Yönetsel İletişim
Aslı Yağmurlu
1
İletişim ve yönetim arasında yakın ilişki bulunmaktadır.
Temel yönetim işlevleri olan, planlama örgütleme, yöneltme, eşgüdüm ve kontrol işlevlerinin başarısı iletişimin başarısına bağlıdır.
Yöneticiler, yönetim işlevlerini gerçekleştirirken örgüt çalışanlarını motive etmek ve paylaşılması istenen vizyonu aktarabilmek için personelle iletişim kurmak zorundadır.
Yönetsel iletişim örgütsel iletişimin bir alt faaliyet alanını oluşturur. Yönetsel iletişim, örgüt içindeki biçimsel yapıyı ve buna bağlı olarak ortaya çıkan biçimsel iletişimi ifade etmektedir. Örgütsel iletişim hem biçimsel hem de doğal iletişimin toplamından oluşur.
2
Yönetsel iletişimin işlevleri
Personelin iletişim ihtiyacının sağlanması. Personele neyi niçin ve nasıl yapması gerektiğini göstermesi. Bilgi alışverişi iletişimin en temel işlevi olarak kabul edilir, bilgi bireyin çevresi ile uyumlu bir ilişki kurması için gereklidir. Örgütsel amaçları gerçekleştirebilmek için, çalışanların neyi, nasıl ve neden yapacaklarını bilmeleri gereklidir. Örgütlerde üst
yönetimin bu tür bilgileri paylaşmaları örgütsel başarı açısından gereklidir.
Çalışanları motive etmesi. Motivasyon harekete geçirmek demektir.
Motivasyon ile birey sonuca ulaşmak için istekli olarak çaba gösterir.
Çoğu insanın başarısızlığının altında bir misyona, yani geleceğe yönelik bir amacının olmaması yatar. Misyon sahibi insanlar yeteneklerini
geliştirmeye odaklanırlar. Lideri yöneticiden ayıran belki de en önemli özellik insanları motive etme başarısıdır. Liderler insanları gönül gücüyle etkiler ve yönetir. Örgüt çalışanları eğer bütün yeteneğini, bilgisini ve enerjisini isteyerek harcıyorsa bu durumda motive oldukları söylenebilir.
Örgütlerde çeşitli motivasyon araçları bulunur. Maddi özendirici olarak ücret bir motivasyon aracıdır. Yetki devri de önemli bir motivasyon
aracıdır. Yetki devri ile yöneticiler, yetki ve sorumluluklarını paylaşmış
olurlar. 3
Örgütsel stresi yönetmek. Örgütlerde başarılı bir iletişim yönetimi stresi (gerilimi) yok etmeye değil yönetmeye yöneliktir. Stres, bireyin baskı ve
isteklere karşı gösterdiği tepkidir. İş çevresinde oluşabilen gerilim kaynakları çeşitlidir,
o
İşle ilgili unsurlar: can sıkıntısı, kötü fiziksel şartlar, iş yetiştirme telaşı, aşırı iş yükü, bilgi yığılması, teknik sorunlar
o
Örgütteki rol: çelişkili görev, belirsizlik, kişi ve eşyaya yönelik sorumluluk, bölgesel sınırlar (sahip olma
duygusu)
o
Meslekte ilerleme: yetersiz terfi, hızlı terfi, iş güvensizliği, hırs, başarı
o
İşteki ilişkiler: yetersiz ast-üst ilişkisi
o
Örgüt yapısı: Karara katılmama, bürokratik engeller
4
Örgütsel çatışmayı yönetmek. Bireyler ve gruplar örgüt içinde sürekli bir iletişim içindedir, bu iletişim sürecinde taraflar
arasında uyumsuzluk ve uyuşmazlıklar iki taraf arasında
çatışmayı doğurur. Yönetsel iletişim ile bu çatışmaların idare edilmesi gerekmektedir.
Çatışma bazı durumda olumlu olarak değerlendirilir. Bireylerin düşüncelerini açıklaması, bireylerin stres düzeyini düşüren bir etkendir. İçten pazarlıklı ilişkiler bireyler için olumsuz etki
eder. Çatışmaların oluşması problemli konuların ortaya çıkmasını sağlar, karşıt görüşlerin ortaya çıkması örgütsel değişim ve gelişimi sağlayıcı etki yapabilir.
Çatışma iyi yönetilmezse, gerilim, iletişim bozukluğu,
güvensizlik, performans düşüşü, örgütsel bağlılığın azalması gibi sonuçlar doğurmaktadır.
Örgütlerde çatışma, bireyler arası, gruplar arası, bölümler
arası gerçekleşebilir.
