BÜRO ÇALIŞANLARININ ZAMAN YÖNETİMİ ve
STRESLERİNİN DEĞERLENDİRİLMESİNE YÖNELİK BİR
ARAŞTIRMA
Z.Ferhan Aydoğan* ÖZET
Organizasyonların kıt kaynaklarından biri olan zamanın yönetimi hem çalışanın hem de örgütün başarısı açısından çok önemlidir. Zaman yönetimi ise çalışanların işe bağlı olarak geliştirdikleri stres üzerinde etkili olmaktadır. Zaman yönetimi ile stresin ters orantılı olduğu Kearns ve Gardiner (2007) tarafından belirtilmektedir. Bu bildirinin amacı Başkent Üniversitesi’nin çeşitli birimlerinde çalışan büro elemanlarının zaman kullanımlarını değerlendirerek, bunun varsa stres üzerindeki etkilerini ölçmektir. Araştırma bulguları büro elemanlarının anlamlı olarak zamanlarını iyi yönettiklerini ve iş yerinde stresi azaltan faktörlerin daha etkili olduğunu ortaya koymaktadır.
Anahtar Kelimeler: Zaman yönetimi, stres, büro çalışanları 1. Giriş
Zaman örgütün kıt ve değerli kaynaklarından biridir. Kişisel ve örgütsel başarı çalışanların zamanı etkili kullanmalarıyla mümkündür. Zamanı etkili kullanmak doğru zamanda doğru işi ve mümkün olan en kısa sürede yapmak demektir. İyi bir zaman yönetimi ileriye yönelik olarak düşünmeyi, görev ya da sorumluluğu yerine getirebilmek için gerekli kaynakları öngörebilmeyi gerektirmektedir.
Zaman yönetimi 1950’lerden beri yönetim konusuyla ilgilenen yazarların ilgisini çekmiştir. Drucker (1974: 70) örgütün verimliliği üzerinde doğrudan etkili olan ve dayanıklı olmayan iki tür kaynaktan sözetmektedir. Bunlardan birincisi bilgi, diğeri ise zamandır. Eğer bu kaynaklar iyi biçimde yönetilemezse örgütün diğer kaynaklarını yönetmek de olası değildir. Drucker ve Mackenzie (1987) gibi yazarlar iş yerinde zaman yönetimi ile ilgili birtakım yöntemler önermektedirler. Örneğin işin kağıt üzerinde planlanması performansı arttırmaktadır. Ancak Drucker (1974) işi planlamanın, zaman baskısının yüksek olduğu durumlarda her zaman işin zamanında bitirilmesi anlamına gelmediğini söylemektedir.
* Öğretim Görevlisi
Başkent Üniversitesi, Sosyal Bilimler MYO. Bağlıca Kampusu, Eskişehir Yolu, 20. km. Ankara. Tel: 0312 234 1010/ 1176
Blanchard ve Johnson (1982) gibi yazarlar gündelik işlerin planlanması, öncelikli işlerin belirlenmesi, beklenmedik bir biçimde ortaya çıkan işlerle baş edebilme yolları gibi yöntemlerle zamanı etkin kullanarak üretkenliği arttırmanın mümkün olabileceğini belirtmektedirler. Günümüzde ise “zaman yönetimi” deyiminin yanlış kullanıldığı, çünkü zamanın erişilemez bir faktör olduğu, ancak çeşitli yöntemlerle etkilenmesinin mümkün olduğu düşünülmektedir. Zaman yönetimi, izlemek ve kontrol etmek olarak düşünülmelidir. Bu anlamda belli bir zaman periyodu içinde çeşitli işlerin yapılmasıyla ilgili olarak kendi kendini yönetme ve performansı arttırma demektir (Claessens vd., 2005: 256).
