UÇUŞ HAREKAT YÖNETİCİLİĞİ PROGRAMI DÜZELTİCİ ÖNLEYİCİ FAALİYET PROSEDÜRÜ

(1)

Hazırlayan Ahmet ADIKALAN

Uçuş Harekat Yöneticiliği Programı Kalite Müdürü

Prof. Dr. Kürşat YALÇINER Meslek Yüksekokulu Müdürü İmza

Kontrol Eden Elif AKTUĞ

Kalite Koordinatörü İmza

Prof. Dr. Nail ÖZTAŞ Rektör Yardımcısı İmza

Yayın Onayı

Prof. Dr. Burhan AYKAÇ Rektör

İmza

1/7

Revizyon Tarihi Revizyon No Açıklama

(2)

Yayın Onayı

İmza

2/7

1. AMAÇ : Bu prosedürün amacı, düzeltici ve önleyici faaliyet ihtiyaçlarının belirlenmesi, kök nedenlerinin tespit edilerek mümkün olan en kısa zamanda giderilmesi için gerekli sistematik ve standart yöntemi tanımlamaktır.

2. KAPSAM : Bu prosedür, İstanbul Gelişim Üniversitesi Meslek Yüksekokulu Uçuş Harekat Yöneticiliği Programının tüm süreçlerinde ortaya çıkabilecek düzeltici ve önleyici faaliyet ihtiyaçlarını kapsar.

3. KISALTMALAR : -

4. TANIMLAR : Bu prosedürde yer alan tanımların açıklamaları, “Kalite Yönetim Sistemi Tanımlar Listesi” nde bulunmaktadır.

5. SORUMLULAR : Bu prosedürün uygulanmasından Uçuş Harekat Yöneticiliği Programı Sorumlu Yönetici başta olmak üzere tüm birim yöneticileri düzeltici ve önleyici faaliyetler ile ortaya çıkan

değişiklikleri uygulamaktan sorumludur. Gerektiğinde birimler arası koordinasyondan Kalite Müdürü sorumludur.

6. FAALİYET AKIŞI :

6.1. Genel

Düzeltici ve önleyici faaliyet adımları aşağıdaki gibidir;

 Düzeltici ve önleyici faaliyet ihtiyacının belirlenmesi

 Düzeltici ve önleyici faaliyet isteklerinin oluşturulması

 Düzeltici ve önleyici faaliyet isteklerinin değerlendirilmesi ve kayıt altına alınması

 Düzeltici faaliyetlerin belirlenmesi

 Kök neden analizi yapılması

(3)

Yayın Onayı

İmza

3/7

 Önleyici faaliyetin belirlenmesi ve kabulü

 Önleyici faaliyetin izlenmesi

 Önleyici faaliyetin etkinliğinin değerlendirilmesi

 Düzeltici ve önleyici faaliyetlerin sonuçlandırılması

 İlgili kayıtların arşivlenmesi ve belirlenen periyotlarla raporlanması

İstanbul Gelişim Üniversitesinde tüm düzeltici ve önleyici faaliyetler “Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Formu”

ile sağlanır.

6.1.1. Düzeltici ve Önleyici Faaliyet İhtiyacının Belirlenmesi

6.1.1.1. Denetimler Sonucu Tespit Edilen İhtiyaçlar

İstanbul Gelişim Üniversitesi Kalite Yönetim Sistemi dahilinde “Denetim Prosedürü” ne göre gerçekleştirilen denetimlerde tespit edilen bulgular sonucunda ortaya çıkan düzeltici ve önleyici faaliyet ihtiyaçlarıdır.

Bu tip ihtiyaçları sadece Kalite Müdürü tarafından yetkilendirilmiş denetçiler tespit eder ve işleme alır.

