İÇİNDEKİ LE R • İletişim Türleri
• İletişim Şekilleri
• Örgütsel İletişimin Yönü
HEDE FL ER
• Bu üniteyi çalıştıktan sonra;
• İletişim türlerini sayabilecek
• Sözlü iletişimi tanımlayıp açıklayabilecek
• Yazılı iletişim kavramını tanımlayıp açıklayabilecek
• Sözsüz iletişim kavramını tanımlayıp açıklayabilecek
• İletişim şekillerini bilecek
• İletişimde simetri ve asimetriyi bilecek
• Simetrik ve asimetrik iletişimi
bileceksiniz. ÜNİTE
4
ÖRGÜTSEL İLETİŞİM TÜRLERİ VE ŞEKİLLERİ
ÖRGÜTSEL İLETİŞİM
ÜNİTE
4
İletişim türlerini; sözlü iletişim, sözsüz iletişim ve yazılı iletişim olmak
üzere üç gruba ayırabiliriz.
Modern örgütler matriks ve ağ yapılı örgütlerdir ve iletişim
temel çok yönlüdür.
Biçimsel ve özellikle de dikey ve hiyerarşik olan
iletişim yapılarında birçok iletişim problemi
yaşanır. Bunlardan en önemlisi istenmeden bazı bilgilerin akışının ihmal ya da tahrip
edilmesi ya da gecikmesidir.
Kullanılan kodlara göre iletişim; sözlü iletişim,
yazılı iletişim, sözsüz iletişim, zaman ve mekân boyutlarına göre
iletişim; yüz yüze iletişim olarak sınıflandırılabilir.
GİRİŞ
Örgütlerde iletişim sözlü, yazılı ve sözsüz (beden diliyle) kurulabilir. Sözlü iletişim yüz yüze veya telefonla gerçekleştirilen iletişim biçimidir. İletişim sürecinde kaynak, ulaştırmak istediği mesajı sözlü sembolleri kullanarak hedefe iletir. Sözlü iletişimin temel ögesi dildir. Yazılı iletişim ise birden çok kişiyi ilgilendiren uzun süre kalıcılığı amaçlayan talimat, rapor, form veya e-mail, mektup gibi çeşitli biçimlerde gerçekleştirilen iletişim türüdür. Bir diğer iletişim türü sözsüz iletişimdir. Sözsüz iletişim insanın jest ve mimikleriyle, sesinin tonlamasıyla kurduğu iletişim biçimidir.
Örgütsel açıdan baktığımız zaman örgütlerde temelde iki farklı iletişim sisteminin varlığından söz edebiliriz. Bunlar biçimsel (formel) ve biçimsel olmayan (informel) iletişim sistemleridir. Biçimsel iletişim sistemi örgütün yapısının bir parçasıdır ve ast üst ilişkilerini, iş gruplarını, devamlı ya da geçici komiteleri ve yönetim bilgi sistemlerini içerir. Geleneksel örgütler, komuta- kontrol ilişkisine odaklanmış dikey iletişim yapılarıdır.
Biçimsel olmayan iletişim örgüt üyeleri arasındaki günlük iletişimin bir sonucu olarak ortaya çıkar. Biçimsel olmayan bağlar işin ve görevin gereklerinden çok arkadaşlık, hemşerilik, ortak değerlere ve ilgilere sahip olmak gibi unsurlara bağlı olarak ortaya çıkar. Biçimsel olmayan iletişim sistemi yapısal hiyerarşiyi izlemez. Örgüt içindeki söylenti ve dedikodu ağı biçimsel olmayan iletişimin önemli bir parçasıdır. Biçimsel olmayan iletişim sistemi biçimsel olandan daha karmaşık ve daha az organizedir. Biçimsel olmayan iletişim sisteminde mesajlar daha hızlı yol alır ve örgüt üyelerince güvenilirliğinin ve doğruluğunun biçimsel iletişimden gelen bilgilerden daha yüksek olduğu düşünülür.
İLETİŞİM TÜRLERİ
İletişim türlerini; sözlü iletişim, sözsüz iletişim ve yazılı iletişim olmak üzere üç gruba ayırabiliriz. Son dönemlerde önemi artan elektronik iletişimi de bir iletişim türü olarak değerlendirmek gerekir. Bir başka sınıflandırmaya göre iletişim; kişinin kendisi ile iletişimi, kişiler arası iletişim, grup iletişimi ve kitle iletişimidir. Bir başka sınıflandırma iletişimi kaynak ve ortamı açısından ele almaktadır. Bu sınıflandırmaya göre iletişim; kişisel iletişim, örgütsel iletişim ve kitle iletişimidir. Bir başka iletişim sınıflandırmasına göre ise iletişim; toplumsal ilişkiler sistemi olarak iletişim; kişiler arası iletişim, grup iletişimi, örgüt iletişimi ve toplumsal iletişimdir. Grup ilişkilerinin yapısına göre iletişim; biçimsel olmayan (informel) iletişim, biçimsel (biçimsel) iletişim, dikey iletişim ve yatay iletişimdir. Kullanılan kanallara ve araçlara göre iletişim; görsel ve işitsel iletişim, dokunma ile iletişim, telekomünikasyon, kitle iletişimi.
İletişim etkinliğinde ister kişisel, ister, kişiler arası, ister grup veya örgüt iletişimi olsun, dikkat edilecek bazı temel unsurlar vardır. Bunların başında göndericinin mesajının, alıcı tarafından tam olarak algılanmasını sağlamak gelir.
İnsanlar gündelik yaşamın sürdürülmesi için en fazla kişisel iletişimi kullanırlar;
ancak örgütsel veya kitlesel iletişimin etkin olarak sürdürülebilmesi, kişisel iletişim konusunda gösterilen başarıya bağlıdır.
Sözlü İletişim
Sözlü iletişim, konuşma dili olarak da adlandırılır. Sözlü iletişim; yüz yüze görüşmeler, toplantılardaki konuşmalar, sözlü brifingler, halka hitaplar, sözlü
İletişimde sözlü iletişim,
“dil ve dil-ötesi” olmak üzere, iki kısma ayrılır.
Aktif dinleme daha zordur. Dinlerken karşımızdaki kişinin
dilini, hızını ve konuşmasının içeriğini
izlememiz gerekir.
Dil ile iletişimde kişiler, ürettikleri bilgileri birbirlerine iletirler. Dil
ötesi İletişim ise, sesin niteliği ile ilgilidir; ses tonu, sesin hızı, şiddeti,
hangi kelimelerin vurgulandığı, duraklamalar ve benzeri özellikler, dil
ötesi iletişim sayılır.
sunumlar, telefonla yapılan görüşmeler, eğitim kursları, konferanslar, resmî konuşmalar, kurmay toplantıları, komiteler ve uyum programları gibi çeşitli biçimde kurulur. Sözlü ve sözsüz, her iki iletişim biçimi de iletişim sürecinde anlam iletiminde kullanılır. Gönderici ve alıcı arasındaki konuşmanın her türü, sözlü iletişimdir. Sözlü iletişim, yüz yüze interaktif biçimde olabileceği gibi, radyo, televizyon ve telefonla da olabilir. Sözlü iletişim, primer (birincil) bir iletişim biçimidir. Sözsüz iletişim ise sekonder (ikincil) iletişim biçimi olarak değerlendirilir. İnsanlar, herhangi bir söz söylemeden sözsüz iletişim kurabilirler; ancak konuştuklarında aynı zamanda sözsüz mesaj vermeme olanakları yoktur.
İletişimde sözlü iletişim, “dil ve dil ötesi” olmak üzere, iki kısma ayrılır.
Karşılıklı konuşmaları, hatta mektuplaşmaları, “dil ile iletişim” olarak kabul edebiliriz. Sözlü iletişimde etkinlik bakımından sesin büyük bir önemi vardır.
Ses insanın tutumunu, duygularını ve iç dünyasını yansıtır. İnsanın iç dünyasının aynasıdır. Sesli anlatımın başlıca ögeleri ses hacmi, ses perdesi, tonlama, kalite, hız, lehçe ve stildir. Bu unsurlar iletişim için başarılı bir şekilde kullanılmalıdır.
Ses Hacmi. Yüksek ses, fikirleri vurgulamak amacıyla etkili biçimde kullanılabilir. Buna karşılık, gereksiz yere sesi yükseltmek mesajdan çok şey götürebilir ve dinleyicileri kızdırabilir. Öte yandan bazı insanlar çok yumuşak konuşur. Sanki odada dinleyicilerin olduğunun farkında bile değildirler. Ses hacmi ya da tonunda hiçbir değişiklik olmadığından, bunların konuşma biçimleri monotondur.
Ses Perdesi: Etkili konuşmacılar anlamı güçlendirmek ve kullandıkları sözcüklere canlılık kazandırmak amacıyla, seslerini alçaltır ya da yükseltir. Ses perdesinin uygun kullanımı anlamı berraklaştırır.
Hız. Konuşmacının sözcükleri söyleme hızının farkında olması ve bunu kontrol etmesi gerekir. Konu karmaşık olduğu zaman konuşma hızı düşürülmelidir.