Kearns ve Gardiner’e (2007: 237) göre 4 temel zaman yönetimi davranışı bulunmaktadır:
1. Çalışanın kariyeriyle ilgili açık ve net bir amacının olması 2. Planlama ve önceliklerin belirlenmesi
a. Günün programlanması
b. İşlerin ne zaman bitirileceğinin belirlenmesi c. İşin tamamlanması ile ilgili listenin hazırlanması d. İşlerin önceliklerine göre sıraya konulması 3. Kendini tamamen işe verebilme (engellerden kaçınma)
a. İşin yapılması için ne kadar zaman gerektiğinin belirlenmesi b. Ertelemelerden kaçınma
c. Gerektiğinde “hayır” diyebilme
d. Önemli işler üzerinde çalışırken bölünmeye neden olacak faktörlerden kaçınma
e. Önemsiz işler üzerinde fazla zaman harcamaktan kaçınma 4. Organize olma
a. Çalışma odasının ve masasının düzenlenmesi b. Dosya ve kayıtların organize edilmesi
c. Gündelik evrak yönetimi ve gelen e-posta dosyalarının her gün boşaltılması.
Kearns ve Gardiner tarafından yapılan araştırmada yukarıda belirtilen zaman yönetimi davranışları ile çalışan tarafından algılanan etkililik ve moralin doğru, stresin ise ters orantılı olduğunu görülmüştür. Önem sırasına dizildiğinde 1, 2, 3 ve 4 numaralı davranışlar sırasıyla önemli bulunmuşlardır.
Genel olarak zaman yönetimi konusundaki literatür anlık zaman kullanımına ağırlık vermekte, stres ise tamamen bir dış çevre faktörü olarak ele alınmaktadır (Delargy ve Chatten, 2005: 32). Stres yönetimi konusundaki literatür ise bir ölçüde zaman yönetimini referans almaktadır. İyi zaman yönetimi örgüt çalışanlarının üretkenliğini artıran, iletişim ve yaratıcılığı geliştiren, dolayısıyla stresi azaltan bir faktördür (Ahlvers, 1990: 3). Zamanı iyi yönetememekten kaynaklanan stresin çalışanların morali ve örgüt üzerinde bazı etkileri bulunmaktadır. Stres kişiyi fiziksel ve ruhsal olarak etkileyerek işten uzaklaşmasına ve kaçmasına neden olmaktadır.
Kişi genellikle probleme çözüm aramak yerine, geçici önlemler almaktadır (Delargy ve Chatten, 2005: 33). Berglas’a göre zamanını iyi yönetemeyen 4 tip çalışan bulunmaktadır: Mükemmeliyetçiler, bir işi bitirmeden diğerine başlayanlar, çevrelerini memnun etmeye çalışanlar ve işi geciktirenler (Berglas, 2004: 90). Zamanını iyi kullanamayanlar öncelikli işleri belirleyemediklerini ve oto kontrollerini yitirdiklerini düşünmekte ve sonuç olarak işe odaklanamamaktadırlar. İşi zamanında bitirememek de kişinin özgüvenini yitirmesine neden olmaktadır. Bu durumun devam etmesi durumunda üretkenlik ve performans düşmektedir.
Stresin örgüt üzerindeki olumsuz etkileri ise kendini çalışanların işe gelmemeleri (absence) ve işten ayrılma (turnover) hızının artması biçiminde göstermektedir. Sonuç olarak örgütün etkililiği azalmaktadır. Örgütün etkililiğinin azalması da toplantılar için ayrılan zamanın artmasına, karar verme sürecinin veya çeşitli iş süreçlerinin tamamlanma sürelerinin uzamasına neden olmaktadır (Delargy ve Chatten, 2005: 33). Stresin örgüt üzerindeki etkileri tek bir çalışan üzerindeki etkilerinden daha belirgin olmaktadır.
2. Araştırmanın Amacı
Bu çalışmanın amacı Başkent Üniversitesi’nin çeşitli bölümlerinde çalışmakta olan sekreterlerin ve büro çalışanlarının zaman kullanımlarını değerlendirmek ve bunun kişisel stresleri üzerindeki etkilerini incelemektir. Araştırma bulgularının literatürde de yer aldığı gibi “İyi zaman yönetimi stresi azaltan bir faktördür (Ahlvers, 1990: 3)” savını destekler biçimde ortaya çıkması beklenmektedir. Çalışanlar üzerindeki stresin Üniversitenin işleyişine olan etkileri daha kapsamlı bir çalışma gerektirdiğinden araştırmanın dışında bırakılmıştır.