6.1.2. Denetimler ve Kalite Kontrol Dışında Tespit Edilen İhtiyaçlar

Tüm çalışanlar İstanbul Gelişim Üniversitesinin iletişim metotlarını kullanarak gerçekleştirilen faaliyetler ile ilgili geri bildirimde bulunabilirler. Geri bildirimler ile bildirilen aksaklıklar, Kalite Müdürü koordinasyonunda İstanbul Gelişim Üniversitesinin ilgili birimleri tarafından değerlendirilir ve düzeltici ve önleyici faaliyet isteğine dönüştürülür. Bu istek sadece Kalite Müdürü tarafından yetkilendirilmiş denetçiler vasıtasıyla açılır.

İstanbul Gelişim Üniversitesinin eğitim, emniyet, güvenlik ve kalite seviyesini gözden geçiren ve yöneten birim yöneticileri de, gerçekleştirilen toplantılar sonucunda düzeltici ve önleyici faaliyet ihtiyacı tespit edebilir. Birim yöneticileri toplantılarında düzeltici ve önleyici faaliyetin hangi birim tarafından isteneceğini ve hangi birim tarafından gerçekleştirileceğini de kararlaştırırlar.

“Yönetimin Gözden Geçirme Prosedürü” ne göre yapılan Yönetimin Gözden Geçirme Toplantıları’nda, planlanan durumdan sapmalar tespit edildiğinde, bölüm müdürleri tarafından, “Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Formu” hazırlanarak faaliyet istekleri oluşturulur.

(4)

Yayın Onayı

İmza

4/7

6.1.3. Dış Kaynaklı İhtiyaçlar

Yetkili kurum veya ticari ilişki içerisinde bulunulan şirketler tarafından İstanbul Gelişim Üniversitesine yapılan denetimlerde ortaya çıkan bulgular sonucunda belirlenen hususlar, düzeltici ve önleyici faaliyet isteğine dönüştürülür. Bu gibi istekler sadece Kalite Müdürü tarafından yetkilendirilmiş denetçiler vasıtasıyla açılır.

6.1.4. Düzeltici ve Önleyici Faaliyet İhtiyacının Değerlendirilmesi ve Kayıt Altına Alınması İç denetimler ve dış kaynaklı denetimler sonucu ortaya çıkan düzeltici ve önleyici faaliyet ihtiyaçları Kalite Müdürünün yetkilendirdiği denetçiler ve ilgili birimler arasında işlem görür.

İç kaynaklı ve denetimler dışında tespit edilen ihtiyaçlar ise birbirlerinden düzeltici ve önleyici faaliyet isteyen birimler arasında işlem görür.

Düzeltici ve önleyici faaliyeti isteyen birim ile faaliyeti gerçekleştirecek birim arasında bir anlaşmazlık olması durumunda, konu hiyerarşik düzen içinde bir üst makama iletilir. Son yetki ve karar Sorumlu Yöneticiye (Genel Müdüre) aittir.

Birden fazla birimi ilgilendiren bir düzeltici ve önleyici faaliyet için her birime ayrı kayıt açılır. Böyle bir durumda gerektiğinde birimler arasında koordinasyonu Kalite Müdürü sağlar.

6.1.5. Önleyici Faaliyetin Belirlenmesi ve Kabulü

Önleyici faaliyet, yapılan kök neden analizi sonucunda elde edilen bilgiler ışığında ve belirlenen kök nedenleri ortadan kaldırmak üzere bir plan dahilinde uygulanacak faaliyetlerdir. Önleyici faaliyetin ana amacı yaşanan uygun olmayan durumun tekrar yaşanmasını engellemektir.

İlgili birim tarafından, kök nedenlere uygun önleyici faaliyet belirlenir ve bu faaliyetin uygulanması için gerekli planlama yapılır.

Aynı kök nedenin ortadan kaldırılması için birden çok birimin önleyici faaliyet yapması gerekiyorsa, her birime ayrı kayıt açılır. Böyle bir durumda birimler arasında koordinasyonu Kalite Müdürü sağlar.

