ANKARA ÜNİVERSİTESİ FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ
DÖNEM PROJESİ
FİZİKİ ORTAMDA TUTULAN TAPU KÜTÜĞÜ VE TESCİLE ESAS BELGELERİN ELEKTRONİK ORTAMDA TUTULMASININ YARATACAĞI
SONUÇLAR
Mehmet Muharrem ERSAN
GAYRİMENKUL GELİŞTİRME VE YÖNETİMİ ANABİLİM DALI
ANKARA 2018
Her hakkı saklıdır
ÖZET Dönem Projesi
FİZİKİ ORTAMDA TUTULAN TAPU KÜTÜĞÜ VE TESCİLE ESAS BELGELERİN ELEKTRONİK ORTAMDA TUTULMASININ YARATACAĞI
SONUÇLAR
Mehmet Muharrem ERSAN Ankara Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü
Gayrimenkul Geliştirme ve Yönetimi Ana Bilim Dalı Danışman: Prof. Dr. Şebnem AKİPEK ÖCAL
Bu çalışmada, fiziki ortamda tutulan tapu kütüğü ve tescile esas belgelerin elektronik ortamda tutulmasının yarattığı veya yaratacağı muhtemel sonuçlar ile bu sonuçların;
kişiler, kamu kurum ve kuruluşları üzerindeki etkileri değerlendirilmiştir. Araştırma kapsamında ilgili yasal düzenlemeler çerçevesinde değerlendirme yapılarak her iki ortamda kullanılan yöntemlerin olumlu ve olumsuz yönleri ortaya konulmuş ve ayrıca Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü bünyesinde çalışan 100 personele uygulanan anketin sonuçları da kullanılarak tapu kayıtlarının elektronik ortama aktarılmasının sonuçları ve olası sorunları tespit edilmiştir. Anket çalışması seçilmiş uzmanların e-mail adreslerine elektronik ortamda gönderilmiş olup, anket ile uzmanların tescile esas bütün belgelerin elektronik ortama aktarılmasının idarenin merkez ve taşra örgütlerinde fiziki mekân kazanımı, etkin takip ve kontrol, kaliteli hizmet sunumu, standartlaşma, eğitim, işlem yapan memurdan kaynaklanan riskin minimize edilmesi, işlem alanının genişletilmesi, hiyerarşik izlenme, rapor üretme, istatistiki veri üretme, hız, etkinlik, kırtasiyeciliğin azaltılması gibi etkilerine ilişkin görüşleri alınmıştır. Araştırma sonuçlarına göre elektronik ortamın fiziki ortama göre daha güçlü olduğu, ancak işlem güvenliği bakımından yeterli olmadığı, elektronik ortamın yeterli olabilmesi için, elektronik tapu sicilinin milli güvenlik politikası kapsamında ele alınarak, yerli yazılımın ve yerli donanımın kullanılmasının gerekli olduğu, bütün kamu kurumları ve kuruluşları arasında teknik ve hukuki yönlerden güçlü bir altyapının tesis edilmesi, koordinasyonun sağlanması, elektronik alanda sürekli iyileşme yapılarak sürdürülebilir bir yapının kurulmasının zorunlu olduğu saptanmıştır. Tescile ilişkin bütün işlemlerin elektronik ortama alınması, işlem hızının artırılması yanından gayrimenkul piyasalarının izlenmesi ve değerlendirilmesi ile şeffaflığın sağlanmasına olumlu etki yapacaktır.
Gayrimenkul piyasalarının para ve sermaye piyasalarına entegrasyonu için de elektronik işlemlerin önemli katkısının olabileceği ve belirtilen bütün işlemlerin de gayrimenkul geliştirme ve yönetimi uzmanlarının sorumluluk alanı içine girdiğinin vurgulanması gerekir.
Mayıs 2018, 87 sayfa
Anahtar Kelimeler: Tapu sicili, elektronik tapu sicili, tapu sicilinin fiziki ortamda tutulması, tapu sicilinin elektronik ortamda tutulması, Tapu ve Kadastro Bilgi Sistemi (TAKBİS), e-arşiv ve fiziki arşiv.
ABSTRACT Term Project
LAND REGISTER IN PHYSICAL ENVIRONMENT AND THE RESULTS OF MAKING REGISTRATION OF FUNDAMENTAL DOCUMENTS IN ELECTRONIC
ENVIRONMENT Mehmet Muharrem ERSAN
Ankara University
Graduate School of Natural and Applied Science Department of Real Estate Development and Management
Supervisor: Prof. Dr. Şebnem AKİPEK ÖCAL
This study aimed to evaluate the possible outcomes and consequences of keeping the title deed and registry documents from physical to electronic environment based on impacts of persons, public institutions and organizations. Within the scope of the research, the evaluations were made within the framework of relevant legal regulations, and the revealed positive and negative aspects of the methods used in both areas and the results of the survey applied to 100 personnel working in the General Directorate of Land Registry and Cadastre and highlights the results and possible problems of transferring the land registry. The questionnaire survey was conducted by sending e- mail to the e-mail address of the selected experts in electronic format and the questionnaire was used to collect all the documents based on the test and to transfer electronic documents to the electronic center on the basis of registration of all documents to be transferred to electronic environment achieved from the physical space in central and provincial organizations, acquisition, effective monitoring and control, quality service delivery, standardization, training, process to minimize the risk of loss resulting from government workers who process the expansion of space, the hierarchical tracking, report generation, statistical data to produce speed, efficiency and so on.
According to the survey results, the electronic environment is more powerful than the physical environment but not sufficient in terms of process security and it is necessary to use domestic software and domestic equipment within the scope of national security policy of electronic title deed registry by establishing a strong infrastructure in terms of technical and legal aspects, ensuring coordination, establishing a sustainable structure by constantly improving the electronic field. Taking all transactions related to the registration in electronic environment, increasing transaction speed as well as monitoring and evaluation of real estate markets and ensuring transparency will make a positive effect. In order to integrate real estate markets into money and capital markets, it is necessary to emphasize that electronic transactions can perform significant contribution and should emphasize that real estate development and management experts are included in the responsibility area of all the transactions mentioned.
May 2018, 87 pages
Key words: land registry, electronic land registry, physical land registry, land registry in the physical environment, land registry in the electronic environment, Land Registry and Cadastre Information System (TAKBIS), e-archive and physical archive.
TEŞEKKÜR
Kurumsal olarak yüksek lisans yapabilmeme imkân sağlayan, halen çalışmakta olduğum Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü yöneticilerine ve özellikle Tapu Dairesi Başkan V.
Sayın Yusuf YALÇIN’a, Şube Müdürleri Sayın Mustafa KELEŞ’e, Sayın Satı İNAN’a, Sayın Mehmet Ali Ergin DİVARCI’ya, Tapu Müdür Yardımcısı Sayın Fatma KILIÇOĞLU’na, çalışmama en büyük katkıyı ve desteği sağlayan Tapu ve Kadastro Uzmanı Sayın Emel DEMİRHAN’a teşekkürü bir borç bilirim. Lisansüstü eğitim programı boyunca katkı sağlayan Ankara Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü Gayrimenkul Geliştirme ve Yönetim Anabilim Dalı Başkanı Sayın Prof. Dr. Harun TANRIVERMİŞ’e, dönem projesinin hazırlanmasında beni yönlendiren ve projenin tamamlanmasında kalbi sevgiyle dolu ve bir o kadar da anlayışlı olan saygıdeğer hocam Sayın Prof. Dr. Şebnem AKİPEK ÖCAL’a ve emeği geçen bütün hocalarıma şükranlarımı sunarım. Çalışmamda bana en büyük desteği veren, sevgili eşim Serap ERSAN’a, canım evlatlarım Eda ERSAN’a ve Emir ERSAN’a sonsuz teşekkür ederim.
