Landstingets revisorer informerar, juni 2014
Landstingets projektverksamhet – intern kontroll
evisorerna: ”Vår granskning visar att landstinget inte har tillräcklig kontroll över de projekt som bedrivs”.
Landstingets projektverksamhet är omfattande. Finansie- ringen i de enskilda projekten kan uppgå till flera hundra- tusentals kronor. Därför är det väsentligt att landstingsstyr- elsen säkrar den interna kontrollen på ett sådant sätt att projekten håller sig till beslutade medel, att ekonomiskt missbruk inte kan förekomma och att allmänhetens förtroende inte rubbas.
PwC HAR PÅ UPPDRAG av revisorerna granskat lands- tingets interna och externa projektverksamhet. Syftet har varit att ge underlag för bedömning om landstingsstyrel- sens styrning, redovisning, uppföljning och kontroll av projektverksamheten är tillräcklig.
Granskningen har gått igenom landstingsgemensamma, samt stabs- och divisionsspecifika regler och riktlinjer för styrning, redovisning och rapportering av landstingets projekt. Granskningen har också gjort en sammanställning av de elektroniska filer med uppgifter om projekt från divi- sionernas verksamhetsområden som lämnats till utredarna.
Granskningen avser i första hand revisionsåret 2013. Från och med 2014 har landstinget en ny divisonsorganisation och från det året har även landstingets stab förändrats i stora delar
GRANSKNINGEN BEDÖMER ATT det över huvud taget inte finns någon sammanfattande bild över landstingets samlade projekt, vilket granskningen ser som en brist.
Varje verksamhetsområde registrerar var för sig projektkoder i ett Excel-dokument med en landstingsge- mensam struktur. Ett projekt kan innehålla flera projekt- koder – upp till 10 stycken. Den statistik över projektkoder granskningen tagit del av och sammanställt överskrider med ett okänt antal det antal projekt som bedrivs. Gransk- ningen noterar också att ett större antal projektkoder som registrerats inte är projekt enligt den fastställda definition som gäller för landstinget. Det gäller registrerade projekt- koder för aktiviteter som ingår i divisionernas budgeterade medel, men som särredovisas som projekt. Det finns ock- så registrerade projektkoder för aktiviteter som konferen- ser, andra sammankomster, utbildningsinsatser, samt gåvor och testamenterade tillgångar.
SAMMANFATTNINGSVIS BEDÖMER granskningen att landstingsstyrelsens styrning, redovisning, uppföljning och kontroll av projektverksamheten inte är tillräcklig. Däremot finns strukturer och rutiner för hur det enskilda projektet
fastställs, löpande redovisas och följs upp samt hur det enskilda projektet slutrapporteras och utvärderas.
I SLUTSKEDET AV granskningen lämnades information om att landstingets Utvecklingsavdelning ska påbörja ett arbete för bättre samordning och tydligare rutiner för de projekt som bedrivs. Detta ser granskningen som positivt och granskningen förväntar sig att detta arbete ska lösa de brister som granskningen påvisat.
Revisorernas kommentarer
I sin skrivelse till landstingsstyrelsen anger revisorerna att
”vår granskning visar att landstinget inte har en tillräcklig kontroll över de projekt som bedrivs. Revisorerna bedömer att landstingsstyrelsens styrning, redovisning, uppföljning och kontroll inte är tillräcklig
Revisorernas skrivelse till landstingsstyrelsen, 2014-06-17 PwC:s rapport ”Landstingets projektverksamhet - intern kontroll”, juni 2014
För information, kontakta:
Landstingsrevisionens ordförande, Marita Forsman- Björkman, 070-350 79 27
PwC, Hans Rinander, 070-67 87 555
Fakta
Landstingets definition av projekt:
Projekt leder fram till ett bestämt mål, resultat och leverans.
Projekt kräver olika resurstyper och kompetenser och har begränsad resursram
Projekt är tidsbegränsade
Projektarbete är av engångskaraktär
Projekt har en ansvarig projektledare.
R