Kalite: Kalite, kişinin sesinin kendine özgülüğünü anlatır; ama duygusal ve fiziksel durumlarda etkide bulunur.
Tonlama ve Telâffuz: Tonlama, konuşma seslerinin yapısını anlatır.
Telâffuz ise seslerin sözcükler içinde kaynaşmasıdır.
Stil: En çekici stil, sohbet biçiminde olanıdır. Bu, ezbere, kendiliğinden konuşmak demek değildir. Tam tersine dinleyicilerden her birine sanki kendisine konuşuluyormuş duygusunu veren bir konuşma tarzıdır.
Dinleme: Etkili iletişim hem dinlemeye hem de konuşmaya bağlıdır. İki tür -pasif ve aktif- dinleme vardır. Pasif dinleme dikkatli suskunluğu ve en az yanıt vermeyi içerir. Diğer kişinin fikirlerini istediği gibi ifade etmesine izin verir. Konuşmacı uzunca bir sözlü etkileşim beklemez.
Suskunluk ya da tek bir sözcük yeterli olabilir. Bazen sözsüz bir karşılık daha uygun düşer. Aktif dinleme daha zordur. Dinlerken karşımızdaki kişinin dilini, hızını ve konuşmasının içeriğini izlememiz gerekir. Aktif dinleme karşıdakinin duygularını paylaşarak dinlemektir.
Geri Besleme: Geri besleme kişiye başkalarını nasıl etkilediği konusunda bilgi verir. İki tür geri besleme vardır. Sözlü geri besleme; ses perdesi, ses tonu ve konuşma hızıyla birlikte kullanılan sözcükleri kapsar. İkinci tür geri besleme ise, sözlü anlatımdır. Sözlü anlatım, konuşmacının başlıca mesajını dinleyicilere aktarır. Sesin kontrol edilmesi ses hacmi, ses perdesi, hız, nitelik ve stil üzerinde yoğunlaşarak başarılır.
Beden Dili: Konuşmacı kürsüye ya da podyuma yaklaşırken dinleyicide ilk izlenimini oluşturur. En iyi strateji; emin adımlarla yürümek, notları
Sözlü iletişimde, söylenen bir kelimenin yazıyla ifade edilen bir kelimeye oranla, yanlış anlaşılma ihtimali daha
yüksektir.
İletişimin birincil aracı dildir; fakat mesajın gönderilmesinde ve alınmasında, iletişime
katkı sağlayan başka faktörler de vardır.
hızlı bir şekilde düzenlemek, dinleyicilere bir göz atmak ve derin bir nefes alarak konuşmaya başlamaktır.
Özanlayış: Özanlayış kişinin kendini görme biçimidir. Bir sistem içinde kendimizi belli bir hiyerarşik düzeye koyarız. Birçok sistemin ögesi olduğumuz için kendimizi gördüğümüz düzey sistemden sisteme değişebilir. Son olarak hepimizin bir özel, bir de genel yanı bulunmaktadır.
Kendini Açığa Vurma: Açığa vurma sayesinde kendimizin bir parçasını başkalarıyla paylaşma konusunda serbestçe kararlar alırız. Kendimizi daha iyi anlamamız için kendimizi başkalarıyla paylaşmamıza gerek vardır. Kişinin kendini açığa vurması, kendisini başkalarına gösterdiği zaman ortaya çıkar.
Sözlü iletişim biçimlerinde jest ve mimikler, dil ve dil ötesi anlamlar, şahıstan şahısa ve kültürden kültüre değişir. Etkin bir iletişim için dil ve dil ötesi faktörler kadar, iletişim yöntemlerinin de başarıyla kullanılması gerekir. Buna göre, sözlü iletişim kurmak, bir informel (biçimsel olmayan) iletişim biçimidir ve bu tür iletişimde, aynı zamanda sempatik kanallar kullanılır.
Sözlü iletişimin birçok avantajı vardır; verilen haberin anlaşılma derecesi denetlenebilir, soru sorulabilir, verilen cevaplar kontrol edilebilir ve anlaşılamayan bir konu varsa, açıklık getirilebilir. Eş zamanlı olarak geri bildirimde bulunulur. Sözlü iletişimde, söylenen bir kelimenin yazıyla ifade edilen bir kelimeye oranla, yanlış anlaşılma ihtimali daha yüksektir. Planlar, politikalar ve stratejilerle ilgili kalıcı ve uzun süreli iletişimler için sözlü iletişim uygun bir iletişim yöntemi değildir. Sözlü iletişimde alınan sözlü mesaj, zamanla ya tamamen ya da kısmen unutulur veya değişikliğe uğrar.
Sözlü iletişimde mesajın içeriği ile onun eylem yeteneği arsında her zaman birebir bir ilişki yoktur. Bir ifadenin eylem yeteneğini mesajın kendisi belirlemez. Burada önemli olan, kaynağın kişiliğinin kabul düzeyidir. İnsanlar mesajı değerlendirirken, sadece onun içeriğini değil, mesajı gönderenin kişiliğini de göz önünde bulundururlar. Bir mesajın anlaşılmasında, mesajda kastedilenin yanında, konuşmacı tarafından ima edilen anlam da önemlidir.
Sözsüz İletişim
Sözcükler, iletişimin birincil araçlarıdır. Sözlü iletişimde kullanılan sözcükleri destekleyen daha birçok öge vardır. Bu öğelere, ikincil mesaj kanalları denir. İkincil mesaj kanalları sözsüz iletişim kanallarıdır. Jestler, hareketler, materyal kullanımı, zaman ve mekânın kullanımı, sözsüz iletişimin önemli unsurlarıdır. Beden dili olarak da adlandırılan sözsüz anlatımlar, insanlığın tarihiyle birlikte başlamıştır. Yapılan araştırmalar, kişilerin karşılıklı konuşmalarında mesajın %35'inin sesli, %65'inin ise sessiz kanallarla iletildiğini göstermektedir. Sesin tonlanarak kullanımı, mesaja farklı anlamlar yükleyebilir.
Konuşulan dil, dilin kullanılış şekli, ses tonu, yazılı iletişimde yazının biçimi kişinin dile getirmek istediklerine ilişkin bir anahtar oluşturur.
Sözsüz iletişim, iletişimin türlerinden biridir. İletişimin birincil aracı dildir;
fakat mesajın gönderilmesinde ve alınmasında, iletişime katkı sağlayan başka faktörler de vardır. Sözsüz iletişim veya vücut dili yoluyla; elbiseler, mekân kullanımı, kelimelerin vurgulanış biçimi, jest ve mimikler, göz hareketleri ve göz teması mesaj iletimine yardımcı olur. İletişim her zaman sözcüklerle kurulmaz veya sadece sözcüklerle kurulmaz.
Sözsüz iletişim, yüzdeki anlamları, göz hareketlerini, duruşu, giyim- kuşamı, sesin özeliklerini içerir. Sözsüz iletişim, en ilkel toplumsal davranış
Yakın temas, samimiyeti veya
düşmanlığı akla getirdiği gibi, göz teması, pozitif veya negatif hisleri iletmenin
aracı olarak kullanılır.
Beden dilinde dokunma, en ilkel toplumsal davranıştır.
Yüz yüze iletişimde sözlü mesajlara göz ilişkisine dokunma eşlik
edebilir.
olarak tanımlanan beden dilinin ortak ifadesidir. Görünüş, davranış, dokunuş gibi sözsüz ileti kaynakları yer ve zamanı en iyi kullanma süreci içerisinde de çok önemli bir yere sahiptir. Duygu ve düşüncelerin kelimelere dökülmediği durumlarda bir bakış, başın bir dönüşü, kavrayan bir jest, savunucu bir mimik, binlerce kelimeden fazla anlam taşımaktadır. İlk anlık etkiyi yaratan faktörler;
kişinin beden dilinden, kullandığı kelimelere ve taşıdığı aksesuarlardan, içinde bulunduğu ortamın nesnelerine kadar geniş bir dağılım alanını oluşturur.
Beden dili evrensel ve ortaktır. Burada evrensellik, beden dilinin dünyanın her yerinde tüm insanlar tarafından kullanılmasıdır. Yoksa beden dilinde kullanılan işaretler evrensel değildir. Değişik kültürde ve toplumlarda, beden diline yüklenen anlamlar farklılık gösterir.
Sözsüz iletişim, beş temel fonksiyona sahiptir. Bunlar; sözsüz jestlerle sözlü mesajı pekiştirmek amacıyla kullanılan olumlama hareketleri veya tekrar, yine jestlerle kafayı olumsuz anlamda sallayarak yalanlama veya aksini iddia etme, sözlü mesajın yerine geçebilecek bir davranışta bulunma, gözlerle mesaj iletme bu türe girer. Mesajın anlamını tamamlama ve mesajı vurgulama da bir sözsüz iletişim biçimidir.