Mehmet Muharrem ERSAN Ankara, Mayıs 2017
İÇİNDEKİLER
ÖZET ... i
ABSTRACT ... ii
TEŞEKKÜR ... iii
KISALTMALAR DİZİNİ ... vi
ŞEKİLLER DİZİNİ ... vii
ÇİZELGELER DİZİNİ ... viii
1. GİRİŞ ... 1
1.1 Araştırmanın Amacı ... 1
1.2 Araştırmanın Yöntemi ... 4
1.3 Araştırmanın Kapsamı ... 4
2. TAPU SİCİLİ ... 6
2.1 Tapu Sicilinin Kapsamı ... 6
2.2 Ana Siciller ... 7
2.3 Yardımcı Siciller... 9
2.4 İşleme Esas Belgeler ... 11
3. ARŞİV VE ARŞİVLEME SİSTEMİ ... 14
3.1 Arşivciliğin Anlamı ... 14
3.2 Türkiye’de Arşiv Çalışmaları ... 14
3.3 Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Arşiv Hizmetleri... 19
3.4 Belge, Doküman, Kayıt ... 20
3.5 Tapu Sicili Tüzüğü ve Elektronik Arşiv ... 23
4. TÜRK HUKUKU BAKIMINDAN ELEKTRONİK BELGELERİN DURUMU ... 26
4.1 Elektronik İmza Kanunu ... 26
4.2 Türk Borçlar Kanunu ... 26
4.3 Hukuk Muhakemeleri Kanunu ... 27
4.4 İmar Kanunu ... 27
4.5 Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun ... 27
4.6 Türk ve Yabancı Ülke Hukuku Açısından TAKBİS’in Mukayeseli Durumu .. 28
5. ELEKTRONİK ORTAMDA TUTULAN TAPU SİCİLİ ... 34
5.1 Fiziki Ortamdan Elektronik Ortama Geçiş ... 34
5.2 E-Devlet ve Elektronik Tapu Sicili İlişkisi ... 36
5.3 TAKBİS ... 37
5.4 Fiziki Ortamın Elektronik Ortama Aktarılmasındaki Yarattığı Etkiler ... 39
5.4.1 Mekânsal kazanım etkisi ... 39
5.4.2 Etkin takip ve kontrol etkisi ... 40
5.4.3 Kaliteli hizmet sunumu etkisi ... 43
5.4.4. Standartlaştırma etkisi ... 44
5.4.5 Memur riskini minimize etkisi ... 46
5.4.6 Eğitim etkisi ... 48
5.4.7 İşlem alanını genişletici etkisi ... 50
5.4.8 Hiyerarşik izlenme etkisi ... 51
5.4.9 Rapor üretme etkisi ... 52
5.4.10 İstatistiki veri üretme etkisi... 55
6. FİZİKİ VE ELEKTRONİK ORTAMIN TAPU İŞLEMLERİNİN YAPILMASINDAKİ ETKİLERİ ... 58
6.1 Tapu İşlemi – Arşiv İlişkisi ... 58
6.2 Fiziki Ortamda Yapılan Tapu İşlemleri ... 60
6.3 Elektronik Ortamda Yapılan Tapu İşlemleri ... 64
7. ANKET SONUÇLARININ DEĞERLENDİRİLMESİ ... 69
7.1 Anket Soruları ve İstatistiki Sonuçları Gösteren Cevap Ekranı ... 69
7.2 Anket Sonuçlarının Değerlendirilmesi ... 75
8. DEĞERLENDİRME VE SONUÇ ... 76
KISALTMALAR DİZİNİ
AY. Anayasa
CBS E-Arşiv EBYS EİK HMK İK
Coğrafi Bilgi Sistemi Elektronik Arşiv
Elektronik Belge Yönetim Sistemi Elektronik İmza Kanunu
Hukuk Muhakemeleri Kanunu İmar Kanunu
KK Kadastro Kanunu
KMK LIS
Kat Mülkiyeti Kanunu Arazi Bilgi Sistemi
MEGSİS Mekânsal Gayrimenkul Sistemi MERNİS Merkezi Nüfus İdare Sistemi
RG Resmî Gazete
SMS Kısa mesaj hizmeti
TAKBİS TAKPAS TBK T.C.
Tapu ve Kadastro Bilgi Sistemi Tapu ve Kadastro Paylaşım Sistemi Türk Borçlar Kanunu
Türkiye Cumhuriyeti TKGM
TKGMTGHK
Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü
Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun
TMK Türk Medeni Kanunu
TST Tapu Sicili Tüzüğü
LRCIS Land Registry and Cadastre Information System
ŞEKİLLER DİZİNİ
Şekil 2.2 Ana siciller ... 10
Şekil 2.3 Yardımcı siciller... 11
Şekil 3.1 Osmanlı arşivinden görünüm ... 18
Şekil 3.2 Modern arşiv ... 20
Şekil 3.3 E-arşiv uygulamaları ... 24
Şekil 3.4 Resmî senedin e-arşiv görünümü ... 25
Şekil 5.1 Fiziki belgelerin elektronik ortama aktarılması ... 35
Şekil 5.2 TAKBİS veri altyapısı bileşenleri ... 38
Şekil 5.3 Arşiv – mekân ilişkisi ... 40
Şekil 5.4. Elektronik veri paylaşımı ... 42
Şekil 5.5 Hizmet sunumu ... 44
Şekil 5.6 Hizmette standartlaşma ... 46
Şekil 5.7 TKGM 2014 yılı aylara göre dava dosyalarının dağılımı ... 48
Şekil 5.8 TAKBİS’te satış işlemi aşamalarından bir bölüm ... 49
Şekil 5.9 İşlem alanı ... 51
Şekil 5.10 TAKBİS tapu müdürlükleri performans verileri ... 52
Şekil 5.11 Taşınmaz sorgulama raporu ... 54
Şekil 6.1 İşlem akışı ve kontrolü ... 60
Şekil 6.2 Belgede sahteciliği gösterir şema... 63
Şekil 6.3 İşlem öncesi inceleme için gerekli belgeler ... 64
ÇİZELGELER DİZİNİ
Çizelge 5.1 Türkiye’de tapu müdürlüklerinde toplam işlem, değer ve harç
tutarları (2015 Yılı Ocak-Şubat Dönemi) (Anonim 2015n) ... 56 Çizelge 7.1 TAKBİS’te kayıtlı bütün verilerin elektronik ortamda işleme
alınmasının güvenliği konusunda çalışanların görüşleri ... 69 Çizelge 7.2 Tapu kütüklerine fiziki olarak yapılan tescilin, sadece TAKBİS’te
yapılmasının iş yükünün azaltılması konusunda çalışanların görüşleri ... 70 Çizelge 7.3 TAKBİS’in etkin takip ve kontrol etkisi konusunda çalışanların
görüşleri ... 71 Çizelge 7.4 TAKBİS’in kaliteli hizmet sunumuna etkisi konusunda çalışanların
görüşleri ... 71 Çizelge 7.5 TAKBİS’in kaliteli hizmet sunumuna etkisi konusunda çalışanların
görüşleri ... 72 Çizelge 7.6 TAKBİS’in tapu işlemlerinin yapılmasında personele sağladığı
eğitici etkisi konusunda çalışanların görüşleri ... 72 Çizelge 7.7 TAKBİS’in tapu memurunun riskinin azaltılmasındaki etkisi
konusunda çalışanların görüşleri ... 73 Çizelge 7.8 TAKBİS’in sağladığı özelliklerin önemi bakımından çalışanların
görüşleri ... 73 Çizelge 7.9 TAKBİS’in sahtecilik girişimlerini engellemesine etkisi
konusundaki çalışanların görüş ve değerlendirmeleri ... 74 Çizelge 7.10 E-Arşiv uygulamasının faydası konusunda çalışanların görüşleri ... 74
1. GİRİŞ
1.1 Araştırmanın Amacı
Eşya Hukuku, kişilerin eşya üzerindeki hâkimiyetlerinden doğan ilişkilerin düzenlendiği Medeni Hukuk’un bir alt dalı olarak kabul edilmektedir. Kişilerin eşya üzerindeki dayandığı hakları ifade eden ayni haklar; hakkın sahibine eşya üzerine doğrudan doğruya hâkimiyet sağlayabilme ve herkese karşı ileri sürebilme yetkisi veren mutlak hak olarak tanımlanmaktadır. İnsan için eşyanın önemi, halk arasında kullanılan “Mal canın yongasıdır” deyimi ile güzel bir şekilde ifade edilmiştir. Eşya insan için bu derece önemli olduğuna göre, ayni hakların, kişi, taşınmaz ve hak bağlamında önemli bir yer tuttuğu açıkça görülebilir. Burada asıl önemli olan husus; ayni bir hakka sahip olan kişinin, bu hakkının güvence altına alınmasıdır.
Taşınmazların güvencesi ise, Devletin sorumluluğu altında, tescil ve açıklık ilkelerine göre tutulan tapu sicili ile mümkün olabilmektedir1. Tapu sicili, çağdaş dünya şartlarında ve gelişen teknoloji karşısında, zamanın verimli kullanılması, mekânsal kazanım sağlanması, işlem hızının arttırılması, kamu kurum ve kuruluşları arasında güvenli veri paylaşımının dolaşması, tüm bunlar yapılırken tapu kayıtlarının ve arşiv belgelerinin güvenle muhafaza edilebilmesi gibi hususlarda farklı arayışlara evrilmiş ve bu alanda kullanılacak yöntem/yöntemler de tartışılmaya başlanmıştır. Taşınmazların geometrik ve hukuki durumu gösteren tapu sicili kayıtları; kişilerin taşınmaza ilişkin ayni ve şahsi haklarının varlığına güvence teşkil etmesi bakımından, ciddiyetle ele alınan gereken bir konu olarak mevzuatta yer almaktadır.
Tapu sicil kayıtlarının güvenli bir şekilde muhafaza edilmesi, kamu düzeninin sağlanması ve sürekliliği açısından önemsenmesi gereken bir konudur. Dolayısıyla tapu sicilinin güvenle muhafaza edilmesi hususu, aynı zamanda taşınmaz üzerindeki tüm
1 “TMK m. 1007- Tapu sicilinin tutulmasından doğan bütün zararlardan Devlet sorumludur. Devlet, zararın doğmasında kusuru bulunan görevlilere rücu eder”.
“TST m. 5- Tapu sicili, Devletin sorumluluğu altında, tescil ve açıklık ilkelerine göre taşınmazlar ile üzerindeki hakların durumlarını göstermek üzere tutulan sicildir”.
ayni hakların da muhafaza edilmesi anlamına geleceğinden, söz konusu kayıtların muhafaza edilmesi konusunda ciddi çözümler üretilerek, fiziki ortamda tutulan tapu kayıtları ile elektronik ortamda tutulan tapu kayıtlarının sağlıklı ve güvenli bir şekilde muhafaza edilebilmesi, fiziki ortam ile elektronik ortamın birbirinin alternatifi mi, yoksa tamamlayıcısı olarak mı görülmesi gerektiği rasyonel bir şekilde irdelenmelidir.
Fiziki ortamdaki tapu sicili denildiğinde; örneğin ana sicillerden, tapu kütüğü, kat mülkiyeti kütüğü, yevmiye defteri, resmî belgeler (resmî senet, mahkeme kararı ve diğerleri), plan, yardımcı sicillerden; aziller sicili, düzeltmeler sicili, kamu orta malları sicili, tapu envanter defteri, işleme esas alınan diğer belgeler gibi elle tutulan gözle görülen bir ortam kastedilmektedir.
Elektronik ortam; temel olarak elektronik ortamda sayısal olarak kodlanmış şekilde bulunan elektronik veriler2 şeklinde ifade edilmektedir. Bu anlamda internet üzerinden yapılan hukuku işlemleri, e-mail yoluyla gönderilen irade beyanları, çeşitli veri taşıyıcılarına kaydedilmiş ve irade açıklaması içeren elektronik veriler kastedilmektedir.
