Riktlinjer för inköp Processen Köpa varor och tjänster

21 OKTOBER 2014

1 ANSVARIG: VICTORIA ARENBRO FORSBERG VERSION: FÖRSLAG

Riktlinjer för inköp

Processen Köpa varor och tjänster

Division Service har i uppdrag att äga och utveckla inköpsprocessen i landstinget. Processen omfattar delarna upphandling, beställning och betalning av leverantörsfakturor. En processägare utses för att samordna, styra och följa upp processen.

Upphandling

Landstinget är en upphandlande myndighet. Detta innebär att köp av varor, tjänster och byggentreprenader ska ske enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Bestämmelserna i LOU gäller inte hyra av lokaler, anställningsavtal eller samverkansavtal med privata läkare och

fysioterapeuter/sjukgymnaster som uppbär ersättning enligt i lag fastställd taxa.

All upphandling ska utgå från verksamheternas behov av varor, tjänster och byggentreprenader och baseras på en helhetssyn som är till nytta för hela landstinget. Samordning av behov över verksamhetsgränser ska eftersträvas i syfte att erhålla såväl kvalitetsmässiga som ekonomiska fördelar samt åstadkomma kostnadseffektiv hantering av resurserna. I så hög grad som möjligt ska ramavtal för hela landstinget upphandlas. Utgångspunkten är att eftersträva att den totala kostnaden för anskaffningen beaktas i varje

upphandling.

Landstinget ska även samverka med andra kommuner och landsting när detta är ändamålsenligt.

Landstinget ska verka för att möjliggöra för små och medelstora leverantörer att konkurrera om avtalen när det är totalekonomiskt lämpligt.

Ansvar

Division Service ansvarar för att genomföra alla upphandlingar. Beslut om val av leverantör samt tecknande av varukontrakt, tjänstekontrakt, ramavtal och byggentreprenadkontrakt ska ske enligt fastställd delegationsordning.

Avsteg från LOU ska godkännas av divisionschef.

Alla upphandlingar sker i projektform. För strategiskt viktiga upphandlingar bildas styrgrupper. Divisionscheferna ansvarar för att utsedda representanter från verksamheten har mandat att besluta om ett sortiment som ska gälla för hela landstinget.

Miljöhänsyn

Miljöhänsyn ska beaktas vid landstingets upphandlingar för att främja en hållbar utveckling. Till vägledning för miljöhänsyn vid upphandling har utarbetats en miljöklassificering av varor, tjänster och byggentreprenader i syfte att närmare ange i vilken grad miljöaspekter ska beaktas vid olika typer av upphandlingar. Miljöklassificeringen är indelad i tre klasser:

 Klass 3 – Hög miljöprioritet: Miljöaspekterna ska beaktas i samband med utformning av kravspecifikation och/eller utvärderingskriterier.

 Klass 2 – Måttlig miljöprioritet: Miljöaspekterna ska i möjligaste mån be- aktas i samband med utformning av kravspecifikation och/eller

utvärderingskriterier.

21 OKTOBER 2014

2 ANSVARIG: VICTORIA ARENBRO FORSBERG VERSION: FÖRSLAG

 Klass 1 – Låg miljöprioritet: Miljöaspekterna ska beaktas i den mån där dessa finns.

Sociala hänsyn

Landstinget ställer krav på att leverantörer tar ett socialt ansvar vid produktion av varor och tjänster. En uppförandekod har tagits fram tillsammans med övriga landsting i Sverige. Uppförandekoden innebär att leverantörer av sjukvårdsmaterial, genom undertecknande av koden, i samband med kontraktsskrivning ska garantera att produkter som levereras till landstinget skall vara framställda under förhållanden som är förenliga med:

 ILO:s åtta kärnkonventioner.

 FN:s mänskliga rättigheter.

 FN:s barnkonvention.

 Det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet.

 Den arbetsrätt inklusive lagstiftning om minimilön och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet.

 FN:s deklaration mot korruption.

Prioriterade områden är instrument och rostfria sjukvårdsartiklar, operations- och engångsartiklar, handskar, sprutor och kanyler, förbandsartiklar och textilier.

Vid upphandling av tjänster ställer landstinget krav på att leverantörerna tar ett socialt ansvar i syfte att landstingets kunder ska få likvärdig kvalitet och service.

Beställning

Köp av varor och tjänster ska göras från tecknade avtal. Avsteg från tecknade avtal kan göras i speciella fall efter godkännande av den person som divisionschef utser.

Utveckling ska gå mot elektroniska beställningar i så hög grad som möjligt i syfte att underlätta beställning, uppföljning och kontroll av köp.

Betalning

Leverantörer till landstinget är beroende av att de får betalning för levererade

varor och tjänster. Betalning av fakturor ska därför alltid ske enligt avtalade

betalningsvillkor om det inte förekommer en tvist. Om tvist föreligger ska

alltid leverantören meddelas inom betalningsfristen.