Bir önleyici faaliyet, aşağıdaki safhalardan geçer : Düzeltici faaliyet isteği yapılır.

Düzeltici faaliyet isteği kabul edilir.

Düzeltici faaliyet üzerinde çalışma yapılmaya başlanır.

Düzeltici faaliyet tamamlanır ve etkinlik değerlendirme zamanı beklenir.

Düzeltici faaliyetin etkinlik değerlendirmesi olumlu sonuçlanır ve faaliyet kapatılır.

(5)

Yayın Onayı

İmza

5/7

6.1.6. Düzeltici ve Önleyici Faaliyet İsteklerinin Cevaplama ve Tamamlanma Süreleri

Düzeltici ve önleyici faaliyet isteklerinin cevaplanma süreleri ve taahhüt edilen düzeltici ve önleyici faaliyet tamamlanma süreleri Tablo-1’de verilen şekildedir.

Denetim kaynaklı düzeltici ve önleyici faaliyet talepleri için bu süreler verilebilecek en uzun sürelerdir. Denetçi, planlanan aksiyonları değerlendirerek, süreleri kısaltabilir.

Süre uzatma talebi normal durumlarda Kalite Müdürüne resmi yazı ile gönderilir. Çok acil durumlarda e-posta ile yapılabilir. Sorumlu Yönetici ile iletişim Kalite Müdürü tarafından sağlanır.

Kalite Müdürüne gönderilen ikinci uzatma talebi, Kalite Müdürü tarafından uygun bulunması durumunda gerekçelerin belirtilmesi suretiyle Sorumlu Yönetici onayı alınarak Tablo 1’de belirtilen en çok süre kadar ikinci kez uzatılabilir. Sorumlu Yönetici onayı konusunda resmi yazı ilgili birimin parafı alınarak Kalite Müdürü tarafından hazırlanır. İkinci kez uzatma talebi Sorumlu Yönetici tarafından onaylandıktan sonra, Kalite Müdürü tarafından, Sorumlu Yönetici onay yazısının, resmi yazı ile ilgili birime gönderilmesi gerekir. (BU YAZIŞMALAR ELEKTRONİK ORTAMDA YAPILABİLİR.)

Seviye Düzeltici Faaliyetin Belirlenmesi

Düzeltici Faaliyetin Tamamlanması

Kök Sebep ve Önleyici Faaliyetin

Belirlenmesi

Önleyici Faaliyetin Tamamlanması

1 Hemen 36 Saat 36 Saat 15 Gün

2 Hemen 30 İş Günü 5 İş Günü 90 Gün

Gözlem Gözlemlerde düzeltici ve önleyici faaliyet istenmesi zorunlu değildir. Tespit edilen gözlemin risk büyüklüğüne göre düzeltici ve önleyici faaliyet isteği yapılır ve Seviye 2 gereklilikleri uygulanır.

Tablo-2: Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Cevaplama ve Tamamlama Süreleri Tablosu

6.1.7. Önleyici Faaliyetin İzlenmesi

Planlanan işlemlere göre önleyici faaliyetlerin zamanında ve söz verildiği gibi devam edip etmediği, işlemleri gerçekleştiren kişi ya da birim tarafından uygun periyotlarda izlenir. İzleme neticesinde işlemler üzerinde değişiklik ihtiyacı doğması durumunda, “Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Formu” üzerinde gereken değişiklikler yapılır.

(6)

Yayın Onayı

İmza

6/7

6.1.8. Önleyici Faaliyetin Etkinliğinin Değerlendirilmesi

Önleyici faaliyet isteği yapan kişi ya da birim tarafından, önleyici faaliyetin tamamlanmasından sonra, yapılan önleyici faaliyetin etkinliği değerlendirilir. Etkinlik değerlendirme için tek kriter; önleyici faaliyetin, belirlenen kök nedeni tam olarak ortadan kaldırmış olmasıdır.