3. Araştırma Yöntemi ve Örneklem
İş yerindeki zaman kullanımını değerlendirmeye yönelik olmak üzere Kearns ve Gardiner’in 4 temel zaman yönetimi davranışını test etmek ve zaman kullanımının stres üzerindeki etkilerini incelemek amacına uygun olarak hazırlanmış 2 bölümden ve toplam 38 sorudan oluşan anket formu Başkent Üniversitesi’ndeki çeşitli fakülte, yüksekokul ve idari birimdeki 71 sekreter ve büro çalışanına dağıtılmıştır. Anketin dağıtılması sırasında iş yerinde bulunan tüm sekreter ve büro çalışanları örneklemi oluşturmaktadır. Anket üzerinden yapılacak ölçümlerde 5’li Likert Ölçeği kullanılmıştır. Ölçekte 1=Herzaman, 2=Sıklıkla, 3=Bazen, 4=Nadiren, 5=Hiçbirzaman olarak temsil edilmektedir. Anket formunun oluşturulmasında Carol Ahlvers’in 1990 yılında ABD Kansas Üniversitesinde hazırlamış olduğu doktora tezindeki anketten yararlanılmıştır. Bu nedenle anketin geçerli ve güvenilir olduğu varsayılmaktadır.
Toplanan veriler SPSS programına yüklenmiş, frekans analizleri yapılmış, ortalama değerler alınmış, bulgular arasındaki anlamlı ilişkileri saptamak amacıyla ki kare ve t testi uygulanmıştır.
4. Araştırma Bulguları ve Tartışma
Anketimize cevap veren 71 kişinin % 22’si erkek, % 78’i kadındır. Yapılan işe göre frekans dağılımları hesaplandığında çalışanların % 53,5’inin büro elemanı, % 33,8’inin sekreter, % 7’sinin yönetici sekreter ve üst düzey yönetici sekreter, % 5,6’sının ise büro amiri pozisyonunda görev yaptıkları belirlenmiştir. Çalışanların % 28,2’sinin lise ve altı, % 19,7’sinin önlisans, % 29,6’sının lisans, % 22,5’inin de yüksek lisans eğitimi aldıkları görülmektedir.
Demografik özelliklerin dışındaki diğer sorulara verilen cevaplara ait frekanslar ve ortalamalar Tablo 1 ve 2’de sunulmuştur. Tablo 1’de Kearns ve Gardiner’in (2007) 4 temel zaman yönetimi davranışını ölçmeye yönelik olarak hazırlanmış sorular gruplandırılmış* ve cevaplara ait frekans dağılımları ve
ortalamalar hesaplanmıştır.
Çalışanların kariyerlerine ait açık ve net bir amaçlarının olup olmadığının ölçüldüğü 1. grup sorulara verilen cevaplar, çalışanların % 68,2’sinin** kariyer
hedeflerinin bulunduğunu ancak sadece % 23,1’lik bir çalışan grubunun bunu açık ve net bir yazılı liste haline getirdiğini göstermektedir. Daha önce belirtildiği gibi hedeflerin veya işin kağıt üzerinde planlanması performansı arttıran bir davranıştır, yüksek performans ise zamanın etkili kullanıldığının da bir göstergesi olarak düşünülmelidir. Birinci grup soruların ortalamasına (3,20) ve frekans dağılımlarına bakıldığında çalışanların % 45,7’sinin bu gruptaki zaman yönetimi davranışını yerine getirdiklerini gözlemlenmektedir.
