ĠġTEN VE YÖNETĠMDEN KAYNAKLANAN ZAMAN TUZAKLARI

Bu kısımda, telefon görüĢmeleri, beklenmeyen ziyaretçiler, yetki devrinden kaçınma, gereksiz toplantılar, krizler, yetersiz iletiĢim, yönetsel hedeflerin belirsizliği ve merkezi yönetim anlayıĢı ve koordinasyon eksikliği konularına yer verilecektir.

1.6.2.1. Telefon GörüĢmeleri

Yöneticiler, çalıĢma zamanlarının büyük bir bölümünü telefonla konuĢarak geçirirler ve birçok iĢlerini telefonla görüĢerek tamamlarlar. Amerikalı yöneticiler üzerinde yapılan bir araĢtırmada yöneticiler, zamanlarının yaklaĢık %78‟ini telefon

47

Bakan, a.g.e., ss. 48-49. 48

22

konuĢmalarıyla geçirmektedir. Ġngiltere‟ de ise yöneticilerin zamanlarının yaklaĢık olarak %66 ile %80„ ini telefon görüĢmeleriyle geçirdikleri tespit edilmiĢtir49_.

Gün içerisinde yöneticiler iĢ ve sosyal yaĢamlarındaki bazı konuları halletmek için telefon kullanırlar. Yöneticiler telefon görüĢmelerini gerektiğinde ve planlı olarak yaptıklarında zamanlarını daha verimli kullanabileceklerdir. Gereksiz telefon görüĢmeleri yöneticilerin iĢlerinin büyük bölümünü aksatabilir.

1.6.2.2. Beklenmeyen Ziyaretçiler

Ziyaretçiler, yöneticilerin zamanlarının büyük bir bölümünü alan zaman tuzaklarından biridir. Gün içerisinde yöneticileri iĢ veya özel konularda görüĢmek üzere astları, müĢteriler veya vatandaĢlar ziyaret edebilir. Normal bir yönetici günün üç buçuk saatini, çoğunluğu astlarıyla olmak üzere ziyaretçilere ayırmaktadır50_.

Yöneticiler yönetim kademesinde yükseldikçe görev ve sorumlulukları daha fazla olmaktadır. Yöneticiler iĢleri düzenlemek ve sorunları çözmek için astları ile görüĢebildiği gibi diğer ziyaretçilerle de görüĢmeler yapmak zorunda kalmaktadır. Bu görüĢmeler düzenlenip programlanmadığı durumda yöneticinin zamanının büyük bölümünü alarak, iĢlerini aksatmasına neden olabilir.

1.6.2.3. Yetki Devrinden Kaçınma

ĠĢi yapabilmesi için çalıĢana verilen idari güç yetki olarak tanımlanabilir. Yetki vermenin zaman yönetiminde stratejik bir önemi vardır. Yöneticiliği, insanlara yetki vermek suretiyle iĢlerin yapılmasını sağlamak olarak tanımlayabiliriz. Yetki devri, zaman yönetiminde önemli bir yere sahiptir ve iĢlerin daha çabuk ve etkin olarak yapılmasını sağlar. Yetki devrinden kaçınan yöneticiler zamanı etkin yönetemezler51

. Yöneticilerden bazıları, iĢyerindeki konumunu kaybetme endiĢesi veya yapılacak iĢleri en iyi kendisinin yapacağı düĢüncesiyle yetki devri yapmaktan kaçınmaktadırlar. Bu davranıĢları sebebiyle yöneticiler, zamanları yetmediğinden bütün iĢlerini bitiremezler ve daha yüksek maliyet oluĢturacak sonuçlara yol açabilirler. Zamanı etkin kullanabilen yöneticiler kontrollü olarak yetki devriyle verimliliği artırmaya çalıĢmaktadırlar.

1.6.2.4. Gereksiz Toplantılar

Geleneksel nedenlerle yapılan toplantılar, katılımcıların gereksiz nedenlerle zaman kaybetmelerine sebep olmaktadır. Toplantıların büyük bir bölümünü zorlama ile yapılan gereksiz toplantılar oluĢturmaktadır. Yöneticilerin toplantıya katılacakların

49 _{http://eskidergi.cumhuriyet.edu.tr/makale/130.pdf, (EriĢim Tarihi: 30.03.2014).}

50 _{Adnan Çelik, Zaman Kavramı ve Kapsamı, Gazi Kitabevi, Ankara, 2007, ss. 25-26.}

51

http://www.lar.gov.tr/newdocuments/ZAMAN%20Y%C3%96NET%C3%9DM%C3%9D.doc, (EriĢim Tarihi: 01.08.2014).

23

zamanını almamak için toplantıya katılacakları iyi belirlemesi gereklidir. Pratik sebeplerle yapılmayan gereksiz toplantılar, bireylerin zamanlarının boĢa harcanmasına neden olduğu gibi katılımcıların zamanının önemli olmadığını imajını da vermektedir52.