Elektronik belge veya elektronik kayıt gibi terimler, elektronik ortamda yaratılan bir bilgiyi ifade etmek üzere kullanılmaktadır.
Fiziki ortam, hantal bir işleyişi de kendi doğasında barındırdığından, tapu hizmeti talebinin karşılanmasındaki yaşanan güçlükler, iş sahiplerince belirtilen olumsuzlukların tapu personeli üzerinde yarattığı olumsuz etkiler, iş kalitesini düşürdüğünden tapu hizmetindeki zorluklar aşılamamaktadır.
Son zamanlarda bilgi ve iletişim teknolojilerinde meydana gelen gelişmelerle, vatandaşa hizmet sunumunda kolaylık sağlanabilmekte, kırtasiyecilik ve bürokratik iş ve işlemler azaltılabilmekte, Devletin sunduğu pek çok hizmet elektronik ortamda yapılabilmektedir. Türkiye’de bunlara örnek olarak, nüfus hizmetleri, vergi tahsilatı, adalet hizmetleri, sosyal sigorta hizmetleri, bankacılık hizmetleri, tapu hizmetleri
2 “EİK m. 3- Elektronik veri: Elektronik, optik veya benzeri yollarla üretilen, taşınan veya saklanan kayıtları … ifade eder”
sayılabilir. Kişiler, devlet ve özel sektör hizmetlerinden bulundukları yerde bilgisayar başında yapacakları işlemlerle faydalanabilmektedir.
Tapu sicili sistemi; zaman içerisinde fiziki ortamda tutulan tapu sicilinden, elektronik ortamda tutulan tapu siciline gelene kadar çeşitli aşamalar geçirmiştir. Bugün artık dünyanın pek çok gelişmiş ülkesinde elektronik tapu siciline geçilmiştir. Tapu ve kadastro verileri sayısallaştırılmış ve elektronik ortamda yönetilmeye başlanmıştır.
Türkiye’de ise Tapu ve Kadastro Bilgi Sistemi (TAKBİS) ile ulaşılmak istenilen hedef, fiziki tapu sicili yerine elektronik tapu sicili sistemine geçebilmektir.
Tapu sicili verilerinin elektronik ortama aktarılmasında; TAKBİS’e kayıt edilecek veri girişleri çok dikkatli ve hataya yer vermeyecek şekilde yapılmalıdır. Sicile işleme sırasında veriler yanlış girilmiş ise; söz konusu elektronik verilere esas teşkil eden sicil kayıtlarının güvenliği, ancak fiziki ortamla (ana siciller, yardımcı siciller, işleme esas diğer belgeler vb.) karşılaştırılması suretiyle kontrolü yapılarak mümkün olabilmektedir. O nedenle her iki sicil kaydının (fiziki-elektronik) birbirini teyit etmesiyle elektronik veriler güvenli olabilmektedir. Elektronik sicille işlem hızı artırılarak daha kolay bir hale getirilirken diğer taraftan fiziki sicilin varlığı ile işlem güvenliği teminat altına alınmaktadır.
4721 sayılı Türk Medeni Kanunu’nda3 öngörülen eşya hukuku ve tapu sicilinin açıklanması, kapsamı, arşivin tapu hizmetlerinin yerine getirilmesi ve işlem taleplerinin karşılanmasındaki yeri ve önemi, işleme esas belgeler tanımlanarak, bu belgelerin arşiv ile arasındaki ilişki, Türk Hukuk Sistemi bakımından elektronik belgelerin durumunun 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu4, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu5, 6100 sayılı Hukuk Muhakemeleri Kanunu6, 3194 sayılı İmar Kanunu7, 6083 sayılı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun8 kapsamında
3 T.C. Resmî Gazete, Tarih: 08.12.2001, Sayısı: 24607.
4 T.C. Resmî Gazete, Tarih: 23.01.2004, Sayısı: 25355.
5 T.C. Resmî Gazete, Tarih: 04.02.2011, Sayısı: 27836.
6 T.C. Resmî Gazete, Tarih: 04.02.2011, Sayısı: 27836.
7 T.C. Resmî Gazete, Tarih: 09.05.1985, Sayısı: 18749.
8 T.C. Resmî Gazete, Tarih: 10.12.2010, Sayısı: 27781.
irdelenmesi, Türk ve yabancı ülkeler hukuku açısından TAKBİS karşılaştırılmalı durumu, elektronik ortamdaki tapu sicilinin açıklanması, tapu sicilinin elektronik ortama aktarılmasında yarattığı etkiler, fiziki ve elektronik ortamın tapu işlemlerinin yapılmasındaki etkilerinin açıklanmıştır. Diğer bir ifade ile araştırmada; 4721 Sayılı Kanun öngördüğü tapu sicilinin tutulmasında kullanılan yöntemlerin olumlu ve olumsuz yönleri ele alınarak, tapu hizmetlerinin daha etkin, daha hızlı ve kolay paylaşılmasının sağlanması, tapu sicilinin güvenli bir şekilde muhafaza edilmesi, kişiler, kamu kurum ve kuruluşları açısından önemi ile fiziki ve elektronik ortamda tutulan kayıtların yarattığı/yaratacağı sonuçlar değerlendirilmiş ve çözüme yönelik önerileri ortaya konulmuştur.
1.2 Araştırmanın Yöntemi
Çalışmada öncelikle kapsamlı literatür taraması yapılarak elde edilen bütün yayınlar incelenmiş ve aynı uzman kişilerin görüşleri ile yargı kararları da incelenerek genelleme yapılması yoluna gidilmiştir. Literatürde sıklıkla vurgulanan görüş ve değerlendirmelere yönelik olarak Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü bünyesinde çalışan 100 uzman kişinin e-mail adreslerine gönderilen anket formu ile uzmanların konu ile ilgili görüş ve değerlendirmeleri de alınarak katılımcı bir yaklaşımla sorun tanımlama ve çözüm önerilerinin ortaya konulması mümkün kılınmıştır. Anket sorularına uzmanların verdikleri cevaplar ve kısa açıklamalar hem mevcut durum analizi ve sorun tanımlama, hem de çözüm önerilerinin ortaya konulması aşamasında kullanılmıştır.
1.3 Araştırmanın Kapsamı
Bu çalışma sekiz bölümden oluşmaktadır. Birinci bölümde; giriş ve konunun kısa anlatımı yapılmıştır. İkinci bölümde; tapu sicili, tapu sicilinin kapsamı, ana siciller, yardımcı siciller, işleme esas oluşturan belgeler açıklanmıştır. Üçüncü bölümde; arşiv, arşivin anlamı, Türkiye’de arşiv çalışmaları, Tapu ve Kadastro Arşiv Hizmetleri, belge, doküman, kayıt Tapu Sicili Tüzüğü ve e-arşiv üzerinde durulmuştur. Dördüncü bölümde; Türk Hukuku bakımından elektronik belgelerin durumu, Elektronik İmza
Kanunu, Türk Borçlar Kanunu, Hukuk Muhakemeleri Kanunu, İmar Kanunu, Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun, TAKBİS açısından hukuki durum irdelenmiştir. Beşinci bölümde; Elektronik Tapu Sicili, fiziki ortamdan elektronik ortama geçiş, e-Devlet9 ve elektronik tapu sicili ilişkisi, TAKBİS, tapu sicilinin elektronik ortama aktarılmasındaki yarattığı etkiler detaylı olarak incelenmiştir. Altıncı bölümde; tapu işlemlerinin yapılmasında fiziki ve elektronik ortamın etkileri, tapu işlemleri arşiv ilişkisi, fiziki ortamda yapılan tapu işlemleri, elektronik ortamda yapılan tapu işlemleri üzerinde durulmuştur. Yedinci bölümde seçilmiş uzmanlara uygulanan anketin sonuçları sunulmuştur. Araştırmanın teorik inceleme ve anket sonuçların ile tanımlanan sorunlara dayalı çözüm yöntemlerine ilişkin değerlendirme de sekizinci bölümde verilmiştir.
9 E-Devlet; devletin, vatandaş, özel sektör, devlet çalışanları ve devlet kurumları ile elektronik olarak bağlantılı olmasıyla oluşan, zaman, emek ve maddi tasarruf yapılmasını sağlayarak verimliliği ve etkinliği arttıran bir organizasyonel bir sistemdir.
2. TAPU SİCİLİ
2.1 Tapu Sicilinin Kapsamı
Tapu Sicilinin, 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu’nun 997 ila 1027. maddelerinde genel bir şekilde sınırları çizilmiş, bu sicilin tutulma şekli ise Tapu Sicili Tüzüğü’ne bırakılmıştır. Tapu Sicili Tüzüğü ile 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu’nun öngördüğü tapu sicillerinin düzenli bir biçimde tutulması amaçlanmıştır (TST m.1).
Taşınmazın, hukuki durumunun açıklanması önemli olduğu kadar; geometrik şeklinin, hududunun, yüzölçümünün gösterilmesi de bir o kadar gereklidir. Bu da ancak kadastro ile sağlanabilir.
Kadastro kısaca, taşınmazların geometrik ve hukuki durumlarını tespit etmek olarak tanımlanır. Kadastronun fenni veya teknik yönü ile taşınmazın niteliği, miktarı, sınırları, geometrik durumu tespit edilmekte; hukuki yönü ile de taşınmaz üzerindeki haklar belirlenmektedir. Tapu sicilinin gerçek anlamda işlevini yerine getirebilmesi için, anılan tespitler doğru bir şekilde yapılmalıdır (Akipek 2010).