Planlama ve önceliklerin belirlenmesine yönelik 2. grupta en yüksek oranda “Her zaman” cevabı verilen sorular sırasıyla “1. işleri sıraya koyar ve en önemlisinden başlarım (% 67,6)”, “2. işlerin ne zaman bitirilmesi gerektiğini planlarım (% 54,9)” ve “3. sabah ilk iş olarak o günü programlarım (% 40)” olmuştur. “İşin tamamlanması için gerekenleri listelerim” sorusuna verilen % 37,1’lik “Her zaman” cevabı ise bu gruptaki diğer sorulara ait frekansların altında kalmakta ve daha az önem verilen bir davranış olarak göze çarpmaktadır. Bu anlamda performansı düşüren ve zamanın iyi yönetilememesine neden olan bir davranış olarak ortaya çıkmaktadır. Bu grupta kişilerin “dinlenmek için yeterli zaman ayırabilirim” sorusuna verdikleri % 15,5’lik “Her zaman” cevabı da dikkat çekmektedir. Bu oran hem zamanın etkili kullanılamadığının göstergesi, hem de Tablo 2’deki bulgulara destek verecek şekilde stresi artıran bir faktör olarak algılanabilir.
Tablo 1: Çalışanların Zaman Yönetimine Yönelik Frekans Dağılımları (n=71)
* Gruplama işlemi anketi dolduranları etkilememek amacıyla cevapların
alınmasından sonra yapılmıştır.
** Tartışma bölümünde verilen frekans rakamları aksi belirtilmedikçe “Her zaman”
Zaman Yönetimi Davranışları % dağılımları Ort Her Sık Baz Nad Hiç
Grup1: Kariyerle ilgili açık ve net bir amacın olması
Kariyerimle ilgili hedeflerim var. 45,5 22,7 22,7 6,1 3,0 4,02
Kariyer amaçlarımı açıkça tanımladığım yazılı bir
listem var. 12,5 10,6 21,2 15,2 40,9 2,38
Grup Ortalaması 29,0 16,7 22,0 10,7 22,0 3,20
Grup2: Planlama ve önceliklerin belirlenmesi
Sabah ilk iş olarak o günü programlarım. 40,0 15,7 28,6 5,7 10,0 3,70
Gün içinde dinlenmek için yeterli zaman
ayırabilirim. 15,5 18,3 40,8 8,5 16,9 3,07
İşlerin ne zaman bitirilmesi gerektiğini planlarım. 54,9 21,1 18,3 2,8 2,8 4,23
İşin tamamlanması için gerekenleri listelerim. 37,1 18,6 28,6 4,3 11,4 3,66
İşleri sıraya koyar ve en önemlisinden başlamaya
çalışırım. 67,6 23,9 4,2 2,8 1,4 4,54
Grup Ortalaması 43,0 19,5 24,1 4,8 8,5 3,84
Grup3:Kendini tamamen işe verebilme
İşimi zamanında yapmamı engelleyen şeyleri
kontrol altında tutabilirim. 31,4 32,9 25,7 5,7 4,3 3,81
Tüm işlerimi zamanında tamamlarım. 57,7 25,4 14,1 1,4 1,4 4,37
İşi geciktirme nedenlerim üzerinde kafa yorarım. 30,0 17,1 25,7 10,0 17,1 3,33
Periyodik aralıklarla zamanımı nasıl kullandığımı
kontrol ederim. 28,2 29,6 23,9 7,0 11,3 3,56
Zamanımın kontrolü bendedir. 34,3 32,9 20,0 4,3 8,6 3,80
Gerektiğinde “hayır” diyebilirim. 43,7 18,3 26,8 5,6 5,6 3,89
Ara Grup Ortalaması 37,6 26,0 22,7 5,7 8,1 3,79
Gün içinde işimi bölen çok sayıda telefon alırım. 5,6 7,0 28,2 14,1 45,1 3,86
Gün içinde çok sayıda gereksiz e-posta mesajı
alırım.* 4,3 0,0 25,7 27,1 42,9 4,04
Grup Ortalaması 29,4 20,4 23,8 9,4 17,0 3,83
Grup4: Organize olma
Masamı ve odamı işime göre organize ederim. 62,9 24,3 10,0 1,4 1,4 4,46
Aradığım bilgiye kolaylıkla erişmek için dosya ve
kayıtlarımı organize ederim. 73,5 14,7 11,8 0,0 0,0 4,62
Evrak dosyamı hergün boşaltırım. 48,6 25,7 18,6 2,9 4,3 4,11
Bilgisayarda işimle ilgili tüm programları etkin bir
şekilde kullanabilirim. 50,7 31,9 8,7 2,9 5,8 4,19