İnsanlar, genellikle üç biçimde sözsüz iletişim kurarlar. Bunların ilki mekân kullanımıdır. Daha üst düzeyde olanların kullandıkları mekânlar, statü ve otorite durumlarını gösterecek biçimde tasarlanır. Sözsüz iletişimin ikinci türünü beden dili oluşturur. Konuştuğumuz sırada birinden uzaklığımız, beden diliyle iletilmiş bir mesajdır.
Yakın temas, samimiyeti veya düşmanlığı akla getirdiği gibi, göz teması, pozitif veya negatif hisleri iletmenin aracı olarak kullanılır. Vücut ve kol hareketleri, konuşmada duraksama ve elbise stili, beden dilinin önemli unsurlarıdır. Sözsüz iletişimin üçüncü unsuru ise dil yoluyla betimlemedir.
Betimlemede, mesajın asıl anlamlarının yanında, yan anlamlarının da üzerinde durulur.
Göz teması, iki kişi arasında iletişimi geliştirmenin ve sözsüz iletişim kurmanın en etkili yoludur. İnsanlar, her yerde ve her zaman sözlü ve sözsüz iletişimde bulunurlar. Vücut, ses ve sözcükler, etkili ve önemli bir iletişim aracıdır. Sözsüz iletişimin en etkili ve dürüst aracı, gözlerdir. Konuşmanın anlamını en çok etkileyen organ, gözlerdir. Karizmanın kaynağı da gözlerdir.
Gözlerin kullanılış şekilleri itibariyle farklı anlamları vardır. Uzun süren dik bakışlar hâkimiyet kurma, etkileme ve cinsel isteği; gülen göz, iyi niyeti temsil eder. Gözleri sık sık kaçırma karşıdakini üstün görme veya ilgisizliği gösterir.
Sözsüz iletişimin özelliklerini şu şekilde açıklayabiliriz:
Sözsüz iletişim etkilidir. Bazı anlamlar, özellikle duygular, sözsüz iletişimle daha etkili ve dolaysız biçimde ifade edilebilir. Duygu ve ilişkiyle ilgili en etkili mesajlar sözsüz mesajlardır.
Sözsüz iletişim duyguları belirtir. Düşünceler sözlü iletişimle, duygular ise sözsüz iletişimle daha iyi ifade edilir. Örneğin; yorgunluk ve kızgınlığı en etkili olarak sözsüz mesajlarla ifade edebiliriz.
Sözsüz iletişim çift anlamlıdır. Çoğu kez, kişinin sözlü ve sözsüz mesajları, farklı anlamları vurgular. Sinirli olan kişinin yüz ifadesi ses tonu ve bedeni, kızgınlık dolu mesajlar gönderdiği halde, sözleri bu kızgınlığı saklamaya çalışabilir.
Sözsüz iletişim belirsizdir. Sözsüz iletişimde belirsizlik derecesi yüksektir. Örneğin; beraberce gülüp eğlendiğiniz bir geziden sonra arkadaşınızın derin bir sessizliğe gömülmesini nasıl yorumlarsınız? Bu
Sözsüz iletişim, sözcüklerin kullanılmadığı tüm iletişim unsurlarını
kapsar.
Yazılı iletişim yöneticiler tarafından çok fazla başvurulan bir iletişim
biçimi değildir; çünkü yazılı iletişimde otorite
imajı zayıftır.
sessizliğin bir tek anlamı mı vardır, yoksa bu birkaç türlü yorumlanabilir mi?
Sözsüz iletişim, söz veya sözcük gerektirmeyen, jestler, mimikler, göz teması, gibi faktörlerle kurulur. Dört tür sözsüz iletişim biçimi vardır. Bunlar;
mekân kullanımı (proxemics), vücut hareketleri (kinesics), duruş ve göz hareketleri, sözcüklerin vurgulu, heyecanlı, renkli ve coşkulu kullanımı (paralanguage)dır. Herhangi bir söz söylemeden veya yazmadan iletişim kurulabilir. Yukarıda saydığımız dört tür sözsüz iletişim yöntemi kullanarak, insanlar mesajlarını başkalarına daha etkin olarak iletmeye çalışırlar.
Sözsüz iletişim, sözcüklerin kullanılmadığı tüm iletişim unsurlarını kapsar.
Sözsüz iletişimde yakınlık, “kinesic” denilen vücut duruşu ve hareketleri gibi faktörler vardır. Mesajımızı her zaman sözlü olarak ifade etmeyiz. Sözsüz iletişimde mesaja eşlik eden işaretler vardır. Bu işaretler; yüz ifadesi, sesin vurgusu, el ve omuz hareketleridir. İletişimde bazen bedenin dilini sözcüklerden daha fazla kullanırız. Sözsüz iletişim, sözlü iletişimin etkinliğini artırmak için kullanılır. Yetersiz beden dili, iletişimin etkinliğini azalttığı gibi gereğinden fazla vücut dili, iletişim engelidir.
Yazılı İletişim
Yazı, insanın ve toplumların geçirdiği toplumsal ve kültürel evrim sürecinin ürünüdür. Yazının icadı, bürokrasinin kurulmasına ve gelişmesine katkıda bulunmuş ve aynı zamanda yazı, hem din kurumunun, hem de devletin siyasal örgütlenme biçiminin üzerinde önemli etkide bulunmuştur.
Yazı, merkezî bürokrasi ve taşra örgütleri arasında toplumsal yaşamın temel ilkelerinin, siyasi otorite tarafından eşgüdümlenmesi olanağı sağlamıştır.
Yazılı hukuk kuralları, geleneklere dayalı hukuksal düzenlemelerin, yerel özelliklerinin ve faklılıklarının aşılmasında, hukukun genel, soyut ve süreklilik kazanmasında önemli rol oynamıştır. Örgütsel iletişimde yazılı iletişimin önemi gittikçe artmaktadır. Bunun nedeni:
Bilgi alanında artan uzmanlaşma
Faaliyetlerin her aşamasında araştırma faaliyetlerinin artan önemi
Örgütsel yapılarda yaşanan büyük ölçekli gelişmeler
Yönetimin profesyonel bir uğraş alanı olarak gelişmesi
Ekonomik yapı içerisinde bilgiye duyulan ihtiyacın artması
Yazılı iletişim; mektup, memorandum, rapor, özet, makale, tutanak, basın bildirisi ile el yazısı, basılı notlar ve bilgisayar ağı gibi bir elektronik ortamla gönderilen çeşitli yazılı mesajları içerir. Bunların yanında yazılı iletişim;
araştırma raporları, özel raporlar, aylık raporlar, muhasebe raporları, gelişme raporları, geçici raporlar, mektuplar, telgraflar, bültenler, yıllık raporlar gibi örgütsel faaliyetlerin sonuçlarını gösteren ve alınan kararlarla ilgili bilgilendirici raporları içerir. Yazılı iletişim yöneticiler tarafından çok fazla başvurulan bir iletişim biçimi değildir; çünkü yazılı iletişimde otorite imajı zayıftır.
İLETİŞİM ŞEKİLLERİ
İletişim şekilleri, genel olarak dört başlık altında ele alınabilir. Bunlar;
kişinin kendisi ile iletişimi, kişiler arası iletişim, grup iletişimi ve kitle iletişimidir.
İletişimin bir başka sınıflandırmasında, iletişimi ortaya çıktığı yer açısından ele almaktadır. Söz konusu sınıflandırmaya göre iletişim; kişisel iletişim, örgütsel iletişim ve kitle iletişimidir. Biz burada “kişinin kendisi ile iletişimi”, “kişiler arası
İnsanın kendisiyle iletişimi için, “içsel iletişim” ya da “öz- iletişim” terimleri de
kullanılmaktadır.
İnsanın iletişiminde içine yönelmesi, kendi iç dünyasını ilgilendiren
psikolojik bir olaydır.
iletişim”, “grup iletişimi”, “örgütsel iletişim” ve “kitle iletişimi” üzerinde duracağız.
İletişim etkinliğinde ister kişisel, ister kişiler arası, ister grup veya örgüt iletişimi olsun dikkat edilecek bazı temel unsurlar vardır. Bunların başında göndericinin mesajının, alıcı tarafından tam olarak algılanmasını sağlamak gelir.
İnsanlar gündelik yaşamlarında sürekli kendileriyle iç iletişim hâlindedirler.
Kişinin Kendisi ile İletişimi
Simgelerin, bir bireyin dışa vurulmayacak şekilde, kişinin kendi içinde üretimi, iletilmesi ve yorumlanması, kişinin kendisiyle iletişimidir. Kişinin kendisiyle iletişimi, insanın kendi içinde, kendisiyle kurduğu iletişimdir. İnsanın kendisiyle iletişimi için “içsel iletişim” ya da “öz-iletişim” terimleri de kullanılmaktadır.
Kişinin kendisi ile iletişimi, onun içsel iletişimidir. Kişinin kendi kendini motive ederek, ihtiyaçları ile kafasındaki kimliğini kavramasında yardımcı olan yol, kişinin kendi kendini sorgulaması, iç iletişim kurmasıdır. Kişinin;
ihtiyaçlarının, değerlerinin, tutum, davranış ve yeteneklerinin farkına varması, düşündüklerini ve hissettiklerini kavramaya çalışması, kendisiyle geliştirdiği iç iletişimle mümkün olur. Bu bir anlamda kişinin kendisini hesaba çekmesidir.