Bir taşınmaz üzerinde, aynı ya da farklı zamanlarda, aynı ya da farklı kişiler yararına, çeşitli nitelikte sınırlı ayni haklar kurulması, yine tapu sicili yardımıyla mümkün olabilir. Örneğin A yararına yararlanma hakkı, B lehine ipotek, C lehine de bir geçit hakkı kurulabilir. Yine aynı anda, bir taşınmaz üzerinde hem D, hem E, hem de F yararına birer rehin hakkı kurulabilir. Aynı taşınmaz üzerinde ve aynı anda kurulan bu rehinlerin kendi aralarındaki üstünlük durumunun önceden düzenlenmesi gerekir. Kural olarak bir taşınmaz üzerinde kurulmuş olan bir ayni hak, daha sonra kurulandan önce gelir. Bu da güvenilir biçimde ancak tapu sicili ile sağlanabilmektedir.
Kimi yazarlara göre; tapu sicilinde taşınmazlar üzerindeki ayni haklar ve şerh edilmiş kişisel haklar gösterildiği için, taşınmazların hukuk fotoğrafı olarak da tanımlanmıştır (Eren ve Başpınar 2007).
Su, toprak ve havadan oluşan dünyada, arazinin doğada sınırlı bulunuşu, araziye kıt bir mal niteliği kazandırmıştır. İnsanın bu alandaki çeşitli ihtiyaç ve gereksinmeleri, arz ve talep cephelerinin karşılıklı etkileşimleri, kendine özgü pazarı piyasa yapısını şekillendirmiştir. Örneğin tarım, sanayi, ticaret, konut gibi alanlarda; taşınmaz alım- satım konusu olan, elinde bulundurana zenginlik ve güç veren, mirasçılara geçen sosyo- ekonomik bir özellik içeren yapıyı bünyesinde barındırmıştır.
Tapu sicili kamu haklarıyla ve kamu yararı ile ilgilidir. Taşınmazlar ülkelerin milli serveti olması bakımından bunlara ait tutulacak sicillerin, herkesin güvenini kazanacak nitelikte düzenli ve sistemli olması önemlidir.
Tapu sicilindeki tesciller ayni haklara karine sayılmaktadır. Taşınmaza zilyet olan onun maliki olduğu kadar, kiracısı veya sükna (oturma) hakkı sahibi bir kimse de olabilir.
Taşınmazların ekonomik değerlerinin fazla oluşu, devletin askeri, idari ve vergi hukuku açısından taşınmazların resmî sicillerde devlet tarafından tutulması büyük yararlar sağlayabilmektedir (Öztan 2012).
Tapu siciline; taşınmaların üzerindeki ayni hakların durumunun devamlı gösterilmek ve kamuya açıklanmasını sağlamak amacıyla, açıklık sistemine göre, devletin sorumluluğu altında, geometrik ve hukuki durumunun birlikte açıklandığı, siciller, defterler ve belgelerin tümü olarak bakılabilir.
2.2 Ana Siciller
Tapu kütüğü, kat mülkiyeti kütüğü, yevmiye defteri, resmî belgeler (resmî senet, mahkeme kararı ve diğerleri) ve plan olarak sayılmıştır (TST m. 7):
Tapu Kütüğü; taşınmazlar üzerindeki ayni hakları gösteren temel defter olarak tanımlanabilir. Her ilçenin idari sınırları içinde kalan bölge bir tapu sicil bölgesi teşkil eder. Bir tapu sicil bölgesi içindeki her mahalle veya köy için ayrı ayrı kütük tutulmaktadır (TST m. 6/2). İsviçre ve Türkiye’de geçerli bulunan ayni sistemle, her
taşınmazın üzerindeki tüm ayni hakları bütün halinde ortaya koymak suretiyle, sicilin asli fonksiyonu işlevi olan “kamuya açıklığın sağlanması” en iyi tarzda gerçekleştirilmektedir (Oğuzman vd. 2013).
Her taşınmaz için çift sahifeden oluşan bir tapu kütüğü açılır ve sayfa numaraları birbirini izler (TMK m. 1000/1). Kütüğün bu biçimde tutulduğu sistem “ayni sistem”
olarak adlandırılmaktadır. Buna göre; kütükte yan yana iki yaprağın karşılıklı yüzlerinden meydana gelen her sayfada, taşınmazlarla ilgili olarak yapılacak kayıtlar için çeşitli sütunlar ayrılmıştır (Sirmen 2013). Tapu kütüğünün sol yaprağında ayrılan sütunlara; taşınmaza ait sahife numarası, pafta, ada ve parsel numarası, yüzölçümü ve niteliği gibi tanımlayıcı bilgiler, kişisel haklar, tasarruf yetkisini kısıtlayan veya yasaklayan şerhler, geçici tescil şerhleri ile kanunlarda öngörülen diğer hususlar, mülkiyet hakkı, irtifak hakları ve taşınmaz yükü (gayrimenkul mükellefiyeti) sağ yaprağında ayrılan sütunlara; beyanlar sütununa, mevzuatın yazılmasını öngördüğü haller ile tescil, değişiklik, terkin veya düzeltmeyi yolsuz duruma getiren hukuki veya teknik sebeplerin müdürlükçe tespit edilenleri yazılmaktadır.
Kat Mülkiyeti Kütüğü; kat mülkiyetine konu olan bağımsız bölümler, ayrıca tutulacak kat mülkiyeti kütüğüne kaydedilir (TMK m. 1001/1). Kat mülkiyeti kütüğünün, fonksiyon, şekil ve kapsam yönünden tapu kütüğü ile benzerliği bulunmaktadır.
Yevmiye Defteri; Yevmiye defterine, tapu sicili üzerinde işlem yapılmasını gerektiren veya reddedilen istemler kaydedilir. Tapu sicili üzerinde kayıtlı hakların birbirlerine üstünlüğü, bu deftere yazım tarih ve sıra numarasına göre belirlenmektedir (TST m. 23).
Ayni hakların kütüğe tescil ile doğacağı, sıralarını ve tarihlerini tescile göre alacağı belirtildikten sonra, tescilin etkisinin yevmiye defterine kayıt tarihinden itibaren başlayacağı düzenlenmiştir (TMK m. 1022).
Yevmiye defterinin önemi; ayni hak tapu kütüğüne tescille doğarsa da, tescilin hükmü yevmiye defterine kayıt tarihinden itibaren geçerli olmaktadır (Ünal ve Başpınar 2008, Oğuzman vd. 2013).
Resmî belgeler; resmî senet, mahkeme kararı ve diğerleri şeklinde sayılmıştır (TST m.
7). Resmî belgeler ile kastedilen, kütükteki kayıtların yapılmasına sebep teşkil eden ve kaydın yapılmasını sağlayan, başka bir deyişle yapılan işlemlere dayanak tüm belgeler olarak tanımlanabilir. Tüzükte sayılanların dışında resmî belgelere örnek olarak; cebri satış kararları, miras taksim sözleşmesi, satış vaadi sözleşmesi, kat karşılığı inşaat sözleşmesi, kira sözleşmesi, vekâletname, vasi kararı, veraset belgesi vb. gibi tapu işlemine dayanak belgeler sayılabilir.
Plan; bir bölgedeki taşınmazların geometrik durumlarını gösteren, esasları önceden tayin edilmiş, belli bir teknik yöntemle yapılmış, resmî ölçü ve belirlemelere dayanan haritalardır (Akipek 2010, Sirmen 2013). Bir taşınmazın kütüğe kaydı ve belirlenmesinde resmî ölçüme dayanan plan esas alınır (TMK. m. 1003/1). Bu planların hazırlanması tüzükle belirlenir (TMK m. 1003/2). Aşağıda ana sicil örnekleri gösterilmiştir (Şekil 2.2).
2.3 Yardımcı Siciller
Aziller sicili, düzeltmeler sicili, kamu orta malları sicili, tapu envanter defteri olarak sayılmıştır (TST m. 7).
Aziller sicili; vekâletname ile yapılan işlemlerde vekilin azledilmiş olup olmadığının denetlenmesi sağlayan defter olarak tanımlanabilir. Güncel uygulamada ise aziller sicili elektronik ortamda tutulmaktadır (TST m. 77).
Düzeltmeler Sicili; yevmiye defterine yazılması gerekmeyen düzeltmeler ile kütük, yevmiye defteri ve yardımcı sicillerde, belgelere aykırı tescil veya esaslı yazım hatasının düzeltilebilmesini olanak sağlayan defter olarak tanımlanabilir (TST m.
74,76,78).
Kamu Orta Malları Sicili; mera, yaylak, kışlak, otlak, harman ve panayır yerleri gibi
kamu orta mallarının kaydedildiği özel bir sicil olarak tanımlanabilir (TST m. 79).
Tapu Envanter Defteri; Müdürlükte bulunan bütün kütük, zabıt defteri, yevmiye defteri ve resmî senet ciltleri ile yardımcı sicillerin kaydedildiği defter olarak tanımlanabilir (TST m. 80).
Şekil 2.2 Ana siciller (Üstten 1, 2, ve 3. resimler Anonim 2015a, 4. resim Anonim 2015b, 5. resim öz arşiv)
Tapu sicilinin tutulmamasında kullanılan defterler, kadastrosu yapılan ve yapılmayan yerlere göre de sınıflandırılabilir; Tapu Sicili Tüzüğü’nde bahsi geçen ana ve yardımcı siciller kadastro yapılan yerlerde tutulmakta, Kadastrosu yapılmamış yerlerde tapu kütüğü yerine zabıt defteri veya kat mülkiyeti zabıt defteri, ipotek işlemleri için ipotek
kayıt defteri, mal sahipleri sicili yerine fihrist defteri, yevmiye defteri ve aziller sicili de tutulmaktadır (Ünal ve Başpınar 2008, Akipek ve Akıntürk 2009, Oğuzman vd. 2013).
Aşağıda Yardımcı Siciller gösterilmiştir (Şekil 2.3).