Grup Ortalaması 58,9 24,2 12,3 1,8 2,9 4,35 Genel Ortalama 39,2 20,6 21,2 6,7 12,3 3,88
Her= Her zaman, Sık=Sıklıkla, Baz=Bazen, Nad=Nadiren, Hiç=Hiçbir zaman, Ort=Ortalama
3. grup sorulara verilen cevapların değerlendirilmesinde “gün içinde alınan çok sayıda telefon ve e-posta mesajları”yla ilgili olan son iki frekans dağılımı belirleyici olmaktadır. Bu sorular zıt yönlü (reverse) soru olarak değerlendirilmiş ve frekanslar ters çevrilerek değerlendirilmeye alınmıştır. Bu sorulara verilen cevaplar oldukça yüksek bir frekans dağılımına sahiptir (olumsuz yönde ortalama %64,6) ve
zaman kullanımını kötü yönde etkilediği düşünülmektedir. Grupta bu iki soru dışındaki diğer cevapların frekansları % 63,6’lik bir ortalamaya sahipken bu iki sorunun da katılımıyla grup ortalaması yani çalışanların kedilerini tamamen işe verebilme oranları % 49,8’e gerilemektedir. Bu grupta “tüm işlerimi zamanında tamamlarım” sorusuna karşılık gelen %83,1’lik frekans dağılımı çalışanların zamanlarını iyi kullandıklarının göstergesi olarak ortaya çıkmaktadır.
4. grup’la ilgili sorulara verilen cevaplar çalışanların % 83,1 gibi oldukça yüksek bir oranda organize olma davranışını yerine getirebildiklerini göstermektedir. Bu grup içinde % 73,1 oranında “Her zaman” cevabı verilen “aradığım bilgiye kolaylıkla erişmek için dosya ve kayıtlarımı organize ederim” sorusu dikkat çekmekte ve gruba zamanın iyi kullanıldığı yönünde destek vermektedir.
Zaman yönetimi davranışları ile cinsiyet, yapılan iş ve eğitim durumu gibi demografik faktörleri karşılaştırmak amacıyla yapılan ki kare ve t testi sonucunda anlamlı bir ilişki bulunamamıştır. Ancak grup ortalamalarına bakıldığında tüm grupların ortalamasının ve genel ortalamanın 5’li likert ölçeği ortalamasının üzerinde olduğu görülmektedir.
Grup 1: Kariyerle ilgili açık ve net bir amacın olması: 3,20 Grup 2: Planlama ve önceliklerin belirlenmesi: 3,84 Grup 3: Kendini tamamen işe verebilme: 3,83 Grup 4: Organize olma: 4,35
Zaman Yönetimine ait genel ortalama: 3,88
Bu bakımdan herhangi bir ilişki bulunmaması olumsuz olarak yorumlanmamalıdır. Çalışanların %71,8 oranında yüksek öğrenim görmüş olmaları zaman yönetimi davranışları açısından daha bilinçli olabilecekleri şeklinde yorumlanabilir.
Zaman yönetimi davranışlarının genel değerlendirilmesinde Kearns ve Gardiner’in yapmış oldukları araştırma bulgularına uygun olmayan bazı sonuçların ortaya çıktığı gözlemlenmektedir. Yazarların yaptıkları araştırmaya göre zaman yönetimi davranışları önem sırasına göre “1. Kariyerle ilgili açık ve net bir amacın olması”, “2. Planlama ve önceliklerin belirlenmesi”, “3. Kendini tamamen işe verebilme” ve “Organize olma” şeklinde sıralanmıştır. Bizim anket sonuçlarımız ise Başkent Üniversitesi büro çalışanlarının önem verdikleri zaman yönetimi davranışlarının ortalaması sırasıyla “4. Organize olma (4,35)”, “2. Planlama ve önceliklerin belirlenmesi (3,84)”, “3. Kendini tamamen işe verebilme (3,83)” ve “1. Kariyerle ilgili açık ve net bir amacın olması (3,20)” biçiminde sıralandığını göstermektedir. Zaman yönetimi davranışları genel olarak değerlendirildiğinde ise çalışanların %58,9 oranında zamanlarını iyi yönettikleri söylenebilir.
