Elektronik Ortamda Yapılan Tapu İşlemleri

 İşlemi yapmakla sorumlu personel öncelikle işleme konu taşınmaz/taşınmazların tapu sicilini ve kimlik tespitine yarar belgelerini (resmi senet vb.) inceler.

Şekil 6.3 İşlem öncesi inceleme için gerekli belgeler (Anonim 2015o)

Mahkemeler, cumhuriyet başsavcılıkları, icra ve iflas müdürlükleri ile kamu kurum ve kuruluşların görevleriyle ilgili taşınmaz verilerine erişiminin protokol düzenlenerek sağlanabileceği, erişim hakkına sahip kuruluşların, taşınmaz ile ilgili verileri TAKBİS üzerinden alabileceği belirtilmektedir.

Kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları ile taşınmaza ilişkin konularda faaliyet gösteren gerçek ve tüzel kişiler, kendi işleriyle sınırlı olmak üzere, düzenlenecek protokol kapsamında gerekli verilere erişebilmektedirler.

TAKBİS üzerinden sorgulama yapılabilmesi için, Genel Müdürlük tarafından belirlenecek sözleşmenin imzalanacağı, bahse konu sözleşmede, erişimin türü ve şeklinin, erişim kontrolü, verilerin kullanım amacı, üçüncü kişilere kullandırılmasına ilişkin sınırlamaların ve amacı dışında kullanımının sonuçları yer alacağı belirtilmiştir.

Taşınmazın malikleri ile taşınmaz üzerinde hak sahibi olanlar, düzenlenecek sözleşme şartları dahilinde verilere erişebilmekte ve tapu sicilinde kayıtlı taşınmazın tanımlayıcı bilgileri herkes tarafından sözleşme şartları kapsamında sorgulanabilmektedir.

Sistem üzerinden yapılacak her türlü sorgulama ve sorgulayan bilgisi kayıt altına alınacağı ve bu kayıtların iki yıl süreyle saklanacağı, verilere erişimi durdurmaya veya kısıtlama yapmaya Tapu Kadastro Genel Müdürlüğü’nün yetkili olacağı, tapu görevlileri hariç olmak üzere, verilerin ardı ardına sorgulanmasına ilişkin her türlü güvenlik önleminin alınacağı hüküm altına alınmış, ayrıca, Tapu ve Kadastro verilerinin paylaşımıyla ilgili olarak çıkarılan Yönetmelikle²⁵ uygulamaya yön verilmiştir.

Tarihsel süreç içerisinde hukuki ve teknolojik gelişmelerin sonucunda tapu işlemleri çeşitlenmiş, işlemler konusuna göre, biçim ve süreç bakımından bu gelişmelerden etkilenmiştir.

25 Bknz. Etkin takip ve kontrol etkisi başlıklı 5.4.2. bölüm.

Tapu işlemlerinin çeşitlenmesi, işlem talebinin artması, personelin artan işlem hacmi nedeniyle yetersiz kalması, işlemin yapılma hızı, etkinliği ve güvenliği hususları İdare tarafından yeniden gözden geçirilmeye başlanmıştır. Önemli olan husus; işlemin güvenlik içerisinde, etkin ve hızlı bir şekilde hizmete sunulmasıdır.

İşlemin güvenliğinin sağlanması, arşiv kayıtlarının iyi muhafaza edilmesi, işlem için tapu memuruna ibraz edilen belgelerin doğru kişi/kişiler tarafından güvenirlilik ölçüsü içerisinde (mühür, elektronik imza vs.) verilmesiyle mümkün bulunmaktadır. Tapu Sicili Tüzüğü’nün “İstem ve işlemin sonuçlandırılması” başlıklı “DÖRDÜNCÜ BÖLÜMÜ”nde bu hususa detaylı bir şekilde değinilmiştir.

Tapu işlemleriyle ilgili hazine zararı doğmaması bakımından, TMK 1007. ve TST 5.

maddelerinde; tapu sicilinin tutulmasında Devletin sorumluluğuna vurgu yapılmış, bu nedenle işlemin güvenlik içerisinde yürütülmesi ayrı bir önem kazanmıştır.

İşlemin güvenliği; mevcut tapu kayıtlarıyla, istem konusu işlem için ilgilisi tarafından Tapu Müdürlüğüne ibraz edilen belgelerin karşılıklı olarak birbiriyle teyit edilmesi, belgeler arasında karşılıklı olarak mantıksal bağ kurulması ile mümkün olabilmektedir.

Bir önceki bölümde bahsi geçen satış işleminde; güncel TST 16, 17 ve 18. maddeleri karşısında TAKBİS üzerinden işlem yapılmasında, fiziki arşivin yerini, tapu kütüğü dışındaki fiziki belgelerin (resmî senet ve işlemle ilgili diğer belgeler) elektronik ortamda taranmış kayıtlarından oluşan elektronik arşiv ile fiziki tapu kütüğünün birbiriyle karşılaştırılması şeklinde olmaktadır.

Güncel olarak tapu işlemlerindeki uygulamaya; Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünün

“Tapu Müdürlüklerinin İş Akışı ve Yetki Devri” konulu 2014/1 sayılı Genelgesi ve diğer mevzuat hükümleri doğrultusunda yön verilmektedir.