Şekil 2.3 Yardımcı siciller (Anonim 2015a)
2.4 İşleme Esas Belgeler
Bahse konu belgeler; yapılan işlemin hukuki dayanağını oluşturan Kanunen öngörülen belgeler ile söz konusu dayanak belgeleri içeriğinde barındıran diğer belgeler olarak tanımlanabilir.
Tapu sicili açısından işlemdeki yetki ve sebebin belirlenmesinde; tescil, terkin ve değişiklik gibi tasarruf işlemlerinin yapılabilmesi için, istemde bulunan kişi tarafından, tasarruf yetkisi ve hukuki sebep belgelendirilmesi, kendisinin, sicilde hak sahibi görünen kişi veya bu kişinin temsilcisi olduğunun ispat edilmesi suretiyle tasarruf yetkisi belgelendirilmesi, hukuki sebebin belgelenmesi, bu sebebin geçerliliği için gerekli şekle uyulduğunun ispatı, yapılacak işlemin dayanağı açısından önem kazanmaktadır (TMK m.1015).
Tasarruf yetkisine ve hukuki sebebe ilişkin belgelerin tamam olmaması durumunda istemin reddedilmekte, bununla birlikte, hukuki sebebe ilişkin belgelerin tamam olmasına rağmen, tasarruf yetkisini belirten belgenin tamamlanması gereken hallerde, malikin rızası veya hâkimin kararıyla geçici tescil şerhi verilebilmektedir (TMK m.
1016).
Öte yandan, ayni hakların, kütüğe tescil ile doğacağı, sıralarını ve tarihlerini tescile göre alacağı, tescilin etkisinin, kanunen öngörülen belgeler isteme eklenmiş veya geçici tescil halinde belgelerin uygun zamanda tamamlanmış olması koşuluyla yevmiye defterine yapılan kayıt tarihinden başlayacağı, bir hakkın içeriğinin, tescilin sınırları içinde, dayandığı belgelere göre veya diğer herhangi bir yolla belirleneceği hüküm altına alınmıştır (TMK m. 1022).
Kanunlarda veya bu Tüzük’te belirlenen istisnalar dışında, yazılı istem olmadıkça tapu sicili üzerinde işlem yapılamamaktadır (TST m. 16). Kanuni istisnalar dışında, tapu sicilinde hak sahibi olan kişiler istemde bulunabilmektedir. Tescilden önce hak sahibi olmuş kişiler de hakkın tescili için gerekli belgeleri ibraz ederek istemde bulunabilmektedirler (TST m.17).
Hak sahibi tarafından Tapu Müdürlüğüne yapılacak istemlerin; gerçek kişi, tüzel kişi vekâleten, kanuni temsilci, kamu kurum ve kuruluşları, yabancı uyruklu gerçek kişilerden gelmesi halinde işleme hangi belgelerin alınacağı belirlenmiştir (TST m. 18).
Resmî Senet,
Tescil İstem Belgesi,
Tapulama, kadastro tutanağı veya yenileme tutanağı,
Cebri satış/İzale-i şüyu müzekkereleri, mahkeme kararları,
Vekaletname, temsil belgesi (Veli, vasi, kayyım, yetki belgesi vb.),
Mirasçılık (Veraset) belgesi,
Köy yerleşim alanındaki temlik cetvelleri,
Özelleştirme kararları, Tahsis yazısı,
Tahsisin iptali yazısı,
Resmî yazı (Örneğin İlgili idarenin resmî senet/tescil istem belgesi düzenlenmeden tapu sicilinde mülkiyet değişikliği gerektiren içeriğe sahip tescil talep yazıları, 2B satış işlemlerinde olduğu gibi),
Noterlerce düzenlenen miras taksim sözleşmeleri, temlik sözleşmeleri, ÖKBA (Ölene Kadar Bakma Akdi) sözleşmeleri,
Vasiyetname,
İlmuhaber,
Kat irtifakına esas oluşturan mimari proje,
İşlem ret kararları,
Veraset ve intikal ilişikleri,
Kira, vefa, şufa, sükna, iştira, satış vaadi, devre mülk, finansal kiralama vb.
sözleşmeler, meclis ve encümen kararları,
Tapu kütüğünde işlem gören Haciz/İhtiyati Haciz/İhtiyati Tedbir vb. işlemlere ilişkin tesis ve terkin evrakları/müzekkereleri gibi belgeler; örnek olarak verilebilir.
3. ARŞİV VE ARŞİVLEME SİSTEMİ
3.1 Arşivciliğin Anlamı
Arşivcilik, arşivlerin kuruluşu, organizasyonu, belgelerin saklandığı, kullanıma sunulduğu, ilgili işlemlerin ve arşiv uygulamalarının dayandığı temel bilimsel düşüncelerin ve kaidelerin konu edinildiği bir bilim dalı olarak görülebilir.
Arşiv, genel anlamda; kurumların, gerçek ve tüzel kişilerin gördükleri hizmetler, yaptıkları haberleşme veya işlemler neticesinde meydana gelen ve bir maksatla, belli bir sistem dahilinde saklanan doküman ve bu dokümana bakan birim veya bu dokümanların barındırıldığı yerler olarak tanımlanabilir.
3.2 Türkiye’de Arşiv Çalışmaları
Ortadoğu ve Balkanlar’da asırlarca hüküm süren Osmanlı İmparatorluğu’nda Devlet’in ilk devirlerinden başlayarak, resmî evraklar, ehemmiyet derecesine bakılmaksızın kese, torba ve sandıklarda belli usul ve düzenlere göre büyük bir titizlikle saklanmıştır.
Maliye defterleri hazinesi ile Defterhane hazinesi devletin önemli hazinelerindendi. Çok değerli kayıtlar ve belgeler bu hazinelerde saklanırdı. Osmanlı Devleti’nde, devlet dairelerindeki evrakların düzenli muhafaza edilmesi hakkında çeşitli direktiflerin verilmesi bu vesikaların muhafazasının çok önemli olduğuna işaret edilmiştir. 1785 yılında Birinci Abdülhamid Han’ın Reis-ül-küttab’a gönderdiği emirde, evrak ve defterlerin muhafazasına dikkat edilmesi istenilmektedir. Osmanlı arşivleri, Türkiye için olduğu gibi, dünya milletleri için de en sağlam ve geniş olanıdır. Üç kıtaya yayılıp, çeşitli dil, din ve ırktaki insanları asırlarca idare eden Osmanlılar, arşivlerinde bu milletlere ait bilgileri titizlikle kâğıt üzerine geçirip saklamışlardır.
İstanbul’un fethine kadar Bursa ve Edirne’de arşivler teşekkül etmiştir. İstanbul’un fethinden sonra, ilk arşiv Yedikule civarında yapılmıştır. Topkapı Sarayı’nın inşasından sonra, Divan-ı Hümayunun yanında bir arşiv yapılmıştır. Belgeler en küçük bir
müsveddeye kadar atılmadan, torba, sandık, kılıf muhafaza hatta atlas içine konulmuştur. Arşiv malzemeleri kurutulmuş mahzen depolarında saklanmıştır.
Osmanlılarda, Divan-ı Hümayundaki vesikalar kâğıt veya defter şeklinde tanzim edilirdi. Defterler ciltlenir, senelere göre tanzim ve tasnif edilir, hususi odalarda saklanırdı. Bu odalara Mahzen-i evrak adı verilirdi. Yaprak halindeki vesikalar dürülüp keselere konulurdu.
Mühim vesikalar, fermanlar ise, atlas keselere ve muhafazalara yerleştirilirdi. Her dairede günün evrakı, bir tomar, her ayınki bir torbaya, her yılınki ise bir sandığa konulurdu. Sandıkların üzerine de muhteviyatı gösteren etiketler yapıştırılırdı.
Defterhane hazinesi, Divan-ı Hümayun toplantılarının düzenli devam ettiği zamanlarda, Kubbealtı Dairesi’nin yanında bulunmaktaydı. Sonraları toplantılar önemini kaybedince, hazine, Topkapı Sarayı’nın birinci kapısındaki Bab-ı Hümayunun üst kısmına taşınmıştır. Daha sonra da Sultanahmet’te Saray-ı Atik denen mahzene ve Babıali’ye yakın olan Tomruk Dairesi’ne aktarılmıştır. Sarayın bir kısım evrağı Kubbealtı’nın bitişiğindeki Dış Hazine binasında toplanmıştır. Maliye belgeleri de, Sultanahmet’teki Eski Çadır Mehterleri kışlasında muhafaza edilmektedir. Bütün kanun, nizam, ferman ve emirler defterlere geçirilir, tasdik edilir, saklanırdı. Eski defterlere bakmak icap ettiğinde bunları bulup hemen getirecek görevliler bulunmaktadır.
Devlet arşivi, padişahın, vezir-i azamlardaki mührüyle mühürlenen üç hazineden biridir.
Hükümetin her toplantısından sonra konuşulanlar yazılır; bu mühür ile mühürlenirdi.
Bir defterin arşivden çıkması sadrazamın yazılı emri ile olur ve arşiv dışında kaldığı da kaydedilirdi. Osmanlı devlet belgeleri çok iyi tutulur, sağlam kâğıtlara, silinmez mürekkeple yazılır ve çok iyi muhafaza edilirlerdi. Defter emini, istenen defter ve vesikayı, milyonlarca defter ve vesika arasından birkaç dakika içinde bulabilirdi. Çünkü en iyi şekilde ve fevkalade tasnif edilmişlerdi.