Çalışanların Stres Durumları % dağılımları Ort Her Sık Baz Nad Hiç
Stresi azaltan faktörler
İşimi seviyorum. 50,7 23,9 19,7 1,4 4,2 4,15
İşimde olumlu ve istekliyim. 54,9 23,9 15,5 1,4 4,2 4,24
Başkalarıyla iyi çalışırım/işbirliği yaparım. 77,5 12,5 8,5 0,0 1,4 4,65
Çabuk öğrenirim. 72,9 20,0 7,1 0,0 0,0 4,66
İş yerimde dinlenmek için zaman ayırırım. 37,1 27,1 22,9 7,1 5,7 3,83
İş yerimde sorunlarımı paylaşabileceğim güvendiğim
arkadaşlarım var. 59,2 16,9 16,9 2,8 4,2 4,24
İşim beni tatmin ediyor. 33,8 19,7 29,6 5,6 11,3 3,59
Amirlerimle ilişkilerim iyidir. 65,2 27,1 5,7 0,0 1,4 4,56
İşteki statümden memnunum. 24,3 20,0 18,6 17,1 20,0 3,11
Çevremdekilerle iyi iletişim kurarım. 82,6 11,6 4,3 0,0 1,4 4,74
Grup Ortalaması 55,8 20,3 14,9 3,5 5,4 4,18
Stresi artıran faktörler
Hiçbir şey yapmadığım zamanlarda suçluluk duyarım. 45,7 17,1 21,4 5,7 10,0 3,83
İşimde kendimi yetersiz hissediyorum. 4,2 0,0 4,2 11,3 80,3 1,37
Çok fazla iş yükleniyorum. 16,9 21,1 39,4 9,9 12,7 3,20
Mükemmeliyetçiyim. 30,4 27,5 27,5 7,2 7,2 3,67
İşten bunaldığımı hissediyorum. 11,4 17,1 44,3 8,6 18,6 2,94
Sürekli endişeliyim. 4,3 11,4 30,0 11,4 41,9 2,23
Yaptığım işim takdir edilmediğini düşünürüm. 15,9 11,6 40,6 8,7 23,2 2,88
Yaratıcılığın yönetim tarafından engellendiğini
düşünüyorum. 21,2 16,7 15,2 15,2 31,8 2,80
Yaptığım işin karşılığı olan bir ücret aldığımı
düşünüyorum. 16,9 22,5 18,3 16,9 25,4 2,89
Grup Ortalaması 18,5 16,1 26,8 10,5 27,9 2,87 Genel Ortalama 37,2 18,2 20,8 7,0 16,6 3,52
Her= Her zaman, Sık=Sıklıkla, Baz=Bazen, Nad=Nadiren, Hiç=Hiçbir zaman, Ort=Ortalama
Anketin işteki stresi ölçmeye yönelik sorularına verilen cevapların değerlendirilmesi ise şu şekilde yapılmaktadır (Tablo 2): Sorular bir önceki tabloda olduğu gibi anketi dolduran kişileri etkilememek amacıyla cevapların alınmasından sonra stresi artıran ve azaltan faktörleri değerlendirmek üzere iki gruba ayrılmıştır. Stresi azaltan faktörlere ait sorulara verilen cevaplara ait frekanslar %76,1 (ortalama 4,18), stresi artıran faktörlere ait sorulara verilen cevaplara ait frekanslar ise % 34,6’dir (ortalama 2,87).
Stresi azaltan faktörler arasında yüksek oranda “her zaman” cevabı verilen “başkalarıyla iyi çalışırım (% 77,5), “çabuk öğrenirim (% 72,9)” ve “çevremdekilerle iyi iletişim kurarım (% 82,6) soruları olumlu yönde etkili
olmaktadır. “İşteki statümden memnunum (% 24,3)” ve “işim beni tatmin ediyor (% 33,8)” soruları ise bu grubu olumsuz yönde etkilemektedir.