Kurumsal ve bireysel iĢletmelerin hiç toplantı yapılmadan yönetilmesi mümkün olmayacaktır. Gereksiz toplantılar oluĢturduğu zaman kayıpları nedeniyle katılımcıların verimini ve motivasyonunu düĢürdüğü gibi iĢletme için de yüksek maliyetlere sebep olabilir. Konunun toplantı yapmayı gerektirip gerektirmediği yönetici tarafından net olarak tespit edilmelidir. Toplantıya katılacakların doğru tespit edilmediği, zaman planlaması yapılmayan ve gündemi önceden belirlenmeyen toplantılar amacına ulaĢmayacağı gibi zamanı boĢuna harcamanın ötesine geçemeyecektir.

1.6.2.5. Krizler

Zaman, amaçlarına ulaĢmalarında yöneticilerin ihtiyaç duyacağı gücün kaynağıdır denilebilir. Özellikle kriz dönemlerinde yöneticiler, çok kısa sürelerde önemli iĢleri yapmak zorunda kalabilirler. Yöneticilerin yaĢamsal iĢlere öncelik vermeleri ve zaman yönetim becerilerini kullanmaları kriz dönemlerinde önem taĢımaktadır53

.

ĠĢletmeler faaliyetlerini sürdürürlerken iç veya dıĢ kaynaklı krizler yaĢayabilirler. ĠĢletmeler Krizlerin çözümü için yeterli bilgi ve beceriye sahip olamayabilirler. Kriz döneminde yöneticilerin tecrübeleri, karar vericiliği ve zaman yönetim disiplinleri büyük önem taĢımaktadır. Yöneticilerin öncelikleri belirleyebilmeleri ve hızlı karar vermeleri krizden çıkmak için gereklidir.

1.6.2.6. Yetersiz ĠletiĢim

Yetersiz iletiĢim tahmin edilemeyecek derede büyük zaman kayıplarına yol açabilir. Zihnimizdekileri çalıĢma arkadaĢlarımıza net olarak resmini çizip anlatabilmemiz zamanın etkin kullanımında büyük önem taĢımaktadır. ĠletiĢimde zaman kayıplarının en çok beklentilerin net olarak anlatılamamasından kaynaklandığını söyleyebiliriz54_.

Örgütlerin verimliliklerini artırabilmeleri ve varlıklarını devam ettirebilmeleri için etkili bir iletiĢim sistemi kurmaları gerekmektedir. Yöneticilerin etkin bir iletiĢim sağlayamaması sistemin çalıĢmamasına ve altından kalkılamayacak maliyetlere

52 _{http://dergiler.ankara.edu.tr/dergiler/40/511/6332.pdf, (EriĢim Tarihi: 20.08.2014).}

53 _{Süleyman Kaya, “Zaman Yönetimi‟‟, Çağdaş Yerel Yönetimler Dergisi, Ankara, 1998, ss.}

99-120, s. 110. 54

24

sebep olabilir iletiĢim yetersizliğinin oluĢturacağı zaman kayıpları beklenenin çok üzerinde çıkabilir.

1.6.2.7. Yönetsel Hedeflerin Belirsizliği ve Merkezi Yönetim AnlayıĢı

Etkin bir yönetimin sağlanabilmesi, hedeflerin net olarak belirlenmesiyle mümkün olabilir. Yapılan çalıĢmaların doğruluğunun tespiti, belirlenmiĢ amaçlara göre değerlendirilerek yapılabilir. Hedefler açık olarak belirlenmedikçe yapılan çalıĢmaların doğruluğu kontrol edilemez, boĢ yere emek verilmiĢ olur. Amaçları belirlenmeyen çalıĢmaların baĢarısı tesadüflere bağlı kalacaktır55_.

Zamanı etkin kullanabilmek, doğru zamanda doğru iĢi yapmakla mümkün olabilir. Doğru zamanda doğru iĢin yapılabilmesi için hedeflerin net olarak belirlenmesi ve hedeflere ulaĢabilmek için yol haritasının yani planın yapılması gereklidir. Yöneticilerin yapılan faaliyetleri kontrol edebilmesi veya gereksiz yapılan iĢleri durdurup değiĢtirebilmesi amacı belirlenmiĢ çalıĢmalar yapılması ile mümkün olacaktır.

1.6.2.8. Koordinasyon Eksikliği

Koordinasyon, örgütsel kaynakların ve çalıĢmaların, örgütsel amaca ulaĢmak için birbirleriyle uyumlu hale getirilmesi olarak tanımlanabilir. Koordinasyon örgüt unsurlarının uyumlu çalıĢmasını sağlar ve iĢlerin en kısa sürede, en az emek ve en düĢük maliyetle yapılmasını mümkün hale getirir. Koordinasyon eksikliği örgütlerde zaman kayıplarını artırıp verimin düĢmesine neden olmaktadır56_.

ĠĢletmelerin verimliliğinin, rekabet avantajı ve müĢteri memnuniyetini sağlayabilmeleri, zamanı etkin kullanmaları, en düĢük maliyetle en kaliteli ve en verimli sonuçları almalarına bağlı olduğunu söyleyebiliriz. Koordinasyon eksikliği birimlerin uyumlu çalıĢmasının önünde engeldir ve birimler arası çatıĢmalara sebep olabilir.