Osmanlı Devleti’nde modern manada milli arşivcilik konusunda ilk ciddi teşebbüs, devrin Maliye Nazırı Safveti Paşa’nın 1845’te Enderun’daki tarihi vesika ve defterleri
bir tertip içine almaya çalışması ile görülür. Tam manasıyla modern arşivcilik ise, 1846’da Hazine-i Evrak Nezareti’nin kurulmasıyla başlar ve bugünkü Başbakanlık Arşivi’nin çekirdeğini teşkil eder. Aynı sene Bab-ı Ali’nin iç kısmında yüksekçe, rutubetsiz bir yer seçilerek ve özel olarak imal edilen tuğla ile mükemmel bir bina yapılmıştır. Nezaretin başına Hazine-i Evrak Nazırı olarak sadaret mektupçusu Esseyyid Hasan Muhsin Efendi tayin olmuştur. Türkiye’de modern arşivciliğin mimarı bu zattır denilebilir.
Hasan Muhsin Efendi emrindeki ekip tarafından kıymetli çalışmalar yapılmıştır.
Devletin mühim işlerine ait mahrem sayılacak, devletin sırlarını ifşa etmeyecek şekilde emin memurların tayin edilmesi gerektiği karara bağlanmış, arşive dahil olacak vesikaların tertibi ve arşivin çalışma tarzını belirten arşivcilik talimatı hazırlanmıştır.
1849’da “Hazine-i Evrak Nizamnamesi” adı ile yayınlanarak Türk arşivciliği belli bir düzene koyulmuştur. Bu arşivde, her türlü muahedeler, hatt-ı hümayunlar, iç ve dış meselelere ait belgeler, Divan-ı Hümayun defterleri, meclis takrirleri, mazbatalar, kanunlar ve diğer belgeler saklanmaktadır. Nezarete, bir süre sonra Hazine-i Evrak Müdürlüğü unvanı verilmiş ve Osmanlı Devleti’nin sonuna kadar bu isimle devam edilmiştir.
1922 senesinde İcra Vekilleri Hey’eti Riyaseti Kalem-i Mahsus Müdüriyeti’ne bağlı, İstanbul’da Mahzen-i Evrak Mümeyyizliği kurulmuştur. 1923’te Hazine-i Evrak Mümeyyizliği’ne çevrilmiştir. 1927’de Hazine-i Evrak Müdür Muavinliği adı altında Başvekâlet Müsteşarlığı’na bağlanmıştır. 1933 yılının Mayıs ayında Teşkilat Kanunu gereğince, Ankara’daki Evrak Müdürlüğü ile İstanbul’daki Hazine-i Evrak Müdürlüğü, Başvekalet Evrak ve Hazine-i Evrak Müdürlüğü adı altında birleştirilmiştir. 1937’de Hazine-i Evrak’ın adı Arşiv Dairesi Müdürlüğü’ne dönüştürülmüştür. 1943’te Başvekalet Arşiv Umum Müdürlüğü’ne çevrilmiştir. 1954 yılında Başbakanlık Kuruluşu Hakkındaki Kanun çerçevesinde Başbakanlık Arşiv Genel Müdürlüğü kurularak Başbakanlık Merkez Teşkilatı içine alınmıştır. 1976 yılında Başbakanlık Müsteşarlığına bağlı olarak Cumhuriyet Arşivi Dairesi Başkanlığı kurulmuştur. Bu dairenin görevi, Başbakanlıkta Cumhuriyet döneminde biriken evrakın tanzim edilmesidir.
XXI. yüzyılda yüz milyonlarca Türkçe ve Osmanlı Devleti’ne ait arşiv malzemesi, Osmanlı’dan ayrılan devletlerde kalmıştır. Kudüs Françisten Manastırı’nda 2644 Türkçe vesika, Romanya arşivlerinde ise 210.000 vesika olduğu bilinmektedir. Bunun yanında milyonlarca vesika çürütülmüş, yakılmış ve 1931’de vagonlar dolusu belge Bulgaristan’a satılmıştır. 500.000 kadar Türkçe defter ve vesikanın Bulgaristan’da olduğu ve bir kısım evrakın da ambalaj kâğıdı olarak esnafa verildiği bilinmektedir (Anonymous 2015a).
Tarih-i Osmani Encümeni milli tarih araştırmaları için Topkapı’dan çıkarılan evrakın tasnif edilmesi zarureti duyulmuş ve bu işi Ali Emiri Efendi’nin başkanlığındaki bir heyete havale edilmiştir. 1918-1921 yılları arasında çalışan Ali Emiri, padişahlara göre kronolojik, 1921’de Mahmud Kemal İnal, devlet teşkilatlarına ve yapılan işlemlere göre, Adliye, Askeri, Bahriye, Maliye vs. gibi adlarla 22 başlık altında toplanmıştır.
1932’de muallim Cevdet İnançalp’in tasnifi ise İbn’ül-emin tasnifinin aynı olmakla beraber bu başlıklar 16’ya indirilmiş ve bunlara sonradan Vilayat-ı Mümtaze eklenmiştir. 1936’da Macaristan’dan getirtilen arşiv uzmanı Lagos Fekete tarafından eski tasnifler bırakılarak kısaca eskiyi olduğu gibi kurma, yeniden canlandırma olarak adlandırılan sistem uygulanmıştır. Bütün bu tasnif çalışmalarında, işin büyüklüğü karşısında sonuçsuz kalınmıştır. Son yıllarda milli bir mesele haline gelen arşivlerimiz, özellikle Başbakanlık Osmanlı Arşivi, yeniden ele alınmış ve genç bir kadro ile tasnif işlerine hız verilmiştir (Anonymous, 2015a). Aşağıda Osmanlı arşivinde var olan belgelerden iyi korunanların XXI. yüzyıla kadar ulaşmasının önemi anlaşılmaktadır.
(Şekil 3.1).
Şekil 3.1 Osmanlı arşivinden görünüm (Anonim 2015c)
1984 tarihinde yürürlüğe konulan 3056 sayılı Başbakanlık Teşkilat Kanunu10 ile milli arşivlerimizin korunması ve değerlendirilmesiyle ilgili her türlü görev Başbakanlığa verilmiş, bu görevi yürütmek üzere Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü kurulmuş, Osmanlı ve Cumhuriyet Arşivi Daire Başkanlıkları bu çatı altında teşkilatlandırılmıştır.
Milli arşivlerimizin korunması ve değerlendirilmesiyle ilgili her türlü görev, 3056 sayılı Başbakanlık Teşkilat Kanunu’nun 2. maddesinin (g) fıkrasıyla Başbakanlığa ve 11.
maddesi ile de Başbakanlığın ana hizmet birimlerinden Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne verilmiştir.
3056 sayılı Kanun’un 33. maddesine dayanarak, 1988 tarihli ve 316 sayılı
“Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararname” kurum ve kuruluşların arşivlerinde, arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme hüviyeti taşımayan, saklanmasına lüzum görülmeyen yok edilecek evrak ve her türlü malzemenin ayıklama ve imha işlemlerine dair usul ve esasların belirlenmesine imkân sağlanmış; ayrıca arşiv malzemesi ve arşivlik malzemenin tarifleri yapılmıştır.
Söz konusu Kararname, 1988 tarihinden itibaren 3473 sayılı Kanun olarak kabul edilmiştir (Anonim 2014a).
3473 sayılı Kanun’un getirdiği hükümlerin uygulanmasını temin etmek maksadıyla da
10 T.C. Resmî Gazete, Tarih: 19.10.1984, Sayısı: 18550
“Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” Başbakanlıkça hazırlanarak, 16.05.1988 tarihinde yürürlüğe konulmuştur. Söz konusu Yönetmelikle; kurum ve kuruluşlar ile şahıslar elinde bulunan arşiv malzemesi ile ileride bu hüviyeti kazanacak olan arşivlik malzemenin tespit edilmesine, korunmasına, araştırmaya sunulmasına, saklanmasına gerek görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasına, kurum ve kuruluşlarda ayıklama ve imha işlemlerini yürütecek komisyonların kuruluşu ile çalışma sorumluluklarına ait hususlar kapsanmaktadır. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce, kamu kurum ve kuruluşlarının işlemleri sonucunda, fiziki ve elektronik ortamda teşekkül eden belgelerin aynı usul ve esaslar dahilinde dosyalanması temin edilerek, her türlü bilgi ve belgeye kolay ve hızlı bir şekilde erişim imkânı sağlanmak üzere koordine edilen “Standart Dosya Planı” çalışmaları sonuçlandırılarak, 25.03.2005 tarih ve 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile uygulamaya konulmuştur (Anonim 2014a).
Türkiye’deki önemli arşivler; Başbakanlık Osmanlı Arşivi, Topkapı Sarayı Müzesi Arşivi, Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Arşivi, Şer’iyye Sicilleri Arşivi, Vakıflar Arşivi ve Türkiye Büyük Millet Meclisi Arşivi olarak bilinmektedir.
3.3 Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Arşiv Hizmetleri
Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü taşınmaza yönelik hizmetlerini Merkez ve Taşra teşkilatı eliyle yürütmektedir. Genel Müdürlüğün mülkiyete yönelik gerçekleştirdiği hizmetler sonucunda üretilen belgelerin dosyalanmasının ve arşivlenmesinin çok büyük bir önemi bulunmaktadır. Bu nedenle geçmişten günümüze Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünce, arşiv sistemine çok büyük önem verilmiş, teknolojideki ve mevzuat yapısındaki değişikliklere bağlı olarak arşiv yapısı güncel tutulmaya çalışılmıştır.
TST 7. maddesinde belirtilen ana ve yardımcı siciller üzerinde, TMK 1008. maddesi kapsamında gerçekleştirilen işlemler sonucunda oluşan belgeler, aynı Kanunun 1007.
maddesi göz önünde bulundurularak arşivleme işlemleri gerçekleştirilmektedir.