Önleyici faaliyetin etkinliğinin değerlendirilmesi, önleyici faaliyet tamamlandıktan sonra ve önleyici faaliyet kapatılmadan makul bir süre önce yapılır. Etkinlik değerlendirme zamanı, önleyici faaliyet isteği yapan kişi ya da birim tarafından, önleyici faaliyet ihtiyacını ortaya çıkaran bulgunun özelliklerine, önleyici faaliyetin içeriğine ve süresine göre belirlenir.

Etkinlik değerlendirmesi sonucunda, önleyici faaliyetin belirlenen kök nedeni tam olarak ortadan kaldırmadığı durumlarda;

 yeni işlem istenir veya,

 aynı işlemin en baştan tekrar gerçekleştirilmesi sağlanır.

Önleyici faaliyetin etkinlik değerlendirilmesinin olumlu sonuçlanması durumunda “Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Formu” onaylanır ve kayıt altına alınır.

6.1.9. Önleyici Faaliyetin Sonuçlandırılması

Önleyici faaliyet isteği yapan kişi ya da birim tarafından, önleyici faaliyetin etkinlik değerlendirmesinin olumlu sonuçlanması durumunda e-posta ile ilgililer bilgilendirilir.

6.1.10. İletişim

Düzeltici ve önleyici faaliyetlerle ilgili birinci taraflarla iletişim e-posta ortamında yapılır.

İstanbul Gelişim Üniversitesi dışı taraflarla iletişim ise ilgili formların çıktılarının yazı ekinde gönderilmesi ve alınması şeklinde yapılır. Düzeltici ve önleyici faaliyetler sonuçlanıncaya kadar takip edilir. İstanbul Gelişim Üniversitesi dışı taraflarla yapılan tüm yazışmalarda alınan ve gönderilen “Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Formu” ları taranarak dijital halde elektronik ortamda İstanbul Gelişim Üniversitesi Rektörlük sekterliğine bildirilir.

6.1.11. Kayıtların Arşivlenmesi ve Raporlanması

Düzeltici ve önleyici faaliyetlerle ilgili tüm kayıtlar taranarak Kalite Müdürü’nün bilgisayarında ve aynı zamanda manuel 5 yıl süre ile saklanır.

(7)

Yayın Onayı

İmza

7/7

İstanbul Gelişim Üniversitesi dışı taraflarla iletişim esnasında kullanılan “Düzeltme ve Düzeltici Faaliyet Form” larının orijinal nüshaları, “Kayıtların Yönetimi Prosedürü” ne uygun olarak Kalite Müdürü tarafından 5 yıl süre ile muhafaza edilir.

Kalite Müdürü tarafından, düzeltici ve önleyici faaliyetler ile ilgili aşağıdaki bilgiler aylık periyotta ilgili birim yöneticilerine ve Genel Müdür’e raporlanır;

 Gereken zaman içerisinde her hangi bir işlem planlanmamış düzeltici ve önleyici faaliyet istekleri,

 Planlananişlemleri, verilen zaman içerisinde gerçekleştirilmemiş düzeltici ve önleyici faaliyet istekleri.

Düzeltici ve önleyici faaliyetlerin durumları, “Yönetimin Gözden Geçirme Prosedürü” ne uygun olarak Yönetimin Gözden Geçirme Toplantılarına girdi teşkil eder ve bu toplantılarda gözden geçirilir. Gözden geçirme çıktısı olarak alınan kararlar doğrultusunda sürekli iyileştirme sağlanır.

7. İLGİLİ DOKÜMANLAR :

7.1. Kalite El Kitabı

7.2. Kayıtların Yönetimi Prosedürü

7.3. Denetim Prosedürü

7.4. Yönetimin Gözden Geçirme Prosedürü

7.5. Arşiv Prosedürü

7.6. Yönetim Sistemi Tanımlar Listesi

7. REFERANS DOKUMANLAR :-