Zamanı Planlamak

Zaman yönetiminin hedefi bireyin devam eden zaman içerisinde hem iĢlerini hem de kendisini planlamasıdır. Planlı çalıĢma zamanın verimli kullanmasına katkı

69 _{Süvarioğlu, a.g.e., ss. 32-33.}

70

31

sağlayacağı gibi meydana gelebilecek bir takım sorunları da engelleyebilecektir. Zaman planı uygulaması yapılırken aĢağıdaki hususlara dikkat edilmelidir71_.

1. ĠĢlerin zordan kolaya doğru sıralanması, 2. Sıradan iĢlerle uğraĢılmaması,

3. Toplantıların belirli bir zamanla sınırlandırılması,

4. ĠĢlerin ertelenmemesi ve belirlenen zamanda yapılması, 5. Eldeki bütün enerjiyle iĢin yapılmaya çalıĢılması,

6. Rahatsız edilmeyecek saatlerin belirlenmesi, 7. Gereksiz ayrıntılara girilmemesi,

8. ĠĢin birini bitirmeden diğerine geçilmemesi,

9. ÇalıĢmaya engel teĢkil eden konuların belirlenmesi ve tedbir alınması. Yöneticilerin zamanı verimli kullanabilmeleri iyi bir planlama yapmaları ile mümkün olabilecektir. Plan uygulanırken iĢlerin önem sırasına göre dizilmesi gereksiz ve uzayan toplantıların kontrol altına alınması ve eleman yetiĢtirilmesi gibi konulara dikkat etmesi gerekmektedir. Ġyi bir planlama zaman kayıplarını önlediği gibi iĢletmenin verimini ve değerini de artırabilmektedir.

Zaman yönetiminde hedef, bireyin devam eden zaman içinde hem kendisini hem de iĢlerini planlaması olarak tanımlanabilir. Planlı çalıĢma zamanın verimli kullanılmasına katkı sağlayabileceği gibi, meydana gelebilecek bir takım sorunları da engelleyebilecektir. Zaman planı uygulaması yapılırken, iĢlerin zordan kolaya doğru sıralanması, sıradan iĢlerle uğraĢılmaması, toplantıların belirli bir zamanla sınırlandırılması, iĢlerin ertelenmesi ve belirlenen zamanda yapılması, eldeki bütün enerjiyle iĢin yapılmaya çalıĢılması, rahatsız edilmeyecek saatlerin belirlenmesi, gereksiz ayrıntılara girilmemesi, için birini bitirmeden diğerine geçilmemesi, çalıĢmaya engel teĢkil eden konuların belirlenmesi ve tedbir alınması gibi konulara dikkat edilmesi, yapılan planın uygulamasında baĢarılı olmayı sağlayabilecektir.

Zamanı doğru planlayan bireyler gerek özel yaĢamlarında gerekse iĢ hayatlarında meydana gelebilecek sorunları önleyebilmektedirler. Bireylerin doğru planlama yapmaları ve bütün enerjileriyle yaptıkları planı uygulamaları, performanslarını önemli ölçüde artırabilecektir. Yöneticilerin zamanı planlamaları, kiĢisel performanslarını artırmalarını sağlayabilecektir. Yöneticilerin yaptıkları planları uygularken bazı konulara dikkat etmeleri gerekmektedir. Yapacakları iĢlere tüm güçleriyle sarılmaları, erteleme yapamamaları ve doğru sıralamayla iĢleri yürütmeleri yöneticilere zamanı etkili olarak kullanmalarında faydalı olabilecektir. Zamanın verimli kullanılması yöneticilerin iĢletme içerisinde sistem kurmalarını

71 _{Asuman Türkel, GloballeĢen Dünyanın Süper Yöneticilerine, Türkmen Kitabevi, Ġstanbul,}

32

sağlayabilecektir. Ġçerisinde sistemli çalıĢmaların yapıldığı iĢletmelerde yöneticilerin sisteme katkı sağlayabilmeleri, etkin zaman yönetimi uygulamalarıyla mümkün olabilecektir. Zamanı doğru planlayıp, etkin yönetebilen yöneticiler, iĢletme içerisinde motivasyonu ve performansı yükseltip, kesintileri ortadan kaldırarak iĢletmenin verimli çalıĢmasına katkı sağlayacaktır.

Etkin bir zaman yönetimi, yönetimin temel fonksiyonlarının olması gerektiği gibi yerine getirilmesini sağlar. Yönetimin temel fonksiyonları planlama, örgütleme, yönetme, koordinasyon ve denetlemedir72_.

Yöneticilerin zamanlarını etkin kullanabilmeleri için dikkat etmeleri gereken konulardan biri de kesintilerdir. Yöneticiler çalıĢmalarını sürdürürken, çalıĢmaları bölünebilir. Bu bölünmelerin sayısı bazen çok fazla olabilir. Yöneticiler oluĢan kesintilerin sebeplerini inceleyerek, bu kesintileri ortadan kaldırmanın yollarını araĢtırmalıdırlar. Kesintileri en aza indirebilen yöneticiler yönetim fonksiyonlarını etkin olarak çalıĢtırmıĢ olacaklardır. Yapılan planlamaların kesintiye uğramasına sebep olan konulardan biri olan ziyaretçi trafiği, belirli bir plan ve randevu çevresinde ayarlanamazsa yöneticinin yönetsel faaliyetlerini kesintiye uğratabilir.