Merkez ve Taşra teşkilatında gerçekleştirilen hizmetlerin sonucunda üretilen belgeler
2010/20 sayılı “Evrak, Dosya ve Arşiv”, 2012/1 sayılı “Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Merkez Teşkilatı Kuruluşu ile Görev Yetki ve Sorumlulukları Hakkında”, 2012/2 sayılı “Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Taşra Teşkilatı Yetki, Görev ve Sorumlulukları Hakkında” Genelgelerin ilgili maddelerinde merkez ve taşra teşkilatında arşivlenecek belgeler düzenlenmiştir. Aşağıda teknolojinin arşive uygulanması gösterilmiştir (Şekil 3.2).
Şekil 3.2 Modern arşiv (soldan 1.resim Anonim 2015c, 2. resim Anonim 2015ç)
3.4 Belge, Doküman, Kayıt
Günlük hayatta her alanda kullanılan ve arşiv malzemelerini tanımlamak için kullanılan
“belge, doküman, kayıt” kavramlarını tanımlamak kurum ve kuruluşlarının arşivinin düzenlenmesi hangi belgelerin arşiv malzemesi olması gerektiği önemlidir.
Genel olarak belge, herhangi bir bireysel ve kurumsal fonksiyonun yerine getirilmesi için alınmış ya da fonksiyonun sonucunda üretilmiş, içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon için delil teşkil eden kayıtlı bilgi olarak tanımlanabilir.
Tapu açısından belge, kamu kurum ve kuruluşları ile özel ve tüzel kişilerin iş ve işlemleri neticesinde teşekkül eden, üretim biçimi ve donanım ortamı; bir bilgiyi içeren yazılmış, çizilmiş, resmedilmiş, görüntülü, sesli, elektronik vb. ortamlarda üretilmiş malzeme tanımlanmaktadır.11
11 Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünün 26.06.2012 tarihli ve 2012/8 (1730) sayılı Genelgesi m.4/b.
Doküman ise, resmî belge niteliği taşımayan, ancak kurumsal aktivitelerin gerçekleştirilmesinde kullanıcıların bilgi amaçlı olarak kullanabilecekleri kaynaklardan oluşturulmaktadır. Her doküman bir belge değildir. Ancak her belge bir doküman görevi görebilir. Kayıt ise, doküman kavramının aksine son derece dar kapsamlı bir kavram olarak görülmektedir. Herhangi bir konudaki bir bilginin varlığına veya yokluğuna işaret edilmektedir. Belge veya dokümanlar üretim aşamasında kullanılan bir girdi niteliği kazanmaktadır. Belge veya doküman ile ifade edilen konulara ait daha önceden üretilmiş herhangi bir belge ya da dokümanın olup olmadığına işaret edilmektedir. Bir başka deyişle “kayıt” kavramı; üretilecek olan belge ve dokümanlara değil, geçmişte üretilmiş olan belge ya da dokümanlara ait bir kavram olarak kabul edilmektedir. (Anonim 2014b).
Elektronik belge denildiğinde; temelde elektronik ortamda sayısal olarak kodlanmış şekilde bulunan elektronik veriler ifade edilmektedir. Bu anlamda internet üzerinden yapılan hukuki işlemler, e-mail yoluyla gönderilen irade beyanları, çeşitli veri taşıyıcılarına kaydedilmiş ve irade açıklaması içeren elektronik veri tanımlanmaktadır.
Elektronik belge veya elektronik kayıt gibi terimler, elektronik ortamda yaratılan bir bilgiyi ifade etmek üzere kullanılmaktadır (Erturgut 2003).
Kamu kurum ve kuruluşlarınca üretilen veya üretilmesi muhtemel elektronik belgelerin arşiv belgesi niteliğini taşıması için gerekli standartlar belirlenmelidir.
Öncelikle elektronik belge yönetim sistemini kuracak kamu kurum ve kuruluşları tarafından sistem gereksinimleri, sistemi oluşturan kurumsal politika ve prosedürlerin ve sistem gereksinimleri arasında arşivcilik biliminin gerektirdiği teknik ve uygulamaların yanı sıra, belge yönetim sisteminin elektronik ortamda yürütülebilmesi veya elektronik belgelerin yönetilebilmesi için gerekli gereksinimlerin tanımlanması yönünde önemi bulunmaktadır.
Elektronik belgenin hukuki nitelikleri; elektronik belgede bulunması gereken
diplomatik özelliklerin belirlenmesi, elektronik belgelerin hukuki geçerliliklerinin sağlanması için alınması gerekli önlemler, elektronik imza ve mühür sistemlerinin uygulanması için gerekli sistem alt yapısı tamamlanmalıdır (Anonim 2014b).
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) tasarımında modelde olması gerekli temel kriterler bulunmaktadır. Bunlar sistem kriterleri ve kriterlerin içinde bulunması gereken hususlar açısından alındığında;
Dosya Tasnif Planları,
Saklama Planları,
Elektronik Belgelerin Kayıt İşlemleri,
EBYS Kullanım Özellikleri,
Erişim Kontrolü ve Güvenlik,
Sistem Tasarımı ve Yönetimi şeklinde sıralanabilir.
Yukarıda belirtilen hususlar; kurumun yapısı, işleyişi ve mevzuatına uygun olarak ayrı ayrı her yönüyle ele alınmalıdır. Sistem kriterleri Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü, Merkez ve Taşra Teşkilatı bakımından ele alındığında sistem kriterlerinin her aşamasının mevzuat ve güvenlik, kolay, hızlı ve doğru ulaşım açısından önemi bulunmaktadır. Belge özellikleri, doküman yönetimi, elektronik olmayan sistemlerle uyumluluk, dijital görüntüleme sistemleri açısından güvenli, kolay, hızlı ve doğru erişimin önemli olduğu görülmektedir.
Özellikle belgenin hukuksal geçerliliği, sahtecilik, saklama süresi vb. özelliği ve bu belgelerin EBYS’ye geçmemiş veya uyumluluk sağlanamamış kamu kurum ve kuruluşlarına ulaştırılması ve hukuki durumu nedeniyle bu takibin yapılmasında güçlük çekilmektedir.
Üstveri Elemanları Kriterleri açısından; “Üstveri Modülü”, teknik anlamda verilerin kodlanması ve tanımlanmasıdır. Referans ve Model Kriterleri açısından; rehberler, modeller, standartlar ve mevzuat olarak sıralanmaktadır.
EBYS uygulamasında başarılı ülke veya ülkelerin rehber veya model olarak incelendiği, hangi standart ve mevzuat doğrultusunda sistemin oluşturulacağı önemlidir. Bunun için seçilen rehber ülke veya modelin kamu kurum ve kuruluşun işleyişine ve yasal prosedürüne uygun olması, ayrıca o ülkenin mevzuatının ve standartlarının da benzer olması çözüme yönelik yöntem belirlemede örnek alınarak oluşturulacak sistemin başarılı olacağı düşünülmektedir (Başpınar 2008).
Bilgi ve/veya belgelerin kötü amaçlı kişilerin eline geçmesinin önlenmesi, Ulusal güvenliğimizi tehdit edebilecek olası elektronik ortam saldırıları, söz konusu elektronik ortam üzerinden oluşturulan verilerin her türlü tehlikelerine karşı, yerli yazılım ve yerli donanım olmadan bilgi güvenliğinin olamayacağı konusu ise ayrı bir önem kazanmaktadır.
Elektronik ortamın güvenliğinde; şu an için milli bir yazılım ve donanım sistemi konusunda sonuçlandırılan herhangi bir çalışma bulunmamaktadır. Bu nedenle elektronik ortamdaki bilgi güvenliği konusunda, olası güvenlik tedbirlerinin bir an önce alınmasının ulusal güvenliğimiz açısından son derece önemli olduğu düşünülmektedir.
3.5 Tapu Sicili Tüzüğü ve Elektronik Arşiv
6083 sayılı Kanun’un 2., 9. ve 5. maddesinin “d” bendinde belirtilen Arşiv Dairesi Başkanlığı’nın görevleri arasında yer alan sicillerin ve arşivin elektronik ortamda tutulmasıyla ilgili düzenlemeler, arşiv bilgi sistemini kurma ve yürütme görevleri ile 17.08.2013 tarih ve Tapu Sicili Tüzüğü’nün 12. ila 15. maddelerinde tapu sicilinin elektronik ortamda tutulmasına ilişkin düzenlemelere yer verilmiştir.
Buna göre; Arşiv bilgi sisteminin kurulması ve yürütülmesi, merkezi ve taşra arşivleme hizmetlerini düzenlenmesi, sicillerin ve arşivin elektronik ortamda tutulmasıyla ilgili düzenlemelerin yapılması, iş ve işlemleri yürütülmesi, yurtiçi ve yurtdışında tesis edilmiş tapu kayıt ve belgeleri, kadastro ve tapulama paftaları ile teknik belgelerin merkezde veya taşrada arşivlenmesini sağlanması amaçlanmıştır. Sicillerin ve arşivin
elektronik ortamda tutulmasıyla ilgili düzenlemelerin yapılması, iş ve işlemlerin yürütülmesi 6083 sayılı Kanun’un 5. maddesinin 2. fıkrasının “d” bendinin 2. fıkrasında düzenleme yapıldığından, bu konuya ayrıca “6.3 Elektronik Ortamda Yapılan Tapu İşlemleri” başlıklı bölümde detaylı bir şekilde değinileceğinden şimdilik bu kadarının belirtilmesi ile yetinilmiştir12. Aşağıda E-arşiv uygulamalarına ilişkin örnekler gösterilmiştir (Şekil 3.3 ve Şekil 3.4).