Stresi artıran en önemli faktörlerden olan “sürekli endişeli olma” ve “işinde kendini yetersiz hissetme” davranışları sırasıyla % 4,3 ve % 4,2’lik “her zaman” cevaplarıyla bu grubun ortalamasını düşürmektedir. Grubun ortalamasını yükselten en önemli davranış ise % 45,7’lik frekans rakamı ile “hiçbir şey yapılmadığında suçluluk duyulması” olmaktadır.
Tablo 2’nin genel ortalamasına bakıldığında çalışanların % 55,4 (ortalama 3,52) oranında stresli bir ortamda çalışmadıkları söylenebilir.
Her iki tablonun değerlendirilmesinde çalışanların % 59,8 oranında (ortalama 3,88) zamanlarını iyi yönetebildikleri ve % 55,4 oranında (ortalama 3,52) işleriyle ilgili stres yaşamadıkları düşünülebilir.
5. Sonuç ve Öneriler
Büro çalışanları kariyerlerine ait hedeflerini belirlemekle birlikte, amaçlarını tanımladıkları yazılı bir liste oluşturamamaktadırlar. Literatür incelendiğinde bu davranışın performansı ve zaman yönetimini olumsuz yönde etkilediği görülmektedir (Drucker, 1974). Çalışanların hedeflerine ulaşmak amacıyla net bir liste oluşturamama nedenleri arasında kurumda kendilerini güvende hissetmemeleri, kurumda geleceğe ait yaşanan belirsizlikler veya şu anda aldıkları ücret gibi memnun olmadıkları durumlar etkin olabilir. Bu konu başka bir araştırma konusunu oluşturabilir.
Gündelik işlerin planlanması ve öncelikli işlerin belirlenmesi davranışı çalışanlar tarafından genel olarak başarılı bir şekilde gerçekleştirilmekte, ancak gün içinde dinlenmek için yeterince zaman ayırılmadığı görülmektedir. Bunu nedeni çalışanın işin yükünün fazla olmasından kaynaklanıyor olabilir, ancak anketimizin stresi değerlendirmeye yönelik olan bölümünde iş yükü ile ilgili soruya verilen cevaplar bunu destekler biçimde dağılmamıştır. Bu durumda zamanın iyi planlanamamasından kaynaklanan veya işi bölen dış etkenler (telefonlar, ziyaretçiler) nedeniyle işin sarkması daha akılcı bir neden olarak ortaya çıkmaktadır. Nitekim anketin zaman yönetimiyle ilgili bölümünden elde edilen sonuçlar bu görüşü destekler niteliktedir.
Çalışanların kendilerini tamamen işlerine verebilmelerini engelleyen bazı faktörlerin önem kazandığı görülmektedir. Bunlar arasında gün içinde işlerini bölen çok sayıda telefon almaları veya e-postalarını gözden geçirme sırasında çok sayıdaki gereksiz mesajların zaman kaybına neden olması gösterilebilir. Bu probleme bazı çözüm önerileri getirmek mümkündür: Hiç olmazsa önemli işlerin yerine getirilmesi sırasında telefonların o sırada fazla yoğun olmayan bir başka kişiye yönlendirilmesi ve gereksiz e-postaların hem kurum hem de bizzat çalışanın kendisi tarafından önceden kural oluşturma yoluyla işaretlenerek otomatik olarak önemsiz e-posta
klasörüne gönderilmesi sağlanabilir. Böylelikle bu postalara daha sonra sakin bir zamanda göz atmak mümkündür.
Organize olabilme davranışı yüksek bir oranda başarıyla yerine getirilmektedir.