Kişinin kendi iç dünyası ile iletişimi; onun düşünmesi, hayal kurması, duygulanması, ihtiyaçlarının farkına varması, iç gözlem yapması veya rüya görerek iç dünyasından mesajlar alması, kendine sorular sorarak, bunlara cevaplar aramasıdır.
İnsanlar başkalarıyla iletişim kurdukları gibi kendileriyle de iletişim kurarlar. Buna göre, insanlar kendi kendilerine birtakım mesajlar gönderir ve sonra da bunları yorumlarlar. Aslında iletişim önce bireyin kendi içinde başlar, sonra isterse çevresi ile iletişim kurar. Kişinin kendi iç dünyası ile iletişim kurması durumunda hem kaynak, hem de alıcı kendisidir.
Şekil 2.1. Kişinin Kendisi İle İletişimi
Bir insanı, onun kişiliği tanımlar. İnsanın kişiliği, üç yapıdan oluşan düzenli bir sistemdir. “Düşünsel yapısını” oluşturan birinci yapısı. Bu yapı, kişinin sahip olduğu bilgileri ve bu bilgilerini nasıl bütünleştirdiğini ifade eder.
Bir kişinin duyguları, eğilimleri, tutum ve davranışları, görüş, düşünce ve güdüleri de onun “duygusal yapısını” oluşturur. Öte yandan, kişiliğin üçüncü yapısını, “amaç yapısı” oluşturur. Kişiliğin bu yapısı da kişinin esas güdülerini sağlayan değerler dizisinden oluşur.
İnsanın iletişiminde içine yönelmesi, kendi iç dünyasını ilgilendiren psikolojik bir olaydır. Kişinin kendi kendini anlaması ve çeşitli duyu organları arasında gerekli ilişkileri kurabilmesiyle ilgilidir. Yemek ve içmek, insanın biyolojisi için ne anlama geliyorsa, iletişim de insan psikolojisi için aynı anlama
Kodlayıcı Yorumcu Kod çözücü Kod çözücü
Kişilerarası iletişim, başkalarını algılamayı,
sözsüz davranışları, kişilerin kendilerini doğru mesajlarla
tanıtmalarıdır.
Organizasyonlarda kişiler arası iletişim açık
biçimde kurularak örgütsel gelişmeye katkı sağlayabilir.
Kişilerarası iletişimde bir başka özellik, simgesel ortamdaki
nesnelere, yerlere, kişilere anlam yüklenmesidir ki bu noktada bireyler kendi
simgelerini yaratırlar.
gelir. İnsan iletişim kurma ihtiyacını başkaları ile karşılayamadığı zaman, kendi kendisiyle iletişim kurarak bu ihtiyacını gidermeye çalışır.
Kişilerarası İletişim
Genel bir tanımlamayla, kaynağını ve hedefini insanların oluşturduğu iletişime, “kişiler arası iletişim” denir. Karşılıklı iletişimde bulunan kişiler, bilgi/sembol üreterek, bunları birbirlerine aktararak ve yorumlayarak iletişimi sürdürürler. Kişilerarası iletişim, iki kişi arasında, genellikle yüz yüze kurulan iletişim biçimidir. Kişilerarası iletişim, genellikle kendiliğinden ve teklifsizdir;
katılanlar birbirlerinden en üst derecede geri besleme alırlar. Roller görece esnektir; çünkü taraflar karşılıklı olarak gönderici ve alıcı konumuna geçerler.
Kişilerarası iletişim, başkalarını algılamayı, sözsüz davranışları, kişilerin kendilerini doğru mesajlarla tanıtmalarıdır. Kişilerarası iletişim, örgüt içinde veya örgüt dışında kişiler arasında yaşanan bilgi ve düşünce alışverişidir.
Kişilerarası bilgi alışverişi, yapılan işle ilgili olarak, biçimsel kanallar aracılığıyla gerçekleşebileceği gibi, kişisel bağlantılar yoluyla ve çok çeşitli konularda informel olarak da yapılabilir. Ancak, söz konusu kişilerin örgüt üyeleri olmasına karşın, örgütü ilgilendirmeyen bir konudaki etkileşim ya da bilgi ve fikir alışverişi örgütsel iletişimin sınıfına girmez.
Kişilerarası iletişimde önemli olan, göndericinin bilgi, haber, görüş ve tutumları ile alıcıya mesajı doğru iletmesidir. Tek tek ya da pek çok kişinin duyularına -görme ses, dokunma, tatma, koku alma- ileti yönelterek kurulan kişiler arası iletişimde, sözel, sözsüz, simgelerin etkileşimi söz konusudur.
Simgelerle simgesel bir dil yaratıp kullanabilmek, insana özgü bir yetenektir.
Simgeler (semboller) sözcükleri, nesneleri ya da etkinlikleri temsil eden verilerdir. Simgesel veriler ise harfler, sözcükler, cümleler, amblemler veya davranışlar olarak şekillenir. Bir iletişim etkinliğinin, kişilerarası iletişim sayılabilmesi için şu üç faktörün bulunması gerekir:
Kişilerarası iletişime taraflar, belli bir yakınlık içinde yüz yüze ilişki halinde olmalıdırlar,
Taraflar arasında tek yönlü değil, karşılıklı mesaj alışverişi çift yönlü iletişim olmalıdır,
Söz konusu mesajlar, sözlü ve sözsüz nitelikte olmalıdır.
Kişilerarası iletişim; yüz yüze ya da kişisel iletişim araçlarıyla gerçekleştirilen iletişim türüdür. İnsan, kişilerarası iletişimde başkasıyla yüz yüze konuşabileceği gibi, kitle iletişim araçları dışında kalan kişisel araçlarla da (mektup, telefon, faks vb.) iletişim kurabilir. Özellikle gündelik yaşamda kişisel iletişim kanallarının açık ve gelişkin olması, bireylerin başarı ve mutluluğu için ön koşuldur. Kişilerarası iletişim, küçük bir grup içinde veya iki insan arasında anlamların (sembol) iletilmesi ve bilgi değişimi sürecidir. Mesajın yeniden sunumudur. Kitle iletişimde mesajın iletilmesi için mesaj uygun bir araçla iletilir. Söz konusu araç mesajın kodunun çözümüne elverişli olmalıdır.
Kişilerarası iletişim özellikle örgütlerde örgütsel iletişimin temelidir.
Organizasyonlarda kişiler arası iletişim açık biçimde kurularak örgütsel gelişmeye katkı sağlayabilir. Çoğu insan kişiler arası iletişimde; kelimeleri, duyguları, jestleri ve alıcıya gönderilen çeşitli işaretleri düşünür. Ancak çok edebi konuşan biri bile, iletişimde alıcının dinlememesi durumunda başarısızlığa uğrar. Bu durumda tıkanık iletişim ortaya çıkar. Kişiler arası iletişimin tam olarak kurulabilmesi için gönderilen mesajın aktif biçimde dinlenmesi, alıcı tarafından doğru algılanması ve yorumlanması gerekir.
Kaynak Kodlama Mesaj Kod çözme Alıcı
Örgütsel etkinliklerde kişiler arası iletişimin önemi, örgütsel tüm etkinliklerin kısmen veya tamamen kişiler arası iletişime bağlı olmasıdır. Üst ve astlar arasında veya eşit statüde bulunanlar arasında, grup toplantılarında karar verme durumlarında, kişiler arası iletişim sayesinde, örgütlerdeki yönetsel ve örgütsel faaliyetler yerine getirilebilir.
DuPont’un yapmış olduğu araştırmaya göre, ilk kademe yöneticiler zamanlarının % 53’ünü kişiler arası ve grup toplantılarına, %16’sını yazılı iletişime, % 15’ini okumaya, %8’ini telefon görüşmelerine, %8’ini de diğer alanlarda kullanmaktadırlar. Kişiler arasında iletişim sayesinde konuların tartışılması ve belirsizliklerin ortadan kaldırılması sağlanır. Böylece kişiler arasında bilgi aktarımı ve değişimi sağlanarak örgütsel bilgi zenginliği elde edilir. İletişim, aynı zamanda önyargıları ortadan kaldırarak bilgi, düşünce ve duyguların paylaşımını sağlar.
Tablo 2.1. Kişilerarası İletişim Yöntemlerinin Avantajları ve Dezavantajları K İ Ş İ L E R A R A S I İ L E T İ Ş İ M
AVANTAJLARI DEZAVANTAJLARI
Sözlü Değiştirme ve geri bildirim kolaylığı
Zaman ve kullanım kolaylığı
Yanlışlık yapma olasılığı, göreli olarak fazla
Kalıcılığı yoktur.
Yazılı İletişimin doğru olmasına katkı sağlar
İletişimin kayıtlı olmasını ve kalıcılığını sağlar.
Değişim ve geri bildirim yavaştır.
