve ulaştırma
hizmetlerinde kolaylıklar ve hızın artması, ihtiyaçların değişmesi, ekonomik ya da siyasi çevre koşullarında gelişmeler (savaş, ihracat/
ithalat rejiminde değişiklik vb.) olabilir.
Örgütleme
•Örgütlenme sürekli bir faaliyettir. Belirlenen hedeflere ulaşılmaz ise yönetim, yeniden örgütlemeye karar verebilir. Örgüt dinamiktir ve yeni durumlara göre, reorganize edilmesi (yeniden
düzenlenmesi) gerekmektedir. Kurulmuş ve çalışmakta bulunan bir örgütün değişmesine içerden ve dışardan bazı faktörler etki yapar.
Bunlar iç ve dış etkenler olarak sınıflandırılabilir:
- İç etkenler; amacın değişmesi, yöneticilerin ve/veya yönetim politikasının değişmesi, örgütün yerleşme durumunda ya da iş yükünde değişiklik, mali kaynakların azalması/çoğalması olabilir.
- Dış etkenler; teknolojinin gelişmesi, iletişim ve ulaştırma
hizmetlerinde kolaylıklar ve hızın artması, ihtiyaçların değişmesi, ekonomik ya da siyasi çevre koşullarında gelişmeler (savaş, ihracat/
ithalat rejiminde değişiklik vb.) olabilir.
Öğr. Gör. Nimet Özgül KÖSE ÜNSAL
Örgütleme Süreci
•Örgütleme bir süreçtir.
•Bu süreçte; yapılacak işler belirlenir, verimli performans için işler uygun miktarlarda ve işlevlerine göre bölünür, işleri yapacak olan kişiler
belirlenir ve uygun görevlere atanır, bu görevlere atanan kişilerin yetki ve sorumlulukları belirlenir, belirlenen işleri yerine getirmek için gerekli iş ortamı, malzeme ve makineler sağlanır. işlerin ayrıntıları belirlenir (iş tanımı), bu iş için gerekli özellikler belirlenir (iş gerekleri) ve iş
gereklerine göre kişiler gerekli işlere (pozisyonlara) yerleştirilir.
•Kadrolama olarak tanımlanan bu fonksiyon örgütlemenin bir parçası olarak görülebilir.
•Örgütleme sürecinde gerçekleştirilecek aşamalar aşağıdaki şekilde gösterilmiştir. Bu süreçte bulunan bir basamağın atlanması/yerine getirilememesi amaçlara ulaşmayı engeller.
Örgütleme Süreci
Öğr. Gör. Nimet Özgül KÖSE ÜNSAL
Örgütleme Süreci
•İşlerin Belirlenmesi
Örgütlerin faaliyetleri, faaliyet alanı ve amaçlarına bağlı olarak
farklılık gösterir. Ancak işletmeler arasında ortak olan muhasebe ve insan kaynakları gibi faaliyetler her işletmede gerçekleştirilir.
Bürolarda belirlenen amaçlara ulaşmak için yapılacak tüm işler
planlama aşamasında belirlenir. Her ne kadar planlama aşamasında amaçlara varmak için izlenecek yollar belirlense de ayrıntılara
örgütlendirme fonksiyonunun uygulanmasıyla inilir.
•İşlerin Gruplara Ayrılması
Bürolarda belirlenen işleri en az emek ve giderle, zamanı verimli kullanabilecek şekilde bölümlendirmek, sıralamak ve iş birimleri
haline getirmek gerekir. Bu aşamada iş bölümü ve uzmanlaşmaya da dikkat edilir. İşlerin belirli bir sistem içerisinde gruplara ayrılması örgütte olası kargaşa ortamını ortadan kaldırır.
Örgütleme Süreci
Öğr. Gör. Nimet Özgül KÖSE ÜNSAL
•İşlerin Belirlenmesi
Örgütlerin faaliyetleri, faaliyet alanı ve amaçlarına bağlı olarak
farklılık gösterir. Ancak işletmeler arasında ortak olan muhasebe ve insan kaynakları gibi faaliyetler her işletmede gerçekleştirilir.
Bürolarda belirlenen amaçlara ulaşmak için yapılacak tüm işler
planlama aşamasında belirlenir. Her ne kadar planlama aşamasında amaçlara varmak için izlenecek yollar belirlense de ayrıntılara
örgütlendirme fonksiyonunun uygulanmasıyla inilir.
•İşlerin Gruplara Ayrılması
Bürolarda belirlenen işleri en az emek ve giderle, zamanı verimli kullanabilecek şekilde bölümlendirmek, sıralamak ve iş birimleri
haline getirmek gerekir. Bu aşamada iş bölümü ve uzmanlaşmaya da dikkat edilir. İşlerin belirli bir sistem içerisinde gruplara ayrılması örgütte olası kargaşa ortamını ortadan kaldırır.
Örgütleme Süreci
•Çalışanların Belirlenip Atanması
Yapılacak işler ve bu işlerin hangi sisteme göre gruplandırılıp
düzenleneceğine karar verildikten sonra sıra bu işlerin kimler tarafından yapılacağına gelir. Burada atanacak çalışanların işin gerek ve niteliğine uygun olup olmadığına dikkat etmek gerekir. Bu açıdan yapılacak işlerin hangi niteliklere sahip çalışanlara gerek duyduğu belirlenmelidir. Başka bir ifade ile “adama göre iş” değil, “ i!e göre adam” ilkesi benimsenmelidir.
•Yetki ve Sorumlulukların Belirlenmesi
Düzenlenmiş olan mevkilere atanacak kişilerin yetkilerinin sınırları, sorumluluklarının neler olduğu, görevlerini yaparken kimlerle işbirliği
yapıp, ilişki kuracakları açıkça belirlenmiş olmalıdır. Bu yapılmazsa çalışma düzeni kurulamaz ve ortam karışıklıklara yol açabilir. Bu açıklığı sağlamak için önceden çalışanların örgütteki yerlerini yetki ve sorumluluklarını,
birbirleriyle kuracakları ilişkileri gösteren bir örgüt şeması hazırlanmalıdır.
Örgütleme Süreci
•Yer, Araç ve Yöntemlerin Belirlenmesi Bu aşamada çalışanın ihtiyaç duyduğu ve iş
görmesi için gerekli olan fiziksel ortamı sağlamak gerekir.
Fiziksel ortam, teknolojik donanım, iletişim
araçları ya da büro yerleşiminin örgütsel amaçlara uygun ve
ergonomik olması gerekir. Kısacası bir çalışanın yaptığı bir iş neleri gerektiriyorsa amaçlara
ulaşmak için onları sağlamak gerekir.
Öğr. Gör. Nimet Özgül KÖSE ÜNSAL
Kaynakça
MEGEP, (2011). Büro Yönetimi Modelleri. Millî Eğitim Bakanlığı, Ankara.
Tengilimoğlu, D., Öztürk Başpınar, N. ve Tutar, H. (2012).
Büro Yönetimi. Tengilimoğlu, D. (Ed.). Anadolu Üniversitesi, Eskişehir.
Tengilimoğlu, D. (2009). Çağdaş Büro Yönetimi: Büro Yönetiminde Güncel Konular ve Yaklaşımlar. (3. Baskı) Seçkin Yayıncılık.