E-arşiv Uygulamaları
CİLTLENMİŞ RESMİ SENET VE TAPU KÜTÜĞÜ BOYUTLARINDA TARAMA YAPILABİLEN A-2 TARAYICILARA ÖRNEK
Şekil 3.3 E-arşiv uygulamaları (Anonim 2015d)
12 Elektronik Ortamda Yapılan Tapu İşlemleri başlıklı 6.3’üncü bölüm.
Şekil 3.4 Resmî senedin e-arşiv görünümü
4. TÜRK HUKUKU BAKIMINDAN ELEKTRONİK BELGELERİN DURUMU
Teknolojinin gelişmesi ile bilgisayar gibi elektronik araçlar, çeşitli gereksinimler ve nedeniyle doğrudan yaşama entegre edilmiştir. Dünyada ve Türkiye’de teknolojik gelişmeler, kişi, kurum ve kuruluşlar yönünden doğurduğu sonuçlar ve düzenin sağlanması bakımından bu alandaki yasal düzenlemelerin yapılması ile mümkün bulunmaktadır. O nedenle Türk Hukuku bakımdan elektronik belgelerin durumu incelenmiştir.
4.1 Elektronik İmza Kanunu
EİK’nın 4. maddesinde elektronik imza tanımı, 5. maddesinde hukuki geçerliliği ve özellikle güvenli elektronik imza ve 6. maddede güvenli elektronik imza oluşturma araçları sayılmış, kanunda elektronik belge tanımı geçmemekle birlikte 9. maddesinde nitelikli elektronik sertifikanın tanımı yapılmaktadır.
4.2 Türk Borçlar Kanunu
TBK’nın 14. ve 15. maddelerine göre; güvenli elektronik imza ile gönderilip saklanabilen metinlerin yazılı şekil yerine geçeceği, imzanın, borç altına girenin el yazısıyla atılmasının zorunlu olacağı, güvenli elektronik imzanın, el yazısıyla atılmış imzanın bütün hukuki sonuçlarını doğuracağı konusunda düzenleme yapıldığı görülmektedir.
E.İ.K.’nın 22. maddesine göre, Türk Borçlar Kanunu’nun 14. maddesinin birinci fıkrasına eklenen cümleyle; güvenli elektronik imzanın elle atılan imza ile aynı ispat gücünü haiz olduğu belirtilmiştir. Böylece Elektronik İmza Kanunu’nun 5.
maddesindeki istisnalar dışında her türlü hukuki işlem güvenli elektronik imza ile oluşturulabilecek, Kanunların Resmî şekle veya özel bir merasime tabi tuttuğu hukuki işlemler ile teminat sözleşmelerinin güvenli elektronik imza ile gerçekleştirilemeyeceği hüküm altına alınmıştır.
4.3 Hukuk Muhakemeleri Kanunu
Konuya ilişkin düzenlemenin HMK’nın 205. maddesinde yapıldığı görülmektedir;
usulüne göre güvenli elektronik imza ile oluşturulan elektronik verilerin, senet hükmünde olduğu, Hâkimin, mahkemeye delil olarak sunulan elektronik imzalı belgenin, güvenli elektronik imza ile oluşturulmuş olup olmadığını resen inceleyeceği belirtilmektedir.
4.4 İmar Kanunu
İK’nın “planların hazırlanması ve yürürlüğe konulması” başlıklı 8. maddesinin “ç”
fıkrasına göre; Bakanlıkça belirlenen tanımlar ve esaslara göre hazırlanıp onaylanan hâlihazır haritalar, plan, plan değişikliği ve revizyonları, parselasyon planları, yapı ruhsatı ve yapı kullanma izin belgeleri ile imar mevzuatına konu edilen diğer coğrafi veri ve bilgilerin, ilgili idareler ile kurum ve kuruluşlarca; Bakanlar Kurulu’nca belirlenen usul ve esaslara uygun şekilde ve sayısal olarak; üretilmesi, elektronik ortamda ilan edilmesi, Bakanlıkça tesis edilecek elektronik ortam üzerinden paylaşılması, arşivlenmesi ve güncellenmesinin zorunlu olduğu, yapı ruhsatına ilişkin işlemlerde bu verilerin esas alınacağı hüküm altına alınmıştır.
4.5 Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun
6083 sayılı Kanun’la sicillerin ve arşivin elektronik ortamda tutulmasına karar vermeye Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü yetkili kılınmıştır13.
Ayrıca, tapu sicili ile ilgili olarak; arşivlenecek belgelerin tespiti, elektronik ortamda arşivlenmesi, arşivlemenin usul ve esaslarının Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü
13 “TKGMTGHK m.9/4- Genel Müdürlük, sicillerin ve arşivin elektronik ortamda tutulmasına karar vermeye yetkilidir.”
tarafından belirleneceği hususunda düzenleme yapılmıştır (TST m. 83).
Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünün söz konusu elektronik ortamı TAKBİS adı verilen bir sistem tarafından yürütülmektedir.
4.6 Türk ve Yabancı Ülke Hukuku Açısından TAKBİS’in Mukayeseli Durumu
TAKBİS projesinin en önemli sorunu hukuki dayanağının olmamasıdır. Elektronik kayıtların geleneksel hukuk karşısındaki zafiyeti hukuksal olarak giderilmiş değildir.
Elektronik kayıtlar, Türk hukukunda vergi ve para piyasasındaki çok küçük bazı uygulamalar hariç geçerli sayılmamaktadır. Elektronik devlet, aynı zamanda bürokratik işlemlerin azaltıldığı, kayıtların elektronik ortamlarda saklandığı bir yapı öngördüğünden, e-Devlet’in gerçekleştirilmesi sürecinde elektronik kayıtlara, yazılı kayıtlar gibi yasal geçerlilik sağlanması kaçınılmazdır.
TAKBİS Projesi, Türk hukukunda Tapu Sicil Tüzüğü’nün 6. maddesinde yer alan;
“Genel Müdürlük gerekli gördüğü yerlerde sicillerin bir kısmını ya da tamamını karteks şeklinde veya bilgisayar ortamında tutturmaya yetkilidir” hükmüne dayanmaktadır.
3045 sayılı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünün Kuruluş ve Görevleri Hakkındaki Teşkilat Kanunu’nda tapu sicilinin elektronik ortamda tutulmasıyla ilgili bir hüküm bulunmazken, yeni teşkilat yasası olan 6083 sayılı Kanun’un 5. maddesinde “sicillerin ve arşivin elektronik ortamda tutulmasıyla ilgili düzenlemeleri yapmak, iş ve işlemleri yürütmek,” Arşiv Dairesi Başkanlığının görevleri arasında sayılmış, yine aynı Kanun’un 9/4. maddesinde “Genel Müdürlük, sicillerin ve arşivin elektronik ortamda tutulmasına karar vermeye yetkilidir.” hükmüne yer verilmiştir.
Ancak bu genel düzenlemelerle elektronik ortamda kayıtlara yasal geçerlilik sağlanmasında yetersiz kalınmaktadır. Tapu sicilinin elektronik ortamda tutulması, verilerin girişi, entegrasyonu, sunulması, paylaşılması, güvenliği, iç ve dış kullanıcıların yetki ve sorumlulukları konularında yasal dayanak bulunmamaktadır. Hal böyle olunca da TAKBİS Projesi tam anlamıyla elektronik tapu sicili fonksiyonunu kazanmamakta
ve sadece kurumun işleyişinde yardımcı bir bilgisayar programı seviyesinde kalınmaktadır.
TAKBİS projesi bir bütün olarak ele alınıp incelendiğinde; her ne kadar bugünkü şekli ile elektronik tapu sicilinin bütün fonksiyonlarını yerine getirilmemiş olsa da, nihai olarak taşınmaz kayıt sisteminde köklü bir değişiklik öngörülmektedir. Tapu sicili sisteminin öncekinden tamamen farklı bir uygulamayı muhtevasında taşıyan yeni bir sistemle değiştirilmesi de konuya ilişkin özel bir Kanuni düzenleme yapılması zorunluluğu bulunmaktadır. Çünkü bu konuda yapılacak düzenlemenin kişiliğin korunması (AY. m.17), özel hayatın gizliliği (AY. m. 20) ve mülkiyet hakkı (AY. m.
35) ile doğrudan doğruya ilgili bulunmaktadır. Söz konusu haklar, Anayasa’da temel haklar arasında yer aldığından, yine Anayasa’nın hükmü gereği (AY. m. 13) bunlarla ilgili düzenlemeler de, ancak Kanunla gerçekleştirilmelidir (Başpınar 2008).
Elektronik tapu sicili uygulamasına geçmiş olan hukuk sistemlerinde, arazi bilgi sistemine ilişkin çalışmalar yapıldıktan ve tapu sicilinin elektronik bilgi işlem teknolojileri ile yürütülmesinin uygun olup olmayacağı konusunda, uzun süreli çalışmalar yapıldıktan sonra karar verilmiştir. Gerçekten de Avusturya ve Alman hukuk sistemlerinde, söz konusu uygulamanın planlanması aşamasında, mevcut tapu sicili kayıtlarının elektronik ortama aktarılmasından, bu kayıtlara ulaşacak olan kullanıcıların erişim ilke ve esaslarına kadar tüm konular yıllarca tartışılmış uygulamadaki eksiklik ve aksaklıklar dikkate alınarak yapılması gereken düzenlemeler ayrıntılı olarak tespit edilmiş ve gerçekleştirilmiştir.
Kılıç’a (2006) göre, tapu sicili sistemimizin alınmış olduğu, İsviçre hukuku ile bu sistemi benimsemiş olan Avusturya ve Alman hukuklarında elektronik tapu sicil sürecine geçiş sürecinin daha farklı bir seyir izlediği görülmektedir. Örneğin İsviçre’de, elektronik tapu sicilinin elektronik bilgi işlem teknolojileri ile idare edilip edilemeyeceği konusunda ilk araştırma raporu 1980 yılında Federal Adalet Bakanlığı tarafından hazırlanmış, 1985 yılında İsviçre Medeni Kanunu ve Tapu Sicil Tüzüğü’nde yapılması gereken değişiklere ilişkin bir taslak hazırlandıktan sonra, ancak 1994 yılında