Zaman tüketimi ve zorluğu daha fazladır.
İnsanlar arasındaki iletişim, radyo ve telefondaki iletişime benzer.
Radyoyla iletilen mesaj bir noktadan diğerine aktarılırken, bazı bozulmalar olabilir. Kaynağın bilgisi yeterli olmayabilir veya yeterince açık olmayabilir.
Ayrıca mesaj etkin biçimde veya doğru kodlanmayabilir. Sonuç olarak, alıcı gönderilen mesajı algılayacak bilgi ile donatılmamış olabilir. Bu durumda, radyodaki gibi gönderici ve alıcı, aynı dalga boyunda değil iseler, iletişimde bir bozulma meydana gelir.
Tablo 2.2. Kişilerarası İletişimde Kullanılan Farklı Medyaların
Kişilerarası iletişimin doğru ve etkin kurulmasına, “destekleyici iletişim”
denir. Destekleyici iletişim, sadece mesajın doğru ve çabuk iletilmesini değil, aynı zamanda iki iletişimci arasında ileti değiştirilmesini, hatta geliştirilmesini destekler.
Şekil 2.2. Kişilerarası İletişim Süreci
ORTAM BİLGİ ZENGİNLİĞİ VERİ KAPASİTESİ
Yüz yüze görüşme En yüksek En düşük
Telefon Yüksek Düşük
Elektronik posta Orta Orta
Özel mektuplar Orta Orta
Kişisel notlar Orta Orta
Resmi raporlar Düşük Yüksek
El ilanı veya bülten Düşük Yüksek
Resmi raporlar En düşük En yüksek
Grup, ortak bir amaç için birbirini etkileyen ve birbirleriyle etkileşim
halinde olan, iki veya daha fazla insan olarak
tanımlanabilir.
Destekleyici iletişimin amacı, sadece insanlar arasında diyalogu geliştirmeyi değil, aynı zamanda bunu sürdürmeyi de içerir. Kısaca destekleyici iletişim iklimi tanımlayıcıdır, aldatmadan dürüstçe kendiliğinden ortaya çıkan bir iletişim iklimi vardır; olayları empatik olarak değerlendirir. Statü ve yetki farklılıklarını önemsemeyen bir eşitlik ortamına sahiptir. Yeni bilgi ve yorumlara açık, ön kabulleri olmayan bir iletişim biçimidir.
Grup İletişimi
Grup, ortak bir amaç için birbirini etkileyen ve birbirleriyle etkileşim halinde olan, iki veya daha fazla insan olarak tanımlanabilir. Grup, birbirleri ile etkileşimde bulunan psikolojik olarak birbirlerinin varlığından haberdar olan ve kendisini bir grup olarak algılayan küçük veya büyük insan toplulukları olarak tanımlanır. Bu üç unsurun bir arada bulunmasıyla grup meydana gelir. Gruplar grup normları çerçevesinde ortaya çıkar. Grup üyelerinin gerek gurup içi bireysel faaliyetlerinde ve gerekse, birbirleri ile karşılıklı ilişkilerinde uymak istedikleri davranış kurallarına norm denir. Normlar, grup iletişiminin nasıl düzenleneceğini, doğal ve resmî gruplardaki iletişim biçimini ortaya koyar.
Grup iletişimini etkileyen bazı faktörler vardır. Bu faktörleri aşağıdaki gibi açıklayabiliriz:
Grup büyüklüğü ve statü ilişkileri: Grup büyüdükçe, grup içinde etkin bir iletişim kurmak daha da zorlaşır. Büyük yapılarda fiziksel uzaklık gibi bir durum ortaya çıkar ve fiziksel uzaklık bir iletişim engelidir. Grup
elemanlarının statü farkları, iletişimin çoğunlukla tek yönlü olacağını gösterir. Daha yüksek konumdaki üyeler iletişim kurmakta isteksiz olan daha düşük konumdaki üyelerle iletişim kurma eğilimindedir.
Grup yapısı: Resmî olmayan yapıda bir gruptaki insanlar aralarında resmî olanlardan daha etkin iletişim kurarlar. Sıra düzeni, grupların iletişim sıra düzeninin altından yukarıya veya tersi şeklinde işler. Aynı seviyedeki insanlar birbirleriyle konuşmayabilirler. Bu durum
“geliştirme grubu” olan büyük projelerde bir problemdir. Değişik alt sistemlerde çalışan insanlar eğer sadece yöneticileri ile iletişim kuruyorlarsa, bu yanlış anlamalara ve gecikmelere yol açabilir.
Grup oluşumu: Eğer bir grupta, birbiriyle aynı kişiliklere sahip çok sayıda insan var ise bunlar çatışabilir ve iletişim çekingen bir hâle gelebilir. Genellikle her iki cinsiyetin de bulunduğu gruplardaki iletişim, sadece hem cinsler arasında daha etkin olarak kurulur.
Grubun fiziksel çalışma ortamı: Çalışma ortamının düzeni, iletişime yardımcı veya engel olmada ana etmendir.
Grup iletişimi, grup içinde kişilerin, yapıcı ve engelleyici iletişimlerini üstlendikleri rolleri, etkileri ve tepkileri kapsar. Grup iletişimi, kişi-grup iletişimi ve gruplar arası iletişim olmak üzere iki kısma ayrılır.
Kişi grup iletişimi, örgüt üyelerinin kendilerinin bir parçası olduğu grup ya da örgüt içinde bulunan diğer grupla iletişimidir. Kişi-grup iletişimi,
Ta rt ışma
•Hangi durumda sözlü veya yazılı iletişim türünün daha etkili olacağını ve niçin böyle düşündüğünüzü forumda tartışabilirsiniz.
•Düşüncelerinizi sistemde ilgili ünite başlığı altında yer alan “tartışma forumu” bölümünde paylaşabilirsiniz.
Bir organizasyonda informel gruplar arasında da grup iletişimi kurulabilir.
Grup iletişiminde başarılı olmak için bazı
özel becerilerin bulunması gerekir.
Organizasyonlarda grup üyeleri arasındaki uyumluluğu sağlayan faktör iletişimdir. Grup
davranışlarının temel amacı, insanlar arasında
etkileşim sağlamaktır.
iki türlü olmaktadır. Birinci durumda, bireyden gruba iletişim söz konusudur. Örneğin, bir genel müdürün idare meclisine veya ortaklar kuruluna rapor verme görevi böyle bir iletişimi gerektirir. İkinci durumda, gruptan bireye iletişim söz konusu olmaktadır. Çoğunlukla bir kurul tarafından alınan kararlar, faaliyete geçirilmesi için ilgili kişiye iletilir. Karar ortaklaşa alınmakla beraber, bu kararın yerine getirilme yetkisi, yetkili bir kişiye verilir.
Gruplar arası iletişim ise, örgütteki biçimsel veya informel grupların kendi aralarındaki mesaj aktarımıdır. Çoğunlukla karşılıklı etkileşime olanak verecek sayıda kişinin, mekânsal olarak birbirlerine görece yakın oldukları bir bağlamda gerçekleşen iletişimlerine grup iletişimi denir.
Gruplar arası iletişim, kişiler arası ve grup içi iletişim boyutlarını içermektedir. Gruplar arası iletişime grupla, bir örgütün farklı bölümler arasındaki gruplar arasında doğal olarak oluşan dostluk ve arkadaşlığın meydana getirdiği informel iletişim örnek verilebilir.
Grup iletişimi, grup içinde ortaya çıkar; başka bir ifadeyle grup iletişiminin yarıdan fazlası, grup içinde gerçekleşir. Her üye, grup içinde birbirine bağımlı durumdadır. Organizasyonlarda hiçbir iletişim sadece yönetici ve ast arasında olmaz; örgütsel iletişim aynı zamanda, grup iletişimini gerektirir. Gruplarda iletişim merkezî ve merkezî olmayan iletişim şeklinde ortaya çıkar. Merkezî iletişim biçiminde tek kişi, ağın neresinde olursa olsun, mesajı gönderme ve almada anahtar bir rol oynar. Tekerlek şeklindeki merkezi bir iletişimde bir kişi, merkezde bulunur ve grup iletişimini sınırlandırır.
Tekerleğin merkezinde olan şahıs iletişim sürecinde yüksek bir bağımsızlığa sahiptir.
(A) (B)
Şekil 2.3. (A) Merkezi ve (B) Merkezi Olmayan Küçük Grup İletişimi
Merkezî olmayan (adem-i merkezî) iletişimde, ağın herhangi bir yerinde olan birinin, iletişimi kontrol etmesi veya merkezî bir rol oynaması söz konusu değildir. Merkezî olmayan iletişimde mesaj, ağlar yoluyla grup üyeleri arasında serbestçe dolaşır. Grup üyeleri, ağ üzerinde eşit statüye ve öneme sahiptir.
Ağdaki hiçbir kişi, diğerine özel bir bağla bağlı değildir ve iletişimde başat rol oynayan hiç kimse yoktur.