5
Yapısal işleyiş bakımından örgütsel iletişim:
o Biçimsel/Formel iletişim: biçimsel hiyerarşik örgüt yapısı içinde
gerçekleşen iletişimdir. Bu iletişim türünde, kasıt, şekil, zaman yer, kapsam ve mekanizma önceden belirli şekillerde gerçekleşir. Bu iletişimin örnekleri şu şekilde sıralanabilir; dahili yazışmalar, prosedürler, ilan tahtası, öneri şikayet sistemi, toplantılar,
raporlama sistemi, şirket gazetesi vb. Biçimsel kanallar üzerinden gerçekleşir. Her çalışan, kime karşı sorumlu olduğunu,
denetlenebileceğini, yetkilerini bilir bu yüzden de kimlerle iletişim kurulacağı da belirlidir.
o Doğal/informel iletişim: örgütü oluşturan bireyler ve bunların meydana getirdikleri biçimsel olmayan yapı içerisinde doğal bir
iletişim söz konusudur. Biçimsel kanalların eksikliği, doğal iletişimin artmasına sebep olur. İşletme içindeki informel gruplar, çalışanların iş dışındaki sosyal paylaşımları dedikodu, rivayet, söylenti,
yakıştırma ve uydurma haberlerin yayılmasına ortam hazırlayabilir.
6
Biçimsel iletişim mesajın akış yönüne göre şu şekilde işler:
o
Aşağı doğru
o
Yukarı doğru
o
Yatay
o
Çapraz
7
Aşağı doğru iletişim
Biçimsel, resmi iletişimin en açık ve en bilinen
türüdür. Bu iletişim türü mesaj ve bilgilerin en üstteki yöneticiden en alt kademede çalışan personele doğru akışını ifade etmektedir. Bu iletişim sayesinde
yönetim işlevi yerine gelmektedir. Bu sayede
hiyerarşik basamaklar birbirine bağlanır ve çeşitli düzeydeki faaliyetler birbirleriyle uyumlandırılır.
Aşağı doğru iletişimle dört tür bilgi iletilmektedir,
o
İş emirleri
o
İş tanımları ve iş mantığı
o
Örgütsel prosedür ve uygulamalar
o
Astların performanslarına ilişkin geribildirim
8
Aşağı doğru iletişimin sorunları,
o
Mesajın içeriğinin bozulması. Mesaj bir kişiden diğerine aktarılırken, içeriğinin azalması, değişmesi ve anlamını yitirmesi söz konusu olabilir. Kulaktan kulağa oyunu gibi başta söylenen ile sonda ifade edilen arasında fark
oluşabilir. Bunu yazılı iletişim engeller.
o
İçerik bozulmasa bile o içeriğin anlamlandırmasında farklılıklar oluşabilir. Bu nedenle de amaçlanan iletişim gerçekleşmeyebilir.
9
Yukarı doğru iletişim
Alt kademelerden üst kademelere gönderilen mesajları kapsamaktadır. Bu bilgi akışı astın
üstüne rapor vermesi şeklinde gerçekleşir. Yukarı doğru iletişim hem yöneticilerin daha doğru karar vermeleri hem de verilen emirlerin anlaşılıp
anlaşılmadığını test etmek için gereklidir. Genel olarak şu bilgiler iletilir,
o
Problem ve sorunlar
o
Gelişme ve ilerlemeye ilişkin öneriler
o
Performans raporları
o
Astların birbirleriyle olan sorunları
10
Yukarı doğru iletişim denetim amacına hizmet etmektedir. Astlar bu yüzden sadece üstün
bilmesinde yarar gördüğü bilgileri iletmekte,
kendine zarar verebilecek bilgileri saklama eğilimi göstermektedirler.
Yöneticilerin bu iletişimi destekleyici ortam oluşturmaları gereklidir. Üstün astları ile
oluşturduğu toplumsal ilişkilerin niteliği, üstün
iletişim süreci içindeki davranışı, astların üstlerine duydukları saygı ve güven bu iletişim geliştirici
şekilde rol oynamaktadır. Üstlerin kendilerini astlardan soyutlamamaları onlarla ilişki içinde olmaları, astların iletişime geçmeleri için motive
edici olmaktadır.
11
Yönetimle iletişime geçmemenin başlıca nedenleri
o
Çekinme, korkma
o
Sorunlara çözüm bulunamayacağına inanılması
o
Kurum içinde sivrilme korkusu, problemli personel olmak istememe
o
Yönetimin zaman sıkıntısı
o
Yönetimin sorun ileten personele olumsuz tutumu
o
Mekansal uzaklık
o
Gelenekler
12
Yatay iletişim
Aynı kademedeki üst ve ast arasındaki iletişimi içermektedir. Müdürlerin gerçekleştirdiği bir
toplantı bu iletişime örnektir. Bu açıdan
anlaşılabileceği gibi yatay iletişimin en önemli amacı faaliyetleri koordine etmek, desteklemek ve kolaylaştırmaktır. Özellikle, büyük örgütlerde oluşan geniş işbölümünün ortaya çıkardığı
farklılaşma ve uzmanlaşma birimler arası eşgüdümün önemini arttırmıştır.
13
Çapraz iletişim
Farklı birimler arasında ve farklı hiyerarşik pozisyonlarda çalışanların kurduğu iletişimi
kapsar. İletişimin normal emir-komuta zincirinden çıkarak yürümesi anlamını taşır, zaman tasarrufu sağlar. Bu iletişimde izlenecek yolun üst yönetim tarafından öngörülmesi gerekmektedir, yoksa
hiyerarşide karışıklığa yol açar. Proje
örgütlenmeleri bu tür çapraz iletişim içinde gerçekleşir.
14