Bireyler rahatsız edilmek istenmedikleri zamanları belirlemeli ve diğerlerine bildirmeleri gereklidir. Ziyaretçinin gelme sebebinin bilinmemesi, yöneticilere sorunlar çıkarmaktadır. Ziyaretçinin önemli bir iĢ için gelip gelmediği bilinmezse, yöneticilerin çalıĢmaları sık sık kesintiye uğramak zorunda kalabilir73

.

Yöneticilerin önemli konuları düĢündükleri veya önemli konular hakkında toplantı veya görüĢmeler yaptıkları sırada diğerleri tarafından rahatsız edilmemesi gerekir. Sık sık çalan kapılar çalıĢmaları bölerek verimi düĢürecektir. Yöneticilerin planlama yaparak zamanı etkin kullanmanın önündeki engellerden biri olan zaman tuzaklarına karĢı da önlem almıĢ olmaktadırlar.

Zaman tuzakları yöneticilere zaman kaybettiren etkenlerin baĢında gelir. Bununla birlikte çalıĢma sırasında acele etmek, gereksiz kırtasiyecilik, karar verememek, “hayır” diyememek, erteleme alıĢkanlığı, çok fazla telefon görüĢmeleri, gereksiz ortam dağınıklığı ve öncelikleri belirleyememenin önemli zaman tuzaklarından olduğu ifade edilebilir74_.

ÇalıĢma hayatında plansızlık yöneticilerin zaman kayıplarında en fazla yeri tutmaktadır. Bunun yanında gereğinden fazla telefon konuĢması yapmaları, sık yapılan toplantılar, kararsız davranmaları, yetki devrinin yapılmaması, davetsiz

72 _{Ahmet Hamdi Aydın, Yönetim Bilimi, Seçkin Yayıncılık, Ġstanbul, 2008, ss. 37-38.}

73 _{Ġnan Özalp, Zaman Yönetimi, BayteĢ A.ġ Yayınları. EskiĢehir, 1997, ss. 9-10.}

74 _{Ġbrahim KocabaĢ, “Yönetici Adayı Öğretmenlerin KiĢisel Zaman Yönetimi DavranıĢları”, Fırat}

33

misafirler, uzayan sohbetler, dağınık masalar ve oda düzenleri gibi önemli zaman tuzaklarına yakalanmamaya dikkat etmelidirler.

Yöneticiler zaman tuzaklarına yakalanmadıklarında yönetim fonksiyonlarını daha baĢarılı yerine getirebilecektir. Yönetici ve çalıĢanların koordineli çalıĢmaları ve gerektiğinde yetki devri yapmaları, yapılan iĢleri kolaylaĢtırabilecektir. Yöneticilerin faaliyetlerini aksatmamaları ve verimli çalıĢmaları, zaman tuzaklarını tanımalarına ve zaman tuzaklarına karĢı önlemler almaları ve planlı çalıĢmalar yapmamalarına bağlı olacaktır.

Bireysel iĢletmelerde çalıĢan yöneticiler, iĢletmede yapılan her faaliyeti kontrol etme durumundadırlar. Zaman tuzaklarına yakalanan ve çok fazla zaman harcayan yöneticiler bireysel iĢletmelerde iĢin durmasına neden olabilirler. Bu sebeple yöneticiler zaman tuzaklarını iyi tanımalı, gerektiğinde zaman yönetimi konusunda eğitim almalıdırlar. Böylece zaman tuzaklarına karĢı önlemler alıp, verimli çalıĢmalar yapabilecekleridir.

Yöneticilerin sahip oldukları zamanı en verimli Ģekilde kullanmalarını zaman yönetimi açısından bir amaç olduğunu söyleyebiliriz. Zamanın yönetilmesi, belirlenen amaç ve hedeflere ulaĢmak için planlama yapılması ve bu plan dahilinde her saat ve dakikanın verimli kullanımının sağlanması Ģeklinde tanımlanabilir75_.

Yöneticilerin, gerek örgüt içerisinde gerekse özel hayatlarında yapacakları iĢler için yeterli zamanlarının olmadığından Ģikayet edilebilmektedirler. Yeterli zamanlarının olmaması zamanlarını etkin ve verimli kullanmadıklarından kaynaklanabilmektedir. Hedef ve amaçlar için kullanılmayan zamanlar, zaman israfına yol açacağı gibi örgüt verimini de düĢürecektir. Yöneticiler ve çalıĢanların sahip oldukları her saati ve dakikayı amaç ve hedefler için kullandıklarında hem verimliliği artıracak hem de diğer iĢler için zaman kazanabileceklerdir.