Küçük gruplarda üç veya daha fazla insan, iletişim sürecinde doğrudan ve etkileşimli (interaktif) olarak iletişim kurar. Gruplar iletişimlerini yüz yüze kurabilecekleri gibi, iletişim teknolojilerinden yararlanarak da kurabilirler.
Küçük grup iletişimi; örgütsel bölümler, iş birimleri ve çapraz fonksiyonel takımlar arasında kurulabilir. Bir organizasyonda informel gruplar arasında da
Kadir
Ali Kaya
Kerim Ahmet
Ozan
Kadir
Kaya Ali
Ahmet Kerim
Ozan Salih
İnsanlar arasındaki iletişimin, iki türü vardır; yüz yüze iletişim
ve yüz yüze olmayan iletişim.
grup iletişimi kurulabilir. Gruplar ister bir ortamda ister farklı ortamlarda bulunsun, ya merkezî ya da adem-i merkezî iletişim biçimleriyle kendi aralarında iletişim kurarlar.
Grup iletişiminde grup üyeleri, düşüncelerini grubun diğer üyeleri ile iletişim kurarak paylaşır. Grup iletişiminin etkinliğini arttırmak için takip edilecek bazı kuralları şu şekilde açıklayabiliriz:
Grup üyesi, iletişimde sözleri ağzında gevelerse, söylenen şey önemli olsa bile, söyleyiş biçiminden dolayı etkisiz kalır,
Açıklamaları ifade ediş biçimi, tüm grubu içine alacak biçimde olmalıdır.
Birey kendini vurgulamamalıdır,
Grup üyeleri düşünceleri organize ederken, bunu grubun diğer üyeleriyle birlikte etkileşimli olarak yapmalıdır.
Grup üyesinin düşünce ve görüşleriyle ilgili olarak söyledikleri, bir ihtiyaçla bağlantılı olmalıdır,
Belli bir zamanda söylenenler, sadece belli bir konu ile ilgili olmalıdır.
Böylece grup söylenenleri daha iyi hazmedecektir,
Söylenenlerin grup üyeleri tarafından anlaşıldığından emin olmak için konuşma özlü ve üyelerin anlayacağı dille yapılmalıdır.
Grup iletişiminde, iletişim modeli ve küçük grup kültürü, örgütlerde belirli davranış ve performansı etkileme yeteneğine sahiptir. Örgütlerdeki davranışları, iletişim modeli ve küçük grup kültürünün yanında, başka faktörler de etkiler. Bunlar; iletişim kanalları, grup üyelerinin iletişim yetenekleri, örgütsel amaçlara bağlanma düzeyi gibi faktörlerdir.
ÖRGÜTSEL İLETİŞİMİN YÖNÜ
İletişimin kurulabilmesi için bazı temel unsurların bulunması gerekir.
Bunlar iletişim süreci için zorunlu olan unsurlardır. Bu unsurlar; kaynak veya gönderici, kodlama, mesaj, medya, kod çözme, hedef, geri bildirim (feed back) ve gürültüdür.
Bireyler ve gruplar bir düşünceye sahiptirler; bir anlam veya mesajı bir kişiye veya gruba iletme ihtiyacı duyarlar. Bu ihtiyaç iletişim sürecini başlatır.
Bir düşünceyi iletmek için kaynak onu anlamlı bir forma dönüştürür; iletişim diliyle onu kodlar. Kodlama sözlü, yazılı veya sözsüz olabilir. İletişim süreci alıcının mesajın kodunu çözdüğü zaman tamamlanır. İnsanlar arasındaki iletişimin, iki türü vardır; yüz yüze iletişim ve yüz yüze olmayan iletişim. Yüz yüze iletişimde hedefin, kaynağın gönderdiği mesaja anında tepki verme olanağı vardır. İletişim kuran taraflar arasındaki etkileşim, interaktif olarak eş zamanlı yapıldığı için geri bildirim aynı anda yapılır. Yüz yüze iletişim sürecinin olumlu biçimde tamamlanma ihtimali yüksektir.
Yüz yüze iletişim inandırıcılığı arttırır ve anında cevap verme olanağı sağlar. Buna örnek olarak iki veya daha fazla kişinin sohbet etmesini, verilen bir konferansı, sınıfta anlatılan dersi verebiliriz. Yüz yüze iletişimde önemli olan, kullanılan aracın anında geri bildirimde bulunmaya olanak sağlıyor olmasıdır.
Yüz yüze olmayan iletişim ise, daha çok kitle iletişim araçları kullanılarak yapılan iletişimdir. Yüz yüze olmayan iletişim üç şekilde gerçekleşir; bunlardan Örnek •İletişim bir nezaket işidir. Bir kamu kurumunda amirini atandığı yeni
görevinden dolayı kutlamak amacıyla gönderilen çiçeğe teşekkür yazısı sarı bir zarfla gelen biri sizce ne düşünmüş olabilir?
Tek yönlü iletişimde kaynak bir kişi, hedef
bir veya daha fazla olabileceği gibi, kaynak
birden fazla, hedef bir kişiden oluşabilir.
İletişimin tek yönlü olmasının nedeni, geri
bildirim eksikliğidir.
Kaynak, istek ve kişisel amacına uygun olarak
iletiyi gönderir. Bu durumda, alıcı kaynakla
karşılıklı hiçbir ilişkiye girmez. Alıcı yalnızca kaynağın gönderdiği iletiyi edilgen biçimde
alır.
ilki fotoğraflı iletişimdir. Resim, grafik ve afişlerle kurulan iletişim, bu tür bir iletişimdir. Yüz yüze olmayan iletişimin ikinci türünü hem yazılı, hem de fotoğraflı iletişim oluşturur. Bu tür iletişim gazeteler, dergiler, broşürler vb.
araçlar yardımıyla kurulur. Yüz yüze olmayan iletişimin üçüncü türünü, radyoyla kurulan sözlü iletişim ile, televizyon, sinema vb. ile kurulan sesli ve görüntülü iletişim oluşturur.
Tek Yönlü İletişim
İletişim işleyiş yönü bakımından tek yönlü veya iki yönlü iletişim olmak üzere iki kısma ayrılır. Tek yönlü iletişim, bir mesajın kaynaktan alıcıya, alıcının aktif geri bildirimi olmaksızın yapılan iletişim biçimidir. Tek yönlü iletişim, bir kaynakla, bir veya birden fazla hedef arasında kurulur.
Tek yönlü iletişimde kaynak bir kişi, hedef bir veya daha fazla olabileceği gibi, kaynak birden fazla, hedef bir kişiden oluşabilir. Ancak sık rastlanan tek yönlü iletişim biçimi, kaynağın tek, hedefin birden fazla olmasıdır. Tek yönlü iletişimin diğer bir yönü, tek yönlü iletişimde kaynak mesajı gönderdiği zaman, hedeften geri bildirimde bulunmasını beklemez. Burada asıl amaç, mesajı hedefe ulaştırmaktır.
Tek yönlü iletişim daha çok örgütlerde, yukarıdan aşağıya doğru mesajların iletildiği iletişim biçimdir. Örgütlerde genel eğilim, dikey iletişim yönündedir. Örgütlerde politikalar, planlar, stratejiler ve bilgiler yukarıdan aşağıya doğru akarken, aşağıdan yukarıya doğru ise; düşünceler, öneriler ve şikâyetler iletilir. Örgütlerde aynı veya benzer kademeler arasında bilgi alışverişi için yatay iletişim kurulur. Tek yönlü iletişimde, gönderici alıcıdan geri bildirim almaz veya bunu beklemez. Üst yöneticilerden gelen açıklamalar, tek yönlü iletişim örneğidir.
Örgütlerde tek yönlü iletişim, çoğu kez yönetici ve astları arasında kurulur. Statülerine has yetkileri nedeniyle, yöneticiler talimatları astlarına iletir. Aşağı doğru iletişim etkinliğinde, tek bir kanalı kullanmak, iletişimi sınırlandırdığı gibi, geri bildirim eksikliğine de neden olur. İletişimin tek yönlü olmasının nedeni geri bildirim eksikliğidir. Yöneticilerin iki yönlü iletişim kurmamalarının çeşitli nedenleri vardır. Bunlardan biri, yöneticilerin astlarına güven duymamasıdır. Yöneticilerin kişisel güven eksiklikleri de iletişimin tek yönlü kurulmasının nedenidir.
Aşağıda şekilde gösterildiği gibi, iletişimin tek yönlü işleyişinde “bir kaynak, bir alıcı” veya “bir kaynak, çok alıcı” şeklinde ise bu tür iletişime tek yönlü iletişim denir. Tek yönlü iletişimde esas olan, iletiyi göndermektir. İletinin alıcı tarafından nasıl algılandığı konusuyla ilgilenilmez. Emir ve talimatların gönderilmesinde kurulan iletişimler genel olara tek yönlü iletişimdir.
Tek yönlü iletişim süreci ters yönde de işleyebilir. Örneğin sadece iş görenlerden yöneticiye bir takım mesajların gönderilmesi durumunda kaynak birden fazla, hedef (yönetici) tektir. Burada roller değişmekle birlikte, iletişim süreci yine tek yönlüdür. Ancak bu kez hedef tek iken, kaynak birden fazladır.