Söz konusu Genelge ile tapu işlemlerinin genel işleyişi; Başvuru Birimi tarafından havalesi gerçekleştirilen belgelerin işlem servisi personelince elden veya zimmetle teslim alındıktan sonra başvuru sırasına göre görevlendirilen personel tarafından

incelenmesine başlanması,

İşlemi yapmakla sorumlu personelin öncelikle işleme konu taşınmaz/taşınmazların tapu sicilini ve kimlik tespitine yarar belgelerini (resmî senet vb.) incelenmesi,

TAKBİS, kütük ve taşınmaz dosyası üzerinde Tapu Sicili Tüzüğü ve ilgili mevzuat uyarınca yapılan inceleme sonucu işleme engel bir durum yoksa, işlem hazırlanarak kontrol edilmesi amacıyla yetkili müdür yardımcısına iletilmesi, yetkili müdür yardımcısı kendisine iletilen işlemleri gecikmeye yer vermeksizin kontrol etmekle görevli ve sorumlu olması, yapılan kontrolde herhangi bir eksiklik olmaması durumunda işlemi yapan personel tarafından müdür yardımcısı ile koordineli bir şekilde işlem sahibine randevu saati, tahakkuk eden harç ve döner sermaye tutarları SMS yoluyla bildirilmesi, tapu harçları e-devlet üzerinden turkiye.gov.tr sayfasına ve ilgili banka şubelerine elektronik ortamda gönderildikten sonra, talep sahiplerine TAKBİS üzerinden SMS ile gerekli bilgiler verilerek harçların tahsil edilmesinin sağlanması, kontrol uygulaması yapılmadan randevu ve harç tahakkuk bilgileri ile ilgili işlem sahiplerine kesinlikle SMS gönderilmemesi, işleme ilişkin hukuki bir engel bulunmadığı takdirde; SMS ile en geç saat 14.00 e kadar işlemin tamamlanacağı (randevu) gün ve saat ilgilisine bildirilmesi,

Randevu saatinde tarafların hazır bulunması durumunda yetkili müdür yardımcısının gözetimi altında ilgili personelin huzurunda tarafların işleme ilişkin imzaları alınarak, tamamlanan işlem geciktirilmeksizin yevmiye alınması, işleme ilişkin üretilen tapu senedi, ipotek senedi vb. gibi belgelerin ilgilisine teslim edilmesi, Randevu saatinde gelinmediği takdirde talep sahipleri ile ilgili müdür/müdür yardımcısı tarafından yeni bir randevu saati belirlenerek işlemin tamamlanması,

TAKBİS, tapu kütüğü ve belgeler üzerinde yapılan inceleme sonucunda; işleme engel bir durumun mevcut olması halinde, işlemi yapmakla görevlendirilen personel tarafından, durumun yetkili müdür yardımcısına iletilmesi, yetkili müdür yardımcısının bilgisi dâhilinde işlem sahiplerine SMS gönderilerek eksikliğin giderilmesi istenilmesi,

SMS ile hangi müdür yardımcısına müracaat edileceğinin bildirilmesi, eksikliğin giderilmesi durumunda işlem sonuçlandırılması,

Eksikliğin SMS gönderilerek, işlem sahiplerine bildirilmesinden ya da işlemin bittiğine ilişkin randevu saati ve harç tahakkuk bilgilerini içeren SMS gönderiminden sonra 20 gün içerisinde istem sahiplerinin müdürlüğe müracaat etmemesi durumunda ilgililere;

10 gün içerisinde müdürlüğe müracaat etmemeleri halinde başvuru belgesi hariç tüm belgelerin başvuru fişinde beyan edilen adreslerine üst yazı ile posta/kargo yolu ile iade edileceği hususunun SMS gönderilerek bildirilmesi, bahsi geçen 10 günlük süre içinde de müdürlüğe müracaat edilmemesi durumunda, TAKBİS üzerinden gerekli açıklamalar yapılarak, işlem havale edilen personel tarafından sonlandırılması ve başvuru belgesi dışında diğer tüm belgelerin üst yazı ile posta/kargo yolu ile ilgilisince bildirilen adrese iade edilmesi, başvuru belgesinin ve üst yazının standart dosya planına göre arşivlenmesi konularına açıklama getirilmiştir.

Hak sahibinin belirlenmesi aşaması, tapu işleminin hazırlanması sürecinde en fazla zamanı almaktadır. Fiziki olarak resmî senet, tescil istem belgesi, vekâletname, veraset belgesi, kadastro tutanağı, mahkeme kararı vb. gibi tescile esas belgeler arşivden çıkarılıp incelenmek suretiyle, talebin gerçek hak sahibi tarafından yapıldığının tespiti üzerine işlemler başlatılmaktadır. Bu uygulama ile e-Arşiv sistemine geçilmekte ve tescile esas belgeler taranmak suretiyle TAKBİS içinde saklanmaktadır. Tapu müdürlüğüne yapılan taleplerde, arşivden belge aranılmasına ve çıkarılmasına gerek kalmaksızın elektronik ortamdan gerekli kontroller yapılabilecektir (Deniz 2013).