Zaman yönetimi davranışlarının genel değerlendirilmesine bakılarak Başkent Üniversite’sinde çalışan büro elemanları ve sekreterlerin zamanlarını iyi yönettikleri söylenebilir. Çalışanların yaklaşık olarak % 72’sinin yüksek öğrenim görmüş olmalarının yanısıra, Üniversite’de yürütülmekte olan Toplam Kalite Yönetimi (TKY) çalışmaları ve bu çalışmalara yönelik olarak çalışanlara verilen hizmetiçi eğitimler zaman yönetimi konusunda etkili olabileceği düşünülmektedir. Üniversitede ISO 9001 sistemi kapsamında çalışanların kendilerini ve başkalarını geliştirmesi, yüksek verim ve kalite bilincinin yerleşmesi, departmanlar ve kişiler arası iletişimin, iş birligi ve takım çalışmasının gelişmesi, problem yerine çözüm yaratma alışkanlığının kazanılması, yaratıcılığın arttırılması, çalışanların motivasyonunun yükseltilmesi, fikir ve göruşlerin uygulanmasına olanak sağlanması amaçlarına yönelik olarak çeşitli çalışmalar yapılmaktadır.
İş yerinde stresi azaltan faktörlerin, stresi arttıran faktörlerden daha fazla oranda çalışanı etkilediği görülmektedir (Ahlvers, 1990: 3). Bu da kurumun verimliliği açısından oldukça önemli bir bulgudur. İş yerinden kaynaklanan stres faktörlerinin düşük olması hem çalışanın hem de örgütün verimlilik ve etkiliğini arttırmaktadır (Delargy ve Chatten, 2005: 33).
Stresi artıran faktörler arasında herhangi bir iş yapılmadığında veya dinlenme zamanlarında suçluluk duyulması ve mükemmeliyetçilik gibi daha çok çalışanın kişilik yapısıyla ilgili etkenlerin yanısıra; yaratıcılığın yönetim tarafından engellenmesi, alınan ücretin yapılan işin karşılığı olmaması ve yapılan işin takdir edilmemesi gibi tamamen kurumdan kaynaklanan nedenler de bulunmaktadır. Kurumdan kaynaklanan faktörler çalışanların kariyer amaçlarına ilişkin yazılı bir liste yapamamalarına da neden olabilir.
Zaman yönetimi ve stresin birbiriyle ilişkisi ile ilgili olarak sadece araştırma bulgularına bakarak bir yorum yapmak olanaksız görünmektedir. Her ikisinden ortaya çıkan sonuçlar birbirine oldukça yakındır. Büro çalışanlarının % 59,8’i zamanını iyi yönetmekte, bu doğrultuda % 55,4’ünü de daha az stresli oldukları anlaşılmaktadır. Bu bulgular zaman iyi yönetildikçe stresin azalacağı konusundaki literatürü desteklemektedir (Kearns ve Gardiner, 2007).
AHLVERS, Carol A. (1990), “An Examination of Time Management Perceptions of Selected Middle Managers in Salina, Kansas”, Kansas State University, USA. (Doktora Tezi).
BERGLAS, S. (2004). “Chronic Time Abuse”. Harward Business Review, (June1), 90.
BLANCHARD, Kenneth H., JOHNSON S. (2003), “The One Minute Manager”. New York, USA: Harper Collins Publishers.
CLAESSENS, Brigitte J.C., VAN EERDE, Wendelien ve Christel G. RUTTE (2007), “A Review of the Time Management Literature”. Personel Review. Vol:36, 255-275.
DELARGY, Katrina ve Header CHATTEN (2005), “HR and the Parameters of Knowledge, Stress and Time”. Strategic HR Review, 4(5), 32.
DRUCKER, Peter F. (1974), “Management: Tasks, Responsibilities, Practices”, New York, USA: Harper & Row Publishers, Inc.
KEARNS, Hugh ve GARDINER, Maria (2007), “Is it time well spent? The relationship between time management behaviours, perceived effectiveness and work-related morale and distress in a university context”, Higher Education Research & Development. (June). 26(2), 234-247.
MACKENZİE, R.Alec. (1987), “Zaman Tuzağı: Zamanı Nasıl Denetlersiniz?”, Çev: Yakut Güneri, İstanbul: İlgi Yayıncılık.