Alıcının, mesajı istenilen biçimde algılayıp algılamadığı ve ne ölçüde etkilendiği araştırılmaz. Bu durumda, iletinin gönderilmesiyle ortaya çıkacak sonuçların değerlendirilmesi söz konusu olmaz. Tek yönlü iletişimde mesaj alıcıya gönderilir; geri bildirim, soru veya etkileşim beklenmez, İletişimin tek yönlü olarak kurulması daha çok ortak karar almanın gerekmediği durumlarda söz konusu olur. Tek yönlü iletişim bireysel iletişimin etkinliğini azaltmış olsa da örgütsel iletişimde tek yönlü iletişimi gerektirecek bazı durumlar vardır. Bunları şu şekilde sıralayabiliriz:
Çift yönlü iletişim,
“yazılı” veya “sözlü”
olarak, iki kişi arasında kurulur.
Tek yönlü iletişim uygulamaya hız kazandırır
Verimli zaman kullanımı açısından yarar sağlar,
Ön yargıların bulunmadığı, iletinin açık ve anlaşılabilir olduğu durumlarda iletişimin çift yönlü işlemesine gerek yoktur,
Bilimsel verilerin iletilmesi sırasında, alıcının bilgi ve kavrayış düzeyinin yeterli olması durumunda, tek yönlü iletişim kurulur.
Demokratik yönetim yaklaşımlarının benimsendiği, kararlara katılıma önem verildiği örgütlerdeki iletişim, çift yönlü iletişimdir. Tek yönlü iletişim, iletişimden çok bir enformasyon akışıdır. Oysa etkin iletişim, interaktif (etkileşimli) süreçlerin kullanıldığı çift yönlü bir iletişimdir.
Çift Yönlü İletişim
Çift yönlü iletişim, göndericinin alıcıdan geri bildirim aldığında ortaya çıkan iletişimdir. Astlara bir öneride bulunmak, soru veya zıt düşünceler almak, iki yönlü iletişim örneğidir. İki yönlü iletişim özellikle örgütlerde daha çok istenir; çünkü iki yönlü iletişim reflektif dinlemeyi gerektir.
Reflektif iletişim ise kişiler gelen mesajları sezgisel olarak anlamaya çalışır. Çift yönlü iletişimde problem çözme ve karar verme, iki yönlü etkin dinlemenin sonucunda ortaya çıkar. Tek yönlü iletişimde sadece bir mesaj, diğer bir kişiye gönderilir ve geri bildirim ve etkileşimli akış olmaz. Aksine çift yönlü iletişimde gönderici ve alıcılar karşılıklı etkileşim içindedirler.
Çift yönlü iletişim, “yazılı” veya “sözlü” olarak, iki kişi arasında kurulur.
Çift yönlü iletişim, temel bir iletişim sürecidir ve tüm örgütlerde yaygın olarak kullanılır. Ast ve üst arasında olabileceği gibi, farklı örgütsel rol ve statüde olanlar arasında da olabilir. Çift yönlü iletişimde kaynak ile alıcı arasındaki etkileşimde mesajın geri bildiriminin olmaması durumunda, iletişim “süreç”
olma niteliğini kaybeder ve doğrusal tek yönlü bir iletişim akışı olarak kalır. Tek yönlü iletişim, etkin iletişimin gerekli koşulu olan, karşılıklı etkileşim olmaktan uzaklaşır. İletişim sadece bir etkileme olayı değil, aynı zamanda bir etkilenme sürecidir.
Tek yönlü iletişim, alıcıya geri bildirim fırsatı vermezken, çift yönlü iletişimde geri bildirim olanağı vardır. Bu temel farklılıkların yanında, tek yönlü iletişim ile çift yönlü iletişim arasında etkinlik açısından başka bazı farklılıklar bulunmaktadır. Bu farklılıklar şunlardır:
Tek yönlü iletişim, çift yönlü iletişimden daha çabuk işler,
Çift yönlü iletişimde tek yönlü iletişimden daha doğru iletişim kurulur,
Çift yönlü iletişimde alıcı kendinden emindir ve güven duygus içindedir.
Mesajı daha doğru yargılama imkânına sahiptir,
Çift yönlü iletişim, göreli olarak gürültü ve diğer başka dış faktörlerin etkisi altındadır,
Çift yönlü iletişim, interaktif bir iletişim biçimidir.
Tek yönlü iletişim, tek başına kullanıldığı sürece, çoğu kez etkisiz veya yetersiz kalmasına karşın, çift yönlü iletişim, teknik açıdan olduğu kadar, yönetsel açıdan da etkin bir iletişimdir. Bu nedenle etkin iletişime, çift yönlü iletişim süreci denebilir. Bu süreç, yalnız uyarımı değil, yanıtı da içerir. Hem iletiyi, hem iletişim etkilerini kapsar.
Bireysel Etkinlik
• Çift ve tek yönlü iletişimin, iletişim verimliğindeki rolü ne olabilir? Değerlendiriniz.
Çift yönlü iletişimin etkinliği, gönderici ve
alıcının bir birlerine yakın kavramsal çerçeveye sahip olmalarına bağlıdır.
Çift yönlü iletişimle, özellikle örgütlerde iş görenler yönetimin amacı ve faaliyetleri konusunda görüşlerini açıklama fırsatı bulurlar. Onları etkileyen plan ve politikalar hakkında bilgi edinmeleri mümkün olur. Çalışanları etkileyen politikalar konusunda onları bilgilendirmeden, yönetimin başarılı olma olanağı yoktur. Etkin bir iletişim sistemi, örgütsel karar ve amaçların öğrenilmesi bakımından gereklidir. İyi bir iletişim, ilişkilerde tatminsizliği ortadan kaldırır;
tatmin ve motivasyon sağlar.
Çift yönlü iletişimin etkinliği, gönderici ve alıcının bir birlerine yakın kavramsal çerçeveye sahip olmalarına bağlıdır. Çift yönlü iletişim örgüt içi iletişimde kullanılıyorsa, jargon kullanımı bir yere kadar makul karşılanabilir;
ancak, örgüt dışında kişiler arasında jargon kullanımı, iki yönlü iletişimin etkinliğini azaltır.
Etkin çift yönlü iletişim şu varsayımlardan dolayı gereklidir.
Bir organizasyonda hem çalışanların, hem de yönetimin ihtiyaç ve gayesi aynıdır. Yönetimin ve çalışanların düşünce ve amaçları tek bir kavramsal çerçeve bakımından birbirine tümüyle uygundur.
Yönetim ve yönetilenler arasında her hangi bir düşünce farklılığı, iyi olmayan iletişim nedeniyle çeşitli anlaşmazlıklara neden olur.
Örgütsel çatışmayı gidermek, örgütsel iletişimi geliştirmekle mümkün olabilir.
Çift yönlü iletişimde gönderici ile alıcının rolleri değişmekte, alıcı iletinin kodunu çözüp, onu göndericinin verdiği anlamla algılayarak, geri bildirim için alıcı, yeni bir gönderici durumuna gelmektedir. İletişimin çift yönlü kurulmasının amacı, iletinin alıcı tarafından tam ve doğru algılanmasını sağlamak ve mesajda anlam kaymaları varsa, bunları denetlemektir.
Ö ze t
•İletişim türlerini; sözlü iletişim, sözsüz iletişim ve yazılı iletişim olmak üzere üç gruba ayırabiliriz. Ayrıca son dönemlerde önemi artan elektronik iletişimi de, bir iletişim türü olarak değerlendirmek gerekir. Bir başka sınıflandırmaya göre iletişim; kişinin kendisi ile iletişimi, kişiler arası iletişim, grup iletişimi ve kitle iletişimi olarak sınıflandırılabilir. Bir başka sınıflandırmaya göre iletişim; kişisel iletişim, örgütsel iletişim ve kitle iletişimidir. Diğer bir iletişim sınıflandırması iletişimi; toplumsal ilişkiler sistemi olarak iletişim;
kişiler arası iletişim, grup iletişimi, örgüt iletişimi ve toplumsal iletişim şeklinde yapmaktadır. Grup ilişkilerinin yapısına göre iletişim; biçimsel olmayan (informel) iletişim, biçimsel (biçimsel) iletişim, dikey iletişim ve yatay iletişimdir.
•İletişimin diğer bir türü; mektuplar, memorandumlar, raporlar, özetler, makaleler, tutanaklar, basın bildirileri ile el yazısı, basılı notlar ve bilgisayar ağı gibi bir elektronik ortamla gönderilen çeşitli yazılı mesajları içeren yazılı iletişimdir. Araştırma raporları, özel raporlar, aylık raporlar, muhasebe raporları, gelişme raporları, geçici raporlar, mektuplar, telgraflar, bültenler, yıllık raporlar gibi, örgütsel faaliyetlerin sonuçlarını gösteren ve alınan kararlarla ilgili bilgilendirici raporlar yazılı iletişim türlerdir.
•İletişim işleyiş yönü bakımından tek yönlü veya iki yönlü iletişim olmak üzere iki kısma ayrılır. Tek yönlü iletişim, bir mesajın kaynaktan alıcıya, alıcının aktif geri bildirimi olmaksızın yapılan iletişim biçimidir. Tek yönlü iletişim, bir kaynakla, bir veya birden fazla hedef arasında kurulur. Tek yönlü iletişimde kaynak bir kişi, hedef bir veya daha fazla olabileceği gibi, kaynak birden fazla, hedef bir kişiden oluşabilir. Ancak sık rastlanan tek yönlü iletişim biçimi, kaynağın tek, hedefin birden fazla olmasıdır. Tek yönlü iletişimin diğer bir yönü, tek yönlü iletişimde kaynak mesajı gönderdiği zaman, hedeften geri bildirimde bulunmasını beklemez. Burada asıl amaç, mesajı hedefe ulaştırmaktır. Çift yönlü iletişim, göndericinin alıcıdan geri bildirim aldığında ortaya çıkan iletişimdir. Astlara bir öneride bulunmak, soru veya zıt düşünceler almak, iki yönlü iletişim örneğidir. İki yönlü iletişim özellikle örgütlerde daha çok istenir;
çünkü iki yönlü iletişim reflektif dinlemeyi gerektir.
Değerlendirme sorularını sistemde ilgili ünite başlığı altında yer alan “bölüm sonu testi”
bölümünde etkileşimli olarak
cevaplayabilirsiniz.
DEĞERLENDİRME SORULARI
1. Sözlü iletişimin etkinliği aşağıdakilerden hangisine bağlı değildir?
a) Sesin hacmi b) Sesin hızı c) Sesin perdesi d) Sesin kalitesi e) Sesin rengi
2. Aşağıdakilerden hangisi informel iletişim kanalıdır?
a) Asttan üste giden raporlar b) Asttan üste giden dilekçeler
c) Çalışanlar arasındaki dedikodu ve söylentiler d) Farklı görevler arasında çapraz bilgi akışı e) Yönetim kurulu toplantı raporları
3. Aşağıdakilerden hangisi örgütsel iletişimde yazılı iletişimin öneminin gittikçe artmasının nedenlerinden biri değildir?
a) Bilgi alanında artan uzmanlaşma
b) Faaliyetlerin her aşamasında araştırma faaliyetlerinin artan önemi c) Örgütsel yapıların karmaşıklaşması
d) Yönetimin profesyonel bir uğraş alanı olarak gelişmesi e) Örgütsel yapıların büyümesi
4. Aynı kademedeki yöneticilerin kendi aralarında kurdukları iletişime ne ad verilir?
a) Yatay iletişim b) Dedikodu/söylenti c) Yukarıdan aşağıya iletişim d) Dikey iletişim
e) Aşağıdan yukarıya iletişim
5. Örgütlerde farklı hiyerarşik düzeylerde bulunan kimselerin oluşturduğu gruplaşmaya ne denir?
a) Yatay gruplar b) Çapraz gruplar c) Birincil gruplar d) Dikey gruplar e) Biçimsel gruplar
6. Aşağıdakilerden hangisi çift yönlü iletişim araç ve yöntemlerinden biri değildir?
a) Yüz yüze görüşme
b) Çalışanlarla özel toplantılar
c) Kapalı devre televizyonlarda sunumlar d) İş toplantıları
e) Yönetici ziyaretleri
7. Yazılı iletişimin sözlü iletişime göre en önemli üstünlüğünün nedeni aşağıdakilerden hangisidir?
a) Mesaj anlatımının daha kolay olması b) Daha kolay olması
c) Yaygın olma d) Tekrarlanabilir olma e) Arşivlenebilir olma
8. Yöneticinin etkin iletişim için yapmaması gereken aşağıdakilerden hangisidir?
a) İletişimde tehdit unsuru kullanmalıdır.
b) Mesajını açık, tam ve anlaşılır vermelidir.
c) Mesaj kısa ve özlü olmalıdır.
d) İletişim için uygun kanal seçilmelidir.
e) Gereksiz iletişime girmemek için astlarına yetki devretmelidir.
9. Aşağıdakilerden hangisi yukarıdan aşağıya iletişim şeklidir?
a) Emir ve talimat b) Dilekçe ve istek c) Şikâyet d) Öneri e) Rapor
10. Örgütsel iletişimde mesajın iletileceği kanal seçilirken aşağıdakilerden hangisi en önemlidir?
a) Hız b) Maliyet c) Anlaşılırlık d) Teknoloji e) Kodlama
Cevap Anahtarı 1.E, 2.C, 3.E. 4.A, 5.D, 6.C, 7.A, 8.A, 9.D, 10.C
YARARLANILAN KAYNAKLAR
Michael, A. (1993). A Handbook of Personnel Management Practice, London: Kogan.
Lloyd, B. S., Post, J. E., Mahon, J.F. (1990). Management, Functions and Responsibilities, New York: Harper and Row Pub.
Champoux, J. E. (1996). Organizational Behavior; New York: West Pub.
Kağıtçıbaşı, Ç. (1983). İnsan ve İnsanlar, İstanbul: Beta.
Nelson, D. L., Quick, J.C. (1994). Organizational Behavior, New York, West Pub.
Donnelly, J. H., Gibson, J. L., Ivancevich, J.M. (1987). Fundamentals of Management, Texas: Business Pub.
Dökmen, Ü. (1999). İletişim Çatışmaları ve Empati, İstanbul: Sistem.
Harold, L. J.(1978). Managerial Psychology, Chicago: University of Chicago Press.
Kirsten, B., Göran, S. (1998). “Halkla İlişkiler Uygulamacıları İçin Sürekli Eğitim”, Halkla İlişkiler Eğitiminin Evrimi ve Küreselleşmenin Etkisi, IPRA Altın Kitap, Sayı: 12, Haziran’98, İstanbul, s. 27- 39.
Kowalski, T. J., (2000). Public Relations İn Schools. Upper Saddle River, New Jersey:
Prentice- Hall.
Barker, L.L. (1978). Communication, Prentice Hall, Inc., Englewood Cliffs.
Mutlu, E. (1994). İletişim Sözlüğü, İstanbul: Ark.
Pearce, G.C., Figgins, R., Golan, S. P.(1984). Principles of Business Communication:
Theory, Application and Technology, New York: John Wiley.
Peker, Ö., Aytürk, N. (2000). Etkili Yönetim Becerileri, Ankara: Yargı.
Penley, L. E., Alexander E. R., Jernigan, I. E., Henwood, C. I. (1991). “Communication Abilities of Managers: The Relationship of Performance”, Journal of Management, 17 (1), 57-76.
Pettinger, R. (1994). Introduction To Management, London: Macmillan Press.
Roger, B. (1997). Management, London: Financial Times Pitman Pub.
Rosengren, K.E., (2000). Communication, an Introduction. London: Sage.
Sabuncuoğlu, Z. (1982). Endüstriyel Davranışlar, Bursa, İ.T.İ.A. İşletme Fakültesi Yayını . Sargut, A. S., (2001). Kültürler Arası Farklılaşma ve Yönetim, 2. Baskı, Ankara: İmge.
Severn, J., Tankard, W. (1992). Communication Theories, Origins, Methods and Use in the Mass Media, New York: Longman.
Tony, M. (1996). Principles Of Managemenet, UK: McGraw-Hill Companies
Torrington, D., HALL, L. (1987). Personel Management A New Approach, UK: Prentice Hall.
Tutar, H., (2010). Örgütsel İletişim, Ankara: Seçkin.
Tutar, H. ve Yılmaz, M. K. (2010). Genel İletişim Kavramlar ve Modeller, Ankara: Seçkin.
Tutar, H. ve Yılmaz, M. K. (2010). Genel ve Teknik İletişim, Ankara: Seçkin.
BAŞVURULABİLECEK DİĞER KAYNAKLAR
Dökmen, Ü. (1999). İletişim Çatışmaları ve Empati, İstanbul: Sistem.
Eren, E. (2000). Örgütsel Davranış ve Yönetim Psikolojisi, İstanbul: Beta.
Gootnick, D. E., Gootnick, M. M. (1984). The Standart Handbook of Bussiness Communication, New York: Macmillan.
İlhan, E. (1996). İşletme Yönetiminde Örgütsel Davranış, İstanbul: İşletme Fakültesi Yay.
James, D. L., Quick, C., Livingston, L. P. (1997). Organizational Behavior Foundations Realities and Challenges, West Pub.
O’lockan, K. (1992). Business and Administrative Communications, Boston: Irwin.
Özkalp. E., Kırel, Ç. (2003). Örgütsel Davranış, Eskişehir: Anadolu Üniversitesi Yay.
Schneider, A. E., Donaghy, W. C., Newman, P. J.(1975). Organizational Communication, Kogakusha: McGraw-Hill.
Tevruz, S., Artan, İ., Bozkurt, T. (1999). Davranışlarımızdan Seçmeler, İstanbul: Beta.
